Was ist die Gehaltsabrechnung: Ihr vollständiger Leitfaden

Finn Bartram

on May 8, 2026

Die Gehaltsabrechnung ist eine zentrale Geschäftsaufgabe. Nutzen Sie diesen Leitfaden, um zu verstehen, worum es sich handelt, welche Gesetze sie regeln und welche besten Praktiken eine pünktliche und korrekte Gehaltsabrechnung gewährleisten.

TABLE OF CONTENTS Was ist die Gehaltsabrechnung? Warum ist die Gehaltsabrechnung wichtig? Vorschriften zur Gehaltsabrechnung Abzüge bei der Gehaltsabrechnung Gehaltsabrechnungsdokumente Durchführung der Gehaltsabrechnung Wer ist für die Gehaltsabrechnung verantwortlich? Ablauf der Gehaltsabrechnung Bewährte Praktiken

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist ein grundlegender Aspekt der Geschäftsabläufe, der den Prozess der Bezahlung von Mitarbeitenden für ihre Arbeit umfasst. Wird sie korrekt durchgeführt, verläuft alles reibungslos und vorhersehbar.

Läuft etwas schief, stehen Sie möglicherweise vor Problemen wie falsch eingestuften Beschäftigten, Steuerstrafen und frustrierten Mitarbeitenden, die sich wundern, warum ihr Nettogehalt am Zahltag nicht stimmt.

Ein effektives Lohn- und Gehaltsmanagement ist entscheidend, um sicherzustellen, dass Mitarbeitende korrekt und pünktlich entlohnt werden und gleichzeitig alle gesetzlichen und regulatorischen Vorgaben eingehalten werden.

Viele Kunden sind besorgt über die Komplexität der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Das Problem liegt oft nicht in den eigentlichen Abrechnungsberechnungen, sondern darin, gesetzeskonform mit den jeweiligen Vorschriften jedes Landes zu bleiben.

Norma Delgado

Gründerin von Global Payroll Geeks

Wenn Sie ganz neu im Bereich Payroll sind, sollten Sie ein kostenloses Werkzeug zur Lohn- und Gehaltsabrechnung verwenden, um den gesamten Prozess einfach und ohne Kosten zu bewältigen, bis Sie bereit sind, einen Schritt weiterzugehen.

Was ist Payroll?

Payroll bezeichnet den Prozess, mit dem Arbeitgeber ihre Mitarbeitenden für ihre Arbeit entlohnen. Dazu gehören die Berechnung des Verdienstes, das Einbehalten von Steuern und anderen Abzügen sowie die Auszahlung der Löhne und Gehälter.

Zur Lohnabrechnung gehört es auch, Arbeitszeiten zu dokumentieren, die Einhaltung von Steuergesetzen sicherzustellen und notwendige Lohnabrechnungsberichte bei Behörden einzureichen.

Warum ist Payroll wichtig?

Eine präzise und effiziente Lohn- und Gehaltsabrechnung ist aus mehreren Gründen unerlässlich. Erstens stellt sie sicher, dass Mitarbeitende die korrekte Vergütung für ihre Arbeit erhalten – und das ist, da sind wir uns sicherlich einig, von größter Bedeutung!

Darüber hinaus hilft ein korrektes Lohnmanagement Unternehmen bei der Einhaltung von Lohnsteuer-Gesetzen sowie Vorschriften und verhindert so Strafen und rechtliche Probleme. Es liefert außerdem wertvolle Erkenntnisse über Personalkosten und Mitarbeiterproduktivität, was eine fundierte Entscheidungsfindung durch das Management ermöglicht.

Vorschriften zur Lohn- und Gehaltsabrechnung

In den Vereinigten Staaten werden die Vorschriften zur Lohn- und Gehaltsabrechnung durch verschiedene bundesstaatliche, bundes- und lokale Gesetze geregelt, die dazu dienen, die Rechte der Arbeitnehmer zu schützen und faire Entlohnungspraktiken sicherzustellen.

Zu den wichtigsten Anforderungen im Bereich Payroll in den USA gehören:

Fair Labor Standards Act (FLSA): Das FLSA legt Mindestlohn, Anspruch auf Überstundenvergütung, Aufzeichnungspflichten und Jugendarbeitsschutzstandards für Arbeitnehmer sowohl im privaten als auch im öffentlichen Sektor fest.
Bundeseinkommensteuerabzug: Arbeitgeber sind verpflichtet, die bundesweite Einkommensteuer vom Lohn der Mitarbeiter entsprechend ihrer Steuerfreibeträge, ihres Familienstands und ihres Einkommensniveaus einzubehalten.
Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern: Arbeitgeber müssen Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern, die zusammen unter dem Federal Insurance Contributions Act (FICA) zusammengefasst werden, vom Lohn der Mitarbeiter einbehalten. Die aktuellen Beiträge liegen bei 6,2 % für die Sozialversicherung und 1,45 % für Medicare, mit zusätzlichen Medicare-Steuern für einkommensstarke Arbeitnehmer.
Federal Unemployment Tax Act (FUTA): Arbeitgeber unterliegen der FUTA-Steuer, die die Arbeitslosenunterstützung für Arbeitnehmer finanziert, die ihren Arbeitsplatz verloren haben. Der derzeitige FUTA-Steuersatz liegt bei 6 % auf die ersten $7.000, die jährlich an jeden Mitarbeiter gezahlt werden.
Staatlicher Einkommensteuerabzug: Viele Bundesstaaten erheben Einkommenssteuern auf die Gehälter der Mitarbeiter, die Arbeitgeber einbehalten und an die zuständigen Steuerbehörden weiterleiten müssen. Die staatlichen Steuersätze und Abzugsregeln variieren von Staat zu Staat.
Staatliche Arbeitslosenversicherung (SUI): Arbeitgeber sind verpflichtet, staatliche Arbeitslosenversicherungsbeiträge zu zahlen, um die Arbeitslosenunterstützung für berechtigte Arbeitnehmer zu finanzieren, die unverschuldet ohne Anstellung sind. Die SUI-Steuersätze und Bemessungsgrundlagen unterscheiden sich je nach Bundesstaat.
Unfallversicherung für Arbeitnehmer: Arbeitgeber sind in der Regel verpflichtet, eine Unfallversicherung für Arbeitnehmer abzuschließen, um medizinische Leistungen und Lohnausgleich für Mitarbeitende zu gewährleisten, die arbeitsbedingt verletzt werden oder erkranken.
Lohnsteuer-Berichterstattung: Arbeitgeber müssen verschiedene Steuerformulare beim IRS einreichen, wie z. B. Formular 941 (Employer's Quarterly Federal Tax Return), um einbehaltene Einkommenssteuer, Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern sowie den Arbeitgeberanteil zu melden.
Lohn- und Arbeitszeitgesetze: Zusätzlich zu bundesweiten Vorgaben existieren in vielen Bundesstaaten eigene Vorschriften zu Mindestlöhnen, Überstundenvergütung, Pausenregelungen und weiteren Aspekten der Beschäftigungsvergütung.
Mitarbeiterklassifizierung: Arbeitgeber müssen Arbeitnehmer korrekt als Angestellte oder unabhängige Auftragnehmer einordnen, basierend auf dem Maß der Kontrolle über die ausgeführte Arbeit und der Art des Beschäftigungsverhältnisses. Falsche Einstufungen können zu Strafen und rechtlicher Haftung führen.

Dies sind nur einige der Lohn- und Gehaltsabrechnungsvorschriften, die Arbeitgeber in den USA einhalten müssen, um die gesetzliche und regulatorische Konformität ihrer Gehaltsabrechnungen zu gewährleisten.

Es ist entscheidend, dass Unternehmen sich laufend über Änderungen von Lohn- und Gehaltsabrechnungsgesetzen informieren, um mögliche Strafen und rechtliche Risiken zu vermeiden.

Der Anstieg der Remote-Arbeit hat die globale Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie Compliance zu einem großen Thema gemacht. Tools müssen sich anpassen, um mit den verschiedenen Steuervorschriften in unterschiedlichen Regionen umzugehen.

Cara Barnes

Gründerin von Good Carma Consulting (ehemals TriNet und ADP)

Bei internationalen Einstellungen sollten Sie Tools und Teams einsetzen, die bereits Experten für Steuer- und Arbeitsgesetze des jeweiligen Landes sind. Beispielsweise hilft eine kanadische Gehaltsabrechnungslösung Unternehmen dabei, die wichtigsten Anforderungen der Gehaltsabrechnung beim Remote-Einstellen kanadischer Fachkräfte genau und effizient umzusetzen.

Direkteinzahlung vs. Bezahlkarten: Was ist die beste Lösung für Ihre Mitarbeiter?

Wie Sie Mitarbeitergehälter auszahlen, ist nicht nur eine technische Entscheidung – sie beeinflusst Compliance, Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden. Für viele HR-Verantwortliche hängt die Wahl zwischen Direkteinzahlung und Bezahlkarten davon ab, wie zugänglich die Optionen sind und ob sie den Lohnabrechnungsvorschriften entsprechen.

Direkteinzahlung ist die bevorzugte Option für die meisten firmeninternen Payroll-Teams. Sie stellt sicher, dass Mitarbeiter ihren Nettolohn direkt am Zahltag auf ihr Bankkonto erhalten und der Aufwand mit Papierchecks entfällt. Allerdings verfügt nicht jeder Mitarbeitende über ein Bankkonto, weshalb alternative Optionen notwendig werden.
Bezahlkarten bieten für Mitarbeitende ohne Bankkonto eine Lösung, indem sie den Lohn auf eine Prepaid-Debitkarte auszahlen. Allerdings regeln Landesgesetze, wie diese genutzt werden dürfen – einige Bundesstaaten verlangen, dass Arbeitgeber Alternativen anbieten, andere stellen sicher, dass Mitarbeitende den vollen Betrag ihres Lohns gebührenfrei abheben können.

