13 Arten von HR-Software: Wichtige Funktionen und Vorteile

Einige HR-Tools konzentrieren sich auf bestimmte Funktionen des Personalmanagements, wie das Leistungsmanagement, während andere versuchen, eine umfassende HR-Lösung anzubieten.

Sie finden auch regionale Softwarelösungen, wie eine kanadische HR-Lösung, oder Lösungen, die speziell auf Unternehmensgröße oder Budget zugeschnitten sind, wie zum Beispiel HR-Systeme für kleine Unternehmen.

Werfen wir nun einen genaueren Blick auf die verschiedenen Typen.

HRIS-, HRMS- und HCM-Software

Wahrscheinlich der wichtigste Typ von HR-Software ist die Kategorie der HR-Datenbanken (manchmal auch als Kern-HR-Software bezeichnet), zu der gehören:

• Human Resource Information Systems (HRIS)
• Human Resource Management Systems (HRMS)
• Human Capital Management (HCM) Systeme

Alle drei dieser HR-Systeme unterstützen die gleichen zentralen HR-Funktionen:

• Verwaltung von Mitarbeiterdaten
• HR-Tools mit Lohnverarbeitung
• Speicherung von Mitarbeiter-Schulungsunterlagen
• Verfolgung von Leistungsinformationen
• Angebot von Self-Service-Optionen für Mitarbeitende.

Der Hauptunterschied zwischen HRIS-, HCM- und HRMS-Tools liegt in der Tiefe und Breite ihres HR-Funktionsumfangs. 

Ein HRIS kümmert sich um die Kernfunktionen des Personalwesens, während HCMs stärker auf mitarbeiterorientierte Prozesse eingehen und HRMS-Software noch umfangreichere Funktionen bietet.

• Human Resource Information Systems (HRIS) decken alle grundlegenden HR-Funktionen aus einer Datenverwaltungs- und Datenerfassungsperspektive ab. Alle Mitarbeiterinformationen befinden sich an einem Ort, aber es gibt weniger Tools, um mit diesen Daten zu arbeiten. Sie werden häufiger von kleinen Unternehmen eingesetzt, da die Kosten niedriger sind. 
• Human Resource Management Systems (HRMS) sind umfassende HR-Lösungen, die in der Regel mehr Funktionen als ein HRIS bieten. HRMS-Software kann den vollständigen Talentmanagement-Prozess unterstützen, einschließlich Recruiting, Leistungsmanagement, Mitarbeiterentwicklung, Ressourcenmanagement und Mitarbeiterschulungen. 
• Human Capital Management (HCM) Software ermöglicht Ihnen eine gezielte und individuelle Zusammenarbeit mit Mitarbeitenden bei Themen wie Leistungsmanagement, Analyse und Onboarding und stellt Werkzeuge für einen strategischeren Ansatz in diesen Bereichen bereit.

Alle diese Systeme sind cloudbasiert und bieten eine Sammlung integrierter Module zur Verwaltung von zentralen HR-Daten, Funktionen und Abläufen. 

Vorteile

Der Vorteil eines HRIS ist, dass alle Informationen Ihrer Mitarbeiter in einer zentralen Datenbank gespeichert werden, die leicht zugänglich und aktualisierbar ist. Diese kann dann mit anderen cloudbasierten HR-Systemen integriert werden, um die Datenkonsistenz in Ihrem HR-Technologie-Stack sicherzustellen.

Die Vorteile eines HRMS umfassen verbesserte Datenmanagementpraktiken, automatische Überwachung der Einhaltung von Vorschriften, erweiterte Self-Service- und Engagement-Tools für Mitarbeitende sowie Unterstützung bei fundierteren, datengestützten Entscheidungen.

Die Vorteile eines HCM beinhalten erweiterte Daten- und Analytikfunktionen zur besseren Personalplanung sowie gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung.

