HR-Prozesse verbessern: Ein 4-Schritte-Prozess
Prozessverbesserung – das Lieblingshobby jeder HR-Fachkraft, oder?
Vielleicht nicht für die meisten von uns, aber etablierte Prozesse stellen sicher, dass Aufgaben ordnungsgemäß und effizient erledigt werden. Das schafft ein besseres Erlebnis für alle und gibt Zeit frei, sich auf interessantere, strategische Themen zu konzentrieren.
Die Rolle von HR in kleinen Unternehmen und Großunternehmen beinhaltet die Einführung strukturierter Prozesse, die Compliance sicherstellen und die operative Effizienz steigern.
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Auch Ihre HR-Abteilung hat vermutlich mehr als nur ein paar Prozesse, die verbessert werden könnten. Mithilfe von strategischem Personalmanagement können Organisationen ihre HR-Prozesse so anpassen, dass sie besser auf die Bedürfnisse von Mitarbeitenden und Unternehmen reagieren können.
Rahmenwerk zur Prozessverbesserung im HR-Bereich
HR-Prozesse umfassen eine Vielzahl von Aktivitäten – vom Recruiting und Onboarding bis hin zur Mitarbeiterentwicklung und Leistungsmanagement.
Um wettbewerbsfähig und effizient zu bleiben, müssen Unternehmen ihre HR-Prozesse ständig optimieren. Durch Cloud-HR-Tools lassen sich HR-Prozesse einfach verschlanken, was reibungslosere Abläufe und einen besseren Datenzugriff ermöglicht.
Meiner Erfahrung nach ist die größte Hürde bei der Prozessverbesserung der Anfang – es kann wie eine unüberwindbare Aufgabe erscheinen! Wenn man den Prozess in einzelne Schritte aufteilt, wird alles deutlich handhabbarer.
Schritt eins: Bestehende Prozesse analysieren
Etwas zu verbessern ist schwierig, wenn man es nicht vollständig versteht. Dieser Schritt kann zeitaufwändig sein – das muss ich direkt zugeben – aber normalerweise muss er nur einmal durchgeführt werden.
Der erste Schritt besteht darin, Ihre Arbeitsabläufe und Aufgaben zu erfassen und zu überprüfen, was dokumentiert ist, wem sie gehören und wann sie zuletzt kontrolliert wurden. Ist die HR-Abteilung für Payroll und L&D zuständig, oder übernimmt das eine andere Abteilung in Ihrem Unternehmen?
Ein Beispiel: In einer früheren HR-Abteilung, in der ich gearbeitet habe, gab es viele dokumentierte Prozesse, aber wir stellten fest, dass diese an ganz unterschiedlichen Orten abgelegt und in sehr unterschiedlichem Aktualitätszustand waren.
Im nächsten Schritt können Sie in Ihre HR-Kennzahlen eintauchen, um potenzielle Problemfelder für jeden Prozess zu identifizieren, z. B. ungenaue Mitarbeiterzahlen, Fehler in der Gehaltsabrechnung oder lange Einstellungszeiten.
Am Ende dieses Schritts haben Sie ein Verzeichnis aller Prozesse, die verbessert werden können.
Schritt zwei: Prioritäten setzen
Man kann nicht alles auf einmal angehen. Daher ist es wichtig, kritisch zu überlegen, an welchen Prozessen Sie zuerst arbeiten möchten. Das gilt ganz besonders für kleine HR-Systeme in Unternehmen mit begrenzter Zeit, Ressourcen und Budget.
Vielleicht können erste schnelle und einfache Erfolge Zeit freisetzen, um sich auf größere Projekte zu konzentrieren. Oder aber Sie haben Unterstützung der Führungsebene, um ein großes Automatisierungsprojekt zu starten.
Setzen Sie klare und spezifische Ziele zur Verbesserung, die mit den strategischen Zielen, Initiativen und Werten der Organisation übereinstimmen.
Zum Beispiel ist bei meinem Unternehmen Innovation der höchste Wert – und dennoch gibt es noch einige lästige manuelle HR-Prozesse.
