So wählen Sie Lohnabrechnungssoftware aus: Der Leitfaden eines Experten
Die Auswahl einer Lohnabrechnungssoftware wird schnell kompliziert; jeder Anbieter verspricht Genauigkeit und Automatisierung, doch die tatsächlichen Unterschiede zeigen sich erst, wenn man genauer hinsieht. Ich habe viel Zeit damit verbracht, diese Tools zu bewerten, und weiß, wie leicht man sich von eleganten Demos überzeugen lässt und dabei übersieht, was für das eigene Team wirklich wichtig ist.
Bei der falschen Entscheidung drohen Probleme mit der Compliance, frustrierte Mitarbeitende und später eine schmerzhafte Migration. Dieser Leitfaden zeigt dir genau, worauf du achten, welche Fragen du stellen und was du testen solltest, bevor du dich festlegst.
11 Dinge, auf die du bei der Auswahl einer Lohnabrechnungssoftware achten solltest
Bei der Auswahl einer Lohnabrechnungssoftware entscheidest du dich nicht einfach nur für ein Tool, sondern für ein zentrales System, das Compliance, Finanzen, das Vertrauen der Mitarbeitenden und die Geschäftskontinuität berührt.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Ich gehe davon aus, dass du die wichtigsten Funktionen von Lohnabrechnungssoftware kennst, daher werde ich hier nicht näher darauf eingehen.
Wenn ich neue Lohnabrechnungssoftware für meine Organisation auswählen würde, würde ich auf Folgendes achten:
1. Kann sie verschiedene Arten von Mitarbeitenden effektiv unterstützen?
Vielleicht beschäftigst du eine Mischung aus Angestellten mit festem Gehalt, Stundenkräften und Auftragnehmern. Da Mitarbeitende anhand ihrer Arbeitszeiten, Zusatzleistungen und Tätigkeitsarten eingestuft werden, muss deine HR-Software mit Lohnabrechnung in der Lage sein, auf die spezifischen Bedürfnisse deiner Belegschaft einzugehen.
Einige Systeme sind speziell auf die Lohnabrechnungsanforderungen von Vollzeit- oder Vertragsmitarbeitenden ausgerichtet, während andere flexible Kategorisierungsoptionen anbieten.
Darüber hinaus bieten einige Dienste Portale zur Selbstbedienung an, über die Mitarbeitende Steuerinformationen übermitteln sowie Arbeitszeiten und Abrechnungszeiträume einsehen können.
2. Lässt sich die Software problemlos in andere Systeme integrieren?
Lohnabrechnungssoftware lässt sich integrieren in HRMS, Buchhaltungssoftware, Systeme zur Zeiterfassung und Anwesenheitsverwaltung, Plattformen zur Steuererklärung, Software zur Verwaltung von Zusatzleistungen, ERP-Systeme, Systeme für Direktüberweisungen, Compliance-Werkzeuge, mobile Anwendungen und Lernmanagementsysteme.
Wenn du dich für ein eigenständiges Lohnabrechnungssystem entscheidest, muss es Informationen mit deinem HRMS oder HRIS, deinem Buchhaltungssystem oder deiner Zeiterfassungssoftware austauschen können. In diesem Fall solltest du prüfen, wie einfach sich diese Integrationen einrichten lassen.
3. Werden Steuern berechnet, einbehalten und abgeführt?
Die Verwaltung von Lohnabrechnungssteuern ist ein echtes Problemfeld. Ein zuverlässiges Lohnabrechnungssystem vereinfacht die Berechnung, den Einbehalt und die Abführung von Steuern und verhindert kostspielige Fehler.
Es sollte außerdem Lohnpfändungen nahtlos bearbeiten und die Einhaltung gerichtlich angeordneter Abzüge für Kindesunterhalt, Steuerforderungen oder andere Verpflichtungen sicherstellen.
Achte auf einen Anbieter, der nicht nur die korrekten Beträge einbehält, sondern sie auch bei den zuständigen Behörden einreicht.
