HR-Software-Anforderungen: Verstehen Sie Ihren Bedarf
HR-Leiter wissen, dass es in einem Unternehmen viele Mitarbeiterdaten zu verwalten gibt. Und da immer mehr Mitarbeitende auf hybrides Arbeiten umsteigen oder auf Vertragsbasis eingestellt werden, benötigen Themen wie Mitarbeitereinbindung und Einsatzplanung mehr Flexibilität als je zuvor.
Das Verständnis der Rolle des Personalmanagements in kleinen Unternehmen und in großen Unternehmen ist entscheidend, wenn es um die Bewertung der Kosten für HR-Software geht, um sicherzustellen, dass die Lösung zum Budget und zu den Unternehmenszielen passt.
Um mit diesen sich ändernden Anforderungen Schritt zu halten, entwickelt sich auch die HR-Software weiter. Sie dient längst nicht mehr nur der Lohn- und Gehaltsabrechnung – auch wenn das weiterhin eine wichtige Kernfunktion ist.
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Gerade heute ist die Einführung von HR-Software wichtiger denn je, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen in der sich wandelnden Arbeitswelt weiterhin ein attraktiver Arbeitgeber bleibt.
Wichtige Anforderungen an HR-Software
Jedes Unternehmen hat individuelle Anforderungen an die Funktionen und Merkmale einer HR-Lösung. Es gibt jedoch einige Gemeinsamkeiten, wenn sichergestellt werden soll, dass die gewählte HR-Software die Produktivität und Zufriedenheit im gesamten Unternehmen erhöht.
Wichtige Auswahlfragen für HR-Software
Unabhängig davon, welche Art von HR-Management-Software Sie benötigen, sollten Sie diese übergeordneten Kriterien prüfen, um sicherzustellen, dass Sie alle Vorteile von HR-Management-Software erhalten:
- Ist sie für sowohl Ihre HR-Fachleute als auch für Mitarbeitende einfach zu bedienen?
- Lässt sie sich in Ihre anderen HR-Softwaresysteme integrieren?
- Ist sie skalierbar und flexibel, falls sich die Geschäftsanforderungen ändern?
- Ist sie cloudbasiert oder lokal installiert?
- Gibt es eine mobile App?
- Erfüllt sie Datenschutzstandards wie etwa die DSGVO?
- Verbessert sie die Effizienz der HR-Prozesse (z. B. durch Wegfall von Tabellenkalkulationen)?
- Bietet sie Automatisierungen für typische zeitaufwändige Aufgaben?
Sind diese Fragen beantwortet, können Sie im Auswahlprozess zum nächsten Schritt übergehen und sich die einzelnen Softwarefunktionen genauer ansehen.
Wichtige Merkmale wirksamer HR-Software
HR-Software ist anpassbar und bietet zahlreiche Optionen, um den individuellen Geschäftsanforderungen Ihres Unternehmens gerecht zu werden. Es gibt jedoch einige Funktionen, die aus unserer Sicht für nahezu jeden Anwendungsfall von Vorteil sind:
- Mitarbeiter-Self-Service-Portal: Mitarbeitende erhalten direkten Zugriff, um wichtige Dokumente einzusehen, ihren Dienstplan zu prüfen, Urlaub zu beantragen und Schulungen zu verfolgen. Dadurch wendet man sich nur noch bei ernsten Anliegen an das HR-Team.
- Workflows für Einstellung und Einarbeitung: Achten Sie auf integrierte Tools, die den Einstellungs- und Onboarding-Prozess standardisieren und vereinfachen, z. B. Stellenanzeigen, Angebotsbriefe, digitale Unterschriften und Checklisten für neue Mitarbeitende – alles an einem Ort.
- Funktionen für künstliche Intelligenz (KI): Fortgeschrittene HR-Tools bieten mittlerweile KI-Unterstützung für Aufgaben wie Lebenslauf-Screening, prädiktive Analysen zur Mitarbeiterfluktuation und personalisierte Lernempfehlungen – damit Sie schneller und fundierter Entscheidungen treffen können.
