Die 10 besten Softwarelösungen zur Verwaltung hybrider Arbeitsplätze im Jahr 2026

Software zur Verwaltung hybrider Arbeitsplätze bietet Ihnen die Werkzeuge, um flexible Arbeitszeiten zu koordinieren, Schreibtische zu buchen und Büroressourcen für Remote-Teams und Teams vor Ort zu verwalten. Wenn Sie nach der besten Software zur Verwaltung hybrider Arbeitsplätze suchen, möchten Sie wahrscheinlich die Flexibilität Ihrer Mitarbeitenden unterstützen, den Überblick darüber behalten, wer im Büro ist, und Ihre Arbeitsfläche besser nutzen. In diesem Leitfaden finden Sie meine Auswahl der besten Tools, mit denen Ihr Unternehmen hybride Arbeit verwalten kann, sowie einen Überblick über die wichtigsten Funktionen, damit Sie Lösungen vergleichen und die für Ihre Anforderungen passende Lösung finden können.

Zusammenfassung: Beste Software zur Verwaltung hybrider Arbeitsplätze

Diese Vergleichstabelle fasst die Preisdetails meiner besten Softwareauswahlen zur Verwaltung hybrider Arbeitsplätze zusammen, damit Sie die beste Lösung für Ihr Budget und Ihre geschäftlichen Anforderungen finden.

	Tool	Best For	Trial Info	Price
1	elia	Ideal für automatisierte Arbeitsplatzerlebnis-Workflows	Kostenloser Tarif + kostenlose Demo verfügbar Book Demo	Ab $500/Monat Get Custom Pricing	Website
2	Dibsido	Am besten für schnelle Einführung und Einrichtung	14-tägige kostenlose Testversion + kostenloser Plan + kostenlose Demo verfügbar	Ab $1.90/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung)	Website
3	Envoy	Am besten geeignet für sicherheits- und complianceorientierte Arbeitsplätze	Kostenlose Demo verfügbar	Ab $5/buchbare Ressource/Monat (jährliche Abrechnung)	Website
4	Robin	Am besten für KI-gesteuerte Büroanalysen geeignet	Kostenlose Demo verfügbar	Preise auf Anfrage	Website
5	YAROOMS	Am besten für vollumfängliche Microsoft Teams Integration mit KI-Assistent	Kostenlose Demo verfügbar	Ab $99/Monat	Website
6	Joan	Am besten geeignet für besonders einfache Raum- und Schreibtischverwaltung	30-tägige kostenlose Testversion verfügbar	Ab $51/Monat	Website
7	Officely	Am besten für Buchungen in Slack geeignet	Kostenlose Testversion + kostenlose Demo verfügbar	Ab $2.50/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung)	Website
8	Eptura	Am besten für geplante Teamzusammenarbeit	Kostenlose Demo verfügbar	Preise auf Anfrage	Website
9	FLYDESK	Am besten geeignet für den Zugang zu globalen Coworking Spaces	14-tägige kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar	Ab $1.50/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung)	Website
10	HybridHero	Am besten für die Verwaltung großer, standortübergreifender Arbeitsplätze	Kostenlose Demo verfügbar	Preise auf Anfrage	Website

Featured Tools

1. 

   Justworks

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   4.6

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2. 

   Paycom

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   4.3

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3. 

   HiBob

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   4.5

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Bewertungen der besten Software zur Verwaltung hybrider Arbeitsplätze

Nachfolgend finden Sie meine ausführlichen Zusammenfassungen der besten Softwarelösungen zur Verwaltung hybrider Arbeitsplätze, die es in meine Auswahlliste geschafft haben. Meine Bewertungen bieten einen detaillierten Einblick in die Funktionen, besten Einsatzmöglichkeiten und Integrationen jeder Plattform, damit Sie die Lösung finden, die am besten zu Ihren Anforderungen passt.

1

elia

Ideal für automatisierte Arbeitsplatzerlebnis-Workflows

• Kostenloser Tarif + kostenlose Demo verfügbar
• Ab $500/Monat

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Customer Rating: 4.7/5

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elia ist eine hybride Arbeitsplatzmanagement-Plattform, die Schreibtischbuchung, Raumbuchung, Besuchermanagement, Belegungsverfolgung und Automatisierungstools für Teams vereint, die flexible Büroumgebungen verwalten.

Für wen ist elia am besten geeignet?

elia eignet sich besonders für Facility- und Arbeitsplatzmanager in mittelgroßen bis großen Unternehmen, die hybride Teams über mehrere Bürostandorte hinweg koordinieren.

Warum ich elia ausgewählt habe

Ich habe elia als eine der besten Lösungen gewählt, weil das Automatisierungsmodul weit über einfache Regeldefinitionen hinausgeht. Mit individuell anpassbaren Auslösern, Bedingungen und Aktionen können Workflows erstellt werden – etwa um eine No-Show-Schreibtischbuchung automatisch zu stornieren und neu zu vergeben oder um Ankunftsbenachrichtigungen für Besucher an den richtigen Gastgeber zu senden. Besonders praktisch ist auch das Protokoll der Ausführungen: So behält man jederzeit den Überblick, wann und wie welche Automatisierung gelaufen ist, und kann gezielt optimieren und Fehler beheben.

