Mitä henkilöstöhallinnon ohjelmisto on ja miten se voi hyödyttää yritystäsi?

Tyypillisiä käyttötapauksia ovat parempi tiedonhallinta ja tietoturva, keskeisten prosessien, kuten palkanlaskennan, automatisointi sekä työvoimaa koskevat monipuolisemmat näkemykset tietoon perustuvaa päätöksentekoa varten.

HR-ohjelmistojen hyödyt

HR-ohjelmistot voivat hyödyttää yrityksesi yksilöitä ja tiimejä monin tavoin.

Miten HR-ohjelmistot hyödyttävät HR-osastoja

Tässä on muutamia tapoja, joilla HR-ohjelmistot hyödyttävät HR-osastoja:

• Hallinnollisten tehtävien automatisointi: HR-ohjelmistot automatisoivat rutiinitehtäviä, kuten työntekijätietojen hallintaa, työajan seurantaa ja palkanlaskentaa. Tämä vähentää manuaalista työmäärää, minimoi virheitä ja antaa HR-henkilöstölle aikaa keskittyä strategisempiin tehtäviin.
• Tehostettu rekrytointiprosessi: Hakijaseurantajärjestelmien ja rekrytoinnin CRM-järjestelmien kaltaiset alustat auttavat hallinnoimaan työpaikkailmoituksia, käsittelemään hakemuksia ja viestimään hakijoiden kanssa. Tämä voi nopeuttaa rekrytointiprosessia, parantaa hakijakokemusta ja parantaa rekrytointien laatua.
• Parannettu työntekijöiden perehdytys: Erikoistuneet perehdytysohjelmistot tai -moduulit voivat sujuvoittaa perehdytysprosessia automatisoimalla esimerkiksi asiakirjojen toimittamisen, koulutusaikataulut ja alustavat arvioinnit.
• Oppiminen ja kehittyminen: Oppimisen hallintajärjestelmien kaltaiset työkalut auttavat suunnittelemaan koulutusohjelmia, tarjoavat helpon pääsyn koulutusmateriaaleihin ja mittaavat L&D-ohjelmien tehokkuutta.
• Työntekijöiden itsepalveluportaalit: Monet HR-järjestelmät tarjoavat itsepalveluportaaleja, joiden avulla työntekijät voivat hallita omia henkilötietojaan, etujaan ja muita HR:ään liittyviä tehtäviä. Tämä lisää työntekijöiden vaikutusmahdollisuuksia ja vähentää HR-osaston hallinnollista taakkaa.
• Tiedonhallinta ja analytiikka: HR-analytiikkaohjelmistojen kaltaiset työkalut auttavat HR-osastoja saamaan tietoa työvoiman kehityssuunnista, suorituskykymittareista ja vaatimustenmukaisuuteen liittyvistä ongelmista. Nämä tiedot voivat olla ratkaisevan tärkeitä strategisessa suunnittelussa ja päätöksenteossa.
• Lainsäädännön noudattaminen: Työlainsäädännön ja määräysten seuraaminen voi olla haastavaa. HR-vaatimustenmukaisuusohjelmistot tai -moduulit auttavat varmistamaan vaatimusten noudattamisen päivittämällä järjestelmät uusien lakien mukaisesti ja ylläpitämällä asianmukaisia tietoja tarkastusketjuja varten.
• Parantunut viestintä: Näihin järjestelmiin sisältyy usein työkaluja, jotka helpottavat työntekijöiden ja HR-henkilöstön välistä viestintää, kuten tietovarastoja, viestintäalustoja ja palautetyökaluja. Tämä voi varmistaa HR-ongelmien nopeamman ratkaisemisen ja lisätä sitoutumista.
• Suorituksen hallinta: Suorituksen hallinnan työkalut auttavat seuraamaan työntekijöiden suoriutumista, asettamaan tavoitteita ja toteuttamaan suoritusarviointeja. Tämä auttaa hallitsemaan työntekijöiden kehittymistä tehokkaammin ja sovittamaan yksilölliset tavoitteet yhteen liiketoiminnan tavoitteiden kanssa.

Miten HR-ohjelmistot hyödyttävät työntekijöitä

Koska suuri osa HR:n työstä keskittyy työntekijöiden tukemiseen, on järkevää, että HR-ohjelmistot hyödyttävät myös työntekijöitä. 