Unser Ziel ist es, ein innovatives HR-Erlebnis zu schaffen, das den Mitarbeitenden einen positiven Eindruck von der HR-Abteilung vermittelt. Wir konnten die Geschäftsleitung für die digitale Transformation von HR gewinnen, indem wir mehrere Schlüsselprozesse automatisiert und diese Projekte an unserem Innovationswert ausgerichtet haben.
Dieser Schritt ist keine Universallösung, daher müssen Sie festlegen, was mit Ihren vorhandenen Ressourcen für Ihre Organisation funktioniert.
Schritt drei: Einen Maßnahmenplan erstellen
Sie sollten einen realistischen Zeitplan für die Umsetzung erstellen und meiner Empfehlung nach mehrere Fortschrittskontrollen einplanen.
Dies kann bedeuten, Arbeitsabläufe zu vereinfachen, unnötige Schritte zu eliminieren und sich wiederholende Aufgaben mithilfe spezieller HR-Software zu automatisieren (dazu später noch mehr).
Wenn Ihnen Ressourcen zur Verfügung stehen, ermöglicht die Zuweisung von Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten den Teammitgliedern, Entscheidungsbefugnisse in ihren Arbeitsprozessen zu bewahren.
Das kann eine Menge sein, was verfolgt werden muss, und ein für alle zugängliches Projektdokument hilft dabei. Ich nutze hierfür gerne Sharepoint, aber es gibt viele Projektmanagement-Tools.
In meinem vorherigen Beispiel der verstreuten Dokumentation haben wir beschlossen, alles an einem zentralen Ort zu speichern statt in den bisherigen Silos und uns selbst sechs Monate Zeit gegeben, um jedes Dokument zu aktualisieren.
Dieser Zeitrahmen war für unser kleines HR-Team realistisch und umsetzbar. Wir hatten einmal im Monat ein kurzes, festes Meeting, um unseren Fortschritt zu überprüfen und uns gegenseitig zur Verantwortung zu ziehen.
Schritt vier: Kontinuierliche Verbesserung
Richten Sie ein System zur fortlaufenden Überwachung und Bewertung der HR-Prozesse ein. Fördern Sie Rückmeldungen von Mitarbeitenden und HR-Mitarbeitenden, um etwaige Probleme oder weitere Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.
Beispielsweise könnten Sie nach Kontaktaufnahmen mit der HR-Abteilung eine Blitzumfrage an Mitarbeitende senden, um ein sofortiges Feedback zu erhalten, oder Ihrer HR-Abteilung einmal jährlich eine Wunschliste übergeben, um umfassende Verbesserungsideen zu sammeln.
Sie können das erhaltene Feedback und die gesammelten Daten nutzen, um die HR-Prozesse kontinuierlich zu optimieren.
HR-Abteilungen können Prozesse optimieren, indem sie HR-Case-Management-Plattformen integrieren, um Probleme schneller zu lösen.
6 Beispiele für Verbesserungen von HR-Prozessen
Schauen wir uns einige Beispiele für gängige Möglichkeiten an, HR-Prozesse zu verbessern.
Arbeitsabläufe automatisieren
In der Bewertungsphase erkennen Sie wahrscheinlich manuelle und sich wiederholende Aufgaben wie Dateneingabe, Terminvereinbarungen und das Versenden von Standard-E-Mails.
Diese Prozesse können Sie automatisieren, indem Sie einen HR-Tech-Stack aufbauen (denken Sie an Ihr HRMS oder HRIS plus Kommunikationstools), der viele dieser Abläufe automatisiert und einen Datenaustausch zwischen verschiedenen Anwendungen und Funktionen ermöglicht.
Onboarding digitalisieren
Mitarbeiter-Onboarding ist ein wiederholbarer Prozess, der bei den meisten Unternehmen förmlich nach einer Aktualisierung verlangt und einen der wichtigsten Teile der Mitarbeitererfahrung für neue Mitarbeitende darstellt.
Digitalisieren Sie das Onboarding, indem Sie neuen Mitarbeitenden elektronische Formulare, Schulungsmodule und Unternehmensressourcen bereitstellen. Das reduziert Papierarbeit, spart Zeit und gewährleistet Einheitlichkeit beim Onboarding aller neuen Mitarbeitenden.
Spezielle Onboarding-Software kann hierbei extrem hilfreich sein.
