Die 18 besten Softwarelösungen für das Management hybrider Arbeitsplätze im Jahr 2026

Software für das Management hybrider Arbeitsplätze bietet Ihnen die Werkzeuge, flexible Arbeitszeiten zu koordinieren, Schreibtische zu buchen und Büroressourcen sowohl für Teams im Büro als auch im Homeoffice zu verwalten. Wenn Sie auf der Suche nach der besten Software für hybride Arbeitsplätze sind, suchen Sie wahrscheinlich nach Wegen, um die Flexibilität der Mitarbeitenden zu fördern, den Überblick darüber zu behalten, wer im Büro ist, und Ihren Arbeitsbereich effizienter zu nutzen. In diesem Leitfaden finden Sie meine Favoriten für die besten Tools, die Ihrem Unternehmen dabei helfen, hybrides Arbeiten zu organisieren – mit einer Übersicht der wichtigsten Funktionen, damit Sie die Lösungen vergleichen und die passende für Ihre Anforderungen finden können.

Beste Software für das Management hybrider Arbeitsplätze: Zusammenfassung

Diese Vergleichstabelle fasst die Preisinformationen meiner Top-Auswahl hybrider Arbeitsplatz-Management-Software zusammen, damit Sie die beste Lösung für Ihr Budget und Ihre Geschäftsanforderungen finden.

	Tool	Best For	Trial Info	Price
1	elia	Ideal für automatisierte Arbeitsplatzerlebnis-Workflows	Kostenloser Tarif + kostenlose Demo verfügbar Book Demo	Ab $500/Monat Get Custom Pricing	Website
2	Dibsido	Am besten für schnelle Einführung und Einrichtung	14-tägige kostenlose Testversion + kostenloser Plan + kostenlose Demo verfügbar	Ab $1.90/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung)	Website
3	Envoy	Am besten geeignet für sicherheits- und complianceorientierte Arbeitsplätze	Kostenlose Demo verfügbar	Ab $5/buchbare Ressource/Monat (jährliche Abrechnung)	Website
4	Robin	Am besten für KI-gesteuerte Büroanalysen geeignet	Kostenlose Demo verfügbar	Preise auf Anfrage	Website
5	YAROOMS	Am besten für vollumfängliche Microsoft Teams Integration mit KI-Assistent	Kostenlose Demo verfügbar	Ab $99/Monat	Website
6	Joan	Am besten geeignet für besonders einfache Raum- und Schreibtischverwaltung	30-tägige kostenlose Testversion verfügbar	Ab $51/Monat	Website
7	Officely	Am besten für Buchungen in Slack geeignet	Kostenlose Testversion + kostenlose Demo verfügbar	Ab $2.50/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung)	Website
8	Eptura	Am besten für geplante Teamzusammenarbeit	Kostenlose Demo verfügbar	Preise auf Anfrage	Website
9	FLYDESK	Am besten geeignet für den Zugang zu globalen Coworking Spaces	14-tägige kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar	Ab $1.50/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung)	Website
10	HybridHero	Am besten für die Verwaltung großer, standortübergreifender Arbeitsplätze	Kostenlose Demo verfügbar	Preise auf Anfrage	Website

Featured Tools

1. 

   Justworks

   This is an aggregated rating for this tool including ratings from Crozdesk users and ratings from other sites.

   4.6

   Visit Website
2. 

   Homebase

   This is an aggregated rating for this tool including ratings from Crozdesk users and ratings from other sites.

   4.2

   Visit Website
3. 

   Paycom

   This is an aggregated rating for this tool including ratings from Crozdesk users and ratings from other sites.

   4.3

   Visit Website

Die beste Software für das Management hybrider Arbeitsplätze: Bewertungen

Unten finden Sie meine ausführlichen Zusammenfassungen zu den besten Software-Lösungen für das Management hybrider Arbeitsplätze, die es auf meine Shortlist geschafft haben. Meine Bewertungen geben Ihnen einen detaillierten Überblick über die Funktionen, wichtigsten Anwendungsfälle und Integrationen jeder Plattform, damit Sie die passende Lösung für sich finden.

1

elia

Ideal für automatisierte Arbeitsplatzerlebnis-Workflows

• Kostenloser Tarif + kostenlose Demo verfügbar
• Ab $500/Monat

Visit Website

Rating: 4.7/5

elia ist eine hybride Arbeitsplatzmanagement-Plattform, die Schreibtischbuchung, Raumbuchung, Besuchermanagement, Belegungsverfolgung und Automatisierungstools für Teams vereint, die flexible Büroumgebungen verwalten.

Für wen ist elia am besten geeignet?

elia eignet sich besonders für Facility- und Arbeitsplatzmanager in mittelgroßen bis großen Unternehmen, die hybride Teams über mehrere Bürostandorte hinweg koordinieren.

Warum ich elia ausgewählt habe

Ich habe elia als eine der besten Lösungen gewählt, weil das Automatisierungsmodul weit über einfache Regeldefinitionen hinausgeht. Mit individuell anpassbaren Auslösern, Bedingungen und Aktionen können Workflows erstellt werden – etwa um eine No-Show-Schreibtischbuchung automatisch zu stornieren und neu zu vergeben oder um Ankunftsbenachrichtigungen für Besucher an den richtigen Gastgeber zu senden. Besonders praktisch ist auch das Protokoll der Ausführungen: So behält man jederzeit den Überblick, wann und wie welche Automatisierung gelaufen ist, und kann gezielt optimieren und Fehler beheben.

elia Hauptfunktionen

• Interaktive Grundrissbuchung: Buchen Sie Schreibtische und Räume direkt über eine visuelle und aktuelle Karte Ihres Bürogrundrisses und sehen Sie auf einen Blick die aktuelle Verfügbarkeit.
• Kollegen-Präsenzübersicht: Erfahren Sie, welche Kollegen an welchem Tag im Büro sind, damit Mitarbeitende ihre Anwesenheit auf relevante Teammitglieder abstimmen können.
• Belegungsanalysen: Verfolgen Sie Echtzeit- und historische Nutzungsdaten der Arbeitsplätze, um ungenutzte Bereiche zu identifizieren und fundierte Entscheidungen zur Kapazitätsplanung zu treffen.
• Management von Arbeitsplatzanfragen: Stellen und verwalten Sie Serviceanfragen (z.B. Catering, IT, Reinigung, Wartung) direkt über die Plattform und leiten Sie Aufgaben automatisch an die zuständigen Teams weiter.

elia Integrationen

elia bietet native Integrationen für Microsoft 365, Google Workspace, Slack und verschiedene Tools innerhalb dieser Ökosysteme, einschließlich Google Kalender, Microsoft Teams und Microsoft Outlook. 

