Was ist Lohnabrechnung: Ihr vollständiger Leitfaden

Wenn Sie ganz neu im Bereich der Lohnabrechnung sind, sollten Sie ein kostenloses Lohnabrechnungsverwaltungstool verwenden, um den Prozess reibungslos abzuwickeln, ohne Kosten zu verursachen, bis Sie bereit sind, auf die nächste Stufe zu wechseln.

Was ist eine Lohnabrechnung?

Lohnabrechnung bezeichnet den Prozess, durch den Arbeitgeber ihre Mitarbeiter für ihre Arbeit bezahlen. Dazu gehören die Berechnung der Mitarbeitervergütung, das Einbehalten von Steuern und anderen Abzügen sowie die Auszahlung der Vergütungen.

Zur Lohnabrechnung gehört auch die Führung von Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden, die Sicherstellung der Einhaltung von Steuergesetzen und die Einreichung notwendiger Lohnabrechnungsberichte bei staatlichen Behörden.

\u0022Viele Kunden sind wegen der Komplexität der Lohnabrechnung besorgt. Das Problem liegt oft nicht in den Lohnabrechnungsberechnungen selbst, sondern darin, die Vorschriften jedes Landes einzuhalten.

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Norma Delgado

Gründerin von Global Payroll Geeks Opens new window

Warum ist die Lohnabrechnung wichtig?

Eine korrekte und effiziente Lohnabrechnungsverwaltung ist aus mehreren Gründen unerlässlich. Erstens stellt sie sicher, dass Mitarbeiter die korrekte Vergütung für ihre Arbeit erhalten, was, da bin ich sicher, auch für Sie von entscheidender Bedeutung ist!

Darüber hinaus hilft eine ordnungsgemäße Lohnabrechnungsverwaltung Unternehmen dabei, die Lohnsteuergesetze und -vorschriften einzuhalten und so Strafen und rechtliche Probleme zu vermeiden. Sie liefert außerdem wertvolle Einblicke in die Arbeitskosten und die Produktivität der Mitarbeiter und ermöglicht der Geschäftsleitung fundierte Entscheidungen.

Lohnabrechnungsvorschriften

In den Vereinigten Staaten wird die Lohnabrechnung durch verschiedene bundesstaatliche, einzelstaatliche und lokale Gesetze geregelt, die dem Schutz der Arbeitnehmerrechte und der Sicherstellung fairer Vergütungspraktiken dienen.

Zu den wichtigsten Lohnabrechnungsvorschriften in den USA gehören:

• Gesetz über faire Arbeitsstandards (FLSA): Die FLSA legt Mindestlohn, Anspruch auf Überstundenvergütung, Aufzeichnungspflichten und Standards für Kinderarbeit für Beschäftigte im privaten und öffentlichen Sektor fest.
• Einbehaltung der Bundeseinkommensteuer: Arbeitgeber sind verpflichtet, auf Grundlage der Freibeträge, des Steuererklärungsstatus und der Einkommenshöhe der Beschäftigten Bundeseinkommensteuer von deren Löhnen einzubehalten.
• Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern: Arbeitgeber müssen Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern, die zusammen als Steuern nach dem Bundesgesetz über Versicherungsbeiträge (FICA) bezeichnet werden, von den Löhnen der Beschäftigten einbehalten. Die aktuellen Sätze betragen 6,2 % für die Sozialversicherung und 1,45 % für Medicare, wobei für Personen mit hohem Einkommen zusätzliche Medicare-Steuern anfallen.
• Bundesgesetz über die Arbeitslosensteuer (FUTA): Arbeitgeber unterliegen der FUTA-Steuer, mit der Arbeitslosenleistungen für Beschäftigte finanziert werden, die ihren Arbeitsplatz verloren haben. Der aktuelle FUTA-Steuersatz beträgt 6 % auf die ersten $7,000 an Löhnen, die jährlich an jede beschäftigte Person gezahlt werden.
• Einbehaltung der staatlichen Einkommensteuer: Viele Bundesstaaten erheben Einkommensteuern auf die Löhne von Beschäftigten, die Arbeitgeber einbehalten und an die zuständigen Steuerbehörden des jeweiligen Bundesstaates abführen müssen. Die Steuersätze und Anforderungen für die Einbehaltung der staatlichen Einkommensteuer unterscheiden sich je nach Bundesstaat.
• Staatliche Arbeitslosenversicherung (SUI): Arbeitgeber sind verpflichtet, Steuern für die staatliche Arbeitslosenversicherung zu zahlen, mit denen Arbeitslosenleistungen für anspruchsberechtigte Beschäftigte finanziert werden, die ohne eigenes Verschulden arbeitslos sind. Die SUI-Steuersätze und Bemessungsgrundlagen für Löhne unterscheiden sich je nach Bundesstaat.
• Versicherung für Arbeitsunfälle: Arbeitgeber müssen in der Regel eine Versicherung für Arbeitsunfälle abschließen, um medizinische Leistungen und Lohnersatz für Beschäftigte bereitzustellen, die arbeitsbedingte Verletzungen oder Erkrankungen erleiden.
• Meldung von Beschäftigungssteuern : Arbeitgeber müssen verschiedene Steuerformulare beim IRS einreichen, beispielsweise das Formular 941 (Vierteljährliche Bundessteuererklärung des Arbeitgebers), um die von den Löhnen der Beschäftigten einbehaltenen Einkommensteuern, Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern sowie den Arbeitgeberanteil an diesen Steuern zu melden.
• Arbeitszeit- und Lohngesetze: Zusätzlich zu den bundesweiten Vorschriften haben viele Bundesstaaten eigene Arbeitszeit- und Lohngesetze, die Mindestlohnsätze, Überstundenvergütung, Pausen für Mahlzeiten und Erholung sowie weitere Aspekte der Arbeitsvergütung regeln.
• Einstufung von Beschäftigten: Arbeitgeber müssen Arbeitskräfte anhand von Faktoren wie dem Grad der Kontrolle über die ausgeführte Arbeit und der Art des Beschäftigungsverhältnisses korrekt als Beschäftigte oder unabhängige Auftragnehmer einstufen. Eine falsche Einstufung kann zu Strafen und rechtlichen Haftungsrisiken führen.

