Unterlagen für Neueinstellungen: Unverzichtbarer Leitfaden 2026

Finn Bartram

on May 8, 2026

Die Einarbeitung neuer Mitarbeitender ist eine spannende Zeit. Sie haben sich füreinander entschieden und sind bereit, es miteinander zu versuchen.

Bevor Sie jedoch (rechtlich) den nächsten Schritt gehen können, muss eine ganze Reihe von Formularen für neue Mitarbeitende sowohl von der Organisation als auch von dem oder der Mitarbeitenden ausgefüllt werden.

Ob Sie nun Ihr erstes Teammitglied oder Ihr 100. einstellen, nutzen Sie diesen Leitfaden, um sicherzustellen, dass alles vorhanden und korrekt ist.

Welche Bundes- und Landesformulare sind für Neueinstellungen erforderlich?

Formular I-9

Das I-9-Formular ist erforderlich, um die Identität des neuen Mitarbeitenden sowie dessen Berechtigung zur Arbeit in den Vereinigten Staaten zu überprüfen. Sowohl der oder die Mitarbeitende als auch der Arbeitgeber müssen Abschnitte dieses Formulars ausfüllen.

Arbeitgebende müssen für jeden Mitarbeitenden innerhalb von drei Tagen nach Arbeitsbeginn ein Formular I-9 ausfüllen.

Überblick über das Formular I-9

Das Formular I-9 ist in drei Hauptabschnitte unterteilt:

Abschnitt 1: Angaben und Versicherung der Mitarbeitenden
Abschnitt 2: Prüfung und Bestätigung durch Arbeitgeber oder Bevollmächtigte
Abschnitt 3: Neue Überprüfung und Wiedereinstellung (vom Arbeitgeber nach Bedarf auszufüllen)

Abschnitt 1: Angaben und Versicherung der Mitarbeitenden

Wer füllt ihn aus: Die/der Mitarbeitende.
Was wird benötigt:
- Vollständiger Name
- Weitere verwendete Namen (falls zutreffend)
- Anschrift (Straße und Hausnummer, Wohnungsnummer, Stadt oder Ort, Bundesstaat, Postleitzahl)
- Geburtsdatum
- US-Sozialversicherungsnummer (optional, es sei denn, das Unternehmen nimmt an E-Verify teil)
- E-Mail-Adresse und Telefonnummer (optional)
- Versicherung zu Staatsbürgerschaft oder Aufenthaltsstatus durch Auswahl einer der folgenden Optionen:
  - US-Bürger/in
  - Nichtbürger/in mit Nationalität der USA
  - Rechtmäßige/r Daueraufenthaltsberechtigte/r
  - Ausländer/in mit Arbeitsgenehmigung

Abschnitt 2: Prüfung und Bestätigung durch Arbeitgeber oder Bevollmächtigte

Wer füllt ihn aus: Arbeitgeber oder bevollmächtigte Vertreter/-innen.
Was wird benötigt:
- Titel des Dokuments
- Ausstellende Behörde
- Dokumentennummer
- Ablaufdatum (falls zutreffend)
- Der Arbeitgeber muss die von der/dem Mitarbeitenden vorgelegten Unterlagen physisch prüfen sowie den Abschnitt unterschreiben und datieren.

Abschnitt 3: Neue Überprüfung und Wiedereinstellung

Wer füllt ihn aus: Der/die Arbeitgeber/in (bei Bedarf).
Was wird benötigt:
- Erneute Überprüfung der Beschäftigungsberechtigung (für Mitarbeitende, deren Beschäftigungsberechtigung abgelaufen ist)
- Aktualisierungen bei Wiedereinstellungen

Zulässige Identitäts- und Arbeitsnachweise

Mitarbeitende müssen Originaldokumente vorlegen, die sowohl die Identität als auch die Arbeitsberechtigung belegen. Die Dokumente sind in drei Listen unterteilt:

