Anforderungen an HR-Software: Ihre Bedürfnisse verstehen
Das Verständnis der Rolle von HR in kleinen Unternehmen und großen Konzernen ist bei der Bewertung der Kosten von HR-Software unerlässlich, um sicherzustellen, dass die Lösung zum Budget und den Zielen des Unternehmens passt.
Um diesen veränderten Anforderungen gerecht zu werden, entwickelt sich auch die HR-Software weiter. Sie dient nicht mehr nur der Lohn- und Gehaltsabrechnung – obwohl diese nach wie vor eine wichtige Kernfunktion von HR ist.
Heute ist die Implementierung von HR-Software wichtiger denn je, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen im Wandel der Arbeitswelt ein wettbewerbsfähiger Arbeitgeber bleibt.
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Zentrale Anforderungen an HR-Software
Jedes Unternehmen hat individuelle Anforderungen an die Funktionen und Merkmale einer HR-Lösung. Dennoch gibt es einige Gemeinsamkeiten, wenn es darum geht sicherzustellen, dass die von Ihnen ausgewählte HR-Software die Produktivität und Zufriedenheit in Ihrem gesamten Unternehmen steigert.
Prüffragen zur Auswahl von HR-Software
Unabhängig davon, welche Art von HR-Management-Software Sie benötigen, sollten Sie auf diese übergeordneten Aspekte achten, um sicherzustellen, dass Sie alle Vorteile von HR-Management-Software erhalten:
- Ist sie sowohl für Ihre HR-Fachkräfte als auch für Ihre Mitarbeitenden einfach zu bedienen?
- Lässt sie sich in Ihre anderen HR-Softwaresysteme integrieren?
- Ist sie skalierbar und flexibel, wenn sich die Anforderungen Ihres Unternehmens ändern?
- Basiert sie auf der Cloud oder wird sie lokal gehostet?
- Ist eine mobile App verfügbar?
- Hält sie Datenschutzstandards wie die DSGVO-Konformität ein?
- Verbessert sie die Effizienz der HR-Prozesse (z. B. durch die Abschaffung von Tabellenkalkulationen)?
- Bietet sie Automatisierungen für typische zeitaufwendige Aufgaben?
Sobald diese Fragen beantwortet sind, können Sie zur nächsten Phase Ihres Auswahlprozesses übergehen und beginnen, sich die einzelnen Softwarefunktionen anzusehen.
Wichtige Merkmale effektiver HR-Software
HR-Software ist anpassbar, und es gibt zahlreiche verschiedene Optionen, die auf die spezifischen Geschäftsanforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten sind. Es gibt jedoch einige Funktionen, die unserer Meinung nach in nahezu jedem Fall von Vorteil sind:
- Self-Service-Portal für Mitarbeitende: Wenn Mitarbeitende direkten Zugriff haben, um wichtige Dokumente zu prüfen, ihren Dienstplan einzusehen, Urlaub zu beantragen und Schulungen zu verfolgen, wenden sie sich nur bei wirklich wichtigen Angelegenheiten an Ihr HR-Team.
- Workflows für Einstellung und Einarbeitung: Achten Sie auf integrierte Tools, die dabei helfen, den Einstellungs- und Einarbeitungsprozess zu standardisieren und zu optimieren, einschließlich Stellenausschreibungen, Angebotsschreiben, digitaler Signaturen und Checklisten für neue Mitarbeitende – alles an einem Ort.
- Funktionen für künstliche Intelligenz (AI): Fortschrittlichere HR-Tools umfassen inzwischen AI, um bei Aufgaben wie der Vorauswahl von Lebensläufen, prädiktiven Analysen zur Mitarbeiterfluktuation und personalisierten Lernempfehlungen zu helfen – damit Sie schnellere und fundiertere Entscheidungen treffen können.
- Zeitmanagement: Automatisiertes Zeitmanagement kann den Arbeitsablauf verbessern, insbesondere wenn Mitarbeitende direkten Zugriff haben. Viele HR-Systeme umfassen teambasierte Kalender und Benachrichtigungen zur Anwesenheit, um die Auswirkungen von Abwesenheiten zu minimieren.