Pros and Cons

Pros:

• Pauschalpreis unabhängig von der Nutzerzahl
• Integriertes IoT-Sensor-basiertes Belegungsmonitoring
• Integrierte Besucher-Voranmeldung und Benachrichtigungen

Cons:

• Mobile App weniger ausgereift als Desktop-Version
• Nur wenige Statusoptionen neben Büro oder Remote

LEARN MORE ABOUT ELIA:

• Check out elia on their website
• Read my in-depth review of elia
• elia vs. Skedda
• elia vs. Robin
• elia vs. Microsoft Places

2

Dibsido

Am besten für schnelle Einführung und Einrichtung

• 14-tägige kostenlose Testversion + kostenloser Plan + kostenlose Demo verfügbar
• Ab $1.90/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung)

Visit Website

Rating: 4.7/5

Dibsido ist eine hybride Arbeitsplatzmanagement-Softwarelösung, die Tools für Schreibtischbuchungen, Besprechungsraumplanung, Parkraummanagement und interaktive Büropläne mit Integrationen für Microsoft, Google und Slack bietet.

Für wen ist Dibsido am besten geeignet?

Dibsido eignet sich besonders für kleine bis mittelgroße Unternehmen, die eine schnelle und einfache Verwaltung hybrider Arbeitsplätze suchen.

Warum habe ich Dibsido ausgewählt?

Ich habe Dibsido als eine der besten Lösungen gewählt, weil ich Schreibtisch-, Besprechungsraum- und Parkplatzbuchungen innerhalb von Minuten einrichten kann – selbst ohne Schulung. In der Praxis nutzt mein Team den interaktiven Gebäudeplan, um schon am ersten Tag Plätze zu finden und zu reservieren.

Dibsido Hauptfunktionen

• Microsoft Teams-Integration: Nutzer können Schreibtische und Ressourcen direkt innerhalb ihres Microsoft Teams-Arbeitsbereichs buchen.
• Parkplatzverwaltung: Parkplätze können gemeinsam mit Schreibtischen und Räumen zugeteilt, reserviert und verwaltet werden.
• Teamplan und Übersicht: Wöchentliche Anwesenheitsmuster zeigen, wer im Büro, remote oder mit individuellem Status arbeitet – inklusive exportierbarer Anwesenheitsprotokolle.
• Analyse der Ressourcennutzung: Einblicke in Nutzungsdaten und Trends helfen, die Bürogestaltung und Ressourcenplanung zu optimieren.

Dibsido Integrationen

Dibsido bietet native Integrationen mit Microsoft Teams und Slack sowie eine bidirektionale Kalendersynchronisation mit Microsoft Outlook und Google Kalender. Enterprise-SSO wird über Microsoft Entra ID, Google Workspace und SAML 2.0 unterstützt, mit einer API für kundenspezifische Integrationen.

Pros and Cons

Pros:

• Interaktive Gebäudepläne zur Auswahl von Schreibtischen und Parkplätzen
• Mehrsprachige Unterstützung für globale hybride Teams
• Native mobile Apps für iOS und Android

Cons:

• Begrenzte Workflow-Automatisierungen im Vergleich zu Wettbewerbern
• Weniger erweiterte Gebäudesteuerungen für Unternehmen

LEARN MORE ABOUT DIBSIDO:

• Check out Dibsido on their website

3

Envoy

Am besten geeignet für sicherheits- und complianceorientierte Arbeitsplätze

• Kostenlose Demo verfügbar
• Ab $5/buchbare Ressource/Monat (jährliche Abrechnung)

Visit Website

Rating: 4.8/5

Envoy ist eine Arbeitsplatzmanagement-Plattform, die Besuchermanagement, Buchung von Schreibtischen und Räumen, Mitarbeitereinsatzplanung sowie physische Zugangskontrolle über verschiedene Bürostandorte hinweg abdeckt.

Für wen ist Envoy am besten geeignet?

Envoy eignet sich besonders für Unternehmen in regulierten Branchen wie Finanzen, Gesundheitswesen und Regierungsaufträgen, bei denen Besucheridentität, Zugangsnachweise und gesetzliche Compliance unverzichtbar sind.

Warum ich Envoy ausgewählt habe

Ich habe Envoy als eines der besten Produkte ausgewählt, weil es physische Sicherheit und regulatorische Compliance als zentrale Plattformfunktionen betrachtet – und nicht als nachträglicher Gedanke. Der Check-in-Prozess kann Besucher nach Staatsbürgerschaft für ITAR-Prüfungen fragen oder sie verpflichten, ein Sicherheitsvideo für die OSHA-Compliance anzuschauen. Envoy speichert diese Daten automatisch in prüfungsbereiten Protokollen, die Sie nach Zeitplan exportieren können. Die Visual Compliance-Integration gefällt mir ebenfalls, da sie Besucher in Echtzeit mit Sanktionslisten abgleicht.