elia Hauptfunktionen

• Interaktive Grundrissbuchung: Buchen Sie Schreibtische und Räume direkt über eine visuelle und aktuelle Karte Ihres Bürogrundrisses und sehen Sie auf einen Blick die aktuelle Verfügbarkeit.
• Kollegen-Präsenzübersicht: Erfahren Sie, welche Kollegen an welchem Tag im Büro sind, damit Mitarbeitende ihre Anwesenheit auf relevante Teammitglieder abstimmen können.
• Belegungsanalysen: Verfolgen Sie Echtzeit- und historische Nutzungsdaten der Arbeitsplätze, um ungenutzte Bereiche zu identifizieren und fundierte Entscheidungen zur Kapazitätsplanung zu treffen.
• Management von Arbeitsplatzanfragen: Stellen und verwalten Sie Serviceanfragen (z.B. Catering, IT, Reinigung, Wartung) direkt über die Plattform und leiten Sie Aufgaben automatisch an die zuständigen Teams weiter.

elia Integrationen

elia bietet native Integrationen für Microsoft 365, Google Workspace, Slack und verschiedene Tools innerhalb dieser Ökosysteme, einschließlich Google Kalender, Microsoft Teams und Microsoft Outlook. 

Pros and Cons

Pros:

• Pauschalpreis unabhängig von der Nutzerzahl
• Integriertes IoT-Sensor-basiertes Belegungsmonitoring
• Integrierte Besucher-Voranmeldung und Benachrichtigungen

Cons:

• Mobile App weniger ausgereift als Desktop-Version
• Nur wenige Statusoptionen neben Büro oder Remote

LEARN MORE ABOUT ELIA:

• Check out elia on their website
• Read my in-depth review of elia
• elia vs. Skedda
• elia vs. Robin
• elia vs. Microsoft Places

2

Dibsido

Am besten für schnelle Einführung und Einrichtung

• 14-tägige kostenlose Testversion + kostenloser Plan + kostenlose Demo verfügbar
• Ab $1.90/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung)

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Customer Rating: 4.7/5

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Dibsido ist eine hybride Arbeitsplatzmanagement-Softwarelösung, die Tools für Schreibtischbuchungen, Besprechungsraumplanung, Parkraummanagement und interaktive Büropläne mit Integrationen für Microsoft, Google und Slack bietet.

Für wen ist Dibsido am besten geeignet?

Dibsido eignet sich besonders für kleine bis mittelgroße Unternehmen, die eine schnelle und einfache Verwaltung hybrider Arbeitsplätze suchen.

Warum habe ich Dibsido ausgewählt?

Ich habe Dibsido als eine der besten Lösungen gewählt, weil ich Schreibtisch-, Besprechungsraum- und Parkplatzbuchungen innerhalb von Minuten einrichten kann – selbst ohne Schulung. In der Praxis nutzt mein Team den interaktiven Gebäudeplan, um schon am ersten Tag Plätze zu finden und zu reservieren.

Dibsido Hauptfunktionen

• Microsoft Teams-Integration: Nutzer können Schreibtische und Ressourcen direkt innerhalb ihres Microsoft Teams-Arbeitsbereichs buchen.
• Parkplatzverwaltung: Parkplätze können gemeinsam mit Schreibtischen und Räumen zugeteilt, reserviert und verwaltet werden.
• Teamplan und Übersicht: Wöchentliche Anwesenheitsmuster zeigen, wer im Büro, remote oder mit individuellem Status arbeitet – inklusive exportierbarer Anwesenheitsprotokolle.
• Analyse der Ressourcennutzung: Einblicke in Nutzungsdaten und Trends helfen, die Bürogestaltung und Ressourcenplanung zu optimieren.

Dibsido Integrationen

Dibsido bietet native Integrationen mit Microsoft Teams und Slack sowie eine bidirektionale Kalendersynchronisation mit Microsoft Outlook und Google Kalender. Enterprise-SSO wird über Microsoft Entra ID, Google Workspace und SAML 2.0 unterstützt, mit einer API für kundenspezifische Integrationen.

Pros and Cons

Pros:

• Interaktive Gebäudepläne zur Auswahl von Schreibtischen und Parkplätzen
• Mehrsprachige Unterstützung für globale hybride Teams
• Native mobile Apps für iOS und Android

Cons:

• Begrenzte Workflow-Automatisierungen im Vergleich zu Wettbewerbern
• Weniger erweiterte Gebäudesteuerungen für Unternehmen

LEARN MORE ABOUT DIBSIDO:

• Check out Dibsido on their website

3

Envoy

Am besten geeignet für sicherheits- und complianceorientierte Arbeitsplätze

• Kostenlose Demo verfügbar
• Ab $5/buchbare Ressource/Monat (jährliche Abrechnung)

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Customer Rating: 4.8/5

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Envoy ist eine Arbeitsplatzmanagement-Plattform, die Besuchermanagement, Buchung von Schreibtischen und Räumen, Mitarbeitereinsatzplanung sowie physische Zugangskontrolle über verschiedene Bürostandorte hinweg abdeckt.

Für wen ist Envoy am besten geeignet?

Envoy eignet sich besonders für Unternehmen in regulierten Branchen wie Finanzen, Gesundheitswesen und Regierungsaufträgen, bei denen Besucheridentität, Zugangsnachweise und gesetzliche Compliance unverzichtbar sind.

