HR-Software-Anforderungen: Verstehen Sie Ihren Bedarf
Das Verständnis der Rolle des Personalwesens in kleinen Unternehmen und großen Unternehmen ist entscheidend, wenn es darum geht, die Kosten für HR-Software zu bewerten, um sicherzustellen, dass die Lösung zum Budget und zu den Zielen des Unternehmens passt.
Um mit diesen sich wandelnden Anforderungen Schritt zu halten, entwickelt sich HR-Software ebenfalls weiter. Sie dient nicht mehr nur der Lohn- und Gehaltsabrechnung – obwohl dies nach wie vor eine wichtige Kernfunktion im Personalwesen ist.
Gerade heute ist es wichtiger denn je, HR-Software einzuführen, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen ein wettbewerbsfähiger Arbeitgeber im sich verändernden Arbeitsumfeld bleibt.
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Zentrale Anforderungen an HR-Software
Jedes Unternehmen hat individuelle Anforderungen an die Funktionen und Merkmale einer HR-Lösung. Dennoch gibt es einige Gemeinsamkeiten, die dabei helfen, sicherzustellen, dass die von Ihnen gewählte HR-Software die Produktivität und Zufriedenheit im gesamten Unternehmen steigert.
Fragen zur Auswahl von HR-Software
Unabhängig davon, welche Art von HR-Management-Software Sie benötigen, sollten Sie diese übergeordneten Aspekte berücksichtigen, um sicherzustellen, dass Sie alle Vorteile von HR-Management-Software nutzen können:
- Ist sie sowohl für Ihre Personalabteilung als auch für Ihre Mitarbeitenden einfach zu bedienen?
- Lässt sie sich in Ihre anderen HR-Softwaresysteme integrieren?
- Ist sie skalierbar und flexibel, falls sich Ihr Geschäftsbedarf ändert?
- Ist sie cloudbasiert oder lokal gehostet?
- Gibt es eine mobile App?
- Erfüllt sie die Standards der Datensicherheit, wie z.B. die Einhaltung der DSGVO?
- Erhöht sie die Effizienz der Personalprozesse (z. B. durch Abschaffung von Tabellenkalkulationen)?
- Bietet sie Automatisierungen für typische, zeitaufwändige Aufgaben?
Sobald Sie diese Fragen beantwortet haben, können Sie zum nächsten Schritt im Auswahlprozess übergehen und sich mit den einzelnen Softwarefunktionen befassen.
Wichtige Eigenschaften effektiver HR-Software
HR-Software ist anpassbar und bietet viele verschiedene Optionen, damit sie genau auf die spezifischen geschäftlichen Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten werden kann. Es gibt jedoch einige Funktionen, die für nahezu jeden Anwendungsfall von Vorteil sind:
- Self-Service-Portal für Mitarbeitende: Geben Sie Ihren Mitarbeitenden direkten Zugang, um wichtige Unterlagen einzusehen, den eigenen Dienstplan zu betrachten, Urlaub zu beantragen und die eigenen Schulungen zu verfolgen. So wenden sie sich nur bei wirklich wichtigen Anliegen an die Personalabteilung.
- Einstellungs- und Onboarding-Workflows: Achten Sie auf integrierte Tools, die dabei helfen, den Prozess von Einstellung und Onboarding zu standardisieren und zu vereinfachen – einschließlich Stellenausschreibungen, Angebotsschreiben, digitalen Signaturen und Checklisten für neue Mitarbeitende – alles an einem Ort.
- Künstliche Intelligenz (KI): Fortgeschrittene HR-Tools beinhalten inzwischen KI-Funktionen, die bei Aufgaben wie der Lebenslaufprüfung, prädiktiver Analyse von Mitarbeiterfluktuation und personalisierten Lernempfehlungen helfen – so können Sie schnellere und intelligentere Entscheidungen treffen.
- Zeitmanagement: Automatisiertes Zeitmanagement verbessert die Arbeitsabläufe, insbesondere wenn Mitarbeitende direkten Zugriff haben. Viele HR-Systeme bieten teambezogene Kalender und Anwesenheitswarnungen, um den Einfluss von Fehlzeiten zu verringern.
