La guida del leader aziendale all’automazione dei processi HR

Gli esempi spaziano dall’ufficio dello sceriffo della contea di Osceola, che ha semplificato il processo di assunzione passando dalla gestione cartacea a un sistema completamente digitale e semi-automatizzato, riducendo significativamente i tempi di assunzione, a KPMG Belgium, che ha automatizzato la funzione di elaborazione delle buste paga, migliorando precisione ed efficienza.

Per i professionisti HR, si tratta di ridurre il lavoro manuale… Più automazione e integrazione dei flussi di lavoro riuscite a ottenere, meglio è.

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Crystal Pinney-Ramos

Stratega della tecnologia HR @ cClearHR Opens new window

Può essere applicata a un’ampia gamma di attività, come la pianificazione delle ferie, il monitoraggio delle prestazioni dei dipendenti, la gestione dei percorsi dei talenti o i sistemi di elaborazione delle buste paga.

• Gestione delle uscite: automatizzare o utilizzare l’IA nel processo di uscita dei dipendenti garantisce comunicazioni coerenti, gestisce la documentazione di cessazione e revoca senza problemi l’accesso ai sistemi, riducendo i rischi per la sicurezza e migliorando l’esperienza dei dipendenti in uscita.
• Richieste di rimborso spese: automatizzare le richieste di rimborso accelera i processi di restituzione delle somme, riduce gli errori nelle approvazioni e garantisce la conformità alle politiche aziendali.
• Dichiarazioni fiscali: gli strumenti automatizzati per le dichiarazioni fiscali calcolano ed elaborano accuratamente le imposte sulle buste paga, rispettando le scadenze normative ed evitando sanzioni costose.
• Gestione del tempo: gli strumenti di rilevazione del tempo automatizzano i registri delle presenze e si integrano con le buste paga, facendo risparmiare tempo e garantendo che i dipendenti siano retribuiti correttamente.

Riducendo l’errore umano e liberando i professionisti HR affinché possano concentrarsi sulle iniziative strategiche, l’automazione migliora l’efficienza organizzativa e l’esperienza dei dipendenti.

Ad esempio, integrare una piattaforma di recruiting basata sull’IA offre ai team HR l’opportunità di automatizzare attività come lo screening dei curriculum, la pianificazione dei colloqui e le email di follow-up, consentendo loro di concentrarsi su iniziative di assunzione più strategiche.

I professionisti in possesso delle migliori certificazioni HRIS sono nella posizione migliore per guidare le iniziative di automazione HR.

In che modo l’automazione HR può essere utile alla tua organizzazione?

L’automazione HR fa molto più che ridurre il lavoro manuale: migliora l’esperienza dei dipendenti, sostiene la crescita aziendale e consente di prendere decisioni più consapevoli. Se utilizzata strategicamente, permette alle risorse umane di concentrarsi su ciò che conta: le persone.

Scopri quanto tempo potresti risparmiare grazie all’automazione valutando come ti posizioni rispetto alla media dei professionisti HR.

Eliminare il lavoro manuale, non il contatto umano

L'automazione elimina attività ripetitive come il monitoraggio delle ore, le checklist per l'inserimento dei nuovi dipendenti e l'amministrazione dei benefit, riducendo gli errori e facendo risparmiare ore. Ma le risorse umane riguardano le persone, non solo i processi: i sistemi automatizzati dovrebbero migliorare le interazioni, non sostituirle. Invece di un'e-mail standardizzata per il decimo anniversario di lavoro, perché non attivare un invito a una celebrazione durante un'assemblea generale?

Scalabilità: crescere senza sovraccaricare l'amministrazione

Le attività HR aumentano con la crescita delle aziende, ma l'automazione fa sì che non diventino colli di bottiglia. Ad esempio:

Amministrazione dei benefit: i sistemi automatizzati per la gestione dei benefit possono adattarsi all'inserimento di nuovi dipendenti, modificare le opzioni di copertura e integrarsi con fornitori terzi man mano che la forza lavoro si espande.