Näin HR-ohjelmistot parantavat työpaikkakokemusta kokonaisuudessaan:

• Paremmat HR-tuotteet ja -palvelut: HR- ja henkilöstötoimintojen tiimeillä on enemmän aikaa, ja ne voivat hyödyntää ohjelmistoja tietojen ja palautteen keräämiseen sekä käyttää niitä parempien tuotteiden ja palvelujen luomiseen, mikä parantaa työpaikkakokemusta.
• Helppo pääsy tietoihin: HR-ohjelmistoihin sisältyy yleensä työntekijöiden itsepalveluportaaleja, joiden avulla työntekijät voivat helposti tarkastella ja hallita henkilötietojaan, mikä auttaa luomaan paremman työntekijäkokemuksen.
• Tehokas perehdytys: Uusien työntekijöiden kohdalla HR-ohjelmisto sujuvoittaa perehdytysprosessia ja tekee siitä nopeamman ja jäsennellymmän. Työntekijät voivat käyttää järjestelmän kautta tarvittavia asiakirjoja, koulutusmateriaaleja ja aikatauluja, mikä auttaa heitä sopeutumaan uusiin tehtäviinsä mukavammin ja tehokkaammin.
• Parempi viestintä: Monet HR-järjestelmät helpottavat organisaation sisäistä viestintää integroitujen viestintäjärjestelmien, ilmoitusten ja päivitysten avulla. Tämä auttaa pitämään työntekijät ajan tasalla yrityksen tapahtumista ja sitoutuneina niihin.
• Parempi suorituskyvyn hallinta: Suorituskyvyn hallintaohjelmiston kaltaiset työkalut auttavat työntekijöitä asettamaan tavoitteita, seuraamaan suoriutumistaan ja saamaan säännöllisesti palautetta esihenkilöiltään. Tämä voi edistää henkilökohtaista kasvua ja urakehitystä sekä helpottaa ammatillisten tavoitteiden saavuttamista.
• Ajanhallinta: Työajan seurannan ja poissaolojen hallinnan kaltaisten ominaisuuksien avulla työntekijät voivat helposti hakea vapaata, seurata työtuntejaan ja hallita aikataulujaan.
• Parempi koulutus ja kehittyminen: Tiimin jäsenet voivat käyttää edellä mainittuja oppimisen hallintajärjestelmiä urakarttojen luomiseen ja oppimis- ja kehittymispolkujensa mukauttamiseen.

Miten HR-ohjelmisto hyödyttää koko liiketoimintaa

Loppujen lopuksi jokaisen uuden työkalun pitäisi hyödyttää liiketoimintaa jollakin tavalla. Näin HR-ohjelmisto voi auttaa tarjoamaan kilpailuetua:

• Ajansäästö ja automaatio: Automatisoi toistuvia tehtäviä, kuten palkanlaskentaa, etujen hallintaa ja vaatimustenmukaisuuden seurantaa, vähentäen manuaalista työtä.
• Parempi tarkkuus: Minimoi inhimilliset virheet esimerkiksi palkanlaskennassa, tietojen ylläpidossa ja vaatimustenmukaisuusasiakirjoissa.
• Keskitetty tietojen hallinta: Tallentaa kaikki työntekijöitä koskevat tiedot yhteen paikkaan, mikä helpottaa niiden käyttöä ja päivittämistä.
• Tehostettu vaatimustenmukaisuus: Auttaa organisaatioita noudattamaan työlainsäädäntöä, verosäännöksiä ja tietosuojakäytäntöjä.
• Parempi osaajien hallinta: Sujuvoittaa rekrytointia, perehdytystä ja suoriutumisen seurantaa sekä parantaa rekrytointia ja henkilöstön pysyvyyttä.
• Parempi työntekijäkokemus: Itsepalveluportaalit antavat työntekijöille mahdollisuuden tarkastella palkkalaskelmiaan, pyytää vapaata ja hallita etujaan.
• Tietoon perustuva päätöksenteko: Tarjoaa analytiikkaa ja raportointia työvoiman parempaan suunnitteluun, henkilöstön vaihtuvuuden analysointiin ja suoriutumisen arviointiin.
• Skaalautuvuus: Tukee kasvavia yrityksiä mukautumalla muuttuviin HR-tarpeisiin.
• Kustannussäästöt: Vähentää manuaalisiin HR-prosesseihin liittyviä hallinnollisia kustannuksia.
• Tehostettu tietoturva: HR-ohjelmisto voi auttaa suojaamaan arkaluonteisia työntekijätietoja salauksen ja käyttöoikeuksien hallinnan avulla.

