So wählen Sie Lohnabrechnungssoftware aus: Der Leitfaden eines Experten
Die Auswahl einer Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware wird schnell kompliziert: Jeder Anbieter verspricht Genauigkeit und Automatisierung, doch die tatsächlichen Unterschiede zeigen sich erst, wenn man genauer hinsieht. Ich habe viel Zeit damit verbracht, diese Tools zu bewerten, und weiß, wie leicht man sich von ansprechenden Demos überzeugen lässt und dabei übersieht, was für das eigene Team wirklich wichtig ist.
Bei einer falschen Entscheidung drohen Probleme mit der Compliance, frustrierte Mitarbeitende und später eine schmerzhafte Migration. Dieser Leitfaden zeigt dir genau, worauf du achten, welche Fragen du stellen und was du testen solltest, bevor du dich festlegst.
11 Dinge, auf die du bei der Auswahl einer Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware achten solltest
Wenn du eine Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware auswählst, entscheidest du dich nicht einfach nur für ein Tool, sondern für ein zentrales System, das Compliance, Finanzen, das Vertrauen der Mitarbeitenden und die Geschäftskontinuität beeinflusst.
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Ich gehe davon aus, dass du die wichtigsten Funktionen von Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware kennst, daher gehe ich hier nicht näher darauf ein.
Wenn ich eine neue Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware für meine Organisation auswählen würde, würde ich auf Folgendes achten:
1. Kann sie verschiedene Mitarbeitendentypen effektiv unterstützen?
Vielleicht beschäftigst du eine Mischung aus Angestellten mit festem Gehalt, auf Stundenbasis bezahlten Mitarbeitenden und Auftragnehmern. Da Mitarbeitende anhand ihrer Arbeitszeiten, Zusatzleistungen und Tätigkeitsarten eingestuft werden, muss deine HR-Software mit Lohn- und Gehaltsabrechnung in der Lage sein, auf die spezifischen Anforderungen deiner Belegschaft einzugehen.
Einige Systeme sind speziell auf die Anforderungen der Lohn- und Gehaltsabrechnung von Vollzeitkräften oder Vertragsmitarbeitenden ausgerichtet, während andere flexible Kategorisierungsoptionen anbieten.
Darüber hinaus bieten einige Dienste Self-Service-Portale an, über die Mitarbeitende Steuerinformationen einreichen und Arbeitszeiten sowie Abrechnungszeiträume einsehen können.
2. Lässt sich die Software problemlos in andere Systeme integrieren?
Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware lässt sich integrieren in HRMS, Buchhaltungssoftware, Systeme zur Arbeitszeit- und Anwesenheitserfassung, Plattformen zur Steuerabgabe, Software zur Verwaltung von Zusatzleistungen, ERP-Systeme, Systeme für die direkte Gehaltsüberweisung, Compliance-Tools, mobile Anwendungen und Lernmanagementsysteme.
Wenn du dich für ein eigenständiges Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem entscheidest, muss es Informationen mit deinem HRMS oder HRIS, Buchhaltungssystem oder deiner Zeiterfassungssoftware austauschen können. In diesem Fall lohnt es sich zu prüfen, wie einfach sich diese Integrationen einrichten lassen.
3. Werden Steuern berechnet, einbehalten und abgeführt?
Die Verwaltung von Lohn- und Gehaltssteuern ist ein echtes Problemfeld. Ein zuverlässiges Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem vereinfacht die Berechnung, den Einbehalt und die Abführung von Steuern und verhindert kostspielige Fehler.
Es sollte außerdem Pfändungen vom Arbeitsentgelt reibungslos abwickeln und die Einhaltung gerichtlicher Anordnungen zu Abzügen für Kindesunterhalt, Steuerforderungen oder andere Verpflichtungen sicherstellen.
Achte auf einen Anbieter, der nicht nur die korrekten Beträge einbehält, sondern diese auch bei den zuständigen Behörden einreicht.