- Verwaltung der Leistungsanmeldung: Eine Self-Service-Lösung für die Anmeldung zu Sozialleistungen ermöglicht Mitarbeitenden, ihre Sozialleistungen selbst einzusehen, auszuwählen und zu aktualisieren – ganz ohne den Umweg über die Personalabteilung, weniger Rückfragen und rechtzeitige Anmeldung inklusive.
- Lernmöglichkeiten: In einer Studie von Quantum Workplace nannten Mitarbeitende Entwicklungsmöglichkeiten als einen der wichtigsten Faktoren für Engagement. Erwägen Sie eine HR-Lösung mit integriertem Learning Management System (LMS) oder Trainingsmodul, damit Mitarbeitende ihre Fähigkeiten kontinuierlich ausbauen können.
- Analyse und Berichte: HR-Software sammelt eine Vielzahl von Mitarbeitendendaten, aber Sie möchten diese Daten nicht erst exportieren müssen, um deren Bedeutung zu verstehen. Die besten HR-Lösungen bieten Daten-Dashboards und integrierte Analysefunktionen direkt an.
Spezifische Anforderungen an verschiedene HR-Software-Arten
Auch wenn Sie vielleicht nur eine Mitarbeitenden-Management-Lösung für Probleme in einem dieser Bereiche suchen, fallen Kern-HR-Softwarelösungen im Allgemeinen in vier grundlegende Kategorien:
- HR-Datenverwaltung (z. B. Personalinformationssysteme, oder HRIS)
- Software für Lohnabrechnung, Finanzen und Buchhaltung
- Software für Recruiting, Einstellung und Onboarding
- Software für Mitarbeiterleistungsmanagement
Jede Art von Software hat unterschiedliche Anforderungen. Doch was sind die Anforderungen an jedes System und worauf sollten Sie achten, wenn Sie Ihre Kern-HR-Softwarelösung auswählen?
Anforderungen an Software für das Personalmanagement
Personalmanagement-Software (HRMS) ist eine Suite von Anwendungen, die verschiedene HR-Prozesse steuert, darunter Einstellungen, Leistungsbeurteilungen, Pflege von Mitarbeiterinformationen und viele weitere Aufgaben.
HRMS-Software lösungen sind sehr unterschiedlich und reichen von einfacher HRMS-Software (auch bekannt als HRIS-Software) bis hin zu hochentwickelten und komplexen Lösungen.
Da HRMS-Software so vielseitig ist, müssen Sie vor der Bewertung zunächst eine Ausschreibung (RFP) für HR-Software verfassen, welche die Anforderungen Ihres Unternehmens an das System festlegt. Häufige Funktionen von HRMS-Software sind:
- Lohn- und Gehaltsabrechnung
- Mitarbeiter-Benefits-Verwaltung
- Tools für Recruiting und Einstellung
- Tools für Onboarding und Schulungen
- Ein Lernmanagementsystem (LMS)
- Speicherung von Mitarbeiterdaten
- Anwesenheitsprotokolle oder digitale Stundenzettel
- HR-Kennzahlen und Analysen
Überlegen Sie zuerst, wo die Prioritäten und Ziele Ihres Unternehmens liegen. Wo ist Ihr Unternehmen besonders effizient? Und wo fällt es schwer, Effizienz zu erreichen? Konzentrieren Sie sich auf die Bereiche, in denen Sie Unterstützung benötigen, und stellen Sie eine Checkliste der Anforderungen zusammen, die Ihnen am wichtigsten sind.
Betrachten Sie als nächstes die technischen Anforderungen Ihres Unternehmens. Wie viele Mitarbeiterdatensätze müssen gespeichert werden? Und wie viele Benutzer werden Ihre HR-Software verwenden?
Wenn Ihre HRMS-Software bestimmte Sprachen unterstützen oder Sie bei speziellen regulatorischen Fragen unterstützen muss, sollte das ebenfalls auf Ihre Anforderungsliste und in Ihren Business Case aufgenommen werden.