Liste A: Dokumente, die sowohl Identität als auch Arbeitsberechtigung belegen
Liste B: Dokumente, die nur die Identität belegen
Liste C: Dokumente, die nur die Arbeitsberechtigung belegen

Beispiele für zulässige Dokumente

Liste A (Identität und Arbeitsberechtigung)

US-Pass oder US-Passkarte
Permanent Resident Card oder Alien Registration Receipt Card (Formular I-551)
Employment Authorization Document (Karte) mit Foto (Formular I-766)
Reisepass der Föderierten Staaten von Mikronesien (FSM) oder der Republik der Marshallinseln (RMI) mit Formular I-94 oder Formular I-94A, das eine nichtimmigrantische Einreise gemäß dem Compact of Free Association zwischen den USA und FSM oder RMI bestätigt

Liste B (Nur Identität)

Führerschein oder Ausweis, der von einem Bundesstaat oder Außengebiet der USA ausgestellt wurde, sofern er ein Foto oder Angaben wie Name, Geburtsdatum, Geschlecht, Größe, Augenfarbe und Adresse enthält
Von einer Behörde oder Einrichtung des Bundes, eines Bundesstaats oder einer lokalen Regierung ausgestellter Ausweis, sofern er ein Foto oder Angaben wie Name, Geburtsdatum, Geschlecht, Größe, Augenfarbe und Adresse enthält
Schulausweis mit Foto
Wählerregistrierungskarte
US-Militär-Ausweis oder Stellungsregister

Liste C (Nur Beschäftigungsberechtigung)

Sozialversicherungsnummer-Karte (sofern sie nicht ausdrücklich besagt, dass die Karte nicht zur Arbeitsaufnahme berechtigt)
Geburtsurkunde aus dem Ausland, ausgestellt vom US-Außenministerium (Formular FS-545)
Nachweis über die Geburt, ausgestellt vom US-Außenministerium (Formular DS-1350)
Original oder beglaubigte Kopie einer Geburtsurkunde, ausgestellt von einem Bundesstaat, einer Grafschaft, einer Behörde der Stadt oder eines Außengebiets der USA mit amtlichem Siegel

Akzeptierte Quittungen

Arbeitnehmer können bestimmte Quittungen anstelle eines Dokuments aus Liste A, B oder C vorlegen. Akzeptierte Quittungen sind unter anderem:

Eine Quittung für die Beantragung des Ersatzes eines verlorenen, gestohlenen oder beschädigten Dokuments (muss innerhalb von 90 Tagen ersetzt werden)
Der Ankunftsteil des Formulars I-94/I-94A mit einem vorübergehenden I-551-Stempel und einem Foto der Person
Der Abfahrtsteil des Formulars I-94/I-94A mit einem gültigen Flüchtlingsaufnahme-Stempel

E-Verify

E-Verify ist ein internetbasiertes System, das Unternehmen ermöglicht, die Berechtigung ihrer Mitarbeiter zur Arbeitsaufnahme in den Vereinigten Staaten zu überprüfen. Es vergleicht die Angaben aus dem Formular I-9 eines Mitarbeiters mit Daten des US-Heimatschutzministeriums und der Sozialversicherungsbehörde, um die Beschäftigungsberechtigung zu bestätigen.

Arbeitgeber, die E-Verify verwenden: Müssen innerhalb von drei Werktagen nach Arbeitsbeginn für jede Neueinstellung einen Fall eröffnen.
Pflichten der Arbeitnehmer: Arbeitnehmer müssen im Falle einer Nichtübereinstimmung (Vorläufige Nichtbestätigung) im Verifizierungsprozess möglicherweise zusätzliche Informationen oder Dokumente bereitstellen.