Dies sind nur einige der Lohnabrechnungsvorschriften, die Arbeitgeber in den USA einhalten müssen, um die rechtliche und regulatorische Konformität ihrer Lohnabrechnung zu gewährleisten.

Für Unternehmen ist es unerlässlich, über Änderungen der Gesetze und Vorschriften zur Lohnabrechnung informiert zu bleiben, um mögliche Strafen und rechtliche Risiken zu vermeiden.

Die zunehmende Verbreitung von Telearbeit hat die globale Lohnabrechnung und Regelkonformität ebenfalls zu einem wichtigen Thema gemacht. Tools müssen angepasst werden, um die unterschiedlichen Steuervorschriften in verschiedenen Regionen zu berücksichtigen.

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Cara Barnes

Gründerin von Good Carma Consulting (zuvor bei TriNet und ADP)

Bei der internationalen Einstellung sollten Sie Tools und Teams einsetzen, die bereits Experten für die Steuer- und Arbeitsgesetze des jeweiligen Landes sind. Eine Lösung zur kanadischen Lohnabrechnung unterstützt Unternehmen beispielsweise dabei, die wichtigsten Anforderungen der Lohnabrechnung bei der Einstellung kanadischer Kandidatinnen und Kandidaten für Telearbeit präzise und effizient zu bewältigen.

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Direkteinzahlung oder Gehaltskarten: Was ist für Ihre Beschäftigten am besten?

Wie Sie die Bezahlung Ihrer Beschäftigten abwickeln, ist nicht nur eine technische Entscheidung – sie wirkt sich auf die Regelkonformität, die Lohnabrechnung und die Zufriedenheit der Beschäftigten aus. Für viele HR-Führungskräfte läuft die Entscheidung zwischen Direkteinzahlung und Gehaltskarten auf Zugänglichkeit und die Einhaltung der Regeln für die Lohnbuchhaltung hinaus.

• Direkteinzahlung ist für die meisten internen Lohnabrechnungsteams die bevorzugte Option. Sie stellt sicher, dass Beschäftigte ihr Nettoeinkommen am Zahltag direkt auf ihre Bankkonten erhalten, wodurch der Aufwand mit Schecks in Papierform entfällt. Allerdings verfügen nicht alle Beschäftigten über ein Bankkonto, weshalb alternative Optionen erforderlich sind.
• Gehaltskarten bieten Beschäftigten ohne Bankkonto eine Lösung, indem sie den Lohn auf einer vorausbezahlten Debitkarte bereitstellen. Ihre Nutzung wird jedoch durch Gesetze der Bundesstaaten geregelt – in einigen Bundesstaaten müssen Arbeitgeber alternative Optionen anbieten, während andere sicherstellen, dass Beschäftigte den Gesamtbetrag ihres Lohns ohne Gebühren abheben können.

Für Kleinunternehmer und HR-Führungskräfte geht es bei dieser Entscheidung nicht nur um Bequemlichkeit. Es geht darum, die Vorschriften einzuhalten, die Lohnabrechnung effizient zu gestalten und sicherzustellen, dass Beschäftigte problemlos auf ihre Einnahmen zugreifen können. Die Prüfung der Vorschriften zur Lohnabrechnung auf Ebene des jeweiligen Bundesstaates hilft, Probleme mit der Regelkonformität zu vermeiden und den Zahltag für alle reibungslos zu gestalten.

Lohnabzüge

In den Vereinigten Staaten gibt es mehrere gängige Lohnabzüge, die Arbeitgeber gesetzlich vornehmen müssen oder im Rahmen freiwilliger Leistungsprogramme vom Lohn ihrer Beschäftigten einbehalten.