Nicht alle HRMS-Softwarelösungen beinhalten Funktionen wie Lohnabrechnung oder Benefits-Verwaltung im Grundpaket – wenn Sie diese also benötigen, ergänzen Sie sie unbedingt auf Ihrer Liste.
Anforderungen an Lohnabrechnungs- und Benefits-Software
Lohnabrechnungs- und Mitarbeiter-Benefits-Software hilft Ihnen, monatliche Benefit-Kosten zu verfolgen, Gehaltsabrechnungen zu bearbeiten, Lohnsteuer zu berechnen und abzuführen sowie finanzielle Aufgaben zu managen.
Folgende Fragen helfen Ihnen bei der Ermittlung der Anforderungen Ihres Unternehmens an diese Software:
- Wie viele Mitarbeiter haben Sie?
- Haben Sie saisonale oder befristete Mitarbeiter?
- Bieten Sie Benefits an?
- Wie erfahren ist Ihr Lohnbuchhalter?
- Welche gesetzlichen Vorgaben müssen Sie erfüllen?
- Welche Art von Analysen benötigen Sie?
- Zahlen Sie Verkaufsprämien oder Boni?
Um diese Informationen bei mehreren Anbietern leichter vergleichen zu können, empfehle ich, Gehaltsabrechnungsangebote zumindest von Ihren drei bevorzugten Anbietern anzufordern, um den Auswahlprozess zu erleichtern.
Typische Anforderungen von Unternehmen an Lohnabrechnungs- und Benefits-Software sind folgende Funktionen:
- Integration in bestehende HR-Datenbanken
- Unterstützung bei Steuerkonformität
- Verfolgung von Urlaubs- und Krankheitstagen
- Mitarbeiterselbstservice für Zugriff auf Gehaltsabrechnungen und Steuerformulare
- Automatische Verfolgung der Anspruchsberechtigung für Mitarbeiterbenefits
Bei der Skalierung von Gehaltsabrechnungssystemen ist es entscheidend, eine Risikoanalyse und Anforderungen zu spezifizieren, bevor Sie einen Anbieter auswählen. Entwickeln Sie eine belastbare Bewertungsmatrix, um den passenden Partner für Ihre Bedürfnisse zu finden.
Anforderungen an Recruiting-Software
Funktionen von Recruiting-Software umfassen häufig ein Bewerbermanagementsystem (ATS), Kandidatenbeziehungsmanagement und Interviewsoftware.
Merkmale, die viele Unterarten von Recruiting-Software gemeinsam haben, sind das automatische Posten von Stellenanzeigen auf Websites und in sozialen Medien, die Möglichkeit, Bewerbungen online entgegenzunehmen, sowie Tools, mit denen unqualifizierte Kandidaten herausgefiltert und qualifizierte Kandidaten miteinander verglichen werden können.
Laut Business News Daily sollten Unternehmen Recruiting-Software suchen, die folgende Anforderungen erfüllt:
- Kann auf bestimmten Stellenbörsen veröffentlichen
- Hat eine mobilfreundliche Benutzeroberfläche
- Bietet flexible Preisgestaltung
- Hat einen schnellen Bewerbungsprozess
- Stellt die Einhaltung der Einstellungsgesetze sicher
Falls der Preis für Ihre Software-Investition entscheidend ist, sind die günstigsten Recruiting-Tools in der Regel Recruiting-Systeme für kleine Unternehmen.
Anforderungen an Performance-Management-Software
Performance-Management-Software hilft Unternehmen, die Mitarbeiterleistung besser zu verstehen. Einer der größten Vorteile von Performance-Management-Tools ist, dass Führungskräfte damit Personaldaten nachverfolgen und analysieren sowie einzelne Mitarbeitende bewerten können.
