Anforderungen an HR-Software: Ihre Bedürfnisse verstehen
Das Verständnis der Rolle der Personalabteilung in kleinen Unternehmen und Großunternehmen ist bei der Bewertung der Kosten von HR-Software unerlässlich, um sicherzustellen, dass die Lösung zum Budget und den Zielen des Unternehmens passt.
Um diesen sich verändernden Anforderungen gerecht zu werden, entwickelt sich auch HR-Software weiter. Sie dient nicht mehr nur der Lohn- und Gehaltsabrechnung – obwohl diese nach wie vor eine wichtige Kernfunktion der Personalabteilung ist.
Heute ist die Implementierung von HR-Software wichtiger denn je, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen in der sich wandelnden Arbeitswelt ein wettbewerbsfähiger Arbeitgeber bleibt.
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Wichtige Anforderungen an HR-Software
Jedes Unternehmen hat individuelle Anforderungen an die Funktionen und Merkmale einer HR-Lösung. Dennoch gibt es einige Gemeinsamkeiten, wenn es darum geht sicherzustellen, dass die von Ihnen ausgewählte HR-Software die Produktivität und Zufriedenheit in Ihrem gesamten Unternehmen steigert.
Auswahlfragen für HR-Software
Unabhängig davon, welche Art von HR-Management-Software Sie benötigen, sollten Sie auf die folgenden übergeordneten Aspekte achten, um alle Vorteile von HR-Management-Software zu nutzen:
- Ist sie sowohl für Ihre Personalverantwortlichen als auch für Ihre Mitarbeitenden einfach zu bedienen?
- Lässt sie sich in Ihre anderen HR-Softwaresysteme integrieren?
- Ist sie skalierbar und flexibel, wenn sich die Anforderungen Ihres Unternehmens ändern?
- Basiert sie auf der Cloud oder wird sie lokal gehostet?
- Ist eine mobile App verfügbar?
- Erfüllt sie Datensicherheitsstandards, beispielsweise die Anforderungen der DSGVO?
- Verbessert sie die Effizienz der Personalprozesse (d. h. macht sie Tabellenkalkulationen überflüssig)?
- Bietet sie Automatisierungen für typische zeitaufwendige Aufgaben?
Sobald diese Fragen beantwortet sind, können Sie zur nächsten Phase Ihres Auswahlprozesses übergehen und beginnen, sich die einzelnen Softwarefunktionen anzusehen.
Wichtige Merkmale effektiver HR-Software
HR-Software lässt sich individuell anpassen, und es gibt zahlreiche verschiedene Optionen, die den spezifischen geschäftlichen Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen. Einige Funktionen sind jedoch unserer Ansicht nach in nahezu jedem Fall von Vorteil:
- Selbstbedienungsportal für Mitarbeitende: Wenn Mitarbeitende direkten Zugriff haben, um wichtige Dokumente einzusehen, ihren Zeitplan anzuzeigen, Urlaub zu beantragen und Schulungen zu verfolgen, wenden sie sich nur bei wirklich wichtigen Anliegen an Ihr HR-Team.
- Arbeitsabläufe für Einstellung und Einarbeitung: Achten Sie auf integrierte Werkzeuge, die dabei helfen, den Einstellungs- und Einarbeitungsprozess zu standardisieren und zu optimieren, einschließlich Stellenausschreibungen, Angebotsschreiben, digitaler Signaturen und Checklisten für neue Mitarbeitende – alles an einem Ort.
- Funktionen der künstlichen Intelligenz (AI): Fortschrittlichere HR-Tools nutzen inzwischen AI, um bei Aufgaben wie der Vorauswahl von Lebensläufen, der prädiktiven Analyse der Mitarbeiterfluktuation und personalisierten Lernempfehlungen zu helfen – damit Sie schneller fundiertere Entscheidungen treffen können.
- Zeitmanagement: Automatisiertes Zeitmanagement kann den Arbeitsablauf verbessern, insbesondere wenn Mitarbeitende direkten Zugriff haben. Viele HR-Systeme verfügen über teambezogene Kalender und Benachrichtigungen zur Anwesenheit, um die Auswirkungen von Abwesenheiten zu minimieren.
