Steuern für Remote-Arbeit: Expertenleitfaden für die diesjährige Steuersaison

Einfach genug. Dieser Grundsatz hat jedoch mehrere wichtige Ausnahmen, die HR-Teams und Telearbeitnehmer verstehen müssen, bevor es zu Fehlern kommt.

Die Besteuerung von Telearbeit wird immer komplexer, und die Tools kommen nur langsam mit den sich ändernden Vorschriften hinterher. Die Einhaltung der Vorschriften ist der schwierigste Teil, nicht nur die Verarbeitung der Daten.

— Norma Delgado, Gründerin von Global Payroll Geeks

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Arten von Telearbeitnehmern und wie sich ihre Steuern unterscheiden

Nicht alle Telearbeitnehmer werden auf dieselbe Weise besteuert. Der erste Schritt zur korrekten Einhaltung der Vorschriften besteht darin, zu verstehen, mit welcher Art von Arbeitnehmer Sie es zu tun haben.

1. Dauerhaft im Homeoffice tätige Arbeitnehmer arbeiten dauerhaft für ein Unternehmen, das in einem anderen Bundesstaat oder Land ansässig ist. Ihre Steuerpflicht hängt von Vereinbarungen, Gegenseitigkeit und Steuerabkommen zwischen den beteiligten Rechtsordnungen ab.
2. Vorübergehend versetzte Arbeitnehmer arbeiten möglicherweise für ein kurzfristiges Projekt oder eine Geschäftsreise in einem anderen Bundesstaat. Je nach Dauer und den beteiligten Bundesstaaten können sie gleichzeitig Steuerpflichten in zwei Bundesstaaten auslösen.
3. Hybrid arbeitende Arbeitnehmer teilen ihre Arbeitszeit zwischen ihrem Zuhause und einem Büro in einem anderen Bundesstaat auf. In der Regel müssen sie ihr Einkommen nach der Anzahl der in den jeweiligen Orten geleisteten Arbeitstage aufteilen und möglicherweise in beiden Bundesstaaten eine Steuererklärung einreichen.
4. Digitale Nomaden wechseln häufig ihren Aufenthaltsort, manchmal auch über internationale Grenzen hinweg. Ihre Steuersituationen gehören zu den komplexesten, da sie in mehreren Ländern Ansässigkeitsprüfungen auslösen können.
5. Arbeitnehmer in gemeinschaftlichen Beschäftigungsmodellen, beispielsweise solche, die über ein PEO-Unternehmen verwaltet werden, haben Steuerpflichten, die zwischen dem Arbeitgeber und dem PEO geteilt werden. Der Arbeitsvertrag bestimmt die rechtliche Verantwortung.
6. Selbstständige Auftragnehmer sind selbstständig tätig und vollständig für ihre eigenen Steuern verantwortlich, einschließlich der Selbstständigensteuer, geschätzter vierteljährlicher Vorauszahlungen und aller anwendbaren staatlichen Steuererklärungen.

Die Einordnung jedes Mitarbeiters in Ihrem Team prägt jede nachfolgende Entscheidung.

Das kritische Problem der falschen Einstufung von Arbeitnehmern

Vorab: Die Einstufung von Arbeitnehmern ist für Steuerzwecke von enormer Bedeutung, und Fehler in diesem Bereich sind kostspielig.

Eine falsche Einstufung von Arbeitnehmern liegt vor, wenn ein Arbeitnehmer, der wie ein Angestellter tätig ist, als selbstständiger Auftragnehmer eingestuft wird oder umgekehrt. Der IRS prüft diese Einstufung sorgfältig, und die Folgen einer falschen Einstufung wirken sich in beide Richtungen aus.

Für Arbeitgeber: Wenn ein Angestellter fälschlicherweise als Auftragnehmer eingestuft wird, können Nachzahlungen von Steuern, Zinsen und Strafzahlungen für alle Lohnsteuern anfallen, die Sie nicht einbehalten und abgeführt haben. Hinzu kann eine Haftung für rückwirkend geschuldete Leistungen kommen.

Für Arbeitnehmer: Wenn sie fälschlicherweise als Auftragnehmer eingestuft werden, entgehen ihnen Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung und zu Medicare, und sie müssen die gesamte Selbstständigensteuer (15.3%) selbst tragen – eine Belastung, die sie bei korrekter Einstufung mit einem Arbeitgeber geteilt hätten.

Überprüfen Sie die Einstufungen Ihrer Arbeitnehmer regelmäßig anhand der IRS-Richtlinien, insbesondere wenn Sie Ihre Belegschaft im Homeoffice ausbauen.

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Für Arbeitgeber: Staatliche Quellensteuer, steuerlicher Anknüpfungspunkt und Pflichten zur Einhaltung der Vorschriften

Dieser Abschnitt richtet sich an HR-Führungskräfte, Lohnabrechnungsmanager und Finanzteams, die Mitarbeiter über Bundesstaatsgrenzen hinweg verwalten.

Einbehalt der staatlichen Einkommensteuer: Die Grundregel

Wie oben erwähnt, behalten Sie die staatliche Einkommensteuer grundsätzlich auf Grundlage des Ortes ein, an dem der Arbeitnehmer physisch arbeitet. Wenn Sie einen Remote-Mitarbeiter in Kalifornien haben, behalten Sie kalifornische Einkommensteuer ein. Wenn Sie einen Mitarbeiter in Texas haben, wo es keine staatliche Einkommensteuer gibt, ist für diesen Bundesstaat kein Einbehalt erforderlich, auch wenn andere Verpflichtungen (mehr dazu weiter unten) weiterhin gelten können.

Auf Bundesebene gelten einheitliche Regeln: Bei allen W-2-Mitarbeitern ist unabhängig vom Arbeitsort der Einbehalt der Bundeseinkommensteuer, der Sozialversicherung (6,2 %) und der Medicare-Abgabe (1,45 %) sowie ein Beitrag zur FUTA (Bundesarbeitslosensteuer) erforderlich.

Beim Einbehalt auf Bundesstaatsebene wird es kompliziert. HR-Software mit integrierten Funktionen für die Lohnabrechnung in mehreren Bundesstaaten kann vieles davon automatisieren, aber Sie müssen die Regeln dennoch verstehen, um sie korrekt zu konfigurieren.

