15 Belegscanner-Apps für 2026

Eine Eingangsbeleg-Scanner-App ermöglicht es Ihnen, Belege schnell zu erfassen, zu digitalisieren und zu organisieren – entweder per Smartphone oder Computer. Damit entfallen manuelle Dateneingaben und verschwundene Zettelwirtschaft. Wer nach der besten Beleg-Scanner-App sucht, will in der Regel das Ausgabenmanagement vereinfachen, die Genauigkeit erhöhen und alle Unterlagen revisionssicher aufbewahren. Doch angesichts der vielen verfügbaren Optionen fällt es schwer, die passende Lösung zu finden – also jene, die zu Ihrem Workflow passt, mit Ihrer Buchhaltungssoftware zusammenarbeitet oder auch Teamfunktionen unterstützt. Dieser Leitfaden stellt die Top-Apps für 2026 übersichtlich vor, sodass Sie Funktionen vergleichen und selbstbewusst die richtige Lösung für Ihr Unternehmen wählen können.

Zusammenfassung der besten Eingangsbeleg-Scanner-Apps

Diese Vergleichstabelle fasst alle Preisinformationen meiner Top-Beleg-Scanner-Apps zusammen und hilft Ihnen, passend zu Ihrem Budget und Ihren geschäftlichen Anforderungen die beste App zu finden.

	Tool	Best For	Trial Info	Price
1	FreshBooks	Am besten geeignet für Freiberufler zur Ausgabenverwaltung	30-tägige kostenlose Testphase verfügbar	Ab $21/Monat	Website
2	Xero	Ideal für die direkte Integration mit Buchhaltungssoftware	30-tägige kostenlose Testversion verfügbar	Ab $3.75/Monat	Website
3	Shoeboxed	Ideal für den Posteinsende-Service von Papierbelegen	30-tägige kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar	Ab $97/Jahr (jährliche Abrechnung)	Website
4	Zoho Expense	Am besten geeignet für Mehrwährungsausgabenverwaltung	14-tägige kostenlose Testphase + Gratis-Tarif + Gratis-Demo verfügbar	Ab C$4/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung)	Website
5	Rydoo	Am besten geeignet für globale Compliance-Unterstützung	Kostenlose Demo verfügbar	Ab $8/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung)	Website
6	Expensify	Am besten für das Abgleichen von Firmenkartentransaktionen	Kostenlose Demo verfügbar	Ab $5/Mitglied/Monat	Website
7	Wave	Am besten für kostenlose Belegerfassung mit Buchhaltung	Kostenloser Plan verfügbar	Ab $19/Monat	Website
8	Dext	Am besten für automatisierte Buchhaltungsintegration	14-tägige kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar	Ab $20.80/Kunde/Monat (jährliche Abrechnung)	Website
9	Veryfi	Am besten für Echtzeit-Datenerfassung aus Belegen	14-tägige kostenlose Testphase + kostenloser Plan + kostenlose Demo verfügbar	Ab $500+/Monat	Website
10	Smart Receipts	Am besten für anpassbare Berichtsvorlagen	Kostenloser Download verfügbar	Preise auf Anfrage	Website

Featured Tools

1. 

   Remote People

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   5

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2. 

   Paycom

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   4.3

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3. 

   edays

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   4.7

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Eingangsbeleg-Scanner-App-Reviews

Nachfolgend finden Sie meine ausführlichen Zusammenfassungen der Eingangsbeleg-Scanner-Apps, die es auf meine Shortlist geschafft haben. Die Reviews liefern detaillierte Einblicke in Funktionen, Integrationen und Besonderheiten jeder App und unterstützen Sie so dabei, die für Sie beste Lösung zu finden.

1

FreshBooks

Am besten geeignet für Freiberufler zur Ausgabenverwaltung

• 30-tägige kostenlose Testphase verfügbar
• Ab $21/Monat

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Rating: 4.5/5

Wenn Sie Freiberufler oder Einzelunternehmer sind und eine einfache Möglichkeit zur Nachverfolgung von Ausgaben suchen, bietet FreshBooks einen integrierten Belegscanner innerhalb seiner Buchhaltungsplattform an. Mit diesem Tool können Sie Geschäftsbelege fotografieren, hochladen und gemeinsam mit Ihren Rechnungen und Ausgaben organisieren. Es hilft Ihnen dabei, Ihre Geschäftsausgaben übersichtlich zu halten, ohne mehrere Apps jonglieren zu müssen.

Für wen ist FreshBooks am besten geeignet?

FreshBooks eignet sich besonders gut für Freiberufler und Einzelunternehmer, die Belege und Ausgaben innerhalb ihrer Buchhaltungssoftware verwalten möchten.

Warum habe ich FreshBooks ausgewählt

FreshBooks überzeugt mich besonders, weil es für Freiberufler konzipiert ist – vor allem für diejenigen, die ihre Ausgaben möglichst einfach und in Verbindung mit der Rechnungsstellung erfassen wollen. Ich habe FreshBooks gewählt, weil der Belegscanner vollständig in die Buchhaltungsplattform integriert ist, sodass Sie Belegfotos aufnehmen und diese automatisch den entsprechenden Ausgaben oder Rechnungen zuordnen können. Diese Lösung erspart den Wechsel zwischen verschiedenen Apps zur Verwaltung Ihrer Finanzen. Für Freiberufler, die alles an einem Ort bündeln wollen, bietet FreshBooks einen unkomplizierten Weg, Belege organisiert und steuerbereit aufzubewahren.