Zu den wichtigsten Anforderungen für diese Art von Software gehören:
- Einfache Bedienung
- Zielsetzungsmöglichkeit
- Fähigkeit zur Fortschrittsverfolgung
- Möglichkeit, kontinuierliches Feedback zu geben
- Automatische Erinnerungen an Fristen für Leistungsbeurteilungen
- Einfache Kommunikation zwischen Mitarbeitenden und Führungskräften
Natürlich sollten Sie auch darauf achten, dass Ihre Performance-Management-Software flexibel, anpassungsfähig und mit Ihren anderen Systemen kompatibel ist. Der Preis von Performance-Management-Systemen ist ebenfalls entscheidend, da Sie eine Lösung brauchen, die zu Ihrem Budget passt. Das gilt auch für jede HR-Software, die Sie in die engere Auswahl nehmen!
Im nächsten Schritt sehen wir uns diese Anforderungen genauer an und wie Sie diese bewerten können.
Wie man HR-Software bewertet
Wie können Sie eine HR-Lösung auf ihre Flexibilität und Anpassungsfähigkeit prüfen? Und was sollten Sie bei der Ermittlung der Gesamtkosten einer HR-Lösung beachten? Lassen Sie uns genauer hinschauen.
Kompatibilität mit bestehenden HR-Systemen
Die Einführung einer HR-Management-Lösung bedeutet wahrscheinlich, dass Sie diese mit den bereits vorhandenen Systemen wie ERP-, Finanzverwaltungs- und CRM-Software integrieren. Dadurch können Sie Informationen effizienter austauschen und erhalten einen viel umfassenderen Überblick über Ihre Unternehmensanalysen.
Ein Anbieter sollte Ihnen mitteilen können, ob seine Software mit Ihren anderen Systemen kompatibel ist, und es Ihnen ermöglichen, diese vor einem Kauf zu testen. Sie sollten zudem sicherstellen, dass der Anbieter fortlaufenden Support und Updates bietet, damit die Kompatibilität auch mit künftig eingeführten Systemen gewährleistet bleibt.
Flexibilität und Anpassungsfähigkeit
Unternehmen sind nicht statisch, also darf Ihre HR-Software es auch nicht sein. Sie muss mit Ihren Anforderungen wachsen (oder schrumpfen) können. Überlegen Sie bei der Suche nach einer HR-Lösung, welche zentralen Funktionen und welchen Umfang Sie künftig benötigen werden. Falls die Software über die gewünschten zusätzlichen Funktionen verfügt, wie viel wird es kosten, sie bei Bedarf zu implementieren?
Flexibilität ist entscheidend. Ihre HR-Prozesse können sich mit der Zeit verändern, und das System sollte es Ihnen ermöglichen, sich anzupassen, ohne alles umstellen zu müssen. Sie möchten Workflows und Berichte an Ihre sich verändernden Anforderungen anpassen können.
Kostenfaktoren, die Sie berücksichtigen sollten
Die Kosten für HR-Software können auf verschiedene Arten berechnet werden, und das sollten Sie beim Einkauf im Hinterkopf behalten.
Bei vielen Software-Typen zahlen Unternehmen eine monatliche Gebühr pro Nutzer oder pro Mitarbeiter zusätzlich zu einer Grundgebühr. Einige Systeme erheben außerdem eine Einrichtungsgebühr, um die Software gemäß Ihren Systemanforderungen einzurichten. Wenn Sie die Preismodelle von HRIS verstehen, können Sie Ihr Budget für Ihre HR-Technologie-Investition effizient planen.
Lösungen, die sich an größere Unternehmen richten, verlangen häufiger einen einmaligen Kaufpreis, der oft von der Unternehmensgröße abhängt. Beachten Sie außerdem, dass die Erhöhung der Speicherkapazität, die Implementierung zusätzlicher Funktionen und der Zugriff auf individuellen Support durch den Softwareanbieter in der Regel mit zusätzlichen Kosten verbunden sind.
Kleinere Unternehmen stellen vielleicht fest, dass kostenfreie oder Open-Source-Software besser passt, es gibt jedoch Einschränkungen. Open-Source-HR-Software gibt Ihnen ausschließlich Zugang zum Software-Code, sodass Sie jemanden mit Programmierkenntnissen benötigen, um daraus eine einsatzfähige Lösung zu machen.
