Was ist Lohnabrechnung: Ihr vollständiger Leitfaden
Die Lohnabrechnung ist ein grundlegender Bestandteil der Geschäftsabläufe und umfasst den Prozess, bei dem Mitarbeitende für ihre Arbeit bezahlt werden. Wenn sie korrekt durchgeführt wird, ist sie ein reibungsloser und vorhersehbarer Prozess.
Wenn sie fehlerhaft durchgeführt wird, müssen Sie sich möglicherweise mit falsch eingestuften Arbeitskräften, Steuerstrafen und frustrierten Mitarbeitenden auseinandersetzen, die sich fragen, warum ihr Nettolohn am Zahltag nicht aufgeht.
Eine effektive Lohnabrechnungsverwaltung ist entscheidend, um sicherzustellen, dass Mitarbeitende korrekt und pünktlich vergütet werden und gleichzeitig gesetzliche und regulatorische Anforderungen eingehalten werden.
Lesen Sie weiter – und führen Sie weiterhin intelligenter
Erstellen Sie ein kostenloses Konto, um diesen Beitrag fertigzulesen und Teil einer Community zukunftsorientierter Führungskräfte zu werden, die Werkzeuge, Leitfäden und Einblicke für den Erfolg im Zeitalter der KI erschließen.
Have an account? Log In
Wenn Sie ganz neu im Bereich der Lohnabrechnung sind, sollten Sie ein kostenloses Tool zur Lohnabrechnungsverwaltung verwenden, um den Prozess reibungslos abzuwickeln, ohne Kosten zu verursachen, bis Sie bereit sind, den nächsten Schritt zu machen.
Was ist eine Lohnabrechnung?
Die Lohnabrechnung bezeichnet den Prozess, bei dem Arbeitgeber ihre Mitarbeitenden für deren Arbeit bezahlen. Dazu gehören die Berechnung der Einkünfte der Mitarbeitenden, der Einbehalt von Steuern und anderen Abzügen sowie die Auszahlung der Vergütung.
Zur Lohnabrechnung gehört außerdem die Aufzeichnung der geleisteten Arbeitsstunden, die Sicherstellung der Einhaltung von Steuergesetzen und die Einreichung notwendiger Lohnabrechnungsberichte bei staatlichen Behörden.
Viele Kundinnen und Kunden sind wegen der Komplexität der Lohnabrechnung besorgt. Das Problem liegt oft nicht in den Berechnungen der Lohnabrechnung selbst, sondern darin, die Vorschriften jedes einzelnen Landes einzuhalten.
Warum ist die Lohnabrechnung wichtig?
Eine genaue und effiziente Lohnabrechnungsverwaltung ist aus mehreren Gründen unerlässlich. Erstens stellt sie sicher, dass Mitarbeitende die korrekte Vergütung für ihre Arbeit erhalten – und ich bin sicher, Sie stimmen zu, dass dies von entscheidender Bedeutung ist!
Darüber hinaus hilft eine ordnungsgemäße Lohnabrechnungsverwaltung Unternehmen dabei, Lohnsteuergesetze und -vorschriften einzuhalten und so Strafen und rechtliche Probleme zu vermeiden. Sie liefert außerdem wertvolle Einblicke in die Arbeitskosten und die Produktivität der Mitarbeitenden und ermöglicht der Geschäftsleitung fundierte Entscheidungen.
Vorschriften zur Lohnabrechnung
In den Vereinigten Staaten wird die Lohnabrechnung durch verschiedene Bundes-, Landes- und Kommunalgesetze geregelt, die dazu dienen, die Rechte von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern zu schützen und faire Vergütungspraktiken sicherzustellen.
Zu den wichtigsten Vorschriften zur Lohnabrechnung in den USA gehören:
- Gesetz über faire Arbeitsstandards (FLSA): Die FLSA legt Mindestlohn, Anspruch auf Überstundenvergütung, Aufzeichnungsanforderungen und Standards für Kinderarbeit für Beschäftigte im privaten und öffentlichen Sektor fest.
- Einbehaltung der Bundes-Einkommensteuer: Arbeitgeber sind verpflichtet, die Bundes-Einkommensteuer von den Löhnen der Beschäftigten einzubehalten. Maßgeblich sind dabei deren Freibeträge, Familienstand und Einkommenshöhe.
- Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern: Arbeitgeber müssen Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern, die zusammen als Steuern nach dem Bundesgesetz über Versicherungsbeiträge (FICA) bekannt sind, von den Löhnen der Beschäftigten einbehalten. Die aktuellen Sätze betragen 6,2 % für die Sozialversicherung und 1,45 % für Medicare; für Personen mit hohem Einkommen fallen zusätzliche Medicare-Steuern an.
- Gesetz über die Bundesarbeitslosensteuer (FUTA): Arbeitgeber unterliegen der FUTA-Steuer, mit der Arbeitslosenleistungen für Beschäftigte finanziert werden, die ihre Arbeit verloren haben. Der aktuelle FUTA-Steuersatz beträgt 6 % auf die ersten 7.000 $ des jährlich an jeden Beschäftigten gezahlten Lohns.