Kuka käyttää HR-ohjelmistoja?

Nykyään saatavilla on valtava määrä erilaisia HR-ohjelmistotyökaluja, jotka kattavat osaajien hallinnan koko kirjon.

Kaikki tiimin jäsenet käyttävät HR-ohjelmistoasi jossain määrin, olipa kyse palkkalaskelmien tarkastelusta työntekijöiden itsepalvelumoduulin kautta, poissaolopyynnön lähettämisestä tai suoritusarviointiin osallistumisesta.

Lisäksi saatavilla on suurille kansainvälisille yrityksille suunniteltuja yritystason HR-ohjelmistoja sekä nopeasti kasvaville yrityksille tarkoitettuja pienyritysten HR-työkaluja.

Kuten tulemme käsittelemään, usean käyttäjän näkökulma on tärkeää muistaa, kun valitset organisaatiollesi sopivaa työkalua.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

HR-ohjelmistojen tyypit

Olemme jo maininneet muutaman edellä, mutta tässä on joitakin yleisimpiä HR-ohjelmistotyyppejä ja niiden käyttötarkoituksia:

Henkilöstötietojärjestelmä (HRIS) 

HRIS (eli henkilöstötietojärjestelmä) on eräänlainen henkilöstöhallinnon ydinjärjestelmä, joka auttaa ensisijaisesti tallentamaan ja hallitsemaan työntekijätietoja, mutta sisältää yleensä myös useita henkilöstöhallinnon keskeisiä ominaisuuksia.

Keskeisiä ominaisuuksia ovat työntekijätietojen keskitetty hallinta, palkanlaskenta, etuuksien hallinta, työajan seuranta, hakijoiden seuranta, suoritusten arviointi ja itsepalveluportaalit.

Tutustu valikoimaamme: parhaat henkilöstötietojärjestelmät auttavat yksinkertaistamaan HR-toimintojasi ja hallitsemaan työntekijätietojasi tehokkaasti.

Henkilöstöhallintajärjestelmä (HRMS)

HRIS-järjestelmien tavoin HRMS-järjestelmät ovat edistyneitä ohjelmistoratkaisuja, jotka kattavat monia henkilöstöhallinnon keskeisiä ja strategisia toimintoja. Henkilöstöhallintajärjestelmän ominaisuudet määrittävät, kuinka tehokkaasti HR-ohjelmisto voi tukea tiimisi tavoitteita.

HRMS-järjestelmä kattaa työntekijätietojen hallinnan, palkanlaskennan ja etuuksien hallinnan, rekrytoinnin ja perehdytyksen, suoritusten arvioinnin, työajan ja läsnäolon seurannan, oppimisen hallinnan sekä HR-analytiikan.

Lisätietoja saat tutustumalla valikoimaamme: parhaat henkilöstöhallintajärjestelmät. Jos tiimisi on pieni tai budjettisi rajallinen, saatat löytää paremmin sopivan vaihtoehdon tästä pienyrityksille tarkoitettujen HRMS-ohjelmistojen luettelosta.

Author's Tip

Myyjien väitteistä huolimatta on epätodennäköistä, että yksi työkalu olisi hyvä kaikessa, joten kannattaa kiinnittää huomiota siihen, että se integroituu helposti muuhun HR-teknologiakokonaisuuteesi.

Hakijoiden seurantajärjestelmä

Hakijoiden seurantajärjestelmät on suunniteltu tehostamaan rekrytointiprosessia ja tekemään siitä sujuvamman kaikille osapuolille.

Tyypillisiä rekrytointiohjelmistojen ominaisuuksia ovat työpaikkailmoitusten julkaiseminen useilla alustoilla, haastattelujen aikatauluttaminen, ansioluetteloiden seulontatyökalut ja rekrytointianalytiikka.