Auf ein paar Dinge solltest du achten:
- Ist der Anbieter ein beim IRS registrierter Meldungsbeauftragter?
- Wird die Genauigkeit der Steuererklärungen „garantiert“, d. h. übernimmt der Anbieter die Kosten für etwaige Fehler?
4. Bietet sie direkte Gehaltsüberweisungen an?
Laut einer Umfrage der American Payroll Association werden 93 % der Mitarbeitenden per elektronischer Überweisung bezahlt. Daher ist dies eine wichtige Funktion, auf die ich bei einer Lösung für die Lohn- und Gehaltsabrechnung achten würde.
5. Bietet sie flexible Optionen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung?
Vielleicht möchtest du Mitarbeitende je nach Bedarf wöchentlich, zweiwöchentlich, halbmonatlich oder monatlich bezahlen. Daher ist die Möglichkeit, eine unbegrenzte Anzahl von Abrechnungen mit unterschiedlichen Intervallen durchzuführen, praktisch.
Darüber hinaus ist Lohnzahlung auf Abruf ein sehr geschätzter Vorteil, der Beschäftigten größere finanzielle Flexibilität bietet.
6. Unterstützt es mehrere Standorte?
Wenn Ihre Organisation in verschiedenen Gebieten tätig ist (oder Sie glauben, dass dies künftig der Fall sein könnte, etwa wenn Sie ein neues Restaurant als Franchise eröffnen, für das eine Lohnabrechnung erforderlich ist), kann die Software dann die Vergütung für den jeweiligen Arbeitsort jedes Mitarbeiters berechnen und auszahlen?
7. Welche Berichtsfunktionen bietet das System?
Lohnabrechnungsdaten sind eine Goldgrube für die Finanzplanung, Compliance-Prüfungen und die Personalstrategie. Fragen Sie nach integrierten Berichten wie Zusammenfassungen der Lohnabrechnung, Steuerverbindlichkeiten, Abzügen für Zusatzleistungen und Analysen der Arbeitskosten. Prüfen Sie, ob Berichte angepasst oder automatisch geplant werden können.
Erkundigen Sie sich außerdem, ob die Berichte als CSV exportiert werden können oder sich direkt in Ihre Buchhaltungstools integrieren lassen.
Glauben Sie mir: Die Möglichkeit, übersichtliche und umsetzbare Berichte zu erstellen, kann Zeit sparen und die Entscheidungsfindung verbessern. Daher sollten Sie darauf unbedingt achten, selbst wenn Sie eine Lohnabrechnungssoftware für ein kleines Unternehmen auswählen.
8. Sind die Preismodelle skalierbar?
Natürlich unterscheiden sich die Anforderungen an eine Lohnabrechnungssoftware für ein kleines lokales Unternehmen erheblich von denen einer großen multinationalen Organisation.
Die von Ihnen bewerteten Anbieter haben wahrscheinlich mehrere Optionen für die Preisgestaltung von Lohnabrechnungssystemen, abhängig von der Unternehmensgröße und den Anforderungen.
In der Regel umfassen Abonnementpläne eine monatliche Grundgebühr und eine monatliche Gebühr pro Mitarbeiter. Ein gutes Beispiel für einen Anbieter von Lohnabrechnungssoftware, der diesem Modell folgt, ist Gusto. Das Unternehmen berechnet Unternehmen eine Grundgebühr von $40 pro Monat zuzüglich $6 für jeden Mitarbeiter. Ein Unternehmen mit 100 Mitarbeitern würde somit $640 pro Monat zahlen.
Viele monatliche Abonnementpläne umfassen mehrere Stufen, etwa für Start-ups oder Unternehmen, die jeweils unterschiedliche Funktionen und Dienstleistungen für die Lohnabrechnung anbieten. Die teureren Pläne können zusätzliche technische Unterstützung, zusätzliche HR-Unterstützung, mehrere Standorte und einen persönlichen Buchhalter zur Vorbereitung und Einreichung von Steuererklärungen umfassen.