- Verwaltung der Anmeldung zu Zusatzleistungen: Die Self-Service-Anmeldung zu Zusatzleistungen ermöglicht es Mitarbeitenden, ihre Leistungspakete einzusehen, auszuwählen und zu aktualisieren, ohne die HR-Abteilung durchlaufen zu müssen. Dadurch werden Rückfragen reduziert und die Einhaltung von Fristen für Zusatzleistungen sichergestellt.
- Lernmöglichkeiten: In einer Studie von Quantum Workplace nannten Mitarbeitende Entwicklungsmöglichkeiten als einen der wichtigsten Gründe für Mitarbeiterengagement. Ziehen Sie eine HR-Lösung mit integriertem Lernmanagementsystem (LMS) oder Schulungsmodul in Betracht, damit Ihre Mitarbeitenden ihre Fähigkeiten im Laufe der Zeit weiterentwickeln können.
- Analyse und Berichterstattung: HR-Software erfasst zahlreiche Mitarbeiterdaten, aber Sie möchten diese nicht in ein anderes System exportieren müssen, um herauszufinden, was sie bedeuten. Die beste HR-Software umfasst Daten-Dashboards und integrierte Analysefunktionen.
Spezifische Anforderungen an verschiedene Arten von HR-Software
Auch wenn Sie möglicherweise nur eine Lösung zur Mitarbeiterverwaltung für Probleme in einem dieser Bereiche suchen, lässt sich HR-Kernsoftware im Allgemeinen in vier grundlegende Kategorien einteilen:
- Verwaltung von HR-Daten (z. B. Personalinformationssysteme oder HRIS)
- Software für Lohnbuchhaltung, Finanzen und Buchhaltung
- Software für Personalgewinnung, Einstellung und Einarbeitung
- Software für die Leistungsverwaltung von Mitarbeitenden
Jede Softwareart hat unterschiedliche Anforderungen. Doch welche Anforderungen gibt es jeweils, und worauf sollten Sie bei der Auswahl Ihrer zentralen HR-Softwarelösung achten?
Anforderungen an Software für das Personalmanagement
Software für das Personalmanagement (HRMS) ist eine Sammlung von Anwendungen, die verschiedene HR-Prozesse verwaltet, darunter Einstellung, Leistungsbeurteilungen, Pflege von Mitarbeiterinformationen und viele weitere Aufgaben.
HRMS-Software Lösungen reichen von einfacher HRMS-Software (auch als HRIS-Software bezeichnet) bis hin zu hochentwickelten und komplexen Lösungen.
Da HRMS-Software sehr unterschiedlich ist, müssen Sie zunächst eine Ausschreibung für HR-Software erstellen, in der festgelegt wird, was Ihr Unternehmen von ihr benötigt, bevor Sie sie bewerten können. Zu den gängigen Funktionen von HRMS-Software gehören:
- Verarbeitung der Lohn- und Gehaltsabrechnung
- Verwaltung von Mitarbeitervorteilen
- Tools für Personalgewinnung und Einstellung
- Tools für Einarbeitung und Schulungen
- Ein Lernmanagementsystem (LMS)
- Speicherung von Mitarbeiterdaten
- Anwesenheitsaufzeichnungen oder digitale Stundenzettel
- HR-Kennzahlen und Analysen
Betrachten Sie zunächst die Prioritäten und Ziele Ihres Unternehmens. Wo ist Ihr Unternehmen am effizientesten? Und wo hat es Schwierigkeiten, effizient zu arbeiten? Konzentrieren Sie sich auf die Bereiche, in denen Sie Unterstützung benötigen, und erstellen Sie eine Anforderungsliste, um die wichtigsten benötigten Funktionen festzuhalten.
Betrachten Sie als Nächstes die technischen Anforderungen Ihres Unternehmens. Wie viele Mitarbeiterdatensätze müssen gespeichert werden? Und wie viele Benutzer wird Ihre HR-Software haben?
Wenn Ihre HRMS-Software bestimmte Sprachen unterstützen oder Sie bei bestimmten regulatorischen Fragen unterstützen muss, sollte dies sowohl auf Ihre Anforderungsliste als auch in Ihre Geschäftsbegründung aufgenommen werden.