Wichtige Funktionen von FreshBooks

Weitere Funktionen von FreshBooks unterstützen Freiberufler und kleine Unternehmen dabei, Belege und Ausgaben effizienter zu verwalten:

• Automatische Ausgabenkategorisierung: Die App ordnet gescannte Belege automatisch den richtigen Ausgabenkategorien zu, um die Nachverfolgung zu erleichtern.
• Mehrwährungsunterstützung: Sie können Belege für internationale Transaktionen in verschiedenen Währungen scannen und speichern.
• Cloud-Speicher für Belege: Alle gescannten Belege werden sicher in der Cloud gespeichert und sind von jedem Gerät aus zugänglich.
• Beleganhänge an Rechnungen: Scans von Belegen können direkt an Kundenrechnungen angehängt werden – für eine transparente Abrechnung.

FreshBooks-Integrationen

Zu den Integrationen gehören Gusto, HubSpot, Stripe, Shopify, Bench, Fundbox und Trello.

Pros and Cons

Pros:

• Ausgaben einfach weiterberechnen
• Eingebauter Fahrtenbuch-Tracker
• Enge Verknüpfung mit Rechnungen

Cons:

• Schwache Genehmigungs-Workflows
• Begrenzte individuelle Berichte

LEARN MORE ABOUT FRESHBOOKS:

• Check out FreshBooks on their website
• Read my in-depth review of FreshBooks
• FreshBooks vs. QuickBooks Payroll

2

Xero

Ideal für die direkte Integration mit Buchhaltungssoftware

• 30-tägige kostenlose Testversion verfügbar
• Ab $3.75/Monat

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Rating: 4.4/5

Wenn Sie nach einem Belegscanner suchen, der sich direkt in Ihren Buchhaltungsworkflow einbindet, bietet Xero eine Lösung, die speziell für kleine Unternehmen und Finanzteams entwickelt wurde. Mit der Plattform können Sie Belege erfassen, speichern und neben Ihren Geschäftsausgaben verwalten. Xero ist ideal für alle, die ihre Ausgabenbelege organisiert und jederzeit im Buchhaltungssystem zugänglich halten möchten.

Für wen ist Xero am besten geeignet?

Xero eignet sich gut für kleine Unternehmen und Finanzteams, die Belege und Ausgaben direkt innerhalb ihrer Buchhaltungssoftware verwalten möchten.

Warum ich Xero ausgewählt habe

Was Xero für mich besonders macht, ist die enge Integration der Belegerfassung in die Buchhaltungsplattform. Ich habe Xero ausgewählt, weil Sie Belege erfassen und diese automatisch den passenden Ausgaben zuordnen lassen können, was Ihre Finanzdaten ohne zusätzliche Schritte korrekt und aktuell hält. Das Tool ermöglicht zudem die Überprüfung, Freigabe und Erstattung von Ausgaben direkt über das gleiche Dashboard, mit dem Sie Ihre Buchhaltung führen. Für Unternehmen, die alles an einem Ort bündeln wollen, sorgt Xeros direkte Integration zwischen Belegerfassung und Buchhaltung für eine deutlich vereinfachte Ausgabenverwaltung.

Xero Hauptfunktionen

Weitere Funktionen in Xero unterstützen Unternehmen dabei, Belege und Ausgaben effizienter zu verwalten:

• Mobile Belegerfassung: Fotografieren Sie Belege mit der Xero-Mobile-App, um sie schnell hochzuladen und zu speichern.
• Mehrwährungsunterstützung: Scannen und speichern Sie Belege in mehreren Währungen für internationale Transaktionen.
• Digitale Belegablage: Bewahren Sie alle gescannten Belege sicher in der Cloud auf und greifen Sie von jedem Gerät darauf zu.
• Kontrolle von Ausgabenrichtlinien: Legen Sie Regeln und Limits für die Einreichung von Ausgaben fest, um die Einhaltung zu unterstützen.

Xero-Integrationen

Zu den Integrationen gehören Stripe, PayPal, Square, Gusto, Shopify, Dext, ApprovalMax, Deputy, Airwallex und A2X.

Pros and Cons

Pros:

• Automatisches Abrufen aus E-Mails
• Starke Abstimmung
• Hohe Datensicherheit

Cons:

• Hubdoc-Oberfläche ist sehr umständlich
• Schwach bei handschriftlichen Buchungen

New Product Updates from Xero

December 15 2025

Xero Unveils New Analytics Features

Xero introduces new analytics dashboards and reporting features. These updates help small businesses better understand performance, trends, and financial health at a glance. For more information, visit Xero's official site.

LEARN MORE ABOUT XERO:

• Check out Xero on their website

3

Shoeboxed

Ideal für den Posteinsende-Service von Papierbelegen

• 30-tägige kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar
• Ab $97/Jahr (jährliche Abrechnung)

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Rating: 4.4/5

Shoeboxed bietet einen einzigartigen Ansatz für Unternehmen und Fachleute, die mit großen Mengen an Papierbelegen arbeiten. Anstatt die Belege selbst zu scannen, können Sie diese per Post einsenden und von Shoeboxed digitalisieren und organisieren lassen. Dieser Service ist besonders nützlich für Buchhalter, Steuerberater und alle, die eine unkomplizierte Lösung für das Belegmanagement bevorzugen.

Für wen ist Shoeboxed am besten geeignet?

Shoeboxed eignet sich besonders für kleine Unternehmen, Buchhalter und Berater, die große Mengen von Papierbelegen digitalisieren und organisieren müssen, ohne diese manuell zu scannen.