- Einbehaltung der staatlichen Einkommensteuer: Viele Bundesstaaten erheben Einkommensteuern auf die Löhne von Beschäftigten. Arbeitgeber müssen diese einbehalten und an die zuständigen Steuerbehörden des jeweiligen Bundesstaates abführen. Die Steuersätze und Anforderungen für die Einbehaltung der staatlichen Einkommensteuer unterscheiden sich je nach Bundesstaat.
- Staatliche Arbeitslosenversicherung (SUI): Arbeitgeber müssen Steuern für die staatliche Arbeitslosenversicherung zahlen, um Arbeitslosenleistungen für anspruchsberechtigte Beschäftigte zu finanzieren, die ohne eigenes Verschulden arbeitslos sind. Die SUI-Steuersätze und Lohnbemessungsgrundlagen unterscheiden sich je nach Bundesstaat.
- Arbeitsunfallversicherung: Arbeitgeber sind in der Regel verpflichtet, eine Arbeitsunfallversicherung abzuschließen, die medizinische Leistungen und Lohnersatz für Beschäftigte bietet, die arbeitsbedingte Verletzungen oder Erkrankungen erleiden.
- Meldung von Beschäftigungssteuern: Arbeitgeber müssen verschiedene Steuerformulare beim IRS einreichen, beispielsweise Formular 941 (Vierteljährliche Bundessteuererklärung des Arbeitgebers), um die von den Löhnen der Beschäftigten einbehaltenen Einkommensteuern, Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern sowie den Arbeitgeberanteil an diesen Steuern zu melden.
- Arbeitszeit- und Lohngesetze: Zusätzlich zu den bundesweiten Vorschriften haben viele Bundesstaaten eigene Arbeitszeit- und Lohngesetze, die Mindestlohnsätze, Überstundenvergütung, Pausen für Mahlzeiten und Erholung sowie andere Aspekte der Vergütung von Beschäftigten regeln.
- Einstufung von Beschäftigten: Arbeitgeber müssen Beschäftigte anhand von Faktoren wie dem Umfang der Kontrolle über die ausgeführte Arbeit und der Art des Beschäftigungsverhältnisses korrekt als Arbeitnehmer oder unabhängige Auftragnehmer einstufen. Eine falsche Einstufung kann zu Strafen und rechtlichen Haftungsrisiken führen.
Dies sind nur einige der Lohnabrechnungsvorschriften, die Arbeitgeber in den USA einhalten müssen, um die rechtliche und regulatorische Konformität ihrer Lohnabrechnung zu gewährleisten.
Für Unternehmen ist es unerlässlich, über Änderungen der Gesetze und Vorschriften zur Lohnabrechnung informiert zu bleiben, um mögliche Strafen und rechtliche Risiken zu vermeiden.
Die zunehmende Verbreitung von Telearbeit hat auch die globale Lohnabrechnung und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu einem wichtigen Thema gemacht. Die Werkzeuge müssen sich anpassen, um die unterschiedlichen Steuervorschriften in den verschiedenen Regionen zu berücksichtigen.
Nutzen Sie bei der Einstellung von Beschäftigten im Ausland Werkzeuge und Teams, die bereits Experten für die Steuer- und Beschäftigungsgesetze des jeweiligen Landes sind. Eine kanadische Lösung für die Lohnabrechnung unterstützt Unternehmen beispielsweise dabei, die wesentlichen Aufgaben der Lohnabrechnung bei der Einstellung kanadischer Bewerber im Homeoffice korrekt und effizient zu erledigen.
Direkteinzahlung oder Gehaltskarten: Was ist am besten für Ihre Beschäftigten?
Wie Sie die Vergütung Ihrer Beschäftigten abwickeln, ist nicht nur eine technische Entscheidung – sie wirkt sich auf die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, die Lohnabrechnung und die Zufriedenheit der Beschäftigten aus. Für viele HR-Führungskräfte hängt die Entscheidung zwischen Direkteinzahlung und Gehaltskarten von der Zugänglichkeit und der Einhaltung der Regeln für die Lohnbuchhaltung ab.
- Direkteinzahlung ist für die meisten internen Lohnabrechnungsteams die bevorzugte Option. Sie stellt sicher, dass Beschäftigte ihr Nettoeinkommen am Zahltag direkt auf ihre Bankkonten erhalten, wodurch der Aufwand mit Schecks in Papierform entfällt. Allerdings hat nicht jede beschäftigte Person ein Bankkonto, weshalb alternative Optionen erforderlich sind.
- Gehaltskarten bieten Beschäftigten ohne Bankkonto eine Lösung, indem der Lohn auf eine vorausbezahlte Debitkarte überwiesen wird. Ihre Verwendung wird jedoch durch einzelstaatliche Gesetze geregelt – einige Bundesstaaten verpflichten Arbeitgeber, alternative Optionen anzubieten, während andere sicherstellen, dass Beschäftigte den Gesamtbetrag ihres Lohns abheben können, ohne Gebühren zahlen zu müssen.
Für Kleinunternehmer und HR-Führungskräfte geht es bei dieser Entscheidung nicht nur um Bequemlichkeit. Entscheidend sind die Einhaltung von Vorschriften, eine effiziente Lohnabrechnung und die Sicherstellung, dass Beschäftigte problemlos auf ihr Einkommen zugreifen können. Die Prüfung der Vorschriften zur betrieblichen Lohnabrechnung auf Ebene der Bundesstaaten hilft, Probleme bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu vermeiden und den Zahltag für alle reibungslos zu gestalten.