Auf ein paar Dinge solltest du achten:
- Ist der Anbieter ein beim IRS registrierter Meldevertreter?
- Wird die Genauigkeit der Steuererklärung „garantiert“, d. h. übernimmt der Anbieter die Kosten für etwaige Fehler?
4. Bietet sie Direktüberweisungen an?
Laut einer Umfrage der American Payroll Association werden 93 % der Mitarbeitenden per elektronischer Überweisung bezahlt. Daher ist dies eine wichtige Funktion, auf die ich bei einer Lohnabrechnungslösung achten würde.
5. Bietet sie flexible Lohnabrechnungsoptionen?
Vielleicht möchtest du Mitarbeitende je nach Bedarf wöchentlich, zweiwöchentlich, halbmonatlich oder monatlich bezahlen. Daher ist die Möglichkeit, unbegrenzt viele Lohnabrechnungen mit unterschiedlichen Intervallen durchzuführen, sehr praktisch.
Darüber hinaus ist Lohn auf Abruf ein sehr geschätzter Vorteil, der Beschäftigten mehr finanzielle Flexibilität bietet.
6. Unterstützt sie mehrere Standorte?
Wenn Ihr Unternehmen in verschiedenen Regionen tätig ist (oder Sie glauben, dass dies in Zukunft der Fall sein könnte, etwa bei der Eröffnung einer neuen Restaurant-Franchise, die eine Lohnabrechnung benötigt), kann die Software dann die Vergütung für jeden Arbeitsort der Mitarbeitenden berechnen und auszahlen?
7. Welche Berichtsfunktionen bietet das System?
Lohnabrechnungsdaten sind eine Goldgrube für die Finanzplanung, Compliance-Prüfungen und die Personalstrategie. Fragen Sie nach integrierten Berichten wie Lohnabrechnungsübersichten, Steuerverbindlichkeiten, Abzügen für Zusatzleistungen und Analysen der Arbeitskosten. Prüfen Sie, ob Berichte angepasst oder automatisch geplant werden können.
Fragen Sie außerdem, ob die Berichte in CSV exportiert werden können oder sich direkt in Ihre Buchhaltungswerkzeuge integrieren lassen.
Glauben Sie mir: Die Möglichkeit, übersichtliche und umsetzbare Berichte zu erstellen, kann Zeit sparen und die Entscheidungsfindung verbessern. Daher sollten Sie darauf unbedingt achten, auch wenn Sie eine Lohnabrechnungssoftware für ein kleines Unternehmen auswählen.
8. Sind die Preispläne skalierbar?
Natürlich unterscheiden sich die Anforderungen an eine Lohnabrechnungssoftware für ein kleines lokales Unternehmen erheblich von denen einer großen multinationalen Organisation.
Die von Ihnen bewerteten Anbieter haben wahrscheinlich mehrere Optionen für die Preisgestaltung von Lohnabrechnungssystemen, abhängig von der Unternehmensgröße und den Anforderungen.
In der Regel umfassen Abonnementpläne eine monatliche Grundgebühr und eine monatliche Gebühr pro Mitarbeitendem. Ein gutes Beispiel für einen Anbieter von Lohnabrechnungssoftware, der diesem Modell folgt, ist Gusto. Das Unternehmen berechnet Unternehmen eine Grundgebühr von $40 pro Monat plus $6 für jeden Mitarbeitenden. Ein Unternehmen mit 100 Mitarbeitenden würde somit $640 pro Monat zahlen.
Viele monatliche Abonnementpläne umfassen mehrere Stufen, etwa für Start-ups oder Großunternehmen, wobei jede Stufe unterschiedliche Funktionen und Dienstleistungen für die Lohnabrechnung bietet. Die teureren Pläne können zusätzliche technische Unterstützung, zusätzliche Unterstützung im Personalwesen, mehrere Standorte und einen persönlichen Buchhalter zur Vorbereitung und Einreichung von Steuererklärungen umfassen.