Die Regel zur Bequemlichkeit des Arbeitgebers

Die am häufigsten missverstandene Regel bei der Besteuerung von Remote-Arbeit ist die Regel zur Bequemlichkeit des Arbeitgebers (COE-Regel). Diese Regel stellt das übliche Prinzip des „Arbeitsortes“ auf den Kopf: Sie erlaubt es bestimmten Bundesstaaten, das Einkommen von Remote-Mitarbeitern so zu besteuern, als würden sie im Bundesstaat des Arbeitgebers arbeiten, selbst wenn sie sich physisch an einem anderen Ort befinden.

Die Regel gilt nur, wenn der Arbeitgeber seinen Sitz in einem dieser Bundesstaaten hat und der Mitarbeiter freiwillig aus der Ferne arbeitet (aus eigener Bequemlichkeit) und nicht, weil der Arbeitgeber dies verlangt. Im Jahr 2026 wenden acht Bundesstaaten die COE-Regel an. Dies sind Alabama, Connecticut, Delaware, Nebraska, New Jersey, New York, Oregon und Pennsylvania.

Bundesstaat	Was löst die „Notwendigkeit des Arbeitgebers“ aus?
New York	Der Arbeitgeber muss Remote-Arbeit als echte geschäftliche Bedingung verlangen, nicht nur erlauben
Pennsylvania	Vom Arbeitgeber verlangte Remote-Arbeit; der Mitarbeiter muss die Notwendigkeit nachweisen
Delaware	Vom Arbeitgeber verlangt; nur wenige formelle Ausnahmen festgelegt
Nebraska	Vom Arbeitgeber verlangt; zusätzlich gilt ein Test auf Grundlage des Wohnsitzes
Alabama	Vom Arbeitgeber verlangte Vereinbarung zur Remote-Arbeit
Oregon	Der Arbeitgeber muss den Standort außerhalb des Bundesstaates ausdrücklich verlangen
Connecticut	Vom Arbeitgeber verlangt und dokumentiert
New Jersey	Vom Arbeitgeber verlangt; Regel im Juli 2023 eingeführt

Die Regelung in New York ist die strengste und Gegenstand der meisten Rechtsstreitigkeiten. Im Mai 2025 bestätigte das New York Tax Appeals Tribunal die COE-Regel im Fall Zelinsky und stellte fest, dass die bloße Einstellung einer Person aus der Ferne, weil sie dort lebt, keine Notwendigkeit des Arbeitgebers darstellt. Das bedeutet, dass weiterhin die Steuer des Bundesstaates des Arbeitgebers gilt. Eine Berufung ist noch anhängig, sodass dieser Fall weiterhin als aktuelle Rechtsprechung beobachtet werden sollte.

In der Praxis: Wenn Ihr Unternehmen seinen Hauptsitz in New York hat und Ihr Remote-Mitarbeiter in Ohio von zu Hause aus aus eigener Bequemlichkeit arbeitet (und nicht, weil Sie dies verlangen), kann New York weiterhin Einkommensteuer auf diesen Lohn erwarten, zusätzlich zu allen Verpflichtungen in Ohio. Dies ist eine der häufigsten Ursachen für Streitigkeiten über Doppelbesteuerung bei Remote-Arbeit.

New Jersey und Connecticut haben ähnliche Regeln, aber aufgrund einer Gegenseitigkeitsanforderung wird der COE-Test dort nur ausgelöst, wenn auch der Wohnsitzstaat des Mitarbeiters eine COE-Regel hat.

Für Mitarbeiter: Wenn Ihr Arbeitgeber seinen Sitz in einem dieser acht Bundesstaaten hat und Sie freiwillig aus der Ferne arbeiten, prüfen Sie, ob Sie möglicherweise sowohl in Ihrem Bundesstaat als auch im Bundesstaat Ihres Arbeitgebers Einkommensteuer schulden.

Gegenseitigkeitsvereinbarungen: Wo sie die Dinge vereinfachen

Wenn Ihr Mitarbeiter in einem Bundesstaat lebt, der ein Gegenseitigkeitsabkommen mit dem Bundesstaat Ihres Unternehmens hat, wird die Situation beim Steuerabzug erheblich einfacher.

Bundesstaat	Hat Gegenseitigkeit mit
Arizona	California, Indiana, Oregon, Virginia
DC (Washington D.C.)	Maryland, Virginia
Illinois	Iowa, Kentucky, Michigan, Wisconsin
Indiana	Kentucky, Michigan, Ohio, Pennsylvania, Wisconsin
Iowa	Illinois
Kentucky	Illinois, Indiana, Michigan, Ohio, Virginia, West Virginia, Wisconsin
Maryland	DC, Pennsylvania, Virginia, West Virginia
Michigan	Illinois, Indiana, Kentucky, Minnesota, Ohio, Wisconsin
Minnesota	Michigan, North Dakota
Montana	North Dakota
New Jersey	Pennsylvania
North Dakota	Minnesota, Montana
Ohio	Indiana, Kentucky, Michigan, Pennsylvania, West Virginia
Pennsylvania	Indiana, Maryland, New Jersey, Ohio, Virginia, West Virginia
Virginia	DC, Kentucky, Maryland, Pennsylvania, West Virginia
West Virginia	Kentucky, Maryland, Ohio, Pennsylvania, Virginia
Wisconsin	Illinois, Indiana, Kentucky, Michigan

Stellen Sie sicher, dass die Beschäftigten die entsprechenden Befreiungsbescheinigungen ausfüllen, damit Sie keine Steuern für den falschen Bundesstaat einbehalten.

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Nexus verstehen: Wenn eine einzige Einstellung im Homeoffice steuerliche Auswirkungen hat

Nexus ist der juristische Begriff für das Vorliegen einer ausreichenden Präsenz eines Unternehmens in einem Bundesstaat, sodass es dessen Steuergesetzen unterliegt. Bevor sich die Arbeit im Homeoffice weit verbreitete, erforderte ein Nexus in der Regel ein physisches Büro oder Lager. Das ist heute nicht mehr der Fall.

