HR-Prozesse verbessern: Ein 4-Schritte-Prozess

Ihre HR-Funktion hat wahrscheinlich mehr als nur einige Prozesse, die verbessert werden könnten. Mithilfe eines strategischen Personalmanagements können Organisationen HR-Prozesse verbessern, damit diese besser auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden und der Organisation reagieren.

Rahmenwerk zur Verbesserung von HR-Prozessen

HR-Prozesse umfassen ein breites Spektrum an Aktivitäten – von der Personalbeschaffung und der Einarbeitung bis hin zur Mitarbeiterentwicklung und zum Leistungsmanagement.

Um wettbewerbsfähig und effizient zu bleiben, müssen Unternehmen kontinuierlich nach Möglichkeiten suchen, ihre HR-Prozesse zu verbessern. Mit Cloud-HR-Tools lassen sich HR-Prozesse problemlos optimieren, wodurch reibungslosere Arbeitsabläufe und ein besserer Datenzugriff gewährleistet werden.

Ich habe festgestellt, dass die größte Hürde bei der Prozessoptimierung darin besteht, überhaupt anzufangen – es kann sich wie eine unüberwindbare Aufgabe anfühlen! Wenn man sie in einzelne Schritte aufteilt, wird sie wesentlich leichter zu bewältigen.

Schritt eins: Aktuelle Prozesse bewerten

Es ist schwierig, etwas zu verbessern, wenn man es nicht vollständig versteht. Das kann zeitaufwendig sein – das möchte ich gleich vorwegnehmen –, aber normalerweise muss dieser Schritt nur einmal durchgeführt werden. 

Der erste Schritt besteht darin, Ihre Arbeitsabläufe und Aufgaben zu bewerten und festzustellen, was dokumentiert ist, wer dafür verantwortlich ist und wann es zuletzt überprüft wurde. Ist die HR-Abteilung für die Lohnabrechnung und L&D zuständig oder übernimmt das eine andere Abteilung in Ihrem Unternehmen?

In einer früheren HR-Abteilung, in der ich gearbeitet habe, gab es beispielsweise eine große Anzahl dokumentierter Prozesse. Wir stellten jedoch fest, dass sie an verschiedenen Orten gespeichert waren und sich in unterschiedlichen Aktualitätszuständen befanden.

Als Nächstes können Sie Ihre HR-Kennzahlen genauer untersuchen, um Problembereiche im Zusammenhang mit den einzelnen Prozessen zu identifizieren, z. B. eine ungenaue Mitarbeiterzahl, Fehler bei der Lohnabrechnung oder eine lange Zeit bis zur Einstellung.

Am Ende dieses Schritts verfügen Sie über ein Verzeichnis der Prozesse, die verbessert werden können. 

Author's Tip

Es ist außerdem sinnvoll, Feedback von der gesamten Belegschaft einzuholen, um mögliche Probleme zu identifizieren, die sie im Zusammenhang mit Ihren HR-Prozessen haben.

Schritt zwei: Prioritäten setzen

Sie werden nicht alles gleichzeitig angehen können. Deshalb ist es wichtig, kritisch zu überlegen, an welchen Prozessen Sie zuerst arbeiten möchten. Dies gilt insbesondere für HR-Systeme kleiner Unternehmen, die mit begrenzter Zeit, begrenzten Ressourcen und einem begrenzten Budget auskommen müssen.

Vielleicht könnten einige frühe, einfach zu erreichende Erfolge Zeit freisetzen, um größere Projekte in Angriff zu nehmen. Vielleicht haben Sie auch die Unterstützung der Führungsebene, um ein umfangreiches Automatisierungsprojekt durchzuführen.

Setzen Sie klare und konkrete Verbesserungsziele, die auf die strategischen Ziele, Initiativen und Werte der Organisation abgestimmt sind.

Der wichtigste Wert in meinem Unternehmen ist beispielsweise Innovation, dennoch haben wir einige ärgerlich manuelle HR-Prozesse.

Unser Ziel ist es, eine innovative HR-Erfahrung zu schaffen, durch die unsere Mitarbeitenden ihre HR-Funktion positiv wahrnehmen. Wir konnten die Unterstützung der Geschäftsleitung für die digitale Transformation der HR gewinnen, indem wir mehrere wichtige Prozesse automatisierten und die Projekte mit unserem Innovationswert verknüpften.

Dieser Schritt folgt keinem allgemeingültigen Ansatz. Sie müssen daher anhand der Ihnen zur Verfügung stehenden Ressourcen entscheiden, was für Ihre Organisation funktioniert.

