Die 18 besten Softwarelösungen für das Management hybrider Arbeitsplätze im Jahr 2026

Software für das Management hybrider Arbeitsplätze bietet Ihnen die Werkzeuge, flexible Arbeitszeiten zu koordinieren, Schreibtische zu buchen und Büroressourcen sowohl für Teams im Büro als auch im Homeoffice zu verwalten. Wenn Sie auf der Suche nach der besten Software für hybride Arbeitsplätze sind, suchen Sie wahrscheinlich nach Wegen, um die Flexibilität der Mitarbeitenden zu fördern, den Überblick darüber zu behalten, wer im Büro ist, und Ihren Arbeitsbereich effizienter zu nutzen. In diesem Leitfaden finden Sie meine Favoriten für die besten Tools, die Ihrem Unternehmen dabei helfen, hybrides Arbeiten zu organisieren – mit einer Übersicht der wichtigsten Funktionen, damit Sie die Lösungen vergleichen und die passende für Ihre Anforderungen finden können.

Beste Software für das Management hybrider Arbeitsplätze: Zusammenfassung

Diese Vergleichstabelle fasst die Preisinformationen meiner Top-Auswahl hybrider Arbeitsplatz-Management-Software zusammen, damit Sie die beste Lösung für Ihr Budget und Ihre Geschäftsanforderungen finden.

	Tool	Best For	Trial Info	Price
1	Envoy	Beste Wahl für sicherheits- und compliance-orientierte Arbeitsplätze	Kostenloser Tarif + kostenlose Demo verfügbar	Ab $4,344/Standort/Jahr (jährliche Abrechnung)	Website
2	Robin	Am besten für KI-gestützte Büroanalysen	Kostenlose Demo verfügbar	Preise auf Anfrage	Website
3	YAROOMS	Am besten für die vollständige Microsoft Teams-Integration mit KI-Assistent	Kostenlose Demo verfügbar	Ab $99/Monat	Website
4	Joan	Am besten für ultra-einfache Raum- und Schreibtischverwaltung	Kostenlose Testversion verfügbar	Ab $51/Monat	Website
5	Officely	Am besten für Buchungen direkt über Slack	Kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar	Ab $2.50/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung)	Website
6	Eptura	Am besten geeignet für geplante Teamzusammenarbeit	Kostenlose Demo verfügbar	Preis auf Anfrage	Website
7	FLYDESK	Beste Option für globalen Zugang zu Coworking-Spaces	14-tägige kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar	Ab $1.50/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung)	Website
8	HybridHero	Am besten für das Management großer, standortübergreifender Unternehmen	Kostenlose Demo verfügbar	Preise auf Anfrage	Website
9	Maptician	Am besten für das Echtzeit-Flächenmanagement	Kostenlose Demo verfügbar	Preise auf Anfrage	Website
10	Yoffix	Am besten geeignet für Microsoft 365-Anpassung	Kostenlose Testversion + kostenlose Demo verfügbar	Ab 1,50 €/Benutzer/Monat (jährliche Abrechnung)	Website

Featured Tools

1. 

   Remote People

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   5

   Visit Website
2. 

   Paycom

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   4.3

   Visit Website
3. 

   edays

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   4.7

   Visit Website

Die beste Software für das Management hybrider Arbeitsplätze: Bewertungen

Unten finden Sie meine ausführlichen Zusammenfassungen zu den besten Software-Lösungen für das Management hybrider Arbeitsplätze, die es auf meine Shortlist geschafft haben. Meine Bewertungen geben Ihnen einen detaillierten Überblick über die Funktionen, wichtigsten Anwendungsfälle und Integrationen jeder Plattform, damit Sie die passende Lösung für sich finden.

1

Envoy

Beste Wahl für sicherheits- und compliance-orientierte Arbeitsplätze

• Kostenloser Tarif + kostenlose Demo verfügbar
• Ab $4,344/Standort/Jahr (jährliche Abrechnung)

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Rating: 4.8/5

Envoy ist eine Plattform für Arbeitsplatzmanagement, die Besuchermanagement, Schreibtisch- und Raumreservierung, Mitarbeitereinsatzplanung sowie Zugangskontrolle an verschiedenen Bürostandorten abdeckt.

Für wen ist Envoy am besten geeignet?

Envoy eignet sich besonders für Unternehmen in regulierten Branchen wie Finanzen, Gesundheitswesen und Regierungsaufträgen, bei denen Besucheridentität, Zugriffsprotokolle und gesetzliche Compliance unverzichtbar sind.

Warum ich Envoy ausgewählt habe

Ich habe Envoy als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil physische Sicherheit und regulatorische Compliance als grundlegende Plattformfunktionen behandelt werden und nicht als nachträgliche Überlegung. Der Check-in-Prozess kann Besucher beispielsweise dazu auffordern, Staatsbürgerschaftsinformationen für die ITAR-Prüfung anzugeben oder sie verpflichten, ein Sicherheitsvideo nach OSHA-Richtlinien anzusehen. Envoy speichert diese Daten automatisch in revisionssicheren Protokollen, die Sie nach Zeitplan exportieren können. Besonders gut gefällt mir die Integration von Visual Compliance, die Besucher in Echtzeit mit Sanktionslisten abgleicht.

Envoy Hauptfunktionen

• Raumplanung: Buchen Sie Besprechungsräume direkt über Outlook, Google Kalender oder die Envoy-App. Nicht wahrgenommene Reservierungen werden automatisch freigegeben.
• Liefermanagement: Erfassen Sie eingehende Pakete und benachrichtigen Sie Empfänger automatisch, damit Lieferungen nicht unbeaufsichtigt liegen bleiben.
• Kapazitätsbegrenzungen: Setzen und erzwingen Sie Belegungsobergrenzen auf Standort- oder Etagenebene, um zu steuern, wie viele Personen sich gleichzeitig vor Ort aufhalten dürfen.