Für kleine Unternehmen und HR-Verantwortliche geht es bei der Entscheidung nicht nur um Bequemlichkeit. Es geht darum, gesetzeskonform zu bleiben, die Lohnabrechnung effizient zu gestalten und sicherzustellen, dass Mitarbeitende unkompliziert Zugang zu ihrem Gehalt erhalten. Die Prüfung der lohnsteuerlichen Vorschriften auf Landesebene hilft, Compliance-Probleme zu vermeiden und sorgt für einen reibungslosen Zahltag für alle.

Lohn- und Gehaltsabzüge

In den Vereinigten Staaten gibt es mehrere gängige Lohn- und Gehaltsabzüge, die Arbeitgeber gesetzlich oder im Rahmen freiwilliger Zusatzleistungen vom Arbeitsentgelt der Beschäftigten einbehalten.

Zu den häufigsten Lohn- und Gehaltsabzügen in den USA gehören:

Bundeseinkommensteuer: Dieser Abzug entspricht dem Betrag der vom Arbeitnehmer auf Basis seines Einkommens und seines Steuerstatus geschuldeten Bundeseinkommensteuer. Die Höhe des Einbehalts wird auf Grundlage der Angaben im Formular W-4 des Mitarbeiters berechnet.
Landeseinkommensteuer: Viele US-Bundesstaaten erheben eine Einkommensteuer auf ihre Einwohner. Arbeitgeber müssen, sofern zutreffend, die Landeseinkommensteuer vom Arbeitsentgelt ihrer Beschäftigten einbehalten. Die Höhe des Einbehalts richtet sich nach dem Wohnsitzstaat und dem Steuerstatus des Arbeitnehmers.
Sozialversicherungsabgabe: Arbeitnehmende zahlen einen Teil ihres Arbeitsentgelts zur Finanzierung des Sozialversicherungsprogramms ein, das Renten-, Invaliditäts- und Hinterbliebenenleistungen bietet.
Medicare-Steuer: Dieser Abzug finanziert das Medicare-Programm, welches medizinische Leistungen für anspruchsberechtigte Personen ab 65 Jahren sowie bestimmte jüngere Menschen mit Behinderung bereitstellt.
401(k)- oder Altersvorsorgebeiträge: Viele Arbeitgeber bieten Altersvorsorgepläne wie 401(k)-Pläne an, bei denen Arbeitnehmende einen Teil ihres Arbeitsentgelts steuerfrei ansparen können. Diese Beiträge werden vor der Steuerberechnung vom Gehalt abgezogen und senken somit das zu versteuernde Einkommen.
Krankenkassenbeiträge: Mitarbeitende können sich für eine arbeitgeberfinanzierte Krankenversicherung entscheiden und ihre Beiträge dafür direkt vom Gehalt abziehen lassen. Diese Beiträge decken in der Regel die Kranken-, Zahn- und Augenversicherung ab.
Flexible Spending Account (FSA) Beiträge: FSAs ermöglichen es Arbeitnehmenden, steuerfrei Gelder für bestimmte Gesundheits- oder Betreuungskosten zurückzulegen. Beiträge zu FSAs werden vor der Steuer vom Gehalt abgezogen.
Gewerkschaftsbeiträge: Mitglieder von Gewerkschaften können Gewerkschaftsbeiträge zahlen, die direkt vom Gehalt einbehalten werden, um die Aktivitäten und Vertretung der Gewerkschaft zu unterstützen.
Lohnpfändungen: Arbeitgeber können verpflichtet sein, einen Teil des Gehalts eines Beschäftigten einzubehalten, um verpflichtende Lohnpfändungen wie beispielsweise Unterhaltszahlungen oder Steuerschulden zu begleichen.
Freiwillige Zusatzleistungen: Mitarbeitende können freiwillig an Zusatzleistungsprogrammen, wie Lebensversicherung, Berufsunfähigkeitsversicherung oder Mobilitätsleistungen, teilnehmen, wobei die Prämien vom Gehalt abgezogen werden.

Dies sind einige der häufigsten Lohn- und Gehaltsabzüge in den USA, jedoch können je nach Arbeitgeberrichtlinien, bundesstaatlichen Gesetzen und individuellen Entscheidungen weitere Abzüge hinzukommen.

Arbeitgeber sind dafür verantwortlich, die korrekten Abzüge ordnungsgemäß und gesetzeskonform vom Gehalt der Mitarbeitenden zu berechnen und einzubehalten.

Der erste Schritt besteht darin, den Unterschied zwischen Lohnsteuer und Einkommensteuer zu verstehen!

Lohn- und Gehaltsdokumente

Die Lohnabrechnung selbst durchzuführen ist eine anspruchsvolle Verwaltungsaufgabe. Hier ist eine Liste von Lohn- und Gehaltsdokumenten, die Sie benötigen werden.

