Was ist Lohn- und Gehaltsabrechnung: Ihr vollständiger Leitfaden
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist ein grundlegender Aspekt der Geschäftsabläufe und umfasst den Prozess der Bezahlung von Mitarbeitern für ihre Arbeit. Wird sie korrekt durchgeführt, verläuft der Prozess reibungslos und vorhersehbar.
Wird sie jedoch fehlerhaft durchgeführt, können Fehlklassifizierungen von Mitarbeitern, Steuerstrafen und frustrierte Beschäftigte, die sich wundern, warum ihr Nettogehalt am Zahltag nicht stimmt, die Folge sein.
Eine effektive Lohn- und Gehaltsverwaltung ist entscheidend, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter korrekt und pünktlich bezahlt werden und gleichzeitig die gesetzlichen und regulatorischen Vorgaben eingehalten werden.
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Wenn Sie ganz neu im Bereich Lohn- und Gehaltsabrechnung sind, sollten Sie ein kostenloses Lohn- und Gehaltsabrechnungs-Management-Tool nutzen, um den Prozess reibungslos und ohne Kosten zu bewältigen, bis Sie bereit sind, den nächsten Schritt zu gehen.
Was ist Lohn- und Gehaltsabrechnung?
Lohn- und Gehaltsabrechnung bezieht sich auf den Prozess, durch den Arbeitgeber ihre Mitarbeiter für deren Arbeit bezahlen. Dies umfasst die Berechnung des Arbeitsentgelts, das Einbehalten von Steuern und anderen Abzügen sowie die Auszahlung der Zahlungen.
Zur Lohn- und Gehaltsabrechnung gehört auch das Führen von Arbeitszeitnachweisen, die Einhaltung steuerlicher Vorschriften sowie das Einreichen erforderlicher Lohn- und Gehaltsabrechnungsberichte bei Behörden.
Viele Kunden machen sich Sorgen um die Komplexität der Gehaltsabrechnung. Das Problem liegt häufig nicht in den Gehaltsabrechnungsberechnungen selbst, sondern in der Einhaltung der Vorschriften jedes einzelnen Landes.
Warum ist Lohn- und Gehaltsabrechnung wichtig?
Eine genaue und effiziente Lohn- und Gehaltsabrechnung ist aus mehreren Gründen unerlässlich. Erstens stellt sie sicher, dass Mitarbeiter die korrekte Vergütung für ihre Arbeit erhalten – und das ist, da sind wir uns sicher einig, von entscheidender Bedeutung!
Darüber hinaus hilft ein ordnungsgemäßes Lohn- und Gehaltsabrechnungs-Management Unternehmen dabei, die Lohnsteuer-Gesetze und -Vorschriften einzuhalten, wodurch Strafen und rechtliche Probleme vermieden werden. Sie liefert außerdem wertvolle Einblicke in Arbeitskosten und Produktivität der Mitarbeitenden, was eine fundierte Entscheidungsfindung durch das Management ermöglicht.
Vorschriften zur Lohn- und Gehaltsabrechnung
In den Vereinigten Staaten unterliegen die Vorschriften zur Lohn- und Gehaltsabrechnung verschiedenen bundesstaatlichen, staatlichen und lokalen Gesetzen, die die Rechte der Mitarbeiter schützen und faire Vergütungspraktiken gewährleisten sollen.
Zu den wichtigsten Vorschriften für die Lohn- und Gehaltsabrechnung in den USA gehören:
- Fair Labor Standards Act (FLSA): Das FLSA legt Mindestlöhne, Überstundenzahlungen, Aufzeichnungspflichten und Jugendarbeitsschutzstandards für Arbeitnehmer sowohl im privaten als auch öffentlichen Sektor fest.
- Bundeseinkommensteuerabzug: Arbeitgeber sind verpflichtet, die Bundeseinkommensteuer vom Lohn ihrer Arbeitnehmer einzubehalten, basierend auf deren Steuerfreibeträgen, Steuerklasse und Einkommenshöhe.
- Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern: Arbeitgeber müssen Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern, zusammen bekannt als Federal Insurance Contributions Act (FICA)-Steuern, vom Lohn der Beschäftigten einbehalten. Die aktuellen Sätze betragen 6,2 % für die Sozialversicherung und 1,45 % für Medicare. Für Besserverdienende fallen zusätzliche Medicare-Steuern an.
- Federal Unemployment Tax Act (FUTA): Arbeitgeber unterliegen der FUTA-Steuer, die Arbeitslosenleistungen für entlassene Beschäftigte finanziert. Der aktuelle FUTA-Steuersatz beträgt 6 % auf die ersten 7.000 US-Dollar Lohn, die jährlich an jeden Arbeitnehmer gezahlt werden.