Envoy Integrationen

Envoy bietet über 100 Integrationen über das App-Verzeichnis, darunter Slack, Microsoft Teams, Google Kalender, Microsoft Outlook, Okta, Salesforce, Brivo, Kisi, Avigilon Alta und DocuSign. Es gibt zudem eine Anbindung an Zapier sowie eine API für eigene Integrationen.

Pros and Cons

Pros:

• Besucher-Check-in beinhaltet Compliance-Prüfung
• Standortübergreifende Live-Nachverfolgung der Belegung
• Notfallbenachrichtigungen erreichen anwesende Mitarbeitende

Cons:

• Probleme bei der Geräteverbindung erfordern manuelles Troubleshooting
• Wichtige Funktionen nur in höheren Tarifen verfügbar

LEARN MORE ABOUT ENVOY:

• Check out Envoy on their website
• Read my in-depth review of Envoy
• Explore best alternatives to Envoy

2

Robin

Am besten für KI-gestützte Büroanalysen

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preise auf Anfrage

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Rating: 4.5/5

Robin ist eine KI-gestützte Plattform für Arbeitsplatzmanagement, die Schreibtisch- und Raumbuchung, Flächenmanagement, Besucherverwaltung und Belegungsanalysen für hybride Büroumgebungen abdeckt.

Für wen ist Robin am besten geeignet?

Robin eignet sich besonders für IT-, Facility- und Arbeitsplatzmanagement-Teams in mittelständischen bis großen Unternehmen, die datenbasierte Tools für die Verwaltung eines flexiblen, hybriden Büroalltags benötigen.

Warum habe ich Robin ausgewählt?

Ich habe Robin als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil es KI nutzt, um über einfache Belegungsberichte hinauszugehen. Der KI-Assistent für Analysen ermöglicht es, Fragen zur Raumnutzung in Alltagssprache zu stellen und erhält umsetzbare Antworten mit wichtigen Erkenntnissen wie etwa, welche Etagen regelmäßig unterbelegt sind oder welche Immobilien konsolidiert werden könnten. Besonders gefällt mir auch die CollabScore-Funktion, die durch die Kombination von Schreibtischnähe, Meeting- und Belegungsdaten misst, wie effektiv Teams tatsächlich vor Ort zusammenarbeiten.

Robin Hauptfunktionen

• Schreibtischbuchung: Reservieren Sie Schreibtische im Voraus oder spontan, mit KI-gestützten Vorschlägen basierend auf dem Bürozeitplan Ihres Teams.
• Meeting-Services: Geben Sie Catering-, AV-Support- und Raumsetup-Anfragen direkt im Raumbuchungsworkflow auf und verwalten Sie diese.
• Besucherverwaltung: Gäste vorab registrieren, Check-ins abwickeln und Besuchsprotokolle zentral im Besucherverwaltungsmodul führen.

Robin Integrationen

Robin bietet native Integrationen im gesamten Microsoft-Ökosystem, darunter Microsoft Teams, Outlook, Exchange, Entra ID, Intune und Microsoft 365 sowie Google Kalender und Google Workspace. Zudem werden Slack, Zoom, Okta, OneLogin, Rippling und Zutrittskontrollsysteme wie Avigilon, Brivo und Kisi unterstützt. Über eine API sind individuelle Integrationen möglich.

Pros and Cons

Pros:

• Belegungsdaten unterstützen Immobilienentscheidungen
• Schutz vor nicht genutzten Meetings gibt Räume frei
• Interaktive Bürokarten zeigen Live-Verfügbarkeit

Cons:

• Eingeschränktes Umzugsmanagement und Flächenplanung
• Einseitige Problemberichterstattung

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3

YAROOMS

Am besten für die vollständige Microsoft Teams-Integration mit KI-Assistent

• Kostenlose Demo verfügbar
• Ab $99/Monat

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Rating: 4.5/5

YAROOMS ist eine Plattform für Arbeitsplatzmanagement, die Schreibtisch- und Raumbuchung, hybride Arbeitsplanung, Besuchermanagement und Arbeitsplatzanalysen abdeckt – und das alles mit Unterstützung durch einen nativen Microsoft Teams KI-Assistenten namens Yarvis.

Für wen ist YAROOMS am besten geeignet?

YAROOMS eignet sich besonders für mittelständische bis große Unternehmen, die bereits Microsoft 365 nutzen und Arbeitsplatzmanagement direkt in ihre bestehende Teams-Umgebung integrieren wollen.

Warum habe ich YAROOMS ausgewählt?

YAROOMS verdient seinen Platz auf meiner Bestenliste, weil Yarvis, der KI-Assistent, nativ in Microsoft Teams arbeitet. Mitarbeitende können so einen Schreibtisch buchen, einen freien Besprechungsraum finden oder den Kalender eines Kollegen einsehen, ohne die ihnen vertraute App verlassen zu müssen. Mir gefällt, dass Yarvis natürliche Sprache versteht, sodass man z.B. 'Finde mir einen Raum für drei Personen am Dienstagnachmittag' eingeben kann und sofort buchbare Optionen erhält. Diese Einbindung und Automatisierung in Teams hebt YAROOMS von Tools ab, die Microsoft 365 nur als weitere Kalender-Synchronisation betrachten.