- Zeitmanagement: Automatisiertes Zeitmanagement verbessert die Arbeitsabläufe, insbesondere wenn Mitarbeitende direkten Zugriff darauf haben. Zahlreiche HR-Systeme beinhalten teambezogene Kalender und Abwesenheitswarnungen, um die Auswirkungen von Fehlzeiten zu minimieren.
- Verwaltung der Leistungsanmeldung: Die Selbstauswahl und -verwaltung von Sozialleistungen ermöglicht es den Mitarbeitenden, Leistungspakete einzusehen, auszuwählen und zu aktualisieren, ohne den Umweg über HR zu gehen. Das reduziert Rückfragen und sorgt dafür, dass Fristen eingehalten werden.
- Lernmöglichkeiten: In einer Studie von Quantum Workplace nannten Mitarbeitende Weiterbildungsmöglichkeiten als einen der wichtigsten Gründe für Engagement. Ziehen Sie daher eine HR-Lösung mit integriertem Learning-Management-System (LMS) oder Trainingsmodul in Betracht, damit Ihre Mitarbeitenden ihre Fähigkeiten langfristig weiterentwickeln können.
- Analyse und Berichtswesen: HR-Software sammelt jede Menge Mitarbeitenden-Daten, aber Sie sollten diese nicht erst exportieren müssen, um aussagekräftige Erkenntnisse zu gewinnen. Die beste HR-Software bietet daher integrierte Dashboards und Analysefunktionen.
Spezifische Anforderungen an verschiedene Arten von HR-Software
Auch wenn Sie vielleicht nur nach einer Mitarbeitermanagement-Lösung für Probleme in einem dieser Bereiche suchen, lässt sich grundlegende HR-Software im Allgemeinen in vier Hauptkategorien unterteilen:
- Verwaltung von Personaldaten (z.B. Systeme zur Verwaltung von Personaldaten, sogenannte HRIS)
- Software für Lohn- und Gehaltsabrechnung, Finanzen und Buchhaltung
- Software für Rekrutierung, Einstellung und Onboarding
- Software für Mitarbeiterleistungsmanagement
Jede Art von Software hat unterschiedliche Anforderungen. Aber was sind die jeweiligen Anforderungen und worauf sollten Sie achten, wenn Sie Ihre Kern-HR-Softwarelösung auswählen?
Anforderungen an Personalmanagementsoftware
Personalmanagementsoftware (HRMS) ist eine Suite von Anwendungen, die verschiedene HR-Prozesse verwalten, einschließlich Einstellung, Leistungsbeurteilungen, Pflege von Mitarbeiterinformationen und viele weitere Aufgaben.
HRMS-Software Lösungen sind sehr unterschiedlich – von einfacher HRMS-Software (auch bekannt als HRIS-Software) bis hin zu hochentwickelten und komplexen Lösungen.
Da HRMS-Software so unterschiedlich ist, müssen Sie, bevor Sie diese bewerten können, ein HR-Software-Lastenheft verfassen, das die Anforderungen Ihres Unternehmens definiert. Häufige Funktionen einer HRMS-Software sind:
- Lohn- und Gehaltsabrechnung
- Verwaltung von Mitarbeiterleistungen
- Tools für Rekrutierung und Einstellung
- Tools für Onboarding und Schulungen
- Ein Lernmanagementsystem (LMS)
- Speicherung von Personaldaten
- Anwesenheitsprotokolle oder digitale Stundenzettel
- HR-Kennzahlen und Analysen
Schauen Sie sich zunächst die Prioritäten und Ziele Ihres Unternehmens an. In welchen Bereichen ist Ihr Unternehmen am effizientesten? Und in welchen Bereichen fällt es schwer, Effizienz zu erreichen? Konzentrieren Sie sich auf die Bereiche, in denen Sie Unterstützung benötigen, und erstellen Sie eine Anforderungsliste für die wichtigsten gewünschten Funktionen.
Anschließend betrachten Sie die technischen Anforderungen Ihres Unternehmens. Wie viele Mitarbeiterdaten müssen gespeichert werden? Und wie viele Nutzer wird Ihre HR-Software haben?
