10 Belegscanner-Apps für 2026

Sage Expense Management ist eine Plattform für das Ausgabenmanagement, die die Belegerfassung über mehrere Kanäle, OCR-Extraktion, den automatisierten Kartenabgleich und konfigurierbare Genehmigungsworkflows kombiniert.

Für wen eignet sich Sage Expense Management am besten?

Sage Expense Management eignet sich für Finanz- und Betriebsteams, die Ausgabenabrechnungen von mobil oder dezentral arbeitenden Mitarbeitenden verwalten und eine flexible Belegerfassung über mehrere Kanäle benötigen.

Warum ich Sage Expense Management ausgewählt habe

Ich habe Sage Expense Management in meine Top-Auswahl aufgenommen, weil kein anderes Tool auf dieser Liste eine vergleichbare Bandbreite an Möglichkeiten zur Belegübermittlung für dezentrale Teams bietet. Mitarbeitende können Belege direkt nach einer Kartenzahlung per SMS, über Slack, Gmail oder Outlook einreichen oder in der mobilen App bis zu 20 Papierbelege gleichzeitig stapelweise scannen. Außerdem gefällt mir, dass die Übermittlung per SMS vollständig ohne App funktioniert. Dadurch entfällt eine echte Hürde für Außendienstmitarbeitende oder Mitarbeitende ohne festen Schreibtischarbeitsplatz, die nicht noch ein weiteres Tool herunterladen werden.

Die wichtigsten Funktionen von Sage Expense Management

• GPS-basierte Kilometererfassung: Mitarbeitende erfassen Fahrten mit Start-, Zwischen- und Endpunkten über Google Maps. Dabei sind IRS-konforme Abzüge für Arbeitswege und die Unterstützung von Tagegeldern integriert.
• Echtzeitwarnungen bei Richtlinienverstößen: Die Plattform kennzeichnet nicht konforme Ausgaben sofort bei der Einreichung und versendet SMS-Warnungen bei Kartenausgaben außerhalb der Richtlinien.
• Automatisierter Kartenabgleich: Eingehende Visa- und Mastercard-Transaktionsdaten werden automatisch den eingereichten Belegen zugeordnet. Eine Abgleichübersicht unterstützt bei der Verwaltung nicht zugeordneter Positionen.
• Mehrstufige Genehmigungsworkflows: Nutzer des Geschäftstarifs können sequenzielle, regelbasierte Genehmigungsketten für mehrere Einheiten konfigurieren. Genehmigungen können direkt über Gmail, Slack oder die mobile App bearbeitet werden.

Integrationen von Sage Expense Management

Sage Expense Management verfügt über dokumentierte Integrationen mit QuickBooks Online, Xero, NetSuite, Sage Intacct, Sage 300 CRE und Sage 50 (Betaversion). Außerdem steht eine API für benutzerdefinierte Verbindungen zur Verfügung. Auf den aktuellen Seiten werden jedoch weder Workday, BambooHR, ADP noch andere Konnektoren für Personal- oder Lohnabrechnung genannt.

Zoho Expense bietet eine digitale Lösung für Unternehmen, die Belege und Ausgaben an einem Ort verwalten müssen. Die Plattform ist für Finanzteams, Buchhalter und Geschäftsreisende konzipiert, die Spesenabrechnungen automatisieren und Ausgaben übersichtlich organisieren möchten. Wer ein Tool sucht, das komplexe Ausgabenrichtlinien abbilden und Rückerstattungen optimieren kann, sollte Zoho Expense in Betracht ziehen.

Für wen eignet sich Zoho Expense am besten?

Zoho Expense eignet sich besonders für Finanzteams und Unternehmen, die Ausgaben in mehreren Ländern oder Währungen verwalten.

Warum habe ich Zoho Expense ausgewählt?

Ich habe Zoho Expense ausgewählt, weil es eine der wenigen Belegscanner-Apps ist, die wirklich eine lückenlose Verwaltung von Mehrwährungsausgaben vom Erfassen bis zur Rückerstattung unterstützt. Die Plattform erkennt und konvertiert Währungen auf gescannten Belegen automatisch – das ist unabdingbar für Teams mit internationalen Reisen oder globalen Aktivitäten. Außerdem finde ich gut, dass Zoho Expense individuelle Richtlinien für verschiedene Länder zulässt, sodass Sie unabhängig vom jeweiligen Aufenthaltsland Ihres Teams regelkonform und organisiert bleiben können. Für Firmen, die ihre Beleg- und Ausgabenverwaltung länderübergreifend steuern möchten, sind diese Funktionen ein echter Mehrwert.