- Staatlicher Einkommensteuerabzug: Viele Bundesstaaten erheben Einkommensteuern auf Arbeitnehmerlöhne, die der Arbeitgeber einbehalten und an die zuständige Steuerbehörde abführen muss. Die Sätze und Anforderungen variieren je nach Bundesstaat.
- Staatliche Arbeitslosenversicherung (SUI): Arbeitgeber müssen staatliche Arbeitslosenversicherungsbeiträge zahlen, um die Leistungen für berechtigte Arbeitslose zu finanzieren, die unverschuldet ihren Job verlieren. SUI-Steuersätze und Lohnobergrenzen sind bundesstaatenspezifisch.
- Unfallversicherung für Arbeitnehmer: Arbeitgeber sind in der Regel verpflichtet, eine Unfallversicherung für Arbeitnehmer abzuschließen, um medizinische Leistungen und Lohnersatz im Falle berufsbedingter Verletzungen oder Erkrankungen zu gewähren.
- Beschäftigungssteuer-Berichtswesen: Arbeitgeber müssen verschiedene Steuerformulare beim IRS einreichen, z. B. das Formular 941 (Vierteljährliche Bundesteuererklärung des Arbeitgebers), um einbehaltene Einkommensteuer sowie Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern und den Arbeitgeberanteil an diesen Abgaben zu melden.
- Lohn- und Arbeitszeitgesetze: Zusätzlich zu bundesrechtlichen Vorgaben haben viele Bundesstaaten eigene Gesetze zu Mindestlöhnen, Überstunden, Pausenregelungen und anderen Aspekten der Mitarbeitervergütung.
- Mitarbeiterklassifizierung: Arbeitgeber müssen Mitarbeitende korrekt als Angestellte oder unabhängige Auftragnehmer einstufen. Kriterien sind unter anderem der Grad der Kontrolle über die Arbeitsausführung und die Art des Beschäftigungsverhältnisses. Falsche Einstufung kann zu Sanktionen und rechtlichen Konsequenzen führen.
Dies sind nur einige der Gehaltsabrechnungsvorschriften, mit denen Arbeitgeber in den USA konform gehen müssen, um Rechtssicherheit und gesetzeskonforme Lohnabrechnungen zu gewährleisten.
Es ist entscheidend, dass Unternehmen über Änderungen des Lohn- und Steuerrechts informiert bleiben, um mögliche Strafen und rechtliche Risiken zu vermeiden.
Der Aufstieg der Fernarbeit hat die globale Lohnabrechnung und Einhaltung von Vorschriften zu einem wichtigen Thema gemacht. Tools müssen sich anpassen, um die unterschiedlichen Steuergesetze in verschiedenen Regionen zu bewältigen.
Bei internationalen Einstellungen setzen Sie auf Werkzeuge und Teams, die in den arbeits- und steuerrechtlichen Vorgaben des jeweiligen Landes bereits Experten sind. Zum Beispiel hilft eine kanadische Lohnabrechnungslösung Unternehmen dabei, die wichtigsten Aspekte bei der Lohnabrechnung für kanadische Remote-Bewerber korrekt und effizient umzusetzen.
Direkteinzahlung vs. Gehaltskarten: Was ist am besten für Ihre Mitarbeitenden?
Wie Sie Ihren Mitarbeitenden den Lohn auszahlen, ist nicht nur eine technische Entscheidung – sie betrifft die Einhaltung von Vorschriften, die Lohnabrechnung und die Zufriedenheit der Angestellten. Für viele Personalverantwortliche dreht sich die Entscheidung zwischen Direkteinzahlung und Gehaltskarten um Zugänglichkeit und die Einhaltung der Lohnabrechnungsvorschriften.
- Direkteinzahlung ist für viele interne Gehaltsabrechnungsteams die bevorzugte Methode. So wird das Nettoeinkommen der Mitarbeitenden am Zahltag direkt auf ihr Bankkonto überwiesen – Papierchecks entfallen. Allerdings besitzt nicht jede:r Mitarbeitende ein Bankkonto, sodass alternative Auszahlungswege nötig sind.
- Gehaltskarten bieten eine Lösung für Mitarbeitende ohne Bankkonto, indem das Gehalt auf eine Prepaid-Debitkarte geladen wird. Staatliche Gesetze regeln jedoch deren Nutzung – in manchen Bundesstaaten müssen Arbeitgeber Alternativen anbieten, in anderen ist sicherzustellen, dass Angestellte ihr gesamtes Gehalt gebührenfrei abheben können.
Für kleine Unternehmen und Personalverantwortliche geht es bei der Entscheidung nicht nur um Bequemlichkeit. Es gilt, Compliance sicherzustellen, die Lohnabrechnung effizient zu gestalten und dafür zu sorgen, dass Mitarbeitende einfach auf ihren Lohn zugreifen können. Die Überprüfung der Lohnabrechnungsvorschriften auf Bundesstaatsebene hilft, Probleme bei der Einhaltung zu vermeiden und macht den Zahltag für alle reibungslos.