Warum ich Shoeboxed ausgewählt habe

Was Shoeboxed auszeichnet, ist der physische Einsendeservice für Belege, der unter Belegscanner-Apps eine Seltenheit darstellt. Ich habe Shoeboxed ausgewählt, weil Sie Umschläge mit Papierbelegen einsenden können, die dann vom Team eingescannt, digitalisiert und organisiert werden. Das ist vor allem für Unternehmen oder Fachleute hilfreich, die regelmäßig Stapel von Belegen sammeln und nicht die Zeit oder Ressourcen haben, jeden einzelnen Beleg selbst zu scannen. Der Service beinhaltet zudem eine manuelle Datenüberprüfung, was eine zusätzliche Zuverlässigkeit für die Ausgabenverfolgung und die Vorbereitung auf Audits bietet.

Shoeboxed Hauptfunktionen

Weitere Funktionen, die Shoeboxed für das Belegmanagement nützlich machen, sind:

• Mobiles Belegscannen: Fotografieren Sie Belege mit der mobilen App für sofortige Digitalisierung.
• Visitenkarten-Scan: Scannen und organisieren Sie Visitenkarten zusammen mit Belegen für ein einfaches Kontaktmanagement.
• Ausgabenberichte erstellen: Erstellen und exportieren Sie detaillierte Ausgabenerstattungsberichte in verschiedenen Formaten, darunter pdf und csv.
• Kilometerverfolgung: Erfassen und verfolgen Sie Kilometer für die Erstattung direkt in der App.

Shoeboxed-Integrationen

Zu den Integrationen gehören QuickBooks, Xero, Evernote, WorkingPoint, RightSignature und HP.

Pros and Cons

Pros:

• Manuelle Datenüberprüfung
• Ideal für Papier-Sammler
• Export zu Steuerprogrammen

Cons:

• Langsame Postbearbeitung
• Veraltete Benutzeroberfläche

LEARN MORE ABOUT SHOEBOXED:

• Check out Shoeboxed on their website

4

Zoho Expense

Am besten geeignet für Mehrwährungsausgabenverwaltung

• 14-tägige kostenlose Testphase + Gratis-Tarif + Gratis-Demo verfügbar
• Ab C$4/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung)

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Rating: 4.3/5

Zoho Expense bietet eine digitale Lösung für Unternehmen, die Belege und Ausgaben an einem Ort verwalten müssen. Die Plattform ist für Finanzteams, Buchhalter und Geschäftsreisende konzipiert, die Spesenabrechnungen automatisieren und Ausgaben übersichtlich organisieren möchten. Wer ein Tool sucht, das komplexe Ausgabenrichtlinien abbilden und Rückerstattungen optimieren kann, sollte Zoho Expense in Betracht ziehen.

Für wen eignet sich Zoho Expense am besten?

Zoho Expense eignet sich besonders für Finanzteams und Unternehmen, die Ausgaben in mehreren Ländern oder Währungen verwalten.

Warum habe ich Zoho Expense ausgewählt?

Ich habe Zoho Expense ausgewählt, weil es eine der wenigen Belegscanner-Apps ist, die wirklich eine lückenlose Verwaltung von Mehrwährungsausgaben vom Erfassen bis zur Rückerstattung unterstützt. Die Plattform erkennt und konvertiert Währungen auf gescannten Belegen automatisch – das ist unabdingbar für Teams mit internationalen Reisen oder globalen Aktivitäten. Außerdem finde ich gut, dass Zoho Expense individuelle Richtlinien für verschiedene Länder zulässt, sodass Sie unabhängig vom jeweiligen Aufenthaltsland Ihres Teams regelkonform und organisiert bleiben können. Für Firmen, die ihre Beleg- und Ausgabenverwaltung länderübergreifend steuern möchten, sind diese Funktionen ein echter Mehrwert.

Zoho Expense Hauptfunktionen

Weitere Funktionen, die Zoho Expense für die Belegverwaltung nützlich machen, sind unter anderem:

• Automatische Belegerkennung: Die App verwendet OCR, um Daten aus hochgeladenen Belegen auszulesen und füllt die Ausgabefelder automatisch aus.
• Kilometergeld-Erfassung: Nutzer können Kilometerkosten per GPS oder mit dem Kilometerzähler direkt in der App erfassen.
• Abgleich mit Firmenkreditkarten: Synchronisiert sich mit Firmenkreditkarten, um Belege und Transaktionen automatisch abzugleichen.
• Mobile Genehmigungen: Führungskräfte können Spesenberichte direkt über mobile Geräte prüfen und genehmigen.

Zoho Expense Integrationen

Zu den Integrationen gehören QuickBooks Online, Xero, Sage Accounting und Zoho Analytics.

Pros and Cons

Pros:

• Hohe OCR-Genauigkeit
• Sehr gute Kilometergeldverfolgung
• Mehrwährungsunterstützung

Cons:

• Support mitunter langsam
• Für Einzelunternehmer zu umfangreich

LEARN MORE ABOUT ZOHO EXPENSE:

• Check out Zoho Expense on their website

5

Rydoo

Am besten geeignet für globale Compliance-Unterstützung

• Kostenlose Demo verfügbar
• Ab $8/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung)

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Rating: 4.4/5

Rydoo bietet eine Plattform zur Belegerfassung und Spesenverwaltung, die für Organisationen mit internationalen Aktivitäten oder komplexen Compliance-Anforderungen entwickelt wurde. Sie richtet sich an Finanzteams und Fachleute, die Ausgaben über mehrere Länder und Währungen hinweg verwalten müssen. Rydoo hilft dabei, das Erfassen, Einreichen und Nachverfolgen von Belegen zu vereinfachen und unterstützt gleichzeitig globale Richtlinienanforderungen.

Für wen ist Rydoo am besten geeignet?

Rydoo eignet sich besonders für multinationale Unternehmen und Finanzabteilungen, die Spesen verwalten und gleichzeitig vielfältige globale Compliance-Anforderungen erfüllen müssen.