Wichtige Hinweise

Mitarbeiter müssen Abschnitt 1 des Formulars I-9 spätestens am ersten Arbeitstag ausfüllen und unterschreiben.
Arbeitgeber müssen Abschnitt 2 ausfüllen, indem sie innerhalb von drei Werktagen nach dem ersten Arbeitstag des Mitarbeiters Nachweise zur Identität und Arbeitsberechtigung prüfen.
Eine Nachprüfung (Abschnitt 3) ist nur erforderlich, wenn die Arbeitsberechtigung oder Dokumentation des Mitarbeiters abgelaufen ist.

Formular W-2

Das Formular W-2, offiziell "Lohn- und Steuerbescheinigung" genannt, ist ein in den Vereinigten Staaten verwendetes Formular zur Meldung von an Arbeitnehmer gezahlten Löhnen und den von diesen einbehaltenen Steuern. Es ist ein wichtiges Dokument sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer und dient vorrangig steuerlichen Zwecken.

Wesentliche Bestandteile des Formulars W-2

Persönliche Angaben des Mitarbeiters: Name, Adresse und Sozialversicherungsnummer.
Arbeitgeberdaten: Name, Adresse und Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN) des Arbeitgebers.
Löhne, Trinkgelder und weitere Vergütungen: Gesamtsumme der steuerpflichtigen Löhne, Trinkgelder und anderen dem Arbeitnehmer gezahlten Vergütungen.
Einbehaltene Bundessteuer: Gesamtsumme der beim Arbeitnehmer einbehaltenen Bundessteuer.
Sozialversicherungslohn und einbehaltene Sozialversicherungssteuer: Betrag der lohnsteuerpflichtigen Einkünfte und die entsprechende einbehaltene Sozialversicherungssteuer.
Medicare-Lohn und einbehaltene Medicare-Steuer: Betrag der für Medicare steuerpflichtigen Einkünfte und die entsprechende einbehaltene Medicare-Steuer.
Informationen zu bundesstaats- und kommunalen Steuern: Löhne, die bundesstaats- und kommunalsteuerpflichtig sind, sowie die entsprechenden einbehaltenen Steuern.

Verteilung und Einreichung

Pflichten des Arbeitgebers:
- Kopien an Arbeitnehmer übergeben: Arbeitgeber müssen ihren Arbeitnehmern bis spätestens 31. Januar des Folgejahres eine Kopie ihres W-2 zur Verfügung stellen. Dies gibt den Arbeitnehmern genügend Zeit, um die Informationen für ihre persönliche Steuererklärung zu nutzen.
- Einreichung bei der Social Security Administration (SSA): Arbeitgeber müssen das Formular W-2 außerdem bis Ende Januar bei der SSA einreichen. Die SSA verwendet diese Informationen zur Berechnung der Sozialversicherungsleistungen.
- Landes- und Kommunalbehörden: Abhängig von den staatlichen und lokalen Vorschriften müssen Arbeitgeber das Formular W-2 möglicherweise auch bei den zuständigen staatlichen und lokalen Steuerbehörden einreichen.
Pflichten des Arbeitnehmers:
- Verwendung für die Steuererklärung: Arbeitnehmer nutzen die Angaben im Formular W-2 zur Erfüllung ihrer bundesstaatlichen, staatlichen und lokalen Steuererklärung. Es enthält wichtige Informationen über Einkünfte und abgeführte Steuern.
- Aufbewahrung der Unterlagen: Arbeitnehmer sollten ihre W-2-Formulare für ihre Unterlagen aufbewahren, da diese für spätere Nachweise und insbesondere bei Rückfragen zur Steuererklärung benötigt werden könnten.

Bedeutung des Formulars W-2

Steuererklärung: Es ist für Arbeitnehmer unerlässlich, ihre Steuererklärung korrekt auszufüllen.
Überprüfung: Das IRS und andere Steuerbehörden verwenden das W-2 zur Überprüfung der von Arbeitnehmern gemeldeten Einkünfte und Steuerabzüge.
Leistungsberechnung: Die SSA nutzt die Angaben aus dem W-2 zur Berechnung der Sozialversicherungsleistungen.