- Verwaltung der Anmeldung zu Zusatzleistungen: Die Selbstbedienungsanmeldung zu Zusatzleistungen ermöglicht es Mitarbeitenden, ihre Leistungspakete einzusehen, auszuwählen und zu aktualisieren, ohne die Personalabteilung einbeziehen zu müssen. Dadurch wird der Abstimmungsaufwand reduziert und die Einhaltung von Fristen für Zusatzleistungen sichergestellt.
- Lernmöglichkeiten: In einer Studie von Quantum Workplace nannten Mitarbeitende Entwicklungsmöglichkeiten als einen der wichtigsten Gründe für ihr Engagement. Ziehen Sie eine HR-Lösung mit integriertem Lernmanagementsystem (LMS) oder Schulungsmodul in Betracht, die Ihre Mitarbeitenden dabei unterstützt, ihre Kompetenzen im Laufe der Zeit weiterzuentwickeln.
- Analyse und Berichterstattung: HR-Software erfasst zahlreiche Mitarbeiterdaten, aber Sie sollten diese nicht in ein anderes System exportieren müssen, um herauszufinden, was sie bedeuten. Die beste HR-Software umfasst Daten-Dashboards und integrierte Analysefunktionen.
Spezifische Anforderungen an verschiedene Arten von HR-Software
Auch wenn Sie möglicherweise nur eine Lösung zur Mitarbeitendenverwaltung für Probleme in einem dieser Bereiche suchen, lässt sich HR-Kernsoftware im Allgemeinen in vier grundlegende Kategorien einteilen:
- Verwaltung von HR-Daten (z. B. Personalinformationssysteme oder HRIS)
- Software für Lohnabrechnung, Finanzen und Buchhaltung
- Software für Personalgewinnung, Einstellung und Einarbeitung
- Software für das Leistungsmanagement von Mitarbeitenden
Jede Softwareart hat unterschiedliche Anforderungen. Doch welche Anforderungen gelten jeweils, und worauf sollten Sie bei der Auswahl Ihrer zentralen HR-Softwarelösung achten?
Anforderungen an Software für das Personalmanagement
Software für das Personalmanagement (HRMS) ist eine Suite von Anwendungen, die verschiedene HR-Prozesse verwaltet, darunter Einstellungen, Leistungsbeurteilungen, die Pflege von Mitarbeiterinformationen und viele weitere Aufgaben.
HRMS-Softwarelösungen unterscheiden sich stark: von grundlegender HRMS-Software (auch als HRIS-Software bezeichnet) bis hin zu hochentwickelten und komplexen Lösungen.
Da HRMS-Software so vielfältig ist, müssen Sie vor der Bewertung zunächst eine Ausschreibung für HR-Software erstellen, in der festgelegt wird, was Ihr Unternehmen von ihr benötigt. Zu den gängigen Funktionen von HRMS-Software gehören:
- Lohnabrechnung
- Verwaltung von Mitarbeiterleistungen
- Tools für Personalgewinnung und Einstellung
- Tools für Einarbeitung und Schulungen
- Ein Lernmanagementsystem (LMS)
- Speicherung von Mitarbeiterdaten
- Anwesenheitsaufzeichnungen oder digitale Stundenzettel
- HR-Kennzahlen und Analysen
Betrachten Sie zunächst die Prioritäten und Ziele Ihres Unternehmens. Wo arbeitet Ihr Unternehmen am effizientesten? Und wo hat es Schwierigkeiten, Effizienz zu erreichen? Konzentrieren Sie sich auf die Bereiche, in denen Sie Unterstützung benötigen, und erstellen Sie eine Anforderungs-Checkliste, um die für Sie wichtigsten Funktionen zu erfassen.
Betrachten Sie als Nächstes die technischen Anforderungen Ihres Unternehmens. Wie viele Mitarbeiterdatensätze müssen gespeichert werden? Und wie viele Nutzer wird Ihre HR-Software haben?
Wenn Ihre HRMS-Software bestimmte Sprachen unterstützen oder Sie bei speziellen regulatorischen Fragen unterstützen muss, sollte dies sowohl auf Ihrer Anforderungs-Checkliste als auch in Ihrem Geschäftsfall stehen.