Zu den häufigsten Lohnabzügen in den USA gehören:

• Bundeseinkommensteuer: Dieser Abzug entspricht der Höhe der Bundeseinkommensteuer, die Beschäftigte auf Grundlage ihres Einkommens und ihres Steuererklärungsstatus schulden. Der einzubehaltende Betrag wird anhand der Angaben im Formular W-4 der beschäftigten Person berechnet.
• Staatliche Einkommensteuer: Viele Bundesstaaten erheben Einkommensteuern von ihren Einwohnern, und Arbeitgeber sind verpflichtet, gegebenenfalls die staatliche Einkommensteuer vom Lohn ihrer Beschäftigten einzubehalten. Der einzubehaltende Betrag richtet sich nach dem Wohnsitzstaat und dem Steuererklärungsstatus der beschäftigten Person.
• Sozialversicherungssteuer: Beschäftigte zahlen einen Teil ihres Lohns zur Finanzierung des Sozialversicherungsprogramms ein, das Leistungen für Altersvorsorge, Invalidität und Hinterbliebene bereitstellt.
• Medicare-Steuer: Dieser Abzug finanziert das Medicare-Programm, das anspruchsberechtigten Personen ab 65 Jahren sowie bestimmten jüngeren Menschen mit Behinderungen Gesundheitsleistungen bietet.
• Beiträge zu einem 401(k)- oder Altersvorsorgeplan: Viele Arbeitgeber bieten Altersvorsorgepläne wie 401(k)-Pläne an, in die Beschäftigte einen Teil ihres Lohns vor Steuern einzahlen können. Diese Beiträge werden vom Gehalt der Beschäftigten abgezogen, bevor Steuern einbehalten werden, und verringern dadurch ihr zu versteuerndes Einkommen.
• Krankenversicherungsprämien: Beschäftigte können sich für die Teilnahme an arbeitgeberfinanzierten Krankenversicherungsplänen entscheiden und ihre Prämien von ihrem Gehalt abziehen lassen. Diese Prämien decken in der Regel die Kranken-, Zahn- und Augenversicherung ab.
• Beiträge zu einem flexiblen Ausgabenkonto (FSA): FSAs ermöglichen es Beschäftigten, vor Steuern abzugsfähige Beträge für berechtigte Gesundheits- oder Betreuungskosten zurückzulegen. Beiträge zu FSAs werden vor Steuern vom Lohn der Beschäftigten abgezogen.
• Gewerkschaftsbeiträge: Beschäftigten, die Mitglied einer Gewerkschaft sind, können Gewerkschaftsbeiträge vom Gehalt abgezogen werden, um die Aktivitäten und die Vertretung der Gewerkschaft zu unterstützen.
• Lohnpfändungen: Arbeitgeber können verpflichtet sein, einen Teil des Lohns einer beschäftigten Person einzubehalten, um verpflichtende Lohnpfändungen wie Unterhaltszahlungen oder Steuerschulden zu begleichen.
• Freiwillige Zusatzleistungen: Beschäftigte können sich für die Teilnahme an freiwilligen Leistungsprogrammen wie Lebensversicherungen, Invaliditätsversicherungen oder Leistungen für Pendler entscheiden, wobei die Prämien von ihrem Gehalt abgezogen werden.

Dies sind einige der häufigsten Lohnabzüge in den USA. Die konkreten Abzüge können jedoch abhängig von Faktoren wie den Richtlinien des Arbeitgebers, den Gesetzen des jeweiligen Bundesstaates und den individuellen Entscheidungen der Beschäftigten variieren.

Arbeitgeber sind dafür verantwortlich, die entsprechenden Abzüge vom Lohn ihrer Beschäftigten unter Einhaltung der geltenden Gesetze und Vorschriften korrekt zu berechnen und einzubehalten.

Der erste Schritt besteht darin, den Unterschied zwischen Lohnsteuern und Einkommensteuern zu verstehen!

Lohnunterlagen

Die Lohnabrechnung selbst durchzuführen ist mit erheblichem Verwaltungsaufwand verbunden. Hier findest du eine Liste der Lohnunterlagen, die du benötigen wirst.

