13 beste OfficeSpace-Alternativen im Jahr 2026

Eine starke OfficeSpace-Alternative sollte Ihrem Team helfen, Arbeitsplätze zu buchen, zu verwalten und zu optimieren – ohne die Kopfschmerzen, die mit starren Mietverträgen einhergehen. Wenn Sie auf der Suche nach der besten Desk-Booking-Software sind, wägen Sie wahrscheinlich Flexibilität, digitale Buchung, Analysen oder bessere Verwaltungstools ab, um die Arbeitsweise und Interaktion Ihrer Mitarbeitenden mit Büroflächen zu verbessern.

Mit Hybridarbeit, schwankender Mitarbeiterzahl und neuen Compliance-Anforderungen kann die richtige Plattform das tägliche Büroleben reibungsloser gestalten und Ihnen ermöglichen, sich schnell anzupassen. Dieser Leitfaden hebt die besten OfficeSpace-Alternativen hervor, sodass Sie Top-Optionen vergleichen und die Lösung finden können, die zum Arbeitsablauf, zur Kultur und zu den Zukunftsplänen Ihres Teams passt.

Was ist OfficeSpace?

OfficeSpace ist eine Plattform für Büro- und Arbeitsplatzmanagement, die Unternehmen dabei unterstützt, Arbeitsplatzressourcen standortübergreifend zu organisieren, zuzuweisen und zu überwachen. Teams können sie für die Buchung von Arbeitsplätzen, Besprechungsräumen, Raumbuchung und Analysen zur Flächennutzung einsetzen, um hybride und Präsenzarbeit zu unterstützen.

Entwickelt für Unternehmen, die einen besseren Überblick über ihr Arbeitsumfeld benötigen, kombiniert OfficeSpace Funktionen zur Flächenverwaltung mit Tools zur Arbeitsplatzplanung, um die Büronutzung zu optimieren, Terminüberschneidungen wie Doppelbuchungen zu vermeiden und sich an wechselnde Anforderungen der Belegschaft anzupassen. Die Plattform liefert auch Einblicke in Büroauslastung, Arbeitsplatztrends und Ressourcenzuteilung, damit Unternehmen fundierte Entscheidungen zur Raumplanung treffen können.

Beste OfficeSpace Alternativen Zusammenfassung

Diese Vergleichstabelle fasst Preisdaten meiner besten OfficeSpace-Alternativen zusammen, damit Sie die beste für Ihr Budget und Ihre Geschäftsanforderungen finden.

	Tool	Best For	Trial Info	Price
1	Robin	Ideal für interaktive Bürogrundrisse	Kostenlose Demo verfügbar	Preise auf Anfrage	Website
2	YAROOMS	Am besten geeignet für Nachhaltigkeits-Tracking-Funktionen	Kostenlose Demo verfügbar	Ab $99/Monat	Website
3	Envoy	Am besten für die Integration des Besuchermanagements	Kostenlose Version verfügbar	Ab $362/Standort/Monat (jährliche Abrechnung)	Website
4	Smartway2	Am besten für automatisierte Buchungs-Workflows	Kostenlose Demo verfügbar	Preise auf Anfrage	Website
5	Cloudbooking	Am besten geeignet für fortschrittliche Analytik-Berichte	Kostenlose Demo verfügbar	Ab £99/Monat	Website
6	OfficeRnD	Am besten geeignet für Coworking Space Betreiber	Kostenlose Demo verfügbar	Preis auf Anfrage	Website
7	FM:Systems	Am besten geeignet für das Immobilienportfolio-Management	Kostenlose Demo verfügbar	Preise auf Anfrage	Website
8	DeskFlex	Am besten geeignet für die Integration mit Microsoft Outlook	30-tägige kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar	Preise auf Anfrage	Website
9	Joan Desk Booking	Am besten für drahtlose Arbeitsplatzbuchungsgeräte geeignet	Kostenlose Testversion verfügbar	Ab $51/Monat	Website
10	Skedda	Am besten geeignet für Self-Service-Schreibtischreservierungen	Kostenlose Demo verfügbar	Ab $99/Monat (jährliche Abrechnung)	Website

Featured Tools

1. 

   Remote People

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   5

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2. 

   Paycom

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   4.3

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3. 

   edays

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   4.7

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Beste OfficeSpace Alternativen Bewertungen

Im Folgenden finden Sie meine ausführlichen Zusammenfassungen der besten OfficeSpace-Alternativen aus meiner Kurzliste. Meine Bewertungen bieten einen detaillierten Einblick in die Features, Anwendungsfälle und Integrationen jeder Plattform, damit Sie die beste Lösung für sich finden.

1

Robin

Ideal für interaktive Bürogrundrisse

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preise auf Anfrage

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Rating: 4.5/5

Robin bietet Teams und Arbeitsplatzverantwortlichen eine flexible Möglichkeit, Bürogrundrisse zu verwalten, die Nutzung von Schreibtischen zu koordinieren und Besprechungsräume zu managen. Wenn Sie anpassbare Arbeitsplatzplanung und Echtzeit-Einblicke in die tatsächliche Nutzung Ihres Büros wünschen, wird Robin besonders hervorstechen.

Für wen ist Robin am besten geeignet?

Robin ist ideal für hybride Arbeitsplätze und Office Manager, die eine dynamische Möglichkeit benötigen, Schreibtische, Räume und Sitzplatzzuweisungen an verschiedenen Standorten zu steuern.