Schritt drei: Einen Aktionsplan erstellen 

Sie sollten einen realistischen Zeitplan für die Fertigstellung festlegen. Außerdem empfehle ich, mehrere Überprüfungen des Fortschritts einzuplanen.

Dies kann die Vereinfachung von Arbeitsabläufen, die Beseitigung unnötiger Schritte und die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben mithilfe einer speziellen HR-Software umfassen (mehr zu diesem Schritt später). 

Wenn Ressourcen zur Verfügung stehen, ermöglicht die Zuweisung von Zuständigkeit und Verantwortung den Teammitgliedern, die Entscheidungsfindung in ihren Arbeitsprozessen beizubehalten. 

Das kann schwierig zu verfolgen sein, und ein Projektdokument, auf das alle zugreifen können, ist dabei hilfreich. Für diese Art von Projekten verwende ich gerne Sharepoint, aber es gibt viele Projektmanagement-Tools.

In meinem vorherigen Beispiel für verstreute Dokumentation haben wir beschlossen, alles an einem zentralen Ort statt in den verschiedenen isolierten Ablagen zu speichern, und uns sechs Monate Zeit gegeben, jedes Dokument zu aktualisieren.

Dieser Zeitplan war für uns als kleines HR-Team realistisch und erreichbar. Einmal im Monat hatten wir eine kurze regelmäßige Besprechung, um unseren Fortschritt zu überprüfen und uns gegenseitig zur Verantwortung zu ziehen. 

Schritt vier: Kontinuierliche Verbesserung

Richte ein System zur laufenden Überwachung und Bewertung der HR-Prozesse ein. Hole Feedback von Mitarbeitenden und HR-Mitarbeitenden ein, um Probleme oder weitere Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. 

Du könntest beispielsweise Mitarbeitenden nach der Kontaktaufnahme mit der HR-Abteilung zu bestimmten Anliegen eine kurze Umfrage für unmittelbares Feedback senden oder einmal im Jahr eine Wunschlisten-Umfrage an dein HR-Team schicken, um umfassendere Verbesserungsvorschläge zu erhalten.

Das gesammelte Feedback und die erhobenen Daten kannst du nutzen, um die HR-Prozesse kontinuierlich zu verfeinern.

HR-Abteilungen können Prozesse optimieren, indem sie Plattformen für das Management von HR-Fällen integrieren, um Probleme schneller zu lösen.

Werden Sie Teil der People Managing People Community und erhalten Sie Zugang zu exklusiven Inhalten, praxisnahen Vorlagen, Veranstaltungen nur für Mitglieder und wöchentlichen Führungstipps – die Teilnahme ist kostenlos.

Get Free Access

Have an account? Log In

6 Beispiele für die Verbesserung von HR-Prozessen 

Sehen wir uns einige Beispiele für gängige Möglichkeiten zur Verbesserung von HR-Prozessen an.

Arbeitsabläufe automatisieren

In der Bewertungsphase wirst du wahrscheinlich manuelle und sich wiederholende Aufgaben wie Dateneingabe, Terminplanung und das Versenden routinemäßiger E-Mails identifizieren. 

Du kannst diese Prozesse automatisieren, indem du eine HR-Technologieplattform aufbaust (also beispielsweise dein HRMS oder HRIS zusammen mit Kommunikationstools), die viele dieser Prozesse automatisiert und den Datenfluss zwischen verschiedenen Apps und Funktionen ermöglicht.

Tipp des Autors

Wenn du etwas nicht automatisieren kannst, standardisiere es zumindest. Die Entwicklung standardisierter Prozesse und Vorlagen für Aufgaben wie Leistungsbeurteilungen, Stellenbeschreibungen und Interviewleitfäden sorgt für Konsistenz und reduziert den Zeitaufwand für die Erstellung von Materialien von Grund auf.

Onboarding digitalisieren

Das Onboarding von Mitarbeitenden ist ein wiederholbarer Prozess, der in den meisten Unternehmen dringend aktualisiert werden sollte, und gehört zu den wirkungsvollsten Bestandteilen der Mitarbeitererfahrung neuer Beschäftigter.

Digitalisiere den Onboarding-Prozess, indem du neuen Mitarbeitenden elektronische Formulare, Schulungsmodule und Unternehmensressourcen zur Verfügung stellst. Dadurch lassen sich Papieraufwand und Zeit reduzieren und ein einheitliches Onboarding-Erlebnis für alle neuen Mitarbeitenden sicherstellen.

Spezialisierte Onboarding-Software kann dich dabei erheblich unterstützen.

