Verbesserung von HR-Prozessen: Ein 4-Schritte-Prozess
Prozessverbesserung – das Lieblingshobby jeder HR-Fachkraft, oder?
Vielleicht nicht für die meisten von uns, aber definierte Prozesse stellen sicher, dass Aufgaben richtig und effizient erledigt werden. Das sorgt für ein besseres Erlebnis für alle und schafft Freiräume, um sich spannenderen, strategischen Themen zu widmen.
Die Rolle von HR in kleinen Unternehmen und Großunternehmen umfasst die Einführung strukturierter Prozesse, die die Einhaltung von Vorgaben gewährleisten und die operative Effizienz steigern.
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Wahrscheinlich gibt es in Ihrer HR-Abteilung zahlreiche Prozesse, die sich verbessern ließen. Durch strategisches Personalmanagement können Organisationen ihre HR-Prozesse so gestalten, dass sie besser auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden und des Unternehmens reagieren.
Hier teile ich meinen Ansatz zur Prozessverbesserung (ja, sehr meta) und gebe Beispiele, wie sich Prozesse wie Recruiting und Onboarding optimieren lassen.
Rahmenwerk zur Verbesserung von HR-Prozessen
HR-Prozesse umfassen eine Vielzahl von Aktivitäten – von Recruiting und Onboarding bis zur Personalentwicklung und Leistungsmanagement.
Um wettbewerbsfähig und effizient zu bleiben, müssen Unternehmen kontinuierlich daran arbeiten, ihre HR-Prozesse zu optimieren. Mit Cloud-HR-Tools gelingt die Straffung von HR-Prozessen problemlos und sorgt für reibungslosere Abläufe und bessere Datenzugänglichkeit.
Meiner Erfahrung nach besteht das größte Hindernis bei der Prozessverbesserung darin, überhaupt anzufangen – es kann wie eine unüberwindbare Aufgabe erscheinen! Teilt man den Prozess jedoch in einzelne Schritte auf, wird alles wesentlich überschaubarer.
Schritt eins: Bestehende Prozesse analysieren
Etwas zu verbessern ist schwierig, wenn man es nicht vollständig versteht. Das kann zeitaufwendig sein, das gebe ich gleich zu, aber meistens muss dieser Schritt nur einmal durchgeführt werden.
Im ersten Schritt geht es darum, Ihre Arbeitsabläufe und Aufgaben zu überprüfen: Was ist dokumentiert, wem obliegt die Verantwortung und wann wurde das letzte Mal eine Überprüfung durchgeführt? Liegt Payroll und L&D zum Beispiel beim HR oder bei einer anderen Abteilung in Ihrem Unternehmen?
In einer früheren HR-Abteilung, in der ich gearbeitet habe, gab es beispielsweise viele dokumentierte Prozesse. Wir stellten aber fest, dass sie an verschiedenen Orten aufbewahrt wurden und unterschiedlich aktuell waren.
Im nächsten Schritt können Sie Ihre HR-Kennzahlen analysieren, um etwaige Problemfelder zu erkennen, etwa ungenaue Personalzahlen, Fehler bei der Gehaltsabrechnung oder zu lange Time-to-Hire-Prozesse.
Am Ende dieses Schrittes haben Sie eine Übersicht darüber, welche Prozesse verbessert werden können.
Schritt zwei: Priorisieren
Sie können nicht alles gleichzeitig angehen, deshalb ist es wichtig, gut abzuwägen, welche Prozesse Sie zuerst optimieren möchten. Das gilt besonders für HR-Systeme kleiner Unternehmen mit wenig Zeit, Ressourcen und Budget.
Vielleicht bringen ein paar schnelle, einfache Erfolge zunächst Zeit für größere Projekte. Vielleicht gibt es für ein großes Automatisierungsprojekt bereits Unterstützung durch die Führungsebene.
Setzen Sie klare und konkrete Verbesserungsziele, die mit den strategischen Zielen, Initiativen und Werten der Organisation übereinstimmen.
Bei meinem Unternehmen steht Innovation an oberster Stelle – dennoch haben wir einige mühsame manuelle HR-Prozesse.