Warum Robin eine gute Alternative zu OfficeSpace ist

Ich habe Robin hauptsächlich wegen der interaktiven Grundrisse ausgewählt, mit denen Sie in Echtzeit genau sehen können, wer wo sitzt. Wenn mein Team einen vollen Bürotag plant, kann ich die Live-Karte öffnen und sofort freie Schreibtische oder Räume erkennen. 

Besonders schätze ich auch die 'Nachbarschafts'-Funktion von Robin, mit der Sie Teams auf der Karte bestimmten Zonen zuweisen können. Das erleichtert die Koordination von Bürotagen für bestimmte Abteilungen erheblich, im Vergleich zur manuellen Verwaltung per Tabelle oder Kalender.

Wichtige Funktionen von Robin

• Schreibtischbuchung: Reservieren Sie Arbeitsplätze direkt über Tools wie Slack, Microsoft Teams oder Outlook, ohne die Plattform zu wechseln.
• Besuchermanagement: Gäste im Voraus registrieren, Check-ins verwalten und Besuchsprotokolle zentral führen.
• Meeting-Services: Richten Sie anpassbare Workflows für Raumanforderungen wie Catering, AV-Setup und Raumkonfiguration ein.
• Arbeitsplatz-Analysen: Erstellen Sie individuelle Berichte zur Raumnutzung und Belegung, um fundierte Entscheidungen für die Büroplanung zu treffen.

Robin-Integrationen

Robin bietet native Integrationen mit Slack, Microsoft Teams, Google Workspace, Microsoft 365, Okta und Zoom. Eine API ist für eigene Integrationen verfügbar.

Pros and Cons

Pros:

• Interaktive Karten zeigen Schreibtischverfügbarkeit in Echtzeit
• Individuelle Nachbarschaftszonen für Team-Sitzplätze
• Umfangreiches Besucher- und Registrierungssystem

Cons:

• Einige Nutzer berichten über gelegentliche Synchronisierungsprobleme bei Kalendern
• Für die Einrichtung des Grundrisses ist eine anfängliche Konfiguration erforderlich

LEARN MORE ABOUT ROBIN:

• Check out Robin on their website

2

YAROOMS

Am besten geeignet für Nachhaltigkeits-Tracking-Funktionen

• Kostenlose Demo verfügbar
• Ab $99/Monat

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Rating: 4.5/5

YAROOMS ist eine Arbeitsplatzmanagement-Plattform, die für Unternehmen entwickelt wurde, die flexibles Arbeiten und einen verantwortungsvollen Umgang mit Flächen in den Mittelpunkt stellen. Ich denke, dass Facility- und Arbeitsplatzteams, die konfigurierbare Buchungen, Analysen und Raumrichtlinien für moderne Büros benötigen, YAROOMS als praktische Wahl empfinden werden.

Für wen ist YAROOMS am besten geeignet?

YAROOMS eignet sich besonders für nachhaltig orientierte Facility Manager in mittelgroßen bis großen Unternehmen, die detaillierte Einblicke in die Nutzung von Arbeitsplätzen suchen.

Warum ist YAROOMS eine gute Alternative zu OfficeSpace?

Das Nachhaltigkeits-Tracking hebt YAROOMS von den meisten anderen Workspace-Management-Tools ab, die ich bisher genutzt habe. Ich habe es speziell ausgewählt, weil es CO2-Emissionen gemäß Scope 2 aus der Nutzung von Büroausstattung und Scope 3 aus den Pendelwegen der Mitarbeitenden erfasst – etwas, das ich bei Konkurrenzplattformen bisher nicht direkt integriert gesehen habe.

Mir gefällt, dass man auch den zukünftigen Ressourcenverbrauch wie Strom, Wasser und Gas abschätzen kann und den Fortschritt hinsichtlich Reduktionsziele im Zeitverlauf überwachen kann. Für Unternehmen mit ESG-Berichtspflichten ist diese eingebaute CO2-Transparenz ein wirklich besonderer Mehrwert in dieser Kategorie.

YAROOMS Hauptfunktionen

• Interaktive Bürokarte: Durchsuchen und buchen Sie verfügbare Arbeitsplätze direkt auf einem visuellen Grundriss, inklusive Wegbeschreibung zur Orientierung im Büro.
• Planung hybrider Arbeit: Mitarbeitende können täglich ihren Status für Büro- oder Remote-Arbeit festlegen, wodurch Führungskräfte stets wissen, wer wann vor Ort ist.
• Besuchermanagement: Gäste vorab registrieren, digitale Unterschriften erfassen und Besucherausweise zentral drucken.
• Parkplatzreservierung: Parkplätze im Voraus zusammen mit Schreibtisch- und Raumreservierungen buchen und den Arbeitsweg am Bürotag erleichtern.

YAROOMS Integrationen

YAROOMS bietet native Integrationen mit Microsoft Teams, Microsoft 365, Google Workspace, Okta, Azure Active Directory und Zapier. Eine API steht für individuelle Integrationen zur Verfügung.

Pros and Cons

Pros:

• Nachhaltigkeits-Dashboards mit Echtzeit-Emissionsdaten
• Arbeitsplatzbuchung ist an die Anwesenheit der Mitarbeitenden geknüpft
• Ermöglicht es Benutzern, Arbeitsplätze neben Kollegen zu finden und zu buchen

Cons:

• Begrenzte Anpassung von Analyseberichten zur Nutzung
• Mobile App weniger intuitiv für komplexe Buchungen

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• Check out YAROOMS on their website

3

Envoy

Am besten für die Integration des Besuchermanagements

• Kostenlose Version verfügbar
• Ab $362/Standort/Monat (jährliche Abrechnung)

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Rating: 4.9/5

Envoy ist eine Arbeitsplatzmanagement-Plattform, die für Unternehmen entwickelt wurde, die sichere, automatisierte Check-ins, Platzbuchungen und nahtlose Besucherabwicklung benötigen. Sie ist ideal für HR-Teams oder leitende Personen im Betrieb, die hybride Arbeitsplätze verwalten und Gäste selbstbewusst empfangen möchten.