In den meisten Bundesstaaten kann heute ein einziger Beschäftigter im Homeoffice einen Nexus begründen, was Folgendes auslösen kann:

• Registrierung für den Einbehalt der Einkommensteuer des Bundesstaats
• Registrierung eines Kontos für die Arbeitslosenversicherung des Bundesstaats (SUI)
• Anforderungen an die Arbeitsunfallversicherung in diesem Bundesstaat
• Mögliche Verpflichtungen zur Abgabe von Körperschaftsteuer- oder Franchise-Steuererklärungen
• In einigen Fällen Verpflichtungen zur Erhebung von Umsatzsteuer

Der Nexus verschwindet nicht, wenn der Beschäftigte das Unternehmen verlässt. Sobald er begründet wurde, ist in der Regel eine formelle Abmeldung erforderlich.

Häufige Nexus-Fehler, die Sie vermeiden sollten:

• Einstellung eines Beschäftigten im Homeoffice in einem neuen Bundesstaat, ohne zuvor die Konten für die Gehaltsabrechnung zu registrieren („stiller Gehaltsabrechnungs-Nexus“)
• Annahme, dass ein Bundesstaat ohne Einkommensteuer keine Verpflichtungen mit sich bringt; Washington erhebt zwar keine Einkommensteuer auf Löhne, verlangt jedoch Arbeitgeberbeiträge zur bezahlten Familien- und Krankheitsfreistellung, zur Pflegeversicherung und zum bezahlten Krankenurlaub
• Der Glaube, dass Public Law 86-272 einen umfassenden Schutz bietet; das Gesetz schützt Verkäufer materieller Güter lediglich vor der Einkommensteuer des Bundesstaats und nur bei Anbahnungstätigkeiten

Wenn ein Beschäftigter in mehreren Bundesstaaten arbeitet, kann eine Aufteilung der Steuerbemessungsgrundlage erforderlich sein, bei der das Einkommen auf Grundlage der dort geleisteten Arbeitstage anteilig den einzelnen Bundesstaaten zugewiesen wird. Software für die Gehaltsabrechnung mit Funktionen zur Aufteilung auf mehrere Bundesstaaten kann dies automatisieren; eine genaue Erfassung der Arbeitstage durch die Beschäftigten ist jedoch unerlässlich.

Bundesstaaten ohne Einkommensteuer, in denen jedoch andere Verpflichtungen gelten

Neun Bundesstaaten erheben derzeit keine Einkommensteuer auf die Löhne von Beschäftigten: Alaska, Florida, Nevada, New Hampshire, South Dakota, Tennessee, Texas, Washington und Wyoming.

Hinweis: New Hampshire und Tennessee haben ihre Steuern auf Zinsen und Dividenden im Jahr 2025 schrittweise abgeschafft und sind damit vollständig einkommensteuerfrei. Arbeitgeber mit Beschäftigten im Homeoffice in diesen Bundesstaaten sind jedoch nicht von ihren Verpflichtungen entbunden. Jeder Bundesstaat hat bestimmte Verpflichtungen in Bezug auf die Gehaltsabrechnung, die Arbeitslosenversicherung, die Arbeitsunfallversicherung und bundesstaatsspezifische Vorgaben. Washington ist das bekannteste Beispiel: keine Einkommensteuer, aber erhebliche Arbeitgeberbeiträge zu Programmen für bezahlte Familienfreistellung, Pflegeversicherung und bezahlten Krankenurlaub.

Prüfen Sie stets die gesamten beschäftigungsbezogenen Steuerregelungen jedes Bundesstaats und nicht nur, ob dort eine Einkommensteuer erhoben wird.

Checkliste zur Einhaltung der Vorschriften bei Einstellungen in einem neuen Bundesstaat

Wenn Sie einen Beschäftigten im Homeoffice in einem Bundesstaat einstellen, in dem Ihr Unternehmen bisher nicht vertreten war, arbeiten Sie diese Schritte vor dem ersten Gehaltsscheck durch:

1. Auswirkungen des Nexus bestimmen: bestätigen, welche staatlichen Steuern und Registrierungen gelten
2. Für den staatlichen Einkommensteuereinbehalt registrieren: In den meisten Bundesstaaten müssen sich Arbeitgeber registrieren, bevor sie mit dem Einbehalt beginnen
3. Ein Konto für die staatliche Arbeitslosenversicherung (SUI) einrichten: SUI-Sätze und -Anforderungen unterscheiden sich je nach Bundesstaat und sind von FUTA getrennt
4. Eine Arbeitsunfallversicherung abschließen: Anforderungen und zulässige Anbieter unterscheiden sich erheblich
5. Lokale Steuerpflichten prüfen: Einige Städte und Bezirke haben eigene Einkommensteuern (z. B. New York City, Philadelphia, Denver)
6. Bundesstaatsspezifische Vorgaben prüfen: bezahlter Familienurlaub, bezahlter Krankenurlaub, Invaliditätsversicherung, Beiträge zur Pflegeversicherung
7. Die Lohnabrechnung konfigurieren: die korrekten Einbehaltssätze anwenden, überprüfen, dass die Convenience-Regel nicht gilt, und Vereinbarungen zur gegenseitigen Steueranrechnung prüfen
8. Die Mitarbeiter über ihre Pflichten informieren: Möglicherweise müssen sie auch ihre Angaben zum Steuerabzug aktualisieren (Entsprechungen zum Formular W-4)

Bei komplexen Sachverhalten mit mehreren Bundesstaaten oder wenn Sie schnell in vielen Bundesstaaten expandieren, kann die Zusammenarbeit mit einem Anbieter für die formale Arbeitgeberrolle diese Schritte in Ihrem Namen übernehmen.

Steuerpflichten des Arbeitgebers: Zusammenfassung

• Bundeseinkommensteuer, Sozialversicherung, Medicare und FUTA für alle W-2-Mitarbeiter einbehalten und abführen
• Staatliche Einkommensteuer auf Grundlage des Arbeitsorts des Mitarbeiters einbehalten und abführen (vorbehaltlich der COE-Regeln und Vereinbarungen zur gegenseitigen Steueranrechnung)
• Beiträge zur staatlichen Arbeitslosenversicherung im Bundesstaat des Mitarbeiters leisten
• Eine Arbeitsunfallversicherung gemäß den Anforderungen des jeweiligen Bundesstaats aufrechterhalten
• Einkünfte an alle zuständigen Bundesstaaten melden: insbesondere wenn Mitarbeiter auf verschiedene Rechtsgebiete verteilt sind
• Genaue Lohnabrechnungsunterlagen führen, einschließlich der Arbeitsorte der Mitarbeiter und der Dokumentation aller Änderungen des Arbeitsorts

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Für Arbeitnehmer: Wo Sie Steuern schulden und wie Sie sich schützen

Dieser Abschnitt richtet sich an Mitarbeiter im Homeoffice, die ihre eigenen Erklärungspflichten verstehen möchten.