Fristen

Für Arbeitgeber: 31. Januar (an Arbeitnehmer und die SSA).
Für Arbeitnehmer: Verwendung bis zum 15. April (Stichtag für die Einreichung der Steuererklärung für die meisten Personen).

Formular W-4

Das Formular W-4, offiziell "Employee's Withholding Certificate" genannt, wird von Arbeitnehmern in den Vereinigten Staaten verwendet, um ihren Arbeitgeber über ihre steuerliche Situation zu informieren. Dieses Formular legt fest, wie viel Bundes-Einkommensteuer vom Gehalt eines Arbeitnehmers einbehalten werden soll.

Wichtige Bestandteile des Formulars W-4

Persönliche Angaben:
- Vollständiger Name
- Sozialversicherungsnummer
- Anschrift
- Steuerlicher Status (ledig, verheiratet gemeinsam veranlagt, Haushaltsvorstand usw.)
Mehrere Beschäftigungen oder Ehepartner arbeitet:
- Arbeitnehmer mit mehreren Jobs oder beschäftigtem Ehepartner können ihre Einbehalte entsprechend anpassen. Dieser Abschnitt hilft sicherzustellen, dass bei mehreren Einkommensquellen der korrekte Steuerbetrag einbehalten wird.
Angabe von unterhaltsberechtigten Personen (Dependents):
- Arbeitnehmer können unterhaltsberechtigte Personen angeben, wodurch sich der einbehaltene Steuerbetrag reduziert. Das Formular enthält Anweisungen zur Berechnung des Gesamtbetrags für unterhaltsberechtigte Personen.
Weitere Anpassungen:
- Weitere Einkünfte (nicht aus Beschäftigung): Arbeitnehmer können zusätzliche Einkünfte, etwa aus Zinsen, Dividenden oder Renten, eintragen, um die Einbehalte zu erhöhen.
- Abzüge: Falls Arbeitnehmer andere Abzüge als den Standardabzug erwarten, können sie diese berücksichtigen, um die Einbehalte zu verringern.
- Zusätzlicher Einbehalt: Arbeitnehmer können angeben, wenn von jeder Gehaltszahlung zusätzlich ein Betrag einbehalten werden soll, falls sie mit einer höheren Steuerschuld rechnen.
Unterschrift und Datum:
- Das Formular muss vom Arbeitnehmer unterschrieben und datiert werden, um gültig zu sein.

Zweck des Formulars W-4

Korrekte Steuereinbehaltung: Hilft Arbeitgebern, den korrekten Betrag an Bundessteuern aus den Gehältern der Arbeitnehmer einzubehalten. Eine genaue Einbehaltung verhindert, dass Arbeitnehmer bei der jährlichen Steuererklärung hohe Nachzahlungen leisten müssen.
Steuerplanung: Ermöglicht es Arbeitnehmern, die Einbehalte ihren voraussichtlichen Steuern anzupassen und so die finanzielle Planung über das Jahr hinweg zu erleichtern.

Wann das Formular W-4 auszufüllen oder zu aktualisieren ist

Neueinstellung: Bei Antritt einer neuen Arbeitsstelle müssen Arbeitnehmer das Formular W-4 für ihren Arbeitgeber ausfüllen.
Lebensveränderungen: Arbeitnehmer sollten ihr Formular W-4 aktualisieren, wenn sie größere Veränderungen im Leben erleben, die ihre steuerliche Situation beeinflussen könnten, wie z.B. Heirat, Scheidung, die Geburt eines Kindes oder eine wesentliche Einkommensänderung.
Steueranpassungen: Wenn Arbeitnehmer feststellen, dass zu viel oder zu wenig Steuer einbehalten wird, können sie ein neues Formular W-4 bei ihrem Arbeitgeber einreichen, um den Einbehaltungsbetrag anzupassen.

Staatliche Steuerformulare für Neueinstellungen

Obwohl es nicht in jedem Bundesstaat vorgeschrieben ist, verlangen einige Bundesstaaten, dass Arbeitnehmer ein bundesstaatspezifisches W-4-Formular ausfüllen.