Recruiting optimieren

Wenn der Recruiting-Prozess in Schritt 1 nicht in dein Verzeichnis aufgenommen wurde, sollte dies nachgeholt werden. Falls du dies noch nicht getan hast, solltest du die Einführung eines Bewerbermanagementsystems (ATS) in Betracht ziehen, um Stellenausschreibungen, Bewerbungen und die Kommunikation mit Bewerbenden zu verwalten.

ATS-Software kann dabei helfen, Bewerbende zu prüfen, ihren Fortschritt zu verfolgen und sogar eine Einstellungspipeline für schwer zu besetzende Positionen aufzubauen. Viele dieser Programme liefern außerdem wertvolle Kennzahlen zu deinem Recruiting-Prozess und zur Erfahrung der Bewerbenden.

Self-Service-Optionen anbieten

HR-Fachkräfte können viel unnötige Energie darauf verwenden, Fragen zu beantworten und Mitarbeiterinformationen zu aktualisieren. Hier sind einige Vorschläge, die dabei helfen können:

Self-Service für Mitarbeitende und Führungskräfte

Optionen dafür sind möglicherweise bereits in Ihrer HRIS-Software enthalten. 

Nutzen Sie Self-Service-Tools für Mitarbeitende, um Mitarbeitenden Zugriff auf die Aktualisierung persönlicher Informationen, den Abruf von Gehaltsabrechnungen, die Beantragung von Urlaub und die Anmeldung zu Zusatzleistungen zu ermöglichen. Dies reduziert die Arbeitsbelastung des HR-Teams und befähigt Mitarbeitende, ihre eigenen Informationen zu verwalten.

Self-Service-Optionen für Führungskräfte innerhalb Ihrer HRIS-Software sind ein weiterer Bereich, in dem Sie nach Prozessverbesserungen suchen können. Möglicherweise gibt es Funktionen, die Sie für Führungskräfte problemlos aktivieren können, damit diese routinemäßige Änderungen bei Mitarbeitenden selbst bearbeiten können, beispielsweise Änderungen der Berichtslinien und die Genehmigung von Urlaubsanträgen.

Zentrale Wissensdatenbank 

Erstellen Sie ein zentrales Archiv für HR-Richtlinien, Verfahren, häufig gestellte Fragen und Ressourcen. Dies kann Mitarbeitenden und Führungskräften dabei helfen, Antworten auf ihre Fragen zu finden, ohne sich direkt an die HR-Abteilung wenden zu müssen. Entscheidend ist, dass dieses Archiv für alle Mitarbeitenden leicht durchsuchbar und zugänglich ist. 

Es gibt viele Intranet-Optionen mit unterschiedlichen Kosten und Aufwänden. Viele HRIS-Plattformen bieten diese Funktion ebenfalls an. 

Elektronische Dokumentenverwaltung 

Falls Sie dies noch nicht tun, beginnen Sie damit, HR-Dokumente digital in einem sicheren Dokumentenverwaltungssystem zu speichern. Dadurch wird das Abrufen und Teilen von Dokumenten und Mitarbeiterdaten erleichtert und der Bedarf an Papierunterlagen reduziert. 

Compliance-Kalender und Checkliste zum Jahresende

Ich habe in einem früheren Artikel über HR-Compliance bereits ein wenig über einen Compliance-Kalender gesprochen, und ich kann ihn gar nicht genug loben.

Der von mir verwendete Kalender ist mit einem gemeinsam genutzten HR-Kalender in Outlook verknüpft, und jeder Eintrag im Kalender ist mit einem Ereignis im HR-Kalender verknüpft. Diese „unübersehbaren“ Erinnerungen funktionieren gut, um Maßnahmen zur Einhaltung von Vorschriften anzustoßen.

Nutzen Sie eine Checkliste zum Jahresende, indem Sie sie in Ihren Compliance-Kalender integrieren. Als Teil der Checkliste zum Jahresende meines Teams überprüfen wir die Prozessdokumentation und führen regelmäßige Wartungsarbeiten durch. 

Dies ermöglicht einen kontinuierlichen Verbesserungszyklus, ohne dass die aufwendige Arbeit eines erneuten vollständigen Neuanfangs erforderlich ist, wie ich bereits in Schritt 4 oben erläutert habe.

Nebenbemerkung: Die Checkliste zum Jahresende sollte nicht mit Ihren anderen Checklisten für HR-Prozesse zusammengelegt werden oder diese ersetzen.

