Anforderungen an HR-Software: Ihre Bedürfnisse verstehen

Das Verständnis der Rolle der HR in kleinen Unternehmen und Großunternehmen ist bei der Bewertung der Kosten von HR-Software unerlässlich, um sicherzustellen, dass die Lösung zum Budget und den Zielen des Unternehmens passt.

Um mit diesen sich verändernden Anforderungen Schritt zu halten, entwickelt sich auch HR-Software weiter. Sie dient nicht mehr nur der Lohn- und Gehaltsabrechnung – auch wenn diese nach wie vor eine wichtige Kernfunktion der HR ist.

Heute ist die Implementierung von HR-Software wichtiger denn je, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen in der sich verändernden Arbeitswelt ein wettbewerbsfähiger Arbeitgeber bleibt.

Wichtige Anforderungen an HR-Software

Jedes Unternehmen hat eigene Anforderungen an die Funktionen und Merkmale einer HR-Lösung. Es gibt jedoch einige Gemeinsamkeiten, wenn es darum geht, sicherzustellen, dass die von Ihnen ausgewählte HR-Software die Produktivität und Zufriedenheit in Ihrem gesamten Unternehmen steigert.

Prüffragen zur Auswahl von HR-Software

Unabhängig davon, welche Art von HR-Management-Software Sie benötigen, sollten Sie auf diese übergeordneten Aspekte achten, um sicherzustellen, dass Sie alle Vorteile von HR-Management-Software erhalten:

1. Ist sie sowohl für Ihre HR-Fachkräfte als auch für Ihre Mitarbeitenden einfach zu bedienen?
2. Lässt sie sich in Ihre anderen HR-Softwaresysteme integrieren?
3. Ist sie skalierbar und flexibel, falls sich Ihre geschäftlichen Anforderungen ändern?
4. Ist sie cloudbasiert oder wird sie lokal gehostet?
5. Ist eine mobile App verfügbar?
6. Hält sie Datensicherheitsstandards wie die DSGVO-Konformität ein?
7. Wird sie die Effizienz der HR-Abläufe verbessern (z. B. durch die Abschaffung von Tabellenkalkulationen)?
8. Bietet sie Automatisierungen für typische zeitaufwändige Aufgaben?

Sobald diese Fragen beantwortet sind, können Sie zur nächsten Phase Ihres Auswahlprozesses übergehen und beginnen, sich die einzelnen Softwarefunktionen anzusehen.

Wichtige Merkmale effektiver HR-Software

HR-Software ist anpassbar, und es gibt zahlreiche verschiedene Optionen, die auf die spezifischen geschäftlichen Anforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten werden können. Es gibt jedoch einige Funktionen, die unserer Meinung nach in nahezu jedem Fall nützlich sind:

• Selbstbedienungsportal für Mitarbeitende: Wenn Mitarbeitende direkten Zugriff haben, um wichtige Dokumente einzusehen, ihren Dienstplan anzuzeigen, Urlaub zu beantragen und Schulungen zu verfolgen, wenden sie sich nur bei wichtigen Angelegenheiten an Ihr HR-Team.
• Arbeitsabläufe für Einstellung und Einarbeitung: Achten Sie auf integrierte Tools, die dabei helfen, den Einstellungs- und Einarbeitungsprozess zu standardisieren und zu optimieren, einschließlich Stellenausschreibungen, Angebotsschreiben, digitaler Signaturen und Checklisten für neue Mitarbeitende – alles an einem Ort.
• Funktionen der künstlichen Intelligenz (AI): Fortschrittlichere HR-Tools nutzen inzwischen AI, um bei Aufgaben wie der Prüfung von Lebensläufen, prädiktiven Analysen zur Mitarbeiterfluktuation und personalisierten Lernempfehlungen zu helfen – so können Sie schnellere und fundiertere Entscheidungen treffen.
• Zeitmanagement: Automatisiertes Zeitmanagement kann den Arbeitsablauf verbessern, insbesondere wenn Mitarbeitende direkten Zugriff haben. Viele HR-Systeme umfassen teambezogene Kalender und Benachrichtigungen zur Anwesenheit, um die Auswirkungen von Abwesenheiten zu minimieren.
• Verwaltung der Anmeldung zu Zusatzleistungen: Die Anmeldung zu Zusatzleistungen über ein Selbstbedienungssystem ermöglicht es Mitarbeitenden, ihre Leistungspakete einzusehen, auszuwählen und zu aktualisieren, ohne die HR-Abteilung durchlaufen zu müssen. Dadurch wird der Abstimmungsaufwand reduziert und die Einhaltung von Fristen für Zusatzleistungen sichergestellt.
• Lernmöglichkeiten: In einer Studie von Quantum Workplace nannten Mitarbeitende Entwicklungsmöglichkeiten als einen der wichtigsten Gründe für Mitarbeiterengagement. Ziehen Sie eine HR-Lösung mit integriertem Lernmanagementsystem (LMS) oder Schulungsmodul in Betracht, damit Ihre Mitarbeitenden ihre Fähigkeiten im Laufe der Zeit weiterentwickeln können.
• Analyse und Berichterstattung: HR-Software erfasst viele Mitarbeiterdaten, aber Sie sollten diese nicht in ein anderes System exportieren müssen, um herauszufinden, was sie bedeuten. Die beste HR-Software umfasst Datenübersichten und integrierte Analysefunktionen.