Wichtige Funktionen von Envoy

• Raumbuchung: Buchen Sie Besprechungsräume direkt über Outlook, Google Kalender oder die Envoy-App, mit automatischer Freigabe bei Nichterscheinen.
• Liefermanagement: Eingehende Pakete werden erfasst und Empfänger automatisch benachrichtigt, damit nichts unbeaufsichtigt liegen bleibt.
• Kapazitätsgrenzen: Legen Sie standort- oder stockwerkbezogene Belegungsobergrenzen fest und setzen Sie diese durch, um zu kontrollieren, wie viele Personen sich gleichzeitig vor Ort aufhalten dürfen.
• Schreibtischbuchung: Mitarbeitende können flexible Arbeitsplätze im Voraus reservieren oder bei Ankunft einen freien Platz über eine interaktive Flächenkarte finden.

Envoy-Integrationen

Envoy bietet über sein App-Verzeichnis mehr als 100 Integrationen, darunter Slack, Microsoft Teams, Google Kalender, Microsoft Outlook, Okta, Salesforce, Brivo, Kisi, Avigilon Alta und DocuSign. Es ist zudem mit Zapier verbunden und stellt eine API für eigene Integrationen bereit.

Pros and Cons

Pros:

• Besucher-Check-in umfasst Compliance-Prüfungen
• Echtzeit-Tracking der Belegung über Standorte hinweg
• Notfallbenachrichtigungen erreichen Mitarbeitende vor Ort

Cons:

• Geräteverbindungsabbrüche erfordern manuelle Fehlerbehebung
• Wichtige Funktionen sind hinter Premium-Stufen gesperrt

LEARN MORE ABOUT ENVOY:

• Check out Envoy on their website
• Read my in-depth review of Envoy
• Explore best alternatives to Envoy

4

Robin

Am besten für KI-gesteuerte Büroanalysen geeignet

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preise auf Anfrage

Visit Website

Rating: 4.5/5

Robin ist eine KI-gestützte Plattform für Arbeitsplatzmanagement und deckt Schreibtisch- und Raumbuchung, Flächenmanagement, Besuchermanagement und Auslastungsanalysen für hybride Büroumgebungen ab.

Für wen ist Robin am besten geeignet?

Robin eignet sich besonders für IT-, Facility- und Arbeitsplatzmanagement-Teams in mittelständischen bis großen Unternehmen, die datengestützte Tools benötigen, um einen flexiblen, hybriden Büroalltag effizient zu organisieren.

Warum habe ich Robin ausgewählt?

Ich habe Robin als eine der besten Lösungen gewählt, weil es durch KI über einfache Auslastungsberichte hinausgeht. Der KI-gestützte Analyseassistent ermöglicht es, in Alltagssprache Fragen zur Raumnutzung zu stellen und erhält darauf verwertbare Antworten, zum Beispiel, welche Etagen regelmäßig unterbelegt sind oder welche Immobilien konsolidiert werden könnten. Besonders gefällt mir das CollabScore-Feature, das mittels Schreibtischnähe, Meetings und Belegungsdaten misst, wie effektiv Teams tatsächlich persönlich zusammenarbeiten.

Wichtige Funktionen von Robin

• Schreibtischbuchung: Reservierung von Schreibtischen im Voraus oder spontan, mit KI-basierten Vorschlägen entsprechend dem Anwesenheitsplan des Teams.
• Meeting-Services: Anfragen und Verwaltung von Catering, AV-Support und Raumeinrichtung direkt im Raumbuchungsprozess.
• Besuchermanagement: Gäste vorab anmelden, Check-ins durchführen und Besuchsprotokolle pflegen – alles in einem Modul.
• Büro-Richtlinien: Hybride Anwesenheitsrichtlinien festlegen und kommunizieren sowie Mitarbeitenden die Möglichkeit geben, ihren eigenen Fortschritt zu verfolgen.

Robin-Integrationen

Robin bietet native Integrationen für das gesamte Microsoft-Ökosystem, darunter Microsoft Teams, Outlook, Exchange, Entra ID, Intune und Microsoft 365, sowie Google Kalender und Google Workspace. Außerdem integriert es sich mit Slack, Zoom, Okta, OneLogin, Rippling und Zugangskontrollsystemen wie Avigilon, Brivo und Kisi. Eine API ermöglicht individuelle Erweiterungen.

Pros and Cons

Pros:

• Belegungsdaten unterstützen Immobilienentscheidungen
• Schutz vor verwaisten Meetings gibt ungenutzte Räume frei
• Interaktive Bürokarten zeigen aktuelle Verfügbarkeit

Cons:

• Begrenztes Umzugsmanagement und Flächenplanung
• Einseitige Problemmeldung

LEARN MORE ABOUT ROBIN:

• Check out Robin on their website
• Read my in-depth review of Robin

5

YAROOMS

Am besten für vollumfängliche Microsoft Teams Integration mit KI-Assistent

• Kostenlose Demo verfügbar
• Ab $99/Monat

Visit Website

Rating: 4.5/5

YAROOMS ist eine Plattform für das Arbeitsplatzmanagement, die Schreibtisch- und Raumreservierung, Planung hybrider Arbeit, Besucherverwaltung und Arbeitsplatzanalysen vereint – alles gesteuert über den nativen Microsoft Teams KI-Assistenten namens Yarvis.

Für wen eignet sich YAROOMS am besten?

YAROOMS ist ideal für mittelgroße bis große Unternehmen, die bereits Microsoft 365 nutzen und das Arbeitsplatzmanagement direkt in ihre bestehende Teams-Umgebung integrieren möchten.

Warum habe ich YAROOMS ausgewählt?

YAROOMS steht auf meiner Auswahlliste, weil Yarvis, der KI-Assistent, nativ in Microsoft Teams integriert ist. Mitarbeitende können somit einen Arbeitsplatz buchen, einen freien Besprechungsraum finden oder den Terminplan von Kolleg:innen einsehen, ohne die App zu verlassen, die sie ohnehin täglich nutzen. Besonders gefällt mir, dass Yarvis Anfragen in Umgangssprache versteht – so kann man beispielsweise eingeben: 'Finde mir einen Raum für drei Personen am Dienstagnachmittag' und erhält sofort buchbare Vorschläge. Diese nahtlose Automatisierung innerhalb von Teams hebt YAROOMS von anderen Lösungen ab, die Microsoft 365 lediglich als Kalendersynchronisierung behandeln.

