13 Arten von HR-Software: Hauptfunktionen und Vorteile
Die Größe des HR-Software-Marktes ist enorm, da es so viele verschiedene Arten von HR-Software zur Auswahl gibt.
Da ständig neue Lösungen auf den Markt kommen, kann es schwierig sein, den Überblick zu behalten.
Deshalb habe ich diesen Artikel zusammengestellt, der alle verschiedenen Arten von HR-Software sowie deren Vorteile und Funktionen behandelt.
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Wenn Sie wissen, was es gibt, erhalten Sie ein besseres Verständnis dafür, wie HR-Software Ihr Unternehmen unterstützen und Ihnen zeitraubende Aufgaben abnehmen kann.
Was ist HR-Software?
HR-Software ist eine digitale Lösung, die Unternehmen dabei unterstützt, verschiedene Funktionen des Personalwesens, wie Lohn- und Gehaltsabrechnung, Rekrutierung, Leistungsmanagement und Mitarbeiterakten, zu verwalten.
Die Tools automatisieren administrative Aufgaben, verbessern die Datenqualität und erhöhen die Einhaltung arbeitsrechtlicher Bestimmungen.
Einige HR-Tools konzentrieren sich auf spezifische Bereiche des Personalmanagements, wie zum Beispiel Leistungsmanagement, während andere versuchen, eine umfassende HR-Lösung bereitzustellen.
Sie finden auch regionalspezifische Softwarelösungen, wie eine kanadische HR-Lösung, oder Lösungen, die sich an eine bestimmte Unternehmensgröße oder ein bestimmtes Budget richten, wie zum Beispiel HR-Systeme für kleine Unternehmen.
Sehen wir uns nun die verschiedenen Arten genauer an.
HRIS-, HRMS- und HCM-Software
Wahrscheinlich die wichtigste Art von HR-Software ist die Kategorie HR-Datenbank (manchmal auch als Core HR-Software bezeichnet), die besteht aus:
- Human Resource Information Systems (HRIS)
- Human Resource Management Systems (HRMS)
- Human Capital Management (HCM)-Systeme
Alle drei dieser HR-Systeme unterstützen die gleichen grundlegenden HR-Funktionen:
- Verwaltung von Mitarbeiterdaten
- HR-Tools mit Lohnabrechnungsfunktionen
- Speicherung von Mitarbeiter-Schulungsunterlagen
- Verfolgung von Leistungsinformationen
- Angebot von Self-Service-Optionen für Mitarbeiter.
Der Hauptunterschied zwischen HRIS-, HCM- und HRMS-Tools ist die Tiefe und Breite ihres HR-Angebots.
Ein HRIS deckt zentrale HR-Funktionen ab, während HCM-Lösungen sich stärker auf mitarbeiterzentrierte Prozesse konzentrieren und HRMS-Software noch umfassendere Funktionen bietet.
- Human Resource Information Systems (HRIS) decken alle grundlegenden HR-Funktionen aus Sicht des Datenmanagements und der Datenerfassung ab. Alle Mitarbeiterdaten sind an einem Ort gespeichert, jedoch stehen weniger Werkzeuge für die Nutzung dieser Daten zur Verfügung. Sie werden häufiger von kleinen Unternehmen genutzt, da ihre Preisgestaltung günstiger ist.
- Human Resource Management Systems (HRMS) sind umfassende HR-Lösungen, die in der Regel mehr Funktionen als ein HRIS bieten. HRMS-Software unterstützt das gesamte Talentmanagement, einschließlich Rekrutierung, Leistungsmanagement, Ressourcenmanagement, Benefits-Verwaltung und Mitarbeiterschulungen.
- Human Capital Management (HCM)-Software ermöglicht es Ihnen, sich vollständig und gezielt auf Mitarbeiterebene mit Bereichen wie Mitarbeiterleistung, Analytik und Onboarding zu beschäftigen und bietet Werkzeuge für einen strategischeren Ansatz in diesen Bereichen des Personalmanagements.
Alle diese Systeme sind cloudbasiert und bieten eine Auswahl integrierter Module, die die Verwaltung von Kerndaten, Funktionen und Arbeitsabläufen im Personalwesen unterstützen.