Das monatliche Abonnementmodell wird von Unternehmen unabhängig von ihrer Größe bevorzugt, da es eine geringe monatliche Gebühr und Optionen zur Skalierbarkeit bietet.
Alternativ kann eine kostenlose Lohnabrechnungslösung alle wichtigen benötigten Funktionen ohne die hohen Kosten herkömmlicher Systeme bereitstellen, wobei Sie möglicherweise auf fortschrittlichere Funktionen verzichten müssen.
9. Wie sicher ist es?
Lohnabrechnungssoftware speichert vertrauliche Mitarbeiterinformationen. Daher ist es wichtig sicherzustellen, dass jede Lösung, die Sie in Betracht ziehen, die folgenden Sicherheitsmaßnahmen bietet:
- PCI-Konformität
- MFA (Multifaktor-Authentifizierung)
- Datenverschlüsselung
- Passwortschutz
- Beschränkte Zugriffsberechtigungen
10. Wie gut ist der Kundenservice?
Wenn Sie die Lohnabrechnung selbst verwalten, ist es besonders wichtig, alles richtig zu machen. Daher müssen Probleme schnell behoben werden. Aus diesem Grund achte ich immer auf den Umfang des verfügbaren Kundensupports und lese Bewertungen zum Kundensupport.
Einige zu bewertende Faktoren:
- Hilfreiche Artikel und Videos
- Kundensupport-Hotlines
- Online-Chat
- Interne Experten für Lohnabrechnung.
11. Ist es anpassbar?
Die von Ihnen gewählte Lohnabrechnungssoftware muss an die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst werden können. Upgrades oder Ergänzungen lassen sich häufig zur Software hinzufügen, um besondere Zeitpläne, Währungen oder Steuereinstellungen zu berücksichtigen.
Außerdem sollten Sie nach anpassbaren Analyse-Dashboards für die Vergütungsberichterstattung suchen, die auf spezifische Anforderungen zugeschnitten werden können.
Zu berücksichtigende Gehaltsabrechnungsoptionen
Vor diesem Hintergrund sind hier einige Gehaltsabrechnungsoptionen, die Sie berücksichtigen sollten:
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Weitere Informationen finden Sie in unserer Auswahl der besten Software für die Gehaltsabrechnung.
5-Schritte-Prozess zur Auswahl einer Software für die Gehaltsabrechnung
Folgen Sie abschließend diesem 5-Schritte-Prozess, um die richtige Software auszuwählen.
Schritt eins: Bedürfnisse ermitteln
Nehmen Sie sich vor der Recherche nach Anbietern Zeit, um die spezifischen Anforderungen Ihrer Beteiligten zu verstehen, darunter Mitglieder Ihres Gehaltsabrechnungsteams, Führungskräfte, Manager und reguläre Mitarbeitende.
Fragen, die Ihnen helfen, Ihre Anforderungen zu ermitteln:
- Mit welchen häufigsten Herausforderungen ist die Personal-, Gehaltsabrechnungs- oder Buchhaltungsabteilung konfrontiert?
- Wie wird jeder Beteiligte die neue Software nutzen? Wäre eine Unternehmenssoftware für die Gehaltsabrechnung besser geeignet?
- In welchen Bereichen bleibt das aktuelle HR-System oder der aktuelle Prozess hinter den Erwartungen zurück? (Prozessmapping kann hierbei helfen.)
- Welche Beschwerden im Zusammenhang mit der Gehaltsabrechnung treten am häufigsten auf?
- Wie wird sich die von Ihnen erworbene neue Software in Ihre HR-Technologieumgebung integrieren?
- Welche Richtlinien und gesetzlichen Anforderungen gelten in Ihrem Unternehmen in Bezug auf Datensicherheit, Lieferantenvielfalt, Lieferantenverträge usw.?