YAROOMS – Schlüsselfunktionen

• Planung hybrider Arbeit: Mitarbeitende können ihren wöchentlichen Arbeitsort (Büro, Zuhause oder andere) festlegen, damit Teams ihre Präsenztage koordinieren können.
• Interaktive Gebäudekarten: Visuelle Karten zeigen in Echtzeit freie Arbeitsplätze und Räume auf den Etagen, sodass Mitarbeitende bereits vor Ankunft den gewünschten Platz reservieren können.
• Besuchermanagement: Besucher:innen können im Voraus registriert werden. Automatisierte Anweisungen zur Ankunft werden verschickt und alle Gäste werden für ein vollständiges Anwesenheitsprotokoll erfasst.
• Arbeitsplatzanalysen: Dashboards zeigen die Auslastung der Räume, Belegungstrends und die Rate von Nichterscheinen an allen Standorten an.

YAROOMS-Integrationen

YAROOMS bietet native Integrationen mit Microsoft Teams, Microsoft 365, Outlook und Azure AD sowie Google Kalender, Google Meet, Slack, Zoom, MappedIn und SAML 2.0 für SSO. Eine REST-API steht ebenfalls für individuelle Integrationen zur Verfügung.

Pros and Cons

Pros:

• Farbcodierte Gebäudekarten zeigen die aktuelle Verfügbarkeit
• Suchfunktion findet Kolleg:innen auf Gebäudeplänen
• Inklusive integriertem CO2-Dashboard für den Arbeitsplatz

Cons:

• Gebäudeplan-Ansicht auf iPhones schwer nutzbar
• Flächenlimits pro Tarif erzwingen ungewollte Upgrades

LEARN MORE ABOUT YAROOMS:

• Check out YAROOMS on their website

6

Joan

Am besten geeignet für besonders einfache Raum- und Schreibtischverwaltung

• 30-tägige kostenlose Testversion verfügbar
• Ab $51/Monat

Visit Website

Rating: 4.5/5

Joan ist eine Arbeitsplatzverwaltungsplattform, die Raumbuchung, Schreibtischbuchung, Parkplatzmanagement, Besucherverwaltung, digitale Beschilderung und Analysen abdeckt und mit einer eigenen Reihe kabelloser e-Paper-Buchungsdisplays ausgestattet ist, die sie von reinen Software-Tools abheben.

Für wen ist Joan am besten geeignet?

Joan eignet sich besonders gut für kleine und mittelständische Unternehmen, die eine unkomplizierte Möglichkeit suchen, Besprechungsräume und Schreibtische ohne aufwendige IT-Einrichtung oder Schulungen zu verwalten.

Warum habe ich Joan ausgewählt?

Joan gehört zu meinen Favoriten, weil ich es liebe, wie schnell der Übergang vom Anmelden zu einer vollständig funktionierenden Raum- und Schreibtischbuchungslösung gelingt. Im MyJoan-Portal können Administratoren in wenigen Minuten die gesamte Büro-Umgebung konfigurieren, und automatische Check-ins geben nicht genutzte Räume frei, ohne dass jemand eingreifen muss. Außerdem gefällt mir, dass Mitarbeitende direkt über die physischen e-Paper-Displays von Joan vor einem Raum buchen können und somit keine separate App oder ein Kalender notwendig ist.

Joan Hauptfunktionen

• Asset-Reservierung: Erlaubt Mitarbeitenden, Firmenressourcen wie Geräte und Parkplätze zusammen mit ihrem Schreibtisch oder Raum zu buchen.
• Grundriss-Übersicht: Zeigt einen Live-Büroplan, auf dem die Mitarbeitenden die aktuelle Verfügbarkeit von Schreibtischen und Räumen auf der Etage sehen können.
• Überwachung des Raumklimas: Verfolgen Sie Temperatur- und Feuchtigkeitsdaten im Büro direkt über Joan-Geräte im Analyse-Dashboard.
• Durchsagen: Senden Sie gezielte Nachrichten nur an die Mitarbeitenden, die an einem bestimmten Tag im Büro eingeplant sind.

Joan Integrationen

Joan bietet native Integrationen für das Microsoft-Ökosystem, darunter Microsoft 365, Microsoft Teams, Outlook, Exchange und Azure AD sowie Google Workspace, Google Calendar, Slack, Zoom, Cisco Webex, Okta, JumpCloud und iCal. Es ist zudem mit Zapier und IFTTT kompatibel und verfügt über eine API für eigene Integrationen.

Pros and Cons

Pros:

• Kabellose e-Paper-Displays benötigen keine Verkabelung
• Automatische Freigabe von No-Show-Räumen spart Platz
• Schreibtischbuchungen sind innerhalb einer Woche einsatzbereit

Cons:

• E-Ink-Touchscreen reagiert träge
• Batterie entlädt sich schnell in Mesh-WLAN-Netzwerken

LEARN MORE ABOUT JOAN:

• Check out Joan on their website

7

Officely

Am besten für Buchungen in Slack geeignet

• Kostenlose Testversion + kostenlose Demo verfügbar
• Ab $2.50/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung)

Visit Website

Rating: 5/5

Officely ist ein hybrides Office-Management-Tool, das direkt in Slack und Microsoft Teams integriert ist. Es übernimmt die Verwaltung von Schreibtischbuchungen, Besprechungsraumreservierungen, Parkraummanagement, Anwesenheitserfassung und die Einhaltung hybrider Arbeitsrichtlinien.

Für wen ist Officely am besten geeignet?

Officely ist ideal für kleine bis mittelgroße Unternehmen, die bereits Slack oder Microsoft Teams nutzen und Schreibtischbuchung sowie Anwesenheitsverfolgung wünschen, ohne die Mitarbeitenden mit einer weiteren separaten App zu belasten.

Warum habe ich Officely ausgewählt?

