Die 10 besten KI-Softwares für das Büroflächenmanagement 2026

VergeSense ist eine KI-gestützte Plattform für das Management von Büroräumen, die Belegungsintelligenz und prädiktive Planungstools für Szenariomodellierung, Kapazitätsprognosen und Portfolio-Optimierung auf Unternehmensebene einsetzt.

VergeSense eignet sich für Immobilien- und Arbeitsplatzteams großer Unternehmen, die komplexe, mehrstandortige Büroportfolios verwalten.

VergeSense ist für mich eine Top-Empfehlung, da mir besonders gefällt, wie das Predictive Planning-Tool die ständigen 'Was wäre wenn'-Fragen im Flächenmanagement behandelt. Ich kann einen Grundriss hochladen und Szenarien mit echten Belegungsdaten simulieren, um etwa Personalwachstum, hybride Anwesenheitsverschiebungen oder Konsolidierungspläne zu testen, bevor eine Entscheidung getroffen wird. Anders als bei anderen Lösungen basiert das Large Spatial Model auf mehr als 200 Mio. Quadratfuß realem Arbeitsplatzverhalten aus über 200 Unternehmen, sodass die Szenario-Ergebnisse nicht auf Branchendurchschnitten beruhen. Die für CFOs konzipierte Berichterstattung finde ich außerdem wirklich hilfreich, wenn ich eine Flächenentscheidung vor der Unternehmensleitung vertreten muss.

VergeSense Hauptfunktionen

• Infinity Area Sensor: Ein proprietärer Sensor, der Belegungsdaten auf Zonenebene für offene Bereiche, Besprechungsräume und Arbeitsbereiche erfasst und so einzelne Schreibtischsensoren überflüssig macht.
• Signs of Life-Erkennung: Eine passive Belegungserkennung, die die Nutzung von Räumen unabhängig von Buchungsdaten oder Zugangsausweisen identifiziert und Datenlücken reduziert.
• Integration mehrerer Datenquellen: Kombiniert Belegungssignale aus WLAN, Ausweissystemen und Schreibtischbuchungsplattformen in einer einheitlichen Analyseschicht für einen Gesamtüberblick.
• Kapazitätsschwellen-Warnungen: Benachrichtigt Teams, wenn die Flächenauslastung festgelegte Schwellenwerte über- oder unterschreitet, damit sie in Echtzeit auf Über- oder Unterbelegung reagieren können.

VergeSense Integrationen

VergeSense bietet Dutzende nativer Integrationen für Buchungssoftware, IWMS, WLAN- und Netzdaten, Kalender, Orientierungslösungen und Gebäudemanagement – darunter Accruent EMS, Archibus by Eptura, Aruba, Cisco Meraki, CBRE Host, Cloudbooking, Condeco by Eptura, Crestron, Microsoft Places, ServiceNow und Appspace. Für eigene Integrationen steht außerdem eine offene API zur Verfügung.

anny ist eine Plattform für Arbeitsplatzbuchung und Ressourcenmanagement für Desk Sharing, Raumbuchung, Besuchermanagement und Gerätereservierungen. Sie verfügt über einen KI-gestützten Telefon- und Chat-Assistenten, der Buchungsanfragen bearbeitet.

Für wen eignet sich anny am besten?

anny eignet sich für Facility- und Arbeitsplatzteams in mittelgroßen bis großen Organisationen, die hybride Arbeitsumgebungen über mehrere Bürostandorte hinweg managen.

Warum habe ich anny ausgewählt

Was mich an anny besonders überzeugt, ist das Rechte- und Rollenmanagementsystem, mit dem Zugriffs- und Bearbeitungsrechte individuell festgelegt und auf bestimmte Ressourcen oder Dienstleistungen beschränkt werden können. Das bedeutet zum Beispiel, dass ein Konferenzraum für die Geschäftsleitung zwar sichtbar, aber für die meisten Mitarbeitenden nicht buchbar ist, während ein geteilter Arbeitsbereich allen offensteht. Ich finde es außerdem gut, dass diese Steuerungen Teil des umfangreichen Admin-Werkzeugkastens sind, sodass dasselbe System, das Live-Belegungsstatistiken und Buchungsanfragen verwaltet, auch dafür sorgt, wer welche Ressource sehen, buchen oder bearbeiten kann.