Das monatliche Abonnementmodell wird von Unternehmen unabhängig von ihrer Größe bevorzugt, da es eine günstige monatliche Gebühr und Optionen zur Skalierung bietet.
Alternativ kann eine kostenlose Lohnabrechnungslösung alle wichtigen benötigten Funktionen ohne die hohen Kosten herkömmlicher Systeme bieten, allerdings müssen Sie möglicherweise auf fortschrittlichere Funktionen verzichten.
9. Wie sicher ist die Lösung?
Lohnabrechnungssoftware speichert sensible Informationen über Mitarbeitende. Daher ist es wichtig sicherzustellen, dass jede Lösung, die Sie in Betracht ziehen, die folgenden Sicherheitsmaßnahmen bietet:
- PCI-Konformität
- MFA (Multifaktor-Authentifizierung)
- Datenverschlüsselung
- Passwortschutz
- Beschränkte Zugriffsberechtigungen
10. Wie gut ist der Kundenservice?
Wenn Sie die Lohnabrechnung selbst verwalten, ist es äußerst wichtig, alles richtig zu machen. Daher müssen alle Probleme schnell gelöst werden. Aus diesem Grund achte ich immer auf den Umfang des verfügbaren Kundensupports und lese Bewertungen zum Kundensupport.
Einige zu bewertende Faktoren:
- Hilfreiche Artikel und Videos
- Kundensupport-Hotlines
- Online-Chat
- Interne Experten für die Lohnabrechnung.
11. Ist die Lösung anpassbar?
Die von Ihnen ausgewählte Lohnabrechnungssoftware muss an die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens anpassbar sein. Upgrades oder Ergänzungen können häufig zur Software hinzugefügt werden, um individuelle Zeitvorgaben, Währungen oder Steuereinstellungen zu berücksichtigen.
Außerdem sollten Sie nach anpassbaren Analyse-Dashboards für die Vergütungsberichterstattung suchen, die auf spezifische Anforderungen zugeschnitten werden können.
Zu berücksichtigende Lohnabrechnungsoptionen
Vor diesem Hintergrund finden Sie hier einige Lohnabrechnungsoptionen, die Sie berücksichtigen sollten:
Klicks auf die untenstehenden Links können eine Provision einbringen, die unsere unabhängige Prüfung und Bewertung von Software und Dienstleistungen unterstützt. Erfahren Sie mehr darüber, wie wir Transparenz gewährleisten.
Weitere Informationen finden Sie in unserer Übersicht der besten Lohnabrechnungssoftware.
5-Schritte-Prozess zur Auswahl von Lohnabrechnungssoftware
Folgen Sie abschließend diesem 5-Schritte-Prozess, um die richtige Software auszuwählen.
Schritt eins: Bedürfnisse ermitteln
Bevor Sie mit der Recherche nach Anbietern beginnen, sollten Sie sich die Zeit nehmen, die spezifischen Bedürfnisse Ihrer Interessengruppen zu verstehen, darunter Ihre Mitglieder des Lohnabrechnungsteams, Führungskräfte, Manager und regulären Mitarbeitenden.
Fragen, die Ihnen helfen, Ihre Bedürfnisse zu ermitteln:
- Was sind die häufigsten Herausforderungen der Personal-, Lohnabrechnungs- oder Buchhaltungsabteilung?
- Wie wird jeder Stakeholder die neue Software nutzen? Passt Lohnabrechnungssoftware für Unternehmen besser?
- Wo bleibt das aktuelle Personalverwaltungssystem oder der aktuelle Prozess hinter den Erwartungen zurück? (Prozessmapping kann hierbei helfen.)
- Welche Beschwerden im Zusammenhang mit der Lohnabrechnung treten am häufigsten auf?
- Wie wird sich eine neu erworbene Software in Ihr HR-Technologiepaket einfügen?