Ich habe Officely in meine Top-Auswahl aufgenommen, weil kein anderes Tool die Schreibtischbuchung so tief in Slack integriert. Mitarbeitende buchen einen Schreibtisch, sehen, wer ins Büro kommt, und erhalten Erinnerungen – alles innerhalb von Slack. Besonders gefällt mir auch die Funktion zur Gruppierung in Nachbarschaften. So können Teams ihre Buchungen bündeln und sitzen an gemeinsamen Bürotagen zuverlässig in der Nähe ihrer Kolleg:innen.

Die wichtigsten Funktionen von Officely

• Besprechungsraumreservierung: Buchung von Meetingräumen direkt innerhalb von Slack oder Microsoft Teams mit Live-Verfügbarkeit, um Doppelbuchungen zu vermeiden.
• Analyse der Büronutzung: Verfolgt tägliche Anwesenheit, Auslastungstrends und wenig genutzte Tage in einem zentralen Dashboard.
• Parkraummanagement: Mitarbeitende können zusammen mit ihrer Schreibtischbuchung auch Parkplätze direkt über Slack oder Teams reservieren.
• Überwachung der Einhaltung hybrider Richtlinien: Erfasst automatisch die Anwesenheit im Vergleich zur hybriden Richtlinie und zeigt Lücken in der Einhaltung nach Team an.

Officely-Integrationen

Officely bietet über 30 native Integrationen, vor allem mit HR-Systemen und Kalendern, darunter Slack, Microsoft Teams, BambooHR, HiBob, Personio, Workday, Rippling, Deel, Google Kalender und Microsoft Outlook. Außerdem gibt es eine Verbindung zur Azure AD für Identitätsmanagement und zu SAP SuccessFactors für unternehmensweite HR-Prozesse.

Pros and Cons

Pros:

• Keine Einarbeitung innerhalb von Slack oder Teams notwendig
• Echtzeit-Einblick in die tägliche Büroanwesenheit
• Beinhaltet Reservierungen für Parkplätze und Besprechungsräume

Cons:

• Keine integrierten Funktionen für Besuchermanagement
• Grundrisse sind strikt 2D

LEARN MORE ABOUT OFFICELY:

• Check out Officely on their website
• Read my in-depth review of Officely

8

Eptura

Am besten für geplante Teamzusammenarbeit

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preise auf Anfrage

Visit Website

Eptura Workplace ist eine Plattform für das Management hybrider Arbeitsplätze mit Schreibtischbuchung, Konferenzraumplanung, Flächenmanagement, Umzugsmanagement und Belegungsdaten-Tools, entwickelt für Organisationen mit mehreren Standorten.

Für wen ist Eptura am besten geeignet?

Eptura Workplace eignet sich besonders für Facility- und Immobilienmanagement-Teams, die große, verteilte Büroportfolios in mehreren Regionen oder Ländern verwalten.

Warum habe ich Eptura ausgewählt

Eptura Workplace verdient einen Platz auf meiner Shortlist aufgrund der Art und Weise, wie es die Sichtbarkeit über ein großes, verteiltes Immobilienportfolio hinweg handhabt. Besonders beeindrucken mich die Immobilien-Performance-Dashboards, die einen Live-Überblick über Belegung, Auslastung und Flächennutzung an allen Standorten gleichzeitig bieten. Mit den Szenario-Planungstools können Sie Layoutänderungen modellieren und ungenutzte Standorte optimal anpassen, bevor Sie Entscheidungen treffen. Für Teams, die Dutzende von Büros weltweit verwalten, ist eine solch datenbasierte Entscheidungsfindung mit einem leichteren Tool schwer zu erreichen.

Eptura Hauptfunktionen

• Schreibtischbuchung: Reservieren Sie einzelne Arbeitsplätze im Voraus, damit Mitarbeitende ihre Präsenztage im Büro auf den Teamkalender abstimmen können.
• Konferenzraumplanung: Buchen und verwalten Sie Besprechungsräume an allen Standorten über eine einzige Oberfläche.
• Berührungslose Besucheranmeldung: Gäste können sich selbstständig digital anmelden, ohne Unterstützung am Empfang.
• Wegfindung: Unterstützen Sie Mitarbeitende und Besucher bei der Orientierung im Büro mithilfe interaktiver Karten auf Bildschirmen vor Ort.

Eptura Integrationen

Eptura bietet mehr als 30 native Integrationen, darunter das Microsoft-Ökosystem, Zoom, Salesforce, Dropbox, Azure, AWS, Power BI und Slack. Es gibt eine Zapier-Integration und eine API steht für individuelle Anbindungen zur Verfügung.

Pros and Cons

Pros:

• Flächen- und Umzugsverwaltung unterstützt das Management globaler Portfolios
• Interaktive Grundrisse zeigen verfügbare Plätze in Echtzeit
• Vereint Schreibtisch-, Raum- und Besucherbuchung auf einer Plattform

Cons:

• Eingebaute Berichte und Analysen bieten geringe Anpassungsmöglichkeiten
• Outlook-Raumreservierungen werden nicht immer zurück synchronisiert

LEARN MORE ABOUT EPTURA:

• Check out Eptura on their website

9

FLYDESK

Am besten geeignet für den Zugang zu globalen Coworking Spaces

• 14-tägige kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar
• Ab $1.50/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung)

Visit Website

Rating: 4.9/5

FLYDESK ist eine Plattform für hybrides Arbeitsplatzmanagement, die Schreibtischbuchung, Arbeitsplatzplanung, Abwesenheitsverwaltung und den bedarfsorientierten Zugang zu Coworking Spaces und Serviced Offices weltweit abdeckt.

Für wen ist FLYDESK am besten geeignet?

FLYDESK eignet sich besonders für international aufgestellte Unternehmen, deren Mitarbeitende in mehreren Ländern tätig sind und flexiblen Zugang zu lokalen Büroräumen benötigen.

Warum habe ich FLYDESK ausgewählt?