Das Verständnis der wesentlichen Funktionen von HRMS-Plattformen und HCM-Systemen ist wichtig, damit Sie besser zwischen ihnen wählen können, wenn Sie die verfügbaren Arten von HR-Software vergleichen. Schauen wir uns das genauer an:

Wichtige und erweiterte Funktionen

Wichtige Funktionen

HR-Informationssysteme verfügen über einige grundlegende Funktionen. Einige dieser wichtigsten Funktionen sind die folgenden:

• Mitarbeiterdatenbank
• Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung
• Leistungsverwaltung
• Leistungsbeurteilungs-Tools
• Recruiting und Bewerbermanagement
• Automatisierung des Einstellungsprozesses
• Berichtswesen und Analysen
• Mitarbeiter Self-Service-Portal
• Manager Self-Service-Portal
• Suchfunktion für Talentpools
• Mitarbeiterein- und -austritt
• Mitarbeiterentwicklung
• Dokumentenmanagement und -speicherung
• Trainingsverwaltung
• Mitarbeitereinsatzplanung
• Integrationen mit anderer HR-Software

Erweiterte Funktionen

• Plattform zur Mitarbeiterbindung 
• Mitarbeiterzufriedenheitsumfragen
• Individuelle Workflow-Tools
• Integrierte Trainings-Tools

Bewerbermanagementsysteme

Bewerbermanagementsysteme (ATSs) sind eine Form von Recruiting-Software, die dazu dient, den Einstellungsprozess zu optimieren. Sie helfen Unternehmen dabei, Talente zu finden und Kandidaten durch die Bewerbungs-, Interview- und Angebotsphasen zu begleiten.

Vorteile

Recruiting- und Personalvermittlungsplattformen machen den Einstellungsprozess für interne Teams effizienter und bieten Bewerbern eine bessere Erfahrung.

Sie können viele der sich wiederholenden Aufgaben im Zusammenhang mit dem Recruiting automatisieren, z. B. das Veröffentlichen und Verwalten von Stellenanzeigen, Kandidatenauswahl, Terminplanung für Vorstellungsgespräche sowie das Ablehnen oder Vorantreiben von Bewerbungen.

Je nach Art der Recruiting-Software, die Sie wählen, können Sie möglicherweise auch auf erweiterte Recruiting-Funktionen wie Social Media Recruiting und Marketing-Tools für das Recruiting zugreifen.

Wichtige und erweiterte Funktionen

Wichtige Funktionen

• Erstellung von Stellenanzeigen zur Ansprache von Bewerbern
• Bewerbermanagement-Tools
• Kandidatenauswahl
• Tools zur Lebenslaufanalyse
• Bewertung und Sortierung qualifizierter Kandidaten
• Verwaltung des Interviewprozesses
• Terminierung von Vorstellungsgesprächen
• Vorlagen und Leitfäden für das Recruiting
• Integration und Unterstützung vorhandener Jobbörsen
• Interne Bewertungs- und Prüfungs-Tools

Erweiterte Funktionen

• Recruitment-Marketing-Tools
• Automatisierungstools für den Recruiting-Prozess
• Tools zur Kandidatenbindung
• Recruiting über soziale Netzwerke oder Direktnachrichten
• Bidirektionale Enterprise HR Software-Integrationen

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Onboarding-Software

Onboarding-Software unterstützt HR- und Einstellungsteams bei der Einstellung neuer Mitarbeitenden und stellt sicher, dass diese den bestmöglichen Start haben. Dazu gehören das Ausfüllen aller notwendigen Unterlagen für Neueinstellungen, das Kennenlernen von Kolleginnen und Kollegen sowie die Teilnahme an notwendigen Schulungen.

Vorteile

Onboarding-Software hilft sicherzustellen, dass neue Mitarbeitende sich im Unternehmen willkommen fühlen und alles haben, was sie benötigen, um loszulegen. Das Onboarding ist relativ verwaltungsintensiv, und Automatisierung kann dazu beitragen, dass alle relevanten Unterlagen ausgefüllt und sicher aufbewahrt werden. Die Software hilft außerdem dabei, Ziele zu setzen, Checklisten zu erstellen und sicherzustellen, dass alle Aspekte des Onboarding-Prozesses erledigt werden.