Wenn Ihre HRMS-Software bestimmte Sprachen unterstützen oder Ihnen bei speziellen gesetzlichen Anforderungen helfen muss, sollte dies ebenfalls auf Ihre Anforderungsliste und in Ihren Business Case aufgenommen werden.
Nicht alle HRMS-Softwarelösungen beinhalten Funktionen wie Lohn- und Gehaltsverwaltung oder Leistungsadministration als Teil ihres Grundservices. Wenn Sie diese allerdings benötigen, sollten sie auf Ihrer Liste stehen.
Anforderungen an Lohn- und Gehaltsabrechnungs- sowie Benefits-Software
Software für Lohnabrechnung und Mitarbeiterleistungen unterstützt Sie dabei, monatliche Leistungskosten zu verfolgen, Gehälter abzurechnen, Lohnsteuer zu berechnen und abzuführen sowie damit verbundene finanzielle Aufgaben zu verwalten.
Bei dieser Art von Software helfen folgende Fragen, um die Anforderungen Ihres Unternehmens zu ermitteln:
- Wie viele Mitarbeiter haben Sie?
- Haben Sie saisonale oder temporäre Mitarbeiter?
- Bieten Sie Leistungen an?
- Wie erfahren ist Ihr Lohnbuchhalter?
- Welche gesetzlichen Vorgaben müssen Sie einhalten?
- Welche Analysen benötigen Sie?
- Zahlen Sie Verkaufsprämien oder Boni?
Um diese Details bei mehreren Anbietern besser vergleichen zu können, empfehle ich, bei Ihren Top 3 Kandidaten Gehaltsabrechnungs-Angebote einzuholen, um den Auswahlprozess zu vereinfachen.
Unternehmen benötigen typischerweise eine Payroll- und Benefits-Software mit folgenden Funktionen:
- Integration mit bestehenden HR-Datenbanken
- Unterstützung bei der Einhaltung steuerlicher Vorschriften
- Verfolgung von Urlaubs- und Krankenzeiten
- Mitarbeiter-Self-Service-Zugang zu Gehaltsabrechnungen und Steuerdokumenten
- Automatische Überwachung der Anspruchsberechtigung für Leistungen
Beim Skalieren von Lohn- und Gehaltsabrechnungssystemen ist es entscheidend, eine Risikoanalyse und eine Anforderungsspezifikation durchzuführen, bevor Sie sich für einen Anbieter entscheiden. Entwickeln Sie eine umfassende Bewertungsmatrix, um den richtigen Partner für Ihre Bedürfnisse auszuwählen.
Anforderungen an Recruiting-Software
Merkmale von Recruiting-Software beinhalten häufig ein Bewerbermanagementsystem (ATS), Kandidatenbeziehungsmanagement und Interview-Software.
Zu den Funktionen, die viele Unterarten von Recruiting-Software gemeinsam haben, gehören das automatische Schalten von Stellenanzeigen auf Webseiten und in sozialen Medien, die Möglichkeit, Online-Bewerbungen entgegenzunehmen sowie Werkzeuge, um ungeeignete Bewerber auszufiltern und geeignete Bewerber miteinander zu vergleichen.
Laut Business News Daily sollten Unternehmen Recruiting-Software wählen, die folgende Anforderungen erfüllt:
- Kann auf bestimmte Jobbörsen posten
- Besitzt eine mobilfreundliche Benutzeroberfläche
- Bietet flexible Preisgestaltung
- Verfügt über einen schnellen Bewerbungsprozess
- Stellt die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften bei der Einstellung sicher
Falls Budget eine entscheidende Rolle bei Ihrer Investition spielt, sind die günstigsten Recruiting-Tools meist Rekrutierungssysteme für kleine Unternehmen.
Anforderungen an Performance-Management-Software
Performance-Management-Software hilft Unternehmen, die Mitarbeiterleistung besser zu verstehen. Einer der wichtigsten Vorteile von Performance-Management-Tools ist, dass Unternehmensleitungen damit Mitarbeiterdaten verfolgen und analysieren sowie einzelne Mitarbeitende bewerten können.