Warum ich Envoy ausgewählt habe

Ich habe Envoy als eines der besten Produkte ausgewählt, weil es physische Sicherheit und regulatorische Compliance als zentrale Plattformfunktionen betrachtet – und nicht als nachträglicher Gedanke. Der Check-in-Prozess kann Besucher nach Staatsbürgerschaft für ITAR-Prüfungen fragen oder sie verpflichten, ein Sicherheitsvideo für die OSHA-Compliance anzuschauen. Envoy speichert diese Daten automatisch in prüfungsbereiten Protokollen, die Sie nach Zeitplan exportieren können. Die Visual Compliance-Integration gefällt mir ebenfalls, da sie Besucher in Echtzeit mit Sanktionslisten abgleicht.

Wichtige Funktionen von Envoy

• Raumbuchung: Buchen Sie Besprechungsräume direkt über Outlook, Google Kalender oder die Envoy-App, mit automatischer Freigabe bei Nichterscheinen.
• Liefermanagement: Eingehende Pakete werden erfasst und Empfänger automatisch benachrichtigt, damit nichts unbeaufsichtigt liegen bleibt.
• Kapazitätsgrenzen: Legen Sie standort- oder stockwerkbezogene Belegungsobergrenzen fest und setzen Sie diese durch, um zu kontrollieren, wie viele Personen sich gleichzeitig vor Ort aufhalten dürfen.
• Schreibtischbuchung: Mitarbeitende können flexible Arbeitsplätze im Voraus reservieren oder bei Ankunft einen freien Platz über eine interaktive Flächenkarte finden.

Envoy-Integrationen

Envoy bietet über sein App-Verzeichnis mehr als 100 Integrationen, darunter Slack, Microsoft Teams, Google Kalender, Microsoft Outlook, Okta, Salesforce, Brivo, Kisi, Avigilon Alta und DocuSign. Es ist zudem mit Zapier verbunden und stellt eine API für eigene Integrationen bereit.

Pros and Cons

Pros:

• Besucher-Check-in umfasst Compliance-Prüfungen
• Echtzeit-Tracking der Belegung über Standorte hinweg
• Notfallbenachrichtigungen erreichen Mitarbeitende vor Ort

Cons:

• Geräteverbindungsabbrüche erfordern manuelle Fehlerbehebung
• Wichtige Funktionen sind hinter Premium-Stufen gesperrt

LEARN MORE ABOUT ENVOY:

• Check out Envoy on their website
• Read my in-depth review of Envoy
• Explore best alternatives to Envoy

4

Robin

Am besten für KI-gesteuerte Büroanalysen geeignet

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preise auf Anfrage

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Customer Rating: 4.5/5

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Robin ist eine KI-gestützte Plattform für Arbeitsplatzmanagement und deckt Schreibtisch- und Raumbuchung, Flächenmanagement, Besuchermanagement und Auslastungsanalysen für hybride Büroumgebungen ab.

Für wen ist Robin am besten geeignet?

Robin eignet sich besonders für IT-, Facility- und Arbeitsplatzmanagement-Teams in mittelständischen bis großen Unternehmen, die datengestützte Tools benötigen, um einen flexiblen, hybriden Büroalltag effizient zu organisieren.

Warum habe ich Robin ausgewählt?

Ich habe Robin als eine der besten Lösungen gewählt, weil es durch KI über einfache Auslastungsberichte hinausgeht. Der KI-gestützte Analyseassistent ermöglicht es, in Alltagssprache Fragen zur Raumnutzung zu stellen und erhält darauf verwertbare Antworten, zum Beispiel, welche Etagen regelmäßig unterbelegt sind oder welche Immobilien konsolidiert werden könnten. Besonders gefällt mir das CollabScore-Feature, das mittels Schreibtischnähe, Meetings und Belegungsdaten misst, wie effektiv Teams tatsächlich persönlich zusammenarbeiten.

Wichtige Funktionen von Robin

• Schreibtischbuchung: Reservierung von Schreibtischen im Voraus oder spontan, mit KI-basierten Vorschlägen entsprechend dem Anwesenheitsplan des Teams.
• Meeting-Services: Anfragen und Verwaltung von Catering, AV-Support und Raumeinrichtung direkt im Raumbuchungsprozess.
• Besuchermanagement: Gäste vorab anmelden, Check-ins durchführen und Besuchsprotokolle pflegen – alles in einem Modul.
• Büro-Richtlinien: Hybride Anwesenheitsrichtlinien festlegen und kommunizieren sowie Mitarbeitenden die Möglichkeit geben, ihren eigenen Fortschritt zu verfolgen.

Robin-Integrationen

Robin bietet native Integrationen für das gesamte Microsoft-Ökosystem, darunter Microsoft Teams, Outlook, Exchange, Entra ID, Intune und Microsoft 365, sowie Google Kalender und Google Workspace. Außerdem integriert es sich mit Slack, Zoom, Okta, OneLogin, Rippling und Zugangskontrollsystemen wie Avigilon, Brivo und Kisi. Eine API ermöglicht individuelle Erweiterungen.

Pros and Cons

Pros:

• Belegungsdaten unterstützen Immobilienentscheidungen
• Schutz vor verwaisten Meetings gibt ungenutzte Räume frei
• Interaktive Bürokarten zeigen aktuelle Verfügbarkeit

Cons:

• Begrenztes Umzugsmanagement und Flächenplanung
• Einseitige Problemmeldung

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• Check out Robin on their website
• Read my in-depth review of Robin

5

YAROOMS

Am besten für vollumfängliche Microsoft Teams Integration mit KI-Assistent

• Kostenlose Demo verfügbar
• Ab $99/Monat

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Customer Rating: 4.5/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

YAROOMS ist eine Plattform für das Arbeitsplatzmanagement, die Schreibtisch- und Raumreservierung, Planung hybrider Arbeit, Besucherverwaltung und Arbeitsplatzanalysen vereint – alles gesteuert über den nativen Microsoft Teams KI-Assistenten namens Yarvis.