Zoho Expense Hauptfunktionen

Weitere Funktionen, die Zoho Expense für die Belegverwaltung nützlich machen, sind unter anderem:

• Automatische Belegerkennung: Die App verwendet OCR, um Daten aus hochgeladenen Belegen auszulesen und füllt die Ausgabefelder automatisch aus.
• Kilometergeld-Erfassung: Nutzer können Kilometerkosten per GPS oder mit dem Kilometerzähler direkt in der App erfassen.
• Abgleich mit Firmenkreditkarten: Synchronisiert sich mit Firmenkreditkarten, um Belege und Transaktionen automatisch abzugleichen.
• Mobile Genehmigungen: Führungskräfte können Spesenberichte direkt über mobile Geräte prüfen und genehmigen.

Zoho Expense Integrationen

Zu den Integrationen gehören QuickBooks Online, Xero, Sage Accounting und Zoho Analytics.

Wenn Sie Freiberufler oder Einzelunternehmer sind und eine einfache Möglichkeit zur Nachverfolgung von Ausgaben suchen, bietet FreshBooks einen integrierten Belegscanner innerhalb seiner Buchhaltungsplattform an. Mit diesem Tool können Sie Geschäftsbelege fotografieren, hochladen und gemeinsam mit Ihren Rechnungen und Ausgaben organisieren. Es hilft Ihnen dabei, Ihre Geschäftsausgaben übersichtlich zu halten, ohne mehrere Apps jonglieren zu müssen.

Für wen ist FreshBooks am besten geeignet?

FreshBooks eignet sich besonders gut für Freiberufler und Einzelunternehmer, die Belege und Ausgaben innerhalb ihrer Buchhaltungssoftware verwalten möchten.

Warum habe ich FreshBooks ausgewählt

FreshBooks überzeugt mich besonders, weil es für Freiberufler konzipiert ist – vor allem für diejenigen, die ihre Ausgaben möglichst einfach und in Verbindung mit der Rechnungsstellung erfassen wollen. Ich habe FreshBooks gewählt, weil der Belegscanner vollständig in die Buchhaltungsplattform integriert ist, sodass Sie Belegfotos aufnehmen und diese automatisch den entsprechenden Ausgaben oder Rechnungen zuordnen können. Diese Lösung erspart den Wechsel zwischen verschiedenen Apps zur Verwaltung Ihrer Finanzen. Für Freiberufler, die alles an einem Ort bündeln wollen, bietet FreshBooks einen unkomplizierten Weg, Belege organisiert und steuerbereit aufzubewahren.

Wichtige Funktionen von FreshBooks

Weitere Funktionen von FreshBooks unterstützen Freiberufler und kleine Unternehmen dabei, Belege und Ausgaben effizienter zu verwalten:

• Automatische Ausgabenkategorisierung: Die App ordnet gescannte Belege automatisch den richtigen Ausgabenkategorien zu, um die Nachverfolgung zu erleichtern.
• Mehrwährungsunterstützung: Sie können Belege für internationale Transaktionen in verschiedenen Währungen scannen und speichern.
• Cloud-Speicher für Belege: Alle gescannten Belege werden sicher in der Cloud gespeichert und sind von jedem Gerät aus zugänglich.
• Beleganhänge an Rechnungen: Scans von Belegen können direkt an Kundenrechnungen angehängt werden – für eine transparente Abrechnung.

FreshBooks-Integrationen

Zu den Integrationen gehören Gusto, HubSpot, Stripe, Shopify, Bench, Fundbox und Trello.

Wenn Sie nach einem Belegscanner suchen, der sich direkt in Ihren Buchhaltungsworkflow einbindet, bietet Xero eine Lösung, die speziell für kleine Unternehmen und Finanzteams entwickelt wurde. Mit der Plattform können Sie Belege erfassen, speichern und neben Ihren Geschäftsausgaben verwalten. Xero ist ideal für alle, die ihre Ausgabenbelege organisiert und jederzeit im Buchhaltungssystem zugänglich halten möchten.