Wo zahlen Sie Steuern, wenn Sie im Homeoffice arbeiten?

Die kurze Antwort lautet: In der Regel zahlen Sie in dem Bundesstaat Steuern, in dem Sie Ihre Arbeit tatsächlich ausüben. Wenn Sie in Colorado leben und für ein Unternehmen mit Sitz in New York arbeiten, zahlen Sie Einkommensteuer in Colorado sowie Bundessteuern, wie dies unabhängig vom Arbeitsort der Fall wäre.

Es gibt jedoch wichtige Ausnahmen, die die Situation komplizieren können:

• Wenn Ihr Arbeitgeber seinen Sitz in einem der acht Bundesstaaten mit COE-Regel hat und Sie freiwillig im Homeoffice arbeiten, können Sie auch im Bundesstaat Ihres Arbeitgebers steuerpflichtig sein
• Wenn Sie im Laufe des Jahres in mehreren Bundesstaaten arbeiten, müssen Sie möglicherweise in jedem Bundesstaat, in dem Sie gearbeitet haben, eine Steuererklärung als Nichtansässiger einreichen
• Wenn Ihr Arbeitgeber keine Steuern für Ihren Bundesstaat einbehält, sind Sie selbst dafür verantwortlich, vierteljährlich geschätzte Steuerzahlungen zu leisten

Steuerlicher Wohnsitz und die 183-Tage-Regel

Jeder Bundesstaat definiert den steuerlichen Wohnsitz anders, aber die meisten verwenden eine Variante der 183-Tage-Regel: Wenn Sie sich in einem Kalenderjahr mehr als 183 Tage in einem Bundesstaat aufhalten, gelten Sie dort im Allgemeinen als steuerlich ansässig, wodurch umfassende Erklärungspflichten entstehen.

Wenn Sie im Laufe des Jahres zwischen Bundesstaaten umgezogen sind, können Sie in zwei Bundesstaaten für einen Teil des Jahres ansässig sein und müssen in beiden entsprechende Steuererklärungen für Teiljahresansässige einreichen.

Für digitale Nomaden und Personen, die häufig reisen, wird die Frage des steuerlichen Wohnsitzes tatsächlich komplex. Zu den wichtigsten Faktoren, die die meisten Bundesstaaten berücksichtigen, gehören:

• Wo sich Ihr dauerhafter Wohnsitz befindet
• Wo Ihre wirtschaftlichen Interessen und familiären Bindungen konzentriert sind
• Wie viele Tage Sie in jedem Bundesstaat verbracht haben
• Wo Sie zur Wahl registriert sind, wo Ihr Führerschein ausgestellt wurde und wo Ihr Fahrzeug zugelassen ist

Wichtige Unterscheidung: „Wohnsitz“ und „dauerhafter Lebensmittelpunkt“ sind nicht dasselbe. Ein Wohnsitz ist der Ort, an dem Sie sich vorübergehend aufhalten; Ihr dauerhafter Lebensmittelpunkt ist Ihr langfristiger Lebensmittelpunkt, also der Ort, an den Sie zurückzukehren beabsichtigen. Die Bundesstaaten verwenden den dauerhaften Lebensmittelpunkt, um den langfristigen Status als steuerlich ansässige Person und die Steuerpflichten zu bestimmen.

Steuererklärungen für mehrere Bundesstaaten: Wann Sie in mehr als einem Bundesstaat eine Erklärung einreichen müssen

Wenn Sie im Laufe des Jahres tatsächlich in mehr als einem Bundesstaat gearbeitet haben, müssen Sie wahrscheinlich in beiden Bundesstaaten eine Steuererklärung einreichen. Die meisten Bundesstaaten verlangen, dass Sie Ihr Einkommen anhand der Anzahl der in jedem Ort gearbeiteten Tage aufteilen. Hybridbeschäftigte, die mehrmals pro Woche über Bundesstaatsgrenzen hinweg pendeln, sind besonders betroffen. Sie benötigen genaue Aufzeichnungen darüber, an welchem Ort Sie an den einzelnen Tagen gearbeitet haben.

Um zu vermeiden, dass Sie auf dasselbe Einkommen zweimal den vollen Steuerbetrag zahlen, bieten die meisten Bundesstaaten eine Gutschrift für an einen anderen Bundesstaat gezahlte Steuern an. Diese Gutschrift deckt nicht immer den vollständigen Betrag ab, insbesondere wenn sich die Steuersätze unterscheiden, verhindert aber in den meisten Fällen eine tatsächliche Doppelbesteuerung.

Wenn Ihr Arbeitgeber nicht automatisch für jeden Bundesstaat, in dem Sie arbeiten, Steuern einbehält, sind Sie für vierteljährliche geschätzte Steuerzahlungen an diese Bundesstaaten verantwortlich. Wenn Sie diese versäumen, kann dies zu Strafzahlungen wegen zu geringer Vorauszahlungen führen, selbst wenn Sie den offenen Betrag zum Steuerzeitpunkt begleichen.

Was Arbeitnehmer tun müssen

• Informieren Sie Ihren Arbeitgeber jedes Mal unverzüglich, wenn Sie Ihren Arbeitsort ändern, auch vorübergehend, damit er die Steuereinbehaltung korrekt anpassen kann
• Prüfen Sie, ob zwischen Ihrem Wohnsitz-Bundesstaat und dem Bundesstaat Ihres Arbeitgebers ein Gegenseitigkeitsabkommen besteht, das Ihre Steuererklärung vereinfachen könnte
• Erfassen Sie im Laufe des Jahres, an wie vielen Tagen Sie in den einzelnen Bundesstaaten gearbeitet haben, insbesondere wenn Sie beruflich reisen oder Ihre Zeit auf mehrere Orte aufteilen
• Reichen Sie in jedem Bundesstaat, in dem Sie Einkommen erzielt haben, aber nicht ansässig sind, eine Steuererklärung für Nichtansässige ein
• Leisten Sie vierteljährliche geschätzte Zahlungen, wenn Ihr Arbeitgeber für einen Bundesstaat, in dem Sie Steuern schulden, keine Steuern einbehält
• Holen Sie bei Sachverhalten mit mehreren Bundesstaaten den Rat eines Steuerberaters ein. Das Zusammenspiel von Ansässigkeitsregeln, COE-Regeln und Gegenseitigkeitsabkommen kann zu unerwarteten Ergebnissen führen