Zentrale Funktionen von anny

• Communities: Mitarbeitende in Teams oder Abteilungen gruppieren und steuern, auf welche Ressourcen jede Community zugreifen oder diese buchen darf.
• Integration von Smart Locks: Physische Zugriffsrechte auf gebuchte Räume und Arbeitsplätze über vernetzte Schließsysteme erteilen oder entziehen.
• Wochenplaner: Mitarbeitende können ihre Büro-Woche planen und festlegen, welche Arbeitsplätze und Räume sie an welchen Tagen benötigen.
• Catering-Automatisierung: Catering-Bestellungen direkt an Raumbuchungen anhängen, wobei Bestellungen automatisch zum Reservierungszeitpunkt ausgelöst werden.

anny Integrationen

anny bietet native Integrationen mit Microsoft 365, Outlook, MS Teams, Google Kalender, Google Workspace, Zoom, Personio, HRworks, Stripe und PayPal sowie mehrere Smart Lock-Integrationen, darunter Nuki, Salto KS, iLOQ und dormakaba. Zudem ist eine Anbindung an Make und n8n zur No-Code-Workflow-Automatisierung möglich. Für maßgeschneiderte Integrationen stehen sowohl eine Admin API als auch eine Customer API zur Verfügung.

HybridHero ist eine KI-gestützte Arbeitsplatzmanagement-Plattform, die die Buchung von Schreibtischen, die Planung von Besprechungsräumen, Besucher- und Parkplatzverwaltung sowie Analysen zur Raumauslastung in hybriden Büroumgebungen abdeckt.

Für wen ist Hybrid Hero am besten geeignet?

HybridHero ist besonders geeignet für mittelgroße bis große Unternehmen, die hybride Arbeitszeiten über mehrere Bürostandorte oder Etagen hinweg verwalten.

Warum ich Hybrid Hero ausgewählt habe

Ich habe HybridHero als eine der besten Lösungen für kontaktloses Schreibtisch-Check-in ausgewählt, weil es die Lücke zwischen einer Buchung und der tatsächlichen Anwesenheit hervorragend schließt. Mitarbeitende scannen einen QR-Code am Schreibtisch, um ihre Anwesenheit zu bestätigen. Erfolgt innerhalb eines festgelegten Zeitfensters (z. B. 15 Minuten) kein Check-in, wird der Schreibtisch automatisch wieder in den Pool verfügbarer Plätze zurückgegeben. Praktisch ist auch, dass jedes verpasste Check-in in der Auslastungsstatistik als No-Show erfasst wird, sodass ein realistisches Bild des Schreibtischbedarfs entsteht und nicht nur die Buchungsdaten betrachtet werden.

Wichtige Funktionen von Hybrid Hero

• KI-Buchungsassistent: Buchen Sie einen Schreibtisch durch natürliche Spracheingaben im HybridHero AI-Chat, ohne durch Menüs navigieren zu müssen.
• Interaktive Grundrisse: Zeigen Sie die Echtzeit-Verfügbarkeit von Schreibtischen auf verschiedenen Etagen an und wählen Sie einen bestimmten Platz direkt auf einer visuellen Karte aus.
• Heatmap-Analysen: Sehen Sie mithilfe farbcodierter Auslastungs-Heatmaps, welche Bereiche und Schreibtische am häufigsten genutzt werden.
• Management von Office-Neighbourhoods: Ordnen Sie Teams bestimmte Schreibtische oder Bereiche fest zu, damit Gruppen immer zusammenarbeiten können.

Hybrid Hero Integrationen

HybridHero bietet native Integrationen für Microsoft Outlook, Microsoft Teams, Google Workspace, Slack, Okta und Azure Active Directory. Darüber hinaus unterstützt es SSO über SAML und OpenID Connect. Für individuelle Integrationen in HRIS, Zugangskontroll- und interne Systeme stehen eine REST API und Webhooks zur Verfügung.

Envoy ist eine Plattform für das Management von Büroräumen für Arbeitsplatz-Teams und bietet automatisierte Schreibtischreservierungen, Besuchermanagement, Tools zur Kapazitätsverwaltung und Echtzeit-Tracking der Belegung für moderne Arbeitsplätze.

Für wen ist Envoy am besten geeignet?