Für wen ist Envoy am besten geeignet?

Envoy ist eine starke Option für Personal- und Facility-Teams in mittelständischen und großen Unternehmen, die sichere und effiziente Besucherprozesse benötigen.

Warum ist Envoy eine gute Alternative zu OfficeSpace?

Ich habe Envoy vor allem wegen des Besuchermanagements im Rahmen eines größeren Arbeitsplatz-Setups ausgewählt. Wenn ein Gast ankommt, benachrichtigt Envoy den Gastgeber automatisch, löst das Signieren von individuellen NDAs oder Sicherheitsdokumenten aus und protokolliert den Besuch – und das alles ohne manuelles Nachfassen meines Teams. 

Ich schätze auch, dass Besucherabläufe vollständig anpassbar sind. Dadurch können verschiedene Arten von Gästen, wie Auftragnehmer, Bewerber oder Kunden, unterschiedliche Check-in-Erlebnisse durchlaufen. Dieses Maß an Trennung zwischen Besuchertypen habe ich bei den meisten anderen Arbeitsplatz-Tools so sauber umgesetzt nicht gefunden.

Envoy: Wichtige Funktionen

• Schreibtischbuchung: Hot Desks oder zugewiesene Plätze direkt über Slack, Microsoft Teams oder die Envoy-Mobile-App reservieren.
• Raumanalysen: Echtzeit- und historische Belegungsdaten verfolgen, um zu sehen, welche Bereiche im Büro genutzt werden.
• Liefermanagement: Eingehende Pakete erfassen und Mitarbeitende automatisch benachrichtigen, wenn Lieferungen am Empfang eintreffen.
• Mitarbeiterplanung: Anwesenheitstage im Büro teamübergreifend koordinieren, sodass Mitarbeiter sehen können, wann Kollegen vor Ort sind.

Envoy: Integrationen

Envoy bietet native Integrationen mit Slack, Google Workspace, Microsoft Teams, Okta, Box, Cisco Meraki, Zoom, Salesforce, Azure Active Directory und Kisi. Eine API für individuelle Integrationen ist verfügbar.

Pros and Cons

Pros:

• Echtzeit-Tracking für Besucher und Schreibtisch-Check-ins
• Individuelle Besucher-Workflows für verschiedene Gästetypen
• Die Mobile-App-Oberfläche ist außergewöhnlich übersichtlich und benutzerfreundlich

Cons:

• Die Platzbuchungsoberfläche ist in großen Büros langsam
• Druck von Besucherausweisen funktioniert gelegentlich nicht zuverlässig

LEARN MORE ABOUT ENVOY:

• Check out Envoy on their website
• Read my in-depth review of Envoy

4

Smartway2

Am besten für automatisierte Buchungs-Workflows

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preise auf Anfrage

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Rating: 4.4/5

Smartway2 ist eine Buchungsplattform für Arbeitsplätze, die Unternehmen dabei unterstützt, Reservierungen von Besprechungsräumen, Schreibtischen und Ressourcen für flexible Büros zu automatisieren. Sie eignet sich hervorragend für Unternehmen, die eine präzise Steuerung der Arbeitsplatzverfügbarkeit, Buchungsregeln und Nutzung in Echtzeit benötigen.

Für wen eignet sich Smartway2 am besten?

Smartway2 ist ideal für Facility- und Arbeitsplatzmanager in mittelgroßen bis großen Unternehmen, die eine erweiterte Ressourcenplanung, Flächenoptimierung und anpassbare Buchungsregeln benötigen.

Warum ist Smartway2 eine gute Alternative zu OfficeSpace?

Ich habe Smartway2 wegen des hohen Automatisierungsgrads bei Buchungen ausgewählt. Sie können Regeln festlegen, die automatisch nicht bestätigte Reservierungen freigeben, Buchungen in direkter Folge blockieren oder bestimmte Bereiche für Teams oder Rollen einschränken – ganz ohne manuelle Eingriffe. 

Besonders schätze ich die bedingte Buchungslogik, bei der ein Raum je nach Kriterien wie Gruppengröße oder Buchungsdauer automatisch genehmigt oder zur Überprüfung markiert werden kann. Für Teams, die dutzende Räume in einem hybriden Büro verwalten, spart diese regelbasierte Steuerung viel administrativen Aufwand.

Smartway2: Zentrale Funktionen

• Buchung von Catering und Services: Fügen Sie Catering-Bestellungen, AV-Equipment oder Raumgestaltung direkt bei der Reservierung hinzu.
• Digitaler Concierge: Empfiehlt Arbeitsplätze, Räume und Ressourcen basierend auf den Kollegen, mit denen Sie zusammenarbeiten, und den geplanten Tätigkeiten.
• Konferenzraum-Displays: Farbige LED-Panels vor den Räumen zeigen Live-Verfügbarkeiten an und ermöglichen das Erstellen, Bearbeiten oder Stornieren von Buchungen direkt vor Ort.
• Analyse des Arbeitsplatzes: Sehen Sie Auslastungsdaten zu Schreibtischen, Räumen, Etagen und Gebäuden ein – inklusive No-Show-Raten und Service-Bestellungen mit anpassbarem Berichtsexport.