FLYDESK hat es auf meine Auswahlliste geschafft, da kein anderes Tool in dieser Kategorie die interne Schreibtischbuchung mit einem aktiven globalen Coworking-Netzwerk kombiniert. Über FLYDESK Space können Mitarbeitende sofort Schreibtische, Besprechungsräume und private Büros an Tausenden Standorten von über 200 Workspace-Partnern weltweit buchen. Besonders gefällt mir, dass diese Funktion direkt in derselben Plattform enthalten ist, die euer Team für die tägliche Planung nutzt – so kann beispielsweise ein reisender Mitarbeitender einen Home-Office-Tag einfach gegen einen lokalen Coworking-Space tauschen, ohne das Tool zu wechseln oder einen separaten Antrag einzureichen.

FLYDESK Hauptfunktionen

• Wöchentliche Planung: Lege den Arbeitsort für jeden Wochentag fest – Büro, Remote oder frei – sodass alle Teammitglieder immer wissen, wo jeder arbeitet.
• Abwesenheitsverwaltung: Beantrage, genehmige und verfolge Urlaubsanträge direkt in der Plattform – zusammen mit der täglichen Zeitplanung.
• Arbeitszeiterfassung: Erfasse und überwache die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden als optionales Add-on, das an eure Unternehmensrichtlinien gekoppelt ist.
• Interaktive Etagenkarte: Navigiere über eine visuelle, klickbare Karte durchs Büro, um die Schreibtischverfügbarkeit zu sehen und bestimmte Plätze gezielt zu buchen.

FLYDESK Integrationen

FLYDESK bietet eine kleine Auswahl nativer Integrationen, die sich auf Zusammenarbeit und Kalender fokussieren, darunter Slack, Microsoft Teams, Google Kalender, Microsoft Outlook und Microsoft Teams Kalender. Außerdem ist eine Anbindung an HRIS-Plattformen wie BambooHR und Payfit möglich, um Abwesenheitsdaten mit Lohnabrechnungs-Prozessen zu synchronisieren. Zapier- und API-Support sind nicht öffentlich gelistet.

Pros and Cons

Pros:

• Integrierte Buchung für globale Coworking Spaces
• Kombiniert Planung, Schreibtisch- und Abwesenheitsmanagement
• Mitarbeitende benötigen kaum Einarbeitung

Cons:

• Arbeitsplatzanalyse weniger umfangreich als bei spezialisierten Space-Planning-Tools
• Keine nativen Integrationen mit Zugangskarten- oder Zutrittskontrollsystemen

LEARN MORE ABOUT FLYDESK:

• Check out FLYDESK on their website

10

HybridHero

Am besten für die Verwaltung großer, standortübergreifender Arbeitsplätze

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preise auf Anfrage

Visit Website

HybridHero ist eine Arbeitsplatz-Plattform, die Schreibtischbuchung, Raumverwaltung, Besuchermanagement, Parken, HR und standortübergreifende Flächenanalysen in einem einzigen vernetzten System für Unternehmensorganisationen vereint.

Für wen ist HybridHero am besten geeignet?

HybridHero eignet sich besonders für globale Unternehmen mit 500 oder mehr Mitarbeitern, die hybride Teams an mehreren Bürostandorten managen – insbesondere in Branchen wie Bankwesen, Bauwesen, Gesundheitswesen und Beratung.

Warum ich HybridHero ausgewählt habe

HybridHero gehört zu meinen Favoriten, weil kein anderes Tool in dieser Kategorie echte Unternehmenskomplexität über mehrere Standorte hinweg so gut abbildet. Besonders gut gefällt mir das Portfolioberichtswesen zur Auslastung, das Führungskräften aus den Bereichen Arbeitsplatz, Finanzen und Immobilien eine einzige Datengrundlage für alle Büros liefert – statt isolierter Dashboards pro Standort. Das Team-Nachbarschafts-Feature ermöglicht zudem, dass auch große Organisationen Teamnähe wahren können, selbst wenn sie Hunderte von Flexschreibtischen über verschiedene Etagen und Städte managen. Hervorheben möchte ich auch das Switch-Programm, mit dem Unternehmen innerhalb von fünf Werktagen migriert und live geschaltet werden.

HybridHero Hauptfunktionen

• Besuchermanagement: Kiosk-Check-in, Ausweisdruck, Gastgeber-Benachrichtigung, NDA-Erfassung und vollständige Audit-Trails in einem Modul.
• Parkplatzverwaltung: Mitarbeitende reservieren Stellplätze im Voraus, mit automatischer Freigabe ungenutzter Parkplätze und Unterstützung für Elektrofahrzeug-Ladestationen.
• Auslastungs-Heatmaps: Anzeige von Tagestrendspitzen und Nachverfolgung von Nichterscheinen in jedem Modul in einem präsentationsfähigen Bericht.
• HR-Modul: Verknüpft hybride Zeitpläne, Anwesenheitserfassung und Teamkoordination in einem System gemeinsam mit Schreibtisch- und Raumdaten.

HybridHero Integrationen

HybridHero bietet native Integrationen für das Microsoft-Ökosystem, einschließlich Microsoft Outlook, Microsoft Teams, Office 365 und Azure AD, sowie Google Workspace, Slack, Okta und weitere. Eine REST-API und Webhooks stehen für individuelle Integrationen mit HRIS, Zugangskontrolle und internen Systemen zur Verfügung.