Vorteile
Der Vorteil eines HRIS liegt darin, dass alle Informationen Ihrer Mitarbeiter in einer zentralen Datenbank abgelegt sind, auf die problemlos zugegriffen und die leicht aktualisiert werden kann. Diese Daten können mit anderen Cloud-HR-Systemen integriert werden, um die Datenkonsistenz über Ihren gesamten HR-Tech-Stack sicherzustellen.
Die Vorteile eines HRMS umfassen verbesserte Datenmanagement-Praktiken, automatische Compliance-Prüfungen, bessere Self-Service- und Engagement-Tools für Mitarbeitende und Unterstützung bei datenbasierten Entscheidungen.
Die Vorteile eines HCM beinhalten fortgeschrittenere Daten und Analysen zur besseren Personalplanung sowie eine erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit und höhere Bindungsraten.
Das Verständnis der wesentlichen Funktionen von HRMS-Plattformen und HCM-Systemen ist wichtig, damit Sie bei der Auswahl zwischen diesen Optionen gezielter entscheiden können. Dies ist von entscheidender Bedeutung, wenn Sie die verschiedenen Arten von HR-Software vergleichen. Schauen wir uns das genauer an:
Zentrale und erweiterte Funktionen
Zentrale Funktionen
HR-Informationssoftware verfügt über einige grundlegende Funktionen. Einige dieser Schlüsselfunktionen sind die folgenden:
- Mitarbeiterdatenbank
- Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung
- Leistungen-Management
- Leistungsmanagement-Tools
- Recruiting und Bewerbermanagement
- Automatisierung des Einstellungsprozesses
- Berichtswesen und Analysen
- Mitarbeiter-Self-Service-Portal
- Manager-Self-Service-Portal
- Suchfunktion für Talentpools
- Mitarbeiter-Onboarding & Offboarding
- Mitarbeiterentwicklung
- Dokumentenmanagement und -speicherung
- Trainingsmanagement
- Mitarbeitereinsatzplanungs-Software
- Integrationen mit anderen HR-Softwaresystemen
Erweiterte Funktionen
- Mitarbeiterbindungsplattform
- Mitarbeiterzufriedenheitsumfragen
- Individuelle Workflow-Tools
- Integrierte Trainings-Tools
Bewerbermanagementsysteme
Bewerbermanagementsysteme (ATSs) sind eine Form von Recruiting-Software, die dazu entwickelt wurde, den Einstellungsprozess zu optimieren. Sie helfen Unternehmen dabei, Talente zu finden und Bewerber durch die Phasen der Bewerbung, des Vorstellungsgesprächs und des finalen Angebots zu begleiten.
Vorteile
Recruiting- und Personaldienstleister-Plattformen machen den Einstellungsprozess für interne Teams effizienter und bieten eine bessere Erfahrung für Bewerbende.
Viele der mit dem Recruiting verbundenen, sich wiederholenden Aufgaben wie das Veröffentlichen und Verwalten von Stellenbeschreibungen, das Screening von Bewerber:innen, die Terminierung von Vorstellungsgesprächen und das Ablehnen oder Weiterentwickeln von Kandidat:innen können automatisiert werden.
Abhängig davon, welche Art von Recruiting-Software Sie wählen, können Sie möglicherweise auch auf erweiterte Recruiting-Funktionen wie Recruiting über soziale Medien und Recruiting-Marketing-Tools zugreifen.
Zentrale und erweiterte Funktionen
Zentrale Funktionen
- Erstellung einer Stellenanzeige zur Ansprache von Bewerbenden
- Bewerberverwaltungs-Tools
- Bewerber-Screening
- Lebenslauf-Analyse-Tools
- Ranking und Sortierung qualifizierter Bewerbender
- Verwaltung des Interviewprozesses
- Terminierung von Vorstellungsgesprächen
- Vorlagen und Leitfäden für die Rekrutierung
- Integration und Unterstützung bestehender Jobbörsen
- Interne Überprüfungs- und Bewertungstools
Erweiterte Funktionen
- Recruiting-Marketing-Tools
- Tools zur Automatisierung des Recruiting-Prozesses
- Bewerber-Engagement-Tools
- Recruiting über soziale Netzwerke oder Direktnachrichten
- Zwei-Wege-Integrationen mit Unternehmens-HR-Software
Onboarding-Software
Onboarding-Software unterstützt HR- und Recruiting-Teams bei der Einführung neuer Mitarbeitender und sorgt dafür, dass diese bestmöglich starten können. Dazu gehört das Ausfüllen aller notwendigen Unterlagen für neue Mitarbeitende, das Kennenlernen der Kolleg:innen und die Absolvierung erforderlicher Schulungen.