Zum Zeitpunkt der Erstellung verlangen 41 Bundesstaaten ein staatliches W-4-Formular. Wenn Sie Remote-Mitarbeiter einstellen, ist es wichtig, deren örtliche Steuerrichtlinien zu verstehen und einzuhalten.

Staatliche Meldung von Neueinstellungen

Einige Bundesstaaten haben Meldepflichten für Neueinstellungen, die Arbeitgeber dazu verpflichten, Informationen über neu eingestellte oder wieder eingestellte Arbeitnehmer an eine bestimmte staatliche Behörde zu melden.

Die spezifischen Anforderungen können je nach Bundesstaat variieren, hier sind jedoch einige gemeinsame Elemente und Beispiele:

Kalifornien

Meldepflicht: Innerhalb von 20 Tagen nach dem ersten Arbeitstag des Mitarbeiters.
Erforderliche Informationen: Name, Adresse, Sozialversicherungsnummer und Einstellungsdatum des Mitarbeiters; Name, Adresse und FEIN des Arbeitgebers.
Meldemethoden: Online über die Website des Employment Development Department (EDD), per Post oder Fax.
Strafen: Bis zu 24 $ für jede nicht gemeldete Neueinstellung und bis zu 490 $ bei gemeinschaftlicher Absprache mit einem Mitarbeiter zum Unterlassen der Meldung.

Texas

Meldepflicht: Innerhalb von 20 Kalendertagen nach dem Einstellungsdatum.
Erforderliche Informationen: Name, Adresse, Sozialversicherungsnummer und Einstellungsdatum des Mitarbeiters; Name, Adresse und FEIN des Arbeitgebers.
Meldemethoden: Online über das New Hire Reporting Program des Texas Attorney General, per Post, Fax oder EDI.
Strafen: Bußgelder bis zu 25 $ für jede nicht gemeldete Neueinstellung und bis zu 500 $ bei gemeinschaftlicher Absprache mit einem Mitarbeiter zum Unterlassen der Meldung.

New York

Meldepflicht: Innerhalb von 20 Tagen nach Beschäftigungsbeginn des Mitarbeiters.
Erforderliche Informationen: Name, Adresse, Sozialversicherungsnummer und Einstellungsdatum des Mitarbeiters; Name, Adresse und FEIN des Arbeitgebers.
Meldemethoden: Online über das New York State Department of Taxation and Finance, per Post oder Fax.
Strafen: Bußgelder bis zu 20 $ für jede nicht gemeldete Neueinstellung.

Florida

Meldepflicht: Innerhalb von 20 Tagen nach dem ersten Arbeitstag des Mitarbeiters.
Erforderliche Informationen: Name, Adresse, Sozialversicherungsnummer und Einstellungsdatum des Mitarbeiters; Name, Adresse und FEIN des Arbeitgebers.
Meldemethoden: Online über das Florida Department of Revenue, per Post oder Fax.
Strafen: Die Bußgelder für die Nichteinhaltung werden vom Florida Department of Revenue festgelegt.

Illinois

Meldepflicht: Innerhalb von 20 Tagen nach der Einstellung oder Wiedereinstellung eines Mitarbeiters.
Erforderliche Informationen: Name, Adresse, Sozialversicherungsnummer und Einstellungsdatum des Mitarbeiters; Name, Adresse und FEIN des Arbeitgebers.
Meldemethoden: Online über das Illinois Department of Employment Security, per Post oder Fax.
Strafen: 15 $ pro Mitarbeiter für das Versäumnis zu melden und 500 $, wenn das Versäumnis auf eine gemeinsame Absprache zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer zurückzuführen ist.

Standardisierte, aber nicht gesetzlich vorgeschriebene Neueinstellungsformulare

Neben den vorgeschriebenen staatlichen und bundesstaatlichen Formularen werden Sie wahrscheinlich möchten, dass der neue Mitarbeiter weitere Unterlagen prüft und unterschreibt.