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Steuerabzüge für Telearbeiter in den USA

Die TCJA-Regel und warum die meisten W-2-Arbeitnehmer keine Kosten für das häusliche Arbeitszimmer absetzen können

Vor dem Gesetz zur Senkung von Steuern und zur Schaffung von Arbeitsplätzen (TCJA) aus dem Jahr 2018 konnten Arbeitnehmer nicht erstattete arbeitsbezogene Ausgaben in ihren Bundessteuererklärungen absetzen. Der TCJA schaffte diesen Abzug für W-2-Arbeitnehmer bis 2025 ab. Die derzeitige Trump-Regierung hat ihre Absicht signalisiert, das Gesetz zu verlängern, sodass diese Einschränkung wahrscheinlich über 2025 hinaus bestehen bleiben wird.

Wenn Sie W-2-Arbeitnehmer sind, können Sie Kosten für das häusliche Arbeitszimmer in der Regel nicht in Ihrer Bundessteuererklärung absetzen, selbst wenn Sie dauerhaft von zu Hause aus arbeiten und Ihr Arbeitgeber keine Erstattung leistet.

Ausnahmen auf Ebene der Bundesstaaten: In 13 Rechtsgebieten sind W-2-Abzüge weiterhin möglich

Was viele Ratgeber nicht erwähnen: Mehrere Bundesstaaten und Rechtsgebiete erlauben W-2-Arbeitnehmern weiterhin, nicht erstattete Arbeitnehmeraufwendungen in ihrer Landessteuererklärung abzusetzen, selbst wenn der Abzug auf Bundesebene nicht verfügbar ist. Wenn Sie in einem der folgenden Gebiete aus der Ferne arbeiten, prüfen Sie die Regelungen Ihres Bundesstaates:

• Kalifornien
• Illinois
• Iowa
• Massachusetts
• Minnesota
• Montana
• New Hampshire
• New York
• North Dakota
• Pennsylvania
• South Dakota
• der District of Columbia
• Seattle (auf Stadtebene)

Wenn Sie sich in einem dieser Rechtsgebiete befinden, können nicht erstattete Ausgaben, ein speziell eingerichtetes häusliches Arbeitszimmer, Internetkosten und ein Arbeitstelefon in Ihrer Landessteuererklärung absetzbar sein. Bewahren Sie Belege und Unterlagen auf.

Abzüge für Selbstständige und unabhängige Auftragnehmer

Einige Bundesstaaten verpflichten Arbeitgeber gesetzlich dazu, Telearbeitern arbeitsbezogene Ausgaben zu erstatten. Kalifornien ist das bekannteste Beispiel: Arbeitgeber müssen dort Arbeitnehmern alle notwendigen Geschäftsausgaben erstatten, einschließlich eines Anteils der Internet- und Telefonkosten. Illinois, Iowa, Massachusetts, Montana und der District of Columbia haben ähnliche Anforderungen.

Wenn Sie Arbeitgeber mit aus der Ferne arbeitenden Mitarbeitern in diesen Bundesstaaten sind, setzen Sie sich durch die Nichterstattung vorgeschriebener Ausgaben Strafzahlungen aus. Erwägen Sie eine klare Richtlinie für ein Budget für Arbeit aus der Ferne und prüfen Sie Ihre Erstattungspraktiken nach Bundesstaat.

Wenn Sie selbstständig oder als unabhängiger Auftragnehmer tätig sind, ist die Situation deutlich günstiger. Sie können gewöhnliche und notwendige Geschäftsausgaben von Ihrem Einkommen aus selbstständiger Tätigkeit abziehen, darunter:

• Homeoffice-Ausstattung (Computer, Monitore, Telefone, Möbel)
• Telekommunikationskosten (für die Arbeit genutzte Internet- und Telefondienste)
• Versorgungsleistungen, anteilig entsprechend der Homeoffice-Nutzung (Strom, Gas, Heizung)
• Versicherungen (geschäftsbezogene Anteile)
• Geschäftsbezogene Bankgebühren und Gebühren für Gewerbeerlaubnisse
• Geschäftsessen (unterliegen der Begrenzung auf 50 %)
• Berufsbedingte Reisekosten
• Ein Anteil der Miete oder Hypothekenzinsen, basierend auf der Fläche des Homeoffice

Der Homeoffice-Abzug. Er ist nur verfügbar, wenn Sie einen Raum unterhalten, der ausschließlich und regelmäßig für geschäftliche Zwecke genutzt wird, und wird nach einer von zwei Methoden berechnet:

Standardmethode: Teilen Sie die Fläche Ihres Homeoffice durch die Gesamtfläche Ihrer Wohnung. Dieser Prozentsatz wird auf Ihre tatsächlichen Wohnkosten angewendet.

Beispiel: 200 Quadratfuß Bürofläche ÷ 2.000 Quadratfuß Gesamtfläche der Wohnung = 10 % der Wohnkosten sind abzugsfähig

Vereinfachte Methode: Multiplizieren Sie die Fläche Ihres Büros mit $5 pro Quadratfuß, bis zu einer Höchstgrenze von 300 Quadratfuß.

Beispiel: 200 Quadratfuß × $5 = $1.000 pro Jahr abzugsfähig

Die vereinfachte Methode ist leichter zu berechnen; die Standardmethode ergibt häufig einen höheren Abzug, wenn Ihre tatsächlichen Wohnkosten hoch sind. Führen Sie beide Berechnungen durch, um festzustellen, welche Methode für Sie vorteilhafter ist.

Sie können auch eine Software zur Ausgabenverwaltung verwenden, um Ihre Ausgaben das ganze Jahr über zu erfassen. Hier finden Sie eine praktische Übersicht über einfache Software zur Ausgabenverwaltung, die Ihnen bei der Auswahl des richtigen Tools hilft.