Einige Anbieter bieten kostenfreie oder günstige HR-Software an, die preiswert im Einstieg ist, aber nur sehr grundlegende Funktionen umfasst. Bei diesen Tarifen kosten zusätzliche Funktionen immer extra.
Für einen ausführlichen Blick auf die Kosten von HR-Technologie lesen Sie unseren Artikel „Ist Ihre Organisation bereit für HR-Technologie?“
Wie Sie neue HR-Software einführen
Die Einführung neuer Software ist schwierig. Tatsächlich ergab ein McKinsey-Bericht, dass nur 16 % der Befragten die digitalen Transformationen ihrer Unternehmen als erfolgreich empfanden. Aber ein erfolgreicher Software-Rollout bringt große Vorteile: HR-Software kann Effizienz steigern, Kosten senken sowie Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung verbessern. Um diese Vorteile von HCM-Software beziehungsweise HR-Software zu erzielen, brauchen Sie einen soliden Plan.
So implementieren Sie Ihre HR-Software
Wenn Sie Ihre HR-Software ausgewählt haben, steht die Implementierung an. PeopleGoal empfiehlt einen sechs-wöchigen Implementierungszyklus.
Dieser beinhaltet Zeit für die Kontoeinrichtung und Pilotphase durch Ihre Personalabteilung, bevor die Software im gesamten Unternehmen eingeführt wird.
Durch einen gut durchdachten Ablauf und die Dokumentation jedes Schrittes stellen Sie sicher, dass Sie möglichst wenige Probleme erleben.
Ein Pilotteam, das Mitglieder aus allen Unternehmensebenen und mit unterschiedlichem technischen Know-how umfasst, hilft Ihnen dabei, die Einführung zu optimieren.
Verschiedene Mitarbeitertypen haben unterschiedliche Anforderungen an Ihre HR-Software und unterschiedliche Herausforderungen bei der Nutzung.
Wenn Sie deren Rückmeldungen berücksichtigen, erhöhen Sie die Erfolgschancen Ihrer HR-Digitalisierung.
So führen Sie HR-Software für Ihr Team ein
Sobald Sie Ihre Software eingerichtet, getestet und alle vom Pilotteam identifizierten Probleme behoben haben, ist es Zeit, sie dem Rest des Unternehmens vorzustellen.
In diesem Prozess ist gute Kommunikation entscheidend, um eine positive Mitarbeitererfahrung zu schaffen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeitenden über die Details des Starts informiert sind und wissen, an wen sie sich bei Fragen zur Nutzung Ihrer neuen HR-Lösung wenden können.
Ihr Team sollte sich über die Vorteile freuen, die Ihre neue HR-Software bietet. Können sie damit einfach Urlaub beantragen? Oder hilft es, sensible Mitarbeiterdaten sicher aufzubewahren? Sorgt die Software dafür, dass sie regelmäßig geplantes Coaching erhalten und damit ihre berufliche Entwicklung gefördert wird?
Wenn Ihre Mitarbeitenden das Gefühl haben, dass sie davon profitieren, erreichen Sie eine höhere Mitarbeiterbindung und bessere Unterstützung aus dem ganzen Unternehmen.
Insbesondere ist es für die Mitarbeiterzufriedenheit wichtig, dass Ihre Mitarbeitenden wissen, dass Sie ihnen zuhören.
Wenn sich eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter nicht ausreichend für die neue Software qualifiziert fühlt, sorgen Sie dafür, dass entsprechende Schulungsangebote zur Verfügung stehen.
Oder wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter bereits negative Erfahrungen mit früheren Software-Einführungen gemacht hat, hören Sie sich deren Bedenken an und gehen Sie darauf ein.
Jede Person, die mit Ihrer HR-Lösung zufrieden ist, beeinflusst andere positiv und trägt so zur allgemeinen Mitarbeiterzufriedenheit bei.
Was kommt als Nächstes?
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