Vorteile
Onboarding-Software sorgt dafür, dass neue Mitarbeitende sich willkommen fühlen und alles Notwendige für einen erfolgreichen Start haben. Das Onboarding ist häufig sehr verwaltungsintensiv, und Automatisierung hilft dabei, dass alle relevanten Formulare ausgefüllt und sicher gespeichert werden. Die Software hilft außerdem bei der Zielsetzung, dem Erstellen von Checklisten und stellt sicher, dass alle Aspekte des Onboarding-Prozesses abgeschlossen werden.
Wichtige und erweiterte Funktionen
Wesentliche Funktionen
- Automatisierte Bearbeitung von Unterlagen
- Speicherung von Mitarbeiterdaten
- Aufgabenmanagement
- Onboarding-Checkliste
- Fortschrittsverfolgung
Erweiterte Funktionen
- Personalisierte Schulungen
- Zielsetzung
- Karrierepfadplanung.
Mitarbeiter-Engagement-Software
Wie nicht anders zu erwarten, wurden Mitarbeiter-Engagement-Tools entwickelt, um das Engagement der Teammitglieder am Arbeitsplatz zu stärken. Dies umfasst Bereiche wie Talententwicklung, Programme zur Mitarbeitendenanerkennung und Maßnahmen für mehr Wohlbefinden.
Vorteile
Engagierte Mitarbeitende erbringen bessere Leistungen als nicht engagierte. Mitarbeiter-Engagement-Software hilft dabei, das Engagement zu messen und Initiativen zu entwickeln, die dieses fördern.
Wichtige und erweiterte Funktionen
Wesentliche Funktionen
Ein Tool für das Mitarbeiter-Engagement beinhaltet folgende Kernfunktionen:
- Mitarbeiterbefragungs-Tools
- Anerkennungstools für Mitarbeitende
- Dashboards für Engagement, Gamification und Aktivitätsfeeds
- Tools für Zielsetzung und -verfolgung
- Visualisierung von Mitarbeiterzielen
- Schulungstools
Erweiterte Funktionen
- Stimmungsanalyse
- Gesundheits- und Wellnessprogramme
Leistungsmanagement-Software
Ein Performance-Management-System konzentriert sich auf die Leistung einzelner Teammitglieder, hilft bei der Messung und Nachverfolgung der Performance und belohnt Mitarbeitende für sehr gute Leistungen.
Vorteile
Ein großer Vorteil dieser Systeme ist die Möglichkeit, Mitarbeiterbewertungen und den Leistungsbeurteilungsprozess zu standardisieren, zu formalisieren und zu automatisieren. Davon profitieren sowohl die Personalabteilung als auch Führungskräfte und Mitarbeitende.
Wichtige und erweiterte Funktionen
Wesentliche Funktionen
Leistungsmanagement-Software bietet folgende Schlüsselfunktionen:
- Zielsetzung und Nachverfolgung
- Leistungsbeurteilungen
- Feedback-Mechanismen
- Erstellung eines individuellen Verbesserungsplans
- Berichtswesen und Analysen
Erweiterte Funktionen
- 360-Grad-Feedback
- Management von Fähigkeiten und Kompetenzen
Mitarbeitereinsatzplanungssoftware
Mitarbeitereinsatzplanungssoftware unterstützt Unternehmen bei der Verwaltung der Arbeitspläne ihrer Mitarbeitenden. Sie bieten eine benutzerfreundliche Oberfläche, damit Manager und Mitarbeiter:innen Dienstpläne einsehen und verwalten können (dies ist einer von vielen Vorteilen von Mitarbeitereinsatzplanungssoftware).