Für wen ist Xero am besten geeignet?

Xero eignet sich gut für kleine Unternehmen und Finanzteams, die Belege und Ausgaben direkt innerhalb ihrer Buchhaltungssoftware verwalten möchten.

Warum ich Xero ausgewählt habe

Was Xero für mich besonders macht, ist die enge Integration der Belegerfassung in die Buchhaltungsplattform. Ich habe Xero ausgewählt, weil Sie Belege erfassen und diese automatisch den passenden Ausgaben zuordnen lassen können, was Ihre Finanzdaten ohne zusätzliche Schritte korrekt und aktuell hält. Das Tool ermöglicht zudem die Überprüfung, Freigabe und Erstattung von Ausgaben direkt über das gleiche Dashboard, mit dem Sie Ihre Buchhaltung führen. Für Unternehmen, die alles an einem Ort bündeln wollen, sorgt Xeros direkte Integration zwischen Belegerfassung und Buchhaltung für eine deutlich vereinfachte Ausgabenverwaltung.

Xero Hauptfunktionen

Weitere Funktionen in Xero unterstützen Unternehmen dabei, Belege und Ausgaben effizienter zu verwalten:

• Mobile Belegerfassung: Fotografieren Sie Belege mit der Xero-Mobile-App, um sie schnell hochzuladen und zu speichern.
• Mehrwährungsunterstützung: Scannen und speichern Sie Belege in mehreren Währungen für internationale Transaktionen.
• Digitale Belegablage: Bewahren Sie alle gescannten Belege sicher in der Cloud auf und greifen Sie von jedem Gerät darauf zu.
• Kontrolle von Ausgabenrichtlinien: Legen Sie Regeln und Limits für die Einreichung von Ausgaben fest, um die Einhaltung zu unterstützen.

Xero-Integrationen

Zu den Integrationen gehören Stripe, PayPal, Square, Gusto, Shopify, Dext, ApprovalMax, Deputy, Airwallex und A2X.

Shoeboxed bietet einen einzigartigen Ansatz für Unternehmen und Fachleute, die mit großen Mengen an Papierbelegen arbeiten. Anstatt die Belege selbst zu scannen, können Sie diese per Post einsenden und von Shoeboxed digitalisieren und organisieren lassen. Dieser Service ist besonders nützlich für Buchhalter, Steuerberater und alle, die eine unkomplizierte Lösung für das Belegmanagement bevorzugen.

Für wen ist Shoeboxed am besten geeignet?

Shoeboxed eignet sich besonders für kleine Unternehmen, Buchhalter und Berater, die große Mengen von Papierbelegen digitalisieren und organisieren müssen, ohne diese manuell zu scannen.

Warum ich Shoeboxed ausgewählt habe

Was Shoeboxed auszeichnet, ist der physische Einsendeservice für Belege, der unter Belegscanner-Apps eine Seltenheit darstellt. Ich habe Shoeboxed ausgewählt, weil Sie Umschläge mit Papierbelegen einsenden können, die dann vom Team eingescannt, digitalisiert und organisiert werden. Das ist vor allem für Unternehmen oder Fachleute hilfreich, die regelmäßig Stapel von Belegen sammeln und nicht die Zeit oder Ressourcen haben, jeden einzelnen Beleg selbst zu scannen. Der Service beinhaltet zudem eine manuelle Datenüberprüfung, was eine zusätzliche Zuverlässigkeit für die Ausgabenverfolgung und die Vorbereitung auf Audits bietet.

Shoeboxed Hauptfunktionen

Weitere Funktionen, die Shoeboxed für das Belegmanagement nützlich machen, sind:

• Mobiles Belegscannen: Fotografieren Sie Belege mit der mobilen App für sofortige Digitalisierung.
• Visitenkarten-Scan: Scannen und organisieren Sie Visitenkarten zusammen mit Belegen für ein einfaches Kontaktmanagement.
• Ausgabenberichte erstellen: Erstellen und exportieren Sie detaillierte Ausgabenerstattungsberichte in verschiedenen Formaten, darunter pdf und csv.
• Kilometerverfolgung: Erfassen und verfolgen Sie Kilometer für die Erstattung direkt in der App.