Personaldokumente

Mitarbeiterinformationsformular: Ein umfassendes Mitarbeiterinformationsformular erfasst grundlegende Angaben zu jedem Mitarbeitenden, wie z. B. vollständiger Name, Adresse, Sozialversicherungsnummer (SSN), Geburtsdatum, Kontaktinformationen, Notfallkontakte und Beschäftigungsstatus (z. B. Vollzeit, Teilzeit, befristet).
Formular W-4 (Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug des Arbeitnehmers): Das IRS-Formular W-4 wird von jedem Mitarbeitenden ausgefüllt, um den Status bei der Steuererklärung, Abzugsfreibeträge und etwaige zusätzliche Abzüge für die US-Einkommensteuer anzugeben.
Formular I-9 (Nachweis über die Arbeitsberechtigung): Mit dem Formular I-9 wird die Identität und Arbeitsberechtigung von Arbeitnehmern geprüft, die in den USA beschäftigt werden.
Angebotsschreiben oder Arbeitsverträge: Halten Sie die Arbeitsbedingungen für jede Mitarbeiterin bzw. jeden Mitarbeiter in einem Angebotsschreiben oder Arbeitsvertrag fest, einschließlich Position, Vergütung, Leistungen, Arbeitszeiten, Beschäftigungsstatus sowie gegebenenfalls Probezeiten oder -bedingungen.
Formulare zur Leistungsanmeldung: Bieten Sie Mitarbeitervorteile wie Krankenversicherung, Altersvorsorge oder andere freiwillige Leistungen an, so erfassen Sie ausgefüllte Anmeldeformulare von Mitarbeitenden, in denen sie ihre Leistungswahl, Abdeckungsstufen und etwaige notwendige Eigenanteile angeben.
Einwilligung zum Bankeinzug: Holen Sie die Zustimmung der Mitarbeitenden ein, deren Gehalt direkt auf ihr Bankkonto zu überweisen, indem Sie ein Formular zur automatischen Gehaltsüberweisung ausfüllen lassen. Die Beschäftigten geben dafür ihre Bankdaten an, einschließlich Bankname, Kontonummer und Bankleitzahl, um eine elektronische Gehaltszahlung zu ermöglichen.
Lohnabrechnungsautorisierungsformular: Einige Arbeitgeber verlangen von Mitarbeitenden die Unterzeichnung eines Lohnabrechnungsautorisierungsformulars, das Abzüge vom Gehalt für Posten wie Uniformkosten, Gerätekauf oder freiwillige Abzüge z. B. für Spenden an gemeinnützige Organisationen erlaubt.
Leistungsbeurteilungen oder Mitarbeitergespräche: Führen Sie Aufzeichnungen über Leistungsbeurteilungen oder Mitarbeitergespräche einschließlich Feedback zur Leistung, Zielvereinbarungen, erzielten Erfolgen, Verbesserungsbereichen und gegebenenfalls aufgrund der Leistung gewährte Gehaltserhöhungen oder Boni.
Dokumentation zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses: Dokumentieren Sie die Einzelheiten der Beendigung eines Arbeitsverhältnisses, einschließlich Beendigungsdatum, Grund, ausstehende Gehaltszahlungen, Möglichkeiten zum Fortbestand von Leistungen und alle erforderlichen Hinweise oder Vereinbarungen.
Mitarbeiterhandbuch oder Richtlinien: Stellen Sie Ihren Mitarbeitenden ein Mitarbeiterhandbuch oder Zugang zu den Unternehmensrichtlinien zur Verfügung, die Rechte, Pflichten und Erwartungen im Hinblick auf Arbeitsverhältnis, Vergütung, Leistungen, Urlaubsregelungen, Verhalten am Arbeitsplatz und andere relevante Themen enthalten.

Lohnsteuerformulare

In den Vereinigten Staaten sind Arbeitgeber verpflichtet, verschiedene Lohnsteuerformulare einzureichen, um Löhne, einbehaltene Steuern und andere relevante Gehaltsinformationen an die Bundessteuerbehörde (IRS), die Steuerbehörden der Bundesstaaten und andere Behörden zu melden. Zu den gängigen Lohnsteuerformularen in den USA gehören unter anderem:

Formular W-2 (Lohn- und Steuerbescheinigung): Arbeitgeber müssen ihren Angestellten das Formular W-2 zur Verfügung stellen und jährlich Kopien an die Social Security Administration (SSA) übermitteln. Das Formular W-2 weist das Bruttogehalt, Trinkgelder und andere Vergütungen der Mitarbeiter sowie einbehaltene Steuern wie die Bundeseinkommenssteuer, Sozialversicherungsbeiträge und Medicare-Steuern aus.
Formular W-3 (Übermittlung von Lohn- und Steuererklärungen): Das Formular W-3 ist ein zusammenfassendes Übermittlungsformular, das dem Formular W-2 bei der Abgabe bei der Social Security Administration beiliegt. Arbeitgeber nutzen das Formular W-3, um die Gesamtbeträge an Löhnen, Trinkgeldern und anderen Vergütungen sowie die insgesamt einbehaltenen Steuern für alle Mitarbeitenden zu melden.
Formular WH-347: Wird verwendet, um zertifizierten Lohnnachweis einzureichen—ein spezieller wöchentlicher Lohnnachweis, der in den Vereinigten Staaten für Auftragnehmer und Subunternehmer auf bundesfinanzierten oder -geförderten Bauprojekten mit einem Wert von 2.000 $ oder mehr erforderlich ist.
Formular 941 (Vierteljährliche Bundessteuererklärung für Arbeitgeber): Arbeitgeber nutzen das Formular 941, um die vom Lohn der Mitarbeitenden einbehaltene Bundeseinkommenssteuer sowie die Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern (FICA-Steuern) von Mitarbeitenden sowie den Arbeitgeberanteil der FICA-Steuern zu melden. Das Formular 941 wird in der Regel vierteljährlich eingereicht, um die Lohnsteuern für jedes Quartal abzugleichen.
Formular 940 (Jährliche Bundessteuererklärung für Arbeitslosenversicherung (FUTA)): Arbeitgeber nutzen das Formular 940, um die Bundesarbeitslosensteuer (FUTA) für die an Angestellte gezahlten Gehälter zu melden und zu zahlen. Das Formular 940 wird jährlich eingereicht, um die FUTA-Steuerverpflichtung für das vorherige Kalenderjahr zu melden und gezahlte FUTA-Steuern abzugleichen.
Vierteljährliche Lohn- und Steuerformulare der Bundesländer: Viele Bundesstaaten verlangen, dass Arbeitgeber vierteljährliche Lohn- und Steuerberichte einreichen, um die vom Lohn der Mitarbeitenden einbehaltenen Landeseinkommenssteuern sowie die staatlichen Arbeitslosensteuern (SUTA) und sonstige Lohnabgaben zu melden. Das jeweils geltende Formular und die Einreichungspflichten unterscheiden sich je nach Bundesstaat.
Berichte zur staatlichen Arbeitslosenversicherung (SUI): Arbeitgeber müssen gegebenenfalls gesonderte Berichte einreichen, um die staatlichen Arbeitslosenversicherungssteuern (SUI) zu melden und Angaben zu gezahlten Löhnen, Arbeitslosenansprüchen und anderen relevanten Daten zu machen. Diese Berichte helfen dabei, den SUI-Steuersatz des Arbeitgebers und die Anspruchsberechtigung für Arbeitslosengeld zu bestimmen.
Formular 1099-Serie: Auch wenn sie nicht ausschließlich Lohnsteuerformulare sind, umfasst die Formular-1099-Serie verschiedene Auskunftsformulare zur Meldung von Zahlungen an unabhängige Auftragnehmende, Freiberufler und andere nicht-angestellte Arbeitskräfte. Da sie selbstständig sind, werden von ihren Zahlungen keine Steuern einbehalten. Sie kümmern sich selbst um ihre Steuern und werden nicht wie Angestellte in die Lohnabrechnung des Unternehmens einbezogen. Beispiele sind das Formular 1099-MISC für sonstige Einkünfte und 1099-NEC für nicht angestellte Vergütung.

Lohnabrechnung durchführen

Die Durchführung der Lohnabrechnung kann zeitaufwändig sein und lässt kaum Raum für Fehler. Zum Glück gibt es verschiedene Möglichkeiten, die eigentliche Lohnabrechnung abzuwickeln.

Manuelle Verarbeitung: Arbeitgeber können Löhne, Steuern und Abzüge ihrer Mitarbeitenden manuell mit Tabellenkalkulationen, papierbasierten Aufzeichnungen oder Buchhaltungssoftware berechnen. Die manuelle Lohnabrechnung beinhaltet die Eingabe der Arbeitsstunden, die Berechnung der Gehälter und die Ausstellung von Papier-Gehaltsabrechnungen oder die Nutzung von Direktüberweisungssoftware für elektronische Zahlungen.

2. Lohnabrechnungssoftware: Lohnabrechnungssoftware soll die Aufgaben der Lohnabrechnung automatisieren und vereinfachen, wie die Berechnung von Löhnen, Steuerabzügen, Erstellung von Entgeltabrechnungen und Veranlassung von Direktüberweisungen. Eigenständige Lohnabrechnungssoftware kann oft in Buchhaltungssysteme integriert werden und bietet Funktionen wie Steuerkonformität, Zeiterfassung und Mitarbeitenden-Selfservice-Portale. Die Kosten für Lohnabrechnungssoftware variieren je nach Bedarf. Sehen Sie sich unsere Auswahl der besten Lohnabrechnungssoftware an.