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Steuern bei internationaler Telearbeit

Steuerliche Auswirkungen der internationalen Beschäftigung von Telearbeitskräften

Die Erweiterung Ihres Talentpools durch die Beschäftigung von Telearbeitskräften über internationale Grenzen hinweg bringt eine zusätzliche Ebene steuerlicher Komplexität mit sich. Arbeitgeber müssen sich mit Steuergesetzen auseinandersetzen, die sich je nach Land erheblich unterscheiden, und Fehler können kostspielig sein.

Wichtige Pflichten, die Sie kennen sollten:

Steuerpflichten am Standort des Mitarbeiters: Möglicherweise müssen Sie die örtlichen Steuer- und Beschäftigungsgesetze einhalten, einschließlich des Einbehalts von Einkommensteuer, Sozialversicherungsbeiträgen, Anforderungen an die Altersvorsorge und gesetzlich vorgeschriebener Leistungen in dem Land, in dem Ihr Mitarbeiter lebt und arbeitet.

Registrierung der Lohnabrechnung: In vielen Ländern müssen ausländische Arbeitgeber eine lokale Lohnabrechnungseinheit registrieren, bevor sie Mitarbeiter rechtmäßig bezahlen dürfen. Andernfalls sind Sie möglicherweise gezwungen, einen externen Arbeitgeber (EOR) zu beauftragen, der den Mitarbeiter in Ihrem Namen beschäftigt. Für die Beschäftigung von Arbeitskräften in Kanada finden Sie hier insbesondere einen Leitfaden zu den besten kanadischen EOR-Unternehmen.

Risiko einer Betriebsstätte

Eines der schwerwiegendsten und am häufigsten übersehenen Risiken bei der internationalen Beschäftigung von Telearbeitskräften oder bei der Nutzung eines externen Arbeitgebers ist die Betriebsstätte (PE). Eine PE entsteht, wenn Ihr Unternehmen in einem ausländischen Land über eine ausreichende steuerpflichtige Präsenz verfügt. Dies kann bereits dadurch geschehen, dass ein Mitarbeiter dort dauerhaft arbeitet.

Sobald eine PE begründet wurde, kann das ausländische Land von Ihnen verlangen:

• Körperschaftsteuererklärungen in diesem Land einzureichen
• Körperschaftsteuer auf die dieser Präsenz zuzurechnenden Gewinne zu zahlen
• sich für die lokale Mehrwertsteuer oder Steuern auf Waren und Dienstleistungen zu registrieren

Dies kann geschehen, ohne dass Sie dies bewusst beabsichtigen. Beispielsweise kann ein einzelner Mitarbeiter, der dauerhaft von seinem Zuhause in Deutschland aus arbeitet, für ein US-amerikanisches Unternehmen eine deutsche PE begründen. Konsultieren Sie einen Steuerberater, bevor Sie Ihren ersten internationalen Mitarbeiter einstellen.

So bestimmen Sie den steuerlichen Wohnsitz internationaler Mitarbeiter

Die internationalen Steuerpflichten Ihres Mitarbeiters werden in erster Linie durch dessen Steuerwohnsitzland bestimmt, also das Land, in dem er lebt und zu dem seine wichtigsten wirtschaftlichen Verbindungen bestehen.

Die meisten Länder wenden eine Variante der 183-Tage-Regel an: Wer mehr als die Hälfte des Steuerjahres in einem Land verbringt, gilt dort im Allgemeinen als steuerlich ansässig. Die konkreten Regeln unterscheiden sich jedoch. Einige Länder zählen nach Kalenderjahren, andere verwenden rollierende Zeiträume von 12 Monaten, und manche haben zusätzliche Prüfungen auf Grundlage des Wohnsitzes und der wirtschaftlichen Interessen.

Für US-Bürger, die im Ausland arbeiten, gelten besondere Regeln: Die USA besteuern ihre Bürger unabhängig vom Wohnort auf ihr weltweites Einkommen. Es stehen jedoch zwei wichtige Entlastungen zur Verfügung:

• Der Ausschluss ausländischer Erwerbseinkünfte (Ausschluss ausländischer Erwerbseinkünfte, FEIE) ermöglicht es qualifizierten US-Bürgern im Ausland, einen Teil ihrer im Ausland erzielten Einkünfte von der US-Steuer auszunehmen (der Ausschlussbetrag für 2025 beträgt $130,000)
• Steuergutschriften für im Ausland gezahlte Steuern ermöglichen es US-Bürgern, ihre US-Steuerschuld mit bereits an ein anderes Land gezahlten Steuern zu verrechnen und dadurch eine Doppelbesteuerung zu reduzieren oder zu vermeiden

Um sich für den FEIE zu qualifizieren, muss der Arbeitnehmer entweder den Test des tatsächlichen Wohnsitzes (Wohnsitz in einem ausländischen Land während eines vollständigen Steuerjahres) oder den Test der physischen Anwesenheit (Aufenthalt außerhalb der USA an mindestens 330 Tagen innerhalb eines Zeitraums von 12 Monaten) erfüllen.

Für digitale Nomaden, die häufig Grenzen überschreiten, kann die Bestimmung des Steuerwohnsitzes tatsächlich komplex sein. Es wird dringend empfohlen, einen Steuerberater zu konsultieren, der auf internationales Steuerrecht spezialisiert ist.

Was ist ein Doppelbesteuerungsabkommen (DTA)?

Ein Doppelbesteuerungsabkommen (DTA), auch Steuerabkommen genannt, ist eine bilaterale Vereinbarung zwischen zwei Ländern, die verhindern soll, dass dasselbe Einkommen zweimal besteuert wird. Die USA haben mit mehr als 60 Ländern DTAs abgeschlossen.

Wichtige Punkte zur Funktionsweise von DTAs für Remote-Arbeitnehmer:

• DTAs legen in der Regel fest, welches Land für verschiedene Einkommensarten vorrangig das Besteuerungsrecht hat
• Sie sehen häufig reduzierte Quellensteuersätze auf Dividenden, Zinsen und Lizenzgebühren vor
• Sie legen die Regeln zur Bestimmung der Steueransässigkeit fest, wenn eine Person in beiden Ländern ansässig sein könnte
• Auch wenn ein DTA gilt und die tatsächliche Steuerschuld dadurch auf null reduziert wird, müssen möglicherweise in beiden Ländern Steuererklärungen eingereicht werden

Für Arbeitgeber: Es ist entscheidend, zu verstehen, welche DTAs für Ihre internationalen Mitarbeiter gelten, um Verträge und Lohnabrechnung korrekt zu gestalten. Arbeiten Sie mit spezialisierten Steuerberatern zusammen oder bauen Sie entsprechendes Fachwissen im Unternehmen auf. Gehen Sie nicht davon aus, dass ein DTA alle Verpflichtungen beseitigt, da es diese nur in festgelegter Weise reduziert.