Smartway2-Integrationen

Smartway2 bietet native Integrationen mit Microsoft 365, Outlook, Google Workspace, Microsoft Teams, Cisco Webex, Zoom, Crestron und HID sowie eine API für individuelle Integrationen.

Pros and Cons

Pros:

• Vollautomatisierte Buchungsregeln und Workflows
• Echtzeit-Verfügbarkeit von Schreibtischen und Besprechungsräumen
• Unterstützt komplexe Genehmigungs- und Sicherheitseinstellungen

Cons:

• Die Ersteinrichtung kann zeitaufwändig sein
• Vereinzelt Verzögerungen bei der Aktualisierung der Flächenverfügbarkeit

LEARN MORE ABOUT SMARTWAY2:

• Check out Smartway2 on their website
• Read my in-depth review of Smartway2

5

Cloudbooking

Am besten geeignet für fortschrittliche Analytik-Berichte

• Kostenlose Demo verfügbar
• Ab £99/Monat

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Cloudbooking ist eine Arbeitsplatzmanagement-Plattform, die für Organisationen entwickelt wurde, die Präzision und Einblicke beim Umgang mit gemeinsam genutzten Büros benötigen. Sie eignet sich besonders für Unternehmen, die eine tiefere Transparenz in Bezug auf die Nutzung von Schreibtischen, Räumen und Besuchern an mehreren Standorten wünschen.

Für wen ist Cloudbooking am besten geeignet?

Cloudbooking ist ideal für Facility-Teams großer Unternehmen, die zentrale Kontrolle über Arbeitsplatzreservierungen und detaillierte Nutzungseinblicke benötigen.

Warum ist Cloudbooking eine gute Alternative zu OfficeSpace?

Ich habe Cloudbooking speziell wegen der detaillierten Analyseberichte ausgewählt. Sie können Auslastungs-Heatmaps, Spitzenzeiten und Nichtanwesenheitsquoten für jeden Schreibtisch, Raum und jede Etage in Ihrem Portfolio abrufen—gefiltert nach Datum, Abteilung oder Standort. 

Besonders nützlich finde ich den benutzerdefinierten Berichtsgenerator, wenn ich Nutzungsdaten der Geschäftsleitung präsentieren oder Immobilienentscheidungen rechtfertigen muss. Für jedes Team, das Büroflächen anhand tatsächlichen Verhaltens optimieren möchte, ist diese Tiefe der Berichterstattung kaum zu übertreffen.

Cloudbooking Hauptfunktionen

• Interaktive 3D-Grundrisse: Anzeige der aktuellen Verfügbarkeit von Schreibtischen und Räumen in Ihrem Büro über individuell erstellte digitale Grundrisse auf Mobilgeräten, im Web und an Kiosken.
• Besuchermanagement: Besucher vorab anmelden, verpflichtende Sicherheitskontrollen durchführen und Fotoausweise über einen Self-Service-Kiosk ausstellen.
• Parkplatzreservierung: Parkplätze gemeinsam mit Arbeitsplätzen und Räumen über dieselbe Plattform buchen.
• QR-Code-Check-in/out: Mitarbeitende können sich durch Scannen eines QR-Codes an Schreibtischen und Räumen ein- und auschecken, was eine Echtzeit-Überwachung der Belegung ermöglicht.

Cloudbooking Integrationen

Cloudbooking bietet native Integrationen mit Microsoft 365, Microsoft Outlook, Google Workspace, Okta, Azure Active Directory und verfügt über eine API für individuelle Integrationen.

Pros and Cons

Pros:

• Detaillierte Nutzungsanalysen für Schreibtische und Räume
• Individueller Berichtsgenerator unterstützt spezielle Datenanforderungen
• Skalierbar für globale Multi-Standort-Einsätze

Cons:

• Begrenzte Steuerung der Einstellungen für Echtzeit-Benachrichtigungen
• Der anfängliche Onboarding-Prozess kann langwierig sein

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• Check out Cloudbooking on their website

6

OfficeRnD

Am besten geeignet für Coworking Space Betreiber

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preis auf Anfrage

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OfficeRnD wurde für Betreiber entwickelt, die flexible Arbeitsbereiche verwalten, optimieren und ausbauen möchten. Wenn Sie Buchungen, Abrechnung und Mitgliederbindung über verschiedene Coworking-Standorte hinweg vereinfachen wollen, führt OfficeRnD diese Arbeitsabläufe in einer einzigen, einfach zu verwaltenden Plattform zusammen.

Für wen ist OfficeRnD am besten geeignet?

OfficeRnD ist eine starke Option für Community-Manager und Arbeitsplatzbetreiber, die mehrere Coworking-Standorte betreuen und eine zentrale Kontrolle über Mitgliedschaften und Ressourcen wünschen.

Warum ist OfficeRnD eine gute Alternative zu OfficeSpace?

Ich habe OfficeRnD gezielt ausgewählt, weil es die operative Komplexität beim Betreiben von Coworking-Spaces hervorragend meistert. Das Mitgliederportal ermöglicht es den Mitgliedern, Schreibtische, Besprechungsräume und private Büros zu buchen, ihre eigenen Tarife zu verwalten und Rechnungen selbstständig abzuwickeln, ohne das Personal kontaktieren zu müssen. 

Ich schätze zudem die integrierte Abrechnungs-Engine, die wiederkehrende Mitgliedsbeiträge, Tagespässe und Ressourcengebühren über mehrere Standorte hinweg automatisiert. Für Betreiber, die mit hoher Fluktuation und unterschiedlichen Tarifmodellen zu tun haben, nimmt diese Kombination aus Self-Service und automatisierter Abrechnung sehr viel manuelle Verwaltungsarbeit ab.