3. Steuerberater, CPA-Dienste oder Lohnabrechnungsservice: Arbeitgeber können die Lohnabrechnung an Wirtschaftsprüfer (CPAs) oder auf Lohnverarbeitung spezialisierte Dienstleister auslagern. Diese Fachleute übernehmen die Lohnabrechnung, Steueranmeldungen und Compliance-Themen für den Arbeitgeber und bieten Fachwissen und Sicherheit. Unser Leitfaden zu Lohnabrechnungssoftware vs. Lohnabrechnungsdienstleister zeigt die Unterschiede.

4. Professionelle Arbeitgeberorganisationen (PEOs): PEOs bieten umfassende HR-Outsourcing-Lösungen, einschließlich Gehaltsabrechnung, Verwaltung von Mitarbeitendenleistungen, Compliance-Unterstützung und Risikomanagement. Sehen Sie sich unsere Auswahl der besten PEO-Anbieter an.

5. Employer of record (EOR)-Dienstleistungen: Die Arbeit eines EOR, auch bekannt als Co-Beschäftigungsvereinbarungen, ermöglicht es Ihnen, die rechtlichen und administrativen Verantwortlichkeiten für Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie arbeitsrechtliche Angelegenheiten auszulagern, während Sie die Kontrolle über den Tagesbetrieb und das Mitarbeitermanagement behalten. Besonders nützlich ist dies bei einer globalen Expansion. Schauen Sie sich unsere Auswahl der besten EOR-Services an.

Wer ist für die Lohn- und Gehaltsabrechnung verantwortlich?

Macht die Personalabteilung die Lohnabrechnung? Diese Frage wird uns häufig gestellt.

Tatsächlich kann die Zuständigkeit für die Gehaltsabrechnung je nach Größe und Struktur des Unternehmens variieren.

In einem kleinen Unternehmen kann der Geschäftsinhaber selbst für die Lohn- und Gehaltsabrechnung zuständig sein. Wenn Sie gerade erst anfangen, haben Sie möglicherweise eine Gehaltsabrechnung mit nur einem Mitarbeiter.

In einem etablierten Unternehmen fällt dies meistens in den Aufgabenbereich der Buchhaltung/Finanzen und/oder der Personalabteilung. Wie oben erwähnt, besteht immer die Möglichkeit, die Auslagerung an einen professionellen HR-Dienstleister zu wählen.

Zusammengefasst, Payroll-Service erklärt: Ein externes Unternehmen, das die Gehaltszahlungen und Steuerabzüge für Ihre Mitarbeitenden in Ihrem Auftrag verwaltet.

Hier ist eine Aufschlüsselung der verschiedenen internen Abteilungen und ihrer Aufgaben bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung.

Personalabteilung (HR-Abteilung): Die Personalabteilung ist für Aufgaben wie die Pflege der Mitarbeiterunterlagen, Überwachung der Zeiterfassung und Anwesenheit, Festlegung von Sozialleistungen und Abzügen sowie die Sicherstellung der Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften zuständig.
Buchhaltungs- oder Finanzabteilung: Die Buchhaltungs- oder Finanzabteilung übernimmt häufig die finanziellen Aspekte der Gehaltsabrechnung. Dazu gehören Zahlungsabwicklung, Verwaltung von HR-Software mit Lohnabrechnung, Berechnung von Brutto- und Nettogehalt, Steuer- und Abzugsabrechnung sowie Sicherstellung, dass alle Finanzunterlagen korrekt und aktuell sind.
Lohn- und Gehaltsabrechnungsabteilung: Größere Organisationen können eine eigene Lohn- und Gehaltsabrechnungsabteilung haben. Diese Abteilung ist spezialisiert auf alle Aspekte der Lohnabrechnung, einschließlich Lohnberechnung, Abzugsmanagement, Steuerkonformität und Bearbeitung von Mitarbeiteranfragen rund um die Gehaltsabrechnung.
Externes Unternehmen (Lohnabrechnung, EoR, etc.): Es gibt Vor- und Nachteile der Auslagerung der Lohnbuchhaltung; Sie haben weniger Kontrolle über Detailfragen, aber Sie entlasten Ihr HR-Team und ermöglichen diesem, sich auf kreativere und produktivere Aufgaben zu konzentrieren.

In einem kleinen Unternehmen ist häufig eine interne Person für alle drei oben genannten Rollen verantwortlich. Falls Sie in dieser Situation sind, könnte Lohnabrechnungssoftware für Buchhalter hilfreich sein, da sie die Funktionen vereint, die Sie für beide Aufgabenbereiche benötigen.