Für diese Art von Software gehören zu den wichtigsten Anforderungen:
- Benutzerfreundlichkeit
- Fähigkeit zur Zielsetzung
- Möglichkeit, Fortschritte zu verfolgen
- Kapazität für kontinuierliches Feedback
- Automatische Erinnerungen an anstehende Leistungsbeurteilungen
- Einfache Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Führungskräften
Natürlich sollte Ihre Performance-Management-Software auch flexibel, anpassungsfähig und mit Ihren anderen Systemen kompatibel sein. Der Preis von Performance-Management-Systemen ist ebenfalls entscheidend, da Sie eine Lösung benötigen, die in Ihr Budget passt. Das gilt für jede HR-Software, die Sie in Betracht ziehen!
Als Nächstes gehen wir näher darauf ein, wie Sie diese Anforderungen evaluieren.
Wie Sie HR-Software bewerten
Wie bewerten Sie eine HR-Lösung hinsichtlich Flexibilität und Anpassungsfähigkeit? Und welche Aspekte sollten Sie bei der Bestimmung der Gesamtkosten einer HR-Lösung berücksichtigen? Schauen wir uns das genauer an.
Kompatibilität mit bestehenden HR-Systemen
Die Implementierung einer HR-Management-Lösung erfordert meist die Integration mit anderen bereits vorhandenen Systemen, wie etwa ERP-, Finanzmanagement- und CRM-Software. Dadurch können Informationen effizienter geteilt werden und Sie erhalten ein wesentlich vollständigeres Bild der Analysen Ihres Unternehmens.
Ein Anbieter sollte Ihnen mitteilen können, ob seine Software mit Ihren anderen Systemen kompatibel ist und Ihnen die Möglichkeit zum Testen geben, bevor Sie sich für einen Kauf entscheiden. Sie sollten außerdem sicherstellen, dass der Anbieter fortlaufenden Support und Updates bereitstellt, damit die Kompatibilität auch mit künftig eingeführten Systemen gewährleistet ist.
Flexibilität und Anpassungsfähigkeit
Unternehmen sind nicht statisch, daher darf auch Ihre HR-Software nicht statisch sein. Sie muss mit Ihren Bedürfnissen wachsen (oder sich verkleinern). Wenn Sie nach einer HR-Lösung suchen, überlegen Sie, welche Schlüsselfunktionen und welchen Umfang Sie zukünftig benötigen könnten. Bietet die Software die gewünschten zusätzlichen Funktionen an, sollten Sie auch bedenken, was deren Implementierung später kosten wird.
Flexibilität ist entscheidend. Ihre HR-Prozesse können sich im Laufe der Zeit weiterentwickeln, und das System sollte es Ihnen ermöglichen, sich anzupassen, ohne eine komplette Überarbeitung vornehmen zu müssen. Sie sollten Workflows und Berichte an Ihre sich verändernden Bedürfnisse anpassen können.
Kostenfaktoren, die Sie berücksichtigen sollten
Die Kosten von HR-Software können auf unterschiedliche Weise berechnet werden, und es ist wichtig, dies bei der Auswahl zu berücksichtigen.
Viele Softwarelösungen verlangen eine monatliche Gebühr pro Nutzer oder pro Mitarbeiter zusätzlich zu einer Basis-Grundgebühr. Manche Systeme berechnen außerdem eine Implementierungsgebühr, um die Software an Ihre Systemanforderungen anzupassen. Das Verständnis der Preismodelle von HRIS hilft Ihnen, Ihr Budget effektiv für Ihre HR-Technologie-Investition zu planen.
Lösungen, die sich an größere Unternehmen richten, verlangen häufiger einen einmaligen Festpreis, der oft von der Unternehmensgröße abhängig ist. Bedenken Sie außerdem, dass das Erhöhen der Speicherkapazität, das Implementieren zusätzlicher Funktionen und das Zugreifen auf individuellen Support des Softwareanbieters meist mit zusätzlichen Kosten verbunden ist.
Kleinere Unternehmen stellen möglicherweise fest, dass kostenlose oder Open-Source-Software besser zu ihnen passt, jedoch gibt es dabei Einschränkungen. Open-Source HR-Software verschafft Ihnen lediglich Zugriff auf den Quellcode der Software. Sie benötigen daher jemanden mit Programmierkenntnissen, um daraus eine nutzbare Lösung zu machen.