Wichtige und erweiterte Funktionen

Wichtige Funktionen

• Automatisierte Bearbeitung von Papierkram
• Speicherung von Mitarbeiterdaten
• Aufgabenverwaltung
• Onboarding-Checkliste
• Fortschrittsverfolgung

Erweiterte Funktionen

• Personalisierte Schulungen
• Zielsetzung
• Karriereplanung.

Mitarbeiterbindungs-Software

Wenig überraschend sind Mitarbeiterbindungs-Tools darauf ausgelegt, sicherzustellen, dass Teammitglieder bei der Arbeit engagiert sind. Dies umfasst Bereiche wie Talententwicklung, Mitarbeiteranerkennungsprogramme und Wellness-Initiativen.

Vorteile

Ein engagierter Mitarbeitender erbringt bessere Leistungen als jemand, der es nicht ist. Mitarbeiterbindungs-Software hilft, das Engagement der Mitarbeitenden zu überwachen und Initiativen zu schaffen, die das Engagement fördern.

Wichtige und erweiterte Funktionen

Wichtige Funktionen

Ein Mitarbeiterbindungs-Tool umfasst folgende wichtige Funktionen:

• Umfrage-Tools für Mitarbeitende
• Tools zur Mitarbeiteranerkennung
• Engagement-Dashboards, Gamification und Aktivitätsfeeds
• Tools zur Zielsetzung und Nachverfolgung
• Visualisierung der Mitarbeiterziele
• Schulungstools

Erweiterte Funktionen

• Stimmungsanalyse
• Wellness-Programme

Leistungsmanagement-Software

Ein Leistungsmanagement-System konzentriert sich auf die Leistung einzelner Mitarbeitender, hilft bei der Messung und Nachverfolgung der Performance und belohnt Mitarbeitende für hohe Leistung.

Vorteile

Ein großer Vorteil dieser Systeme ist die Möglichkeit, Mitarbeitergespräche und den Leistungsüberprüfungsprozess zu standardisieren, zu formalisieren und zu automatisieren. Davon profitieren die Personalabteilung, Führungskräfte und Mitarbeitende gleichermaßen. 

Wichtige und erweiterte Funktionen

Wichtige Funktionen

Leistungssoftware umfasst diese wichtigen Funktionen:

• Zielsetzung und Nachverfolgung
• Leistungsbeurteilungen
• Feedback-Mechanismen
• Erstellung eines persönlichen Verbesserungsplans
• Berichterstattung und Analysen

Erweiterte Funktionen

• 360-Grad-Feedback
• Kompetenz- und Fähigkeitsmanagement

Mitarbeitereinsatzplanungssoftware

Mitarbeitereinsatzplanungssoftware unterstützt Unternehmen bei der Verwaltung der Arbeitspläne ihrer Angestellten. Sie bieten eine benutzerfreundliche Oberfläche, mit der Manager und Mitarbeitende Zeitpläne einsehen und verwalten können (dies ist nur einer von vielen Vorteilen einer Mitarbeitereinsatzplanungssoftware).

Vorteile

Bietet Transparenz für den Zeitplan jedes einzelnen Mitarbeitenden und stellt Werkzeuge zur Verfügung, um unternehmensweite Personaleinsatzplanung zu verwalten. Mitarbeitende können ihre Schichten unkompliziert einsehen und anpassen, während Manager für eine durchgehende Besetzung sorgen können.