Vorteile
Bietet Transparenz für den Arbeitsplan jeder einzelnen Person und stellt Werkzeuge zur Verfügung, um die gesamte Personaleinsatzplanung im Unternehmen zu verwalten. Mitarbeitende können ihre Dienstpläne einfach einsehen und Änderungen vornehmen, während Manager eine Abdeckung der Schichten gewährleisten können.
Wichtige und erweiterte Funktionen
Wichtige Funktionen
Viele Mitarbeitereinsatzplanungssoftwares beinhalten die folgenden Hauptfunktionen:
- Planungsvorlagen
- Mitarbeiter-App für Dienstplanung
- Schichtzuweisung
- Schichttausch
- Mitarbeiterprofile
- Ressourcenvorhersage
Erweiterte Funktionen
- Tools zur Anwesenheitserfassung
- Tools zur Abwesenheitsverwaltung
- Integration mit anderen Unternehmenssystemen
- Plattformübergreifende Unterstützung, einschließlich mobiler Nutzung für verschiedene Geräte und Betriebssysteme
Lohn- und Buchhaltungssoftware
Lohn- und Buchhaltungssoftware automatisiert den Lohnabrechnungsprozess für kleine und große Unternehmen. Die Gehaltsabrechnung kann ohne ein entsprechendes System sehr arbeitsintensiv und komplex sein.
Vorteile
Der Vorteil eines Lohnabrechnungstools ist die gebotene Automatisierung. Dies spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Fehler und kann bei der Einhaltung von Vorschriften und Steuern helfen.
Wichtige und erweiterte Funktionen
Wichtige Funktionen
Lohnabrechnungs- und HR-Buchhaltungssoftware sollte diese Kernfunktionen enthalten:
- Lohnberechnung
- Abwicklung von Mitarbeiterauszahlungen
- Integration mit Stechuhrsystemen und Anwesenheits-Apps
- Aufbewahrung von Steuerdokumenten
Erweiterte Funktionen
Lohnsoftware kann auch diese fortgeschrittenen Funktionen bieten:
- Unterstützung bei der Einhaltung rechtlicher Vorschriften
- Tools und Unterstützung für Steuererklärungen
Beachten Sie, es gibt verschiedene Arten von Lohnabrechnungssoftware, daher sollten Sie sich mit den unterschiedlichen Optionen vertraut machen und wie sie zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passen.
Benefits-Management-Software
Benefits-Management-Software hilft Organisationen, alle Aspekte von Gruppenleistungen wie Krankenversicherung, Altersvorsorge, Lebensversicherung und weitere besondere Zusatzleistungen für Mitarbeitende zu verwalten.
Vorteile
Vereinfacht die Verwaltung von Mitarbeiterleistungen, reduziert den Verwaltungsaufwand und sorgt für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
Es erhöht zudem die Mitarbeiterzufriedenheit, indem es einen einfachen Zugang zu Leistungsinformationen sowie Self-Service-Optionen für Anmeldung und Aktualisierungen bietet.
Wichtige und erweiterte Funktionen
Wichtige Funktionen
- Automatisierte Anmeldung
- Benefits-Verwaltung
- Compliance-Management
- Self-Service-Portale
- Berichtswesen und Analysen
Erweiterte Funktionen
- Personalisierte Leistungsempfehlungen
- Mitarbeiterumfragen und Feedback
- Kostenmodellierung und Budgetierungswerkzeuge
- Funktionalität für Vergütungsmanagement
HR-Analyse-Software
HR-Analyse-Software und Human-Resources-Reporting-Software unterstützen Ihr Unternehmen, indem sie Einblicke in Ihre Belegschaft liefern. Diese Arten von Software helfen Ihnen, Daten über Ihr Unternehmen zu sammeln und zu analysieren und präsentieren sie in einer verständlichen Form, um die strategische Planung zu unterstützen.
Vorteile
Die Rechenleistung dieser Art von Software ermöglicht es, Muster zu erkennen und strategische Erkenntnisse aus Daten zu gewinnen, die mit bloßem Auge nicht erkennbar wären.