Unser Ziel ist es, ein innovatives HR-Erlebnis zu schaffen, das allen Mitarbeitenden einen positiven Eindruck von der HR-Abteilung vermittelt. Durch die Verknüpfung von Automatisierungsprojekten mit dem Wert Innovation konnten wir die Geschäftsleitung für die digitale HR-Transformation gewinnen und mehrere Schlüsselprozesse automatisieren.
Dieser Schritt lässt sich nicht mit einer Standardlösung erledigen – Sie müssen entscheiden, was für Ihr Unternehmen mit den vorhandenen Ressourcen am besten funktioniert.
Schritt drei: Einen Fahrplan erstellen
Sie sollten einen realistischen Zeitplan für die Umsetzung aufstellen und ich empfehle, regelmäßige Fortschrittskontrollen einzuplanen.
Dies kann die Vereinfachung von Arbeitsabläufen, den Abbau unnötiger Schritte und die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben mithilfe spezieller HR-Software umfassen (mehr zu diesem Schritt später).
Wenn Sie verfügbare Ressourcen zur Unterstützung haben, ermöglicht die Zuweisung von Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten den Teammitgliedern, Entscheidungsbefugnisse in ihren Arbeitsprozessen auszuüben.
Das kann ganz schön viel auf einmal sein – und eine Projektdokumentation, auf die alle zugreifen können, hilft dabei. Ich nutze gerne Sharepoint für diese Art von Projekten, aber es gibt viele Projektmanagement-Tools dafür.
In meinem vorherigen Beispiel mit verstreuter Dokumentation haben wir entschieden, alles an einem zentralen Ort zu bündeln, statt die Inhalte in ihren jeweiligen Silos zu belassen, und uns sechs Monate Zeit genommen, um jedes Dokument zu aktualisieren.
Dieser Zeitrahmen war für uns als kleines HR-Team realistisch und machbar. Einmal im Monat gab es ein kurzes Steh-Meeting, um unseren Fortschritt zu überprüfen und uns gegenseitig zur Verantwortung zu ziehen.
Schritt vier: Kontinuierliche Verbesserung
Richten Sie ein System zur fortlaufenden Überwachung und Bewertung der HR-Prozesse ein. Ermöglichen Sie Rückmeldungen von Mitarbeitenden und HR-Mitarbeitenden, um Probleme oder weitere Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.
So könnten Sie etwa nach HR-Kontakt bei bestimmten Anfragen eine Schnellumfrage an Mitarbeitende senden, um direktes Feedback zu erhalten, oder einmal im Jahr eine Wunschliste-Umfrage an Ihr HR-Team verschicken, um umfassendere Verbesserungswünsche zu sammeln.
Das gesammelte Feedback und die erhobenen Daten können anschließend genutzt werden, um die HR-Prozesse kontinuierlich weiterzuentwickeln.
HR-Abteilungen können Prozesse optimieren, indem sie HR-Case-Management-Plattformen integrieren, um Probleme schneller zu lösen.
6 Beispiele für Verbesserungen von HR-Prozessen
Gehen wir einige Beispiele für typische Wege durch, wie Sie HR-Prozesse verbessern können.
Arbeitsabläufe automatisieren
In der Analysephase stoßen Sie wahrscheinlich auf manuelle und sich ständig wiederholende Aufgaben wie Dateneingabe, Terminplanung und das Versenden von Standard-E-Mails.
Sie können diese Prozesse automatisieren, indem Sie einen HR-Technologie-Stack aufbauen (denken Sie an Ihr HRMS oder HRIS und Kommunikationstools), der viele dieser Abläufe automatisiert und den Datenaustausch zwischen verschiedenen Anwendungen und Funktionen ermöglicht.
Onboarding digitalisieren
Mitarbeitereinführung ist ein wiederholbarer Prozess, der in den meisten Unternehmen unbedingt modernisiert werden sollte und einen der größten Einflüsse auf die Erfahrung neuer Mitarbeitenden hat.
Digitalisieren Sie den Onboarding-Prozess, indem Sie neuen Mitarbeitenden elektronische Formulare, Schulungsmodule und Unternehmensressourcen bereitstellen. So lassen sich Papierunterlagen reduzieren, Zeit sparen und Konsistenz im Onboarding-Erlebnis für alle neuen Beschäftigten gewährleisten.
Spezialisierte Onboarding-Software kann Ihnen hier massiv helfen.