Angebotsschreiben

Ein Angebotsschreiben ist ein formelles Dokument, das ein Arbeitgeber einem potenziellen Arbeitnehmer überreicht. Es enthält die Arbeitsbedingungen, wie z.B. Berufsbezeichnung, Gehalt und Startdatum und bestätigt das Arbeitsangebot.

Arbeitsvertrag

Ein Arbeitsvertrag ist ein rechtsverbindlicher Vertrag zwischen einem Arbeitgeber und einem Arbeitnehmer, der die Bedingungen und Konditionen der Beschäftigung festlegt, einschließlich Aufgaben, Vergütung und Beschäftigungsdauer.

Bestätigung des Mitarbeiterhandbuchs

Ein von Mitarbeitern unterzeichnetes Formular, das bestätigt, dass sie das Mitarbeiterhandbuch des Unternehmens erhalten, gelesen und verstanden haben und sich verpflichten, die darin festgelegten Richtlinien einzuhalten.

Verwandte Lektüre: Beste Software für Mitarbeiterhandbücher (falls Sie Hilfe dabei benötigen, alle Ihre HR-Richtlinien effizienter zu verwalten!)

Genehmigung zur direkten Einzahlung

Eine Genehmigung zur direkten Einzahlung ist ein von einem Mitarbeiter ausgefülltes Formular, um dem Arbeitgeber die Zustimmung zu erteilen, das Gehalt direkt auf sein Bankkonto zu überweisen. Hierfür müssen auch die Bankdaten des Mitarbeiters erfasst werden.

Notfallkontaktinformationen

Von einem Mitarbeiter bereitgestellte Daten, die Namen und Kontaktdaten von Personen enthalten, die im Falle eines Notfalls am Arbeitsplatz kontaktiert werden sollen.

Richtlinienbestätigungen

Richtlinienbestätigungen sind Formulare, die Mitarbeiter unterschreiben, um zu bestätigen, dass sie bestimmte Unternehmensrichtlinien gelesen, verstanden und deren Einhaltung zugestimmt haben.

Leistungsformulare

Dokumente, die von Mitarbeitern ausgefüllt werden, um sich für vom Unternehmen angebotene Leistungen wie Krankenversicherung, Altersvorsorge und andere Programme zur Mitarbeiterunterstützung anzumelden. Dies wird mit Verwaltungssoftware für Leistungen wesentlich erleichtert.

Fragebogen für neue Mitarbeitende

Ein Fragebogen für neue Mitarbeitende ist ein Formular, das wichtige Informationen von neuen Mitarbeitern sammelt, wie persönliche Daten, bisherige Berufserfahrung und weitere relevante Angaben, die für die Personalakte benötigt werden.

Sie können diese Gelegenheit auch nutzen, um einige unterhaltsame Details wie Essenspräferenzen abzufragen, die dabei helfen, den Onboarding-Plan Ihres neuen Mitarbeiters zu personalisieren.

Informationen, die Sie benötigen

Um es zusammenzufassen: Bei der Einstellung einer neuen Person sind laut IRS folgende Informationen für Ihre Unterlagen sowie auszufüllende Formulare erforderlich:

Beschäftigungsberechtigung des Mitarbeitenden für die Vereinigten Staaten

Gemäß den IRS-Richtlinien muss jeder Arbeitgeber die Berechtigung seiner Mitarbeitenden zur Arbeit in den Vereinigten Staaten mithilfe des Formulars I-9, Nachweis der Beschäftigungsberechtigung, überprüfen. Dieses Formular verlangt von den Mitarbeitenden, akzeptable Dokumente vorzulegen, die sowohl ihre Identität als auch ihre Arbeitsberechtigung belegen.