Lohn- und Gehaltsabzüge
In den Vereinigten Staaten gibt es mehrere gängige Lohn- und Gehaltsabzüge, die Arbeitgeber entweder gesetzlich einbehalten oder im Rahmen freiwilliger Zusatzleistungen abziehen.
Zu den häufigsten Lohn- und Gehaltsabzügen in den USA gehören:
- Bundeseinkommensteuer: Dieser Abzug entspricht dem Betrag der vom Arbeitnehmer geschuldeten Bundeseinkommensteuer, abhängig von dessen Einkommen und Steuerklassen. Die Höhe der Einbehaltung wird anhand der Angaben auf dem Formular W-4 des Arbeitnehmers berechnet.
- Landeseinkommensteuer: Viele Bundesstaaten erheben eine Einkommensteuer auf ihre Einwohner. Arbeitgeber sind verpflichtet, die Landeseinkommensteuer von den Löhnen der Arbeitnehmer einzubehalten, sofern zutreffend. Die Höhe der Einbehaltung richtet sich nach dem Wohnsitzstaat und der Steuerklasse des Arbeitnehmers.
- Sozialversicherungssteuer: Arbeitnehmer zahlen einen Teil ihres Gehalts zur Finanzierung der Sozialversicherung, die Renten-, Invaliditäts- und Hinterbliebenenleistungen bietet.
- Medicare-Steuer: Mit diesem Abzug wird das Medicare-Programm finanziert, das medizinische Leistungen für berechtigte Personen ab 65 Jahren sowie bestimmte jüngere Menschen mit Behinderung bereitstellt.
- 401(k)- oder Altersvorsorgebeiträge: Viele Arbeitgeber bieten Altersvorsorgepläne wie 401(k)-Pläne an, bei denen Arbeitnehmer einen Teil ihres Gehalts steuerfrei einzahlen können. Diese Beiträge werden vom Bruttogehalt einbehalten, bevor Steuern abgezogen werden, wodurch das zu versteuernde Einkommen sinkt.
- Krankenversicherungsprämien: Arbeitnehmer können an betrieblichen Krankenversicherungsplänen teilnehmen und die Prämien direkt von ihrem Gehalt abziehen lassen. Diese Prämien decken in der Regel Kranken-, Zahn- und Augenversicherung ab.
- Flexible Spending Account (FSA)-Beiträge: FSAs ermöglichen es Arbeitnehmern, einen Teil ihres Gehalts steuerfrei für berechtigte Gesundheits- oder Betreuungsausgaben zurückzulegen. Die Beiträge werden ebenfalls vor Steuern vom Bruttogehalt abgezogen.
- Gewerkschaftsbeiträge: Mitglieder einer Gewerkschaft können Gewerkschaftsbeiträge von ihrem Gehalt einbehalten lassen, um Aktivitäten und Vertretung der Gewerkschaft zu unterstützen.
- Lohnpfändungen: Arbeitgeber sind möglicherweise verpflichtet, einen Teil des Lohns eines Mitarbeiters einzubehalten, um gesetzliche Lohnpfändungen wie Unterhaltszahlungen oder Steuerschulden zu erfüllen.
- Freiwillige Zusatzleistungen: Arbeitnehmer können sich für freiwillige Zusatzleistungen wie Lebensversicherung, Berufsunfähigkeitsversicherung oder Zuschüsse zum Pendeln entscheiden, deren Beiträge dann vom Gehalt abgezogen werden.
Dies sind einige der häufigsten Lohn- und Gehaltsabzüge in den USA. Im Einzelfall können die tatsächlichen Abzüge jedoch abhängig von Arbeitgeberrichtlinien, gesetzlichen Vorgaben der Bundesstaaten und individuellen Wahlen der Arbeitnehmer variieren.
Die Arbeitgeber sind dafür verantwortlich, die korrekten Abzüge nach geltenden Gesetzen und Vorschriften genau zu berechnen und abzuziehen.
Der erste Schritt ist es, den Unterschied zwischen Lohnsteuern und Einkommensteuern zu verstehen!
Lohn- und Gehaltsdokumente
Die Abrechnung selbst durchzuführen ist eine ernsthafte Verwaltungsaufgabe. Hier findest du eine Liste der wichtigen Gehaltsdokumente, die du brauchen wirst.
Personalunterlagen
- Mitarbeiterinformationsformular: Ein umfassendes Mitarbeiterinformationsformular erfasst grundlegende Angaben zu jedem Mitarbeiter, wie vollständiger Name, Adresse, Sozialversicherungsnummer (SSN), Geburtsdatum, Kontaktinformationen, Notfallkontakte und Beschäftigungsstatus (z. B. Vollzeit, Teilzeit, befristet).