Für wen eignet sich YAROOMS am besten?

YAROOMS ist ideal für mittelgroße bis große Unternehmen, die bereits Microsoft 365 nutzen und das Arbeitsplatzmanagement direkt in ihre bestehende Teams-Umgebung integrieren möchten.

Warum habe ich YAROOMS ausgewählt?

YAROOMS steht auf meiner Auswahlliste, weil Yarvis, der KI-Assistent, nativ in Microsoft Teams integriert ist. Mitarbeitende können somit einen Arbeitsplatz buchen, einen freien Besprechungsraum finden oder den Terminplan von Kolleg:innen einsehen, ohne die App zu verlassen, die sie ohnehin täglich nutzen. Besonders gefällt mir, dass Yarvis Anfragen in Umgangssprache versteht – so kann man beispielsweise eingeben: 'Finde mir einen Raum für drei Personen am Dienstagnachmittag' und erhält sofort buchbare Vorschläge. Diese nahtlose Automatisierung innerhalb von Teams hebt YAROOMS von anderen Lösungen ab, die Microsoft 365 lediglich als Kalendersynchronisierung behandeln.

YAROOMS – Schlüsselfunktionen

• Planung hybrider Arbeit: Mitarbeitende können ihren wöchentlichen Arbeitsort (Büro, Zuhause oder andere) festlegen, damit Teams ihre Präsenztage koordinieren können.
• Interaktive Gebäudekarten: Visuelle Karten zeigen in Echtzeit freie Arbeitsplätze und Räume auf den Etagen, sodass Mitarbeitende bereits vor Ankunft den gewünschten Platz reservieren können.
• Besuchermanagement: Besucher:innen können im Voraus registriert werden. Automatisierte Anweisungen zur Ankunft werden verschickt und alle Gäste werden für ein vollständiges Anwesenheitsprotokoll erfasst.
• Arbeitsplatzanalysen: Dashboards zeigen die Auslastung der Räume, Belegungstrends und die Rate von Nichterscheinen an allen Standorten an.

YAROOMS-Integrationen

YAROOMS bietet native Integrationen mit Microsoft Teams, Microsoft 365, Outlook und Azure AD sowie Google Kalender, Google Meet, Slack, Zoom, MappedIn und SAML 2.0 für SSO. Eine REST-API steht ebenfalls für individuelle Integrationen zur Verfügung.

Pros and Cons

Pros:

• Farbcodierte Gebäudekarten zeigen die aktuelle Verfügbarkeit
• Suchfunktion findet Kolleg:innen auf Gebäudeplänen
• Inklusive integriertem CO2-Dashboard für den Arbeitsplatz

Cons:

• Gebäudeplan-Ansicht auf iPhones schwer nutzbar
• Flächenlimits pro Tarif erzwingen ungewollte Upgrades

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• Check out YAROOMS on their website

6

Joan

Am besten geeignet für besonders einfache Raum- und Schreibtischverwaltung

• 30-tägige kostenlose Testversion verfügbar
• Ab $51/Monat

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Customer Rating: 4.5/5

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Joan ist eine Arbeitsplatzverwaltungsplattform, die Raumbuchung, Schreibtischbuchung, Parkplatzmanagement, Besucherverwaltung, digitale Beschilderung und Analysen abdeckt und mit einer eigenen Reihe kabelloser e-Paper-Buchungsdisplays ausgestattet ist, die sie von reinen Software-Tools abheben.

Für wen ist Joan am besten geeignet?

Joan eignet sich besonders gut für kleine und mittelständische Unternehmen, die eine unkomplizierte Möglichkeit suchen, Besprechungsräume und Schreibtische ohne aufwendige IT-Einrichtung oder Schulungen zu verwalten.

Warum habe ich Joan ausgewählt?

Joan gehört zu meinen Favoriten, weil ich es liebe, wie schnell der Übergang vom Anmelden zu einer vollständig funktionierenden Raum- und Schreibtischbuchungslösung gelingt. Im MyJoan-Portal können Administratoren in wenigen Minuten die gesamte Büro-Umgebung konfigurieren, und automatische Check-ins geben nicht genutzte Räume frei, ohne dass jemand eingreifen muss. Außerdem gefällt mir, dass Mitarbeitende direkt über die physischen e-Paper-Displays von Joan vor einem Raum buchen können und somit keine separate App oder ein Kalender notwendig ist.

Joan Hauptfunktionen

• Asset-Reservierung: Erlaubt Mitarbeitenden, Firmenressourcen wie Geräte und Parkplätze zusammen mit ihrem Schreibtisch oder Raum zu buchen.
• Grundriss-Übersicht: Zeigt einen Live-Büroplan, auf dem die Mitarbeitenden die aktuelle Verfügbarkeit von Schreibtischen und Räumen auf der Etage sehen können.
• Überwachung des Raumklimas: Verfolgen Sie Temperatur- und Feuchtigkeitsdaten im Büro direkt über Joan-Geräte im Analyse-Dashboard.
• Durchsagen: Senden Sie gezielte Nachrichten nur an die Mitarbeitenden, die an einem bestimmten Tag im Büro eingeplant sind.