Shoeboxed-Integrationen

Zu den Integrationen gehören QuickBooks, Xero, Evernote, WorkingPoint, RightSignature und HP.

Rydoo bietet eine Plattform zur Belegerfassung und Spesenverwaltung, die für Organisationen mit internationalen Aktivitäten oder komplexen Compliance-Anforderungen entwickelt wurde. Sie richtet sich an Finanzteams und Fachleute, die Ausgaben über mehrere Länder und Währungen hinweg verwalten müssen. Rydoo hilft dabei, das Erfassen, Einreichen und Nachverfolgen von Belegen zu vereinfachen und unterstützt gleichzeitig globale Richtlinienanforderungen.

Für wen ist Rydoo am besten geeignet?

Rydoo eignet sich besonders für multinationale Unternehmen und Finanzabteilungen, die Spesen verwalten und gleichzeitig vielfältige globale Compliance-Anforderungen erfüllen müssen.

Warum ich Rydoo ausgewählt habe

Was mich an Rydoo überzeugt hat, ist die Art und Weise, wie es die Herausforderungen globaler Compliance für Unternehmen löst, die Belege und Spesen über mehrere Länder hinweg verwalten. Rydoo wendet automatisch lokale Steuervorschriften und Tagessätze entsprechend dem Standort des Nutzers an, wodurch sichergestellt wird, dass jeder gescannte Beleg den regionalen Anforderungen entspricht. Außerdem gefällt mir, dass die Plattform Multiwährungs-Spesenverwaltung und die Rückerstattung von Mehrwertsteuer/ Umsatzsteuer unterstützt, was es Finanzteams erleichtert, weltweit konform zu bleiben. Für Organisationen mit internationalen Aktivitäten machen diese Funktionen Rydoo zu einer starken Wahl für Belegerfassung und Spesenmanagement.

Rydoo Hauptfunktionen

Weitere Funktionen in Rydoo helfen Teams dabei, Belege und Spesen effizienter zu verwalten:

• Mobiles Belegerfassen: Fotos von Belegen mit der mobilen App aufnehmen für sofortiges Hochladen und automatisierte Verarbeitung.
• Genehmigung von Ausgaben in Echtzeit: Manager können Ausgaben überprüfen und genehmigen, sobald sie eingereicht werden.
• Abgleich von Kreditkartentransaktionen: Gescannte Belege werden automatisch mit importierten Kartentransaktionen abgeglichen, um die Abstimmung zu erleichtern.
• Individuelle Spesenkategorien: Eigene Kategorien einrichten und verwalten, um sie an die Spesenrichtlinien Ihres Unternehmens anzupassen.

Rydoo Integrationen

Zu den Integrationen gehören SAP S/4HANA, NetSuite, Microsoft Dynamics 365 und Slack.

Expensify ist eine Plattform zur Belegerfassung und Ausgabenverwaltung, die für Unternehmen entwickelt wurde, die Ausgaben nachverfolgen und die Spesenabrechnung automatisieren müssen. Sie eignet sich besonders für Finanzteams, Buchhalter und Organisationen, die Mitarbeiterrückerstattungen oder Transaktionen mit Firmenkarten verwalten. Mit Funktionen wie automatischer Belegerfassung und Richtlinienkontrolle hilft Expensify, manuelle Eingaben zu reduzieren und den Ausgabenprozess zu optimieren.

Für wen eignet sich Expensify am besten?

Expensify ist ideal für Finanzteams und Unternehmen, die Firmenkartenausgaben in großem Umfang verwalten und abstimmen müssen.

Warum ich Expensify ausgewählt habe

Was Expensify für mich besonders auszeichnet, ist die automatische Zuordnung eingescannten Belegen zu den Transaktionen der Firmenkarte – ein großer Vorteil für Unternehmen mit hohem Kartenumsatz. Ich schätze, dass die Plattform SmartScan-Technologie nutzt, um Belegdaten zu extrahieren und diese dann direkt der richtigen Kartentransaktion zuordnet, was den manuellen Abstimmungsaufwand reduziert. Expensify setzt außerdem während des Abgleichs Unternehmensrichtlinien durch, wodurch Teams konform bleiben. Für Organisationen, die Firmenkartenausgaben präzise und prüfungssicher halten müssen, sind diese Funktionen ein überzeugendes Argument für Expensify.