Nicht alle HRMS-Softwarelösungen enthalten Funktionen wie Lohnabrechnungsmanagement oder die Verwaltung von Mitarbeiterleistungen als Teil ihres grundlegenden Angebots. Wenn diese Funktionen erforderlich sind, nehmen Sie sie daher in Ihre Liste auf.
Anforderungen an Software für Lohnabrechnung und Mitarbeiterleistungen
Software für Lohnabrechnung und Mitarbeiterleistungen hilft Ihnen dabei, monatliche Kosten für Leistungen zu verfolgen, die Lohnabrechnung durchzuführen, Lohnsteuern zu berechnen und einzureichen sowie damit verbundene finanzielle Aufgaben zu verwalten.
Bei dieser Art von Software helfen Ihnen die folgenden Fragen dabei, die Anforderungen Ihres Unternehmens zu bestimmen:
- Wie viele Mitarbeitende haben Sie?
- Haben Sie Saison- oder Zeitarbeitskräfte?
- Bieten Sie Mitarbeiterleistungen an?
- Wie erfahren ist Ihre für die Lohnabrechnung zuständige Person?
- Welche gesetzlichen Vorschriften müssen Sie einhalten?
- Welche Art von Analysen benötigen Sie?
- Zahlen Sie Verkaufsprämien oder Boni?
Um Ihnen dabei zu helfen, diese Details mehrerer Anbieter zu vergleichen, empfehle ich, von mindestens Ihren drei favorisierten Anbietern Angebote für die Lohnabrechnung anzufordern, um den Prozess zu vereinfachen.
Unternehmen benötigen häufig Software für Lohnabrechnung und Mitarbeiterleistungen, die folgende Funktionen bietet:
- Integration mit bestehenden HR-Datenbanken
- Unterstützung bei der Einhaltung von Steuervorschriften
- Erfassung von Urlaubs- und Krankheitszeiten
- Selbstbedienungszugriff der Mitarbeitenden auf Gehaltsabrechnungen und Steuerformulare
- Automatische Überwachung der Anspruchsberechtigung von Mitarbeitenden für Leistungen
Beim Skalieren von Gehaltsabrechnungssystemen ist es entscheidend, vor der Auswahl eines Anbieters eine Risikoanalyse und eine Anforderungsspezifikation durchzuführen. Entwickeln Sie eine fundierte Bewertungskarte, um den richtigen Partner für Ihre Anforderungen auszuwählen.
Anforderungen an Recruiting-Software
Funktionen von Recruiting-Software umfassen häufig ein Bewerbermanagementsystem (ATS), Bewerberbeziehungsmanagement und Software für Vorstellungsgespräche.
Zu den Funktionen, die bei vielen Arten von Recruiting-Software üblich sind, gehören das automatische Veröffentlichen von Stellenanzeigen auf Websites und in sozialen Medien, die Möglichkeit, Lebensläufe online entgegenzunehmen, sowie Tools zum Herausfiltern ungeeigneter Bewerber und zum Vergleich qualifizierter Bewerber untereinander.
Laut Business News Daily sollten Unternehmen nach Recruiting-Software suchen, die die folgenden Anforderungen erfüllt:
- Kann auf bestimmten Stellenbörsen veröffentlichen
- Verfügt über eine mobilfreundliche Benutzeroberfläche
- Bietet flexible Preise
- Verfügt über einen schnellen Bewerbungsprozess
- Stellt die Einhaltung von Einstellungsgesetzen sicher
Wenn der Preis ein begrenzender Faktor für Ihre Softwareinvestition ist, sind die erschwinglichsten Tools für die Personalbeschaffung in der Regel Recruiting-Systeme für kleine Unternehmen.
Anforderungen an Leistungsmanagement-Software
Leistungsmanagement-Software hilft Unternehmen, die Leistung ihrer Mitarbeitenden besser zu verstehen. Einer der wichtigsten Vorteile von Tools für das Leistungsmanagement besteht darin, dass Führungskräfte damit Mitarbeiterdaten verfolgen und analysieren sowie einzelne Mitarbeitende beurteilen können.