Joan Integrationen

Joan bietet native Integrationen für das Microsoft-Ökosystem, darunter Microsoft 365, Microsoft Teams, Outlook, Exchange und Azure AD sowie Google Workspace, Google Calendar, Slack, Zoom, Cisco Webex, Okta, JumpCloud und iCal. Es ist zudem mit Zapier und IFTTT kompatibel und verfügt über eine API für eigene Integrationen.

Pros and Cons

Pros:

• Kabellose e-Paper-Displays benötigen keine Verkabelung
• Automatische Freigabe von No-Show-Räumen spart Platz
• Schreibtischbuchungen sind innerhalb einer Woche einsatzbereit

Cons:

• E-Ink-Touchscreen reagiert träge
• Batterie entlädt sich schnell in Mesh-WLAN-Netzwerken

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• Check out Joan on their website

7

Officely

Am besten für Buchungen in Slack geeignet

• Kostenlose Testversion + kostenlose Demo verfügbar
• Ab $2.50/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung)

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Customer Rating: 5/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Officely ist ein hybrides Office-Management-Tool, das direkt in Slack und Microsoft Teams integriert ist. Es übernimmt die Verwaltung von Schreibtischbuchungen, Besprechungsraumreservierungen, Parkraummanagement, Anwesenheitserfassung und die Einhaltung hybrider Arbeitsrichtlinien.

Für wen ist Officely am besten geeignet?

Officely ist ideal für kleine bis mittelgroße Unternehmen, die bereits Slack oder Microsoft Teams nutzen und Schreibtischbuchung sowie Anwesenheitsverfolgung wünschen, ohne die Mitarbeitenden mit einer weiteren separaten App zu belasten.

Warum habe ich Officely ausgewählt?

Ich habe Officely in meine Top-Auswahl aufgenommen, weil kein anderes Tool die Schreibtischbuchung so tief in Slack integriert. Mitarbeitende buchen einen Schreibtisch, sehen, wer ins Büro kommt, und erhalten Erinnerungen – alles innerhalb von Slack. Besonders gefällt mir auch die Funktion zur Gruppierung in Nachbarschaften. So können Teams ihre Buchungen bündeln und sitzen an gemeinsamen Bürotagen zuverlässig in der Nähe ihrer Kolleg:innen.

Die wichtigsten Funktionen von Officely

• Besprechungsraumreservierung: Buchung von Meetingräumen direkt innerhalb von Slack oder Microsoft Teams mit Live-Verfügbarkeit, um Doppelbuchungen zu vermeiden.
• Analyse der Büronutzung: Verfolgt tägliche Anwesenheit, Auslastungstrends und wenig genutzte Tage in einem zentralen Dashboard.
• Parkraummanagement: Mitarbeitende können zusammen mit ihrer Schreibtischbuchung auch Parkplätze direkt über Slack oder Teams reservieren.
• Überwachung der Einhaltung hybrider Richtlinien: Erfasst automatisch die Anwesenheit im Vergleich zur hybriden Richtlinie und zeigt Lücken in der Einhaltung nach Team an.

Officely-Integrationen

Officely bietet über 30 native Integrationen, vor allem mit HR-Systemen und Kalendern, darunter Slack, Microsoft Teams, BambooHR, HiBob, Personio, Workday, Rippling, Deel, Google Kalender und Microsoft Outlook. Außerdem gibt es eine Verbindung zur Azure AD für Identitätsmanagement und zu SAP SuccessFactors für unternehmensweite HR-Prozesse.

Pros and Cons

Pros:

• Keine Einarbeitung innerhalb von Slack oder Teams notwendig
• Echtzeit-Einblick in die tägliche Büroanwesenheit
• Beinhaltet Reservierungen für Parkplätze und Besprechungsräume

Cons:

• Keine integrierten Funktionen für Besuchermanagement
• Grundrisse sind strikt 2D

LEARN MORE ABOUT OFFICELY:

• Check out Officely on their website
• Read my in-depth review of Officely

8

Eptura

Am besten für geplante Teamzusammenarbeit

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preise auf Anfrage

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Eptura Workplace ist eine Plattform für das Management hybrider Arbeitsplätze mit Schreibtischbuchung, Konferenzraumplanung, Flächenmanagement, Umzugsmanagement und Belegungsdaten-Tools, entwickelt für Organisationen mit mehreren Standorten.

Für wen ist Eptura am besten geeignet?

Eptura Workplace eignet sich besonders für Facility- und Immobilienmanagement-Teams, die große, verteilte Büroportfolios in mehreren Regionen oder Ländern verwalten.

Warum habe ich Eptura ausgewählt

Eptura Workplace verdient einen Platz auf meiner Shortlist aufgrund der Art und Weise, wie es die Sichtbarkeit über ein großes, verteiltes Immobilienportfolio hinweg handhabt. Besonders beeindrucken mich die Immobilien-Performance-Dashboards, die einen Live-Überblick über Belegung, Auslastung und Flächennutzung an allen Standorten gleichzeitig bieten. Mit den Szenario-Planungstools können Sie Layoutänderungen modellieren und ungenutzte Standorte optimal anpassen, bevor Sie Entscheidungen treffen. Für Teams, die Dutzende von Büros weltweit verwalten, ist eine solch datenbasierte Entscheidungsfindung mit einem leichteren Tool schwer zu erreichen.