Warum ich Rydoo ausgewählt habe

Was mich an Rydoo überzeugt hat, ist die Art und Weise, wie es die Herausforderungen globaler Compliance für Unternehmen löst, die Belege und Spesen über mehrere Länder hinweg verwalten. Rydoo wendet automatisch lokale Steuervorschriften und Tagessätze entsprechend dem Standort des Nutzers an, wodurch sichergestellt wird, dass jeder gescannte Beleg den regionalen Anforderungen entspricht. Außerdem gefällt mir, dass die Plattform Multiwährungs-Spesenverwaltung und die Rückerstattung von Mehrwertsteuer/ Umsatzsteuer unterstützt, was es Finanzteams erleichtert, weltweit konform zu bleiben. Für Organisationen mit internationalen Aktivitäten machen diese Funktionen Rydoo zu einer starken Wahl für Belegerfassung und Spesenmanagement.

Rydoo Hauptfunktionen

Weitere Funktionen in Rydoo helfen Teams dabei, Belege und Spesen effizienter zu verwalten:

• Mobiles Belegerfassen: Fotos von Belegen mit der mobilen App aufnehmen für sofortiges Hochladen und automatisierte Verarbeitung.
• Genehmigung von Ausgaben in Echtzeit: Manager können Ausgaben überprüfen und genehmigen, sobald sie eingereicht werden.
• Abgleich von Kreditkartentransaktionen: Gescannte Belege werden automatisch mit importierten Kartentransaktionen abgeglichen, um die Abstimmung zu erleichtern.
• Individuelle Spesenkategorien: Eigene Kategorien einrichten und verwalten, um sie an die Spesenrichtlinien Ihres Unternehmens anzupassen.

Rydoo Integrationen

Zu den Integrationen gehören SAP S/4HANA, NetSuite, Microsoft Dynamics 365 und Slack.

Pros and Cons

Pros:

• Schnelle, Echtzeit-OCR
• Starke globale Compliance
• Hervorragendes Tagessatzmanagement

Cons:

• Teuer für kleine Teams
• Die Admin-Oberfläche ist komplex

LEARN MORE ABOUT RYDOO:

• Check out Rydoo on their website

6

Expensify

Am besten für das Abgleichen von Firmenkartentransaktionen

• Kostenlose Demo verfügbar
• Ab $5/Mitglied/Monat

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Rating: 4.5/5

Expensify ist eine Plattform zur Belegerfassung und Ausgabenverwaltung, die für Unternehmen entwickelt wurde, die Ausgaben nachverfolgen und die Spesenabrechnung automatisieren müssen. Sie eignet sich besonders für Finanzteams, Buchhalter und Organisationen, die Mitarbeiterrückerstattungen oder Transaktionen mit Firmenkarten verwalten. Mit Funktionen wie automatischer Belegerfassung und Richtlinienkontrolle hilft Expensify, manuelle Eingaben zu reduzieren und den Ausgabenprozess zu optimieren.

Für wen eignet sich Expensify am besten?

Expensify ist ideal für Finanzteams und Unternehmen, die Firmenkartenausgaben in großem Umfang verwalten und abstimmen müssen.

Warum ich Expensify ausgewählt habe

Was Expensify für mich besonders auszeichnet, ist die automatische Zuordnung eingescannten Belegen zu den Transaktionen der Firmenkarte – ein großer Vorteil für Unternehmen mit hohem Kartenumsatz. Ich schätze, dass die Plattform SmartScan-Technologie nutzt, um Belegdaten zu extrahieren und diese dann direkt der richtigen Kartentransaktion zuordnet, was den manuellen Abstimmungsaufwand reduziert. Expensify setzt außerdem während des Abgleichs Unternehmensrichtlinien durch, wodurch Teams konform bleiben. Für Organisationen, die Firmenkartenausgaben präzise und prüfungssicher halten müssen, sind diese Funktionen ein überzeugendes Argument für Expensify.

Wichtige Funktionen von Expensify

Weitere Funktionen von Expensify unterstützen Teams dabei, Belege und Ausgaben effizienter zu verwalten:

• Mobile Belegerfassung: Fotografieren Sie Belege mit der mobilen App für sofortiges Hochladen und Verarbeitung.
• Kilometer- und Zeiterfassung: Protokollieren Sie gefahrene Kilometer und abrechenbare Stunden direkt in den Spesenberichten.
• Automatische Währungsumrechnung: Rechnen Sie internationale Belege mit aktuellen Wechselkursen in Ihre Heimatwährung um.
• Audit- und Compliance-Kontrollen: Richten Sie Genehmigungsworkflows ein und markieren Sie Richtlinienverstöße zur Überprüfung.

Expensify-Integrationen

Integrationen umfassen QuickBooks, Xero, NetSuite, Lyft, ADP, Gusto und Workday.

Pros and Cons

Pros:

• Integrierte Firmenkarten
• Gute Kilometerprotokollierung
• Tiefgreifende Buchhaltungssynchronisation

Cons:

• Kundenservice variiert
• Komplex für sehr kleine Teams

LEARN MORE ABOUT EXPENSIFY:

• Check out Expensify on their website

7

Wave

Am besten für kostenlose Belegerfassung mit Buchhaltung

• Kostenloser Plan verfügbar
• Ab $19/Monat

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Wave bietet eine digitale Lösung zur Erfassung von Belegen, die direkt mit der eigenen Buchhaltungsplattform verbunden ist. Es ist eine praktische Wahl für Freiberufler, Kleinunternehmer und Einzelunternehmer, die ihre Ausgaben organisieren möchten, ohne mehrere Tools verwalten zu müssen. Mit Wave können Sie Belege scannen, hochladen und verwalten und diese automatisch mit Ihren Buchhaltungsunterlagen synchronisieren.