Lohnabzüge
In den Vereinigten Staaten gibt es mehrere übliche Lohnabzüge, die Arbeitgeber gesetzlich vorgeschrieben oder im Rahmen freiwilliger Leistungen von den Löhnen der Beschäftigten einbehalten müssen.
Zu den häufigsten Lohnabzügen in den USA gehören:
- Bundeseinkommensteuer: Dieser Abzug entspricht dem Betrag der Bundeseinkommensteuer, den Beschäftigte auf Grundlage ihres Einkommens und ihres Steuerstatus schulden. Der Einbehalt wird anhand der Angaben auf dem Formular W-4 der beschäftigten Person berechnet.
- Bundesstaatliche Einkommensteuer: Viele Bundesstaaten erheben Einkommensteuern von ihren Einwohnern, und Arbeitgeber müssen gegebenenfalls die bundesstaatliche Einkommensteuer von den Löhnen der Beschäftigten einbehalten. Die Höhe des Einbehalts richtet sich nach dem Wohnsitz-Bundesstaat und dem Steuerstatus der beschäftigten Person.
- Sozialversicherungssteuer: Beschäftigte zahlen einen Teil ihres Lohns zur Finanzierung der Sozialversicherung ein, die Leistungen im Ruhestand, bei Erwerbsunfähigkeit und für Hinterbliebene bietet.
- Medicare-Steuer: Dieser Abzug finanziert das Medicare-Programm, das anspruchsberechtigten Personen ab 65 Jahren sowie bestimmten jüngeren Menschen mit Behinderungen Gesundheitsleistungen bietet.
- Beiträge zu einem 401(k)- oder Altersvorsorgeplan: Viele Arbeitgeber bieten Altersvorsorgepläne wie 401(k)-Pläne an, in die Beschäftigte einen Teil ihres Lohns vor Steuern einzahlen können. Diese Beiträge werden vor dem Einbehalt von Steuern vom Gehalt der Beschäftigten abgezogen und verringern dadurch deren steuerpflichtiges Einkommen.
- Krankenversicherungsbeiträge: Beschäftigte können sich für die Teilnahme an vom Arbeitgeber angebotenen Krankenversicherungsplänen entscheiden und die Beiträge von ihrem Gehalt abziehen lassen. Diese Beiträge decken in der Regel die medizinische Versorgung sowie Zahn- und Sehhilfen ab.
- Beiträge zu einem flexiblen Ausgabenkonto (FSA): FSAs ermöglichen es Beschäftigten, vor Steuern einbehaltene Beträge für zuschussfähige Gesundheits- oder Betreuungskosten zurückzulegen. Beiträge zu FSAs werden vor Steuern vom Lohn der Beschäftigten abgezogen.
- Gewerkschaftsbeiträge: Bei Beschäftigten, die Mitglied einer Gewerkschaft sind, können Gewerkschaftsbeiträge vom Gehalt abgezogen werden, um Gewerkschaftsaktivitäten und die Vertretung der Mitglieder zu unterstützen.
- Lohnpfändungen: Arbeitgeber können verpflichtet sein, einen Teil des Lohns einer beschäftigten Person einzubehalten, um verpflichtende Lohnpfändungen zu erfüllen, etwa für Unterhaltszahlungen oder Steuerschulden.
- Freiwillige Leistungen: Beschäftigte können sich für die Teilnahme an freiwilligen Leistungsprogrammen wie Lebensversicherungen, Berufsunfähigkeitsversicherungen oder Leistungen für Pendler entscheiden, wobei die Beiträge von ihrem Gehalt abgezogen werden.
Dies sind einige der häufigsten Lohnabzüge in den USA, aber die konkreten Abzüge können je nach Faktoren wie den Richtlinien des Arbeitgebers, den Gesetzen des jeweiligen Bundesstaates und den individuellen Entscheidungen der Beschäftigten variieren.
Arbeitgeber sind dafür verantwortlich, die entsprechenden Abzüge unter Einhaltung der geltenden Gesetze und Vorschriften korrekt zu berechnen und von den Löhnen der Beschäftigten einzubehalten.
Der erste Schritt besteht darin, den Unterschied zwischen Ihren Lohnsteuern und Einkommensteuern zu verstehen!
Unterlagen zur Lohnabrechnung
Die Lohnabrechnung selbst durchzuführen bedeutet einen erheblichen Verwaltungsaufwand. Hier ist eine Liste der Unterlagen zur Lohnabrechnung, die Sie benötigen werden.
Personalunterlagen
- Formular für Mitarbeiterinformationen : Ein umfassendes Formular für Mitarbeiterinformationen erfasst grundlegende Angaben zu jedem Mitarbeiter, wie den vollständigen Namen, die Adresse, die Sozialversicherungsnummer (SSN), das Geburtsdatum, Kontaktinformationen, Notfallkontakte und den Beschäftigungsstatus (z. B. Vollzeit, Teilzeit, befristet).
- Formular W-4 (Bescheinigung über den Steuerabzug des Mitarbeiters): Das IRS-Formular W-4 wird von jedem Mitarbeiter ausgefüllt, um den Steuerstatus, die Freibeträge und etwaige zusätzliche Einbehalte für die Zwecke der Bundeseinkommensteuer anzugeben.