Eptura Hauptfunktionen

• Schreibtischbuchung: Reservieren Sie einzelne Arbeitsplätze im Voraus, damit Mitarbeitende ihre Präsenztage im Büro auf den Teamkalender abstimmen können.
• Konferenzraumplanung: Buchen und verwalten Sie Besprechungsräume an allen Standorten über eine einzige Oberfläche.
• Berührungslose Besucheranmeldung: Gäste können sich selbstständig digital anmelden, ohne Unterstützung am Empfang.
• Wegfindung: Unterstützen Sie Mitarbeitende und Besucher bei der Orientierung im Büro mithilfe interaktiver Karten auf Bildschirmen vor Ort.

Eptura Integrationen

Eptura bietet mehr als 30 native Integrationen, darunter das Microsoft-Ökosystem, Zoom, Salesforce, Dropbox, Azure, AWS, Power BI und Slack. Es gibt eine Zapier-Integration und eine API steht für individuelle Anbindungen zur Verfügung.

Pros and Cons

Pros:

• Flächen- und Umzugsverwaltung unterstützt das Management globaler Portfolios
• Interaktive Grundrisse zeigen verfügbare Plätze in Echtzeit
• Vereint Schreibtisch-, Raum- und Besucherbuchung auf einer Plattform

Cons:

• Eingebaute Berichte und Analysen bieten geringe Anpassungsmöglichkeiten
• Outlook-Raumreservierungen werden nicht immer zurück synchronisiert

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9

FLYDESK

Am besten geeignet für den Zugang zu globalen Coworking Spaces

• 14-tägige kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar
• Ab $1.50/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung)

Visit Website

Customer Rating: 4.9/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

FLYDESK ist eine Plattform für hybrides Arbeitsplatzmanagement, die Schreibtischbuchung, Arbeitsplatzplanung, Abwesenheitsverwaltung und den bedarfsorientierten Zugang zu Coworking Spaces und Serviced Offices weltweit abdeckt.

Für wen ist FLYDESK am besten geeignet?

FLYDESK eignet sich besonders für international aufgestellte Unternehmen, deren Mitarbeitende in mehreren Ländern tätig sind und flexiblen Zugang zu lokalen Büroräumen benötigen.

Warum habe ich FLYDESK ausgewählt?

FLYDESK hat es auf meine Auswahlliste geschafft, da kein anderes Tool in dieser Kategorie die interne Schreibtischbuchung mit einem aktiven globalen Coworking-Netzwerk kombiniert. Über FLYDESK Space können Mitarbeitende sofort Schreibtische, Besprechungsräume und private Büros an Tausenden Standorten von über 200 Workspace-Partnern weltweit buchen. Besonders gefällt mir, dass diese Funktion direkt in derselben Plattform enthalten ist, die euer Team für die tägliche Planung nutzt – so kann beispielsweise ein reisender Mitarbeitender einen Home-Office-Tag einfach gegen einen lokalen Coworking-Space tauschen, ohne das Tool zu wechseln oder einen separaten Antrag einzureichen.

FLYDESK Hauptfunktionen

• Wöchentliche Planung: Lege den Arbeitsort für jeden Wochentag fest – Büro, Remote oder frei – sodass alle Teammitglieder immer wissen, wo jeder arbeitet.
• Abwesenheitsverwaltung: Beantrage, genehmige und verfolge Urlaubsanträge direkt in der Plattform – zusammen mit der täglichen Zeitplanung.
• Arbeitszeiterfassung: Erfasse und überwache die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden als optionales Add-on, das an eure Unternehmensrichtlinien gekoppelt ist.
• Interaktive Etagenkarte: Navigiere über eine visuelle, klickbare Karte durchs Büro, um die Schreibtischverfügbarkeit zu sehen und bestimmte Plätze gezielt zu buchen.

FLYDESK Integrationen

FLYDESK bietet eine kleine Auswahl nativer Integrationen, die sich auf Zusammenarbeit und Kalender fokussieren, darunter Slack, Microsoft Teams, Google Kalender, Microsoft Outlook und Microsoft Teams Kalender. Außerdem ist eine Anbindung an HRIS-Plattformen wie BambooHR und Payfit möglich, um Abwesenheitsdaten mit Lohnabrechnungs-Prozessen zu synchronisieren. Zapier- und API-Support sind nicht öffentlich gelistet.

Pros and Cons

Pros:

• Integrierte Buchung für globale Coworking Spaces
• Kombiniert Planung, Schreibtisch- und Abwesenheitsmanagement
• Mitarbeitende benötigen kaum Einarbeitung

Cons:

• Arbeitsplatzanalyse weniger umfangreich als bei spezialisierten Space-Planning-Tools
• Keine nativen Integrationen mit Zugangskarten- oder Zutrittskontrollsystemen

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10

HybridHero

Am besten für die Verwaltung großer, standortübergreifender Arbeitsplätze

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preise auf Anfrage

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HybridHero ist eine Arbeitsplatz-Plattform, die Schreibtischbuchung, Raumverwaltung, Besuchermanagement, Parken, HR und standortübergreifende Flächenanalysen in einem einzigen vernetzten System für Unternehmensorganisationen vereint.

Für wen ist HybridHero am besten geeignet?

HybridHero eignet sich besonders für globale Unternehmen mit 500 oder mehr Mitarbeitern, die hybride Teams an mehreren Bürostandorten managen – insbesondere in Branchen wie Bankwesen, Bauwesen, Gesundheitswesen und Beratung.