Arbeitgeber müssen diese Dokumente prüfen und dokumentieren, um die Einhaltung der bundesstaatlichen Einwanderungsgesetze sicherzustellen. Die Nichteinhaltung dieser Anforderungen kann zu Bußgeldern und rechtlichen Konsequenzen für den Arbeitgeber führen.

Die IRS schreibt vor, dass Arbeitgeber von jedem Mitarbeitenden eine gültige Sozialversicherungsnummer (SSN) für steuerliche Meldungen einholen müssen.

Die SSN ist unerlässlich für die korrekte Meldung von Löhnen, die Berechnung der Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern und für die Gewährleistung, dass die Einkünfte der Mitarbeitenden korrekt dem Sozialversicherungsregister zugewiesen werden.

Arbeitgeber sind verantwortlich für die Erfassung, Überprüfung und Verwendung der SSN in Gehaltsabrechnungen, Steuererklärungen und bei der Ausstellung von W-2-Formularen am Jahresende.

Steuerliche Einbehalte der Mitarbeitenden

Mitarbeitende müssen das Formular W-4, Lohnsteuerbescheinigung, ausfüllen, um ihrem Arbeitgeber ihre steuerliche Situation mitzuteilen. Darunter fallen beispielsweise der Familienstand, die Anzahl der zu berücksichtigenden Personen und weitere steuerliche Anpassungen.

Dieses Formular ist entscheidend, um die korrekte Höhe der einzubehaltenden Bundessteuern vom Gehalt der Mitarbeitenden zu bestimmen.

Best Practices für Neueinstellungen – Unterlagen

Also, eine Menge Papierkram! Mit einer guten Vorbereitung und diesen bewährten Methoden ist es jedoch problemlos zu bewältigen:

Fügen Sie es Ihrer Onboarding-Checkliste hinzu

Entwickeln Sie eine standardisierte Onboarding-Checkliste, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Unterlagen vollständig ausgefüllt und gesammelt werden. Dies hilft dabei, Konsistenz zu bewahren und sicherzustellen, dass nichts übersehen wird.

Verwenden Sie digitale Tools

Nutzen Sie elektronische Formulare und digitale Unterschriften, wo immer möglich, um den Prozess zu optimieren, Fehler zu reduzieren und es neuen Mitarbeitenden zu erleichtern, Unterlagen aus der Ferne auszufüllen. Die meisten Onboarding-Software-Lösungen beinhalten dies.

Holen Sie sich regelmäßige Compliance-Updates und Beratung

Bleiben Sie im Rahmen Ihrer Compliance-Sorgfaltspflicht über bundes- und landesweite Vorschriften auf dem Laufenden, indem Sie Human-Resources-Netzwerken wie SHRM beitreten. Auch Ihre Rechtsberatung kann Sie hierbei unterstützen.

Beispielsweise machen Globalization Partners Services selbst das globale Onboarding von Talenten für alle Beteiligten zu einem reibungslosen und rechtskonformen Prozess.

Seien Sie proaktiv

Versuchen Sie, alle Unterlagen am ersten Tag oder möglichst schon in der Preboarding-Phase (die Zeit zwischen Zusage und erstem Arbeitstag) zu erledigen. Das hilft, Ihr Onboarding zu beschleunigen, wenn der oder die Neue tatsächlich startet.

Führen Sie Orientierungssitzungen durch

Halten Sie eine Orientierungssitzung ab, um wichtige Richtlinien, Leistungen und Abläufe zu besprechen. Dies ermöglicht neuen Mitarbeitenden, Fragen zu stellen und Unklarheiten bezüglich der Unterlagen zu beseitigen.

Stellen Sie ein Willkommenspaket zusammen

Stellen Sie ein Willkommenspaket zusammen, das das Mitarbeiterhandbuch, Unternehmensrichtlinien, eine Liste wichtiger Ansprechpartner und weitere relevante Informationen enthält, um neuen Mitarbeitenden die Eingewöhnung in ihre neue Rolle zu erleichtern.