Wichtige und erweiterte Funktionen

Wichtige Funktionen

Viele Mitarbeitereinsatzplanungssoftwares enthalten folgende Kernfunktionen:

• Vorlagen für Einsatzpläne
• Mitarbeiterplanungs-App
• Schichtzuweisungen
• Schichttausch
• Mitarbeiterprofile
• Ressourcenvorhersage 

Erweiterte Funktionen

• Anwesenheitserfassungstools
• Tools für das Abwesenheitsmanagement
• Integration mit anderen Unternehmenssystemen
• Plattformübergreifende Unterstützung, einschließlich mobiler Geräte, für die Nutzung mit unterschiedlichen Geräten und Betriebssystemen

Lohn- und Buchhaltungssoftware

Lohn- und Buchhaltungssoftware automatisiert den Lohnabrechnungsprozess für kleine und große Unternehmen. Die Lohnabrechnung kann ohne spezielle Software sehr arbeitsintensiv und kompliziert sein.

Vorteile

Der größte Vorteil eines Lohnabrechnungstools ist die Automatisierung. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Fehler und unterstützt bei Compliance-Aufgaben sowie der Lohnsteuer.

Wichtige und erweiterte Funktionen

Wichtige Funktionen

Lohn- und HR-Buchhaltungssoftware sollte diese Kernfunktionen beinhalten:

• Lohnberechnung
• Abwicklung der Mitarbeiterbezahlung
• Integration mit Zeiterfassungssystemen und Anwesenheits-Apps
• Aufbewahrung von Steuerdokumenten

Erweiterte Funktionen

Lohnsoftware kann auch diese erweiterten Funktionen umfassen:

• Compliance-Unterstützung
• Werkzeuge und Unterstützung zur Steuererklärung

Bitte beachten Sie, dass es verschiedene Arten von Lohnsoftware gibt, weshalb Sie sich mit den verschiedenen Optionen und deren Passgenauigkeit für die Bedürfnisse Ihres Unternehmens vertraut machen sollten.

Benefits-Administrationssoftware

Benefits-Administrationssoftware unterstützt Organisationen bei der Verwaltung aller Aspekte von Gruppenversicherungsplänen wie Krankenversicherung, Altersvorsorge, Lebensversicherung und anderen speziellen Mitarbeitervergünstigungen.

Vorteile

Vereinfacht die Verwaltung von Mitarbeiterbenefits, reduziert den administrativen Aufwand und gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

Sie steigert zudem die Mitarbeiterzufriedenheit, indem sie einfachen Zugang zu Benefit-Informationen und Self-Service-Optionen für Anmeldung und Änderungen bietet.

Wichtige und fortgeschrittene Funktionen

Wichtige Funktionen

• Automatisierte Anmeldung
• Benefits-Verwaltung
• Compliance-Management
• Self-Service-Portale
• Berichtswesen und Analysen

Fortgeschrittene Funktionen

• Personalisierte Benefit-Empfehlungen
• Mitarbeiterumfragen und Feedback
• Kostenmodellierung und Budgetierungs-Tools
• Funktionalität für Vergütungsmanagement

HR-Analyse-Software

HR-Analyse-Software und HR-Reporting-Software sollen Ihr Unternehmen unterstützen, indem sie Einblicke in Ihre Belegschaft ermöglichen. Diese Arten von Software helfen Ihnen dabei, Daten über Ihr Unternehmen zu sammeln und zu analysieren sowie diese verständlich aufzubereiten, um die strategische Planung zu unterstützen.

Vorteile

Die Rechenleistung dieser Softwaretypen ermöglicht es, Muster zu erkennen und strategische Erkenntnisse aus Daten zu gewinnen, die dem bloßen Auge verborgen bleiben würden.

Wichtige Funktionen

• Daten- und Dokumentenspeicherung
• Feedback- und Bewertungswerkzeuge
• Zielübersichten
• Analyse von HR-Kennzahlen und Berichterstattung

Fortgeschrittene Funktionen

• Individuell anpassbare Dashboards
• Integrationen mit anderen HR- und Business-Plattformen

Lernmanagement-Systeme

Lernmanagement-Systeme (LMS) sind optimierte digitale Plattformen für Mitarbeiterlernen und -entwicklung. Sie bieten einen zentralen Ort zur Erstellung, Bereitstellung und Nachverfolgung von Bildungsinhalten und Kursen.