Facility Manager und Arbeitsplatz-Teams in mittelgroßen oder größeren Büros, die Echtzeit-Einblicke in die Raumauslastung und Anwesenheit vor Ort benötigen.

Warum ich Envoy ausgewählt habe

Ich habe Envoy als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil ich Einblicke in die Echtzeitbelegung auf jeder Etage sehe, die Nutzung von Schreibtischen und Besprechungsräumen stündlich verfolgen kann und Schwellenwerte für die Arbeitsplatzkapazität festlegen kann. Mir gefällt, dass ich Verkehrsspitzen überwachen und Raumrichtlinien schnell anpassen kann.

Wichtige Funktionen von Envoy

• Dashboard für Besuchermanagement: Gäste über eine zentrale Oberfläche registrieren und nachverfolgen.
• Schreibtischbuchungssystem: Schreibtische an mehreren Standorten reservieren, freigeben oder zuweisen.
• Mitarbeiter-App für Mobilgeräte: Buchungen, Check-ins und Benachrichtigungen auf iOS und Android verwalten.
• Kontaktloser Anmeldeprozess: QR-Code- oder mobilebasierter Zutritt zu gemeinsam genutzten Arbeitsbereichen möglich.

Envoy-Integrationen

Envoy bietet 100+ Integrationen über das App-Verzeichnis, darunter Slack, Microsoft Teams, Google Kalender, Microsoft Outlook, Okta, Salesforce, Brivo, Kisi, Avigilon Alta und DocuSign. Zudem verbindet es sich mit Zapier und stellt eine API für individuelle Integrationen zur Verfügung.

deskbird ist eine KI-gestützte Plattform für das Management von Büroräumen, die Arbeitsplatzbuchungen, Nutzungsanalysen, Nachverfolgung der Büroauslastung und intelligente Empfehlungen zur Optimierung der physischen Büroflächenverteilung bietet.

Für wen eignet sich deskbird am besten?

deskbird passt zu Büros mit hybriden Arbeitsmodellen, die ein System für die Raumplanung und umsetzbare Einblicke zur Maximierung der Flächennutzung benötigen.

Warum ich deskbird ausgewählt habe

Ich habe deskbird als eines der besten Tools ausgewählt, weil ich die KI-basierten Analysen nutze, um die Platzauslastung zu überprüfen und automatische Empfehlungen zur Flächeneffizienz zu erhalten. Ich erhalte tägliche und langfristige Einblicke, und die Plattform markiert untergenutzte Bereiche, sodass ich gezielte Anpassungen vornehmen kann.

deskbird Hauptfunktionen

• Interaktiver Raumplan: Nutzer können verfügbare Plätze direkt auf einer digitalen Bürolandkarte ansehen und auswählen.
• Mobile App-Buchung: Buchung von Schreibtischen und Räumen über die deskbird-App für iOS und Android.
• Hybride Arbeitsplanung: Planung von Büro- und Heimarbeitstagen in der Plattform.
• Besuchermanagement: Anmeldung und Nachverfolgung von Bürobesuchern über integrierte Workflows.

deskbird Integrationen

deskbird bietet über 50 native Integrationen, darunter Microsoft 365, Outlook, Google Workspace, Microsoft Teams, Sage, Rippling, UKG Pro, HiBob, Gusto, Dayforce, ADP, Workday und Slack. Eine API für individuelle Integrationen ist verfügbar.

Robin ist eine Plattform für Arbeitsplatzmanagement und bietet KI-gestützte Möglichkeiten für Hot-Desking, Raumbuchungen, Büropläne, Analysen und die Koordination gemeinsamer Arbeitsbereiche.

Für wen eignet sich Robin am besten?

Für Facility- und Arbeitsplatzteams in hybriden Büros, die Schreibtisch- und Besprechungsraumbuchungen nach Bedarf benötigen.

Warum habe ich Robin ausgewählt?

Ich habe Robin als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil ich flexible Reservierungen für Schreibtische und Konferenzräume einrichten, tägliche Schichten verwalten und Büropläne konfigurieren kann, die sich bei Buchungsänderungen aktualisieren. Mit Robins Buchungsregeln automatisiere ich die Raumzuweisung für hybride und Remote-Teams.