- Formular I-9 (Überprüfung der Beschäftigungsberechtigung): Das Formular I-9 überprüft die Identität und die Beschäftigungsberechtigung von Mitarbeitern, die für eine Tätigkeit in den USA eingestellt wurden.
- Angebotsschreiben oder Arbeitsverträge: Dokumentieren Sie die Beschäftigungsbedingungen für jeden Mitarbeiter in einem Angebotsschreiben oder Arbeitsvertrag, einschließlich Angaben wie Berufsbezeichnung, Vergütung, Leistungen, Arbeitszeiten, Beschäftigungsstatus und etwaiger geltender Probezeiten oder Bedingungen.
- Formulare zur Anmeldung für Leistungen: Wenn Sie Mitarbeiterleistungen wie Krankenversicherung, Altersvorsorge oder andere freiwillige Leistungen anbieten, sammeln Sie die ausgefüllten Formulare zur Anmeldung für Leistungen von den Mitarbeitern ein. Diese geben deren Auswahl der Leistungen, den Deckungsumfang und etwaige erforderliche Eigenbeiträge an.
- Formular zur Genehmigung von Direktüberweisungen: Holen Sie die Genehmigung der Mitarbeiter ein, ihre Löhne direkt auf ihre Bankkonten zu überweisen, indem Sie ein Formular zur Genehmigung der automatischen Gehaltsüberweisung ausfüllen lassen. Die Mitarbeiter geben ihre Bankverbindung einschließlich Bankname, Kontonummer und Bankleitzahl an, um elektronische Lohnzahlungen zu ermöglichen.
- Formular zur Genehmigung von Lohnabrechnungen: Einige Arbeitgeber verlangen möglicherweise, dass Mitarbeiter ein Formular zur Genehmigung von Lohnabrechnungen ausfüllen, mit dem sie Abzüge von ihrem Lohn für Posten wie Kosten für Uniformen, den Kauf von Ausrüstung oder freiwillige Abzüge für wohltätige Beiträge genehmigen.
- Leistungsbewertungen oder Beurteilungen: Führen Sie Aufzeichnungen über Leistungsbewertungen oder Beurteilungen der Mitarbeiter, in denen Leistungsfeedback, Ziele, Erfolge, Verbesserungsbereiche sowie aufgrund der Leistung gewährte Gehaltserhöhungen oder Boni dokumentiert werden.
- Dokumentation der Beendigung des Arbeitsverhältnisses: Dokumentieren Sie die Einzelheiten der Beendigung von Arbeitsverhältnissen, einschließlich des Beendigungsdatums, des Beendigungsgrunds, der noch geschuldeten letzten Löhne oder Vergütungen, der Optionen zur Fortführung von Leistungen sowie etwaiger erforderlicher Mitteilungen oder Vereinbarungen.
- Mitarbeiterhandbuch oder Richtlinien: Stellen Sie den Mitarbeitern ein Mitarbeiterhandbuch zur Verfügung oder gewähren Sie ihnen Zugang zu Unternehmensrichtlinien, in denen ihre Rechte, Pflichten und Erwartungen in Bezug auf Beschäftigung, Vergütung, Leistungen, Urlaubsregelungen, Verhalten am Arbeitsplatz und andere relevante Angelegenheiten dargelegt werden.
Lohnsteuerformulare
In den Vereinigten Staaten sind Arbeitgeber verpflichtet, verschiedene Lohnsteuerformulare einzureichen, um Löhne, einbehaltene Steuern und andere lohnbezogene Informationen an den Internal Revenue Service (IRS), staatliche Steuerbehörden und andere staatliche Stellen zu melden. Zu den gängigen Lohnsteuerformularen in den USA gehören:
- Formular W-2 (Lohn- und Steuerbescheinigung): Arbeitgeber müssen jedem Arbeitnehmer jährlich das Formular W-2 aushändigen und Kopien an die US-amerikanische Sozialversicherungsbehörde (SSA) übermitteln. Das Formular W-2 weist das Bruttogehalt, Trinkgelder und sonstige Vergütungen der Arbeitnehmer sowie einbehaltene Steuern aus, beispielsweise die Bundeseinkommensteuer sowie die Sozialversicherungs- und Medicare-Steuer.
- Formular W-3 (Übermittlung von Lohn- und Steuerbescheinigungen): Das Formular W-3 ist ein zusammenfassendes Übermittlungsformular, das dem Formular W-2 bei der Einreichung bei der Sozialversicherungsbehörde beigefügt wird. Arbeitgeber verwenden das Formular W-3, um die Gesamtbeträge für Löhne, Trinkgelder und sonstige Vergütungen sowie die insgesamt für alle Arbeitnehmer einbehaltenen Steuern zu melden.
- Formular WH-347: Wird zur Einreichung einer zertifizierten Lohnabrechnung verwendet – einer bestimmten Art von wöchentlichem Lohnabrechnungsbericht, der in den Vereinigten Staaten für Auftragnehmer und Subunternehmer erforderlich ist, die an staatlich finanzierten oder geförderten Bauprojekten im Wert von 2000 oder mehr arbeiten.