Recruiting vereinfachen
Falls der Recruiting-Prozess in Ihrer Bestandsaufnahme aus Schritt 1 noch nicht enthalten ist, sollten Sie ihn ergänzen. Falls noch nicht geschehen, sollten Sie die Einführung eines Bewerbermanagementsystems (ATS) in Betracht ziehen, um Stellenanzeigen, Bewerbungen und die Kommunikation mit Kandidat:innen zu verwalten.
ATS-Software kann helfen, Kandidaten zu screenen, ihren Fortschritt zu verfolgen und einen Talentpool für schwer zu besetzende Positionen aufzubauen. Viele dieser Programme liefern zudem wertvolle Kennzahlen zu Ihrem Einstellungsprozess und zur Candidate Experience.
Self-Service-Optionen bereitstellen
HR-Fachkräfte investieren oft viel unnötige Energie in das Beantworten von Fragen und das Aktualisieren von Mitarbeiterdaten. Hier sind ein paar Vorschläge, wie Sie das optimieren können:
Self-Service für Mitarbeitende und Führungskräfte
In Ihrer HRIS-Software gibt es möglicherweise bereits Optionen für Self-Service von Mitarbeitenden und Führungskräften.
Nutzten Sie diese, denn sie ermöglichen es Mitarbeitenden, persönliche Daten zu aktualisieren, Lohnabrechnungen einzusehen, Urlaubsanträge zu stellen und sich für Leistungen anzumelden. Dadurch wird die Arbeitsbelastung für das HR-Team reduziert und Mitarbeitende können ihre Informationen eigenständig verwalten.
Self-Service-Optionen für Führungskräfte innerhalb Ihres HRIS bieten weiteren Raum für Prozessverbesserungen. Es gibt möglicherweise Funktionen, die Sie einfach für Führungskräfte aktivieren können, sodass sie routinemäßige Mitarbeiteränderungen selbst durchführen können – zum Beispiel Änderungen in den Berichtswegen und die Genehmigung von Urlaubsanträgen.
Zentralisierte Wissensdatenbank
Erstellen Sie eine zentrale Anlaufstelle für HR-Richtlinien, Prozesse, FAQs und Ressourcen. Dadurch können Mitarbeitende und Führungskräfte Antworten auf ihre Fragen finden, ohne direkt mit HR Kontakt aufnehmen zu müssen. Es ist entscheidend, dass dieses Repository für alle leicht auffindbar und zugänglich ist.
Es gibt viele Intranet-Optionen in verschiedenen Kosten- und Arbeitsaufwandsstufen. Viele HRIS-Plattformen verfügen ebenfalls über diese Funktion.
Elektronisches Dokumentenmanagement
Falls noch nicht geschehen, beginnen Sie damit, HR-Dokumente digital in einem sicheren System zu speichern. So lassen sich Dokumente und Mitarbeiterdaten einfacher abrufen und teilen, was den Bedarf an Papier reduziert.
Compliance-Kalender und Jahresend-Checkliste
Über einen Compliance-Kalender habe ich bereits in einem früheren Artikel zu HR-Compliance gesprochen und ich kann dessen Vorzüge nicht genug betonen.
Der Kalender, den ich benutze, ist mit einem gemeinsamen HR-Kalender in Outlook verknüpft, wobei jeder Eintrag auf ein Ereignis im HR-Kalender verweist. Diese „unübersehbaren“ Erinnerungen sind sehr hilfreich, um Maßnahmen zur Einhaltung von Vorschriften anzustoßen.
Eine Jahresend-Checkliste kann eingebettet in Ihren Compliance-Kalender genutzt werden. Im Rahmen der Jahresend-Checkliste meines Teams überprüfen wir Prozessdokumentationen und führen regelmäßige Wartungen durch.
So entsteht ein Kreislauf kontinuierlicher Verbesserungen, ohne dass bei jedem Mal alles von Grund auf neu aufgesetzt werden muss, wie ich oben in Schritt 4 beschrieben habe.
Hinweis: Die Jahresend-Checkliste sollte nicht mit anderen HR-Prozess-Checklisten zusammengelegt oder diese ersetzen.