- Formular W-4 (Lohnsteuerabzugsformular des Mitarbeiters): Das IRS-Formular W-4 wird von jedem Mitarbeiter ausgefüllt, um seinen Steuerstatus, Freibeträge für Steuerabzüge und zusätzliche Abzugsbeträge für die Bundessteuer anzugeben.
- Formular I-9 (Überprüfung der Beschäftigungsberechtigung): Das Formular I-9 überprüft die Identität und die Berechtigung zur Beschäftigung für in den USA eingestellte Arbeitnehmer.
- Angebotsschreiben oder Arbeitsverträge: Dokumentieren Sie die Anstellungsbedingungen für jeden Mitarbeiter in einem Angebotsschreiben oder Arbeitsvertrag, einschließlich Einzelheiten wie Stellenbezeichnung, Vergütung, Sozialleistungen, Arbeitszeiten, Beschäftigungsstatus sowie alle ggf. geltenden Probezeiten oder Bedingungen.
- Anmeldungen zu Sozialleistungen: Wenn Mitarbeitervorteile wie Krankenversicherung, Altersvorsorge oder andere freiwillige Leistungen angeboten werden, sollten ausgefüllte Anmeldungen von den Mitarbeitern eingeholt werden, die ihre Wahl der Leistungen, Deckungsstufen und erforderlichen Eigenbeteiligungen angeben.
- Einwilligung zum Direktdeposito: Holen Sie eine Einwilligung der Mitarbeiter ein, damit deren Lohn direkt auf das Bankkonto überwiesen wird, indem sie ein Formular zur automatischen Lohnüberweisung ausfüllen. Die Mitarbeiter geben dafür ihre Bankverbindung mit Name der Bank, Kontonummer und Bankleitzahl an, um elektronische Lohnzahlungen zu ermöglichen.
- Lohn- und Gehaltsabrechnungsfreigabe: Einige Arbeitgeber verlangen von ihren Mitarbeitern, ein Formular zur Lohn- und Gehaltsabrechnung zu unterzeichnen, das Abzüge vom Gehalt für z. B. Uniformkosten, Ausrüstungsanschaffungen oder freiwillige Abzüge für wohltätige Zwecke autorisiert.
- Leistungsbeurteilungen oder Mitarbeitergespräche: Führen Sie Aufzeichnungen über Leistungsbeurteilungen der Mitarbeiter, in denen Leistungsfeedback, Ziele, Erfolge, Verbesserungsbereiche sowie eventuelle Gehaltserhöhungen oder Boni aufgrund der Leistung dokumentiert werden.
- Kündigungsunterlagen: Halten Sie die Einzelheiten zu Mitarbeiterkündigungen fest, einschließlich Beendigungsdatum, Kündigungsgrund, ausstehende Lohn- oder Gehaltsansprüche, Möglichkeiten zur Weiterführung von Sozialleistungen sowie erforderlicher Mitteilungen oder Vereinbarungen.
- Mitarbeiterhandbuch oder Richtlinien: Stellen Sie den Mitarbeitern ein Mitarbeiterhandbuch oder Zugang zu Unternehmensrichtlinien bereit, in denen Rechte, Pflichten und Erwartungen im Hinblick auf Beschäftigung, Vergütung, Leistungen, Urlaubsregelungen, Verhaltensgrundsätze am Arbeitsplatz und weitere relevante Themen dargelegt werden.
Lohnsteuerformulare
In den Vereinigten Staaten sind Arbeitgeber verpflichtet, verschiedene Lohnsteuerformulare einzureichen, um Löhne, einbehaltene Steuern und andere lohnbezogene Informationen an den Internal Revenue Service (IRS), die Steuerbehörden der Bundesstaaten und andere staatliche Stellen zu melden. Zu den gängigen Lohnsteuerformularen in den USA gehören:
- Formular W-2 (Lohn- und Steuerbescheinigung): Arbeitgeber müssen das Formular W-2 jedem Arbeitnehmer zur Verfügung stellen und jährlich Kopien an die Sozialversicherungsbehörde (SSA) übermitteln. Das Formular W-2 gibt Auskunft über das Bruttoarbeitsentgelt, Trinkgelder und sonstige Vergütungen der Arbeitnehmer sowie über einbehaltene Steuern, wie z. B. die bundesstaatliche Einkommensteuer, die Sozialversicherungssteuer und die Medicare-Steuer.
- Formular W-3 (Übermittlung von Lohn- und Steuerbescheinigungen): Das Formular W-3 ist ein zusammenfassendes Übermittlungsformular, das beim Einreichen des Formulars W-2 an die Sozialversicherungsbehörde beigelegt werden muss. Arbeitgeber nutzen das Formular W-3, um die Gesamtlohnsumme, Trinkgelder und sonstige Vergütungen sowie die insgesamt einbehaltenen Steuern für alle Arbeitnehmer zu melden.