- Formular 941 (Vierteljährliche Bundeseinkommensteuererklärung des Arbeitgebers): Arbeitgeber verwenden das Formular 941, um die von den Löhnen der Arbeitnehmer einbehaltene Bundeseinkommensteuer sowie die von den Arbeitnehmern einbehaltenen Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern (FICA-Steuern) und den Arbeitgeberanteil der FICA-Steuern zu melden. Das Formular 941 wird von den meisten Arbeitgebern vierteljährlich eingereicht, um die Lohnabrechnungssteuern für jedes Quartal abzugleichen.
- Formular 940 (Jährliche Bundesarbeitslosensteuererklärung des Arbeitgebers): Arbeitgeber verwenden das Formular 940, um die auf die an Arbeitnehmer gezahlten Löhne geschuldete Bundesarbeitslosensteuer (FUTA) zu melden und zu entrichten. Das Formular 940 wird jährlich eingereicht, um die FUTA-Steuerschuld für das vorherige Kalenderjahr zu melden und während des Jahres gezahlte FUTA-Steuern abzugleichen.
- Vierteljährliche Formulare zur Meldung von Löhnen und Steuern auf Bundesstaatsebene: Viele Bundesstaaten verlangen von Arbeitgebern, vierteljährliche Lohn- und Steuerberichte einzureichen, um die von den Löhnen der Arbeitnehmer einbehaltene Einkommensteuer des Bundesstaats sowie die Arbeitslosensteuern des Bundesstaats (SUTA) und andere Lohnabrechnungssteuern des Bundesstaats zu melden. Das jeweilige Formular und die Einreichungsanforderungen unterscheiden sich je nach Bundesstaat.
- Berichte zur Arbeitslosenversicherung des Bundesstaats (SUI): Arbeitgeber müssen möglicherweise separate Berichte einreichen, um die Arbeitslosenversicherungssteuern des Bundesstaats (SUI) zu melden und Informationen zu den an Arbeitnehmer gezahlten Löhnen, Arbeitslosenansprüchen und anderen relevanten Daten bereitzustellen. Diese Berichte helfen bei der Bestimmung des SUI-Steuersatzes des Arbeitgebers und der Anspruchsberechtigung für Arbeitslosenleistungen.
- Formularreihe 1099: Obwohl es sich nicht ausschließlich um Lohnabrechnungssteuerformulare handelt, umfasst die Formularreihe 1099 verschiedene Informationsmeldungsformulare, die zur Meldung von Zahlungen an unabhängige Auftragnehmer, Freiberufler und andere nicht angestellte Arbeitskräfte verwendet werden. Da diese selbstständig tätig sind, wird von ihren Zahlungen nichts abgezogen. Sie kümmern sich selbst um ihre Steuern und werden nicht auf dieselbe Weise wie Arbeitnehmer in die betriebliche Lohnabrechnung einbezogen. Beispiele sind das Formular 1099-MISC für sonstige Einkünfte und das Formular 1099-NEC für Vergütungen an Nichtarbeitnehmer.
Lohnabrechnung durchführen
Die Durchführung der Lohnabrechnung kann zeitaufwendig sein und lässt wenig bis keinen Spielraum für Fehler. Glücklicherweise gibt es mehrere Möglichkeiten, die Lohnabrechnung tatsächlich durchzuführen.
- Manuelle Verarbeitung: Arbeitgeber können die Löhne, Steuern und Abzüge der Arbeitnehmer manuell mithilfe von Tabellenkalkulationen, papierbasierten Aufzeichnungen oder Buchhaltungssoftware berechnen. Bei der manuellen Lohnabrechnung werden die Arbeitszeiten der Arbeitnehmer eingegeben, die Löhne berechnet und Papierschecks ausgestellt oder Software für Direktüberweisungen verwendet, um elektronische Zahlungen zu senden.
2. Lohnabrechnungssoftware: Der Zweck von Lohnabrechnungssoftware besteht darin, Aufgaben der Lohnabrechnung zu automatisieren und zu optimieren, beispielsweise die Berechnung von Löhnen, den Einbehalt von Steuern, die Erstellung von Gehaltsabrechnungen und die Durchführung von Direktüberweisungen. Eigenständige Lohnabrechnungssoftware lässt sich häufig in Buchhaltungssysteme integrieren und bietet Funktionen wie Steuerkonformität, Zeiterfassung und Selbstbedienungsportale für Arbeitnehmer. Die Kosten von Lohnabrechnungssoftware hängen von Ihren Anforderungen ab. Sehen Sie sich unsere Auswahl der besten Lohnabrechnungssoftware an.
3. Dienstleistungen von Buchhaltern, CPAs oder Lohnabrechnungsdienstleistern: Arbeitgeber können sich dafür entscheiden, die Lohnabrechnung an Wirtschaftsprüfer (CPAs) oder auf Lohnabrechnungsdienstleistungen spezialisierte Unternehmen auszulagern. Diese Fachleute übernehmen im Auftrag des Arbeitgebers die Lohnabrechnung, Steuererklärungen und Angelegenheiten der Regelkonformität und bieten Fachwissen und Sicherheit. Lesen Sie unseren Leitfaden zu Lohnabrechnungssoftware im Vergleich zu Lohnabrechnungsdienstleistungen, um die Unterschiede kennenzulernen.