Pros and Cons

Pros:

• Integrierte HR- und Parkplatzmodule enthalten
• Unterstützt 11 Sprachen für globale Teams
• Buchungen der Vorwoche sofort kopierbar

Cons:

• Mobile App zeigt keine Belegung der Schreibtische an
• Preismodell pro Nutzer treibt die Kosten für echte hybride Teams in die Höhe

LEARN MORE ABOUT HYBRIDHERO:

• Check out HybridHero on their website

Weitere Software für das Management hybrider Arbeitsplätze

Hier sind einige zusätzliche Software-Lösungen für das Management hybrider Arbeitsplätze, die es nicht auf meine Shortlist geschafft haben, aber dennoch einen Blick wert sind:

1. Maptician

   Am besten für das Echtzeit-Flächenmanagement

2. Yoffix

   Am besten geeignet für Microsoft 365-Anpassung

3. Flowscape

   E 3D-Bürovisualisierungstools

Auswahlkriterien für Software zum Management hybrider Arbeitsplätze

Bei der Auswahl der besten Software-Lösungen für das Management hybrider Arbeitsplätze auf dieser Liste habe ich gängige Anforderungen und Herausforderungen wie die Verwaltung hybrider Arbeitszeiten und die optimale Nutzung von Büroflächen berücksichtigt. Außerdem habe ich nach folgendem Schema bewertet, um die Auswahl strukturiert und fair zu gestalten:

Kernfunktionen (25% der Gesamtbewertung)
Um in diese Liste aufgenommen zu werden, musste jede Lösung diese typischen Anwendungsfälle abdecken:

• Schreibtische und Besprechungsräume buchen
• Arbeitszeiten und Schichten der Mitarbeitenden verwalten
• Anwesenheit und Belegung im Büro nachverfolgen
• Registrierung und Organisation von Besucher:innen unterstützen
• Integration mit Kalendern am Arbeitsplatz

Zusätzliche herausragende Funktionen (25% der Gesamtbewertung)
Zur weiteren Unterscheidung habe ich außerdem nach besonderen Merkmalen gesucht, z. B.:

• Automatisierte Analysen zur Flächennutzung
• KI-basierte Empfehlungen für Schreibtische oder Räume
• Direkte Unterstützung für die Buchung von Parkplätzen
• Konfigurierbare Zonen und abteilungsbasierte Regeln
• Module für Gesundheits- oder Wohlbefindenschecks für Mitarbeitende

Benutzerfreundlichkeit (10% der Gesamtbewertung)
Um die Benutzerfreundlichkeit des jeweiligen Systems einzuschätzen, habe ich auf folgende Aspekte geachtet:

• Einfache, intuitive Bedienoberfläche für alle Nutzer:innen
• Übersichtliche Navigation zwischen Tools und Modulen
• Qualität der mobilen App
• Anpassbare Dashboards oder Layouts
• Barrierefreiheitsoptionen für vielfältige Teams

Onboarding (10% der Gesamtbewertung)
Um die Einarbeitung und Einführung jeder Plattform zu beurteilen, habe ich Folgendes berücksichtigt:

• Zugang zu Schulungsvideos und Dokumentation
• Verfügbarkeit von Vorlagen oder Beispielkonfigurationen
• Interaktive Produkttouren zum Onboarding
• Reaktionsschnelle Chatbots oder Live-Onboarding-Support
• Webinare oder Gruppenschulungen nach dem Kauf

Kundensupport (10% der Gesamtbewertung)
Um die Kundensupportleistungen der einzelnen Softwareanbieter zu bewerten, habe ich Folgendes berücksichtigt:

• Schnelle Reaktionszeiten auf Support-Tickets
• Zugang zu Live-Chat oder telefonischem Support
• Verfügbarkeit eines durchsuchbaren Hilfezentrums
• Dedizierte Kundenbetreuer für größere Teams
• Regelmäßige Aktualisierung von Dokumentation und FAQs

Preis-Leistungs-Verhältnis (10% der Gesamtbewertung)
Um das Preis-Leistungs-Verhältnis der jeweiligen Plattform zu bewerten, habe ich Folgendes berücksichtigt:

• Transparente Preisstruktur und -modelle
• Flexibles nutzer- oder platzbasiertes Preismodell
• Im Basispaket enthaltene Funktionen
• Kosten für Add-ons oder Premium-Funktionen
• Kostenlose Testphase oder Geld-zurück-Garantie

Kundenbewertungen (10% der Gesamtbewertung)
Um einen Eindruck über die allgemeine Kundenzufriedenheit zu erhalten, habe ich beim Lesen der Kundenrezensionen auf Folgendes geachtet:

• Positives Feedback zu Zuverlässigkeit und Verfügbarkeit
• Berichtete Support-Erfahrungen von echten Nutzern
• Lob oder Kritik an Kernfunktionen und herausragenden Features
• Kommentare zur einfachen Einführung und zum Onboarding
• Spezifische Erwähnungen von wiederkehrenden Problemen

So wählen Sie eine Software für die Verwaltung hybrider Arbeitsplätze aus

Es ist leicht, sich in langen Funktionslisten und komplexen Preisstrukturen zu verlieren. Damit Sie fokussiert bleiben, während Sie Ihren individuellen Auswahlprozess für eine Software durchlaufen, finden Sie hier eine Checkliste mit Faktoren, die Sie berücksichtigen sollten:

Was ist eine Software für hybrides Arbeitsplatzmanagement?

Eine Software für hybrides Arbeitsplatzmanagement ist eine digitale Plattform, die darauf ausgelegt ist, flexible Büroumgebungen zu verwalten, indem sie Schreibtischbuchungen, die Reservierung von Besprechungsräumen, Anwesenheitserfassung und hybride Arbeitszeitpläne koordiniert. Diese Tools helfen HR-Abteilungen und Arbeitsplatzteams dabei, die Nutzung von Flächen zu optimieren, die Zusammenarbeit der Mitarbeitenden im Büro und remote zu unterstützen und die Gebäudeauslastung zu verfolgen, um den Sicherheits- oder Compliance-Zielen zu entsprechen.

