8 effektive Möglichkeiten zur Optimierung Ihres Einstellungsprozesses
Wahrscheinlich wenden Sie mehr Ressourcen für das Recruiting auf, als nötig. Natürlich ist es immer am besten, wenn Sie gar nicht erst auf den externen Arbeitsmarkt zurückgreifen müssen – genau hier spielen Mitarbeiterbindung und Entwicklungsstrategien eine wichtige Rolle.
Wenn jedoch frischer Wind ins Team geholt werden muss, können Sie Ressourcen sparen, indem Sie Ihren Einstellungsprozess schlanker gestalten. Im Folgenden zeige ich Ihnen 7 Methoden, mit denen Sie das erreichen können.
8 Wege, Ihren Einstellungsprozess zu optimieren
Wenn Sie Ihre Prozess-Checklisten überarbeiten, sollten Sie die folgenden Maßnahmen berücksichtigen, um Ihren Einstellungsprozess effizienter und schlanker zu gestalten:
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1. Effektive Planung
Die Zeit, die Sie in die Erstellung eines Einstellungsplans investieren, zahlt sich langfristig aus, auch wenn dies anfangs etwas aufwändig erscheint.
Damit meine ich, sich mit den Unternehmensverantwortlichen zusammenzusetzen und die Gesundheit ihrer Teams sowie die Auswirkungen der Unternehmensziele auf den Ressourcenbedarf zu besprechen.
Anschließend können Sie die zu besetzenden Positionen priorisieren – abhängig von aktuellen und zukünftigen Bedarfen sowie den bereits vorhandenen Kompetenzen im Unternehmen (kann jemand, der eine berufliche Neuorientierung anstrebt, entsprechend weiterentwickelt werden?).
So erhalten Sie eine klare Übersicht über offene Positionen, Ihr(e) Wunschkandidat(en), den benötigten Ressourcenaufwand und alle Beteiligten (*hust* Hiring Manager) wissen über ihre Verpflichtungen Bescheid.
Ein Einstellungsplan unterstützt Sie zudem dabei, ein Flussdiagramm für den Bewerbungsprozess zu erstellen, um darzustellen, welche Teammitglieder eingebunden werden und wofür sie verantwortlich sind.
2. Klare Stellenbeschreibungen erstellen
Klare Stellenbeschreibungen klingen nach einer einfachen Lösung (und das sind sie auch), allerdings geben Unternehmen oft entweder zu wenig oder zu viele Informationen weiter.
Der Schlüssel für das Verfassen großartiger Stellenbeschreibungen liegt darin, einfache, inklusive Sprache zu verwenden und dabei zwei Hauptaspekte klar zu kommunizieren:
- Verantwortlichkeiten und Ergebnisse: Wofür ist der/die Neue verantwortlich und wie trägt dies zur Unternehmensmission bei?
- Fähigkeiten und Eigenschaften: Legen Sie die gewünschten Fähigkeiten und das Erfahrungsniveau der Kandidaten fest. Spezifizieren Sie relevante branchenbezogene Qualifikationen, die einen Mehrwert bringen. Setzen Sie Prioritäten entsprechend der ausgeschriebenen Position: Für Einstiegsjobs zählen Eigenschaften und Ehrgeiz besonders, während bei höheren Positionen die Berufserfahrung und Qualifikationen wichtiger sind.
Die Qualität Ihrer Stellenbeschreibungen beeinflusst direkt die Qualität der Bewerber:innen. Wenn Sie sich also etwas Zeit für die Ausarbeitung nehmen, fällt das Sichten später leichter und es entstehen zusätzliche Effizienzvorteile im gesamten Prozess.
Sie können hierfür sogar ChatGPT zur Unterstützung einsetzen.
3. Klare Kennzahlen entwickeln
Klare Recruiting-Kennzahlen zu definieren und zu verfolgen ist unverzichtbar, um die Effektivität und Effizienz des Einstellungsprozesses zu bewerten.
Diese Kennzahlen helfen, die Leistung Ihrer Recruiting-Strategien zu bewerten, Prozesse zu optimieren und datenbasierte Entscheidungen zur Verbesserung der Einstellungsergebnisse zu treffen.