Wichtige Funktionen von Expensify

Weitere Funktionen von Expensify unterstützen Teams dabei, Belege und Ausgaben effizienter zu verwalten:

• Mobile Belegerfassung: Fotografieren Sie Belege mit der mobilen App für sofortiges Hochladen und Verarbeitung.
• Kilometer- und Zeiterfassung: Protokollieren Sie gefahrene Kilometer und abrechenbare Stunden direkt in den Spesenberichten.
• Automatische Währungsumrechnung: Rechnen Sie internationale Belege mit aktuellen Wechselkursen in Ihre Heimatwährung um.
• Audit- und Compliance-Kontrollen: Richten Sie Genehmigungsworkflows ein und markieren Sie Richtlinienverstöße zur Überprüfung.

Expensify-Integrationen

Integrationen umfassen QuickBooks, Xero, NetSuite, Lyft, ADP, Gusto und Workday.

Wave bietet eine digitale Lösung zur Erfassung von Belegen, die direkt mit der eigenen Buchhaltungsplattform verbunden ist. Es ist eine praktische Wahl für Freiberufler, Kleinunternehmer und Einzelunternehmer, die ihre Ausgaben organisieren möchten, ohne mehrere Tools verwalten zu müssen. Mit Wave können Sie Belege scannen, hochladen und verwalten und diese automatisch mit Ihren Buchhaltungsunterlagen synchronisieren.

Für wen ist Wave am besten geeignet?

Wave eignet sich besonders für Freiberufler und Kleinunternehmer, die eine integrierte Lösung für Belegerfassung und Buchhaltung in einer Plattform suchen.

Warum ich Wave gewählt habe

Ich habe Wave ausgewählt, weil es eine der wenigen Belegscanner-Apps ist, die die kostenlose Erfassung von Belegen vollständig mit Buchhaltungsfunktionen integriert. Das bedeutet, Sie können Belege mit dem Handy scannen und sie werden automatisch den passenden Transaktionen im Wave-Buchhaltungs-Dashboard zugeordnet. Besonders gefällt mir, dass Belege sowohl per E-Mail als auch als Foto hochgeladen werden können und das Tool wichtige Details wie Händler, Datum und Betrag extrahiert. Für alle, die Ausgaben und Buchhaltung an einem Ort und ohne zusätzliche Kosten verwalten möchten, ist Wave eine praktische Lösung.

Wichtige Funktionen von Wave

Weitere Funktionen in Wave helfen Ihnen, Belege und Ausgaben effizienter zu verwalten:

• Mehrwährungsunterstützung: Belege in verschiedenen Währungen erfassen und verfolgen – ideal für internationale Transaktionen.
• Automatische Kategorisierung von Belegen: Die App ordnet Belege automatisch passenden Ausgabenkategorien anhand der Transaktionsdetails zu.
• Cloud-basierte Dokumentenspeicherung: Digitale Kopien aller gescannten Belege sicher in der Cloud speichern.
• Zugriff per mobiler App: Belege direkt mit der Wave-App auf dem Smartphone erfassen und hochladen.

Wave-Integrationen

Wave bietet derzeit keine nativen Integrationen an.

Dext bietet eine Belegscanner-App, die für Unternehmen und Buchhaltungsfachleute entwickelt wurde, die die Dokumentenerfassung und Ausgabenverwaltung automatisieren möchten. Die Plattform hilft Nutzern, Belege und Rechnungen mit minimalem manuellen Aufwand zu erfassen, zu organisieren und Daten daraus zu extrahieren. Sie ist besonders nützlich für Teams, die den Papierkram reduzieren und Finanzunterlagen genau und auf dem neuesten Stand halten möchten.

Für wen ist Dext am besten geeignet?

Dext eignet sich besonders für Buchhalter und Finanzteams in kleinen bis mittelständischen Unternehmen, die die Belegerfassung und Buchhaltungsprozesse automatisieren möchten.