YAROOMS Hauptfunktionen

• Hybride Arbeitsplanung: Mitarbeitende können ihren wöchentlichen Arbeitsort (Büro, Homeoffice oder anderes) festlegen, sodass Teams ihre Bürozeiten besser koordinieren können.
• Interaktive Etagenpläne: Visuelle Pläne zeigen in Echtzeit die Verfügbarkeit von Schreibtischen und Flächen auf verschiedenen Etagen, sodass Mitarbeitende ihren Platz bereits vor Ankunft auswählen können.
• Besuchermanagement: Besucher können im Voraus registriert werden, erhalten automatisierte Ankunftsanweisungen und alle Gäste werden zur vollständigen Anwesenheitsdokumentation erfasst.

YAROOMS-Integrationen

YAROOMS bietet native Integrationen im gesamten Microsoft-Ökosystem, einschließlich Microsoft Teams, Microsoft 365, Outlook und Azure AD, daneben Google Calendar, Google Meet, Slack, Zoom, MappedIn und SAML 2.0 für SSO. Eine REST-API ist ebenfalls für individuelle Integrationen verfügbar.

Pros and Cons

Pros:

• Farblich markierte Etagenpläne zeigen Live-Verfügbarkeit
• Suchfunktion findet Kollegen auf dem Lageplan
• Integriertes Dashboard für den CO2-Fußabdruck im Büro

Cons:

• Etagenplanansicht ist auf iPhones schwer zu bedienen
• Flächenlimits pro Tarifstufe erzwingen unerwünschte Upgrades

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4

Joan

Am besten für ultra-einfache Raum- und Schreibtischverwaltung

• Kostenlose Testversion verfügbar
• Ab $51/Monat

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Rating: 4.5/5

Joan ist eine Arbeitsplatzverwaltungsplattform, die Raumbuchung, Schreibtischbuchung, Parkplatzverwaltung, Besuchermanagement, digitale Beschilderung und Analysen abdeckt und sich durch eine eigene Auswahl an kabellosen E-Paper-Displays zur Zeitplanung von reinen Softwarelösungen unterscheidet.

Für wen ist Joan am besten geeignet?

Joan eignet sich hervorragend für kleine und mittelständische Unternehmen, die Besprechungsräume und Schreibtische unkompliziert verwalten möchten, ohne aufwändige IT-Einrichtung oder Schulung.

Warum ich Joan ausgewählt habe

Joan gehört zu meinen Favoriten, weil ich es liebe, wie schnell man vom Anmelden zu einer vollständig funktionierenden Raum- und Schreibtischbuchungslösung gelangt. Über das MyJoan-Portal können Administratoren die gesamte Arbeitsumgebung in wenigen Minuten konfigurieren und automatische Check-ins geben nicht genutzte Räume ohne manuelles Eingreifen frei. Außerdem gefällt mir, dass Mitarbeitende direkt über die physischen E-Paper-Displays von Joan vor dem Raum buchen können, wodurch keine Abhängigkeit von separater App oder Kalender besteht.

Joan Hauptfunktionen

• Objektreservierung: Ermöglicht Mitarbeitenden, neben ihrem Schreibtisch oder Raum auch Unternehmensressourcen wie Ausrüstung und Parkplätze zu buchen.
• Grundrissübersicht: Anzeige eines Live-Office-Plans, sodass Mitarbeitende die aktuelle Verfügbarkeit von Schreibtischen und Räumen auf einen Blick sehen können.
• Überwachung des Raumklimas: Erfassung von Temperatur- und Feuchtigkeitsdaten im Büro direkt über Joan-Geräte im Analyse-Dashboard.

Joan Integrationen

Joan bietet native Integrationen für das Microsoft-Ökosystem, darunter Microsoft 365, Microsoft Teams, Outlook, Exchange und Azure AD, sowie für Google Workspace, Google Kalender, Slack, Zoom, Cisco Webex, Okta, JumpCloud und iCal. Es besteht auch eine Anbindung an Zapier und IFTTT sowie eine API für eigene Integrationen.

Pros and Cons

Pros:

• Kabellose E-Paper-Displays benötigen keine Verkabelung
• Automatische Freigabe ungenutzter Räume spart Fläche
• Schreibtischbuchungen sind innerhalb einer Woche einsatzbereit

Cons:

• Die Reaktionszeit des E-Ink-Touchscreens wirkt verzögert
• Batterien entladen sich schnell in Mesh-WLAN-Netzwerken

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5

Officely

Am besten für Buchungen direkt über Slack

• Kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar
• Ab $2.50/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung)

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Rating: 5/5

Officely ist ein hybrides Büromanagement-Tool, das direkt in Slack und Microsoft Teams integriert ist und die Verwaltung von Schreibtischbuchungen, Besprechungsraumreservierungen, Parkplatzmanagement, Anwesenheitserfassung und Einhaltung hybrider Arbeitsrichtlinien übernimmt.

Für wen ist Officely am besten geeignet?

Officely eignet sich hervorragend für kleine bis mittelgroße Unternehmen, die bereits Slack oder Microsoft Teams nutzen und eine Schreibtischbuchung sowie Anwesenheitserfassung wünschen, ohne dass Mitarbeitende eine weitere eigenständige App verwenden müssen.

Warum ich Officely ausgewählt habe

Ich habe Officely in meine Top-Auswahl aufgenommen, weil kein anderes Tool die Schreibtischbuchung so tief in Slack integriert. Mitarbeitende buchen einen Schreibtisch, sehen, wer ins Büro kommt, und erhalten Erinnerungen – alles, ohne Slack zu verlassen. Besonders gefällt mir auch das 'Neighborhood Grouping', mit dem Teams ihre Buchungen zusammenfassen können, sodass Kolleg:innen an gemeinsamen Präsenztagen zuverlässig in der Nähe sitzen.