Für wen ist Wave am besten geeignet?

Wave eignet sich besonders für Freiberufler und Kleinunternehmer, die eine integrierte Lösung für Belegerfassung und Buchhaltung in einer Plattform suchen.

Warum ich Wave gewählt habe

Ich habe Wave ausgewählt, weil es eine der wenigen Belegscanner-Apps ist, die die kostenlose Erfassung von Belegen vollständig mit Buchhaltungsfunktionen integriert. Das bedeutet, Sie können Belege mit dem Handy scannen und sie werden automatisch den passenden Transaktionen im Wave-Buchhaltungs-Dashboard zugeordnet. Besonders gefällt mir, dass Belege sowohl per E-Mail als auch als Foto hochgeladen werden können und das Tool wichtige Details wie Händler, Datum und Betrag extrahiert. Für alle, die Ausgaben und Buchhaltung an einem Ort und ohne zusätzliche Kosten verwalten möchten, ist Wave eine praktische Lösung.

Wichtige Funktionen von Wave

Weitere Funktionen in Wave helfen Ihnen, Belege und Ausgaben effizienter zu verwalten:

• Mehrwährungsunterstützung: Belege in verschiedenen Währungen erfassen und verfolgen – ideal für internationale Transaktionen.
• Automatische Kategorisierung von Belegen: Die App ordnet Belege automatisch passenden Ausgabenkategorien anhand der Transaktionsdetails zu.
• Cloud-basierte Dokumentenspeicherung: Digitale Kopien aller gescannten Belege sicher in der Cloud speichern.
• Zugriff per mobiler App: Belege direkt mit der Wave-App auf dem Smartphone erfassen und hochladen.

Wave-Integrationen

Wave bietet derzeit keine nativen Integrationen an.

Pros and Cons

Pros:

• Kostenlose Kernbuchhaltung
• Direkte Synchronisation mit Hauptbuch
• Unbegrenzte Beleg-Uploads

Cons:

• Keine mehrstufigen Freigaben
• Erkennt nicht alle Positionen

LEARN MORE ABOUT WAVE:

• Check out Wave on their website

8

Dext

Am besten für automatisierte Buchhaltungsintegration

• 14-tägige kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar
• Ab $20.80/Kunde/Monat (jährliche Abrechnung)

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Dext bietet eine Belegscanner-App, die für Unternehmen und Buchhaltungsfachleute entwickelt wurde, die die Dokumentenerfassung und Ausgabenverwaltung automatisieren möchten. Die Plattform hilft Nutzern, Belege und Rechnungen mit minimalem manuellen Aufwand zu erfassen, zu organisieren und Daten daraus zu extrahieren. Sie ist besonders nützlich für Teams, die den Papierkram reduzieren und Finanzunterlagen genau und auf dem neuesten Stand halten möchten.

Für wen ist Dext am besten geeignet?

Dext eignet sich besonders für Buchhalter und Finanzteams in kleinen bis mittelständischen Unternehmen, die die Belegerfassung und Buchhaltungsprozesse automatisieren möchten.

Warum ich Dext ausgewählt habe

Ich habe mich für Dext entschieden, weil es so konzipiert ist, dass die Belegerfassung direkt mit Buchhaltungssystemen verbunden werden kann, was für viele Finanzteams eine Priorität ist. Die Plattform extrahiert automatisch Daten aus Belegen und überträgt sie in die Buchhaltungssoftware, wodurch manuelle Eingaben und das Fehlerrisiko reduziert werden. Mir gefällt auch, dass Dext sowohl Belege als auch Rechnungen verarbeiten kann, sodass alle Ausgabendokumente zentral an einem Ort abgelegt werden können. Dieser Fokus auf die automatisierte Buchhaltungsintegration macht Dext zu einer starken Option für Unternehmen, die ihre Finanzunterlagen ohne zusätzlichen Aufwand aktuell halten möchten.

Dext Hauptfunktionen

Weitere Funktionen, die Dext für das Belegmanagement nützlich machen, sind:

• Unterstützung mehrerer Währungen: Dext kann Belege in verschiedenen Währungen verarbeiten und ist damit für internationale Transaktionen geeignet.
• Mobile Erfassungs-App: Mit der mobilen App können Nutzer unterwegs Belege fotografieren und für die sofortige Verarbeitung hochladen.
• Automatisierung von Lieferantenregeln: Sie können Regeln einrichten, um Ausgaben von bestimmten Anbietern automatisch zu kategorisieren.
• Dokumentenablage und -suche: Alle gescannten Belege werden sicher gespeichert und lassen sich mit Such- und Filterfunktionen schnell wiederfinden.

Dext Integrationen

Zu den Integrationen gehören Xero, QuickBooks, Sage, PayPal, KashFlow, Twinfield und FreshBooks.

Pros and Cons

Pros:

• Belege werden automatisch aus E-Mails abgerufen
• Ideal zur Verwaltung mehrerer Mandanten
• Sichere, cloudbasierte Speicherung auf Bankniveau

Cons:

• Duplikaterkennung kann fehlerhaft sein
• Kundensupport kann langsam sein

LEARN MORE ABOUT DEXT:

• Check out Dext on their website

9

Veryfi

Am besten für Echtzeit-Datenerfassung aus Belegen

• 14-tägige kostenlose Testphase + kostenloser Plan + kostenlose Demo verfügbar
• Ab $500+/Monat

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Veryfi bietet eine spezialisierte Belegscanner-App, die für Unternehmen entwickelt wurde, die eine schnelle und präzise Datenerfassung aus Belegen und Rechnungen benötigen. Sie ist besonders geeignet für Finanzteams, Buchhalter und Ausgabenmanager, die manuelle Eingaben automatisieren und Fehler minimieren möchten. Die Plattform nutzt fortschrittliche OCR- und KI-Technologien, um Anwender dabei zu unterstützen, Finanzdokumente schnell zu digitalisieren und zu organisieren.