4. Professionelle Arbeitgeberorganisationen (PEOs): PEOs bieten umfassende Lösungen für die Auslagerung von HR, einschließlich der Verwaltung der Lohnabrechnung, der Verwaltung von Arbeitnehmerleistungen, Unterstützung bei der Einhaltung von Vorschriften und Risikomanagement. Sehen Sie sich unsere Auswahl der besten PEO-Unternehmen an.
5. Employer-of-Record-Dienste (EOR): Die Tätigkeit eines EOR, auch als Vereinbarungen zur gemeinsamen Beschäftigung bekannt, ermöglicht es Ihnen, rechtliche und administrative Verantwortlichkeiten für Lohnabrechnung und Beschäftigungsangelegenheiten auszulagern und gleichzeitig die Kontrolle über den täglichen Betrieb und die Personalverwaltung zu behalten. Sie sind besonders für die internationale Expansion nützlich. Sehen Sie sich unsere Auswahl der besten EOR-Dienste an.
Wer ist für die Lohnabrechnung verantwortlich?
Übernimmt die Personalabteilung die Lohnabrechnung? Das werden wir häufig gefragt.
Tatsächlich kann die Verantwortung für die Lohnabrechnung je nach Größe und Struktur der Organisation variieren.
In einem kleinen Unternehmen ist möglicherweise der Geschäftsinhaber für die Lohnabrechnung zuständig. Wenn das Unternehmen gerade erst gegründet wurde, hat es möglicherweise eine Lohnabrechnung für einen Mitarbeiter.
In einem etablierteren Unternehmen kann sie entweder in den Zuständigkeitsbereich der Buchhaltung/Finanzabteilung und/oder der Personalabteilung fallen. Wie oben erwähnt, besteht immer die Möglichkeit, einen professionellen Personaldienstleister zu beauftragen.
Kurz gesagt: Lohnabrechnungsdienst erklärt: Ein externes Unternehmen, das die Lohnzahlungen und Steuerabzüge für Ihre Mitarbeiter in Ihrem Auftrag verwaltet.
Hier ist eine Übersicht über die Aufgaben der verschiedenen internen Abteilungen bei der Verarbeitung der Lohnabrechnung.
- Personalabteilung (HR-Abteilung): Die Personalabteilung ist für Aspekte wie die Pflege von Mitarbeiterdaten, die Überwachung der Zeiterfassung und Anwesenheit, die Festlegung von Leistungen und Abzügen sowie die Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften verantwortlich.
- Buchhaltungs- oder Finanzabteilung: Die Buchhaltungs- oder Finanzabteilung kümmert sich häufig um die finanziellen Aspekte der Lohnabrechnung. Dazu gehören die Verarbeitung von Zahlungen, die Verwaltung von HR-Software mit Lohnabrechnung, die Berechnung von Brutto- und Nettolöhnen, die Abwicklung von Steuern und Abzügen sowie die Sicherstellung, dass alle Finanzunterlagen korrekt und aktuell sind.
- Lohnabrechnungsabteilung: Größere Organisationen verfügen möglicherweise über eine eigene Lohnabrechnungsabteilung. Diese Abteilung ist auf alle Aspekte der Lohnabrechnung spezialisiert, einschließlich der Berechnung von Löhnen, der Verwaltung von Abzügen, der Sicherstellung der Steuereinhaltung und der Beantwortung von Mitarbeiterfragen zur Lohnabrechnung.
- Externes Unternehmen (Lohnabrechnung, EoR usw.): Die Auslagerung der Lohnabrechnung hat Vor- und Nachteile; Sie haben weniger Kontrolle über die Details, können Ihr HR-Team jedoch für kreativere und produktivere Aufgaben entlasten.
In einem kleinen Unternehmen kann eine einzige interne Person für alle drei oben genannten Aufgaben verantwortlich sein. Wenn Sie sich in dieser Situation befinden, können Sie von einer Lohnabrechnungssoftware für Buchhalter profitieren, die die Funktionen kombiniert, die Sie für beide Aufgabenbereiche benötigen.
Lohnabrechnung in 11 Schritten
- Schritt 1: Besorgen Sie Ihre EIN sowie staatliche/lokale Steuer-IDs. Folgen Sie dazu diesem Leitfaden der IRS.
- Schritt 2: Erstellen Sie Ihre Richtlinie für die Lohnabrechnung
- Legen Sie den Abrechnungszeitplan fest: Entscheiden Sie sich für einen regelmäßigen Abrechnungszyklus (wöchentlich, zweiwöchentlich, halbmonatlich oder monatlich). Die Häufigkeit der Abrechnungszyklen wirkt sich direkt auf die Lohnabrechnungskosten des Unternehmens und die Mitarbeitermoral aus. Es gibt zwar keinen allgemein „besten“ Zeitplan, doch die Wahl des richtigen Zeitplans erfordert ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Rechtskonformität, Budgetplanung und den Bedürfnissen der Mitarbeitenden.
- Legen Sie Richtlinien für die Lohnabrechnung fest: Erstellen Sie klare Richtlinien für Überstunden, Urlaub, Leistungen, Abzüge und andere lohnabrechnungsbezogene Aspekte.