Wichtige Funktionen von Officely

• Besprechungsraumreservierung: Meetingräume direkt in Slack oder Microsoft Teams mit Echtzeit-Verfügbarkeit reservieren, um Doppelbuchungen zu vermeiden
• Nutzungsanalysen fürs Büro: Erfasst tägliche Anwesenheit, Kapazitätsentwicklungen und untergenutzte Tage in einem Dashboard
• Parkplatzmanagement: Mitarbeitende können zusammen mit der Schreibtischbuchung auch Parkplätze direkt über Slack oder Teams reservieren

Officely Integrationen

Officely bietet über 30 native Integrationen, hauptsächlich mit HR-Systemen und Kalendern, darunter Slack, Microsoft Teams, BambooHR, HiBob, Personio, Workday, Rippling, Deel, Google Kalender und Microsoft Outlook. Es verbindet sich außerdem mit Azure AD für Identitätsmanagement und SAP SuccessFactors für HR-Prozesse im Unternehmen.

Pros and Cons

Pros:

• Keine zusätzliche Einarbeitung in Slack oder Teams notwendig
• Echtzeit-Übersicht über die tägliche Büroanwesenheit
• Enthält Parkplatz- und Besprechungsraumreservierungen

Cons:

• Kein integriertes Besuchermanagement
• Grundrisse sind ausschließlich 2D

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• Read my in-depth review of Officely

6

Eptura

Am besten geeignet für geplante Teamzusammenarbeit

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preis auf Anfrage

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Eptura Workplace ist eine Plattform für das Management hybrider Arbeitsplätze mit Funktionen für Schreibtischbuchungen, Konferenzraumbuchungen, Raumplanung, Umzugsmanagement und Belegungsdaten – entwickelt für Organisationen mit mehreren Standorten.

Für wen ist Eptura am besten geeignet?

Eptura Workplace ist ideal für Facility- und Immobilienmanagement-Teams, die große, verteilt liegende Büroportfolios über mehrere Regionen oder Länder verwalten.

Warum habe ich Eptura gewählt

Eptura Workplace verdient seinen Platz auf meiner Shortlist, weil es die Transparenz über ein großes, verteiltes Immobilienportfolio hervorragend abbildet. Besonders beeindruckend finde ich die Dashboards zur Immobilien-Performance, die einen Live-Überblick über Belegung, Auslastung und Flächennutzung an allen Standorten gleichzeitig bieten. Mit den Szenario-Planungstools lassen sich Layout-Veränderungen simulieren und wenig genutzte Standorte anpassen, bevor Entscheidungen getroffen werden. Für Teams, die dutzende Büros weltweit managen, ist diese datenbasierte Entscheidungsfindung mit schlankeren Tools kaum zu erreichen.

Eptura Hauptfunktionen

• Schreibtischbuchung: Einzelne Arbeitsplätze im Voraus reservieren, damit die Mitarbeitenden ihre Bürozeiten auf den Teamplan abstimmen können.
• Konferenzraumbuchung: Besprechungsräume an allen Standorten zentral buchen und verwalten.
• Kontaktloses Besuchererlebnis: Gäste ohne Rezeptionist mittels digitalem Self-Service einchecken.

Eptura Integrationen

Eptura bietet mehr als 30 native Integrationen, darunter das Microsoft-Ökosystem, Zoom, Salesforce, Dropbox, Azure, AWS, Power BI und Slack. Es gibt eine Integration mit Zapier, zudem ist eine API für individuelle Integrationen verfügbar.

Pros and Cons

Pros:

• Module für Flächen- und Umzugsmanagement unterstützen globale Portfolioverwaltung
• Interaktive Lagepläne zeigen verfügbare Plätze in Echtzeit
• Vereint Schreibtischbuchung, Raumverwaltung und Besucher in einer Plattform

Cons:

• Integrierte Berichte und Analysen sind wenig anpassbar
• Outlook-Raumreservierungen werden nicht immer synchronisiert

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7

FLYDESK

Beste Option für globalen Zugang zu Coworking-Spaces

• 14-tägige kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar
• Ab $1.50/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung)

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Rating: 4.9/5

FLYDESK ist eine Plattform für das Management hybrider Arbeitsplätze, die Schreibtischbuchung, Arbeitsplatzplanung, Urlaubsverwaltung sowie den bedarfsorientierten Zugang zu Coworking-Spaces und Business Center weltweit abdeckt.

Für wen ist FLYDESK am besten geeignet?

FLYDESK ist ideal für global agierende Unternehmen, deren Mitarbeitende in mehreren Ländern tätig sind und flexiblen Zugang zu lokalen Büroräumen benötigen.

Warum habe ich FLYDESK ausgewählt?

FLYDESK hat seinen Platz auf meiner Liste verdient, weil sonst kein anderes Tool in dieser Kategorie interne Schreibtischbuchung mit einem aktiven globalen Coworking-Netzwerk verbindet. Über FLYDESK Space können Mitarbeitende Schreibtische, Besprechungsräume und private Büros an Tausenden Standorten von mehr als 200 Workspace-Partnern weltweit buchen. Besonders gefällt mir, dass das alles direkt in der Plattform verankert ist, die das Team ohnehin für die tägliche Planung nutzt – Reisende können ihren Home-Office-Tag problemlos in einen Arbeitstag im lokalen Coworking Space tauschen, ohne Toolwechsel oder separaten Antrag.