Nicht alle HRMS-Softwarelösungen enthalten Funktionen wie Lohnabrechnungsverwaltung oder Verwaltung von Mitarbeitervorteilen als Teil ihres grundlegenden Leistungsumfangs. Wenn diese Funktionen erforderlich sind, sollten Sie sie daher zu Ihrer Liste hinzufügen.
Anforderungen an Software für Lohnabrechnung und Mitarbeitervorteile
Software für Lohnabrechnung und Mitarbeitervorteile hilft Ihnen dabei, monatliche Kosten für Mitarbeitervorteile zu verfolgen, die Lohnabrechnung zu verarbeiten, Lohnsteuern zu berechnen und einzureichen sowie damit verbundene Finanzaufgaben zu verwalten.
Bei dieser Art von Software helfen Ihnen die folgenden Fragen dabei, die Anforderungen Ihres Unternehmens zu bestimmen:
- Wie viele Mitarbeitende haben Sie?
- Beschäftigen Sie saisonale oder befristete Mitarbeitende?
- Bieten Sie Mitarbeitervorteile an?
- Wie erfahren ist Ihre für die Lohnabrechnung zuständige Person?
- Welche gesetzlichen Bestimmungen müssen Sie einhalten?
- Welche Art von Analysen benötigen Sie?
- Zahlen Sie Verkaufsprämien oder Boni?
Um diese Details von mehreren Anbietern vergleichen zu können, empfehle ich Ihnen, von mindestens Ihren drei favorisierten Anbietern Angebote für die Lohnabrechnung anzufordern, um den Prozess zu vereinfachen.
Unternehmen benötigen üblicherweise Software für Lohnabrechnung und Mitarbeitervorteile, die folgende Funktionen bietet:
- Integration mit bestehenden HR-Datenbanken
- Unterstützung bei der Einhaltung steuerlicher Vorschriften
- Erfassung von Urlaubs- und Krankheitszeiten
- Selbstzugriff der Mitarbeitenden auf Gehaltsabrechnungen und Steuerformulare
- Automatische Erfassung der Berechtigung von Mitarbeitenden für Vorteile
Beim Skalieren von Gehaltsabrechnungssystemen ist es entscheidend, vor der Auswahl eines Anbieters eine Risikoanalyse und eine Anforderungsspezifikation durchzuführen. Entwickeln Sie eine solide Bewertungsmatrix, um den richtigen Partner für Ihre Anforderungen auszuwählen.
Anforderungen an Rekrutierungssoftware
Funktionen von Rekrutierungssoftware umfassen häufig ein Bewerbermanagementsystem (ATS), das Beziehungsmanagement mit Bewerbern und Software für Vorstellungsgespräche.
Zu den Funktionen, die bei vielen Unterarten von Rekrutierungssoftware üblich sind, gehören das automatische Veröffentlichen von Stellenanzeigen auf Websites und in sozialen Medien, die Möglichkeit, Lebensläufe online entgegenzunehmen, sowie Tools zum Herausfiltern ungeeigneter Bewerber und zum Vergleich geeigneter Bewerber miteinander.
Laut Business News Daily sollten Unternehmen nach Rekrutierungssoftware suchen, die die folgenden Anforderungen erfüllt:
- Kann auf bestimmten Stellenbörsen veröffentlichen
- Verfügt über eine für Mobilgeräte geeignete Benutzeroberfläche
- Bietet flexible Preise
- Verfügt über einen schnellen Bewerbungsprozess
- Stellt die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften im Einstellungsprozess sicher
Wenn der Preis außerdem ein begrenzender Faktor für Ihre Softwareinvestition ist, sind die erschwinglichsten Tools für die Personalgewinnung in der Regel Rekrutierungssysteme für kleine Unternehmen.
Anforderungen an Software für Leistungsmanagement
Software für Leistungsmanagement hilft Unternehmen, die Leistung ihrer Mitarbeiter besser zu verstehen. Einer der wichtigsten Vorteile von Tools für Leistungsmanagement besteht darin, dass Führungskräfte Unternehmensdaten verfolgen und analysieren sowie einzelne Mitarbeiter beurteilen können.