Spezifische Anforderungen an verschiedene Arten von HR-Software

Auch wenn Sie möglicherweise nur eine Lösung für das Mitarbeitermanagement für Probleme in einem dieser Bereiche suchen, lässt sich HR-Kernsoftware im Allgemeinen in vier grundlegende Kategorien einteilen: 

• Verwaltung von HR-Daten (z. B. Personalinformationssysteme oder HRIS)
• Software für Lohnabrechnung, Finanzen und Buchhaltung
• Software für Personalbeschaffung, Einstellung und Einarbeitung
• Software für das Leistungsmanagement von Mitarbeitenden

Jede Softwareart hat unterschiedliche Anforderungen. Doch welche Anforderungen gibt es jeweils, und worauf sollten Sie bei der Auswahl Ihrer zentralen HR-Softwarelösung achten?

Anforderungen an Software für das Personalmanagement

Software für das Personalmanagement (HRMS) ist eine Sammlung von Anwendungen zur Verwaltung verschiedener HR-Prozesse, darunter Einstellungen, Leistungsbeurteilungen, die Pflege von Mitarbeiterinformationen und viele weitere Aufgaben.

HRMS-Software lösungen unterscheiden sich stark – von einfacher HRMS-Software (auch als HRIS-Software bekannt) bis hin zu hochentwickelten und komplexen Lösungen. 

Da HRMS-Software so vielfältig ist, müssen Sie vor der Bewertung eine Ausschreibung für HR-Software (RFP) erstellen, in der festgelegt wird, was Ihr Unternehmen von ihr benötigt. Zu den üblichen Funktionen von HRMS-Software gehören:

• Lohnabrechnung
• Verwaltung von Mitarbeitervorteilen
• Werkzeuge für Personalbeschaffung und Einstellung
• Werkzeuge für Einarbeitung und Schulungen
• Ein Lernmanagementsystem (LMS)
• Speicherung von Mitarbeiterdaten
• Anwesenheitsaufzeichnungen oder digitale Stundenzettel
• HR-Kennzahlen und Analysen

Betrachten Sie zunächst die Prioritäten und Ziele Ihres Unternehmens. Wo arbeitet Ihr Unternehmen am effizientesten? Und wo hat es Schwierigkeiten, effizient zu arbeiten? Konzentrieren Sie sich auf die Bereiche, in denen Sie Unterstützung benötigen, und erstellen Sie eine Anforderungsliste, um die für Sie wichtigsten Funktionen zu erfassen. 

Betrachten Sie als Nächstes die technischen Anforderungen Ihres Unternehmens. Wie viele Mitarbeiterdatensätze müssen gespeichert werden? Und wie viele Nutzer werden Ihre HR-Software verwenden?