Warum ich HybridHero ausgewählt habe

HybridHero gehört zu meinen Favoriten, weil kein anderes Tool in dieser Kategorie echte Unternehmenskomplexität über mehrere Standorte hinweg so gut abbildet. Besonders gut gefällt mir das Portfolioberichtswesen zur Auslastung, das Führungskräften aus den Bereichen Arbeitsplatz, Finanzen und Immobilien eine einzige Datengrundlage für alle Büros liefert – statt isolierter Dashboards pro Standort. Das Team-Nachbarschafts-Feature ermöglicht zudem, dass auch große Organisationen Teamnähe wahren können, selbst wenn sie Hunderte von Flexschreibtischen über verschiedene Etagen und Städte managen. Hervorheben möchte ich auch das Switch-Programm, mit dem Unternehmen innerhalb von fünf Werktagen migriert und live geschaltet werden.

HybridHero Hauptfunktionen

• Besuchermanagement: Kiosk-Check-in, Ausweisdruck, Gastgeber-Benachrichtigung, NDA-Erfassung und vollständige Audit-Trails in einem Modul.
• Parkplatzverwaltung: Mitarbeitende reservieren Stellplätze im Voraus, mit automatischer Freigabe ungenutzter Parkplätze und Unterstützung für Elektrofahrzeug-Ladestationen.
• Auslastungs-Heatmaps: Anzeige von Tagestrendspitzen und Nachverfolgung von Nichterscheinen in jedem Modul in einem präsentationsfähigen Bericht.
• HR-Modul: Verknüpft hybride Zeitpläne, Anwesenheitserfassung und Teamkoordination in einem System gemeinsam mit Schreibtisch- und Raumdaten.

HybridHero Integrationen

HybridHero bietet native Integrationen für das Microsoft-Ökosystem, einschließlich Microsoft Outlook, Microsoft Teams, Office 365 und Azure AD, sowie Google Workspace, Slack, Okta und weitere. Eine REST-API und Webhooks stehen für individuelle Integrationen mit HRIS, Zugangskontrolle und internen Systemen zur Verfügung.

Pros and Cons

Pros:

• Integrierte HR- und Parkplatzmodule enthalten
• Unterstützt 11 Sprachen für globale Teams
• Buchungen der Vorwoche sofort kopierbar

Cons:

• Mobile App zeigt keine Belegung der Schreibtische an
• Preismodell pro Nutzer treibt die Kosten für echte hybride Teams in die Höhe

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• Check out HybridHero on their website

Weitere Software zur Verwaltung hybrider Arbeitsplätze

Hier finden Sie einige weitere Softwareoptionen zur Verwaltung hybrider Arbeitsplätze, die es nicht in meine Auswahlliste geschafft haben, aber dennoch einen Blick wert sind:

1. Maptician

   Am besten für das Echtzeit-Flächenmanagement

2. Yoffix

   Am besten geeignet für Microsoft 365-Anpassung

3. Flowscape

   Die besten 3D-Visualisierungstools für Büros

So wählen Sie Software zur Verwaltung hybrider Arbeitsplätze aus

Bei langen Funktionslisten und komplexen Preisstrukturen verliert man leicht den Überblick. Damit Sie sich während Ihres individuellen Auswahlprozesses auf das Wesentliche konzentrieren können, finden Sie hier eine Checkliste mit Faktoren, die Sie berücksichtigen sollten:

Was ist Software zur Verwaltung hybrider Arbeitsplätze?

Eine Software zur Verwaltung hybrider Arbeitsplätze ist eine digitale Plattform zur Verwaltung flexibler Büroumgebungen, die die Buchung von Schreibtischen, die Reservierung von Besprechungsräumen, die Anwesenheitsverfolgung und hybride Arbeitszeitpläne koordiniert. Diese Tools helfen HR- und Workplace-Teams, die Raumnutzung zu optimieren, die Zusammenarbeit von Mitarbeitenden im Büro und aus der Ferne zu unterstützen und die Gebäudeauslastung zu verfolgen, um Sicherheits- oder Compliance-Ziele zu erfüllen.

Funktionen von Software zur Verwaltung hybrider Arbeitsplätze

Achten Sie bei der Auswahl einer Software zur Verwaltung hybrider Arbeitsplätze auf die folgenden wichtigen Funktionen:

• Schreibtischbuchung: Ermöglicht Mitarbeitenden, Schreibtische für bestimmte Tage oder Zeiten zu reservieren, wodurch die Verfügbarkeit von Arbeitsplätzen sichergestellt und Konflikte in gemeinsam genutzten Büroumgebungen reduziert werden.
• Verwaltung von Besprechungsräumen: Ermöglicht die Buchung, Freigabe und Nachverfolgung von Konferenzräumen, häufig mit Funktionen zur Verwaltung von Ausstattung und Zeitplanung, um die Raumnutzung zu maximieren.
• Analysen zur Raumnutzung: Liefert Echtzeit- und Verlaufsdaten darüber, wie Arbeitsbereiche und Besprechungsbereiche genutzt werden, und hilft Teams dabei, Raumaufteilungen und Richtlinien zu optimieren.
• Verwaltung hybrider Arbeitszeitpläne: Ermöglicht Mitarbeitenden, Arbeitstage im Homeoffice oder im Büro anzugeben, wodurch die teamübergreifende Übersicht verbessert und eine Überbelegung des Büros reduziert wird.
• Besucherverwaltung: Erfasst die An- und Abmeldung sowie Genehmigungen von Gästen, druckt Ausweise und protokolliert Besuche, wodurch die Sicherheit und die Einhaltung von Sicherheitsprotokollen unterstützt werden.
• Integration mit Kalendersystemen: Synchronisiert Buchungen, Zeitpläne und die Nutzung von Besprechungsräumen mit Plattformen wie Microsoft 365 oder Google Workspace, um Doppelbuchungen zu vermeiden und die Planung zu organisieren.
• Zugriff über mobile Apps: Ermöglicht Nutzenden, Schreibtische und Räume zu buchen oder Zeitpläne über ihre Smartphones zu verwalten, und fördert so die Nutzung und Flexibilität in hybriden Teams.
• Integration der Zutrittskontrolle: Verknüpft sich mit Gebäudesicherheits- oder Zugangskartensystemen, um den Zutritt nur für eingeplante oder eingecheckte Mitarbeitende und Besuchende zu autorisieren.
• Zonen und Berechtigungen: Ermöglicht Administratoren, Buchungsregeln und Berechtigungen nach Abteilung, Team oder Etage festzulegen, damit Räume wie vorgesehen genutzt werden.
• Einhaltung von Gesundheits- und Kapazitätsvorgaben: Bietet integrierte Tools zur Verwaltung sicherer Belegungsgrenzen und zur Durchsetzung von Gesundheitsrichtlinien im Büro, etwa Abstands- oder Hygieneprüfungen.