Für diese Art von Software gehören die folgenden Punkte zu den wichtigsten Anforderungen:
- Einfache Bedienung
- Möglichkeit, Ziele festzulegen
- Funktionen zur Fortschrittsverfolgung
- Fähigkeit, kontinuierliches Feedback bereitzustellen
- Automatische Erinnerungen an Fälligkeitstermine für Leistungsbeurteilungen
- Einfache Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Führungskräften
Natürlich sollte Ihre Software für Leistungsmanagement außerdem flexibel, anpassungsfähig und mit Ihren anderen Systemen kompatibel sein. Auch der Preis von Leistungsmanagementsystemen ist entscheidend, da Sie eine Lösung benötigen, die zu Ihrem Budget passt. Dasselbe gilt für jede HR-Software, die Sie in die engere Auswahl nehmen!
Als Nächstes untersuchen wir diese Anforderungen und wie Sie sie bewerten können.
So bewerten Sie HR-Software
Wie können Sie eine HR-Lösung hinsichtlich ihrer Flexibilität und Anpassungsfähigkeit bewerten? Und was sollten Sie bei der Ermittlung der Gesamtkosten einer HR-Lösung berücksichtigen? Sehen wir uns das genauer an.
Kompatibilität mit bestehenden HR-Systemen
Die Implementierung einer HR-Management-Lösung bedeutet wahrscheinlich, dass sie in andere bereits vorhandene Systeme integriert werden muss, beispielsweise in ERP-, Finanzmanagement- und CRM-Software. Dadurch können Sie Informationen effizienter austauschen und ein deutlich vollständigeres Bild der Analysen Ihres Unternehmens erhalten.
Ein Anbieter sollte Ihnen mitteilen können, ob seine Software mit den anderen von Ihnen verwendeten Systemen kompatibel ist, und Ihnen ermöglichen, sie vor einer Kaufentscheidung zu testen. Außerdem sollten Sie bestätigen, dass der Anbieter fortlaufenden Support und Updates bereitstellt, um die Kompatibilität mit Systemen sicherzustellen, die Sie möglicherweise in Zukunft implementieren.
Flexibilität und Anpassungsfähigkeit
Unternehmen stehen nicht still, daher darf auch Ihre HR-Software nicht stillstehen. Sie muss mit Ihren Anforderungen wachsen (oder schrumpfen). Suchen Sie nach einer HR-Lösung, sollten Sie berücksichtigen, welche wichtigen Funktionen und welchen Umfang Sie künftig benötigen werden. Falls die Software über die zusätzlichen gewünschten Funktionen verfügt: Wie viel wird es kosten, diese zu implementieren, wenn es soweit ist?
Flexibilität ist entscheidend. Ihre HR-Prozesse können sich im Laufe der Zeit weiterentwickeln, und das System sollte Ihnen ermöglichen, sich anzupassen, ohne eine vollständige Überarbeitung zu benötigen. Sie sollten die Möglichkeit haben, Workflows und Berichte an Ihre sich verändernden Anforderungen anzupassen.
Zu berücksichtigende Kostenfaktoren
Die Kosten von HR-Software können auf unterschiedliche Weise berechnet werden. Das sollten Sie bei der Suche nach einer Lösung berücksichtigen.
Bei vielen Arten von Software zahlen Unternehmen zusätzlich zu einer grundlegenden monatlichen Gebühr eine monatliche Gebühr pro Nutzer oder Mitarbeiter. Einige Systeme berechnen möglicherweise auch eine Implementierungsgebühr, um ihre Software entsprechend Ihren Systemanforderungen einzurichten. Wenn Sie die Preismodelle von HRIS verstehen, können Sie Ihr Budget für Ihre Investition in HR-Technologie effektiv planen.
Lösungen für größere Unternehmen verlangen eher einen einmaligen Kauf zu einem festen Preis, der häufig von der Unternehmensgröße abhängt. Denken Sie außerdem daran, dass eine Erhöhung der Speicherkapazität, die Implementierung zusätzlicher Funktionen und der Zugriff auf individuellen Support durch den Softwareanbieter wahrscheinlich mit zusätzlichen Kosten verbunden sind.
Kleinere Unternehmen könnten feststellen, dass kostenlose oder Open-Source-Software besser geeignet ist, allerdings gibt es dabei Einschränkungen. Open-Source-HR-Software gibt Ihnen lediglich Zugriff auf den Softwarecode. Daher benötigen Sie jemanden mit Programmierkenntnissen, um daraus eine nutzbare Lösung zu machen.