Personalunterlagen

• Mitarbeiterinformationsformular: Ein umfassendes Mitarbeiterinformationsformular erfasst grundlegende Angaben zu jedem Mitarbeiter, wie etwa den vollständigen Namen, die Adresse, die Sozialversicherungsnummer (SSN), das Geburtsdatum, Kontaktinformationen, Notfallkontakte und den Beschäftigungsstatus (z. B. Vollzeit, Teilzeit, befristet).
• Formular W-4 (Bescheinigung des Mitarbeiters über den Steuerabzug): Das IRS-Formular W-4 wird von jedem Mitarbeiter ausgefüllt, um seinen Steuererklärungsstatus, seine Steuerabzugsfreibeträge und etwaige zusätzliche Abzugsbeträge für Zwecke der Bundeseinkommensteuer anzugeben.
• Formular I-9 (Überprüfung der Beschäftigungsberechtigung): Das Formular I-9 überprüft die Identität und die Beschäftigungsberechtigung von Mitarbeitern, die für eine Tätigkeit in den USA eingestellt wurden.
• Angebotsschreiben oder Arbeitsverträge: Dokumentieren Sie die Beschäftigungsbedingungen für jeden Mitarbeiter in einem Angebotsschreiben oder Arbeitsvertrag, einschließlich Angaben wie Berufsbezeichnung, Vergütung, Zusatzleistungen, Arbeitszeiten, Beschäftigungsstatus sowie etwaiger geltender Probezeiten oder Bedingungen.
• Formulare zur Anmeldung für Zusatzleistungen: Wenn Sie Mitarbeiterleistungen wie Krankenversicherung, Altersvorsorge oder andere freiwillige Leistungen anbieten, sammeln Sie die von den Mitarbeitern ausgefüllten Formulare zur Anmeldung für Zusatzleistungen ein, aus denen ihre Auswahl, der Umfang des Versicherungsschutzes und etwaige erforderliche Beitragsbeträge hervorgehen.
• Genehmigungsformular für die Direktüberweisung: Holen Sie die Genehmigung der Mitarbeiter ein, ihre Löhne direkt auf ihre Bankkonten zu überweisen, indem Sie ein Genehmigungsformular für die automatische Gehaltsüberweisung ausfüllen lassen. Die Mitarbeiter geben ihre Bankverbindungsdaten an, einschließlich Bankname, Kontonummer und Bankleitzahl, um elektronische Lohnzahlungen zu ermöglichen.
• Genehmigungsformular für die Lohnabrechnung: Einige Arbeitgeber verlangen möglicherweise, dass Mitarbeiter ein Genehmigungsformular für die Lohnabrechnung ausfüllen, mit dem sie Abzüge von ihrem Lohn für Posten wie Uniformkosten, den Kauf von Ausrüstung oder freiwillige Abzüge für wohltätige Beiträge genehmigen.
• Leistungsbeurteilungen oder Bewertungen: Führen Sie Aufzeichnungen über Leistungsbeurteilungen oder Bewertungen der Mitarbeiter, in denen Leistungsfeedback, Ziele, Erfolge, Verbesserungsbereiche sowie auf der Grundlage der Leistung gewährte Gehaltserhöhungen oder Boni dokumentiert werden.
• Dokumentation der Beendigung des Arbeitsverhältnisses: Dokumentieren Sie die Einzelheiten der Beendigung von Arbeitsverhältnissen, einschließlich des Beendigungsdatums, des Beendigungsgrundes, der noch ausstehenden letzten Löhne oder Vergütungen, der Möglichkeiten zur Fortführung von Zusatzleistungen sowie aller erforderlichen Mitteilungen oder Vereinbarungen.
• Mitarbeiterhandbuch oder Richtlinien: Stellen Sie den Mitarbeitern ein Mitarbeiterhandbuch zur Verfügung oder gewähren Sie ihnen Zugang zu Unternehmensrichtlinien, in denen ihre Rechte, Pflichten und Erwartungen in Bezug auf Beschäftigung, Vergütung, Zusatzleistungen, Urlaubsregelungen, Verhalten am Arbeitsplatz und andere relevante Angelegenheiten dargelegt werden.

Steuerformulare für die Lohnabrechnung

In den Vereinigten Staaten sind Arbeitgeber verpflichtet, verschiedene Steuerformulare für die Lohnabrechnung einzureichen, um Löhne, einbehaltene Steuern und andere lohnabrechnungsbezogene Informationen an den Internal Revenue Service (IRS), staatliche Steuerbehörden und andere staatliche Stellen zu melden. Zu den üblichen Steuerformularen für die Lohnabrechnung in den USA gehören:

• Formular W-2 (Lohn- und Steuerbescheinigung): Arbeitgeber müssen Formular W-2 jedem Arbeitnehmer zur Verfügung stellen und jährlich Kopien an die Sozialversicherungsbehörde (SSA) übermitteln. Formular W-2 weist den Bruttolohn, Trinkgelder und andere Vergütungen der Arbeitnehmer sowie einbehaltene Steuern wie Bundeseinkommensteuer, Sozialversicherungssteuer und Medicare-Steuer aus.
• Formular W-3 (Übermittlung von Lohn- und Steuerbescheinigungen): Formular W-3 ist ein zusammenfassendes Übermittlungsformular, das Formular W-2 bei der Einreichung bei der Sozialversicherungsbehörde begleitet. Arbeitgeber verwenden Formular W-3, um die Gesamtbeträge für Löhne, Trinkgelder und andere Vergütungen sowie die insgesamt einbehaltenen Steuern für alle Arbeitnehmer zu melden.
• Formular WH-347: Wird zur Einreichung einer beglaubigten Lohnabrechnung verwendet – einer bestimmten Art von wöchentlichem Lohnabrechnungsbericht, der in den Vereinigten Staaten für Auftragnehmer und Subunternehmer vorgeschrieben ist, die an bundesfinanzierten oder staatlich geförderten Bauprojekten im Wert von 2000 oder mehr arbeiten.
• Formular 941 (Vierteljährliche Bundessteuererklärung des Arbeitgebers): Arbeitgeber verwenden Formular 941, um die von den Löhnen der Arbeitnehmer einbehaltene Bundeseinkommensteuer sowie die von den Arbeitnehmern einbehaltenen Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern (FICA-Steuern) und den Arbeitgeberanteil an den FICA-Steuern zu melden. Formular 941 wird von den meisten Arbeitgebern vierteljährlich eingereicht, um die Lohnabrechnungssteuern für jedes Quartal abzugleichen.
• Formular 940 (Jährliche Bundesarbeitslosensteuererklärung des Arbeitgebers): Arbeitgeber verwenden Formular 940, um die auf an Arbeitnehmer gezahlte Löhne geschuldete Bundesarbeitslosensteuer (FUTA) zu melden und zu entrichten. Formular 940 wird jährlich eingereicht, um die FUTA-Steuerschuld für das vorangegangene Kalenderjahr zu melden und während des Jahres entrichtete FUTA-Steuern abzugleichen.
• Vierteljährliche Lohn- und Steuerberichtsformulare der Bundesstaaten: Viele Bundesstaaten verlangen von Arbeitgebern, vierteljährliche Lohn- und Steuerberichte einzureichen, um die von den Löhnen der Arbeitnehmer einbehaltene staatliche Einkommensteuer sowie staatliche Arbeitslosensteuern (SUTA) und andere staatliche Lohnabrechnungssteuern zu melden. Das konkrete Formular und die Einreichungsanforderungen unterscheiden sich je nach Bundesstaat.
• Berichte zur staatlichen Arbeitslosenversicherung (SUI): Arbeitgeber müssen möglicherweise separate Berichte einreichen, um die Steuern der staatlichen Arbeitslosenversicherung (SUI) zu melden und Informationen über an Arbeitnehmer gezahlte Löhne, Arbeitslosenansprüche und andere relevante Daten bereitzustellen. Diese Berichte helfen dabei, den SUI-Steuersatz des Arbeitgebers und die Anspruchsberechtigung für Arbeitslosenleistungen zu bestimmen.
• Formularreihe 1099: Obwohl es sich nicht strikt um Lohnabrechnungssteuerformulare handelt, umfasst die Formularreihe 1099 verschiedene Informationsmeldungen zur Meldung von Zahlungen an unabhängige Auftragnehmer, Freiberufler und andere nicht angestellte Arbeitskräfte. Da sie selbstständig tätig sind, wird von ihren Zahlungen nichts abgezogen. Sie verwalten ihre eigenen Steuern und sind nicht auf dieselbe Weise wie Arbeitnehmer in der betrieblichen Lohnabrechnung enthalten. Beispiele sind Formular 1099-MISC für sonstige Einkünfte und Formular 1099-NEC für Vergütungen an Nichtarbeitnehmer.

Lohnabrechnung durchführen

Die Lohnabrechnung durchzuführen kann zeitaufwendig sein und wenig bis keinen Spielraum für Fehler lassen. Glücklicherweise gibt es mehrere Möglichkeiten, die Lohnabrechnung tatsächlich durchzuführen.

1. Manuelle Verarbeitung: Arbeitgeber können die Löhne, Steuern und Abzüge der Arbeitnehmer manuell mithilfe von Tabellenkalkulationen, papierbasierten Aufzeichnungen oder Buchhaltungssoftware berechnen. Bei der manuellen Lohnabrechnung werden die Arbeitszeiten der Arbeitnehmer eingegeben, die Löhne berechnet und Papierschecks ausgestellt oder Software für Direktüberweisungen verwendet, um elektronische Zahlungen zu senden.

2. Lohnabrechnungssoftware: Der Zweck von Lohnabrechnungssoftware besteht darin, Aufgaben der Lohnabrechnung wie die Berechnung von Löhnen, das Einbehalten von Steuern, die Erstellung von Lohnabrechnungen und die Ausführung von Direktüberweisungen zu automatisieren und zu vereinfachen. Eigenständige Lohnabrechnungssoftware lässt sich häufig in Buchhaltungssysteme integrieren und bietet Funktionen wie Steuerkonformität, Zeiterfassung und Portale zur Selbstbedienung für Arbeitnehmer. Die Kosten von Lohnabrechnungssoftware variieren je nach Ihren Anforderungen. Sehen Sie sich unsere Auswahl der besten Lohnabrechnungssoftware an.

3. Steuerberater, CPA-Dienste oder Lohnabrechnungsdienst: Arbeitgeber können sich dafür entscheiden, die Lohnabrechnung an Wirtschaftsprüfer (CPAs) oder auf Lohnabrechnungsdienstleistungen spezialisierte Unternehmen auszulagern. Diese Fachleute übernehmen im Namen des Arbeitgebers die Lohnabrechnung, Steuererklärungen und Fragen der Compliance und bieten Fachwissen sowie Sicherheit. Lesen Sie unseren Leitfaden zu Lohnabrechnungssoftware im Vergleich zu Lohnabrechnungsdienstleistungen, um die Unterschiede kennenzulernen.

4. Professionelle Arbeitgeberorganisationen (PEOs): PEOs bieten umfassende Lösungen für die Auslagerung der Personalverwaltung, einschließlich Lohnabrechnungsverwaltung, Verwaltung von Arbeitnehmerleistungen, Unterstützung bei der Compliance und Risikomanagementdienstleistungen. Sehen Sie sich unsere Auswahl der besten PEO-Unternehmen an.