Assunzioni: una piccola impresa può iniziare con un sistema di tracciamento dei candidati di base, ma con la crescita dell'azienda lo stesso strumento può gestire centinaia di candidati, integrandosi al contempo con piattaforme aggiuntive come i software per i colloqui video o gli strumenti di selezione basati sull'intelligenza artificiale.

Registri dei dipendenti: gli strumenti di automazione HR possono adattarsi alla gestione di database di dipendenti in crescita, garantendo una registrazione accurata, la conformità normativa e il monitoraggio delle prestazioni senza la necessità di ulteriore lavoro amministrativo.

Amministrazione dei contratti: gli strumenti per la firma elettronica offrono numerosi vantaggi, tra cui l'automazione dei flussi di approvazione, la riduzione dei ritardi nell'ottenimento delle firme e la fornitura di un registro sicuro e verificabile di tutti i documenti firmati.

Funzionalità self-service: i sistemi automatizzati consentono ai dipendenti di gestire gran parte del sovraccarico amministrativo durante l'intero ciclo di vita del dipendente.

Inviare e monitorare le richieste di congedo, completare l'inserimento con configurazioni IT automatizzate e accedere alle applicazioni e agli strumenti necessari tramite l'accesso automatizzato alle app, come quelle per l'assicurazione sanitaria o i piani pensionistici, in base alle proprie esigenze.

L'uso dell'automazione contribuisce inoltre a migliorare le funzionalità operative dei sistemi HRIS, riducendo gli errori manuali e aumentando l'efficienza.

Risorse umane basate sui dati: decisioni più intelligenti, più rapidamente

Le moderne piattaforme di reclutamento HR forniscono informazioni in tempo reale sulle tendenze retributive, sui rischi di turnover e sul coinvolgimento dei dipendenti.

I moderni strumenti di analisi HR come Deel, PerformYard e ADP Workforce Now portano l'analisi dei dati a un livello superiore. Queste piattaforme aggregano i dati in tempo reale e forniscono informazioni utili all'azione tramite dashboard e report intuitivi. Ad esempio:

ADP Workforce Now: integra i dati relativi a paghe e benefit per rivelare le correlazioni tra le strategie retributive e la fidelizzazione dei dipendenti.

Deel: ideale per una forza lavoro globale, le funzionalità di Deel possono aiutarti a comprendere i costi globali delle paghe e ad anticipare gli aumenti retributivi nel tempo.

PerformYard: offre un motore di analisi che aiuta a filtrare i dati relativi alle prestazioni per individuare le tendenze, confrontare i reparti o identificare i dipendenti con le migliori prestazioni ai fini della pianificazione della successione. 

Ridurre gli sprechi e aumentare la sostenibilità

Automatizzare i processi HR non è solo efficiente: è anche rispettoso dell'ambiente. I registri digitali riducono lo spreco di carta, mentre i sistemi basati sul cloud diminuiscono la dipendenza da stampanti e schedari. Le aziende possono risparmiare fino a 25 ore alla settimana semplicemente eliminando il recupero dei documenti smarriti.

Integrare i servizi RPO con l'automazione HR può ottimizzare ulteriormente i processi di assunzione, riducendo ulteriormente lo spreco di tempo, impegno e materiali.

11 processi HR per risparmiare tempo grazie all'automazione

L'automazione può essere utilizzata per migliorare numerosi processi HR. Ad esempio:

1. Registri dei dipendenti e gestione dei dati

La gestione dei registri e dei dati dei dipendenti è notoriamente dispendiosa in termini di tempo e soggetta a errori. Ecco alcuni modi in cui l'automazione può essere d'aiuto:

• Riduzione dell'inserimento manuale: le integrazioni tra sistemi software riducono gli errori e la necessità di aggiornare più di una volta le modifiche ai dati personali, alle qualifiche professionali, alla retribuzione, ai benefit e ad altri dati critici.
• Gestione efficiente dei documenti: i sistemi di gestione dei dipendenti automatizzati offrono spesso funzionalità per il caricamento sicuro dei documenti, il controllo delle versioni e gli avvisi di scadenza per i documenti che richiedono rinnovi periodici, come certificazioni o licenze. Questi sono solo alcuni dei numerosi vantaggi dei sistemi di gestione dei dipendenti.
• Avvisi e promemoria automatizzati: strumenti come un HRMS possono inviare automaticamente avvisi e promemoria per date importanti relative alla gestione dei dipendenti, come la fine del periodo di prova, i rinnovi dei contratti o le scadenze per la conformità.
• Rendicontazione e analisi semplificate: il software può generare automaticamente report dettagliati e analisi su diverse metriche HR, come il numero di dipendenti, i tassi di turnover, i dati demografici e le metriche di conformità. L'integrazione di strumenti di rendicontazione delle spese può semplificare ulteriormente il monitoraggio finanziario e garantire la conformità alle politiche aziendali.

2. Selezione del personale

Sebbene sia necessario prestare attenzione a non utilizzare un'automazione eccessiva (dopotutto, la selezione del personale è soprattutto una funzione incentrata sulle persone), alcuni modi in cui l'automazione può essere utilizzata per migliorare il processo di selezione del personale includono:

• Pubblicazione e distribuzione automatizzate delle offerte di lavoro: molti sistemi di tracciamento dei candidati (ATS) consentono di pubblicare contemporaneamente le offerte di lavoro su più piattaforme, inclusi portali di lavoro, canali di social media e siti aziendali dedicati alle carriere.
• Selezione e classificazione dei curriculum: gli strumenti automatizzati di selezione dei curriculum possono analizzare e valutare i curriculum in base a criteri predefiniti come competenze, esperienza e formazione, formulando raccomandazioni.
• Ricerca dei candidati: alcuni strumenti di ricerca dei candidati utilizzano l'IA per cercare candidati su diverse piattaforme online e database.
• Pianificazione dei colloqui: alcuni strumenti di automazione della selezione del personale possono coordinare i calendari e programmare i colloqui senza la necessità di comunicazioni ripetute. I candidati possono scegliere tra le fasce orarie disponibili; i calendari di tutte le parti coinvolte vengono aggiornati automaticamente e vengono inviati promemoria.
• Dati e metriche: gli ATS e gli strumenti di analisi della selezione del personale possono automatizzare la raccolta e la reportistica dei dati per ottenere metriche e analisi avanzate della selezione del personale.

3. Inserimento dei nuovi dipendenti

L'inserimento dei nuovi dipendenti è un altro processo ideale per l'automazione. Tra i modi in cui l'automazione può migliorare il processo di inserimento ci sono:

• Attività amministrative: l'automazione può aiutare in attività come l'inserimento dei dati dei nuovi assunti nel vostro HRIS e nel software per le buste paga e l'invio di e-mail di benvenuto, documenti e materiali formativi.
• Comunicazione coerente: è possibile programmare e-mail o messaggi automatizzati per informare i nuovi assunti su cosa aspettarsi in seguito, ricordare loro le attività da completare o fornire informazioni utili sulla cultura aziendale o sui loro ruoli specifici.
• Raccolta dei riscontri: l'automazione può facilitare la raccolta dei riscontri dai nuovi assunti durante tutto il processo di inserimento. Ciò può includere sondaggi automatizzati o verifiche periodiche nelle varie fasi del processo.

4. Gestione delle prestazioni

È notoriamente difficile gestire correttamente le prestazioni. L'automazione può contribuire a migliorare il processo di gestione delle prestazioni:

• Programmazione delle valutazioni delle prestazioni: i cicli di valutazione delle prestazioni possono essere programmati per ripetersi automaticamente secondo intervalli prestabiliti (ad esempio, trimestralmente, semestralmente o annualmente), con promemoria automatici per completare i feedback.
• Riconoscimenti e premi: l'automazione può facilitare il riconoscimento e la ricompensa delle buone prestazioni e dei comportamenti desiderati. Ad esempio, è possibile configurare una piattaforma per il riconoscimento dei dipendenti affinché riconosca i risultati o le tappe importanti e suggerisca ricompense adeguate, come bonus, promozioni o riconoscimenti pubblici.