FLYDESK Hauptfunktionen

• Wöchentliche Planung: Lege deinen Arbeitsort für jeden Wochentag fest – Büro, Remote oder frei – damit das Team immer weiß, wer wo arbeitet
• Urlaubsverwaltung: Urlaubsanträge einreichen, genehmigen und verfolgen – direkt in der Plattform neben der Tagesplanung
• Arbeitszeiterfassung: Optionales Add-on zur Erfassung und Überwachung der Arbeitszeiten, individuell an die HR-Richtlinien des Unternehmens anpassbar

FLYDESK Integrationen

FLYDESK bietet eine kleine Auswahl an nativen Integrationen für Zusammenarbeit und Kalender, darunter Slack, Microsoft Teams, Google Kalender, Microsoft Outlook und Microsoft Teams Kalender. Außerdem lassen sich HRIS-Plattformen wie BambooHR und Payfit anbinden, um Abwesenheitsdaten mit Gehaltsabrechnungen zu synchronisieren. Zapier- und API-Schnittstellen werden nicht öffentlich gelistet.

Pros and Cons

Pros:

• Integrierte globale Buchung von Coworking-Spaces
• Kombiniert Planung, Schreibtische und Urlaubsverwaltung
• Mitarbeitende benötigen kaum Einarbeitung

Cons:

• Arbeitsplatz-Analysen sind weniger umfangreich als bei spezialisierten Space-Planning-Tools
• Keine nativen Integrationen zu Zutrittskontrollsystemen

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• Check out FLYDESK on their website

8

HybridHero

Am besten für das Management großer, standortübergreifender Unternehmen

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preise auf Anfrage

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HybridHero ist eine Arbeitsplatz-Betriebsplattform, die Schreibtischbuchung, Raumverwaltung, Besuchermanagement, Parken, HR und standortübergreifende Analysen in einem einzigen, miteinander verbundenen System für Unternehmen vereint.

Für wen ist HybridHero am besten geeignet?

HybridHero eignet sich besonders für global agierende Unternehmen mit 500 oder mehr Mitarbeitenden, die hybride Teams an mehreren Bürostandorten steuern – insbesondere in Branchen wie Bankenwesen, Bau, Gesundheitswesen und Beratung.

Warum ich HybridHero gewählt habe

HybridHero hat es auf meine Shortlist geschafft, weil kein anderes Tool in dieser Kategorie die komplexen Anforderungen von Unternehmen an mehreren Standorten so gut erfüllt. Besonders gefällt mir das Portfolio-Auslastungsreporting, das Arbeitsplatz-, Finanz- und Immobilienverantwortlichen einen einheitlichen Datensatz für alle Standorte statt isolierter Dashboards je Standort liefert. Das Team-Neighbourhood-Feature sorgt zudem dafür, dass große Unternehmen die Nähe zwischen Teams behalten, selbst wenn sie hunderte von Flex-Arbeitsplätzen über Etagen und Städte hinweg organisieren. Zudem ist das Switch-Programm hervorzuheben, das Unternehmen innerhalb von fünf Werktagen migriert und live bringt.

HybridHero Hauptfunktionen

• Besuchermanagement: Kiosk-Check-in, Ausweisdruck, Gastgeber-Benachrichtigungen, NDA-Erfassung und vollständige Protokollierung aus einem Modul steuern.
• Parkplatzmanagement: Mitarbeitende können Parkplätze im Voraus reservieren, mit automatischer Freigabe nicht genutzter Plätze und Unterstützung für Elektrofahrzeug-Ladestationen.
• Auslastungs-Heatmaps: Überblick über Spitzentage und No-Show-Tracking in allen Modulen in einem präsentationsfertigen Bericht.

HybridHero Integrationen

HybridHero bietet native Integrationen im gesamten Microsoft-Ökosystem, einschließlich Microsoft Outlook, Microsoft Teams, Office 365 und Azure AD sowie Google Workspace, Slack, Okta und mehr. Eine REST-API und Webhooks ermöglichen benutzerdefinierte Integrationen mit HRIS-, Zutritts- und internen Systemen.

Pros and Cons

Pros:

• Integrierte HR- und Parkmodule inklusive
• Unterstützt 11 Sprachen für globale Teams
• Buchungen der Vorwoche sofort klonen

Cons:

• Mobile App zeigt keine belegten Schreibtische an
• Preismodell pro Nutzer treibt die Kosten für echte Hybrid-Teams hoch

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• Check out HybridHero on their website

9

Maptician

Am besten für das Echtzeit-Flächenmanagement

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preise auf Anfrage

Visit Website

Maptician ist eine hybride Arbeitsplatzmanagement-Plattform, die Arbeitsplatzbuchung, Konferenzraumbuchung, Besuchermanagement, Flächenplanung sowie die Nachverfolgung der Echtzeitbelegung an verschiedenen Bürostandorten abdeckt.

Für wen ist Maptician am besten geeignet?

Maptician eignet sich hervorragend für Facility- und Workplace-Teams in mittelgroßen bis großen Unternehmen, die eine Live-Übersicht darüber benötigen, wie ihre Büroräume tatsächlich tagtäglich genutzt werden.

Warum habe ich Maptician ausgewählt?

Ich habe Maptician als eines der besten ausgewählt, weil die Szenarienplanungsfunktion es wirklich hervorhebt. Noch bevor Layoutänderungen umgesetzt werden, kann ich hypothetische Sitzordnungen modellieren, Zonen-Konfigurationen für Abteilungen testen und Flächenbedarf anhand realer Nutzungsdaten prognostizieren. In Kombination mit Live-Nutzungs-Heatmaps, die direkt auf interaktiven Grundrissen dargestellt werden, bietet dies eine Echtzeit-Transparenz bei der Flächennutzung, wie sie die meisten Tools in dieser Kategorie nicht liefern.