Wichtige Funktionen von OfficeRnD

• Growth Hub: Nutzen Sie eine integrierte E-Commerce-Engine für Ihr Coworking-Space, inklusive Online-Tarifbuchungen, Tagespass-Verkäufen und automatischer Vertragserstellung.
• AI Hub: Verwenden Sie einen KI-Vertriebsagenten, um Mitgliederanfragen zu erfassen und zu beantworten und Interessenten automatisch in Buchungen umzuwandeln – ganz ohne manuelles Nachfassen.
• Data Hub: Greifen Sie auf erweiterte Berichte und Analysen mit Looker zu, die Belegungsstatistiken, Umsatz pro Arbeitsplatz und Buchungsverhalten über Ihre Standorte hinweg visualisieren.
• Visitor Hub: Verwalten Sie Gästeempfang, Vorabregistrierung und Sendungsverfolgung direkt innerhalb derselben Plattform, die Ihr Team auch im Tagesgeschäft benutzt.

OfficeRnD-Integrationen

OfficeRnD bietet über 40 native Integrationen, darunter Xero, QuickBooks, Stripe, Google Workspace, Microsoft 365, Docusign, Slack, Kisi, Salto und Zapier. Eine API steht für individuelle Integrationen zur Verfügung.

Pros and Cons

Pros:

• Mitglieder können selbst Buchungen und Tarife verwalten
• Automatisierte Ressourcenvergabe über mehrere Standorte
• Anpassbare Abrechnungszyklen für verschiedene Mitgliedschaften

Cons:

• Berichtsvorlagen müssen manuell angepasst werden
• Begrenzte Möglichkeiten zur Anpassung des eigenen Brandings

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7

FM:Systems

Am besten geeignet für das Immobilienportfolio-Management

• Kostenlose Demo verfügbar
• Preise auf Anfrage

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FM:Systems ist eine Arbeitsplatzmanagement-Plattform, die für Organisationen entwickelt wurde, die Immobilienvermögen über mehrere Standorte hinweg optimieren müssen.

Für wen ist FM:Systems am besten geeignet?

FM:Systems ist eine gute Wahl für Immobilien-Teams in Unternehmen, die Arbeitsplätze und Immobiliendaten im großen Maßstab verwalten und analysieren müssen.

Warum ist FM:Systems eine gute Alternative zu OfficeSpace?

Ich habe FM:Systems wegen seiner Fähigkeiten im Immobilienportfoliomanagement ausgewählt, die tiefer gehen als die meisten Arbeitsplatz-Tools. Das Modul zur Mietvertragsverwaltung ermöglicht es, wichtige Vertragsdaten, Mieterhöhungen und Verpflichtungen im gesamten Immobilienportfolio von einem einzigen Dashboard aus zu überwachen. 

Ich schätze außerdem die Analysen zur Flächennutzung, die Sensor- und Ausweisdaten einbeziehen, um zu zeigen, wie verschiedene Etagen und Gebäude tatsächlich genutzt werden – nicht nur, wie sie geplant sind. Für Unternehmens-Teams, die Dutzende von Immobilien verwalten, erleichtert diese Transparenz die Entscheidung, wo konsolidiert, erweitert oder neu verhandelt werden soll, erheblich.

FM:Systems Hauptfunktionen

• Strategische Szenarienplanung: Modellieren Sie 'Was-wäre-wenn'-Flächenszenarien, um zu visualisieren, wie Portfolioänderungen mit zukünftigen Geschäftsanforderungen übereinstimmen, bevor Sie sich festlegen.
• Umzugsmanagement: Automatisieren Sie die Planung und Durchführung von Mitarbeiterumzügen in mehreren Einrichtungen und reduzieren Sie Störungen sowie manuellen Koordinationsaufwand.
• IoT-Arbeitsplatzsensoren: Setzen Sie Sensoren ein, um Echtzeitdaten zu Belegung, Luftqualität, Lärm und Temperatur in Ihren Gebäuden zu erfassen.
• Automatisiertes Ticketing für Arbeitsaufträge: Melden, leiten und verfolgen Sie Wartungsanfragen über ein zentrales System, um Ausfallzeiten von Einrichtungen zu vermeiden.

FM:Systems Integrationen

FM:Systems bietet native Integrationen mit AutoCAD, Revit, Okta, Microsoft Power BI, Microsoft Teams und Microsoft 365 und stellt eine API für individuelle Integrationen bereit.

Pros and Cons

Pros:

• Anpassbare Dashboards für Belegungsanalysen
• Starke Nachverfolgung von Mietverträgen und Immobilienlebenszyklen
• Visuelle Grundrissbearbeitung mit CAD-Integration

Cons:

• Die Einrichtung von Berichten kann komplex sein
• Aktualisierungen von Grundrissen erfordern manchmal Spezialisten

LEARN MORE ABOUT FM:SYSTEMS:

• Check out FM:Systems on their website

8

DeskFlex

Am besten geeignet für die Integration mit Microsoft Outlook

• 30-tägige kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar
• Preise auf Anfrage

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Rating: 5/5

DeskFlex ist ein flexibles Arbeitsplatz-Buchungssystem, das für Unternehmen und Organisationen entwickelt wurde, die ihre Büroräume optimieren möchten. Ich finde, es eignet sich besonders für Firmen, die gemeinsam genutzte Schreibtische, Besprechungsräume und Parkplätze über eine zentrale Plattform verwalten möchten.

Für wen ist DeskFlex am besten geeignet?

Facility Manager und IT-Teams in mittelgroßen und großen Unternehmen, die eine zentrale Planung von Büroressourcen benötigen.