- Formular WH-347: Wird verwendet, um beglaubigte Lohnabrechnungen einzureichen – ein bestimmter wöchentlicher Lohnbericht, der in den Vereinigten Staaten für Auftragnehmer und Subunternehmer auf bundesfinanzierten oder unterstützten Bauprojekten im Wert von 2.000 $ oder mehr erforderlich ist.
- Formular 941 (Vierteljährliche Bundessteuererklärung des Arbeitgebers): Arbeitgeber verwenden das Formular 941, um die bundesstaatliche Einkommensteuer, die vom Lohn ihrer Mitarbeiter einbehalten wurde, sowie die von Arbeitnehmern und Arbeitgebern zu tragenden Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern (FICA-Steuern) zu melden. Das Formular 941 wird von den meisten Arbeitgebern vierteljährlich eingereicht, um die Lohnsteuern für jedes Quartal abzugleichen.
- Formular 940 (Jährliche Bundesarbeitslosensteuererklärung (FUTA)): Arbeitgeber verwenden das Formular 940, um die bundesstaatliche Arbeitslosensteuer (FUTA) für an Arbeitnehmer gezahlten Lohn zu melden und zu entrichten. Das Formular 940 wird jährlich eingereicht, um die FUTA-Steuerschuld für das vorhergehende Kalenderjahr zu melden und bereits gezahlte FUTA-Steuern abzugleichen.
- Vierteljährliche Lohn- und Steuererklärungsformulare auf Landesebene: Viele US-Bundesstaaten verlangen von Arbeitgebern die Einreichung von vierteljährlichen Lohn- und Steuerberichten, um einbehaltene Landessteuern sowie Arbeitslosenversicherungsbeiträge (SUTA) und andere landesspezifische Lohnsteuern zu melden. Die spezifischen Formulare und Meldepflichten variieren je nach Bundesstaat.
- Berichte zur staatlichen Arbeitslosenversicherung (SUI): Arbeitgeber sind eventuell verpflichtet, gesonderte Berichte einzureichen, um die Beiträge zur staatlichen Arbeitslosenversicherung (SUI) zu melden und Angaben zu gezahlten Löhnen, Arbeitslosenanträgen und anderen relevanten Daten zu machen. Diese Berichte helfen bei der Festlegung des Beitragsatzes und der Bezugsberechtigung für Arbeitslosengeld.
- Formular 1099-Reihe: Auch wenn sie nicht strikt zu den Lohnsteuerformularen zählen, umfasst die Formular-1099-Reihe verschiedene Informationsrückmeldeformulare, die verwendet werden, um Zahlungen an unabhängige Auftragnehmer, Freiberufler und andere nicht-angestellte Arbeitskräfte zu melden. Da diese Personen selbstständig sind, werden von ihren Zahlungen keine Abzüge vorgenommen. Sie sind selbst für ihre Steuern verantwortlich und werden lohntechnisch nicht wie Angestellte behandelt. Beispiele sind das Formular 1099-MISC für sonstiges Einkommen und das Formular 1099-NEC für Vergütungen an Nicht-Angestellte.
Lohnabrechnung bearbeiten
Die Verarbeitung der Lohnabrechnung kann zeitaufwändig sein und erlaubt kaum Fehler. Zum Glück gibt es verschiedene Möglichkeiten, die eigentliche Lohnabrechnung durchzuführen.
- Manuelle Verarbeitung: Arbeitgeber können Lohn, Steuern und Abzüge der Mitarbeiter manuell mithilfe von Tabellenkalkulationen, papierbasierten Aufzeichnungen oder Buchhaltungssoftware berechnen. Die manuelle Lohnabrechnung umfasst die Eingabe der Mitarbeiterstunden, das Berechnen der Löhne sowie das Ausstellen von Papiergehaltsabrechnungen oder die Verwendung von Direktüberweisungssoftware, um elektronische Zahlungen zu verschicken.
2. Lohnabrechnungssoftware: Der Zweck von Lohnabrechnungssoftware ist es, Prozesse der Lohnabrechnung zu automatisieren und zu optimieren, z. B. Lohnberechnung, Steuerabzüge, Erstellung von Gehaltsabrechnungen und Durchführung von Direktüberweisungen. Unabhängige Lohnabrechnungssoftware lässt sich oft in Buchhaltungssysteme integrieren und bietet Funktionen wie Steuerkonformität, Zeiterfassung und Mitarbeiter-Self-Service-Portale. Die Kosten für Lohnabrechnungssoftware variieren je nach Bedarf. Schauen Sie sich unsere Auswahl der besten Lohnabrechnungssoftware an.
3. Buchhalter, Steuerberater oder Lohnbüro: Arbeitgeber können die Lohnabrechnung an geprüfte Buchhalter (CPAs) oder auf Lohnabrechnung spezialisierte Dienstleister auslagern. Diese Experten übernehmen die Lohnabrechnung, Steuererklärungen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften für den Arbeitgeber und bieten Fachwissen sowie Sicherheit. Lesen Sie unseren Leitfaden zu Lohnabrechnungssoftware versus Lohnabrechnungsdienste, um die Unterschiede herauszufinden.