Wichtige Funktionen von Maptician

• Flexibles Sitzplatzmanagement: Konfigurieren und verwalten Sie Hot Desking, Hoteling und zugewiesene Sitzplätze im gesamten Büro mit buchungsfähigen Schreibtischreservierungen für Mitarbeitende.
• Besuchermanagement: Abwicklung der Voranmeldung, digitaler Check-in und Ausweisdruck, während die Gastaktivitäten an allen Standorten in Echtzeit überwacht werden.
• Konferenzraumbuchung: Buchen Sie Besprechungsräume, automatisieren Sie AV- und Catering-Anfragen und vermeiden Sie Doppelbuchungen durch kalendergestützte Planungstools.

Maptician-Integrationen

Maptician bietet native Integrationen für das Microsoft-Ökosystem, darunter Microsoft 365, Microsoft Azure, Microsoft Entra ID und Microsoft Teams Meetings, sowie Zoom Meetings, Webex und SSO-Anbieter wie Okta, Ping, OneLogin und idaptiv. Außerdem ist die Anbindung an Zutrittskontrollsysteme wie LenelS2, OpenPath und Brivo sowie Arbeitsplatz- und Raumbeschilderung von Embrava, Crestron und IAdea möglich. Für individuelle Integrationen steht eine API zur Verfügung.

Pros and Cons

Pros:

• Maßstabsgerechte interaktive Karten für die Flächenplanung
• Unterstützt verschiedene flexible Sitzmodelle
• Umfasst Schreibtische, Räume und Besucher-Check-in

Cons:

• Fortgeschrittene Analysewerkzeuge für Immobilien haben eine steile Lernkurve
• Das initiale Vektorisieren der Karten erfordert Zeit

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• Check out Maptician on their website

10

Yoffix

Am besten geeignet für Microsoft 365-Anpassung

• Kostenlose Testversion + kostenlose Demo verfügbar
• Ab 1,50 €/Benutzer/Monat (jährliche Abrechnung)

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Yoffix ist eine hybride Arbeitsplatzmanagement-Plattform, die um Microsoft 365 herum entwickelt wurde und die Schreibtisch-Sharing, Raumbuchung, Besuchermanagement, Parkplatzreservierung, Teamplanung und Arbeitsplatz-Analysen abdeckt.

Für wen ist Yoffix am besten geeignet?

Yoffix ist ideal für Unternehmen, die stark auf Microsoft 365 setzen und hybride Arbeitsplatz-Tools direkt in Teams integriert haben möchten, anstatt sie über eine separate Plattform zu verwalten.

Warum ich Yoffix ausgewählt habe

Ich habe Yoffix in meine Top-Auswahl aufgenommen, weil die Microsoft 365-Anpassung tiefer geht als bei den meisten hybriden Arbeitsplatz-Tools. Individuelle Buchungsregeln, Zugriffsrechte und Teamzonen-Richtlinien können direkt in Microsoft Teams eingestellt werden, ohne ein separates Admin-Portal nutzen zu müssen. Zudem gefällt mir die Zwei-Wege-Synchronisation mit dem Outlook-Kalender und die Microsoft Exchange Räumsynchronisation, sodass Schreibtisch- und Raumbuchungen sofort im bestehenden Kalender der Mitarbeitenden erscheinen. Die Entra ID-Benutzersynchronisation sorgt dafür, dass Organisationsstruktur, Abteilungen und Rollen systemübergreifend automatisch konsistent bleiben.

Yoffix Hauptfunktionen

• Parkplatzreservierung: Reservieren Sie Parkplätze zusammen mit Schreibtisch- und Raumbuchungen – alles auf derselben Plattform.
• Ticketsystem: Arbeitsplatz-Serviceanfragen, z. B. bei Problemen mit Geräten oder Einrichtung, können direkt in Yoffix gemeldet und verfolgt werden.
• Abwesenheitssynchronisierung: Schreibtisch- und Raumbuchungen werden automatisch storniert, wenn Mitarbeitende über Ihr HR-System Urlaub oder Krankmeldung eintragen.
• Modulare Plattform: Aktivieren Sie nur die Module, die Ihre Organisation benötigt. So sparen Sie Kosten und müssen keine Funktionen verwalten, die Sie nicht brauchen.

Yoffix Integrationen

Yoffix bietet über 40 native Integrationen im Microsoft-Ökosystem (Teams, Outlook, Entra ID, Exchange), Google Workspace, Slack, Google Chat sowie HRIS-Plattformen wie Personio, BambooHR, HiBob, Workday, HRworks und SAP SuccessFactors. SSO wird unterstützt über Okta, OneLogin, OAuth 2.0, OpenID Connect und SAML 2.0; SCIM steht für die automatische Benutzerbereitstellung zur Verfügung und eine REST-API ermöglicht individuelle Integrationen.