- Schritt 3: Sammeln und überprüfen Sie Mitarbeiterinformationen
- Überprüfen Sie die Mitarbeiterdaten: Stellen Sie sicher, dass Sie genaue Mitarbeiterinformationen haben, einschließlich:
- Steuerformulare (W-4, W-9, I-9)
- Identifikationsnummern (z. B. Sozialversicherungsnummern)
- Abzüge: Leistungen wie Krankenversicherung und Altersvorsorge
- Bankkontodaten
- Arbeitsverträge mit dem korrekten Gehalt oder Stundenlohn.
- Überprüfen Sie die Mitarbeiterdaten: Stellen Sie sicher, dass Sie genaue Mitarbeiterinformationen haben, einschließlich:
- Schritt 4: Erfassen Sie Arbeitszeit und Anwesenheit
- Erfassen Sie die Arbeitsstunden: Erfassen Sie bei Mitarbeitenden mit Stundenlohn die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden, einschließlich regulärer Arbeitsstunden und Überstunden.
- Verwalten Sie Urlaub und Abwesenheiten: Notieren Sie Urlaub, Krankheitstage oder andere Abwesenheiten, soweit sie sich auf die Bezahlung der Mitarbeitenden auswirken.
- Schritt 5: Berechnen Sie das Bruttogehalt
- Ermitteln Sie das Bruttogehalt für Mitarbeitende mit Stundenlohn: Multiplizieren Sie die Anzahl der geleisteten regulären Arbeitsstunden mit dem Stundenlohn und addieren Sie etwaige Überstundenvergütungen.
- Berechnen Sie das Bruttogehalt für Mitarbeitende mit Festgehalt: Teilen Sie das Jahresgehalt durch die Anzahl der Zahlungszeiträume, um das Bruttogehalt für jeden Zyklus zu ermitteln.
- Schritt 6: Berechnen Sie die Abzüge
- Einbehaltene Steuern: Berechnen und behalten Sie Bundes-, Landes- und lokale Steuern auf Grundlage der Steuerinformationen der Mitarbeitenden ein.
- Ziehen Sie Leistungen und andere Beiträge ab: Ziehen Sie Beiträge für Leistungen wie Krankenversicherung, Altersvorsorge usw. ab.
- Berücksichtigen Sie andere Abzüge: Beziehen Sie alle sonstigen Pfändungen sowie gesetzlich vorgeschriebenen oder vereinbarten Abzüge ein, beispielsweise aus sofortiger Lohnauszahlung.
- Die Integration von Werkzeugen zur Ausgabenabrechnung kann die Effizienz von Lohnabrechnungen und deren Berichterstattung steigern.
- Schritt 7: Ermitteln Sie das Nettogehalt
- Ziehen Sie die Abzüge vom Bruttogehalt ab: Das Ergebnis nach allen Abzügen ist das Nettogehalt, das jeder Mitarbeitende ausgezahlt bekommt.
- Schritt 8: Verarbeiten Sie die Zahlungen
- Veranlassen Sie die Zahlungen: Zahlen Sie die Mitarbeitenden über die gewählte Methode (Direktüberweisung, Scheck, Bargeld usw.) aus.
- Stellen Sie Gehaltsabrechnungen bereit: Verteilen Sie Gehaltsabrechnungen an die Mitarbeitenden, in denen Bruttogehalt, Abzüge und Nettogehalt aufgeführt sind.
- Schritt 9: Erfassen und melden Sie die Lohnabrechnung
- Führen Sie Aufzeichnungen: Bewahren Sie detaillierte Aufzeichnungen über jeden Abrechnungszyklus für interne und rechtliche Zwecke auf.
- Melden Sie an Behörden: Reichen Sie die erforderlichen Meldungen bei Steuerbehörden und anderen staatlichen Stellen ein.
- Schritt 10: Bereiten Sie die Jahresabschlussverarbeitung vor
- Jahresabschlussberichte: Erstellen und verteilen Sie Steuerdokumente zum Jahresende an die Mitarbeitenden (z. B. W-2-Formulare in den USA).
- Gleichen Sie die Jahresdaten ab: Stellen Sie sicher, dass alle Lohnabrechnungsdaten des Jahres korrekt und vollständig sind.
- Schritt 11: Überprüfen und aktualisieren Sie die Informationen zur Lohnabrechnung
- Regelmäßige Prüfungen: Prüfen Sie den Lohnabrechnungsprozess regelmäßig auf Genauigkeit und Rechtskonformität.
- Aktualisieren Sie Richtlinien und Aufzeichnungen: Nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen aufgrund von Änderungen der Steuergesetze, Mitarbeiterinformationen oder Unternehmensrichtlinien vor.
Bewährte Verfahren für die Lohnabrechnung
Befolgen Sie diese bewährten Verfahren für die Lohn- und Gehaltsabrechnung, um einen effizienten und korrekten Prozess sicherzustellen.
- Über Vorschriften auf dem Laufenden bleiben: Aktualisieren Sie regelmäßig Ihre Kenntnisse der lokalen, einzelstaatlichen und bundesweiten Steuergesetze sowie der Beschäftigungsvorschriften. Dazu gehört, Änderungen bei Steuersätzen, Mindestlohngesetzen, Überstundenregelungen und Vorschriften zu Zusatzleistungen zu verstehen. Ressourcen wie die US-amerikanische Unterstützung bei der Einhaltung von Vorschriften sind hierbei hilfreich.