Je nach Unternehmen und den gesuchten Kandidaten funktionieren bestimmte Kanäle für die Kandidatensuche besser als andere.
Um Zeit und Geld zu sparen, sollten Sie tracken, über welche Kanäle Sie die besten Kandidaten finden – und diese dann gezielt weiter ausbauen.
4. Strukturiertes Interviewen
Interviews sind entscheidend für die Candidate Experience und Sie sollten sicherstellen, dass Bewerber:innen nicht mehr Interviews absolvieren müssen als nötig (das erspart auch Organisationszeit).
Außerdem sollten die Interviews so strukturiert sein, dass sie möglichst fokussiert und ansprechend verlaufen und letztlich Zeit und Ressourcen auf beiden Seiten sparen. (Der Einsatz von Video-Interview-Tools erleichtert die persönliche Interaktion besonders bei Remote-Positionen.)
Schließlich sollten eventuelle Assessments für Bewerber:innen wie für die Recruiter:innen nicht übermäßig aufwändig sein. Standardisierte Einstellungstests, die sich je nach Bewerber:in anpassen lassen, sind hier ein klarer Vorteil.
Mehr darüber, wie Sie all dies erreichen können, erfahren Sie in unserem Leitfaden für fokussierte und engagierte Bewerbungsgespräche.
Sie können außerdem Automatisierung einführen, um Vorstellungsgespräche zu terminieren und sicherzustellen, dass niemand warten muss oder im Prozess verloren geht.
5. Automatisierung
Über 80 % der Personalverantwortlichen sind sich einig, dass Automatisierung im Recruiting dabei helfen kann, ihre Produktivität zu steigern. Das Automatisieren von repetitiven Aufgaben im Rekrutierungsprozess kann Ihnen und Ihrem Team viel Zeit sparen.
Zum Beispiel Tools zur Automatisierung von Background-Checks, das Hinzufügen/Aktualisieren von Stellenanzeigen auf Jobbörsen und das Versenden von Massenmails an qualifizierte Kandidat:innen.
Außerdem optimiert Recruiting-Automatisierungssoftware den Einstellungsprozess, reduziert manuelle Tätigkeiten und verbessert die Kandidatenqualität durch effizientes Screening und datengestützte Erkenntnisse.
Hier sind die Teile des Recruiting-Prozesses, die Sie mit Automatisierung innerhalb Ihrer Bewerbermanagement-Software optimieren können:
- Bewerbermanagement: Bewerbermanagementsysteme (ATS) helfen dabei, den Recruiting-Prozess zu sammeln und zu verfolgen. Zum Beispiel ist eine wichtige ATS-Funktion, Kandidat:innen automatisch zu benachrichtigen, wenn Sie sie zum Vorstellungsgespräch einladen oder Bewerber:innen, die nicht weiterkommen, über die Entscheidung zu informieren.
- Gewinnung von Bewerbungen über soziale Medien: Die Automatisierung von Social-Media-Beiträgen kann helfen, Recruiting-Kampagnen auf Plattformen wie LinkedIn, Facebook und Instagram durchzuführen.
- Terminierung von Bewerbungsgesprächen: In einer Umfrage von Yello gaben 67 % an, dass das Planen eines einzelnen Interviews zwischen 30 und 120 Minuten dauert. Wenn Sie diesen Prozess automatisieren, sparen Sie wertvolle Zeit, die Sie stattdessen in die Suche nach Top-Talenten investieren können.
6. Aufbau einer Kandidatendatenbank
Schätzungen zufolge sind etwa 37,3 % der Menschen passiv offen für neue Karrierechancen. Wenn Sie Kandidat:innen in einer Kandidatendatenbank speichern, selbst wenn sie aktuell nicht passen, haben Personalmanager:innen eine zuverlässige Quelle, um zukünftig offene Stellen zu besetzen.
Sie können auch Feedback von Bewerber:innen in Ihre Datenbank aufnehmen, um zu verstehen, wie Sie die Candidate Experience verbessern können.