Wenn Ihre HRMS-Software bestimmte Sprachen unterstützen oder Sie bei speziellen regulatorischen Anforderungen unterstützen muss, sollte dies sowohl auf Ihrer Anforderungsliste als auch in Ihrem Geschäftsfall aufgeführt werden.  

Nicht alle HRMS-Softwarelösungen enthalten Funktionen wie Lohnabrechnung oder die Verwaltung von Mitarbeitervorteilen als Bestandteil ihres Basispakets. Wenn diese Funktionen erforderlich sind, sollten Sie sie daher zu Ihrer Liste hinzufügen.

Anforderungen an Software für Lohnabrechnung und Mitarbeitervorteile

Software für Lohnabrechnung und Mitarbeitervorteile hilft Ihnen dabei, die monatlichen Kosten für Mitarbeitervorteile zu verfolgen, die Lohnabrechnung durchzuführen, Lohnsteuern zu berechnen und einzureichen sowie damit verbundene Finanzaufgaben zu verwalten.

Bei dieser Softwareart helfen Ihnen die folgenden Fragen dabei, die Anforderungen Ihres Unternehmens zu bestimmen:

• Wie viele Mitarbeitende haben Sie?
• Beschäftigen Sie saisonale oder befristete Mitarbeitende? 
• Bieten Sie Mitarbeitervorteile an?
• Wie erfahren ist Ihre für die Lohnabrechnung zuständige Person?
• Welche gesetzlichen Vorschriften müssen Sie einhalten?
• Welche Art von Analysen benötigen Sie?
• Zahlen Sie Verkaufsprämien oder Boni? 

Um diese Details mehrerer Anbieter vergleichen zu können, empfehle ich, von mindestens Ihren drei bevorzugten Anbietern Angebote für die Lohnabrechnung anzufordern, um den Prozess zu vereinfachen.

Unternehmen benötigen bei Software für Lohnabrechnung und Mitarbeitervorteile häufig die folgenden Funktionen:

• Integration in bestehende HR-Datenbanken
• Unterstützung bei der Einhaltung steuerlicher Vorschriften
• Erfassung von Urlaubs- und Krankheitszeiten
• Selbstzugriff der Mitarbeitenden auf Gehaltsabrechnungen und Steuerformulare
• Automatische Erfassung der Berechtigung von Mitarbeitenden für Mitarbeitervorteile

Anforderungen an Rekrutierungssoftware 

Funktionen von Rekrutierungssoftware umfassen häufig ein Bewerbermanagementsystem (ATS), das Beziehungsmanagement mit Bewerbern und Software für Bewerbungsgespräche.

Zu den Funktionen, die bei vielen Unterarten von Rekrutierungssoftware üblich sind, gehören das automatische Veröffentlichen von Stellenanzeigen auf Websites und in sozialen Medien, die Möglichkeit, Lebensläufe online zu akzeptieren, sowie Tools zum Herausfiltern ungeeigneter Bewerber und zum Vergleichen qualifizierter Bewerber miteinander. 

Laut Business News Daily sollten Unternehmen nach Rekrutierungssoftware suchen, die folgende Anforderungen erfüllt:

• Kann auf bestimmten Stellenbörsen veröffentlichen
• Verfügt über eine mobilfreundliche Benutzeroberfläche
• Bietet flexible Preise
• Verfügt über einen schnellen Bewerbungsprozess
• Gewährleistet die Einhaltung von Einstellungsgesetzen

Wenn der Preis außerdem ein begrenzender Faktor für Ihre Softwareinvestition ist, sind Rekrutierungssysteme für kleine Unternehmen in der Regel die günstigsten Einstellungstools.

Anforderungen an Leistungsmanagement-Software

Leistungsmanagement-Software hilft Unternehmen, die Leistung ihrer Mitarbeitenden besser zu verstehen. Einer der wichtigsten Vorteile von Leistungsmanagement-Tools besteht darin, dass sie Führungskräften ermöglichen, Mitarbeiterdaten zu erfassen und zu analysieren sowie einzelne Mitarbeitende zu beurteilen. 