Warum ich Dext ausgewählt habe

Ich habe mich für Dext entschieden, weil es so konzipiert ist, dass die Belegerfassung direkt mit Buchhaltungssystemen verbunden werden kann, was für viele Finanzteams eine Priorität ist. Die Plattform extrahiert automatisch Daten aus Belegen und überträgt sie in die Buchhaltungssoftware, wodurch manuelle Eingaben und das Fehlerrisiko reduziert werden. Mir gefällt auch, dass Dext sowohl Belege als auch Rechnungen verarbeiten kann, sodass alle Ausgabendokumente zentral an einem Ort abgelegt werden können. Dieser Fokus auf die automatisierte Buchhaltungsintegration macht Dext zu einer starken Option für Unternehmen, die ihre Finanzunterlagen ohne zusätzlichen Aufwand aktuell halten möchten.

Dext Hauptfunktionen

Weitere Funktionen, die Dext für das Belegmanagement nützlich machen, sind:

• Unterstützung mehrerer Währungen: Dext kann Belege in verschiedenen Währungen verarbeiten und ist damit für internationale Transaktionen geeignet.
• Mobile Erfassungs-App: Mit der mobilen App können Nutzer unterwegs Belege fotografieren und für die sofortige Verarbeitung hochladen.
• Automatisierung von Lieferantenregeln: Sie können Regeln einrichten, um Ausgaben von bestimmten Anbietern automatisch zu kategorisieren.
• Dokumentenablage und -suche: Alle gescannten Belege werden sicher gespeichert und lassen sich mit Such- und Filterfunktionen schnell wiederfinden.

Dext Integrationen

Zu den Integrationen gehören Xero, QuickBooks, Sage, PayPal, KashFlow, Twinfield und FreshBooks.

Veryfi bietet eine spezialisierte Belegscanner-App, die für Unternehmen entwickelt wurde, die eine schnelle und präzise Datenerfassung aus Belegen und Rechnungen benötigen. Sie ist besonders geeignet für Finanzteams, Buchhalter und Ausgabenmanager, die manuelle Eingaben automatisieren und Fehler minimieren möchten. Die Plattform nutzt fortschrittliche OCR- und KI-Technologien, um Anwender dabei zu unterstützen, Finanzdokumente schnell zu digitalisieren und zu organisieren.

Für wen ist Veryfi am besten geeignet?

Veryfi eignet sich besonders für Finanzteams und Buchhalter in kleinen bis mittelständischen Unternehmen, die eine schnelle und automatisierte Belegerfassung benötigen.

Warum ich Veryfi ausgewählt habe

Ich habe Veryfi gewählt, weil die Echtzeit-Datenerfassung besonders für Unternehmen herausragt, die unmittelbare und genaue Belegverarbeitung benötigen. Die App nutzt fortschrittliche OCR- und KI-Technologien, um Daten aus Belegen sofort zu erfassen und zu kategorisieren, wodurch Verzögerungen durch manuelle Eingaben entfallen. Besonders gefällt mir auch, dass Veryfi Informationen direkt auf Ihrem Gerät verarbeitet, so dass Sie Ergebnisse innerhalb von Sekunden erhalten, ohne auf cloudbasierte Verarbeitung warten zu müssen. Dies macht die App besonders nützlich für Teams, die große Mengen an Belegen verarbeiten und jederzeit aktuelle Ausgabennachweise benötigen.

Veryfi Hauptfunktionen

Weitere Funktionen, die Veryfi zu einer starken Wahl für das Scannen von Belegen machen, sind:

• Mehrsprachige Unterstützung: Die App kann Daten aus Belegen in mehreren Sprachen extrahieren und ist somit für internationale Teams geeignet.
• Zeilenpositions-Erfassung: Veryfi erfasst einzelne Posten aus Belegen, nicht nur Gesamtsummen, für eine detailliertere Ausgabenerfassung.
• Automatische Kategorisierung: Das Tool weist Ausgaben automatisch anhand des Beleginhalts den jeweiligen Kategorien zu und reduziert so die manuelle Sortierung.
• Prüfprotokoll: Jedes verarbeitete Dokument wird mit vollständigem Prüfprotokoll protokolliert, was Compliance- und Transparenzanforderungen unterstützt.

Veryfi Integrationen

Zu den Integrationen gehören QuickBooks Online, QuickBooks Desktop, Xero, Saasu und Slack.