Funktionen von Software für hybrides Arbeitsplatzmanagement

Achten Sie bei der Auswahl einer Software für hybrides Arbeitsplatzmanagement auf die folgenden zentralen Funktionen:

• Schreibtischbuchung: Ermöglicht Mitarbeitenden, Schreibtische für bestimmte Tage oder Zeiten zu reservieren, wodurch die Verfügbarkeit gesichert und Konflikte in gemeinsam genutzten Büroräumen reduziert werden.
• Besprechungsraummanagement: Ermöglicht das Buchen, Freigeben und Nachverfolgen von Konferenzräumen, oft inklusive Funktionen zur Verwaltung von Ausstattung und Zeitplänen, um die Raumauslastung zu maximieren.
• Analysen zur Flächennutzung: Bietet Echtzeit- und historische Daten darüber, wie Arbeitsplätze und Besprechungsräume genutzt werden, und unterstützt Teams dabei, Grundrisse und Richtlinien zu optimieren.
• Hybrid-Zeitplanmanagement: Mitarbeitende können angeben, an welchen Tagen sie im Büro oder remote arbeiten, was die Transparenz im Team fördert und Überbelegungen im Büro vermeidet.
• Besuchermanagement: Erfasst Check-ins und Zulassungen von Gästen, druckt Besucherausweise und protokolliert Besuche zur Unterstützung von Sicherheit und der Einhaltung von Sicherheitsvorschriften.
• Integration mit Kalendersystemen: Synchronisiert Buchungen, Zeitpläne und Raumnutzungen mit Plattformen wie Microsoft 365 oder Google Workspace, um Doppelbuchungen zu vermeiden und die Planung zu organisieren.
• Zugriff per mobiler App: Ermöglicht es Nutzerinnen und Nutzern, Schreibtische, Räume oder Zeitpläne bequem vom Smartphone aus zu buchen oder zu verwalten und fördert Flexibilität in hybriden Teams.
• Integration von Zugangskontrolle: Verbindet sich mit Gebäudesicherheits- oder Zugangsausweissystemen, sodass nur angemeldete oder eingecheckte Mitarbeitende und Gäste Zutritt erhalten.
• Zonen- und Berechtigungsverwaltung: Administratoren können Buchungsregeln und Berechtigungen nach Abteilung, Team oder Etage definieren, damit Räume wie beabsichtigt genutzt werden.
• Gesundheits- und Kapazitätsvorgaben: Bietet integrierte Werkzeuge zur Verwaltung sicherer Belegungszahlen und zur Durchsetzung von Hygienemaßnahmen wie Abstands- oder Hygienechecks im Büro.

Typische KI-Funktionen für Hybrid Workplace Management Software

Über die oben genannten Standardfunktionen hinaus integrieren viele dieser Lösungen inzwischen Künstliche Intelligenz, unter anderem mit folgenden Fähigkeiten:

• Intelligente Arbeitsplatzempfehlungen: Nutzt KI, um auf Basis von Mitarbeiterpräferenzen, Unternehmensrichtlinien und Buchungstrends ideale Schreibtische oder Räume vorzuschlagen und so die Nutzung sowie die Zufriedenheit zu erhöhen.
• Vorausschauende Kapazitätsplanung: Analysiert historische Nutzungsdaten, um die künftige Nachfrage nach Schreibtischen, Besprechungsräumen oder anderen Ressourcen vorherzusagen und so eine proaktive Anpassung von Bürolayouts und Richtlinien zu ermöglichen.
• Automatisierte Optimierung hybrider Zeitpläne: Empfiehlt Büroanwesenheitstage für Teams oder Einzelne zur Förderung der Zusammenarbeit und Verringerung von Überbelegungen – auf Basis vergangener Zeitpläne und Projektprioritäten.
• Anomalieerkennung bei Büronutzung: Überwacht Belegungsdaten, um Administratoren auf ungewöhnliche Muster wie Doppelbuchungen, Überbelegungen oder nicht genutzte Bereiche hinzuweisen, sodass rechtzeitig reagiert werden kann.
• Buchung über natürliche Sprache: Ermöglicht die Reservierung von Arbeitsplätzen oder die Aktualisierung von Zeitplänen über KI-gestützte Chatbots oder virtuelle Assistenten, was den Prozess erleichtert und die Nutzung für Mitarbeitende komfortabler macht.

Vorteile von Hybrid Workplace Management Software

Die Einführung einer Hybrid Workplace Management Software bringt zahlreiche Vorteile für Teams und das gesamte Unternehmen. Hier sind einige, auf die Sie sich freuen können:

• Höhere Flächeneffizienz: Automatisierte Buchung und Auswertung senken Leerstände und sorgen für eine optimale Nutzung aller Arbeitsbereiche.
• Verbesserte Teamkoordination: Geteilte Einsicht in Zeitpläne, Buchungen und Büroanwesenheiten unterstützt die Zusammenarbeit zwischen Büro- und Remote-Mitarbeitenden.
• Geringerer Verwaltungsaufwand: Self-Service-Buchungstools und automatisierte Freigabeprozesse minimieren manuelle Terminabstimmungen und entlasten Personal- und Office-Management.
• Verbesserte Mitarbeitererfahrung: Einfache Reservierungssysteme, mobiler Zugriff und KI-basierte Empfehlungen machen den Büroalltag flexibler und komfortabler.
• Stärkere Einhaltung von Vorschriften und mehr Sicherheit: Tools zur Erfassung von Anwesenheiten, Gesundheitschecks und Belegungsobergrenzen unterstützen Compliance und ein sicheres Arbeitsumfeld.
• Intelligentere Ressourcenplanung: Prognosebasierte Auswertungen ermöglichen datenbasierte Entscheidungen über Flächenbedarf und Investitionen.
• Effiziente Besucherverwaltung: Reibungsloser Check-in, Nachverfolgung und Sicherheitskontrollen bieten Gästen und externen Dienstleistern eine professionelle und sichere Umgebung.

Kosten und Preise für Hybrid Workplace Management Software

Bei der Auswahl einer Hybrid Workplace Management Software ist es wichtig, sich mit verschiedenen Preismodellen und verfügbaren Tarifen auseinanderzusetzen. Die Kosten unterscheiden sich je nach Funktionen, Teamgröße, Zusatzmodulen und weiteren Faktoren. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über gängige Tarife, deren Durchschnittspreise und typische Funktionen, die in Lösungen für Hybrid Workplace Management enthalten sind:

Vergleichstabelle für Tarife von Hybrid Workplace Management Software