11-Schritte-Lohnabrechnungsprozess

Schritt 1: Beantragen Sie Ihre EIN sowie staatliche/örtliche Steuer-IDs. Folgen Sie dieser Anleitung der IRS, um dies zu erledigen.
Schritt 2: Definieren Sie Ihre Lohn- und Gehaltsrichtlinie
- Legen Sie die Gehaltsabrechnungsintervalle fest: Bestimmen Sie einen regelmäßigen Gehaltsabrechnungsturnus (wöchentlich, zweiwöchentlich, halbmonatlich oder monatlich). Die Häufigkeit der Lohn- und Gehaltsläufe wirkt sich direkt auf die Kosten der Abrechnung und die Mitarbeitermotivation aus. Es gibt keinen universellen „besten“ Rhythmus, die Wahl des richtigen erfordert einen Ausgleich zwischen gesetzlichen Anforderungen, Budgetierung und den Bedürfnissen der Mitarbeitenden.
- Richtlinien für die Gehaltsabrechnung festlegen: Definieren Sie klare Regeln für Überstunden, Urlaub, Sozialleistungen, Abzüge und alle weiteren Aspekte rund um die Entgeltabrechnung.
Schritt 3: Mitarbeiterdaten erfassen und prüfen
- Mitarbeiterdaten überprüfen: Stellen Sie sicher, dass Sie korrekte Mitarbeiterdaten haben, darunter:
  - Steuerformulare (W-4, W-9, I-9)
  - Identifikationsnummern (z.B. Sozialversicherungsnummern)
  - Abzüge: Leistungen wie Krankenversicherung und Altersvorsorge
  - Bankverbindung
  - Arbeitsverträge mit korrektem Gehalt oder Stundensatz.
Schritt 4: Arbeitszeit und Anwesenheit erfassen
- Arbeitsstunden erfassen: Für Mitarbeiter mit Stundenlohn wird die Arbeitszeit inklusive Überstunden erfasst.
- Abwesenheiten verwalten: Berücksichtigen Sie Urlaub, Krankheitstage und andere Fehlzeiten, die den Lohn betreffen.
Schritt 5: Bruttolohn berechnen
- Bruttolohn für Stundenkräfte berechnen: Multiplizieren Sie die gearbeiteten Stunden mit dem Stundensatz und addieren Sie etwaige Überstunden.
- Bruttolohn für Festangestellte berechnen: Teilen Sie das Jahresgehalt durch die Anzahl der Abrechnungsperioden, um den Bruttolohn je Abrechnungszyklus zu erhalten.
Schritt 6: Abzüge berechnen
- Steuern einbehalten: Berechnen und ziehen Sie die erforderlichen Bundes-, Landes- und Kommunalsteuern basierend auf den Angaben der Mitarbeiter ab.
- Sozialleistungen und Beiträge abziehen: Berücksichtigen Sie Beiträge für Zusatzleistungen wie Krankenversicherung, Altersvorsorge usw.
- Weitere Abzüge: Berücksichtigen Sie alle weiteren gesetzlich vorgeschriebenen oder vereinbarten Abzüge wie z.B. durch On-Demand-Lohnzahlung.
- Die Integration von Tools zur Spesenabrechnung kann die Effizienz von Gehaltsabrechnungen und deren Dokumentation steigern.
Schritt 7: Nettolohn ermitteln
- Ziehen Sie alle Abzüge vom Bruttolohn ab: Das Ergebnis ist der Nettolohn, der an die Mitarbeitenden ausbezahlt wird.

Schritt 8: Zahlungen ausführen
- Zahlung anweisen: Bezahlen Sie die Mitarbeitenden mit der gewählten Zahlungsmethode (Überweisung, Scheck, Barzahlung usw.).
- Lohnabrechnungen ausstellen: Geben Sie Ihren Mitarbeitenden Lohnabrechnungen aus, auf denen Bruttolohn, Abzüge und Nettolohn ausgewiesen sind.
Schritt 9: Lohn- und Gehaltsabrechnung dokumentieren und melden
- Dokumentation führen: Führen Sie detaillierte Aufzeichnungen für jeden Abrechnungszyklus zu internen und rechtlichen Zwecken.
- Meldungen an Behörden: Reichen Sie alle erforderlichen Unterlagen und Berichte bei den Steuerbehörden und anderen Stellen ein.
Schritt 10: Auf die Jahresendabrechnung vorbereiten
- Jahresendberichte: Erstellen und verteilen Sie steuerliche Jahresenddokumente an die Mitarbeitenden (z.B. W-2 in den USA).
- Jahresdaten abgleichen: Überprüfen Sie, ob alle Abrechnungsdaten des Jahres vollständig und korrekt sind.
Schritt 11: Lohn- und Gehaltsinformationen überprüfen und aktualisieren
- Regelmäßige Überprüfungen: Führen Sie regelmäßig eine Gehaltsabrechnungsprüfung zur Sicherstellung von Korrektheit und Gesetzeskonformität durch.
- Richtlinien und Stammdaten aktualisieren: Nehmen Sie bei Änderungen in Steuergesetzen, Unternehmensrichtlinien oder Mitarbeiterdaten entsprechende Anpassungen vor.

Best Practices für die Lohn- und Gehaltsabrechnung

Folgen Sie diesen Best Practices für die Lohn- und Gehaltsabrechnung, um sicherzustellen, dass Sie einen effizienten und genauen Prozess durchführen.