- Welche Richtlinien und regulatorischen Anforderungen gelten in Ihrem Unternehmen in Bezug auf Datensicherheit, Lieferantenvielfalt, Anbieter-Verträge usw.?
- Wie technikaffin ist Ihr Team? Die von Ihnen ausgewählte Software sollte nicht komplexer einzurichten und zu bedienen sein, als Ihr Team bewältigen kann.
- Wie hoch ist Ihr Budget?
- Welche Rendite (ROI) erwarten Sie?
Diese Fragen helfen Ihnen dabei, genau zu bestimmen, was Sie von Ihrer HR-Software benötigen, einschließlich der Unterart der Lohnabrechnungssoftware, die Sie wahrscheinlich am dringendsten benötigen.
Holen Sie sich Rückmeldungen von Ihren Interessengruppen ein (IT und Finanzen sind dabei immer hilfreich) und nutzen Sie dieses Feedback, um Anwendungsfälle zu formulieren und eine Matrix zu erstellen, in der Sie vergleichen, was für die einzelnen Interessengruppen wichtig ist.
Nun können Sie das Gespräch mit den Anbietern führen und ihnen für jeden Benutzer eine Liste mit unverzichtbaren und wünschenswerten Funktionen vorlegen.
Schritt zwei: Anbieter recherchieren
Jetzt ist es an der Zeit, Marktforschung zu betreiben und sich mit den führenden Anbietern von Lohnabrechnungslösungen für Ihren Anwendungsfall vertraut zu machen. Zahlreiche Websites (wie unsere!) haben es sich zur Aufgabe gemacht, die besten Softwareoptionen für verschiedene Anforderungen und Anwendungsfälle aufzulisten.
Teams, die beispielsweise von überall aus auf eine Anwendung oder einen Browser zugreifen müssen, können Online-Lohnabrechnungssoftware vergleichen. Wer hingegen menschliche Fehler reduzieren und den Verwaltungsaufwand senken möchte, kann Tools für die automatisierte Lohnabrechnung in Betracht ziehen.
Wenn Sie die Lohnabrechnung vollständig auslagern möchten, werden Sie dagegen eine ganz andere Auswahl an Anbietern recherchieren. Die Vor- und Nachteile der Auslagerung der Lohnabrechnung an ein externes Unternehmen müssen Sie verstehen.
Nehmen Sie sich die Zeit, die Website jedes Anbieters zu prüfen und sich alle aufkommenden Fragen zu notieren. Gibt es Fallstudien und Bewertungen, die den Haupteinsatzzweck oder das wichtigste Verkaufsargument des Tools belegen?
Sie können sich auch Online-Communitys anschließen oder Ihr Netzwerk nach Empfehlungen fragen.
Einige anbieterspezifische Fragen, die Sie stellen sollten:
- Welche Anbieter sind für Ihren Anwendungsfall führend?
- Welche Anbieter werden in ihrer Kategorie am besten bewertet?
- Welche Funktion wird bei jedem Tool am besten bewertet?
- Richtet sich das Tool an kleine und mittlere Unternehmen oder eignet es sich eher für den Einsatz in Großunternehmen?
- Was sagen Kundenbewertungen und Erfahrungsberichte aus? Welche Vorteile und Nachteile werden am häufigsten genannt?
- Welche Art von Einführung, Schulung, Support und anderen Ressourcen bietet der Anbieter an?
- Ist eine umfassende Dokumentation verfügbar?
- Erfüllen die Funktionen des Tools Ihre Anforderungen?
- Lässt sich die Software in die HR-Tools integrieren, die Sie bereits verwenden?
- Ist die Benutzeroberfläche optisch ansprechend?
- Ist die Benutzererfahrung positiv?
- Ist die Navigation intuitiv und die Bedienung einfach?
- Ist dieses Tool für Ihre Anforderungen an das Personalmanagement zu einfach oder zu komplex?
- Bietet es die erforderliche Flexibilität oder Anpassbarkeit?