Für wen ist Veryfi am besten geeignet?

Veryfi eignet sich besonders für Finanzteams und Buchhalter in kleinen bis mittelständischen Unternehmen, die eine schnelle und automatisierte Belegerfassung benötigen.

Warum ich Veryfi ausgewählt habe

Ich habe Veryfi gewählt, weil die Echtzeit-Datenerfassung besonders für Unternehmen herausragt, die unmittelbare und genaue Belegverarbeitung benötigen. Die App nutzt fortschrittliche OCR- und KI-Technologien, um Daten aus Belegen sofort zu erfassen und zu kategorisieren, wodurch Verzögerungen durch manuelle Eingaben entfallen. Besonders gefällt mir auch, dass Veryfi Informationen direkt auf Ihrem Gerät verarbeitet, so dass Sie Ergebnisse innerhalb von Sekunden erhalten, ohne auf cloudbasierte Verarbeitung warten zu müssen. Dies macht die App besonders nützlich für Teams, die große Mengen an Belegen verarbeiten und jederzeit aktuelle Ausgabennachweise benötigen.

Veryfi Hauptfunktionen

Weitere Funktionen, die Veryfi zu einer starken Wahl für das Scannen von Belegen machen, sind:

• Mehrsprachige Unterstützung: Die App kann Daten aus Belegen in mehreren Sprachen extrahieren und ist somit für internationale Teams geeignet.
• Zeilenpositions-Erfassung: Veryfi erfasst einzelne Posten aus Belegen, nicht nur Gesamtsummen, für eine detailliertere Ausgabenerfassung.
• Automatische Kategorisierung: Das Tool weist Ausgaben automatisch anhand des Beleginhalts den jeweiligen Kategorien zu und reduziert so die manuelle Sortierung.
• Prüfprotokoll: Jedes verarbeitete Dokument wird mit vollständigem Prüfprotokoll protokolliert, was Compliance- und Transparenzanforderungen unterstützt.

Veryfi Integrationen

Zu den Integrationen gehören QuickBooks Online, QuickBooks Desktop, Xero, Saasu und Slack.

Pros and Cons

Pros:

• Unterstützt mehrsprachiges Belegscannen
• Erfasst Einzelposten, nicht nur Gesamtsummen
• Bietet detaillierte Prüfprotokolle für die Einhaltung von Vorschriften

Cons:

• Gelegentliche Probleme bei handschriftlichen Belegen
• Die Benutzeroberfläche der mobilen App kann überladen wirken

LEARN MORE ABOUT VERYFI:

• Check out Veryfi on their website

10

Smart Receipts

Am besten für anpassbare Berichtsvorlagen

• Kostenloser Download verfügbar
• Preise auf Anfrage

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Smart Receipts bietet eine flexible Belegscan-App, die für Fachleute und kleine Unternehmen entwickelt wurde, die eine detaillierte Ausgabenerfassung benötigen. Die Plattform ermöglicht es den Nutzern, Belege zu erfassen, Ausgaben zu organisieren und Berichte zu erstellen, die auf ihre Anforderungen zugeschnitten sind. Es ist eine praktische Wahl für alle, die mehr Kontrolle darüber wünschen, wie ihre Ausgabedaten erfasst und präsentiert werden.

Für wen eignet sich Smart Receipts am besten?

Smart Receipts ist ideal für Freiberufler, Berater und Kleinunternehmer, die anpassbare Ausgabenberichte benötigen.

Warum ich Smart Receipts ausgewählt habe

Was mir bei Smart Receipts besonders auffällt, ist die Möglichkeit, eigene Ausgabenberichtsvorlagen zu entwerfen und anzupassen. Diese Flexibilität bedeutet, dass Sie Berichte so gestalten können, dass sie den Buchhaltungsanforderungen Ihres Unternehmens oder den Abrechnungsformaten Ihrer Kunden entsprechen – was bei anderen Belegscan-Apps nicht immer möglich ist. Gut gefällt mir auch, dass Sie für jeden Beleg benutzerdefinierte Felder und Tags hinzufügen können, was die Nachverfolgung projekt- oder kundenspezifischer Ausgaben erleichtert. Für alle, die mehr als nur eine einfache Belegerfassung wünschen, bietet Smart Receipts ein Maß an individueller Anpassung, das anderswo nur schwer zu finden ist.

Smart Receipts Hauptfunktionen

Weitere Funktionen von Smart Receipts helfen dabei, Belege noch effizienter zu verwalten und zu organisieren:

• Mobiles Belegerfassen: Fotografieren Sie Belege direkt mit Ihrem Smartphone für sofortige digitale Speicherung.
• Automatische Kilometererfassung: Zeichnen Sie Geschäftskilometer mit GPS oder per manueller Eingabe für exakte Rückerstattungsaufzeichnungen auf.
• PDF- und CSV-Exportoptionen: Exportieren Sie Ausgabenberichte in mehreren Formaten zur Weitergabe an Buchhalter oder Kunden.
• Multiwährungsunterstützung: Verfolgen und konvertieren Sie Ausgaben in verschiedenen Währungen für internationale Geschäftstätigkeit.

Smart Receipts Integrationen

Integrationen umfassen QuickBooks, Xero, Google Drive, TurboTax Business.