Bleiben Sie auf dem neuesten Stand der Vorschriften: Aktualisieren Sie regelmäßig Ihr Wissen über lokale, bundesstaatliche und nationale Steuergesetze sowie Arbeitsvorschriften. Dazu gehört das Verständnis von Änderungen bei Steuersätzen, Mindestlohnregelungen, Überstundenregelungen und Vorschriften zu Sozialleistungen. Hilfreiche Ressourcen wie die Compliance Assistance der US-Regierung unterstützen Sie dabei.
Führen Sie genaue Mitarbeiterunterlagen: Halten Sie genaue und aktuelle Daten aller Mitarbeitenden fest, einschließlich ihrer persönlichen Angaben, Steuerdaten, Sozialleistungen und etwaiger Änderungen des Beschäftigungsstatus oder Gehalts.
Regelmäßige Prüfungen und Abstimmungen: Überprüfen Sie den Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozess regelmäßig auf Genauigkeit und gleichen Sie die Abrechnungsunterlagen regelmäßig mit Bankauszügen und Hauptbuchkonten ab.
Offene Kommunikation mit Führungskräften. Kommunizieren Sie Ihren Lohnabrechnungsprozess mit den Führungskräften und weisen Sie darauf hin, was von ihnen wann benötigt wird.
Klare Kommunikation mit Mitarbeitenden: Halten Sie die Kommunikation über Gehaltsrichtlinien und Änderungen offen, geben Sie klar verständliche und detaillierte Lohnabrechnungen aus und stehen Sie für Rückfragen der Mitarbeitenden zu ihrem Gehalt zur Verfügung.
Pünktliche und korrekte Steuererklärungen: Stellen Sie sicher, dass alle lohnbezogenen Steuererklärungen korrekt sind und fristgerecht eingereicht werden. Dazu gehört das richtige Einbehalten der Steuern und die rechtzeitige Abführung an die Finanzbehörden.
Datensicherheit und Datenschutz: Setzen Sie starke Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz sensibler Lohn- und Gehaltsdaten um. Dazu gehört das Sichern digitaler Aufzeichnungen sowie der sorgsame Umgang mit Mitarbeiterinformationen.
Effiziente Nutzung von Technologie:
- Investieren Sie in Gehaltsabrechnungssoftware, die Berechnungen automatisieren, Daten verwalten und stets die neuesten Steuersätze und gesetzlichen Änderungen berücksichtigen kann. Zur Unterstützung finden Sie hier einige wichtige Funktionen von Gehaltsabrechnungssoftware.
- Nutzen Sie ein zuverlässiges System zur Zeiterfassung, insbesondere für Mitarbeitende im Stundenlohn. Stellen Sie sicher, dass das System Normalarbeitszeit, Überstunden und Abwesenheiten korrekt erfasst.
Frühzeitige Vorbereitung auf den Jahresabschluss: Beginnen Sie den Lohn- und Gehaltsabschluss zum Jahresende frühzeitig. Dazu gehören die Überprüfung der Mitarbeitendendaten, die Aktualisierung der Lohnunterlagen und die Vorbereitung auf die Verteilung der Steuerdokumente.
Fördern Sie kontinuierliches Lernen: Schulungen und Nachschulungen sollten fest eingeplant werden. Besuchen Sie beispielsweise Lohnabrechnungskonferenzen, um das Wissen Ihres Teams zu erweitern und sich mit Branchenexperten zu vernetzen.
Holen Sie sich professionelle Beratung: Bei Unsicherheiten ziehen Sie Lohn- und Gehaltsabrechnungsexperten oder Rechtsberater hinzu—insbesondere bei komplexen Fragen oder größeren Gesetzesänderungen im Bereich Lohn- und Gehaltsabrechnung.
Dokumentieren Sie Gehaltsabrechnungsverfahren: Führen Sie eine schriftliche Aufzeichnung aller Prozesse, die bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung ablaufen. Dies sorgt für Konsistenz und dient als Schulungsgrundlage für neue Mitarbeitende.
Planen Sie für Notfälle vor: Legen Sie einen Backup-Plan für die Lohn- und Gehaltsabrechnung für Notfälle oder unerwartete Störungen (wie technische Probleme oder Naturkatastrophen) fest.
Holen Sie Rückmeldungen von Mitarbeitenden ein. Wie Malcolm Ferrante, Senior Accountant bei der CBS Group, hervorhebt: „Feedback von Mitarbeitenden kann Schwachstellen aufdecken und Möglichkeiten zur Verbesserung aufzeigen.“
Kontrollieren Sie ALLES zwei- und dreimal, bevor Sie die Abrechnung abgeben.

Für eine pünktliche und korrekte Gehaltsabrechnung

Auch wenn die Lohn- und Gehaltsabrechnung zunächst überwältigend wirken kann, machen moderne Technologien wie Abrechnungssysteme die Handhabung dieses Prozesses deutlich einfacher.

Wenn Sie Schwierigkeiten haben, Ihre Gehaltsverpflichtungen zu erfüllen, könnte Payroll Funding eine gute Option für Sie sein.

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