- Bietet es robuste Sicherheitsstandards und erfüllt es Datenschutzbestimmungen und bewährte Verfahren? Ist eine lokale Installation verfügbar?
- Entspricht der Preis Ihrem Budget? Ist die Preisgestaltung transparent?
- Ist der Preis angesichts der Funktionen der Software gerechtfertigt? Sind bestimmte wichtige Funktionen nur in teureren Preisstufen verfügbar?
- Bietet der Anbieter eine Demo oder eine kostenlose Testversion an?
Schritt drei: Eine engere Auswahl treffen und Kontakt aufnehmen
Nachdem Sie einige vielversprechende Anbieter identifiziert haben, ist es an der Zeit, tiefer einzusteigen und einige Gespräche für Produktvorführungen zu vereinbaren.
- Senden Sie jedem Anbieter eine Informationsanfrage (RFI), damit Sie Ihre Optionen Punkt für Punkt vergleichen können.
- Wenn Sie wirklich gründlich vorgehen möchten, senden Sie jedem Anbieter aus Ihrer engeren Auswahl eine Aufforderung zur Angebotsabgabe (RFP). Diese enthält wichtige Informationen über Ihr Unternehmen, Ihre spezifischen Anforderungen, einen Fragebogen für den Anbieter sowie spezielle Regeln für die Einreichung des Angebots, etwa Einreichungsfristen.
- Vereinbaren Sie einen Termin mit dem Vertriebsmitarbeiter des Anbieters und gehen Sie Ihre Fragen durch.
Diese Gespräche, die idealerweise Vorführungen des Produkts im Einsatz umfassen sollten, helfen Ihnen außerdem dabei, ein Gefühl für den Anbieter zu bekommen und einzuschätzen, ob Sie eine gute Partnerschaft aufbauen können.
Um Anbieter besser vergleichen zu können, verwenden Sie diese praktische Vorlage zur Bewertung.
Schritt vier: Die geschäftliche Begründung erstellen
Nachdem Sie alle oben genannten Daten gesammelt haben, ist es an der Zeit, Ihre geschäftliche Begründung zu erstellen. Das muss kein 10-seitiges Dokument sein; es kann so einfach wie ein einseitiges Memo sein (denn wer hat schließlich Zeit, 10 Seiten zu lesen?).
Entscheidungsträger suchen Antworten auf die folgenden Fragen:
- Wie viel kostet es?
- Welche Probleme wird die Software lösen?
- Was passiert, wenn wir nicht in die Software investieren?
- Wie lange wird die Implementierung dauern?
- Warum müssen wir jetzt investieren?
- Wie hoch ist der ROI der Implementierung dieser Software?
Vielleicht kennen Sie die Antworten auf die Kostenfrage noch nicht; wenn Sie jedoch in dieser Phase eine Genehmigung einholen, schaffen Sie die Voraussetzungen für Ihren Erfolg.
Hier ist eine Vorlage für eine geschäftliche Begründung, die Sie für Software zur Automatisierung der Lohnabrechnung verwenden können:
- Zusammenfassung für die Geschäftsleitung: Kurzer Überblick über den Vorschlag, die wichtigsten Vorteile von Lohnabrechnungssoftware und die Schlussfolgerungen.
- Aktuelle Situation und Problembeschreibung: Beschreibung des aktuellen Zustands sowie der konkreten Herausforderungen oder Probleme, die behandelt werden.
- Vorgeschlagene Lösung und Vorteile: Detaillierte Beschreibung der vorgeschlagenen Lösung und ihrer erwarteten Vorteile, einschließlich einer Kosten-Nutzen-Analyse.
- Implementierungsplan und Risikobewertung: Schrittweise Implementierungsstrategie, Zeitrahmen und eine Zusammenfassung potenzieller Risiken mit Maßnahmen zu ihrer Minderung.
- Fazit und Empfehlungen: Prägnante Zusammenfassung der geschäftlichen Begründung mit abschließenden Empfehlungen für die Entscheidungsträger.