Synchronisieren Sie Daten vor und nach der Einstellung mit einem HRIS (Personalinformationssystem). Ein HRIS hilft dabei, Berichte zu erstellen, die tiefe Einblicke in Empfehlungen, Anträge und weitere wichtige Kennzahlen liefern.
Wenn Sie das nächste Mal eine Position besetzen müssen, können Sie zeitaufwändige Prozesse wie die Veröffentlichung von Stellenanzeigen und die Vorauswahl überspringen. Greifen Sie direkt auf Ihre Datenbank zu und kontaktieren Sie die besten Kandidat:innen.
ATS-Systeme ermöglichen es, problemlos eine Kandidatendatenbank zu erstellen – ebenso wie Lösungen für Kandidatendatenbanken und Recruiting-CRMs.
7. Starten Sie ein Empfehlungsprogramm
Die durchschnittlichen Kosten für die Personalbeschaffung können bis zu das Dreifache des Jahresgehalts der jeweiligen Position betragen. Eine Fehlbesetzung kann sehr teuer werden, daher ist die Einstellung des passenden Kandidaten von entscheidender Bedeutung.
Aktuelle Mitarbeitende sind eine großartige Quelle, um neue Mitarbeiter:innen zu finden. Ihre Belegschaft kennt womöglich Fachkräfte in ihrem Netzwerk, die einen Karrierewechsel oder -aufstieg anstreben.
Da Ihre aktuellen Teammitglieder die Unternehmenskultur kennen, können sie sowohl fachlich qualifizierte als auch kulturell passende Personen empfehlen.
„Kandidaten, die von aktuellen Grainger-Teammitgliedern empfohlen werden, schneiden oft sehr gut ab, wenn sie zum Unternehmen stoßen. Die momentanen Mitarbeitenden wissen, worauf es ankommt, und erkennen Talente häufig besonders schnell.“ – Randy Tosch, VP Talent, Grainger
Sie können Ihre Mitarbeiter:innen auch in Ihre Recruitment-Marketing-Aktivitäten einbinden, z.B. mit „Ein Tag im Leben“-Videos oder indem sie Ihre Beiträge in ihrem Netzwerk teilen.
8. Outsourcing
Gerade für schwer zu findende Kandidaten, deren Suche viel Zeit in Anspruch nimmt, sollten Sie erwägen, das Recruiting an externe Fachleute auszulagern, etwa an eine Recruitment Process Outsourcing-Firma (RPO), eine Professional Employer Organization (PEO) oder – falls Sie international einstellen – einen Employer of Record (EOR).
Sie können auf deren bestehenden Kandidatenpools zugreifen und deren Arbeitskraft sowie Fachwissen nutzen, um Talente auf allen Ebenen zu gewinnen. Aufgrund der Natur von Employer of Record (EOR) können diese Ihnen helfen, auf internationale Talente zuzugreifen, indem sie als Arbeitgeber in einem Land auftreten, in dem Sie selbst keine juristische Einheit haben.
Entdecken Sie unsere Auswahl der besten PEOs und besten EORs, um mehr darüber zu erfahren. Wir haben auch ausführliche Listen der besten Employer of Record (EOR) in Kanada und im Vereinigten Königreich zusammengestellt.
Wie Sie über aktuelle Einstellungstrends auf dem Laufenden bleiben
Mit den neuesten Trends im Recruiting Schritt zu halten, kann eine Herausforderung sein – besonders, da neue Recruiting-Technologien auf den Markt kommen, die die Arbeit von Personalvermittlern und das gesamte Einstellungsumfeld verändern.
Es gibt einige Dinge, die Sie tun können, um immer bestens informiert zu bleiben. So könnten Sie beispielsweise einen Recruiting-Kurs erwägen, der Ihnen hilft, sich auf jede neue Entwicklung einzustellen, indem Sie diese durch die Brille Ihres Unternehmens und seiner Ziele betrachten.
Eine weitere Möglichkeit ist, den People Managing People Newsletter zu abonnieren. Das ist nicht nur Eigenwerbung – wir verfolgen wirklich stets die neuesten Technologien, Trends und Praktiken im Recruiting, sei es durch Interviews mit Experten in Podcasts, neue Artikel oder unsere monatlichen Veranstaltungsreihen.