Bewährte Verfahren für den Umgang mit grenzüberschreitenden Beschäftigungssteuern

• Lokale Vorschriften verstehen, bevor Sie eine internationale Einstellung vornehmen: Einkommensteuer, Sozialversicherung, Rentenbeiträge und gesetzlich vorgeschriebene Leistungen unterscheiden sich von Land zu Land erheblich
• Genaue Aufzeichnungen führen über die Aufenthaltsorte der Mitarbeiter, Verträge und alle Steuerformulare; nutzen Sie Software für die Lohnabrechnung mit Funktionen zur internationalen Compliance
• Klare Richtlinien für Remote-Arbeit festlegen, in denen angegeben wird, wo Mitarbeiter arbeiten dürfen und wo nicht, und Arbeitsverträge aktualisieren, wenn sich die Vereinbarungen ändern
• Regelmäßige Compliance-Prüfungen durchführen, insbesondere da pandemiebedingte Erleichterungen ausgelaufen sind und viele Länder die Durchsetzung grenzüberschreitender Beschäftigungsregeln verschärft haben
• Mit einem EOR oder einem globalen Lohnabrechnungsanbieter zusammenarbeiten für Länder, in denen Ihnen lokales Fachwissen oder eine eigene Gesellschaft fehlt; diese übernehmen die Verantwortung als rechtlicher Arbeitgeber und kümmern sich um die lokale Compliance

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Was sich 2026 geändert hat: Regeln, die Sie jetzt kennen müssen

Die Steuervorschriften für Remote-Arbeit sind seit der Pandemie im Wandel. Das hat sich geändert und darauf sollten Sie achten:

Pandemiebedingte Erleichterungen sind ausgelaufen. Mehrere Bundesstaaten (darunter Georgia, Indiana und Minnesota) hatten während der Pandemie Richtlinien erlassen, die Remote-Arbeitnehmer vorübergehend von Verpflichtungen ausnahmen, durch die eine steuerliche Anknüpfung ausgelöst wurde. Diese Erleichterungen sind beendet. Die vor der Pandemie geltenden Regeln zur Zuordnung von Einkünften und zur Einbehaltung von Steuern sind wieder in Kraft. Wenn Ihr Team seit 2020 über Bundesstaatsgrenzen hinweg gewachsen ist und Sie Ihre Compliance-Situation noch nicht überprüft haben, ist jetzt der richtige Zeitpunkt dafür.

New Yorker COE-Regel in Zelinsky bestätigt (Mai 2025). Das New Yorker Steuerberufungsgericht bekräftigte, dass die Einstellung einer Person für Remote-Arbeit, weil sie am jeweiligen Ort lebt, keine Notwendigkeit des Arbeitgebers darstellt. Remote-Arbeit aus persönlichen Gründen unterliegt für Arbeitgeber mit Sitz in New York weiterhin der Quellensteuer von New York. Eine Berufung ist anhängig, daher könnte sich dies noch ändern; vorerst bleibt die Regel von New York jedoch bestehen.

Beschränkungen des TCJA-Abzugs bleiben bestehen. Die Aussetzung verschiedener Einzelabzüge für W-2-Arbeitnehmer durch das Gesetz über Steuersenkungen und Arbeitsplätze gilt bis 2025. Die derzeitige Regierung hat ihre Absicht signalisiert, diese Bestimmungen zu verlängern. Arbeitnehmer sollten daher nicht damit rechnen, dass der bundesstaatliche Homeoffice-Abzug in naher Zukunft wieder eingeführt wird.

Die Durchsetzung der Quellensteuer durch die Bundesstaaten nimmt zu. Kalifornien, New York und mehrere andere Bundesstaaten mit hoher Steuerbelastung prüfen zunehmend die Angaben zum Wohnsitz von Fernarbeitern und die Meldung von Einkommen in mehreren Bundesstaaten. Arbeitnehmer, die angeben, aus einem Bundesstaat weggezogen zu sein, aber weiterhin enge Bindungen zu ihrem früheren Bundesstaat unterhalten, stehen dabei besonders im Fokus von Prüfungen. Die Dokumentation von Änderungen des steuerlichen Wohnsitzes ist wichtiger denn je.

Aktualisierungen zu Bundesstaaten ohne Einkommensteuer: New Hampshire und Tennessee haben ihre Steuern auf Kapitalerträge beide mit Wirkung zum 1. Januar 2025 schrittweise abgeschafft und erheben damit keine Einkommensteuer auf Löhne mehr. Wenn Sie Mitarbeiter in diesen Bundesstaaten hatten und auf Kapitalerträge Quellensteuer einbehalten haben, aktualisieren Sie Ihre Konfigurationen.

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Dienstleistungen und Ressourcen zur Unterstützung bei der Verwaltung von Steuern für Fernarbeit

Dienstleistungen des rechtlichen Arbeitgebers (EOR)

Für Unternehmen, die internationale Arbeitskräfte einstellen möchten oder schnell auf mehrere US-Bundesstaaten expandieren wollen, ist ein EOR häufig der effizienteste Weg zur Einhaltung der Vorschriften. Der EOR wird in jeder Rechtsordnung zum rechtlichen Arbeitgeber und übernimmt die Verantwortung für Lohnabrechnung, Quellensteuerabzug, Sozialabgaben und die Einhaltung des örtlichen Arbeitsrechts.