Herausforderungen bei der Verbesserung von HR-Prozessen
Auch wenn es in der Praxis vielversprechend klingt, läuft die Optimierung von HR-Prozessen selten reibungslos ab. Häufige Herausforderungen sind:
- Widerstand gegen Veränderungen: Mitarbeitende und Führungskräfte könnten Veränderungen ablehnen – aus Angst vor dem Unbekannten, Bequemlichkeit im aktuellen Prozess oder Zweifel am Nutzen neuer Systeme. Deshalb braucht jede größere Veränderung einen passenden Change-Management-Plan und eine Kommunikationsstrategie.
- Fehlende klare Vision: Ohne ein klar definiertes Ziel und eine Strategie fehlt bei Verbesserungen der HR-Prozesse oftmals die Richtung, wodurch Ressourcen und Anstrengungen vergeudet werden können.
- Begrenzte Ressourcen: Budgetbeschränkungen, Personalmangel sowie unzureichende technische Hilfsmittel können die Umsetzung neuer HR-Prozesse erschweren. Deshalb ist es wichtig, Prioritäten richtig zu setzen und realistische Zeitleisten zu planen. Die Optimierung kann bereits durch die Einführung von kostenlosen HR-Lösungen für grundlegende administrative Tätigkeiten beginnen.
- Einhalten von Vorschriften: HR-Prozesse müssen diversen gesetzlichen Anforderungen genügen, und das Einhalten der Compliance kann bei Veränderungen zur Herausforderung werden.
- Globale Skalierung: HR-Prozesse müssen je nach Standort unterschiedliche lokale Gegebenheiten berücksichtigen. Die Einbindung von multinationalen HR-Dienstleistern kann helfen, Prozesse sowohl für lokale als auch für internationale Teams zu optimieren.
Best Practices zur Verbesserung von HR-Prozessen
Abschließend – im Hinblick auf die genannten Herausforderungen – hier einige bewährte Methoden, die man bei der Verbesserung von HR-Prozessen beachten sollte.
- Klare Ziele setzen: Definieren Sie spezifische, messbare, erreichbare, relevante und zeitgebundene (SMART) Ziele für den Verbesserungsprozess.
- Mitarbeiterbeteiligung: Beziehen Sie die Mitarbeitenden in die Planungs- und Umsetzungsphasen ein. Holen Sie ihr Feedback ein und gehen Sie auf ihre Bedenken ein, um ihre Zustimmung zu fördern und Widerstand gegen Veränderungen zu verringern.
- Offene Kommunikation: Fördern Sie eine offene und transparente Kommunikation innerhalb des HR-Teams und im gesamten Unternehmen, um Veränderungen effektiv zu kommunizieren und Feedback zu sammeln.
- Benchmarking: Vergleichen Sie Ihre HR-Prozesse mit Branchenstandards und bewährten Vorgehensweisen. Nutzen Sie Benchmarking, um Lücken und Verbesserungspotenziale zu identifizieren.
- Leistungskennzahlen: Definieren und überwachen Sie wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) für Ihre HR-Prozesse
- Kundenorientierte Denkweise einnehmen: Die neue Denkrichtung besteht darin, People Ops wie ein Produkt zu betrachten, bei dem Mitarbeitende wie Kunden behandelt werden und der Fokus darauf liegt, ihre Erfahrung mit HR-Prozessen zu verbessern. Finden Sie heraus, was ihre Erfahrung verbessern könnte – sei es Systemintegration, die Vereinfachung von Aufgaben oder die Minimierung von Meetings.
Eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung
Die Verbesserung von HR-Prozessen ist ein natürlicher Bestandteil der Weiterentwicklung Ihrer Personalabteilung.
Indem Sie einem strukturierten Ansatz folgen, der Bewertung, Analyse, Neugestaltung und kontinuierliche Überwachung beinhaltet, können Sie Ihre HR-Prozesse optimieren, Kosten senken, die Mitarbeiterzufriedenheit steigern und letztlich besser zur Erreichung der strategischen Ziele der Organisation beitragen.
Die Etablierung einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung im HR kann in der heutigen dynamischen Geschäftswelt zu langfristigem Erfolg führen und Mitarbeitenden eine wirksame HR-Erfahrung bieten.
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