Manche Anbieter bieten kostenlose oder kostengünstige HR-Software an, die zu Beginn erschwinglich ist, aber nur sehr grundlegende Funktionen enthält. Bei solchen Tarifen kostet das Hinzufügen zusätzlicher Funktionen immer mehr.
Für einen detaillierten Einblick in die Kosten von HR-Technologie werfen Sie einen Blick auf unseren Artikel „Ist Ihr Unternehmen bereit für HR-Technologie?“
So führen Sie neue HR-Software ein
Neue Software einzuführen ist schwierig. Tatsächlich fand ein McKinsey-Bericht heraus, dass nur 16 % der Befragten die digitale Transformation ihres Unternehmens für erfolgreich hielten. Eine erfolgreiche Software-Einführung bringt allerdings große Vorteile mit sich. HR-Software kann Effizienz steigern, Kosten senken und die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung verbessern. Um diese Vorteile von HCM-Software oder HR-Software zu erzielen, ist eine solide Planung entscheidend.
So implementieren Sie Ihre HR-Software
Sobald Sie sich für eine HR-Software entschieden haben, steht die Umsetzung an. PeopleGoal empfiehlt hierfür einen sechs-wöchigen Implementierungszyklus.
Dazu gehört auch Zeit für die Konfiguration Ihres Accounts und einen Pilotversuch durch Ihre Personalabteilung, bevor Sie die Software im gesamten Unternehmen ausrollen.
Wenn Sie einem durchdachten Plan folgen und jeden Schritt dokumentieren, können Sie dafür sorgen, dass so wenig Schwierigkeiten wie möglich auftreten.
Ein Pilotteam, das Mitglieder aus allen Unternehmensebenen und mit unterschiedlichem technischen Wissen umfasst, hilft Ihnen, die Einführung zu optimieren.
Verschiedene Mitarbeitende haben unterschiedliche Anforderungen an die HR-Software und erleben unterschiedliche Herausforderungen bei der Nutzung.
Wenn Sie deren Rückmeldungen berücksichtigen, kann Ihre digitale HR-Transformation ein Erfolg werden.
HR-Software in Ihrem Team einführen
Sobald Sie Ihre Software eingerichtet, getestet und Probleme mit Ihrem Pilotteam gelöst haben, ist es Zeit, diese auf den Rest des Unternehmens auszurollen.
In diesem Prozess ist gute Kommunikation entscheidend für eine positive Mitarbeitererfahrung. Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeitenden über die Einführung informiert sind und wissen, an wen sie sich bei Fragen zur neuen HR-Lösung wenden können.
Ihr Team sollte sich über die Vorteile Ihrer neuen HR-Software freuen. Wird sie ihnen helfen, Urlaubsanträge einfacher zu stellen? Oder wird sie dazu beitragen, ihre sensiblen Mitarbeiterdaten sicher aufzubewahren? Wird sie sicherstellen, dass sie regelmäßig geplante Coachings erhalten und somit ihre berufliche Entwicklung verbessern?
Wenn Ihre Mitarbeitenden das Gefühl haben, dass sie selbst davon profitieren, werden Sie eine höhere Mitarbeiterbindung sowie ein besseres Engagement seitens des ganzen Unternehmens erreichen.
Insbesondere für die Mitarbeiterzufriedenheit ist es wichtig, dass Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wissen, dass Sie ihnen zuhören.
Wenn ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin das Gefühl hat, nicht über die notwendigen Kenntnisse für die neue Software zu verfügen, sollten Sie sicherstellen, dass es passende Schulungsangebote für sie gibt.
Oder wenn ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin bereits schlechte Erfahrungen mit früheren Softwareeinführungen gemacht hat, hören Sie sich seine oder ihre Bedenken an und gehen Sie darauf ein.
Jede zufriedene Person, die mit Ihrer HR-Lösung arbeitet, wird andere positiv beeinflussen und so zur allgemeinen Mitarbeiterzufriedenheit beitragen.
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