5. Dienstleistungen eines externen Arbeitgebers (EOR): Die Arbeit eines EOR, auch als Vereinbarungen zur gemeinsamen Beschäftigung bekannt, ermöglicht es Ihnen, rechtliche und administrative Verantwortlichkeiten für Lohnabrechnung und Beschäftigungsangelegenheiten auszulagern und gleichzeitig die Kontrolle über das Tagesgeschäft und die Mitarbeitendenverwaltung zu behalten. Sie sind besonders für die globale Expansion nützlich. Sehen Sie sich unsere Auswahl der besten EOR-Dienstleistungen an.

Wer ist für die Lohnabrechnung verantwortlich?

Übernimmt die Personalabteilung die Lohnabrechnung? Das werden wir häufig gefragt.

Tatsächlich kann die Verantwortung für die Lohnabrechnung je nach Größe und Struktur der Organisation variieren.

In einem kleinen Unternehmen ist möglicherweise der Geschäftsinhaber für die Abwicklung der Lohnabrechnung verantwortlich. Wenn das Unternehmen gerade erst gegründet wurde, gibt es möglicherweise eine Lohnabrechnung für eine Person.

In einem etablierteren Unternehmen kann dies entweder in den Zuständigkeitsbereich der Buchhaltung/Finanzabteilung und/oder der Personalabteilung fallen. Wie oben erwähnt, besteht immer die Möglichkeit, die Aufgaben an einen professionellen HR-Dienstleister auszulagern.

TLDR, Lohnabrechnung erklärt: Externes Unternehmen, das die Lohnzahlungen und Steuerabzüge für Ihre Mitarbeitenden verwaltet.

Hier ist eine Übersicht über die Aufgaben der verschiedenen internen Abteilungen bei der Verarbeitung der Lohnabrechnung.

• Personalabteilung (HR-Abteilung): Die Personalabteilung ist für Aspekte wie die Pflege der Mitarbeiterdaten, die Überwachung der Zeiterfassung und Anwesenheit, die Festlegung von Leistungen und Abzügen sowie die Einhaltung der Arbeitsgesetze verantwortlich.
• Buchhaltungs- oder Finanzabteilung: Die Buchhaltungs- oder Finanzabteilung kümmert sich häufig um die finanziellen Aspekte der Lohnabrechnung. Dazu gehören die Verarbeitung von Zahlungen, die Verwaltung von HR-Software mit Lohnabrechnung, die Berechnung des Brutto- und Nettolohns, die Abwicklung von Steuern und Abzügen sowie die Sicherstellung, dass alle Finanzunterlagen korrekt und auf dem neuesten Stand sind.
• Lohnabrechnungsabteilung: Größere Organisationen verfügen möglicherweise über eine eigene Lohnabrechnungsabteilung. Diese Abteilung ist auf alle Aspekte der Lohnabrechnung spezialisiert, einschließlich der Berechnung der Vergütung, der Verwaltung von Abzügen, der Sicherstellung der Steuereinhaltung und der Beantwortung von Fragen der Mitarbeitenden zur Lohnabrechnung.
• Externes Unternehmen (Lohnabrechnung, EoR usw.): Die Auslagerung der Lohnabrechnung hat Vor- und Nachteile; Sie haben zwar weniger Kontrolle über die Details, können Ihr HR-Team jedoch für kreativere und produktivere Aufgaben freistellen.

In einem kleinen Unternehmen übernimmt möglicherweise eine interne Person alle drei oben genannten Aufgaben. Wenn Sie sich in dieser Situation befinden, können Sie von der Nutzung einer Lohnabrechnungssoftware für Buchhalter profitieren, die die Funktionen kombiniert, die Sie für beide Rollen benötigen.