5. Buste paga e benefici dei dipendenti

In un processo amministrativo e rigoroso come quello delle buste paga, l'automazione è una vera manna dal cielo per molti. Il software automatizzato per le buste paga può aiutare con:

• Riduzione degli errori: l'automazione contribuisce a ridurre gli errori assicurando che i calcoli relativi a salari, detrazioni e imposte vengano eseguiti accuratamente sulla base delle normative più recenti e delle politiche aziendali.
• Report e analisi: i sistemi automatizzati forniscono funzionalità di reportistica in tempo reale che possono aiutare la direzione a comprendere più dettagliatamente le spese relative alle buste paga. Questi report possono includere analisi dei costi del lavoro, delle spese dipartimentali e dati storici comparativi.

6. Gestione delle spese 

La gestione delle spese è uno di quei processi macchinosi che non entusiasmano particolarmente nessuno. Tuttavia, l'automazione può contribuire a rendere il processo più semplice attraverso:

• Acquisizione dei dati di ricevute e spese: i sistemi automatizzati semplificano la registrazione delle spese consentendo ai dipendenti di caricare le ricevute usando i propri smartphone. I sistemi moderni utilizzano spesso la tecnologia di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) per estrarre automaticamente i dati pertinenti dalle ricevute, riducendo l'inserimento manuale dei dati e il rischio di errori.
• Applicazione delle politiche: l'automazione aiuta ad applicare automaticamente le politiche relative alle spese, convalidando le richieste rispetto alle regole e ai limiti stabiliti dall'azienda. Ad esempio, se una spesa supera una soglia prestabilita o non rientra nelle linee guida della politica, il sistema può segnalarla per la revisione o rifiutarla automaticamente. Ciò garantisce il rispetto delle politiche e contribuisce a prevenire richieste fraudolente.
• Flussi di approvazione: i sistemi automatizzati per la gestione delle spese possono indirizzare automaticamente i report delle spese ai responsabili appropriati per l'approvazione, sulla base di regole predefinite, come l'importo della spesa o il dipartimento.

Ancora confuso? Inizia da qui: spiegazione del software per la gestione delle spese

7. Apprendimento e sviluppo

L'apprendimento e lo sviluppo continui sono fattori fondamentali per il successo dell'organizzazione. L'automazione può aiutare nel processo attraverso:

• Percorsi di apprendimento personalizzati: l'automazione aiuta a creare percorsi di apprendimento personalizzati per i dipendenti sulla base del ruolo, delle competenze, delle aspirazioni professionali e dei dati sulle prestazioni. Le piattaforme basate sull'intelligenza artificiale possono consigliare corsi, workshop, programmi di formazione, progetti e ruoli più pertinenti alle esigenze di sviluppo individuali.
• Gestione dei contenuti: i sistemi basati sull'intelligenza artificiale possono consigliare aggiornamenti o individuare le aree in cui i contenuti potrebbero essere obsoleti, garantendo che i materiali formativi rimangano pertinenti ed efficaci.
• Analisi dei dati e reportistica: può essere difficile misurare l'efficacia dei programmi di L&D. L'automazione può aiutare fornendo informazioni tra cui i livelli di coinvolgimento, i tassi di completamento e i miglioramenti delle prestazioni successivi alla formazione.
• Valutazioni adattive: sebbene sia ancora in una fase iniziale, sono in fase di sviluppo strumenti di intelligenza artificiale in grado di creare valutazioni personalizzate che si adattano in tempo reale in base alle risposte dei dipendenti. Scopri di più nel nostro articolo sui metodi di valutazione dei dipendenti.