4. Professionelle Arbeitgeberorganisationen (PEOs): PEOs bieten umfassende HR-Outsourcing-Lösungen, darunter Lohnabrechnungsverwaltung, Betreuung von Arbeitnehmerleistungen, Unterstützung bei der Einhaltung von Vorschriften und Risikomanagement. Hier finden Sie unsere Auswahl der besten PEO-Anbieter.
5. Employer of record (EOR) Dienstleistungen: Die Arbeit eines EOR, auch bekannt als Co-Employment-Modelle, ermöglicht es Ihnen, die rechtlichen und administrativen Verantwortlichkeiten für Lohnabrechnung und Beschäftigungsverhältnisse auszulagern, während Sie weiterhin die Kontrolle über das Tagesgeschäft und das Mitarbeitermanagement behalten. Sie sind besonders nützlich für die globale Expansion. Sehen Sie sich unsere Auswahl der besten EOR-Dienstleistungen an.
Wer ist für die Lohnabrechnung verantwortlich?
Macht die Personalabteilung die Lohnabrechnung? Diese Frage bekommen wir oft gestellt.
In Wirklichkeit kann die Verantwortung für die Lohnabrechnung je nach Größe und Struktur des Unternehmens variieren.
In einem kleinen Unternehmen könnte der Geschäftsinhaber selbst für die Lohnabrechnung zuständig sein. Wenn das Unternehmen gerade erst startet, hat es vielleicht eine Lohnabrechnung mit nur einer/einem Mitarbeiter:in.
In einem ausgereifteren Unternehmen fällt dies möglicherweise in den Aufgabenbereich von Buchhaltung/Finanzen und/oder Personalabteilung. Wie oben erwähnt, gibt es immer die Möglichkeit, an einen professionellen HR-Dienstleister auszulagern.
TLDR, Lohnabrechnungsservice erklärt: Externes Unternehmen, das die Auszahlung von Löhnen und die Steuerabzüge für Sie übernimmt.
Hier folgt eine Aufschlüsselung der verschiedenen internen Abteilungen und ihrer Rolle bei der Lohnabrechnung.
- Personalabteilung (HR): Die Personalabteilung ist zuständig für Aufgaben wie die Pflege der Personaldaten, Kontrolle von Arbeitszeiten und Anwesenheiten, Festlegung von Leistungen und Abzügen sowie die Einhaltung der Arbeitsgesetze.
- Buchhaltungs- oder Finanzabteilung: Die Buchhaltung oder das Finanzteam ist häufig für die finanziellen Aspekte der Lohnabrechnung verantwortlich. Dazu gehören die Durchführung von Zahlungen, Verwaltung von HR-Software mit Lohnabrechnung, Berechnung von Brutto- und Nettolohn, Steuer- und Abzugshandling sowie die Sicherstellung, dass alle finanziellen Aufzeichnungen korrekt und aktuell sind.
- Lohnabrechnungsabteilung: Größere Unternehmen verfügen möglicherweise über eine eigene Lohnabrechnungsabteilung. Diese ist spezialisiert auf sämtliche Aspekte der Lohnabrechnung, einschließlich der Berechnung der Zahlungen, Verwaltung von Abzügen, Sicherstellung der Steuerkonformität und Beantwortung von Mitarbeiterfragen zur Lohnabrechnung.
- Externe Unternehmen (Lohnabrechnung, EOR etc.): Es gibt Vor- und Nachteile beim Auslagern der Lohnabrechnung; Sie haben weniger Kontrolle über einzelne Details, können aber Ihr HR-Team für kreativere und produktivere Aufgaben freistellen.
In einem kleinen Unternehmen können alle drei Rollen bei einer einzigen Person liegen. Wenn Sie sich in dieser Situation befinden, kann die Nutzung von Lohnabrechnungssoftware für Steuerberater:innen hilfreich sein – sie vereint die benötigten Funktionen beider Aufgabenbereiche.
11-Schritte-Lohnabrechnungsprozess
- Schritt 1: Beantragen Sie Ihre EIN und Ihre staatlichen/lokalen Steueridentifikationsnummern. Folgen Sie dieser Anleitung der IRS, um dies zu tun.
- Schritt 2: Legen Sie Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungsrichtlinie fest
- Legen Sie den Abrechnungszeitraum fest: Bestimmen Sie einen regelmäßigen Lohn- und Gehaltsabrechnungszyklus (wöchentlich, alle zwei Wochen, halbmonatlich oder monatlich). Die Häufigkeit der Abrechnungszyklen wirkt sich direkt auf die Gehaltskosten des Unternehmens und die Mitarbeitermotivation aus. Es gibt zwar keinen universell „besten“ Zeitplan, aber die Auswahl des richtigen erfordert eine Abwägung von Einhaltung, Budgetierung und Bedürfnissen der Mitarbeitenden.