Zu den wichtigsten Vorteilen eines EOR gehören:

• Umfassende Steuerverwaltung: Der EOR kümmert sich in jeder Rechtsordnung um Quellensteuerabzüge, Abführung, Meldungen und gesetzlich vorgeschriebene Beiträge
• Übertragung rechtlicher Risiken: Der EOR übernimmt die Arbeitgeberhaftung und reduziert dadurch das Risiko der Nichteinhaltung von Vorschriften für Ihr Unternehmen erheblich
• Aktuelles Fachwissen: EORs verfolgen sich ändernde Steuervorschriften, sodass Ihr Team dies nicht tun muss
• Schnelligkeit: Sie können in einem neuen Bundesstaat oder Land innerhalb von Tagen statt Monaten einstellen

Die besten Optionen für Dienstleistungen des rechtlichen Arbeitgebers werden in unserem Leitfaden zu den besten Dienstleistungen des rechtlichen Arbeitgebers vorgestellt. Globalization Partners ist beispielsweise eine gute Wahl für Unternehmen, die international expandieren.

Globale Lohnabrechnungsdienste

Globale Lohnabrechnungsdienste verwalten die Lohnabrechnung in mehreren Ländern über eine einzige Plattform, ohne den Status des rechtlichen Arbeitgebers zu übernehmen. Auf folgende wichtige Funktionen sollten Sie achten:

• Zahlungen in mehreren Währungen mit konformer lokaler Lohnabrechnung
• Automatisierte Steuerberechnung und Steuererklärung in mehreren Rechtsordnungen
• Integration in Ihr bestehendes HRIS
• Echtzeitanalysen der Lohnabrechnung und Transparenz über die Kosten

Im Gegensatz zu EORs setzen globale Lohnabrechnungsanbieter voraus, dass Sie in jedem Land eine lokale Gesellschaft besitzen oder gründen. Sie eignen sich am besten für Unternehmen, die bereits in mehreren Rechtsordnungen rechtlich präsent sind und eine effizientere Möglichkeit benötigen, die damit verbundene Komplexität zu verwalten.

Steuersoftware für Unternehmen

Gute Steuersoftware für Unternehmen automatisiert einen großen Teil der Berechnungs- und Meldearbeiten für die Lohnabrechnung in mehreren US-Bundesstaaten, lässt sich in Ihre HR-Systeme integrieren und verringert das Risiko manueller Fehler. Für verteilte Teams, die ausschließlich in den USA tätig sind, ist dies häufig das kostengünstigste Instrument zur Einhaltung der Vorschriften. Für internationale Teams benötigen Sie zusätzlich in der Regel globale Lohnabrechnungs- oder EOR-Funktionen.

Häufig gestellte Fragen

Was besagt die Regel zur "Convenience des Arbeitgebers"?

Die COE-Regel gilt in acht Bundesstaaten (Alabama, Connecticut, Delaware, Nebraska, New Jersey, New York, Oregon und Pennsylvania). Sie erlaubt diesen Bundesstaaten, das Einkommen eines Telearbeiters so zu besteuern, als würde er im Bundesstaat des Arbeitgebers arbeiten, selbst wenn er sich physisch an einem anderen Ort befindet, sofern die Telearbeitsregelung aus Bequemlichkeit für den Arbeitnehmer und nicht aus Notwendigkeit für den Arbeitgeber besteht. Die Regelung in New York wird am aktivsten durchgesetzt und wurde kürzlich (Mai 2025) erneut bestätigt.

Kann ein Telearbeiter doppelt besteuert werden?

Ja. Telearbeiter können einer Doppelbesteuerung ausgesetzt sein, wenn zwei Rechtsgebiete gleichzeitig Besteuerungsrechte für dasselbe Einkommen beanspruchen. Dies geschieht am häufigsten zwischen Bundesstaaten, die die Regel zur Convenience des Arbeitgebers anwenden, und dem Heimatstaat des Arbeitnehmers oder international, wenn ein Land dasselbe Einkommen wie die USA besteuert. Die meisten Rechtsgebiete bieten Anrechnungen, Abkommen oder gegenseitige Vereinbarungen an, um dies abzumildern, aber sie beseitigen die Doppelbesteuerung nicht immer vollständig.

Welche US-Bundesstaaten erheben keine Einkommensteuer?

Neun Bundesstaaten erheben keine Einkommensteuer auf Löhne: Alaska, Florida, Nevada, New Hampshire, South Dakota, Tennessee, Texas, Washington und Wyoming. Keine Einkommensteuer bedeutet jedoch nicht, dass keine Verpflichtungen im Zusammenhang mit der Lohnabrechnung bestehen. Arbeitgeber in Washington leisten beispielsweise weiterhin Beiträge zu Programmen für bezahlten Familienurlaub, Langzeitpflege und bezahlten Krankenurlaub. Prüfen Sie immer das gesamte Bild der Lohnabrechnung eines Bundesstaates, bevor Sie von einem vollständigen Neuanfang ausgehen

Welche Steuerformulare benötige ich, wenn ich Telearbeiter in den USA bezahle?

Drei Formulare, die Sie kennen sollten: Lassen Sie den Auftragnehmer vor Beginn der Arbeit ein W-9-Formular ausfüllen, reichen Sie für jeden Auftragnehmer, der im Laufe des Jahres $600 oder mehr erhalten hat, ein 1099-NEC-Formular ein und übermitteln Sie das Formular 1096 an die IRS als Zusammenfassung aller Ihrer 1099-Formulare. Sowohl das 1099-NEC als auch das Formular 1096 müssen bis zum 31. Januar eingereicht werden. Für fehlende oder verspätete 1099-Formulare fallen je nach Verspätungsdauer Strafen von $60–$630 pro Formular an.

Wenn Sie im Homeoffice arbeiten, wo zahlen Sie Steuern?

In den meisten Fällen zahlen Sie Steuern in dem Bundesstaat oder Land, in dem Sie Ihre Arbeit physisch ausüben. Wenn Ihr Arbeitgeber in einem anderen Rechtsgebiet ansässig ist, können dort ebenfalls Verpflichtungen bestehen, insbesondere wenn im Bundesstaat des Arbeitgebers die Regel zur Convenience des Arbeitgebers gilt. Lassen Sie sich für Ihre konkrete Situation immer von einem Steuerberater beraten und prüfen Sie, ob zwischen Ihrem Bundesstaat und dem Bundesstaat Ihres Arbeitgebers eine gegenseitige Steuervereinbarung besteht.

Dieser Artikel dient ausschließlich Informationszwecken und stellt keine Steuer- oder Rechtsberatung dar. Steuergesetze ändern sich häufig und unterscheiden sich je nach Rechtsgebiet. Lassen Sie sich von einem qualifizierten Steuerberater zu Ihrer individuellen Situation beraten.