8. Gestione della conformità

Tenere sotto controllo la conformità può essere difficile; l'automazione può aiutare fornendo:

• Aggiornamenti e avvisi automatizzati: le normative e i requisiti legali possono cambiare frequentemente. Il software automatizzato per la conformità è predisposto per ricevere aggiornamenti sulle nuove leggi e normative, che possono poi essere integrate nei flussi di lavoro esistenti. Questi sistemi possono inoltre avvisare i team delle risorse umane di eventuali scadenze o modifiche relative alla conformità che richiedono attenzione, garantendo che l'azienda rimanga sempre conforme.
• Tracce di audit: i sistemi automatizzati mantengono registri dettagliati di tutte le attività delle risorse umane, fornendo una traccia di audit che può essere preziosa durante gli audit interni o esterni. Questa conservazione dei registri è essenziale per dimostrare la conformità alle leggi e alle normative sul lavoro.

9. Accesso ad app e strumenti

Fornire tempestivamente ai dipendenti l'accesso agli strumenti e alle app di cui hanno bisogno aumenta la produttività, soprattutto per i nuovi assunti e i membri del team che stanno cambiando ruolo. L'automazione garantisce che questi processi siano efficienti, sicuri e privi di errori:

• Permessi basati sul ruolo: i sistemi automatizzati assegnano l'accesso ad app e strumenti in base al ruolo lavorativo di un dipendente. Ad esempio, un membro del team di marketing potrebbe ottenere automaticamente l'accesso a strumenti come Google Analytics, Slack e il sistema di gestione dei contenuti, mentre a un membro del team IT viene concesso l'accesso a software tecnici e infrastrutture. Ciò riduce i ritardi nell'inserimento dei nuovi dipendenti e garantisce coerenza in tutta l'organizzazione.
• Richieste automatizzate di accesso alle app: i dipendenti possono richiedere ulteriori accessi tramite un portale self-service, dove l'automazione inoltra la richiesta al responsabile appropriato per l'approvazione. Una volta approvata, il sistema concede automaticamente l'accesso, riducendo al minimo il coinvolgimento del team IT e i tempi di attesa.
• Tracce di controllo per la sicurezza: gli strumenti automatizzati mantengono registri dettagliati di chi ha accesso a cosa, semplificando il monitoraggio e la gestione dei permessi. Questo è particolarmente importante per gli audit di conformità e sicurezza.

10. Gestione del tempo

Una gestione efficiente del tempo è un fattore chiave per l'elaborazione accurata delle buste paga, il monitoraggio della produttività e la conformità. L'automazione semplifica questi processi, garantendo precisione e riducendo gli oneri amministrativi:

• Monitoraggio automatizzato delle presenze: gli strumenti di rilevazione del tempo registrano automaticamente entrate e uscite, eliminando gli errori di inserimento manuale. I dipendenti possono utilizzare app mobili, sistemi biometrici o lettori di badge per registrare il proprio tempo, che viene integrato direttamente nei sistemi paghe per calcoli senza interruzioni.
• Automazione dei fogli presenze: i fogli presenze vengono compilati automaticamente sulla base dei dati sulle presenze, dell'assegnazione ai progetti o degli strumenti di monitoraggio delle attività. Dipendenti e responsabili possono esaminarli e approvarli con pochi clic, garantendo accuratezza e invii puntuali.
• Gestione delle pause e degli straordinari: i sistemi automatizzati monitorano la durata delle pause e degli straordinari, garantendo la conformità alle leggi sul lavoro e riducendo al minimo le controversie. Gli avvisi notificano ai responsabili quando vengono superate le soglie o è necessaria un'approvazione.

11. Processo di uscita

Se gestito in modo inadeguato, il processo di uscita può comportare rischi per la sicurezza o influire negativamente sull'esperienza del dipendente in partenza. L'automazione garantisce un processo di uscita strutturato, sicuro e senza interruzioni:

• Checklist di uscita: i sistemi automatizzati generano checklist personalizzate per ogni dipendente in partenza, includendo attività come la documentazione finale, i sondaggi di uscita e il trasferimento dei benefit. Queste checklist garantiscono che nessun passaggio venga trascurato e mantengono informati tutti gli interessati.
• Rimozione degli accessi: l'automazione revoca immediatamente l'accesso agli strumenti aziendali, agli account e-mail e ai sistemi sensibili una volta confermata l'uscita del dipendente. Ciò riduce al minimo i rischi per la sicurezza e preserva l'integrità dei dati.
• Attività di conformità: l'automazione di attività di conformità come l'emissione delle buste paga finali, la documentazione delle cessazioni e l'archiviazione dei fascicoli dei dipendenti garantisce il rispetto dei requisiti legali e protegge l'organizzazione da potenziali controversie.