Lisätietoja saat tutustumalla valintaamme: parhaat hakijoiden seurantajärjestelmät tai luetteloomme: parhaat pienyrityksille suunnitellut rekrytointiohjelmistot.

Palkanlaskentaohjelmisto 

Palkanlaskentaohjelmisto on HR- ja taloustiimien käyttämä tärkeä työkalu (siitä, kuka vastaa palkanlaskennasta, käydään keskustelua), jolla seurataan työntekijöiden työtunteja, palkkatasoja, lomakertymää, palkallisia vapaita, palkkaveroja, palkasta tehtäviä vähennyksiä (kuten liittovaltion ja paikallisia veroja) sekä paljon muuta.

Nämä työkalut automatisoivat suurimman osan palkanlaskennasta ja varmistavat palkkojen ja veronpidätysten oikea-aikaisen ja tarkan maksamisen sekä työlainsäädännön noudattamisen.

Tutustu valintaamme: parhaat palkanlaskentaohjelmistot saadaksesi kattavamman yleiskuvan.

Suoritustenhallintaohjelmisto

Suoritustenhallinta on tunnetusti vaikea toteuttaa oikein. Suoritustenhallintaohjelmisto voi auttaa digitoimalla suoritusten arviointiprosessin sekä tukemalla tavoitteiden asettamista ja seurantaa, tuottavuuden analysointia ja saavutusten kirjaamista.

Niihin sisältyy myös nykyaikaisia ominaisuuksia, kuten tiimin jäsenten antaman 360 asteen palautteen kerääminen, jatkuvat palautekierrot ja kahdenkeskisten seurantakeskustelujen työkalut. 

Lisäksi ne voivat auttaa seuraajasuunnittelussa tunnistamalla osaamisvajeita, joihin on puututtava pitkän aikavälin strategista suunnittelua varten.

Tutustu valintaamme: parhaat suoritustenhallintaohjelmistot saadaksesi kattavamman yleiskuvan.

Oppimisenhallintajärjestelmä (LMS)

Oppiminen ja kehittyminen ovat suoritustenhallinnan tavoin keskeisiä toimintoja, joita on vaikea toteuttaa oikein.

Oppimisenhallintajärjestelmät voivat auttaa tarjoamalla keskitetyn tilan opetussisällön ja kurssien luomiseen, tarjoamiseen ja seurantaan.

Ne sisältävät kouluttajille tarkoitettuja työkaluja kurssimateriaalien hallintaan sekä oppijoille tarkoitettuja työkaluja näiden resurssien käyttöön ja hyödyntämiseen. Tarkoituksena on yksinkertaistaa koulutusprosessia, tehdä siitä helpommin saavutettava ja tehokkaampi sekä tukea monenlaisia oppimistarpeita.

Katso lisätietoja varten valintamme parhaista oppimisen hallintajärjestelmistä.

Henkilöstöetujen hallintaohjelmisto

Palkanlaskennan hallinnan tavoin organisaation henkilöstöetujen hallinnasta vastaavat ovat yleensä hyvin kiintyneitä palkanlaskentaohjelmistoonsa (ellei se tietenkin ole surkea).

Tämä johtuu siitä, että se auttaa henkilöstöetujen hallinnoijia hoitamaan jatkuvia tehtäviä, kuten kuukausittaisten kustannusten täsmäyttämistä palkanlaskennan kanssa, henkilöstön avustamista suunnitelma- tai huollettavamuutoksissa sekä raporttien luomista lakisääteisten vaatimusten noudattamisen varmistamiseksi.

Niihin sisältyy yleensä työntekijöiden itsepalveluportaaleja, jotka yksinkertaistavat uusien työntekijöiden ilmoittautumisprosessia ja opastavat heidät kaikkien saatavilla olevien vaihtoehtojen läpi. 

Katso lisätietoja varten valintamme parhaista henkilöstöetujen hallintaohjelmistoista.

Työntekijöiden sitouttamisohjelmisto

Työntekijöiden sitoutuminen, työntekijätyytyväisyys, työntekijäkokemus – oikeastaan ne tarkoittavat kaikki samaa asiaa.

Joka tapauksessa työntekijöiden sitouttamisohjelmisto keskittyy parantamaan työntekijöiden tyytyväisyyttä ja sitoutumista esimerkiksi palautetyökaluilla ja työntekijöiden tunnustamisalustoilla.