Wichtige Funktionen
- Daten- und Dokumentenspeicherung
- Feedback- und Überprüfungstools
- Zielübersichten
- Analyse von HR-Kennzahlen und Berichterstattung
Erweiterte Funktionen
- Individuell anpassbare Dashboards
- Integrationen mit anderen HR- und Business-Plattformen
Learning-Management-Systeme
Learning-Management-Systeme (LMS) sind schlanke digitale Plattformen für das Lernen und die Entwicklung von Mitarbeitenden. Sie bieten einen zentralen Ort für die Erstellung, Bereitstellung und Nachverfolgung von Lerninhalten und Kursen.
Vorteile
LMS ermöglichen effizientes Lernen, indem sie Lehrenden Werkzeuge zur Verwaltung von Kursmaterialien und Lernenden die Möglichkeit bieten, auf diese Ressourcen zuzugreifen und sie zu nutzen. Ziel ist es, den Bildungsprozess zu vereinfachen, zugänglicher und effektiver zu machen sowie vielfältige Lernbedürfnisse zu unterstützen.
Wichtige und erweiterte Funktionen
Im Laufe der Jahre haben sich LMS weiterentwickelt und bieten heute eine Vielzahl wichtiger und erweiterter Funktionen, um das Lernerlebnis für Lehrende und Lernende zu verbessern. Hier sind einige dieser Funktionen:
Wichtige Funktionen
- Kursverwaltung
- Nutzermanagement
- Bereitstellung von Inhalten in verschiedenen Formaten
- Bewertungs- und Testwerkzeuge
- Nachverfolgung und Berichterstattung
Erweiterte Funktionen
- Personalisierte Lernpfade
- Soziales Lernen
- Adaptives Lernen
Weitere Informationen finden Sie in unserer Auswahl der besten Learning-Management-Systeme.
Zeiterfassungs- und Anwesenheitssoftware
Zeiterfassungs- und Anwesenheitssoftware ist eine schlanke digitale Plattform zur Erfassung von Arbeitszeiten, Anwesenheiten und Schichtplänen von Mitarbeitenden. Sie stellt einen zentralen Ort für die Zeiterfassung, Schichtplanung und die Einhaltung von Arbeitsgesetzen bereit.
Vorteile
Zeiterfassungs- und Anwesenheitssoftware automatisiert die Nachverfolgung der Belegschaft, reduziert manuelle Fehler und verbessert die Genauigkeit bei der Lohnabrechnung. Sie hilft Unternehmen, Schichtpläne zu optimieren, Überstunden zu überwachen und die Einhaltung von Arbeitsvorschriften sicherzustellen.
Die Hauptvorteile sind gesteigerte betriebliche Effizienz, Verhinderung von Zeitdiebstahl und Bereitstellung von Echtzeiteinblicken in die Belegschaft.
Wichtige und fortgeschrittene Funktionen
Im Laufe der Jahre hat sich Zeiterfassungssoftware weiterentwickelt und umfasst heute eine Vielzahl wichtiger und fortgeschrittener Funktionen, die das Personalmanagement verbessern und eine präzise Zeiterfassung gewährleisten. Hier sind einige dieser Funktionen:
Wesentliche Funktionen
- Erfassung von Kommen und Gehen (über Web, Mobilgeräte oder biometrische Systeme)
- Automatisierte Stundenzettel
- Schichtplanung
- Überstunden- und Pausenverfolgung
- Integration mit Lohnabrechnungssystemen
Erweiterte Funktionen
- Geofencing und GPS-Verfolgung
- Gesichtserkennung und biometrische Authentifizierung
- KI-gestützte Erkennung von Anwesenheitsanomalien
- Automatisierte Compliance-Benachrichtigungen
- Self-Service-Portale für Mitarbeitende
Weitere Informationen finden Sie in unserer Auswahl der besten Zeiterfassungs- und Anwesenheitssoftware.
Das Verständnis der Probleme, die Sie lösen möchten, hilft Ihnen dabei, Ihre Anforderungen an HR-Software zu bestimmen und die passende Plattform oder das passende Tool zu finden. Sollten Sie dennoch Unterstützung benötigen, sind wir gerne für Sie da.
Das Verständnis der Herausforderungen, die Sie bewältigen möchten, hilft Ihnen dabei, Ihre HR-Software-Anforderungen zu definieren und die richtige HR-Lösung für Ihre Bedürfnisse auszuwählen.
Es schadet also nicht, sich im Prozess unterstützen zu lassen.
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