Zu den wichtigsten Anforderungen an diese Art von Software gehören:

• Benutzerfreundlichkeit
• Möglichkeit, Ziele festzulegen
• Funktionen zur Fortschrittsverfolgung
• Möglichkeit, kontinuierliches Feedback zu geben
• Automatische Erinnerungen an anstehende Termine für Leistungsbeurteilungen
• Einfache Kommunikation zwischen Mitarbeitenden und Führungskräften

Natürlich soll Ihre Leistungsmanagement-Software auch flexibel, anpassungsfähig und mit Ihren anderen Systemen kompatibel sein. Der Preis von Leistungsmanagement-Systemen ist ebenfalls entscheidend, da Sie eine Lösung benötigen, die zu Ihrem Budget passt. Dasselbe gilt für jede HR-Software, die Sie in die engere Auswahl nehmen!

Als Nächstes untersuchen wir diese Anforderungen und wie Sie sie bewerten können.

So bewerten Sie HR-Software

Wie können Sie eine HR-Lösung hinsichtlich ihrer Flexibilität und Anpassungsfähigkeit bewerten? Und was sollten Sie berücksichtigen, wenn Sie die Gesamtkosten einer HR-Lösung bestimmen? Sehen wir uns das genauer an.

Kompatibilität mit bestehenden HR-Systemen

Die Implementierung einer HR-Management-Lösung bedeutet wahrscheinlich, dass sie in andere derzeit eingesetzte Systeme integriert werden muss, etwa ERP-, Finanzmanagement- und CRM-Software. Dadurch können Sie Informationen effizienter austauschen und ein deutlich vollständigeres Bild der Analysen Ihres Unternehmens erhalten.

Ein Anbieter sollte Ihnen sagen können, ob seine Software mit den anderen von Ihnen verwendeten Systemen kompatibel ist, und Ihnen ermöglichen, sie vor dem Kauf zu testen. Außerdem sollten Sie bestätigen, dass der Anbieter fortlaufenden Support und Updates bereitstellt, um die Kompatibilität mit Systemen zu gewährleisten, die Sie möglicherweise in Zukunft implementieren. 

Flexibilität und Anpassungsfähigkeit

Unternehmen stehen nicht still, daher darf auch Ihre HR-Software nicht stillstehen. Sie muss mit Ihren Anforderungen wachsen (oder schrumpfen). Bei der Suche nach einer HR-Lösung sollten Sie berücksichtigen, welche wichtigen Funktionen und welchen Umfang Sie künftig voraussichtlich benötigen werden. Wenn die Software über die zusätzlichen gewünschten Funktionen verfügt, wie viel wird es kosten, diese zu implementieren, sobald der Zeitpunkt gekommen ist? 

Zu berücksichtigende Kostenfaktoren

Die Kosten von HR-Software können auf unterschiedliche Weise berechnet werden. Das sollten Sie beim Kauf berücksichtigen.

Bei vielen Arten von Software zahlen Unternehmen zusätzlich zu einer monatlichen Grundgebühr eine monatliche Gebühr pro Benutzer oder Mitarbeiter. Einige Systeme erheben möglicherweise auch eine Implementierungsgebühr, um ihre Software entsprechend Ihren Systemanforderungen einzurichten. Das Verständnis von Preismodellen für HRIS kann Ihnen helfen, Ihr Budget für Ihre Investition in HR-Technologie effektiv zu planen.

Lösungen für größere Unternehmen verlangen eher einen einmaligen Kauf zu einem Festpreis, der häufig von der Unternehmensgröße abhängt. Denken Sie außerdem daran, dass die Erhöhung der Speicherkapazität, die Implementierung zusätzlicher Funktionen und der Zugriff auf individuellen Support durch den Softwareanbieter wahrscheinlich zusätzliche Kosten verursachen werden.

Kleinere Unternehmen stellen möglicherweise fest, dass kostenlose oder Open-Source-Software besser geeignet ist, allerdings gibt es Einschränkungen. Open-Source-HR-Software gibt Ihnen nur Zugriff auf den Softwarecode. Daher benötigen Sie jemanden mit Programmierkenntnissen, um daraus eine nutzbare Lösung zu machen.