Funzionalità da cercare nei software di automazione delle risorse umane

Ogni segmento dei software per le risorse umane offre qualcosa di diverso in termini di automazione. Diamo un'occhiata alle diverse funzionalità che puoi aspettarti dalle soluzioni automatizzate e ai loro vantaggi.

Per adottare le migliori pratiche di selezione e monitoraggio dei candidati, considera le informazioni fornite dai fornitori multinazionali di servizi per le risorse umane, garantendo conformità ed efficienza in tutto il mondo.

Le sfide dell'automazione delle risorse umane: bilanciare l'efficienza con il tocco umano

L'automazione delle risorse umane semplifica i processi e riduce il lavoro manuale, ma è fondamentale sapere quando affidarsi alla tecnologia e quando dare priorità all'interazione umana. Sebbene l'automazione aumenti l'efficienza, non può sostituire le relazioni personali che fanno prosperare un ambiente di lavoro. Le migliori strategie per le risorse umane combinano automazione ed empatia, assicurandosi che i dipendenti si sentano valorizzati e non semplicemente gestiti.

L'automazione non è sempre la soluzione migliore

Il fatto che un'attività possa essere automatizzata non significa che debba esserlo. Immagina un dipendente che festeggia 10 anni nella tua azienda: preferirebbe ricevere una generica e-mail automatizzata o un sentito riconoscimento durante una riunione aziendale? L'automazione delle risorse umane dovrebbe migliorare, non sostituire, le interazioni significative.

La formazione e l'adozione sono importanti

L'automazione non è una soluzione da "impostare e dimenticare". I nuovi strumenti richiedono formazione, risoluzione dei problemi e regolazioni continue. Se i dipendenti incontrano difficoltà con un sistema automatizzato, i guadagni in termini di efficienza scompaiono rapidamente. Un'implementazione ben pianificata garantisce che l'automazione lavori a favore del tuo team, non contro di esso.

Scalabilità: rendi la tecnologia delle risorse umane a prova di futuro

Non tutti gli strumenti di automazione crescono insieme alla tua azienda. Cerca soluzioni che si integrino perfettamente con il tuo ecosistema tecnologico per le risorse umane e offrano funzionalità modulari che si espandano con l'evoluzione della tua forza lavoro. Lo strumento giusto dovrebbe adattarsi a te, non il contrario.

L'intelligenza artificiale non sta sostituendo le risorse umane: le sta potenziando

L'automazione elimina il tedioso lavoro amministrativo, permettendo ai professionisti delle risorse umane di concentrarsi su ciò che conta davvero: coinvolgimento dei dipendenti, cultura e strategia. Invece di sostituire i posti di lavoro, l'intelligenza artificiale nelle risorse umane consente ai team HR di investire nell'aspetto umano del lavoro, assicurandosi che i dipendenti si sentano ascoltati, supportati e valorizzati.

In definitiva, si tratta delle persone e il giusto equilibrio tra tecnologia e contatto umano garantisce che l'automazione sia al servizio del tuo team, non il contrario.

Potresti ancora affidarti a processi manuali ma, se è probabile che tu superi le capacità dei tuoi sistemi o vuoi che il tuo team HR possa beneficiare di processi più convenienti, allora vale la pena prendere in considerazione l'automazione come parte della tua trasformazione digitale delle risorse umane, in particolare se può integrarsi perfettamente con i sistemi che stai utilizzando ora.

Se hai già deciso di adottare una nuova tecnologia per le risorse umane basata sull'intelligenza artificiale, dovrai considerare come elaborare una motivazione aziendale per il software HR e il processo di selezione HR nel suo complesso.

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