Pros and Cons

Pros:

• Open-Source-Ursprung
• Funktioniert auch offline sehr gut
• Keine verpflichtenden Abonnements

Cons:

• Viele manuelle Eingaben
• Keine direkte Banksynchronisierung

LEARN MORE ABOUT SMART RECEIPTS:

• Check out Smart Receipts on their website

Weitere Eingangsbeleg-Scanner-App

Hier sind einige weitere Eingangsbeleg-Scanner-Apps, die es zwar nicht in meine Shortlist geschafft haben, aber dennoch einen Blick wert sind:

1. Slip-Scan

   Am besten geeignet für unbegrenzte Dokumentenspeicherung

2. Mercury

   Am besten geeignet für integrierte Geschäftsbanking-Ausgaben

3. SparkReceipt

   Am besten mit Mehrwährungsunterstützung für globale Teams

Kriterien für die Auswahl von Eingangsbeleg-Scanner-Apps

Bei der Auswahl der besten Eingangsbeleg-Scanner-App für diese Liste habe ich auf häufige Anforderungen und Problempunkte von Käufern geachtet: Beispielsweise das schnelle Erfassen von Belegen per Mobilgerät sowie die strukturierte Organisation aller Ausgabenbelege für die Buchhaltung. Für eine objektive und strukturierte Bewertung habe ich dieses Bewertungsraster verwendet:

Kernfunktionen (25% der Gesamtbewertung)
Jede Lösung auf dieser Liste musste folgende Standard-Anwendungsfälle abdecken:

• Papierbelege mit dem Mobilgerät scannen
• Wesentliche Daten aus gescannten Belegen extrahieren
• Digitale Belegkopien sicher speichern
• Belegdaten in Buchhaltungssoftware exportieren
• Gespeicherte Belege einfach suchen und abrufen

Besondere Zusatzfunktionen (25% der Gesamtbewertung)
Um die Kandidaten weiter einzugrenzen, habe ich außerdem nach folgenden Besonderheiten gesucht:

• Automatische Zuordnung von Belegen zu Ausgaben
• Belegerfassung und -umrechnung in mehreren Währungen
• Integrierte Durchsetzung von Ausgabenrichtlinien
• Bulk-Upload und -Verarbeitung von Belegen
• Fortgeschrittene OCR für Positionserkennung

Benutzerfreundlichkeit (10% der Gesamtbewertung)
Um die Benutzerfreundlichkeit einzuschätzen, habe ich folgende Aspekte berücksichtigt:

• Einfache und intuitive Benutzeroberfläche in der mobilen App
• Schnelle Belegerfassung mit wenigen Schritten
• Übersichtliche Navigation und verständliche Beschriftungen
• Reaktionsschnelle Darstellung auf allen Geräten
• Kaum manuelle Dateneingabe erforderlich

Onboarding (10% der Gesamtpunktzahl)
Um die Onboarding-Erfahrung jeder Plattform zu bewerten, habe ich Folgendes berücksichtigt:

• Schritt-für-Schritt-Produkttouren für neue Nutzer
• Verfügbarkeit von Trainingsvideos und Tutorials
• Vorgefertigte Vorlagen für Ausgabenkategorien
• In-App-Chatbots oder geführte Einrichtungshilfen
• Zugang zu Live- oder aufgezeichneten Onboarding-Webinaren

Kundensupport (10% der Gesamtpunktzahl)
Um den Kundensupport jedes Softwareanbieters einzuschätzen, habe ich Folgendes berücksichtigt:

• Mehrere Support-Kanäle, einschließlich Chat und E-Mail
• Schnelle Reaktionszeiten auf Support-Anfragen
• Hilfsbereites und kompetentes Support-Team
• Zugang zu einem durchsuchbaren Hilfe-Center oder FAQ
• Verfügbarkeit von Community-Foren oder Nutzergruppen

Preis-Leistungs-Verhältnis (10% der Gesamtpunktzahl)
Um das Preis-Leistungs-Verhältnis jeder Plattform zu beurteilen, habe ich Folgendes berücksichtigt:

• Transparente und nachvollziehbare Preisstruktur
• Enthaltene Funktionen auf jeder Preistufe
• Verfügbarkeit von kostenlosen Testversionen oder Demos
• Keine versteckten Gebühren oder unerwartete Kosten
• Flexibilität, um mit den Geschäftsanforderungen zu skalieren

Kundenbewertungen (10% der Gesamtpunktzahl)
Um einen Eindruck der allgemeinen Kundenzufriedenheit zu erhalten, habe ich beim Lesen von Kundenbewertungen auf Folgendes geachtet:

• Positives Feedback zur Genauigkeit beim Belegs-Scan
• Berichte über zuverlässige Performance der mobilen App
• Kommentare zur Integration mit Buchhaltungstools
• Erfahrungen der Nutzer mit der Qualität des Kundensupports
• Allgemeine Zufriedenheit mit Ausgabenverwaltungsfunktionen

So wählen Sie eine Belegscanner-App aus

Es ist leicht, sich in langen Funktionslisten und komplexen Preisstrukturen zu verlieren. Damit Sie den Überblick in Ihrem individuellen Auswahlprozess für Software behalten, finden Sie hier eine Checkliste mit Faktoren, die Sie berücksichtigen sollten:

Was sind Belegscanner-Apps?

Eine Belegscanner-App ist eine Art von Software, die es Ihnen ermöglicht, Papierbelege mit einem Mobilgerät oder Computer zu erfassen, zu digitalisieren und zu organisieren. Diese Apps verwenden optische Zeichenerkennung (OCR), um wichtige Details wie Datum, Betrag und Händler aus eingescannten Bildern auszulesen. Finanzteams und Privatpersonen nutzen Belegscanner-Apps, um die Spesenverfolgung zu vereinfachen, manuelle Dateneingabe zu reduzieren und digitale Nachweise für Steuererklärungen, Buchhaltung oder Erstattungen übersichtlich zu sammeln.