- Erstellen Sie Richtlinien zu Gehaltsabrechnung: Legen Sie klare Richtlinien für Überstunden, Urlaub, Zusatzleistungen, Abzüge und alle weiteren Aspekte rund um die Gehaltsabrechnung fest.
- Schritt 3: Sammeln und überprüfen Sie Mitarbeiterdaten
- Mitarbeiterdaten kontrollieren: Stellen Sie sicher, dass Sie genaue Informationen von allen Mitarbeitenden haben, darunter:
- Steuerformulare (W-4, W-9, I-9)
- Identifikationsnummern (z. B. Sozialversicherungsnummern)
- Abzüge: Zusatzleistungen wie Krankenversicherung und Altersvorsorge
- Bankverbindungen
- Arbeitsverträge mit korrekten Gehalts- oder Stundenlohnsätzen.
- Mitarbeiterdaten kontrollieren: Stellen Sie sicher, dass Sie genaue Informationen von allen Mitarbeitenden haben, darunter:
- Schritt 4: Arbeitszeit und Anwesenheit erfassen
- Arbeitsstunden erfassen: Für Stundenkräfte dokumentieren Sie die geleisteten Arbeitsstunden, einschließlich der regulären und Überstunden.
- Abwesenheiten und Urlaub verwalten: Notieren Sie Urlaubs- und Krankheitstage sowie sonstige Abwesenheiten, die sich auf die Lohnabrechnung auswirken.
- Schritt 5: Bruttolohn berechnen
- Bruttolohn für Stundenkräfte berechnen: Multiplizieren Sie die Anzahl der regulär geleisteten Stunden mit dem Stundensatz und addieren Sie eventuelle Überstundenvergütungen hinzu.
- Bruttolohn für Angestellte berechnen: Teilen Sie das Jahresgehalt durch die Anzahl der Auszahlungsperioden, um den Bruttolohn je Abrechnungszyklus zu ermitteln.
- Schritt 6: Abzüge berechnen
- Steuern einbehalten: Berechnen und behalten Sie die Bundes-, Landes- und Gemeindesteuern gemäß Mitarbeitersteuerdaten ein.
- Zusatzzahlungen und andere Abzüge abziehen: Ziehen Sie Beiträge zu Leistungen wie Krankenversicherung, Altersversorgung usw. ab.
- Sonstige Abzüge berücksichtigen: Berücksichtigen Sie alle weiteren gesetzlich vorgeschriebenen oder vereinbarten Lohnpfändungen oder Abzüge wie zum Beispiel von On-Demand-Lohnzahlungen.
- Die Integration von Tools für die Spesenabrechnung kann die Effizienz der Lohnberechnung und Berichterstattung steigern.
- Schritt 7: Nettolohn ermitteln
- Ziehen Sie die Abzüge vom Bruttolohn ab: Das Ergebnis nach allen Abzügen ist der Nettolohn, den die Mitarbeiter:innen ausbezahlt bekommen.
- Schritt 8: Auszahlungen durchführen
- Zahlungen ausführen: Bezahlen Sie die Mitarbeitenden über die gewählte Methode (Direktüberweisung, Scheck, Barzahlung usw.).
- Lohnabrechnungen bereitstellen: Geben Sie Gehaltsabrechnungen an die Mitarbeitenden heraus, die Bruttolohn, Abzüge und Nettolohn aufführen.
- Schritt 9: Lohnabrechnung dokumentieren und melden
- Aufzeichnungen führen: Führen Sie detaillierte Aufzeichnungen über jeden Lohnzyklus zu internen und rechtlichen Zwecken.
- Weitergabe an Behörden: Reichen Sie erforderliche Berichte bei Steuerbehörden und anderen Stellen ein.
- Schritt 10: Jahresabschluss vorbereiten
- Jahresberichte: Stellen Sie am Jahresende Steuerdokumente für Mitarbeitende aus (wie z.B. W-2s in den USA).
- Jahresdaten abgleichen: Kontrollieren Sie, dass alle Lohn- und Gehaltsdaten für das Jahr korrekt und vollständig sind.
- Schritt 11: Lohnabrechnungsdaten prüfen und aktualisieren
- Regelmäßige Überprüfungen: Führen Sie regelmäßig eine Überprüfung des Lohnabrechnungsprozesses auf Genauigkeit und Konformität durch.
- Richtlinien und Datensätze aktualisieren: Passen Sie diese bei Änderungen der Steuergesetze, Mitarbeiterdaten oder Unternehmensrichtlinien an.
Best Practices für die Gehaltsabrechnung
Befolgen Sie diese Best Practices für die Lohnabrechnung, um einen effizienten und genauen Prozess sicherzustellen.