Einige Anbieter bieten möglicherweise kostenlose oder kostengünstige HR-Software an, die für den Einstieg erschwinglich ist, jedoch nur sehr grundlegende Funktionen umfasst. Bei diesen Tarifen kosten zusätzliche Funktionen mehr.
Einen ausführlichen Überblick über die Kosten von HR-Technologie finden Sie in unserem Artikel „Ist Ihr Unternehmen bereit für HR-Technologie?“
So führen Sie neue HR-Software ein
Die Einführung neuer Software ist schwierig. Tatsächlich ergab ein Bericht von McKinsey, dass nur 16 % der Befragten die digitalen Transformationen ihrer Unternehmen als erfolgreich betrachteten. Eine erfolgreiche Einführung von Software bringt jedoch große Vorteile. HR-Software kann die Effizienz steigern, Kosten senken und die Zufriedenheit sowie die Bindung von Mitarbeitern verbessern. Um diese Vorteile von HCM-Software oder HR-Software zu nutzen, ist ein solider Plan entscheidend.
Implementierung Ihrer HR-Software
Sobald Sie Ihre HR-Software ausgewählt haben, ist es an der Zeit, sie zu implementieren. PeopleGoal empfiehlt einen sechswöchigen Implementierungszyklus.
Dieser umfasst Zeit für die Kontokonfiguration und einen Pilottest durch Ihre HR-Abteilung, bevor Sie die Software im gesamten Unternehmen einführen.
Indem Sie einem gut geplanten Prozess folgen und jeden Schritt dokumentieren, können Sie sicherstellen, dass so wenige Probleme wie möglich auftreten.
Ein Pilotteam, das aus Mitgliedern aller Unternehmensebenen mit unterschiedlichen technischen Kenntnissen besteht, hilft Ihnen bei der Behebung von Problemen während der Einführung.
Verschiedene Mitarbeitertypen haben unterschiedliche Anforderungen an Ihre HR-Software und unterschiedliche Schwierigkeiten bei deren Nutzung.
Wenn Sie Ihr Feedback berücksichtigen, trägt dies zum Erfolg Ihrer digitalen HR-Transformation bei.
HR-Software in Ihrem Team einführen
Sobald Sie Ihre Software eingerichtet und getestet sowie alle von Ihrem Pilotteam angesprochenen Probleme behoben haben, ist es an der Zeit, sie dem restlichen Unternehmen vorzustellen.
In diesem Prozess ist eine gute Kommunikation entscheidend, um eine positive Mitarbeitererfahrung zu schaffen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter über die Einzelheiten der Einführung informiert sind und wissen, an wen sie sich wenden können, wenn sie Ihre neue HR-Lösung nutzen.
Ihr Team sollte sich auf die Vorteile freuen, die Ihre neue HR-Software bietet. Wird sie ihnen helfen, einfach Urlaub zu beantragen? Oder wird sie dazu beitragen, ihre sensiblen Mitarbeiterdaten sicher aufzubewahren? Wird sie sicherstellen, dass sie regelmäßig geplantes Coaching erhalten und dadurch ihre berufliche Entwicklung verbessern?
Wenn Ihre Mitarbeiter das Gefühl haben, dass auch sie davon profitieren, werden Sie ein höheres Mitarbeiterengagement und mehr Unterstützung im gesamten Unternehmen erreichen.
Insbesondere für die Mitarbeiterzufriedenheit ist es wichtig, dass Ihre Mitarbeiter wissen, dass Sie ihnen zuhören.
Wenn ein Mitarbeiter das Gefühl hat, dass ihm die notwendigen Kenntnisse für die neue Software fehlen, sollten Sie sicherstellen, dass ihm passende Schulungsmöglichkeiten zur Verfügung stehen.
Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise bei früheren Softwareeinführungen schlechte Erfahrungen gemacht hat, sollten Sie sich seine Bedenken anhören und darauf eingehen.
Jeder Mitarbeiter, der mit Ihrer HR-Lösung zufrieden ist, wird andere beeinflussen und so zur allgemeinen Mitarbeiterzufriedenheit beitragen.
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