8 effektive Wege, um Ihren Einstellungsprozess zu optimieren
Wahrscheinlich geben Sie mehr Ressourcen für die Personalbeschaffung aus, als nötig. Natürlich ist es immer besser, wenn Sie gar nicht erst auf den Bewerbermarkt zugreifen müssen – hier kommen Mitarbeiterbindung und Entwicklungsstrategien ins Spiel.
Wenn jedoch frischer Wind benötigt wird, können Sie Ressourcen sparen, indem Sie Ihren Einstellungsprozess optimieren. Im Folgenden zeige ich Ihnen 7 Methoden dafür.
8 Wege, Ihren Einstellungsprozess zu optimieren
Wenn Sie Ihre Prozess-Checklisten überarbeiten, sollten Sie die folgenden Möglichkeiten in Betracht ziehen, wie Sie Ihren Recruiting-Prozess effizienter gestalten können:
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1. Effektive Planung
Die Zeitinvestition in einen detaillierten Einstellungsplan wirkt zu Beginn vielleicht aufwändig, zahlt sich aber langfristig aus.
Damit meine ich: Nehmen Sie sich die Zeit, mit den Führungskräften zu sprechen, um den Zustand ihrer Teams zu analysieren und zu besprechen, wie sich die Unternehmensziele auf den Personalbedarf auswirken.
Auf dieser Basis können Sie die zu besetzenden Positionen nach aktuellen und zukünftigen Anforderungen sowie nach vorhandenen Talenten priorisieren (kann vielleicht jemand, der an einem Karrierewechsel interessiert ist, weitergebildet werden?).
So schaffen Sie eine klare Übersicht über offene Stellen, Ihr Wunschprofil, die benötigten Ressourcen und alle Beteiligten (Achtung, Hiring Manager!), die sich ihrer Verpflichtungen bewusst sind.
Ein Einstellungsplan hilft Ihnen außerdem dabei, ein Ablaufdiagramm für den Recruiting-Prozess zu erstellen, das zeigt, welche Teammitglieder involviert sind und wofür sie verantwortlich sind.
2. Klare Stellenbeschreibungen entwickeln
Klare Stellenbeschreibungen scheinen eine einfache Lösung zu sein (und sind es auch), doch Unternehmen geben oft zu wenig oder zu viele Informationen an.
Der Schlüssel zum Schreiben effektiver Stellenbeschreibungen ist die Verwendung klarer, inklusiver Sprache und die Kommunikation zweier Aspekte:
- Verantwortlichkeiten und Ergebnisse: Wofür ist die neue Fachkraft zuständig und wie trägt sie zur Unternehmensmission bei?
- Fähigkeiten und Attribute: Definieren Sie die gewünschten Fähigkeiten und Erfahrungsstufen der Bewerbenden. Geben Sie fachspezifische Qualifikationen an, wenn diese einen Mehrwert bieten. Priorisieren Sie die Anforderungen je nach Position. Bei Berufseinsteiger:innen sind Eigenschaften und Motivation wichtiger. Für leitende Positionen stehen Erfahrung und professionelle Qualifikationen im Vordergrund.
Die Qualität Ihrer Stellenanzeigen beeinflusst direkt die Qualität der Bewerber:innen. Eine sorgfältige Formulierung spart Ihnen später Mühe und erhöht die Effizienz im weiteren Prozessverlauf.
Sie können dafür sogar ChatGPT zur Hilfe nehmen.
3. Klare Kennzahlen entwickeln
Klare Recruiting-Kennzahlen zu definieren und im Blick zu behalten, ist entscheidend für die Bewertung des Erfolgs und der Effizienz des Recruiting-Prozesses.
Diese Kennzahlen helfen dabei, die Wirksamkeit Ihrer Recruiting-Strategien zu untersuchen, Abläufe zu optimieren und datengestützt Entscheidungen für bessere Einstellungen zu treffen.
Beispielsweise funktionieren je nach Unternehmen und gesuchtem Profil bestimmte Kanäle zur Kandidatengewinnung besser als andere.