Funktionen einer Belegscanner-App

Achten Sie bei der Auswahl einer Belegscanner-App auf folgende zentrale Funktionen:

• Mobiles Belegerfassen: Ermöglicht es Nutzern, Fotos von Papierbelegen mit einem Smartphone oder Tablet zu machen, um Ausgaben unterwegs einfach zu erfassen.
• Optische Zeichenerkennung (OCR): Extrahiert wichtige Details wie Datum, Betrag und Händler aus eingescannten Bildern und reduziert so die manuelle Dateneingabe.
• Cloud-Speicherung: Bewahrt digitale Kopien von Belegen sicher online auf, sodass Nutzer von jedem Gerät aus darauf zugreifen und sie organisieren können.
• Aufteilung nach Ausgabenkategorien: Ordnet Belege automatisch oder manuell bestimmten Ausgabenkategorien zu, was eine genaue Buchhaltung und Berichterstattung unterstützt.
• Mehrwährungsunterstützung: Ermöglicht es Nutzern, Belege in verschiedenen Währungen zu scannen und zu erfassen – praktisch für internationale Transaktionen oder Reisen.
• Export in Buchhaltungssoftware: Erlaubt den direkten Transfer von Belegdaten in Buchhaltungs- oder Ausgabenmanagement-Plattformen für eine effizientere Abstimmung.
• Such- und Filterfunktionen: Bietet Optionen, um Belege schnell nach Datum, Betrag, Händler oder Kategorie zu finden, was bei Prüfungen oder Durchsicht Zeit spart.
• Überprüfung der Richtlinieneinhaltung: Markiert Belege oder Ausgaben, die außerhalb der Unternehmensrichtlinien liegen, und unterstützt so interne Kontroll- und Compliance-Maßnahmen.
• Digitale Belegaufbewahrung: Hält alle eingescannten Belege in einem digitalen Archiv organisiert, reduziert Papierchaos und das Risiko von Dokumentenverlusten.

Häufige KI-Funktionen von Belegscanner-Apps

Über die oben genannten Standardfunktionen hinaus integrieren viele dieser Lösungen Künstliche Intelligenz (KI) mit Funktionen wie:

• Intelligente Belegklassifizierung: Nutzt KI, um Belege automatisch anhand ihres Inhalts und Ausgabeverhaltens den richtigen Kategorien zuzuweisen und reduziert manuellen Sortieraufwand.
• Anomalieerkennung: Erkennt ungewöhnliche oder potenziell betrügerische Ausgaben, indem Belegdaten analysiert und Ausreißer zur Überprüfung markiert werden.
• Automatische Währungsumrechnung: Verwendet KI, um Fremdwährungen auf Belegen zu erkennen und Beträge mit aktuellen Wechselkursen in die Basiswährung umzuwandeln.
• Doppelte Belegerkennung: Setzt KI ein, um doppelt eingereichte Belege zu identifizieren und Benutzer entsprechend zu benachrichtigen, damit Doppelbuchungen und Erstattungsfehler vermieden werden.
• Kontextbezogene Datenerweiterung: Nutzt KI, um Zusatzinformationen wie Händlerdaten oder Standort aus Belegbildern zu erfassen und damit die Genauigkeit und Vollständigkeit der Ausgabenerfassung zu verbessern.

Vorteile einer Belegscanner-App

Die Einführung einer Belegscanner-App bietet Ihrem Team und Ihrem Unternehmen zahlreiche Vorteile. Hier einige, auf die Sie sich freuen können:

• Schnellere Spesenerfassung: Mobiles Erfassen und automatische Datenauslese ermöglichen es Nutzern, Ausgaben in Echtzeit festzuhalten – weniger Verzögerungen, keine verlorenen Belege.
• Weniger manuelle Eingabe: OCR- und KI-Features minimieren das Bedürfnis nach händischer Dateneingabe, sparen Zeit und senken das Fehlerrisiko.
• Bessere Compliance: Eingebaute Richtlinienprüfungen und digitale Prüfpfade tragen dazu bei, dass Ausgaben den Unternehmensvorgaben entsprechen und regulatorische Anforderungen unterstützt werden.
• Einfachere Dokumentenorganisation: Cloud-Speicherung und Suchfunktionen halten Belege geordnet und jederzeit verfügbar, was Prüfungen und Berichterstattung erleichtert.
• Bessere Integration mit der Buchhaltung: Direkter Export in die Buchhaltungssoftware vereinfacht Abstimmungen und hält Finanzdaten aktuell.
• Verbesserte Betrugsprävention: KI-gestützte Anomalie- und Duplikaterkennung hilft, verdächtige oder doppelte Ansprüche noch vor der Erstattung zu erkennen.
• Unterstützung für internationale Teams: Mehrwährungsunterstützung und automatische Währungsumrechnung erleichtern das Management von Ausgaben über Ländergrenzen hinweg.

Kosten und Preise von Belegscanner-Apps

Bei der Auswahl einer Belegscanner-App ist es wichtig, die verschiedenen Preisstrukturen und -modelle zu verstehen. Die Kosten variieren je nach Funktionen, Teamgröße, Zusatzmodulen und mehr. Die folgende Tabelle gibt eine Übersicht über typische Tarife, ihre Durchschnittspreise und die üblichen enthaltenen Funktionen von Belegscanner-Lösungen:

Tarifvergleich für Belegscanner-Apps