11-Schritte-Prozess der Lohnabrechnung

• Schritt 1: Beantragen Sie Ihre EIN sowie staatliche/lokale Steuer-IDs. Folgen Sie dazu diesem Leitfaden der IRS.
• Schritt 2: Erstellen Sie Ihre Lohnabrechnungsrichtlinie
  • Legen Sie den Lohnabrechnungszeitplan fest: Entscheiden Sie sich für einen regelmäßigen Abrechnungszyklus (wöchentlich, alle zwei Wochen, halbmonatlich oder monatlich). Die Häufigkeit der Lohnabrechnungszyklen wirkt sich direkt auf die Lohnabrechnungskosten des Unternehmens und die Mitarbeitermoral aus. Zwar gibt es keinen allgemein „besten“ Zeitplan, doch die Wahl des richtigen Zeitplans erfordert eine Abwägung zwischen Compliance, Budgetplanung und den Bedürfnissen der Mitarbeitenden.
  • Legen Sie Lohnabrechnungsrichtlinien fest: Erstellen Sie klare Richtlinien für Überstunden, Urlaub, Zusatzleistungen, Abzüge und andere lohnabrechnungsbezogene Aspekte.
• Schritt 3: Sammeln und überprüfen Sie Mitarbeiterinformationen
  • Überprüfen Sie die Mitarbeiterdaten: Stellen Sie sicher, dass Sie genaue Mitarbeiterinformationen haben, einschließlich:
    • Steuerformulare (W-4, W-9, I-9)
    • Identifikationsnummern (z. B. Sozialversicherungsnummern)
    • Abzüge: Zusatzleistungen wie Krankenversicherung und Altersvorsorgepläne
    • Bankkontodaten
    • Arbeitsverträge mit dem korrekten Gehalt oder Stundenlohn.
• Schritt 4: Erfassen Sie Arbeitszeit und Anwesenheit
  • Erfassen Sie die Arbeitsstunden: Erfassen Sie bei Stundenlohnempfängern die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden, einschließlich regulärer Arbeitsstunden und Überstunden.
  • Verwalten Sie Urlaub und Abwesenheiten: Berücksichtigen Sie Urlaub, Krankheitstage oder andere Abwesenheiten, soweit sie sich auf die Vergütung der Mitarbeitenden auswirken.
• Schritt 5: Berechnen Sie das Bruttogehalt
  • Bestimmen Sie das Bruttogehalt von Stundenlohnempfängern: Multiplizieren Sie die Anzahl der geleisteten regulären Arbeitsstunden mit dem Stundenlohn und addieren Sie etwaige Überstundenvergütungen.
  • Berechnen Sie das Bruttogehalt von Angestellten: Teilen Sie das Jahresgehalt durch die Anzahl der Zahlungszeiträume, um das Bruttogehalt für jeden Zyklus zu ermitteln.
• Schritt 6: Berechnen Sie die Abzüge
  • Behalten Sie Steuern ein: Berechnen und behalten Sie Bundes-, Landes- und lokale Steuern auf Grundlage der Steuerinformationen der Mitarbeitenden ein.
  • Ziehen Sie Zusatzleistungen und andere Beiträge ab: Ziehen Sie Beiträge für Zusatzleistungen wie Krankenversicherung, Altersvorsorgepläne usw. ab.
  • Berücksichtigen Sie weitere Abzüge: Beziehen Sie sonstige Pfändungen sowie gesetzlich vorgeschriebene oder vereinbarte Abzüge ein, beispielsweise aus der bedarfsabhängigen Auszahlung.
  • Die Integration von Tools zur Ausgabenberichterstattung kann die Effizienz der Lohnberechnung und Berichterstattung steigern.
• Schritt 7: Bestimmen Sie das Nettogehalt
  • Ziehen Sie die Abzüge vom Bruttogehalt ab: Das Ergebnis nach allen Abzügen ist das Nettogehalt, das jeder Mitarbeiter ausgezahlt bekommt.

• Schritt 8: Verarbeiten Sie die Zahlungen
  • Veranlassen Sie die Zahlungen: Bezahlen Sie die Mitarbeitenden über die gewählte Methode (Direktüberweisung, Scheck, Bargeld usw.).
  • Stellen Sie Gehaltsabrechnungen bereit: Verteilen Sie Gehaltsabrechnungen an die Mitarbeitenden, aus denen Bruttogehalt, Abzüge und Nettogehalt hervorgehen.
• Schritt 9: Erfassen und melden Sie die Lohnabrechnung
  • Führen Sie Aufzeichnungen: Bewahren Sie für interne und rechtliche Zwecke detaillierte Aufzeichnungen über jeden Lohnabrechnungszyklus auf.
  • Melden Sie an Regierungsbehörden: Reichen Sie die erforderlichen Berichte bei Steuerbehörden und anderen Regierungsstellen ein.
• Schritt 10: Bereiten Sie die Verarbeitung zum Jahresende vor
  • Jahresendberichte: Erstellen und verteilen Sie Steuerdokumente zum Jahresende an die Mitarbeitenden (z. B. W-2-Formulare in den USA).
  • Gleichen Sie die Jahresdaten ab: Stellen Sie sicher, dass alle Lohnabrechnungsdaten des Jahres korrekt und vollständig sind.
• Schritt 11: Überprüfen und aktualisieren Sie die Lohnabrechnungsinformationen
  • Regelmäßige Prüfungen: Prüfen Sie den Lohnabrechnungsprozess regelmäßig auf Genauigkeit und Compliance.
  • Aktualisieren Sie Richtlinien und Aufzeichnungen: Nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen aufgrund von Änderungen der Steuergesetze, Mitarbeiterinformationen oder Unternehmensrichtlinien vor.

Bewährte Verfahren für die Lohnabrechnung

Befolgen Sie diese bewährten Verfahren für die Lohn- und Gehaltsabrechnung, um einen effizienten und genauen Prozess sicherzustellen.