Einige Anbieter bieten möglicherweise kostenlose oder kostengünstige HR-Software an, die zu Beginn erschwinglich ist, jedoch nur sehr grundlegende Funktionen umfasst. Bei diesen Tarifen kostet das Hinzufügen weiterer Funktionen mehr. 

Eine ausführliche Betrachtung der Kosten von HR-Technologie finden Sie in unserem Artikel „Ist Ihr Unternehmen bereit für HR-Technologie?“

So führen Sie neue HR-Software ein

Die Einführung neuer Software ist schwierig. Tatsächlich ergab ein Bericht von McKinsey, dass nur 16 % der Befragten der Ansicht waren, dass die digitalen Transformationen ihrer Unternehmen erfolgreich waren. Eine erfolgreiche Softwareeinführung bringt jedoch große Vorteile. HR-Software kann die Effizienz steigern, Kosten senken und die Zufriedenheit sowie die Bindung der Mitarbeiter verbessern. Um diese Vorteile von HCM-Software oder HR-Software zu nutzen, ist ein solider Plan entscheidend.

Implementierung Ihrer HR-Software

Nachdem Sie Ihre HR-Software ausgewählt haben, ist es an der Zeit, sie zu implementieren. PeopleGoal empfiehlt einen sechswöchigen Implementierungszyklus.

Dieser umfasst Zeit für die Kontoeinrichtung und Pilotprüfung durch Ihre Personalabteilung, bevor Sie die Software im gesamten Unternehmen einführen.

Indem Sie einem gut geplanten Prozess folgen und jeden Schritt dokumentieren, können Sie sicherstellen, dass möglichst wenige Probleme auftreten. 

Ein Pilotteam, das aus Mitgliedern aller Unternehmensebenen mit unterschiedlichen technischen Kenntnissen besteht, hilft Ihnen bei der Behebung von Problemen während der Einführung.

Verschiedene Arten von Mitarbeitern haben unterschiedliche Anforderungen an Ihre HR-Software und unterschiedliche Probleme bei deren Nutzung.

Wenn Sie deren Feedback berücksichtigen, trägt dies zum Erfolg Ihrer digitalen HR-Transformation bei.

Einführung der HR-Software in Ihrem Team

Nachdem Sie Ihre Software eingerichtet und getestet sowie alle von Ihrem Pilotteam angesprochenen Probleme behoben haben, ist es an der Zeit, sie dem restlichen Unternehmen vorzustellen.

In diesem Prozess ist eine gute Kommunikation entscheidend, um eine positive Mitarbeitererfahrung zu schaffen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter über die Einzelheiten der Einführung informiert sind und wissen, an wen sie sich wenden können, wenn sie Ihre neue HR-Lösung nutzen.

Ihr Team sollte sich auf die Vorteile freuen, die Ihre neue HR-Software bietet. Wird sie ihnen helfen, problemlos Urlaub zu beantragen? Oder wird sie dazu beitragen, ihre sensiblen Mitarbeiterinformationen zu schützen? Wird sie sicherstellen, dass sie regelmäßig geplantes Coaching erhalten und dadurch ihre berufliche Entwicklung verbessern?

Wenn Ihre Mitarbeiter das Gefühl haben, dass auch für sie etwas dabei ist, werden Sie ein höheres Mitarbeiterengagement und mehr Zustimmung im gesamten Unternehmen erreichen.

Für die Mitarbeiterzufriedenheit ist es besonders wichtig, dass Ihre Mitarbeiter wissen, dass Sie ihnen zuhören.

Wenn ein Mitarbeiter das Gefühl hat, dass ihm die für die neue Software erforderlichen Fähigkeiten fehlen, sollten Sie sicherstellen, dass ihm geeignete Schulungsmöglichkeiten zur Verfügung stehen.

Oder wenn ein Mitarbeiter bei früheren Softwareeinführungen schlechte Erfahrungen gemacht hat, sollten Sie sich seine Bedenken anhören und auf sie eingehen.

Jeder Mitarbeiter, der mit Ihrer HR-Lösung zufrieden ist, wird andere beeinflussen und so zur Mitarbeiterzufriedenheit insgesamt beitragen.

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