Herausforderungen bei der Verbesserung von HR-Prozessen

Auch wenn das in der Praxis gut klingt, ist die Verbesserung von HR-Prozessen wahrscheinlich kein reibungsloses Unterfangen. Zu den häufigsten Herausforderungen gehören:

• Widerstand gegen Veränderungen: Mitarbeitende und Führungskräfte könnten Veränderungen aufgrund der Angst vor dem Unbekannten, der Vertrautheit mit den aktuellen Prozessen oder der Skepsis gegenüber den Vorteilen neuer Systeme ablehnen. Deshalb benötigen größere Veränderungen einen geeigneten Plan für das Veränderungsmanagement und eine Kommunikationsstrategie.
• Fehlende klare Vision: Ohne ein klar definiertes Ziel und eine entsprechende Strategie können Verbesserungen von HR-Prozessen ihren Fokus verlieren, was zu einer Verschwendung von Aufwand und Ressourcen führt.
• Begrenzte Ressourcen: Budgetbeschränkungen, begrenztes Personal und unzureichende technologische Hilfsmittel können die Einführung neuer HR-Prozesse behindern. Deshalb ist es wichtig, Prioritäten wirksam zu setzen und realistische Zeitpläne festzulegen. Die Optimierung von HR-Prozessen kann mit der Einführung kostenloser HR-Lösungen für grundlegende Verwaltungsaufgaben beginnen.
• Einhaltung von Vorschriften: HR-Prozesse müssen verschiedenen gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen entsprechen, und die Sicherstellung der Compliance während der Umsetzung von Veränderungen kann zu unerwarteten Problemen führen.
• Globale Skalierung: HR-Prozesse müssen möglicherweise unterschiedliche lokale Gegebenheiten berücksichtigen, je nachdem, wo Sie Mitarbeitende einstellen. Die Einbindung multinationaler HR-Dienstleistungen kann optimierte Prozesse sicherstellen, die sowohl für lokale als auch internationale Teams geeignet sind

Bewährte Methoden zur Verbesserung von HR-Prozessen

Abschließend sollten Sie angesichts der oben genannten Herausforderungen einige bewährte Methoden berücksichtigen, wenn Sie HR-Prozesse verbessern.

• Klare Ziele festlegen: Definieren Sie spezifische, messbare, erreichbare, relevante und zeitgebundene (SMART) Ziele für den Verbesserungsprozess.
• Einbindung der Mitarbeiter: Beziehen Sie die Mitarbeiter in die Planungs- und Umsetzungsphasen ein. Holen Sie ihr Feedback ein und gehen Sie auf ihre Bedenken ein, um Zustimmung zu fördern und Widerstand gegen Veränderungen zu verringern.
• Offene Kommunikation: Fördern Sie eine offene und transparente Kommunikation innerhalb des HR-Teams und im gesamten Unternehmen, um Veränderungen effektiv zu kommunizieren und Feedback einzuholen.
• Benchmarking: Vergleichen Sie Ihre HR-Prozesse mit Branchenstandards und bewährten Verfahren. Nutzen Sie Benchmarking, um Lücken und Verbesserungspotenziale zu identifizieren.
• Leistungskennzahlen: Definieren und überwachen Sie wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) für Ihre HR-Prozesse
• Eine kundenorientierte Denkweise entwickeln: Die neue Denkweise besteht darin, People Operations wie ein Produkt zu betrachten, bei dem Mitarbeiter wie Kunden behandelt werden und der Schwerpunkt darauf liegt, ihre Erfahrungen mit HR-Prozessen zu verbessern. Finden Sie heraus, was ihre Erfahrungen verbessern könnte, sei es eine Systemintegration, die Vereinfachung von Aufgaben oder die Reduzierung von Besprechungen.

Eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung

Die Verbesserung von HR-Prozessen ist ein natürlicher Bestandteil der Weiterentwicklung Ihrer Personalfunktion.

Durch einen strukturierten Ansatz, der Bewertung, Analyse, Neugestaltung und kontinuierliche Überwachung umfasst, können Sie Ihre HR-Prozesse optimieren, Kosten senken, die Mitarbeiterzufriedenheit steigern und letztendlich besser zur Erreichung der strategischen Ziele des Unternehmens beitragen. 

Eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung im HR-Bereich kann in der heutigen dynamischen Geschäftswelt zu langfristigem Erfolg führen und Mitarbeitern eine effektive HR-Erfahrung bieten.

Treten Sie der People-Managing-People-Community bei

Weitere Informationen zur Verbesserung von HR-Prozessen und zu bewährten Verfahren im Talentmanagement finden Sie, wenn Sie unserer unterstützenden Community von HR- und Unternehmensleitern beitreten, die Wissen teilt, um Sie bei Ihrer beruflichen Entwicklung zu unterstützen und Ihnen dabei zu helfen, einen größeren Mehrwert für Ihre Organisation zu schaffen.