Wichtige Funktionen von Robin

• Interaktive Bürogrundrisse: Veranschaulichen Sie die Verfügbarkeit von Arbeitsplätzen und Sitzplänen in Echtzeit.
• Besuchermanagement: Gäste direkt über die Plattform registrieren, verfolgen und verwalten.
• Arbeitsplatz-Analyse-Dashboard: Zeigt Nutzungsmuster und Kennzahlen zur Raumauslastung für alle Standorte an.
• Buchung per mobiler App: Reservieren Sie Arbeitsplätze oder Räume per iOS- und Android-Gerät.

Robin-Integrationen

Robin bietet native Integrationen im gesamten Microsoft-Ökosystem, einschließlich Microsoft Teams, Outlook, Exchange, Entra ID, Intune und Microsoft 365 sowie Google Calendar und Google Workspace. Außerdem ist eine Anbindung an Slack, Zoom, Okta, OneLogin, Rippling und Zugangskontrollsysteme wie Avigilon, Brivo und Kisi möglich. Für individuelle Integrationen steht eine API zur Verfügung.

Spacewell ist eine KI-gesteuerte Plattform für Büroflächenmanagement, die die Überwachung der Arbeitsplatznutzung, Schreibtisch- und Raumreservierungen, Belegungsanalysen und automatisierte Verwaltung von Gebäudebetrieben ermöglicht.

Für wen eignet sich Spacewell am besten?

Facility Manager in großen Firmenbüros oder unternehmensweiten Standorten, die umfangreiche Überwachung der Arbeitsbereiche und Analysen benötigen.

Warum ich Spacewell ausgewählt habe

Ich habe Spacewell als eine der besten Lösungen ausgewählt, da ich mithilfe von IoT-Sensorintegrationen Echtzeitdaten zur Arbeitsplatzbelegung und zu Umgebungswerten erfassen kann. Die detaillierten Analyse-Dashboards nutze ich zur Überwachung der Auslastung auf Sitzplatz- und Besprechungsraumniveau.

Wichtige Funktionen von Spacewell

• Schreibtisch- und Raumreservierungssystem: Ermöglicht Mitarbeitenden, Arbeitsplätze und Besprechungsräume über ein Self-Service-Portal zu reservieren.
• Reinigungs- und Wartungsplanung: Automatisiert die Zuweisung und Nachverfolgung von Reinigungs- und Servicetätigkeiten.
• Live-Visualisierung des Gebäudegrundrisses: Zeigt die aktuelle Auslastung und Aktivität in den einzelnen Bürobereichen auf einer interaktiven Karte an.
• Feedback-Module für Mitarbeiter: Sammelt in Echtzeit Rückmeldungen von Mitarbeitenden zu den Arbeitsplatzbedingungen.

Spacewell-Integrationen

Spacewell bietet native Integrationen mit Oracle, SAP, ServiceNow, Freshservice, Workday, Jira und Microsoft 365. Google Workspace, AutoCAD und weitere werden unterstützt. Für benutzerdefinierte Integrationen steht eine API zur Verfügung.

YAROOMS ist eine KI-gesteuerte Plattform für das Management von Büroräumen, die Ressourcenbuchung, Arbeitsplatzanalysen, Planung hybrider Arbeitsformen und Umweltüberwachung in einem einzigen System vereint.

Für wen ist YAROOMS am besten geeignet?

YAROOMS eignet sich besonders für Facility- und Arbeitsplatzmanager in mittelgroßen bis großen Unternehmen, die erweiterte KI-Unterstützung für Raumverwaltung und Ressourcenkoordination benötigen.

Warum habe ich YAROOMS ausgewählt?

Ich habe YAROOMS als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil ich den KI-gestützten Assistenten YARVIS nutze, um Buchungsanfragen zu automatisieren und Mitarbeiteranfragen in Echtzeit zu beantworten. Ich verlasse mich auf die natürliche Sprachschnittstelle und richtlinienbasierte Empfehlungen, um den Zugang zu Arbeitsbereichen zu verwalten und die Ressourcennutzung zu optimieren.

YAROOMS Hauptfunktionen

• Dashboard für Arbeitsplatzanalysen: Überwacht die Nutzung der Arbeitsbereiche und die Benutzeraktivität in Echtzeit.
• Planung hybrider Arbeitsmodelle: Ermöglicht es Nutzern, Büro- und Homeoffice-Tage abzustimmen.
• Interaktive Grundrisse: Nutzer können Raumaufteilungen visualisieren und Verfügbarkeit vor der Buchung prüfen.
• Raum- und Schreibtischbuchung: Mitarbeitende können Konferenzräume und Arbeitsplätze direkt über die Plattform reservieren.