Katso tarkempaa katsausta varten valintamme parhaista työntekijöiden sitouttamisohjelmistoista tai tekoälypohjaisista työntekijöiden sitouttamistyökaluista.

Pilvipohjainen HR-ohjelmisto

Organisaatiot ottavat enenevässä määrin käyttöön pilvipohjaisia alustoja henkilöstöhallinnon toimintojensa hallintaan ja korvaavat niillä perinteiset paikallisesti asennetut järjestelmät.

Erityisesti pk-yritysten ja startup-yritysten suosimien pilvipohjaisten HR-ratkaisujen etuihin kuuluvat parempi käytettävyys ja skaalautuvuus sekä vähäisempi ylläpidon tarve, mutta mahdollisena haittapuolena ovat heikompi tietoturva ja mukautettavuus.

Lisätietoja saat tutustumalla valintaamme parhaista pilvipohjaisista HR-ohjelmistoista.

HR-ohjelmiston valinta: 8-vaiheinen prosessi

Jos harkitset HR-ohjelmiston päivittämistä tai sijoittamista uuteen HR-ohjelmistoratkaisuun, joka voisi hyödyttää organisaatiotasi, seuraava vaihe on löytää oikea ratkaisu.

Tässä on vaiheittainen prosessi sinulle sopivan HR-ohjelmiston valitsemiseen:

1. Liiketoiminnan tarpeet ja visio

Ensimmäinen vaihe on kirjoittaa HR:n visio ja varmistaa, että se vastaa liiketoimintastrategiaa, suuntaa ja visiota.

Tämän etuna on, että se auttaa lopulta saamaan johtoryhmän keskeiset sidosryhmät ja päätöksentekijät tukemaan hanketta.

2. Tunnista haasteet ja kerää vaatimukset

Haasteilla tarkoitetaan tässä yhteydessä erityisiä vaikeuksia ja tehottomuuksia, joita yritys kohtaa nykyisissä henkilöstöhallinnon prosesseissaan ja joita HR-ohjelmistolla pyritään ratkaisemaan ja lievittämään.

Yleisiä huomioitavia haasteita ovat esimerkiksi manuaalisiin prosesseihin käytetty aika ja tietojen ristiriidat. 

Huippuvinkki: Pyydä näkemyksiä kaikilta keskeisiltä sidosryhmiltäsi, mukaan lukien eri HR-toimintojen osista vastaavilta henkilöiltä, sillä kaikilla on erilaiset tarpeet.

Strategisten tarpeiden yhdistäminen haasteisiin auttaa sinua määrittelemään HR-ohjelmiston vaatimukset.

3. Nykyisen prosessin vaiheet

Nykyisen prosessin vaiheet tarkoittavat tapoja, joilla tällä hetkellä hoidat asioita henkilöstöosastollasi. 

Tämän tulisi kattaa kaikki keskeiset HR-tehtäväsi, kuten työntekijätietojen käsittely, lomapyynnöt, rekrytointi ja perehdytys.

Aloita luettelemalla tärkeimmät prosessit, kunkin prosessin vaiheet, kustakin vaiheesta vastaava henkilö sekä kuhunkin prosessiin kuluva aika.

4. Määritä onnistumisen mittarit

Sinulla pitäisi nyt olla hyvä käsitys siitä, mitä tarvitset uudelta työkalultasi.

Tämä voi tarkoittaa tehokkaampaa hallintoa, nopeampaa tehtävien täyttämistä tai parempaa koulutuksen toteutusta.

Jos voit säästää aikaa ja resursseja ottamalla käyttöön HR-ohjelmiston, onko mahdollista osoittaa investoinnin tuotto? Dan Georgen erinomainen artikkeli aiheesta HR:n talousosaaminen on hyödyllinen lähde tähän.

5. Hanki alustava kannatus ja hyväksyntä

Esittele edellä kuvatuissa vaiheissa tekemäsi havainnot selvittääksesi, saatko HR-johtajiltasi kannatuksen jatkaa vai pitääkö prosessi keskeyttää. Jos olet saanut suullisen hyväksynnän, jatka eteenpäin!