- Über aktuelle Vorschriften informiert bleiben: Aktualisieren Sie regelmäßig Ihr Wissen über lokale, bundesstaatliche und bundesweite Steuergesetze sowie arbeitsrechtliche Vorschriften. Dazu gehört das Verständnis von Änderungen bei Steuersätzen, Mindestlohn, Überstundenregelungen und Vorschriften zu Sozialleistungen. Ressourcen wie die Compliance-Unterstützung der US-Regierung können hier helfen.
- Akkurate Mitarbeiterdaten pflegen: Führen Sie genaue und aktuelle Aufzeichnungen aller Mitarbeitenden, einschließlich deren Daten, Steuerinformationen, Sozialleistungen und Änderungen im Beschäftigungsstatus oder Gehalt.
- Regelmäßige Überprüfungen und Abstimmungen: Führen Sie in regelmäßigen Abständen Prüfungen Ihres Lohnabrechnungsprozesses durch, um die Genauigkeit zu gewährleisten, und stimmen Sie Lohnunterlagen regelmäßig mit Kontoauszügen und Hauptbuch ab.
- Offene Kommunikation mit Führungskräften: Kommunizieren Sie Ihren Lohnabrechnungsprozess mit Führungskräften, und heben Sie hervor, was von ihnen und wann benötigt wird.
- Klare Kommunikation mit Mitarbeitenden: Halten Sie die Kommunikation zu Lohnabrechnungspolitik und Änderungen offen, stellen Sie verständliche und detaillierte Lohnabrechnungen bereit und stehen Sie für Rückfragen der Mitarbeitenden zu deren Vergütung zur Verfügung.
- Pünktliche und korrekte Steueranmeldungen: Stellen Sie sicher, dass alle lohnbezogenen Steueranmeldungen korrekt und rechtzeitig eingereicht werden. Dazu gehört das Einbehalten korrekter Steuerbeträge und deren fristgerechte Überweisung an die Steuerbehörden.
- Datensicherheit und Datenschutz: Setzen Sie starke Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz sensibler Lohndaten um. Das umfasst sowohl die Sicherung digitaler Aufzeichnungen als auch den vertraulichen Umgang mit Mitarbeiterdaten.
- Technologie effizient nutzen:
- Investieren Sie in eine Lohnabrechnungssoftware, die Berechnungen automatisieren, Daten verwalten und stets aktuelle Steuersätze und regulatorische Änderungen berücksichtigen kann. Hierzu finden Sie wichtige Funktionen von Lohnabrechnungssoftware.
- Nutzen Sie ein zuverlässiges System zur Zeiterfassung insbesondere für Mitarbeitende mit Stundenlohn. Stellen Sie sicher, dass dieses System reguläre Arbeitszeiten, Überstunden und Abwesenheiten korrekt erfasst.
- Frühzeitig auf den Jahresabschluss vorbereiten: Starten Sie den Lohnabrechnungsabschluss für das Jahresende rechtzeitig. Dazu gehört die Überprüfung von Mitarbeiterdaten, die Aktualisierung von Lohnunterlagen und die Vorbereitung für den Versand von Steuerdokumenten.
- Fortlaufende Weiterbildung ermöglichen: Schulungen und Nachschulungen sollten integriert sein. Ziehen Sie Lohnabrechnungskonferenzen in Betracht, um das Wissen Ihres Teams zu erweitern und Kontakte zu Fachexpert:innen zu knüpfen.
- Fachkundige Beratung einholen: Im Zweifelsfall ziehen Sie Lohnabrechnungsexpert:innen oder Rechtsberater:innen hinzu, insbesondere bei komplexen Sachverhalten oder großen Änderungen gesetzlicher Regelungen und Praktiken.
- Lohnabrechnungsprozesse dokumentieren: Führen Sie schriftliche Aufzeichnungen aller Lohnabrechnungsprozesse. Das sichert Konsistenz und dient als Schulungsunterlage für neue Mitarbeitende.
- Für Notfälle vorsorgen: Haben Sie einen Notfallplan für die Lohnverarbeitung, falls es zu unerwarteten Störungen kommt (z. B. technische Ausfälle oder Naturkatastrophen).
- Mitarbeiterfeedback einholen. Wie Malcolm Ferrante, Senior Accountant bei CBS Group, betont: „Mitarbeiterfeedback kann auch auf Schwachstellen hinweisen und Verbesserungsmöglichkeiten aufzeigen.“
- Alles doppelt und dreifach prüfen BEVOR Sie einreichen.
Für eine pünktliche und genaue Gehaltsabrechnung
Auch wenn Lohnabrechnungsverwaltung aufwändig erscheinen kann, haben moderne Technologien wie Lohnsoftware die Handhabung deutlich vereinfacht.
Wenn Sie Schwierigkeiten haben, Ihre Gehaltszahlungen fristgerecht zu leisten, könnte Lohnfinanzierung eine gute Lösung für Sie sein.
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