Zu den wichtigsten Anforderungen an diese Art von Software gehören:
- Benutzerfreundlichkeit
- Möglichkeit, Ziele festzulegen
- Funktionen zur Fortschrittsverfolgung
- Fähigkeit, kontinuierliches Feedback zu geben
- Automatische Erinnerungen an Fristen für Leistungsbeurteilungen
- Einfache Kommunikation zwischen Mitarbeitenden und Führungskräften
Natürlich sollte Ihre Leistungsmanagement-Software außerdem flexibel, anpassungsfähig und mit Ihren anderen Systemen kompatibel sein. Auch der Preis von Leistungsmanagement-Systemen ist entscheidend, da Sie eine Lösung benötigen, die zu Ihrem Budget passt. Dasselbe gilt für jede HR-Software, die Sie in die engere Auswahl nehmen!
Als Nächstes untersuchen wir diese Anforderungen und wie Sie sie bewerten können.
So bewerten Sie HR-Software
Wie können Sie eine HR-Lösung hinsichtlich ihrer Flexibilität und Anpassungsfähigkeit bewerten? Und was sollten Sie bei der Ermittlung der Gesamtkosten einer HR-Lösung berücksichtigen? Sehen wir uns das genauer an.
Kompatibilität mit bestehenden HR-Systemen
Die Implementierung einer HR-Management-Lösung bedeutet wahrscheinlich, dass sie in andere derzeit eingesetzte Systeme integriert werden muss, beispielsweise in ERP-, Finanzmanagement- und CRM-Software. Dadurch können Sie Informationen effizienter austauschen und ein deutlich vollständigeres Bild der Analysen Ihres Unternehmens erhalten.
Ein Anbieter sollte Ihnen mitteilen können, ob seine Software mit den anderen von Ihnen verwendeten Systemen kompatibel ist, und Ihnen ermöglichen, sie vor dem Kauf zu testen. Außerdem sollten Sie bestätigen, dass der Anbieter fortlaufenden Support und Updates bereitstellt, um die Kompatibilität mit Systemen sicherzustellen, die Sie möglicherweise in Zukunft implementieren.
Flexibilität und Anpassungsfähigkeit
Unternehmen sind nicht statisch, daher kann auch Ihre HR-Software nicht statisch sein. Sie muss mit Ihren Anforderungen wachsen (oder schrumpfen). Bei der Suche nach einer HR-Lösung sollten Sie berücksichtigen, welche wichtigen Funktionen und welchen Umfang Sie in Zukunft benötigen werden. Wenn die Software tatsächlich über die zusätzlichen gewünschten Funktionen verfügt, wie viel wird es kosten, diese zu implementieren, wenn es soweit ist?
Flexibilität ist entscheidend. Ihre HR-Prozesse können sich im Laufe der Zeit weiterentwickeln, und das System sollte es Ihnen ermöglichen, sich anzupassen, ohne dass eine vollständige Überarbeitung erforderlich ist. Sie sollten die Möglichkeit haben, Workflows und Berichte an Ihre sich verändernden Anforderungen anzupassen.
Zu berücksichtigende Kostenfaktoren
Die Kosten von HR-Software können auf unterschiedliche Weise berechnet werden, und es ist wichtig, dies bei der Auswahl zu berücksichtigen.
Bei vielen Arten von Software zahlen Unternehmen zusätzlich zu einer monatlichen Grundgebühr eine monatliche Gebühr pro Benutzer oder Mitarbeiter. Einige Systeme erheben möglicherweise auch eine Implementierungsgebühr, um ihre Software entsprechend Ihren Systemanforderungen einzurichten. Das Verständnis von HRIS-Preismodellen kann Ihnen dabei helfen, Ihr Budget für Ihre Investition in HR-Technologie effektiv zu planen.
Lösungen für größere Unternehmen verlangen eher einen einmaligen Kauf zu einem Festpreis, der häufig auf der Unternehmensgröße basiert. Denken Sie außerdem daran, dass eine Erhöhung der Speicherkapazität, die Implementierung zusätzlicher Funktionen und der Zugriff auf individuellen Support durch den Softwareanbieter wahrscheinlich mit zusätzlichen Kosten verbunden sind.
Kleinere Unternehmen könnten feststellen, dass kostenlose oder Open-Source-Software besser geeignet ist, allerdings gibt es dabei Einschränkungen. Open-Source-HR-Software gibt Ihnen lediglich Zugriff auf den Softwarecode, sodass Sie jemanden mit Programmierkenntnissen benötigen, um daraus eine nutzbare Lösung zu machen.