Um Zeit und Kosten zu sparen, sollten Sie verfolgen, über welche Kanäle Sie die besten Kandidat:innen gewinnen und sich auf diese konzentrieren.
4. Strukturierte Interviews
Interviews sind entscheidend für die Kandidatenerfahrung. Sie sollten darauf achten, dass Bewerber:innen nicht mehr Vorstellungsgespräche führen müssen als nötig (und sparen damit auch Zeit auf Unternehmensseite).
Stellen Sie außerdem sicher, dass die Interviews so strukturiert sind, dass sie gezielt und ansprechend verlaufen, um auf beiden Seiten Zeit und Ressourcen zu sparen. (Mit Videointerview-Tools können Sie gerade bei Remote-Positionen sehr einfach persönliche Gespräche führen.)
Schließlich sollten Tests und Assessments für Bewerbende nicht zu aufwendig sein – weder für die Kandidat:innen noch für die überprüfenden Teams. Durch standardisierte Einstellungstests, die Sie je nach Bewerber:in anpassen können, schaffen Sie hier Abhilfe.
Mehr darüber, wie Sie all dies erreichen können, erfahren Sie in unserem Leitfaden für fokussierte und ansprechende Interviews.
Sie können außerdem Automatisierung einführen, um die Terminierung von Vorstellungsgesprächen zu unterstützen und sicherzustellen, dass niemand warten muss oder durchs Raster fällt.
5. Automatisierung
Über 80 % der Recruiter sind sich einig, dass Recruiting-Automatisierung ihre Produktivität steigern kann. Die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben im Einstellungsprozess kann Ihnen und Ihrem Team viel Zeit sparen.
Beispielsweise Tools zur Automatisierung von Hintergrundprüfungen, das Hinzufügen/Aktualisieren von Stellenausschreibungen auf Jobportalen und das Versenden von Massen-E-Mails an qualifizierte Kandidatinnen und Kandidaten.
Außerdem optimiert Recruitment-Automatisierungssoftware den Einstellungsprozess, reduziert manuelle Aufgaben und verbessert die Bewerberqualität durch effizientes Screening und datengestützte Einblicke.
Hier sind Bereiche des Recruiting-Prozesses, die Sie mithilfe von Automatisierung in Ihrer Recruiting-Software optimieren können:
- Bewerbermanagement: Bewerbermanagementsysteme (ATS) helfen, den Recruiting-Prozess zu sammeln und nachzuverfolgen. Ein wichtiges ATS-Feature ist zum Beispiel das automatische Benachrichtigen von Kandidat:innen, wenn sie zum Interview eingeladen werden, oder das Kommunizieren von Einstellungsentscheidungen an Personen, die es nicht in die nächste Runde geschafft haben.
- Beschaffung von Bewerbungen über Social Media: Durch die Automatisierung von Social-Media-Posts lassen sich Recruiting-Kampagnen auf Plattformen wie LinkedIn, Facebook und Instagram durchführen.
- Interview-Terminierung: Laut einer Umfrage von Yello gaben 67 % der Befragten an, dass es zwischen 30 und 120 Minuten dauert, lediglich ein Vorstellungsgespräch zu vereinbaren. Indem Sie diesen Prozess automatisieren, können Sie wertvolle Zeit sparen, die Sie in das Sourcing weiterer Top-Talente investieren können.
6. Entwicklung einer Bewerberdatenbank
Schätzungsweise sind etwa 37,3 % der Menschen passiv offen für neue Jobmöglichkeiten. Wenn man Kandidatinnen und Kandidaten in einer Kandidatendatenbank speichert, selbst wenn sie aktuell nicht passen, haben Personalverantwortliche eine verlässliche Quelle für künftige Vakanzen.
Sie können auch Feedback von Kandidat:innen in Ihre Datenbank aufnehmen, um zu erkennen, wie Sie das Erlebnis für Bewerbende verbessern können.
Synchronisieren Sie Daten rund um die Einstellung und nach der Einstellung mit einem HRIS (Human-Resources-Informationssystem). HRIS hilft, Berichte zu erstellen, die tiefe Einblicke in Empfehlungen, Anforderungen und weitere Schlüsselmetriken bieten.