- Genaue Mitarbeiterdaten pflegen: Führen Sie genaue und aktuelle Aufzeichnungen über alle Mitarbeiter, einschließlich ihrer persönlichen Daten, Steuerinformationen, Zusatzleistungen und aller Änderungen ihres Beschäftigungsstatus oder ihrer Vergütung.
- Regelmäßige Prüfungen und Abstimmungen: Prüfen Sie Ihren Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozess regelmäßig auf seine Richtigkeit und stimmen Sie die Abrechnungsunterlagen regelmäßig mit Kontoauszügen und Hauptbuchkonten ab.
- Offene Kommunikation mit Führungskräften. Kommunizieren Sie Ihren Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozess an die Führungskräfte und heben Sie hervor, was von ihnen wann erwartet wird.
- Klare Kommunikation mit Mitarbeitern: Sorgen Sie für offene Kommunikationswege zu Richtlinien und Änderungen bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung, stellen Sie klare und detaillierte Gehaltsabrechnungen bereit und stehen Sie für Fragen der Mitarbeiter zu ihrer Vergütung zur Verfügung.
- Rechtzeitige und korrekte Steuererklärungen: Stellen Sie sicher, dass alle lohn- und gehaltsbezogenen Steuererklärungen korrekt und fristgerecht eingereicht werden. Dazu gehört, die richtigen Steuerbeträge einzubehalten und diese rechtzeitig an die Steuerbehörden abzuführen.
- Datensicherheit und Datenschutz: Führen Sie strenge Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz sensibler Abrechnungsdaten ein. Dazu gehört, digitale Aufzeichnungen zu schützen und den Datenschutz beim Umgang mit Mitarbeiterinformationen zu gewährleisten.
- Technologie effizient nutzen:
- Investieren Sie in eine Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung, die Berechnungen automatisieren, Daten verwalten und mit den neuesten Steuersätzen und regulatorischen Änderungen auf dem aktuellen Stand bleiben kann. Zur Unterstützung finden Sie hier einige wichtige Funktionen von Abrechnungssoftware.
- Verwenden Sie ein zuverlässiges System zur Erfassung der Arbeitszeiten von Mitarbeitern, insbesondere bei Beschäftigten im Stundenlohn. Stellen Sie sicher, dass das System reguläre Arbeitszeiten, Überstunden und Abwesenheiten korrekt erfasst.
- Frühzeitig auf die Abrechnung zum Jahresende vorbereiten: Beginnen Sie mit dem Abrechnungsprozess zum Jahresende rechtzeitig. Dazu gehört, Mitarbeiterinformationen zu überprüfen, Abrechnungsunterlagen zu aktualisieren und die Verteilung von Steuerdokumenten vorzubereiten.
- Laufendes Lernen fördern: Schulungen und Auffrischungsschulungen sollten fest integriert sein. Ziehen Sie Konferenzen zur Lohn- und Gehaltsabrechnung in Betracht, um das Wissen Ihres Teams zu erweitern und Kontakte zu führenden Fachleuten der Branche zu knüpfen.
- Professionellen Rat einholen: Wenden Sie sich im Zweifelsfall an Experten für Lohn- und Gehaltsabrechnung oder Rechtsberater, insbesondere bei komplexen Fragen oder wesentlichen Änderungen der Gesetze und Verfahren zur Lohn- und Gehaltsabrechnung.
- Verfahren zur Lohn- und Gehaltsabrechnung dokumentieren: Führen Sie eine schriftliche Dokumentation aller Abrechnungsverfahren. Dies trägt zur Wahrung der Einheitlichkeit bei und dient als Schulungsunterlage für neue Mitarbeiter.
- Notfallpläne erstellen: Halten Sie einen Notfallplan für die Abwicklung der Lohn- und Gehaltsabrechnung bereit, falls es zu Notfällen oder unerwarteten Unterbrechungen kommt, etwa aufgrund technischer Probleme oder Naturkatastrophen.
- Rückmeldungen von Mitarbeitern einholen. Wie Malcolm Ferrante, leitender Buchhalter bei der CBS Group, hervorhebt: „Das Einholen von Rückmeldungen der Mitarbeiter kann ebenfalls Schwachstellen aufzeigen und Möglichkeiten für Verbesserungen hervorheben.“
- Zweimal und dreimal prüfen ALLES, bevor Sie es einreichen.
Auf dem Weg zu einer pünktlichen und korrekten Lohn- und Gehaltsabrechnung
Auch wenn die Lohn- und Gehaltsabrechnung entmutigend wirken kann, haben moderne Technologien wie Abrechnungssysteme die Abwicklung dieses Prozesses erheblich erleichtert.
Wenn Sie Schwierigkeiten haben, Ihre Verpflichtungen im Zusammenhang mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung zu erfüllen, könnte eine Finanzierung der Lohn- und Gehaltsabrechnung eine gute Option für Sie sein.
Weitere Informationen erhalten Sie, wenn Sie den Newsletter von People Managing People abonnieren, um unsere neuesten Artikel zu allen Aspekten des Talentmanagements zu erhalten.