- Wie technikaffin ist Ihr Team? Die von Ihnen ausgewählte Software sollte weder bei der Einrichtung noch bei der Nutzung komplexer sein, als Ihr Team bewältigen kann.
- Wie hoch ist Ihr Budget?
- Welche Rendite auf die Investition (ROI) würden Sie erwarten?
Diese Fragen helfen Ihnen zu bestimmen, was Sie genau von Ihrer HR-Software benötigen, einschließlich des Untertyps der Software für die Gehaltsabrechnung, den Sie wahrscheinlich am dringendsten benötigen.
Holen Sie Feedback von Ihren Stakeholdern ein (die IT- und Finanzabteilung sind immer hilfreich) und nutzen Sie dieses Feedback, um Anwendungsfälle zu formulieren und eine Matrix zu erstellen, in der Sie vergleichen, was für die einzelnen Stakeholdergruppen wichtig ist.
Nun können Sie das Gespräch mit Anbietern führen und ihnen eine Liste mit unverzichtbaren und wünschenswerten Funktionen für die jeweiligen Benutzer vorlegen.
Schritt zwei: Anbieter recherchieren
Nun ist es an der Zeit, Marktforschung zu betreiben und sich mit den führenden Gehaltsabrechnungsanbietern für Ihren Anwendungsfall vertraut zu machen. Zahlreiche Websites (wie unsere!) haben es sich zur Aufgabe gemacht, die besten Softwareoptionen für verschiedene Anforderungen und Anwendungsfälle aufzulisten.
Teams beispielsweise, die von überall aus Zugriff innerhalb der Anwendung oder über den Browser benötigen, könnten Online-Software für die Gehaltsabrechnung vergleichen, während diejenigen, die menschliche Fehler reduzieren und den Verwaltungsaufwand senken möchten, Tools für die automatisierte Gehaltsabrechnung in Betracht ziehen können.
Wenn Sie die Gehaltsabrechnung hingegen vollständig auslagern möchten, werden Sie eine ganz andere Auswahl an Anbietern recherchieren. Die Vor- und Nachteile der Auslagerung der Gehaltsabrechnung an ein anderes Unternehmen müssen Sie verstehen.
Nehmen Sie sich die Zeit, die Website jedes Anbieters zu studieren und sich Notizen zu allen Fragen zu machen, die sich ergeben. Gibt es Fallstudien und Bewertungen, die den Hauptzweck oder das wichtigste Verkaufsargument des Tools veranschaulichen?
Sie können auch Online-Communities beitreten oder Ihr Netzwerk nach Empfehlungen fragen.
Einige anbieterbezogene Fragen, die Sie stellen sollten:
- Wer sind die besten Anbieter für Ihren Anwendungsfall?
- Welche Anbieter werden in ihrer Kategorie am besten bewertet?
- Welche Funktion jedes Tools wird am besten bewertet?
- Richtet sich das Tool an kleine und mittlere Unternehmen oder eignet es sich eher für den Einsatz in Großunternehmen?
- Was sagen Kundenbewertungen und Erfahrungsberichte aus? Welche Vor- und Nachteile werden am häufigsten genannt?
- Welche Art von Einführung, Schulungen, Support und anderen Ressourcen bietet der Anbieter an?
- Ist eine umfassende Dokumentation verfügbar?
- Erfüllen die Funktionen des Tools Ihre Anforderungen?
- Lässt sich die Software in die HR-Tools integrieren, die Sie bereits verwenden?
- Ist die Benutzeroberfläche optisch ansprechend?
- Ist die Benutzererfahrung positiv?
- Ist die Navigation intuitiv und die Bedienung einfach?
- Ist dieses Tool für Ihre Anforderungen an das Personalmanagement zu einfach oder zu komplex?
- Bietet es die erforderliche Flexibilität oder Anpassbarkeit?
- Bietet es robuste Sicherheitsstandards und erfüllt es Datenschutzbestimmungen und bewährte Verfahren? Ist eine Vor-Ort-Installation verfügbar?