Einige Anbieter bieten möglicherweise kostenlose oder kostengünstige HR-Software an, die zu Beginn erschwinglich ist, aber nur sehr grundlegende Funktionen umfasst. Bei diesen Tarifen kosten zusätzliche Funktionen mehr.
Eine ausführliche Analyse der Kosten von HR-Technologie finden Sie in unserem Artikel „Ist Ihre Organisation bereit für HR-Technologie?“
So führen Sie neue HR-Software ein
Die Einführung neuer Software ist schwierig. Tatsächlich ergab ein Bericht von McKinsey, dass nur 16 % der Befragten der Meinung waren, dass die digitale Transformation in ihrem Unternehmen erfolgreich war. Eine erfolgreiche Softwareeinführung bringt jedoch große Vorteile. HR-Software kann die Effizienz steigern, Kosten senken und die Zufriedenheit sowie die Bindung der Mitarbeiter verbessern. Um diese Vorteile von HCM-Software oder HR-Software zu nutzen, ist ein solider Plan entscheidend.
Implementierung Ihrer HR-Software
Nachdem Sie Ihre HR-Software ausgewählt haben, ist es an der Zeit, sie zu implementieren. PeopleGoal empfiehlt einen sechswöchigen Implementierungszyklus.
Dieser umfasst Zeit für die Kontenkonfiguration und Pilotphase durch Ihre Personalabteilung, bevor Sie Ihre Software im gesamten Unternehmen einführen.
Indem Sie einem gut geplanten Prozess folgen und jeden Schritt dokumentieren, können Sie sicherstellen, dass möglichst wenige Probleme auftreten.
Ein Pilotteam, das aus Mitgliedern aller Ebenen des Unternehmens mit unterschiedlichen technischen Kenntnissen besteht, hilft Ihnen bei der Behebung von Problemen während der Einführung.
Verschiedene Mitarbeitertypen haben unterschiedliche Anforderungen an Ihre HR-Software und unterschiedliche Herausforderungen bei ihrer Nutzung.
Wenn Sie ihr Feedback berücksichtigen, trägt dies zum Erfolg Ihrer digitalen HR-Transformation bei.
Einführung der HR-Software in Ihrem Team
Nachdem Sie Ihre Software eingerichtet und getestet sowie alle von Ihrem Pilotteam angesprochenen Probleme behoben haben, ist es an der Zeit, sie dem restlichen Unternehmen vorzustellen.
In diesem Prozess ist eine gute Kommunikation entscheidend, um eine positive Mitarbeitererfahrung zu schaffen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeitenden über die Details der Einführung informiert sind und wissen, an wen sie sich wenden können, wenn sie Ihre neue HR-Lösung nutzen.
Ihr Team sollte sich über die Vorteile freuen, die Ihre neue HR-Software bietet. Wird sie ihnen helfen, ganz einfach Urlaub zu beantragen? Oder wird sie dazu beitragen, ihre sensiblen Mitarbeiterdaten sicher aufzubewahren? Wird sie sicherstellen, dass sie regelmäßig geplantes Coaching erhalten und dadurch ihre berufliche Entwicklung verbessern?
Wenn Ihre Mitarbeitenden das Gefühl haben, dass die Lösung auch ihnen Vorteile bringt, werden Sie ein höheres Mitarbeiterengagement und mehr Unterstützung im gesamten Unternehmen erhalten.
Insbesondere für die Mitarbeiterzufriedenheit ist es wichtig, dass Ihre Mitarbeitenden wissen, dass Sie ihnen zuhören.
Wenn ein Mitarbeiter das Gefühl hat, dass ihm die notwendigen Kenntnisse für die neue Software fehlen, sollten Sie sicherstellen, dass ihm passende Schulungsmöglichkeiten angeboten werden.
Oder wenn ein Mitarbeiter mit früheren Softwareeinführungen schlechte Erfahrungen gemacht hat, sollten Sie sich seine Bedenken anhören und darauf eingehen.
Jeder Mitarbeiter, der mit Ihrer HR-Lösung zufrieden ist, wird andere beeinflussen und so zur allgemeinen Mitarbeiterzufriedenheit beitragen.
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