6. Ota yhteyttä toimittajiin

Vertaile vaihtoehtoja, pyydä muutamia esittelyjä ja jaa vaatimuksesi etukäteen jokaisen tapaamasi ohjelmistotoimittajan kanssa. Näin he voivat osoittaa, miten heidän ohjelmistonsa voi parantaa HR-toimintojasi tarpeidesi mukaisesti.

Jos sinua kiinnostavalla alustalla ei ole kaikkia tarvitsemiasi ominaisuuksia, kuinka helppoa sen olisi integroitua muiden HR-järjestelmien kanssa? Mitkä ovat HR-ohjelmiston kokonaiskustannukset verrattuna hyötyihin?

Lisää toimittajakohtaisia kysymyksiä, joita kannattaa esittää:

• Mitkä ovat tärkeimmät toimittajat sinun käyttötapauksessasi?
• Mitkä niistä ovat kategoriassaan parhaiten arvioituja?
• Mikä on kunkin työkalun parhaiten arvioitu ominaisuus?
• Mitä asiakasarvosteluissa ja suositteluissa sanotaan? Mitkä ovat yleisimmin mainitut hyödyt ja haitat?
• Millaisia käyttöönotto-, koulutus- ja tukipalveluja sekä muita resursseja toimittaja tarjoaa?
• Onko saatavilla kattava dokumentaatio?
• Käyttöliittymä: onko se visuaalisesti miellyttävä?
• Käyttökokemus: onko siinä intuitiivista liikkua ja helppo käyttää?
• Onko tämä työkalu henkilöstöhallintosi tarpeisiin riittävän yksinkertainen tai monipuolinen? 
• Tarjoaako se tarvitsemaasi joustavuutta tai mukautettavuutta?
• Tarjoaako se kattavat tietoturvastandardit ja noudattaako se tietosuojaa koskevia säädöksiä ja parhaita käytäntöjä? Onko saatavilla paikallisesti asennettava vaihtoehto?
• Sopiiko hinnoittelu budjettiisi? Onko hinnoittelu selkeää? Onko hinta perusteltu ohjelmiston ominaisuuksien perusteella? Ovatko tietyt keskeiset ominaisuudet saatavilla vain kalliimmissa hinnoittelutasoissa? 
• Tarjoaako se esittelyn tai ilmaisen kokeilujakson?

7. Laadi liiketoimintaperustelu ja hanki hyväksyntä

Edellä kerättyjen tietojen pohjalta on aika kirjoittaa liiketoimintaperustelu. 

Sen ei tarvitse olla kymmenen sivun mittainen asiakirja, vaan se voi olla niinkin yksinkertainen kuin yhden sivun muistio.

Sen ei tarvitse olla kymmenen sivun mittainen asiakirja, vaan se voi olla niinkin yksinkertainen kuin yhden sivun muistio.  Päätöksentekijät etsivät vastauksia seuraaviin kysymyksiin:

• Kuinka paljon se maksaa?
• Mihin haasteisiin ohjelmisto tarjoaa ratkaisun?
• Entä jos emme investoisi ohjelmistoon?
• Kuinka kauan käyttöönotto kestää?
• Miksi meidän täytyy investoida nyt?
• Mikä on tämän ohjelmiston käyttöönoton sijoitetun pääoman tuotto?

Jos haluat perehtyä aiheeseen syvällisemmin, tutustu artikkeliimme liiketoimintaperustelun laatimisesta HR-ohjelmistolle.

8. Tee päätös

Onnittelut! Olet saanut hyväksynnän jatkaa valitsemasi toimittajan kanssa. Seuraavaksi vuorossa ovat HR-ohjelmiston käyttöönotto, perehdytys ja koulutus. Hauskoja hetkiä!

Seuraavissa vaiheissa eteneminen

HR-ohjelmisto ei ole taikaratkaisu, mutta se voi ehdottomasti parantaa tiedonhallintaprosessejasi ja tehostaa henkilöstöhallinnon toimintojasi.

Kannustamme sinua tutustumaan henkilöstöhallinnon ohjelmistojen maailmaan tarkemmin.

Onneksi People Managing People on arvioinut HR-ohjelmistojen eri osa-alueita jo vuosien ajan, joten olemme tehneet suuren osan taustatyöstä puolestasi.