Pros and Cons

Pros:

• Läuft nativ in Microsoft Teams
• Enthält Module für Parken und Besucher-Check-in
• KI-gestützte intelligente Planung schlägt optimale Bürotage vor

Cons:

• Niedrigere Tarife beschränken die Anzahl von Räumen und Parkplätzen streng
• Interaktive 3D-Grundrisse erfordern Premium-Einrichtungsgebühren

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Auswahlkriterien für Software zum Management hybrider Arbeitsplätze

Bei der Auswahl der besten Software-Lösungen für das Management hybrider Arbeitsplätze auf dieser Liste habe ich gängige Anforderungen und Herausforderungen wie die Verwaltung hybrider Arbeitszeiten und die optimale Nutzung von Büroflächen berücksichtigt. Außerdem habe ich nach folgendem Schema bewertet, um die Auswahl strukturiert und fair zu gestalten:

Kernfunktionen (25% der Gesamtbewertung)
Um in diese Liste aufgenommen zu werden, musste jede Lösung diese typischen Anwendungsfälle abdecken:

• Schreibtische und Besprechungsräume buchen
• Arbeitszeiten und Schichten der Mitarbeitenden verwalten
• Anwesenheit und Belegung im Büro nachverfolgen
• Registrierung und Organisation von Besucher:innen unterstützen
• Integration mit Kalendern am Arbeitsplatz

Zusätzliche herausragende Funktionen (25% der Gesamtbewertung)
Zur weiteren Unterscheidung habe ich außerdem nach besonderen Merkmalen gesucht, z. B.:

• Automatisierte Analysen zur Flächennutzung
• KI-basierte Empfehlungen für Schreibtische oder Räume
• Direkte Unterstützung für die Buchung von Parkplätzen
• Konfigurierbare Zonen und abteilungsbasierte Regeln
• Module für Gesundheits- oder Wohlbefindenschecks für Mitarbeitende

Benutzerfreundlichkeit (10% der Gesamtbewertung)
Um die Benutzerfreundlichkeit des jeweiligen Systems einzuschätzen, habe ich auf folgende Aspekte geachtet:

• Einfache, intuitive Bedienoberfläche für alle Nutzer:innen
• Übersichtliche Navigation zwischen Tools und Modulen
• Qualität der mobilen App
• Anpassbare Dashboards oder Layouts
• Barrierefreiheitsoptionen für vielfältige Teams

Onboarding (10% der Gesamtbewertung)
Um die Einarbeitung und Einführung jeder Plattform zu beurteilen, habe ich Folgendes berücksichtigt:

• Zugang zu Schulungsvideos und Dokumentation
• Verfügbarkeit von Vorlagen oder Beispielkonfigurationen
• Interaktive Produkttouren zum Onboarding
• Reaktionsschnelle Chatbots oder Live-Onboarding-Support
• Webinare oder Gruppenschulungen nach dem Kauf

Kundensupport (10% der Gesamtbewertung)
Um die Kundensupportleistungen der einzelnen Softwareanbieter zu bewerten, habe ich Folgendes berücksichtigt:

• Schnelle Reaktionszeiten auf Support-Tickets
• Zugang zu Live-Chat oder telefonischem Support
• Verfügbarkeit eines durchsuchbaren Hilfezentrums
• Dedizierte Kundenbetreuer für größere Teams
• Regelmäßige Aktualisierung von Dokumentation und FAQs

Preis-Leistungs-Verhältnis (10% der Gesamtbewertung)
Um das Preis-Leistungs-Verhältnis der jeweiligen Plattform zu bewerten, habe ich Folgendes berücksichtigt:

• Transparente Preisstruktur und -modelle
• Flexibles nutzer- oder platzbasiertes Preismodell
• Im Basispaket enthaltene Funktionen
• Kosten für Add-ons oder Premium-Funktionen
• Kostenlose Testphase oder Geld-zurück-Garantie

Kundenbewertungen (10% der Gesamtbewertung)
Um einen Eindruck über die allgemeine Kundenzufriedenheit zu erhalten, habe ich beim Lesen der Kundenrezensionen auf Folgendes geachtet:

• Positives Feedback zu Zuverlässigkeit und Verfügbarkeit
• Berichtete Support-Erfahrungen von echten Nutzern
• Lob oder Kritik an Kernfunktionen und herausragenden Features
• Kommentare zur einfachen Einführung und zum Onboarding
• Spezifische Erwähnungen von wiederkehrenden Problemen

So wählen Sie eine Software für die Verwaltung hybrider Arbeitsplätze aus

Es ist leicht, sich in langen Funktionslisten und komplexen Preisstrukturen zu verlieren. Damit Sie fokussiert bleiben, während Sie Ihren individuellen Auswahlprozess für eine Software durchlaufen, finden Sie hier eine Checkliste mit Faktoren, die Sie berücksichtigen sollten:

Was ist eine Software für hybrides Arbeitsplatzmanagement?

Eine Software für hybrides Arbeitsplatzmanagement ist eine digitale Plattform, die darauf ausgelegt ist, flexible Büroumgebungen zu verwalten, indem sie Schreibtischbuchungen, die Reservierung von Besprechungsräumen, Anwesenheitserfassung und hybride Arbeitszeitpläne koordiniert. Diese Tools helfen HR-Abteilungen und Arbeitsplatzteams dabei, die Nutzung von Flächen zu optimieren, die Zusammenarbeit der Mitarbeitenden im Büro und remote zu unterstützen und die Gebäudeauslastung zu verfolgen, um den Sicherheits- oder Compliance-Zielen zu entsprechen.

Funktionen von Software für hybrides Arbeitsplatzmanagement

Achten Sie bei der Auswahl einer Software für hybrides Arbeitsplatzmanagement auf die folgenden zentralen Funktionen:

• Schreibtischbuchung: Ermöglicht Mitarbeitenden, Schreibtische für bestimmte Tage oder Zeiten zu reservieren, wodurch die Verfügbarkeit gesichert und Konflikte in gemeinsam genutzten Büroräumen reduziert werden.
• Besprechungsraummanagement: Ermöglicht das Buchen, Freigeben und Nachverfolgen von Konferenzräumen, oft inklusive Funktionen zur Verwaltung von Ausstattung und Zeitplänen, um die Raumauslastung zu maximieren.
• Analysen zur Flächennutzung: Bietet Echtzeit- und historische Daten darüber, wie Arbeitsplätze und Besprechungsräume genutzt werden, und unterstützt Teams dabei, Grundrisse und Richtlinien zu optimieren.
• Hybrid-Zeitplanmanagement: Mitarbeitende können angeben, an welchen Tagen sie im Büro oder remote arbeiten, was die Transparenz im Team fördert und Überbelegungen im Büro vermeidet.
• Besuchermanagement: Erfasst Check-ins und Zulassungen von Gästen, druckt Besucherausweise und protokolliert Besuche zur Unterstützung von Sicherheit und der Einhaltung von Sicherheitsvorschriften.
• Integration mit Kalendersystemen: Synchronisiert Buchungen, Zeitpläne und Raumnutzungen mit Plattformen wie Microsoft 365 oder Google Workspace, um Doppelbuchungen zu vermeiden und die Planung zu organisieren.
• Zugriff per mobiler App: Ermöglicht es Nutzerinnen und Nutzern, Schreibtische, Räume oder Zeitpläne bequem vom Smartphone aus zu buchen oder zu verwalten und fördert Flexibilität in hybriden Teams.
• Integration von Zugangskontrolle: Verbindet sich mit Gebäudesicherheits- oder Zugangsausweissystemen, sodass nur angemeldete oder eingecheckte Mitarbeitende und Gäste Zutritt erhalten.
• Zonen- und Berechtigungsverwaltung: Administratoren können Buchungsregeln und Berechtigungen nach Abteilung, Team oder Etage definieren, damit Räume wie beabsichtigt genutzt werden.
• Gesundheits- und Kapazitätsvorgaben: Bietet integrierte Werkzeuge zur Verwaltung sicherer Belegungszahlen und zur Durchsetzung von Hygienemaßnahmen wie Abstands- oder Hygienechecks im Büro.

Typische KI-Funktionen für Hybrid Workplace Management Software

Über die oben genannten Standardfunktionen hinaus integrieren viele dieser Lösungen inzwischen Künstliche Intelligenz, unter anderem mit folgenden Fähigkeiten:

• Intelligente Arbeitsplatzempfehlungen: Nutzt KI, um auf Basis von Mitarbeiterpräferenzen, Unternehmensrichtlinien und Buchungstrends ideale Schreibtische oder Räume vorzuschlagen und so die Nutzung sowie die Zufriedenheit zu erhöhen.
• Vorausschauende Kapazitätsplanung: Analysiert historische Nutzungsdaten, um die künftige Nachfrage nach Schreibtischen, Besprechungsräumen oder anderen Ressourcen vorherzusagen und so eine proaktive Anpassung von Bürolayouts und Richtlinien zu ermöglichen.
• Automatisierte Optimierung hybrider Zeitpläne: Empfiehlt Büroanwesenheitstage für Teams oder Einzelne zur Förderung der Zusammenarbeit und Verringerung von Überbelegungen – auf Basis vergangener Zeitpläne und Projektprioritäten.
• Anomalieerkennung bei Büronutzung: Überwacht Belegungsdaten, um Administratoren auf ungewöhnliche Muster wie Doppelbuchungen, Überbelegungen oder nicht genutzte Bereiche hinzuweisen, sodass rechtzeitig reagiert werden kann.
• Buchung über natürliche Sprache: Ermöglicht die Reservierung von Arbeitsplätzen oder die Aktualisierung von Zeitplänen über KI-gestützte Chatbots oder virtuelle Assistenten, was den Prozess erleichtert und die Nutzung für Mitarbeitende komfortabler macht.

Vorteile von Hybrid Workplace Management Software

Die Einführung einer Hybrid Workplace Management Software bringt zahlreiche Vorteile für Teams und das gesamte Unternehmen. Hier sind einige, auf die Sie sich freuen können:

• Höhere Flächeneffizienz: Automatisierte Buchung und Auswertung senken Leerstände und sorgen für eine optimale Nutzung aller Arbeitsbereiche.
• Verbesserte Teamkoordination: Geteilte Einsicht in Zeitpläne, Buchungen und Büroanwesenheiten unterstützt die Zusammenarbeit zwischen Büro- und Remote-Mitarbeitenden.
• Geringerer Verwaltungsaufwand: Self-Service-Buchungstools und automatisierte Freigabeprozesse minimieren manuelle Terminabstimmungen und entlasten Personal- und Office-Management.
• Verbesserte Mitarbeitererfahrung: Einfache Reservierungssysteme, mobiler Zugriff und KI-basierte Empfehlungen machen den Büroalltag flexibler und komfortabler.
• Stärkere Einhaltung von Vorschriften und mehr Sicherheit: Tools zur Erfassung von Anwesenheiten, Gesundheitschecks und Belegungsobergrenzen unterstützen Compliance und ein sicheres Arbeitsumfeld.
• Intelligentere Ressourcenplanung: Prognosebasierte Auswertungen ermöglichen datenbasierte Entscheidungen über Flächenbedarf und Investitionen.
• Effiziente Besucherverwaltung: Reibungsloser Check-in, Nachverfolgung und Sicherheitskontrollen bieten Gästen und externen Dienstleistern eine professionelle und sichere Umgebung.

Kosten und Preise für Hybrid Workplace Management Software

Bei der Auswahl einer Hybrid Workplace Management Software ist es wichtig, sich mit verschiedenen Preismodellen und verfügbaren Tarifen auseinanderzusetzen. Die Kosten unterscheiden sich je nach Funktionen, Teamgröße, Zusatzmodulen und weiteren Faktoren. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über gängige Tarife, deren Durchschnittspreise und typische Funktionen, die in Lösungen für Hybrid Workplace Management enthalten sind:

Vergleichstabelle für Tarife von Hybrid Workplace Management Software