Warum ist DeskFlex eine gute Alternative zu OfficeSpace?

Die Integration mit Microsoft Outlook ist der Hauptgrund, warum ich DeskFlex Teams empfehle, die bereits mit Microsoft 365 arbeiten. Ich schätze, dass Mitarbeitende Schreibtische, Besprechungsräume und Equipment direkt aus der Outlook-Oberfläche heraus buchen können – ohne zu einer separaten App oder einem Portal wechseln zu müssen. 

Die MS-Exchange-Synchronisierung hält Kalender auf allen Geräten automatisch aktuell, sodass eine Reservierung eines Raums in Outlook sofort unternehmensweit sichtbar ist. Für Unternehmen, bei denen Outlook das zentrale Tool für Terminplanung ist, fügt sich DeskFlex nahtlos in bestehende Arbeitsabläufe ein, statt die Mitarbeitenden auf eine neue Plattform umzustellen.

DeskFlex Hauptfunktionen

• Interaktive Grundrisskarten: Über eine visuelle Karte des Büros können Sie einen verfügbaren Schreibtisch oder Raum direkt im Lageplan auswählen und buchen.
• Besuchermanagement: Gäste können vorab registriert und das Einchecken über dieselbe Plattform wie die Schreibtisch- und Raumbuchungen verwaltet werden.
• QR-Code-Check-in: Mitarbeitende checken per QR-Code an gebuchten Arbeitsplätzen oder Räumen ein, was zudem bei der Erkennung und Freigabe von No-Show-Reservierungen hilft.
• Buchungsgenehmigungen: Buchungsanfragen können zur Freigabe an eine Führungskraft weitergeleitet werden, wenn für bestimmte Räume oder Ausstattungen eine Zugriffssteuerung erforderlich ist.

DeskFlex Integrationen

DeskFlex bietet native Integrationen im gesamten Microsoft-Ökosystem, einschließlich Microsoft Outlook, Exchange und Microsoft 365. Eine API steht für individuelle Integrationen zur Verfügung.

Pros and Cons

Pros:

• Outlook-Kalenderreservierungen werden sofort synchronisiert
• Anpassbare Workflows für Schreibtisch- und Raumbuchungen
• Flächenanalysen zur Auslastungsauswertung

Cons:

• Navigation in der mobilen App kann uneinheitlich sein
• Grundriss-Einrichtung erfordert Unterstützung durch den Anbieter

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• Check out DeskFlex on their website

9

Joan Desk Booking

Am besten für drahtlose Arbeitsplatzbuchungsgeräte geeignet

• Kostenlose Testversion verfügbar
• Ab $51/Monat

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Joan Desk Booking vereint Hard- und Software für ein nahtloses Arbeitsplatzmanagement vor Ort. Es eignet sich ideal für Büros, die intuitive Buchungsanzeigen und eine Echtzeit-Verfügbarkeit der Schreibtische ohne großen IT-Aufwand wünschen.

Für wen ist Joan Desk Booking am besten geeignet?

Büroadministratoren in hybriden Arbeitsumgebungen, die eine hardwaregestützte Lösung für sichtbare, aktuelle Schreibtischverfügbarkeit und Reservierungen benötigen.

Warum ist Joan Desk Booking eine gute Alternative zu OfficeSpace?

Ich habe Joan Desk Booking speziell dafür ausgewählt, wie es mit seinen drahtlosen E-Paper-Geräten das physische und digitale Arbeitsplatzmanagement miteinander verbindet. Die Joan 6 Pro- und Joan 13 Pro-Displays lassen sich kabellos überall im Büro mit einem Smart-Magneten befestigen und zeigen die aktuelle Schreibtischverfügbarkeit an, ohne dass Verkabelungen oder Infrastrukturänderungen erforderlich sind.

Ebenfalls schätze ich das System mit QR-Code und NFC-Aufklebern, das es Mitarbeitenden ermöglicht, direkt am Platz zu scannen, um spontan zu buchen oder eine bestehende Reservierung zu bestätigen – ganz ohne App-Navigation. Gerade für hybride Teams, die sich täglich mit Fragen zur Platzverfügbarkeit auseinandersetzen, ist eine derart sofortige, sichtbare Buchungsbestätigung direkt am Schreibtisch ein Mehrwert, den reine Software-Tools nicht bieten können.

Joan Desk Booking Hauptfunktionen

• Schreibtisch-Analysen: Einblick in Belegungsdaten und Auslastungstrends, filterbar nach Standort, Datum oder Abteilung und exportierbar für Berichte.
• Abteilungsregeln: Buchungsvorgaben pro Abteilung festlegen, inklusive Platzzuweisungen und Auslastungsgrenzen – direkt im Administrations-Dashboard.
• Platzvorschläge: Joan AI analysiert die bisherigen Buchungen jeder Person und empfiehlt automatisch den besten verfügbaren Arbeitsplatz.
• Geolocation-Check-In: Mitarbeitende können sich dank aktivierter Standortfreigabe in der mobilen App beim Betreten des Büros automatisch einchecken.

Joan Desk Booking Integrationen

Joan Desk Booking bietet native Integrationen mit Google Workspace, Microsoft 365 und Slack. Eine API für individuelle Anbindungen ist verfügbar.