Wenn Sie das nächste Mal eine Stelle zu besetzen haben, überspringen Sie zeitaufwändige Schritte wie das Veröffentlichen von Stellenanzeigen und das Vorab-Screening. Greifen Sie direkt auf Ihre Datenbank zurück und nehmen Sie Kontakt zu geeigneten Kandidat:innen auf.
ATS-Systeme ermöglichen Ihnen ebenso unkompliziert eine Bewerberdatenbank zu erstellen wie Kandidatendatenbank-Lösungen und Recruiting-CRMs.
7. Starten Sie ein Empfehlungsprogramm
Die durchschnittlichen Kosten für Recruiting können laut bis zu 3x des Jahresgehalts der Stelle erreichen. Eine Fehlbesetzung kann teuer werden – die ideale Besetzung ist also entscheidend.
Aktuelle Mitarbeitende sind eine wertvolle Quelle, um neue Mitarbeiter:innen zu finden. Ihre Mitarbeitenden haben möglicherweise Fachkräfte in ihrem Netzwerk, die einen Karriereschritt oder -wechsel suchen.
Da Ihre derzeitigen Mitarbeiter:innen die Unternehmenskultur kennen, können sie Kandidat:innen empfehlen, die sowohl kulturell passen als auch fachlich qualifiziert sind.
„Kandidaten, die von aktuellen Grainger-Teammitgliedern empfohlen werden, machen sich häufig sehr gut, wenn sie ins Unternehmen kommen. Aktuelle Teammitglieder wissen, was gebraucht wird, und sind oft hervorragend darin, Talente zu erkennen.“ – Randy Tosch, VP Talent, Grainger
Sie können aktuelle Mitarbeitende auch aktiv in Ihre Recruiting-Marketing-Aktivitäten einbinden, z. B. mit „Ein Tag im Leben“-Videos oder indem sie einfach Ihre Beiträge in ihrem Netzwerk teilen.
8. Outsourcen
Gerade wenn es um schwer zu findende Kandidat:innen geht, deren Suche viel Zeit in Anspruch nimmt, sollten Sie erwägen, das Recruiting an externe Fachleute auszulagern, wie zum Beispiel an ein Recruitment Process Outsourcing Unternehmen (RPO), eine Organisation für professionelle Arbeitgeber (PEO) oder, falls Sie international einstellen, an einen Employer of Record (EOR).
Sie können auf deren bereits bestehende Kandidatenpools zurückgreifen und deren Personalressourcen sowie Fachwissen nutzen, um Talente auf allen Ebenen einzustellen. Aufgrund der Besonderheit, was ein Employer of Record ist, können diese Ihnen den Zugang zu internationalen Talenten ermöglichen, indem sie als Arbeitgeber in einer Gerichtsbarkeit auftreten, in der Sie keine eigene juristische Person haben.
Schauen Sie sich unsere Auswahl der besten PEOs und besten EORs an, um mehr darüber zu erfahren. Wir haben sogar detaillierte Listen der besten Employer of Record in Kanada und im Vereinigten Königreich.
Wie Sie mit den neuesten Recruiting-Trends Schritt halten
Mit den neuesten Trends im Recruiting Schritt zu halten, kann eine Herausforderung sein – besonders da ständig neue Recruiting-Technologien auf den Markt kommen, die die Arbeit von Personalverantwortlichen und das gesamte Einstellungsumfeld verändern.
Es gibt einige Dinge, die Sie tun können, um bei den neuesten Entwicklungen am Ball zu bleiben. Zum Beispiel könnten Sie überlegen, einen Recruiting-Kurs zu besuchen, der Ihnen hilft, sich durch die Brille Ihres Unternehmens und dessen Ziele auf neue Entwicklungen einzustellen.
Eine weitere Möglichkeit ist, den People Managing People Newsletter zu abonnieren. Das ist nicht nur Eigenwerbung – wir beschäftigen uns ständig mit den neuesten Technologien, Trends und Praktiken im Recruiting, sei es durch Experteninterviews im Podcast, neue Fachartikel oder unsere monatlichen Event-Sessions.