Vorteile

LMS ermöglichen effizientes Lernen, indem sie Tools für Lehrende zur Verwaltung der Kursinhalte und für Lernende zum Zugriff und zur aktiven Teilnahme an diesen Ressourcen bereitstellen. Ziel ist es, den Bildungsprozess zu vereinfachen, zugänglicher und wirkungsvoller zu gestalten und eine breite Palette an Lernbedürfnissen zu unterstützen.

Wichtige und fortgeschrittene Funktionen

Im Laufe der Jahre wurden LMS weiterentwickelt und enthalten heute eine Vielzahl wichtiger und fortschrittlicher Funktionen, die darauf ausgelegt sind, das Bildungserlebnis für Lehrende und Lernende gleichermaßen zu verbessern. Hier sind einige dieser Funktionen:

Wichtige Funktionen

• Kursverwaltung
• Nutzerverwaltung
• Bereitstellung von Inhalten im Multi-Format
• Bewertungs- und Testwerkzeuge
• Tracking und Berichte

Fortgeschrittene Funktionen

• Personalisierte Lernwege
• Soziales Lernen
• Adaptives Lernen

Weitere Informationen finden Sie in unserer Auswahl der besten Lernmanagement-Systeme.

Zeit- und Anwesenheitssoftware

Zeit- und Anwesenheitssoftware ist eine effiziente digitale Plattform zur Erfassung von Arbeitsstunden, Anwesenheit und Dienstplänen der Mitarbeitenden. Sie bietet einen zentralen Ort für die Erfassung von Zeiteinträgen, die Verwaltung von Schichten und die Einhaltung von Arbeitsgesetzen.

Vorteile

Zeit- und Anwesenheitssoftware automatisiert die Nachverfolgung von Arbeitszeiten, reduziert manuelle Fehler und verbessert die Genauigkeit der Lohnabrechnung. Sie hilft Unternehmen, die Einsatzplanung zu optimieren, Überstunden zu überwachen und die Einhaltung von Arbeitsgesetzen sicherzustellen. 

Die Hauptvorteile liegen in einer verbesserten operativen Effizienz, der Vermeidung von Zeitdiebstahl und der Bereitstellung von Echtzeit-Einblicken in die Belegschaft.

Wichtige und fortschrittliche Funktionen

Im Laufe der Zeit hat sich die Zeit- und Anwesenheitssoftware weiterentwickelt und bietet eine Vielzahl wichtiger und fortschrittlicher Funktionen, die das Workforce-Management verbessern und eine genaue Zeiterfassung gewährleisten. Hier sind einige dieser Funktionen:

Wichtige Funktionen

• Ein- und Ausstempeln (per Web, Mobilgerät oder biometrischem System)
• Automatisierte Stundenzettel
• Schichtplanung
• Überstunden- und Pausenerfassung
• Integration mit Lohnbuchhaltungssystemen

Erweiterte Funktionen

• Geofencing und GPS-Tracking
• Gesichtserkennung und biometrische Authentifizierung
• KI-gestützte Erkennung von Anwesenheitsanomalien
• Automatisierte Compliance-Benachrichtigungen
• Self-Service-Portale für Mitarbeitende

Weitere Informationen finden Sie in unserer Auswahl der besten Zeit- und Anwesenheitssoftware.

Wenn Sie die Probleme verstehen, die Sie lösen möchten, können Sie besser Ihre Anforderungen an HR-Software definieren und die passende Plattform oder das richtige Tool finden. Falls Sie dennoch Unterstützung benötigen, sind wir für Sie da.

Wenn Sie die Probleme verstehen, die Sie lösen möchten, können Sie Ihre HR-Software-Anforderungen ermitteln und die richtige HR-Lösung für Ihre Bedürfnisse auswählen.

Dennoch schadet eine helfende Hand im Auswahlprozess nie.

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