Pros and Cons

Pros:

• Drahtlose Displays benötigen keine Strom- oder Netzwerkkabel
• QR-Codes und NFC für sofortige Schreibtischbuchung
• Eingebaute Digital Signage-Funktionen

Cons:

• Schreibtischstatus wird nicht immer sofort aktualisiert
• Teilweise Probleme mit der Touch-Empfindlichkeit der Displays

LEARN MORE ABOUT JOAN DESK BOOKING:

• Check out Joan Desk Booking on their website

10

Skedda

Am besten geeignet für Self-Service-Schreibtischreservierungen

• Kostenlose Demo verfügbar
• Ab $99/Monat (jährliche Abrechnung)

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Rating: 4.8/5

Skedda ist eine Plattform für die Verwaltung von Schreibtischen und Räumen, die für Organisationen entwickelt wurde, die auf flexible Sitzplatzmodelle umsteigen. Sie eignet sich für Facility-Teams, Office-Manager und hybride Arbeitsplätze, die anpassbare Regeln dafür benötigen, wie Personen Schreibtische und Räume in gemeinsam genutzten Umgebungen reservieren können.

Für wen ist Skedda am besten geeignet?

Skedda ist ideal für Facility Manager und IT-Teams in mittelständischen Unternehmen, die richtlinienbasierte, von Nutzern verwaltete Schreibtischreservierungen benötigen.

Warum ist Skedda eine gute Alternative zu OfficeSpace?

Ich habe Skedda wegen seines Self-Service-Buchungsmodells ausgewählt, das die Kontrolle über Reservierungen direkt in die Hände der Mitarbeitenden legt, ohne dass die Verwaltung bei jeder Anfrage eingreifen muss. Besonders nützlich finde ich die Buchungsregel-Engine—Sie können Regeln festlegen, z.B. wie viele Tage im Voraus eine Buchung möglich ist, bestimmte Schreibtische auf bestimmte Teams beschränken oder eine Freigabe für Premium-Bereiche verlangen. 

Ebenfalls gefällt mir die interaktive Kartenansicht, bei der die Mitarbeitenden direkt auf einen Grundriss klicken, um Verfügbarkeiten zu prüfen und innerhalb von Sekunden einen Schreibtisch zu buchen. Die Kombination aus visueller Buchung und regelbasierten Kontrollen macht Skedda zur passenden Lösung für hybride Teams mit gemeinsam genutzten Arbeitsplätzen.

Schlüsselfunktionen von Skedda

• Check-in-Bestätigung: Mitarbeitende müssen zu ihrer Buchung einchecken, um No-Shows zu vermeiden und ungenutzte Schreibtische automatisch freizugeben.
• Nutzungsanalysen: Sehen Sie Berichte über die Auslastung, um zu erkennen, welche Bereiche Ihrer Standorte über- oder unternutzt sind.
• Verwaltung mehrerer Standorte: Buchungen für mehrere Bürostandorte über ein zentrales Admin-Dashboard verwalten.
• Benutzerzugriffssteuerung: Unterschiedliche Berechtigungsstufen für Nutzer, Teams oder Abteilungen festlegen, um zu steuern, wer welche Plätze buchen darf.

Skedda-Integrationen

Skedda bietet native Integrationen mit Microsoft 365, Google Workspace, Okta, Azure Active Directory und Slack sowie eine API für individuelle Integrationen.

Pros and Cons

Pros:

• Visualisierter Grundriss für interaktive Schreibtischauswahl
• Erweiterte Buchungsrichtlinien und Freigabeworkflows
• Automatisierter Check-in zur Vermeidung von No-Shows

Cons:

• Begrenzte Anpassungsmöglichkeiten für Benachrichtigungsvorlagen
• Sitzplatzänderungen können Admin-Eingriffe erfordern

New Product Updates from Skedda

June 7 2026

Skedda Adds Microsoft Sync Approvals

Skedda now supports booking approval rules for Microsoft two-way synced spaces, keeping Outlook bookings tentative until approved in Skedda and then syncing as accepted. For more information, visit Skedda's official site.

LEARN MORE ABOUT SKEDDA:

• Check out Skedda on their website
• Read my in-depth review of Skedda
• Explore best alternatives to Skedda

Weitere OfficeSpace Alternativen

Hier finden Sie weitere OfficeSpace-Alternativen, die es zwar nicht auf meine Kurzliste geschafft haben, aber dennoch einen Blick wert sind:

1. Eden

   Am besten geeignet für das Management von Arbeitsplatzservices

OfficeSpace Alternativen Auswahlkriterien

Bei der Auswahl der besten OfficeSpace-Alternativen auf dieser Liste habe ich gängige Bedürfnisse von Käufern und typische Probleme rund um OfficeSpace-Alternative-Produkte berücksichtigt, wie die Vermeidung von Leerstand und das effiziente Management hybrider Arbeitsplätze. Zudem habe ich das folgende Schema verwendet, um meine Bewertung strukturiert und fair zu halten:

Kernfunktionen (25% der Gesamtbewertung) Für die Aufnahme in diese Liste musste jede Lösung folgende Anwendungsfälle erfüllen:

• Schreibtische und Besprechungsräume reservieren
• Echtzeit-Verfügbarkeit von Flächen anzeigen
• Wiederkehrende Buchungen verwalten
• Nutzungsstatistiken verfolgen
• Flexible Stornierung von Buchungen ermöglichen

Zusätzliche besondere Funktionen (25% der Gesamtbewertung) Um die Auswahl weiter einzuschränken, habe ich auch nach einzigartigen Funktionen gesucht, wie zum Beispiel:

• Interaktive Grundrisskartierung
• Besuchermanagement-Tools
• Optionen zur Einhaltung von Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften
• Sensorintegrationen zur Belegungsverfolgung
• Automatisiertes Ein- und Auschecken