- Entspricht der Preis Ihrem Budget? Ist die Preisgestaltung transparent?
- Ist der Preis angesichts der Funktionen der Software gerechtfertigt? Sind bestimmte wichtige Funktionen nur in teureren Preisstufen verfügbar?
- Bietet der Anbieter eine Demo oder eine kostenlose Testversion an?
Schritt drei: Eine Auswahlliste erstellen und Kontakt aufnehmen
Nachdem Sie nun einige vielversprechende Anbieter identifiziert haben, ist es an der Zeit, tiefer einzusteigen und einige Demo-Gespräche zu vereinbaren.
- Senden Sie jedem Anbieter eine Informationsanfrage (RFI), damit Sie Ihre Optionen Punkt für Punkt vergleichen können.
- Wenn Sie wirklich gründlich vorgehen möchten, senden Sie jedem Anbieter auf Ihrer Auswahlliste eine Aufforderung zur Angebotsabgabe (RFP). Diese enthält wichtige Informationen über Ihr Unternehmen, Ihre spezifischen Anforderungen, einen Anbieterfragebogen sowie alle besonderen Regeln für die Einreichung des Angebots, die eingehalten werden müssen, beispielsweise Einreichungsfristen.
- Vereinbaren Sie ein Gespräch mit dem Vertriebsmitarbeiter des Anbieters und gehen Sie Ihre Fragen durch.
Diese Gespräche, die idealerweise auch Vorführungen des Produkts im Einsatz umfassen sollten, helfen Ihnen außerdem dabei, ein Gefühl für den Anbieter zu bekommen und einzuschätzen, ob Sie eine gute Partnerschaft aufbauen können.
Verwenden Sie zum Vergleich der Anbieter diese praktische Bewertungsvorlage.
Schritt vier: Die geschäftliche Begründung erstellen
Nachdem Sie all diese Daten gesammelt haben, ist es an der Zeit, Ihre geschäftliche Begründung zusammenzustellen. Das muss kein 10-seitiges Dokument sein; es kann auch so einfach wie ein einseitiges Memo sein (denn wer hat schon Zeit, ohnehin 10 Seiten zu lesen?).
Entscheidungsträger suchen nach Antworten auf die folgenden Fragen:
- Wie viel kostet es?
- Welche Problempunkte wird die Software lösen?
- Was passiert, wenn wir nicht in die Software investieren?
- Wie lange wird die Implementierung dauern?
- Warum müssen wir jetzt investieren?
- Wie hoch ist der ROI der Implementierung dieser Software?
Möglicherweise kennen Sie die Antwort auf die Kostenfrage noch nicht; wenn Sie jedoch in dieser Phase eine Genehmigung einholen, schaffen Sie die Voraussetzungen für Ihren Erfolg.
Hier ist eine Vorlage für eine geschäftliche Begründung, die Sie für Software zur Automatisierung der Lohnabrechnung verwenden können:
- Zusammenfassung für Führungskräfte: Kurzer Überblick über den Vorschlag, die wichtigsten Vorteile der Lohnabrechnungssoftware und die Schlussfolgerungen.
- Aktuelle Situation und Problembeschreibung: Beschreibung des aktuellen Zustands sowie der konkreten Herausforderungen oder Probleme, die angegangen werden.
- Vorgeschlagene Lösung und Vorteile: Detaillierte Beschreibung der vorgeschlagenen Lösung und ihrer erwarteten Vorteile, einschließlich einer Kosten-Nutzen-Analyse.
- Implementierungsplan und Risikobewertung: Schrittweise Implementierungsstrategie, Zeitrahmen sowie eine Zusammenfassung potenzieller Risiken mit Maßnahmen zu ihrer Minderung.
- Fazit und Empfehlungen: Eine prägnante Zusammenfassung der geschäftlichen Begründung mit abschließenden Empfehlungen für die Entscheidungsträger.