• Bleiben Sie über Vorschriften auf dem Laufenden: Aktualisieren Sie regelmäßig Ihr Wissen über lokale, bundesstaatliche und nationale Steuergesetze sowie arbeitsrechtliche Vorschriften. Dazu gehört auch, Änderungen bei Steuersätzen, Mindestlohngesetzen, Überstundenregelungen und Vorschriften zu Sozialleistungen zu verstehen. Ressourcen wie die Unterstützung der US-Regierung bei der Einhaltung von Vorschriften sind hierbei hilfreich.
• Führen Sie genaue Mitarbeiterunterlagen: Bewahren Sie genaue und aktuelle Aufzeichnungen über alle Mitarbeiter auf, einschließlich ihrer persönlichen Daten, Steuerinformationen, Leistungen sowie aller Änderungen ihres Beschäftigungsstatus oder ihrer Vergütung.
• Regelmäßige Prüfungen und Abstimmungen: Prüfen Sie Ihren Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozess regelmäßig, um die Genauigkeit sicherzustellen, und stimmen Sie die Abrechnungsunterlagen regelmäßig mit Kontoauszügen und Konten des Hauptbuchs ab.
• Offene Kommunikation mit Führungskräften. Kommunizieren Sie Ihren Prozess der Lohn- und Gehaltsabrechnung an die Führungskräfte und heben Sie hervor, was von ihnen wann erwartet wird.
• Klare Kommunikation mit Mitarbeitern: Sorgen Sie für offene Kommunikationswege hinsichtlich Richtlinien und Änderungen bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung, stellen Sie klare und detaillierte Gehaltsabrechnungen bereit und seien Sie verfügbar, um Fragen der Mitarbeiter zu ihrer Vergütung zu beantworten.
• Rechtzeitige und korrekte Steuererklärungen: Stellen Sie sicher, dass alle steuerlichen Meldungen im Zusammenhang mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung korrekt und fristgerecht eingereicht werden. Dazu gehört die Einbehaltung der korrekten Steuerbeträge und deren rechtzeitige Abführung an die Steuerbehörden.
• Datensicherheit und Datenschutz: Implementieren Sie starke Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz sensibler Abrechnungsdaten. Dazu gehört die Sicherung digitaler Aufzeichnungen und die Wahrung der Vertraulichkeit beim Umgang mit Mitarbeiterinformationen.
• Nutzen Sie Technologie effizient:
  • Investieren Sie in eine Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung, die Berechnungen automatisieren, Daten verwalten und sich über die neuesten Steuersätze und regulatorischen Änderungen auf dem Laufenden halten kann. Hier finden Sie einige wichtige Funktionen von Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung.
  • Verwenden Sie ein zuverlässiges System zur Erfassung der Arbeitszeiten von Mitarbeitern, insbesondere von Beschäftigten mit Stundenlohn. Stellen Sie sicher, dass das System reguläre Arbeitszeiten, Überstunden und Abwesenheiten korrekt erfasst.
• Bereiten Sie die Jahresendabrechnung frühzeitig vor: Beginnen Sie rechtzeitig mit dem Prozess der Jahresendabrechnung. Dazu gehören die Überprüfung der Mitarbeiterinformationen, die Aktualisierung der Abrechnungsunterlagen und die Vorbereitung auf die Verteilung von Steuerdokumenten.
• Fördern Sie kontinuierliches Lernen: Schulungen und Auffrischungsschulungen sollten fest eingeplant werden. Erwägen Sie Konferenzen zur Lohn- und Gehaltsabrechnung, um das Wissen Ihres Teams zu erweitern und Kontakte zu führenden Fachleuten der Branche zu knüpfen.
• Holen Sie professionellen Rat ein: Wenden Sie sich im Zweifelsfall an Experten für Lohn- und Gehaltsabrechnung oder Rechtsberater, insbesondere bei komplexen Fragen oder größeren Änderungen der Gesetze und Verfahren zur Lohn- und Gehaltsabrechnung.
• Dokumentieren Sie die Abrechnungsverfahren: Führen Sie eine schriftliche Aufzeichnung aller Verfahren der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Dies trägt zur Wahrung der Einheitlichkeit bei und dient als Schulungsinstrument für neue Mitarbeiter.
• Planen Sie für Notfälle: Halten Sie einen Notfallplan für die Lohn- und Gehaltsabrechnung bereit, falls es zu Notfällen oder unerwarteten Unterbrechungen kommt, etwa durch technische Probleme oder Naturkatastrophen.
• Holen Sie die Meinung der Mitarbeiter ein. Wie Malcolm Ferrante, leitender Buchhalter bei der CBS Group, hervorhebt: „Die Einbeziehung der Mitarbeiter kann auch Problembereiche aufdecken und Verbesserungsmöglichkeiten aufzeigen.“
• Überprüfen Sie alles doppelt und dreifach WIRKLICH ALLES, bevor Sie es einreichen.

Auf dem Weg zu einer pünktlichen und korrekten Lohn- und Gehaltsabrechnung

Auch wenn die Verwaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung entmutigend wirken kann, haben moderne Technologien wie Abrechnungssysteme die Abwicklung des Prozesses wesentlich erleichtert.

Wenn Sie Schwierigkeiten haben, Ihre Verpflichtungen im Zusammenhang mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung zu erfüllen, könnte eine Finanzierung der Lohn- und Gehaltsabrechnung eine gute Option für Sie sein.

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