Benutzerfreundlichkeit (10% der Gesamtbewertung) Um die Benutzerfreundlichkeit jedes Systems einzuschätzen, habe ich Folgendes berücksichtigt:

• Einfache Navigation und Dashboard-Layout
• Konsistente Leistung auf Mobilgeräten und Desktop
• Anpassbare Ansichten für verschiedene Rollen
• Schnelle Systemreaktionszeiten
• Klar beschriftete Buchungsaktionen

Onboarding (10% der Gesamtbewertung) Um die Onboarding-Erfahrung auf jeder Plattform zu bewerten, habe ich Folgendes berücksichtigt:

• Geführte Produkttouren für neue Nutzer
• Bibliothek mit Schulungsvideos und Dokumentation
• Einsatzbereite Buchungsvorlagen
• Zugang zu Onboarding-Webinaren
• Verfügbarkeit von Live-Chat für Onboarding-Unterstützung

Kundensupport (10% der Gesamtbewertung) Um die Kundensupport-Dienste jedes Softwareanbieters zu bewerten, habe ich Folgendes berücksichtigt:

• Zugriff auf Live-Chat oder Telefonsupport
• Zeitnahe Antworten auf Supportanfragen
• Verfügbarkeit von Schritt-für-Schritt-Anleitungen
• Community-Forum oder Wissensdatenbank
• Proaktive Unterstützung beim Onboarding

Preis-Leistungs-Verhältnis (10% der Gesamtbewertung) Um das Preis-Leistungs-Verhältnis jeder Plattform zu bewerten, habe ich Folgendes berücksichtigt:

• Transparente Preisstruktur
• Funktionsumfang auf jeder Stufe
• Verfügbarkeit von kostenloser Testversion oder Demo
• Flexible Vertragsbedingungen
• Skalierbarkeit je nach Teamgröße

Kundenbewertungen (10% der Gesamtbewertung) Um das allgemeine Kundenzufriedenheitsbild zu erfassen, habe ich Folgendes beim Lesen von Kundenbewertungen berücksichtigt:

• Feedback zur Buchungszuverlässigkeit
• Kommentare zur Integrationsqualität
• Meinungen zur Reaktionsfähigkeit des Kundendienstes
• Lob für die Benutzerfreundlichkeit
• Gemeldete Probleme mit mobilen oder Web-Apps

Warum nach einer OfficeSpace-Alternative suchen?

Obwohl OfficeSpace eine gute Wahl unter den OfficeSpace-Alternativen ist, gibt es mehrere Gründe, warum manche Nutzer alternative Lösungen suchen. Vielleicht suchen Sie nach einer OfficeSpace-Alternative, weil…

• Unterstützung für stark verteilte oder globale Teams benötigt wird
• Sie erweiterte Analysen und Berichtsfunktionen wünschen
• Weitere Integrationen mit HR- oder Facility-Tools erforderlich sind
• Sie eine größere Anpassung der Buchungsabläufe bevorzugen
• Sie Compliance-Anforderungen in bestimmten Regionen erfüllen müssen

Wenn Ihnen einer dieser Punkte bekannt vorkommt, sind Sie hier genau richtig. Meine Liste enthält mehrere OfficeSpace-Alternativen, die für Teams, die mit diesen Herausforderungen bei OfficeSpace konfrontiert sind und nach Alternativen suchen, besser geeignet sind.

OfficeSpace Schlüsselfunktionen

Hier sind einige der wichtigsten Funktionen von OfficeSpace, damit Sie die angebotenen Alternativen besser vergleichen und beurteilen können:

• Schreibtischbuchung: Reservieren Sie gemeinsam genutzte Schreibtische oder Arbeitsplätze nach Bedarf oder im Voraus, mit Echtzeit-Transparenz zur aktuellen Verfügbarkeit für den Einsatz vor Ort, im hybriden Modell oder für Hot Desking.
• Raumbuchung: Buchen Sie Besprechungsräume mit Kapazitätsfiltern, Ausstattungswünschen und Konfliktmanagement, damit Sie immer den passenden Raum für Ihre Teamsitzungen zur Verfügung haben.
• Interaktive Raumpläne: Navigieren und wählen Sie Flächen anhand einer digitalen Karte Ihres Arbeitsplatzes, um einfach zu sehen, was verfügbar ist und wo sich Teams befinden.
• Besucherverwaltung: Registrieren Sie Gäste, automatisieren Sie das Einchecken, drucken Sie Besucherausweise und verfolgen Sie Besucherströme, um ein sicheres und einladendes Arbeitsumfeld zu gewährleisten.
• Analyse der Flächenauslastung: Verfolgen Sie Nutzungsmuster und Auslastungsraten mit Dashboards und Berichten, um zukünftige Immobilienentscheidungen zu unterstützen und Ressourcen besser zu verteilen.
• Umzugsmanagement: Planen, koordinieren und führen Sie Mitarbeiterumzüge oder Arbeitsplatzveränderungen durch, mit automatisierten Benachrichtigungen und detaillierter Fortschrittsverfolgung.
• Wartungsanfragen: Geben Sie Störungsmeldungen auf, überwachen Sie diese und verwalten Sie Servicetickets für die Facility, um Probleme schnell zu lösen und den reibungslosen Betrieb sicherzustellen.
• Richtliniendurchsetzung: Legen Sie Buchungsregeln, Kapazitätsgrenzen und Reinigungspläne fest, um Unternehmensrichtlinien einzuhalten und Gesundheit sowie Sicherheit zu unterstützen.
• Mobiler Zugriff: Verwalten Sie Buchungen, Check-ins und Flächendetails per mobiler App für Mitarbeiter unterwegs oder an mehreren Standorten.