YAROOMS Integrationen

YAROOMS bietet native Integrationen im gesamten Microsoft-Ökosystem, darunter Microsoft Teams, Microsoft 365, Outlook und Azure AD sowie Google Kalender, Google Meet, Slack, Zoom, MappedIn und SAML 2.0 für SSO. Für individuelle Integrationen steht eine REST API zur Verfügung.

Microsoft Places ist eine intelligente Plattform für Arbeitsplatzmanagement, die Unternehmen dabei unterstützt, hybride Arbeitsplätze zu verwalten, Schreibtische und Räume zu buchen, Bürozeiten zu koordinieren und die Auslastung von Arbeitsplätzen durch die Integration in Microsoft 365 zu visualisieren.

Für wen ist Microsoft Places am besten geeignet?

Microsoft Places eignet sich besonders für mittelgroße bis große Unternehmen, die Microsoft 365 nutzen und die Belegung sowie die Koordination von Büroräumen an verschiedenen Standorten verwalten möchten.

Warum ich Microsoft Places ausgewählt habe

Ich habe Microsoft Places als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil ich die Reservierung von Arbeitsplätzen, Teampläne und die Raumnutzung direkt im Microsoft 365-Ökosystem verwalten kann. Ich verlasse mich darauf, dass Buchungen mit Outlook und Teams synchronisiert werden, sodass alle Arbeitsplatzdaten zentral bleiben.

Microsoft Places Hauptfunktionen

• KI-gestützte Belegungsprognosen: Bietet Vorhersagen zur Nutzung von Arbeitsplätzen mithilfe von Echtzeit- und historischen Daten
• Interaktive Arbeitsplatzkarten: Ermöglichen es Nutzern, Bürogrundrisse zu visualisieren und Räume sowie Schreibtische zu finden
• Hybride Arbeitsplanung: Mitarbeiter können Büro- und Homeoffice-Tage mit integrierten Arbeitsplatzreservierungen koordinieren.
• Integration zur Anwesenheitserkennung: Aktualisiert die Verfügbarkeit von Arbeitsplätzen automatisch auf Basis von Anwesenheitsdaten der Nutzer

Microsoft Places Integrationen

Microsoft Places bietet native Integrationen im gesamten Microsoft-Ökosystem, einschließlich Microsoft 365, Outlook, Teams und Azure. Eine API steht für individuelle Integrationen zur Verfügung.

Eptura ist eine Arbeitsplatzmanagement-Plattform für hybride Büros und bietet Funktionen wie Schreibtisch- und Raumreservierungen, Besucherverwaltung, Arbeitsplatzanalysen, Asset-Tracking und Flächenplanung.

Für wen eignet sich Eptura am besten?

HR- und Facility-Teams in Großunternehmen oder Unternehmen mit mehreren Standorten, die ein einheitliches Management von hybriden Arbeitsbereichen und Terminplanung wünschen.

Warum habe ich Eptura ausgewählt?

Ich habe Eptura als eines der besten Tools ausgewählt, weil ich hybride Arbeitszeiten mit Schreibtisch- und Raumreservierungen koordinieren kann, die sich mit den Kalendern der Mitarbeitenden und den Etagenplänen synchronisieren. Außerdem gefällt mir, wie die Automatisierung der Planung den manuellen Aufwand für mein Team reduziert.

Eptura Hauptfunktionen

• Interaktive Flächenpläne: Arbeitsbereich-Layouts und Schreibtischzuteilungen in Echtzeit visualisieren.
• Besucherverwaltungssystem: Gäste registrieren, Zutritte verfolgen und Anmeldungen automatisieren.
• Asset-Tracking-Dashboard: Standorte und Nutzung von Büroausstattung überwachen und verwalten.
• Workplace-Analytics-Berichte: Belegung, Flächennutzung und Trends mit integrierten Berichten analysieren.

Eptura Integrationen

Eptura bietet mehr als 30 native Integrationen, darunter das Microsoft-Ökosystem, Zoom, Salesforce, Dropbox, Azure, AWS, Power BI und Slack. Es gibt eine Integration mit Zapier sowie eine API für individuelle Integrationen.