Recruiting optimieren
Falls der Recruiting-Prozess bei Ihrer Bestandsaufnahme in Schritt 1 nicht enthalten war, sollten Sie ihn aufnehmen. Falls noch nicht geschehen, ziehen Sie die Einführung eines Applicant Tracking Systems (ATS) in Betracht, um Stellenanzeigen, Bewerbungen und die Kommunikation mit Kandidat:innen zu verwalten.
ATS-Software kann dabei helfen, Bewerber:innen zu beurteilen, deren Fortschritte zu verfolgen und sogar einen Talentpool für schwer zu besetzende Positionen aufzubauen. Viele dieser Programme liefern zudem wertvolle Kennzahlen zu Ihrem Einstellungsprozess und der Erfahrung von Bewerber:innen.
Self-Service-Optionen anbieten
HR-Fachkräfte verbringen unnötig viel Zeit damit, Fragen zu beantworten und Mitarbeiterdaten zu aktualisieren. Hier ein paar Tipps, wie Sie das vermeiden können:
Self-Service für Mitarbeitende und Führungskräfte
Optionen für Self-Service-Funktionen für Mitarbeitende und Führungskräfte sind möglicherweise bereits in Ihrer HRIS-Software verfügbar.
Nutzen Sie diese, da sie Mitarbeitenden ermöglichen, persönliche Informationen zu aktualisieren, Gehaltsabrechnungen einzusehen, Urlaubsanträge zu stellen und sich für Zusatzleistungen anzumelden. Dies reduziert die Arbeitsbelastung des HR-Teams und gibt den Mitarbeitenden die Möglichkeit, ihre eigenen Daten zu verwalten.
Self-Service-Möglichkeiten für Führungskräfte innerhalb Ihres HRIS bieten ebenfalls Potenzial zur Prozessoptimierung. Es gibt möglicherweise Funktionen, die Sie für Führungskräfte einfach aktivieren können, damit diese routinemäßige Änderungen an Mitarbeitenden eigenständig vornehmen können, wie z.B. Berichtsänderungen oder die Genehmigung von Urlaubsanträgen.
Zentrale Wissensdatenbank
Erstellen Sie ein zentrales Repository für HR-Richtlinien, -Verfahren, FAQs und Ressourcen. So können Mitarbeitende und Führungskräfte Antworten auf ihre Fragen finden, ohne direkt die HR-Abteilung kontaktieren zu müssen. Wichtig ist, dass dieses Repository für alle Mitarbeitenden leicht durchsuchbar und zugänglich ist.
Es gibt viele Intranet-Lösungen mit unterschiedlichen Kosten und Aufwänden. Viele HRIS-Plattformen bieten diese Funktion ebenfalls an.
Elektronische Dokumentenverwaltung
Falls noch nicht geschehen, beginnen Sie damit, HR-Dokumente digital in einem sicheren System zu speichern. Dadurch wird das Abrufen und Teilen von Dokumenten sowie Mitarbeitendendaten erleichtert und der Bedarf an Papierdokumenten reduziert.
Compliance-Kalender und Checkliste zum Jahresende
Ich habe in einem früheren Artikel über HR-Compliance bereits den Compliance-Kalender erwähnt und kann ihn nur wärmstens empfehlen.
Der von mir verwendete Kalender ist mit einem gemeinsamen HR-Kalender in Outlook verknüpft, und jeder Eintrag auf dem Kalender ist mit einem Ereignis im HR-Kalender verbunden. Diese unübersehbaren Erinnerungen motivieren dazu, Compliance-relevante Aufgaben rechtzeitig zu erledigen.
Nutzen Sie zum Jahresende eine Checkliste, indem Sie sie in Ihren Compliance-Kalender integrieren. Als Bestandteil der Jahresabschluss-Checkliste meines Teams überprüfen wir Prozessdokumentationen und führen regelmäßige Wartungsarbeiten durch.
So entsteht ein kontinuierlicher Verbesserungszyklus, ohne dass man ganz von vorne beginnen muss, wie oben in Schritt 4 beschrieben.
Hinweis: Die Jahresend-Checkliste sollte nicht mit Ihren anderen HR-Prozess-Checklisten kombiniert oder als Ersatz dafür verwendet werden.