Schritt fünf: Implementieren und einarbeiten
Die Auswahl der richtigen Software ist nur die halbe Arbeit. Meiner Erfahrung nach laufen die meisten Implementierungen an dieser Stelle unbemerkt aus dem Ruder. Das liegt nicht unbedingt immer daran, dass die Software ungeeignet ist, sondern daran, dass der Einführungsplan unzureichend vorbereitet wurde.
Eine reibungslos verlaufende Implementierung hängt von drei Dingen ab: klarer Verantwortlichkeit, konsequenter Kommunikation und einer Rückkopplungsschleife, die Probleme erkennt, bevor sie einen laufenden Abrechnungslauf beeinträchtigen. So würde ich vorgehen:
- Einen einzigen Verantwortlichen für die Implementierung bestimmen: Eine Person sollte für den Zeitplan der Einführung, die Koordination mit dem Anbieter und die interne Kommunikation verantwortlich sein. Geteilte Verantwortung führt dazu, dass Aufgaben untergehen.
- Die Veränderung frühzeitig kommunizieren: Informieren Sie Ihr Team darüber, was sich ändert, warum es sich ändert und was das für die Mitarbeitenden bedeutet. Für Mitarbeitende ist am wichtigsten, ob ihre Bezahlung betroffen sein wird. Sprechen Sie diesen Punkt daher direkt und klar an.
- Zunächst parallele Lohnabrechnungen durchführen: Gehen Sie nicht ohne Vorbereitung live. Führen Sie mindestens einen Abrechnungszyklus sowohl im alten als auch im neuen System parallel durch, um zu überprüfen, dass die Ergebnisse übereinstimmen, bevor Sie umstellen.
- Nach Rolle statt nach Abteilung schulen: Lohnabrechnungsmanager, HR-Generalisten und Mitarbeitende nutzen das System auf unterschiedliche Weise. Eine allgemeingültige Schulung verschwendet Zeit und hinterlässt Lücken. Stellen Sie jedoch sicher, dass
- Ein Zeitfenster für Feedback einplanen: Legen Sie nach dem Livegang einen bestimmten Zeitraum fest—ich würde vier bis sechs Wochen empfehlen—, in dem Nutzer Probleme melden können. Machen Sie es einfach, Probleme ohne Angst vor negativen Konsequenzen zu melden.
Verwenden Sie diese Tabelle, um die wichtigsten Meilensteine der Implementierung vor Ihrem ersten laufenden Abrechnungslauf zu verfolgen:
| Meilenstein | Verantwortlich | Zieldatum | Status |
|---|---|---|---|
| Datenmigration abgeschlossen | Leitung IT/Gehaltsabrechnung | [Datum] | — |
| Paralleler Gehaltsabrechnungslauf | Leitung der Gehaltsabrechnung | [Datum] | — |
| Rollenspezifische Schulung durchgeführt | Leitung HR | [Datum] | — |
| Mitarbeiterkommunikation versendet | HR/Kommunikation | [Datum] | — |
| Freigabe für den Produktivstart | Verantwortliche Person für die Implementierung | [Datum] | — |
Am Ende dieses Schritts sollte Ihr Team die Gehaltsabrechnung sicher im neuen System durchführen, und Sie sollten über einen klaren Kanal verfügen, über den alle weiterhin bestehenden Probleme gemeldet werden können. Denken Sie daran: Das Ziel ist kein perfekter Start, sondern ein stabiler.
Ihr nächster Schritt: Machen Sie es offiziell
Da Sie nun über einen Rahmen für die Auswahl des passenden Werkzeugs verfügen, lohnt es sich zu verstehen, worauf Sie sich tatsächlich einlassen. Informieren Sie sich über die Vorteile von Gehaltsabrechnungssoftware, um zu sehen, wie sich das richtige System auf Ihre gesamten HR-Abläufe auswirkt – von Compliance und Cashflow-Prognosen bis hin zum Onboarding von Mitarbeitern.