Schritt fünf: Implementierung und Einarbeitung
Die Auswahl der richtigen Software ist nur die halbe Arbeit. Meiner Erfahrung nach ist dies der Punkt, an dem die meisten Implementierungen unbemerkt aus dem Ruder laufen. Das liegt nicht unbedingt immer daran, dass die Software falsch ist, sondern daran, dass der Einführungsplan unzureichend vorbereitet wurde.
Eine reibungslos verlaufende Implementierung hängt von drei Dingen ab: klarer Verantwortlichkeit, konsequenter Kommunikation und einer Feedbackschleife, die Probleme erkennt, bevor sie einen laufenden Abrechnungslauf beeinträchtigen. So würde ich dabei vorgehen:
- Einen einzigen Implementierungsverantwortlichen bestimmen: Eine Person sollte für den Zeitplan der Einführung, die Koordination mit dem Anbieter und die interne Kommunikation verantwortlich sein. Geteilte Verantwortung führt dazu, dass Aufgaben nicht erledigt werden.
- Die Veränderung frühzeitig kommunizieren: Teilen Sie Ihrem Team mit, was sich ändert, warum es sich ändert und was dies für die Mitarbeitenden bedeutet. Für Mitarbeitende ist vor allem wichtig, ob ihre Bezahlung betroffen sein wird; sprechen Sie diesen Punkt daher direkt und klar an.
- Zunächst parallele Lohnabrechnungen durchführen: Gehen Sie nicht ohne Vorbereitung live. Führen Sie mindestens einen Abrechnungszyklus in Ihrem alten und neuen System parallel durch, um zu überprüfen, ob die Ergebnisse übereinstimmen, bevor Sie umstellen.
- Nach Rolle statt nach Abteilung schulen: Lohnabrechnungsmanager, HR-Generalisten und Mitarbeitende nutzen das System auf unterschiedliche Weise. Eine Einheitslösung bei der Schulung verschwendet Zeit und hinterlässt Lücken; stellen Sie jedoch sicher, dass alle Beteiligten die für ihre Rolle erforderlichen Kenntnisse erwerben.
- Ein Feedback-Zeitfenster einplanen: Legen Sie einen bestimmten Zeitraum nach dem Start fest—ich würde vier bis sechs Wochen empfehlen—, in dem Nutzer Probleme melden können. Machen Sie es einfach, Probleme ohne Angst vor negativen Konsequenzen zu melden.
Verwenden Sie diese Tabelle, um die wichtigsten Meilensteine der Implementierung vor Ihrem ersten Live-Abrechnungslauf zu verfolgen:
| Meilenstein | Verantwortlich | Zieldatum | Status |
|---|---|---|---|
| Datenmigration abgeschlossen | Leitung IT/Gehaltsabrechnung | [Datum] | — |
| Paralleler Gehaltsabrechnungslauf | Leitung Gehaltsabrechnung | [Datum] | — |
| Rollenbasierte Schulung durchgeführt | Leitung Personalwesen | [Datum] | — |
| Mitarbeiterkommunikation versendet | Personalwesen/Kommunikation | [Datum] | — |
| Abnahme des Produktivstarts | Implementierungsverantwortliche | [Datum] | — |
Am Ende dieses Schritts sollte Ihr Team die Gehaltsabrechnung sicher im neuen System durchführen, und Sie sollten über einen klaren Kanal verfügen, über den noch bestehende Probleme gemeldet werden können. Denken Sie daran: Das Ziel ist kein perfekter Start, sondern ein stabiler.
Ihr nächster Schritt: Machen Sie es offiziell
Nachdem Sie nun einen Rahmen für die Auswahl des richtigen Tools haben, lohnt es sich, zu verstehen, worauf Sie sich tatsächlich einlassen. Informieren Sie sich über die Vorteile von Gehaltsabrechnungssoftware, um zu sehen, wie sich das richtige System in Ihren gesamten Personalprozessen auszahlt – von Compliance und Cashflow-Prognosen bis hin zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter.