Gängige KI-Funktionen von Software zur Verwaltung hybrider Arbeitsplätze

Über die oben aufgeführten Standardfunktionen von Software zur Verwaltung hybrider Arbeitsplätze hinaus integrieren viele dieser Lösungen KI mit Funktionen wie:

• Intelligente Empfehlungen für Arbeitsbereiche: Nutzt KI, um auf Grundlage von Präferenzen der Mitarbeitenden, Unternehmensrichtlinien und aktuellen Buchungstrends passende Schreibtische oder Räume vorzuschlagen, wodurch die Raumnutzung und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden maximiert werden.
• Vorausschauende Kapazitätsplanung: Analysiert historische Nutzungsmuster, um die zukünftige Nachfrage nach Schreibtischen, Besprechungsräumen oder anderen Ressourcen zu prognostizieren, und ermöglicht proaktive Anpassungen von Büroaufteilungen und Richtlinien.
• Automatisierte Optimierung hybrider Arbeitszeitpläne: Empfiehlt Teams oder Einzelpersonen Bürotage, um die teamübergreifende Zusammenarbeit zu unterstützen und eine Überbelegung des Büros zu reduzieren, wobei Erkenntnisse aus früheren Zeitplänen und Projektprioritäten genutzt werden.
• Anomalieerkennung bei der Büronutzung: Überwacht Belegungsdaten, um Administratoren auf ungewöhnliche Muster wie Doppelbuchungen, Überbelegung oder ungenutzte Bereiche aufmerksam zu machen, sodass Probleme proaktiv behoben werden können.
• Buchungsassistenten in natürlicher Sprache: Ermöglichen Nutzenden, Räume über KI-gestützte Chatbots oder virtuelle Assistenten zu buchen oder Zeitpläne zu aktualisieren, wodurch die Nutzung vereinfacht und Reibungsverluste für Mitarbeitende reduziert werden.

Vorteile von Software zur Verwaltung hybrider Arbeitsplätze

Die Einführung einer Software zur Verwaltung hybrider Arbeitsplätze bietet Ihrem Team und Ihrem Unternehmen mehrere Vorteile. Hier sind einige, auf die Sie sich freuen können:

• Höhere Flächeneffizienz: Automatisierte Buchungen und Analysen helfen, ungenutzte Arbeitsflächen zu reduzieren und sicherzustellen, dass jeder Bereich optimal genutzt wird.
• Verbesserte Teamkoordination: Ein gemeinsamer Überblick über Zeitpläne, Buchungen und die Anwesenheit im Büro unterstützt die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitenden im Büro und aus der Ferne.
• Geringerer Verwaltungsaufwand: Selbstbedienungs-Buchungstools und automatisierte Genehmigungsabläufe minimieren die manuelle Planung und Verwaltungsaufgaben für HR- und Büroleitungen.
• Verbesserte Mitarbeitendenerfahrung: Einfache Reservierungssysteme, mobiler Zugriff und KI-gestützte Empfehlungen machen den Bürobesuch bequemer und flexibler.
• Bessere Überwachung von Compliance und Sicherheit: Funktionen zur Erfassung von Anwesenheit, Gesundheitsprüfungen und Kapazitätsgrenzen helfen, die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zu gewährleisten und die Sicherheit am Arbeitsplatz zu fördern.
• Intelligentere Ressourcenplanung: Vorausschauende Analysen und Berichte ermöglichen Führungskräften, datenbasierte Entscheidungen über den Flächenbedarf und Investitionen in Büroräume zu treffen.
• Effiziente Besucherverwaltung: Reibungslose Anmeldungen, Nachverfolgung und Sicherheitskontrollen bieten Gästen und Auftragnehmenden eine professionelle und sichere Erfahrung.

Kosten und Preise von Software zur Verwaltung hybrider Arbeitsplätze

Die Auswahl einer Software zur Verwaltung hybrider Arbeitsplätze erfordert ein Verständnis der verschiedenen verfügbaren Preismodelle und Tarife. Die Kosten variieren je nach Funktionen, Teamgröße, Zusatzoptionen und weiteren Faktoren. Die folgende Tabelle fasst gängige Tarife, ihre Durchschnittspreise und typische Funktionen zusammen, die in Lösungen zur Verwaltung hybrider Arbeitsplätze enthalten sind:

Tarifvergleich für Software zur Verwaltung hybrider Arbeitsplätze