Herausforderungen bei der Verbesserung von HR-Prozessen
Auch wenn sich das alles in der Theorie gut anhört, ist die Optimierung von HR-Prozessen meist kein Selbstläufer. Häufige Herausforderungen sind:
- Widerstand gegen Veränderungen: Mitarbeitende und Führungskräfte könnten Veränderungen ablehnen, weil sie Angst vor dem Unbekannten haben, an den aktuellen Abläufen hängen oder skeptisch gegenüber den Vorteilen neuer Systeme sind. Deshalb benötigen größere Veränderungen einen fundierten Change-Management-Plan und eine Kommunikationsstrategie.
- Fehlende klare Ziele: Ohne klar definiertes Ziel und Strategie verlieren Verbesserungen von HR-Prozessen schnell den Fokus, was zu verschwendeten Ressourcen und vergeblicher Mühe führt.
- Begrenzte Ressourcen: Budgetbeschränkungen, wenig Personal und mangelnde technische Hilfsmittel erschweren die Einführung neuer HR-Prozesse. Deshalb ist es so wichtig, klug zu priorisieren und realistische Zeitpläne aufzustellen. Die Optimierung kann bereits durch den Einsatz von kostenlosen HR-Lösungen für grundlegende Verwaltungsaufgaben starten.
- Einhaltung gesetzlicher Vorgaben: HR-Prozesse müssen unterschiedlichste rechtliche und regulatorische Anforderungen erfüllen, und die Einhaltung kann bei Veränderungen schnell zur Falle werden.
- Globale Skalierung: HR-Prozesse müssen je nach Standort verschiedene lokale Anforderungen abdecken. Die Nutzung von internationalen HR-Dienstleistern kann helfen, Prozesse zu schaffen, die sowohl auf lokale als auch auf globale Teams zugeschnitten sind.
Best Practices für die Verbesserung von HR-Prozessen
Abschließend – angesichts der oben genannten Herausforderungen – einige Best Practices, die Sie bei der Verbesserung von HR-Prozessen berücksichtigen sollten.
- Klare Ziele setzen: Definieren Sie spezifische, messbare, erreichbare, relevante und zeitgebundene (SMART) Ziele für den Verbesserungsprozess.
- Einbeziehung der Mitarbeitenden: Beziehen Sie Mitarbeitende in die Planungs- und Umsetzungsphasen mit ein. Holen Sie deren Feedback ein und gehen Sie auf ihre Anliegen ein, um Akzeptanz zu fördern und Widerstände gegen Veränderungen zu verringern.
- Offene Kommunikation: Fördern Sie eine offene und transparente Kommunikation innerhalb des HR-Teams und organisationsweit, um Veränderungen effektiv zu vermitteln und Rückmeldungen einzuholen.
- Benchmarking: Vergleichen Sie Ihre HR-Prozesse mit Branchenstandards und Best Practices. Nutzen Sie Benchmarking, um Lücken und Verbesserungspotenziale zu identifizieren.
- Leistungskennzahlen: Definieren und überwachen Sie wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) für Ihre HR-Prozesse.
- Kundenorientierte Denkweise: Die moderne Herangehensweise besteht darin, People Ops wie ein Produkt zu betrachten, wobei Mitarbeitende wie Kunden behandelt werden und der Fokus darauf liegt, ihre Erfahrungen mit HR-Prozessen zu verbessern. Finden Sie heraus, was ihre Experience verbessern könnte, sei es eine Systemintegration, die Vereinfachung von Aufgaben oder die Minimierung von Meetings.
Eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung
Die Verbesserung von HR-Prozessen ist ein natürlicher Bestandteil der Weiterentwicklung Ihrer Personalabteilung.
Wenn Sie einem strukturierten Ansatz folgen, der Bewertung, Analyse, Neugestaltung und fortlaufende Überwachung umfasst, können Sie Ihre HR-Prozesse optimieren, Kosten reduzieren, die Zufriedenheit der Mitarbeitenden steigern und letztlich besser zur Erreichung der strategischen Ziele Ihres Unternehmens beitragen.
Eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung im HR zu etablieren, kann in der heutigen dynamischen Geschäftswelt langfristigen Erfolg bringen und Mitarbeitenden eine effektive HR-Erfahrung bieten.
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