Überprüfen Sie Mitarbeiterdaten regelmäßig

Nehmen Sie sich ein- bis zweimal im Jahr Zeit, um die Mitarbeiterdaten zu überprüfen und auf Unstimmigkeiten zu achten, z. B. Personen, die nicht mehr im Unternehmen sind, oder Namen, die Sie nicht erkennen.

Die meisten modernen HRMS-Lösungen verfügen über Self-Service-Portale, in denen Mitarbeitende ihre Daten selbst einsehen und aktualisieren können.

Wie ein Employer of Record bei der neuen Mitarbeiterdokumentation unterstützt

Ein EOR tritt als rechtlicher Arbeitgeber für die/den Mitarbeiter:in auf, auch wenn diese Person tatsächlich bei einem anderen Unternehmen tätig ist. Der EOR übernimmt Aufgaben wie die Lohn- und Gehaltsabrechnung, Steuer-Compliance, Leistungsverwaltung und rechtliche Einhaltung für Mitarbeitende (mehr Details dazu in unserem Artikel Was ist ein EOR?).

Diese Lösung ist besonders verbreitet, wenn ein Unternehmen internationale Mitarbeitende einstellt und vor Ort keine eigene juristische Person besitzt.

Hier sind einige wichtige Aspekte, wie ein EOR die neue Mitarbeiterdokumentation übernimmt:

Arbeitsverträge und Vereinbarungen: Der EOR ist für das Erstellen und Verwalten von Arbeitsverträgen verantwortlich und stellt sicher, dass diese den lokalen Arbeitsgesetzen und -vorschriften entsprechen, um Fehlklassifizierungen von Mitarbeitenden zu vermeiden.
Steuerdokumentation: Sie übernehmen die notwendigen Steuerformulare und Dokumentationen und stellen sicher, dass der Mitarbeitende steuerlich korrekt in seiner jeweiligen Gerichtsbarkeit angemeldet ist.
Anmeldung zu Sozialleistungen: Der EOR kümmert sich um die Anmeldung der Mitarbeitenden zu verschiedenen Sozialleistungen, sofern zutreffend, wie Krankenversicherung, Altersvorsorge und weitere Zusatzleistungen.
Einhaltung lokaler Gesetze: Ein EOR stellt sicher, dass alle Beschäftigungspraktiken, einschließlich der Unterlagen für Neueinstellungen, den lokalen Arbeitsgesetzen entsprechen. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen, die Mitarbeitende in verschiedenen Ländern oder Regionen einstellen.
Onboarding-Prozess: Sie unterstützen oft beim Onboarding-Prozess, der nicht nur die Formalitäten, sondern auch die Einführung in Unternehmensrichtlinien, Abläufe und die Unternehmenskultur umfasst.
Lohnabrechnungseinrichtung: Der EOR-Anbieter richtet die Lohnabrechnung für neue Mitarbeitende ein und sorgt dafür, dass alle relevanten Informationen korrekt verarbeitet werden, um eine pünktliche und genaue Bezahlung sicherzustellen.
Datenschutz und Datensicherheit: Der Umgang mit sensiblen Mitarbeitendendaten erfordert die Einhaltung von Datenschutzvorschriften, die der EOR im Rahmen seiner Aufgaben sicherstellt.
Bearbeitung von Visa und Arbeitserlaubnissen: Benötigt die Neueinstellung ein Arbeitsvisum oder eine Arbeitserlaubnis, kann der EOR bei der Beschaffung und Verwaltung dieser Dokumente unterstützen.

Wie eine professionelle Arbeitgeberorganisation bei den Unterlagen für Neueinstellungen hilft

Eine professionelle Arbeitgeberorganisation übernimmt in der Regel die Bearbeitung der Unterlagen bei Neueinstellungen als Teil ihrer Dienstleistungen. Eine PEO schließt mit einem Unternehmen eine Co-Employment-Vereinbarung ab, bei der sie viele arbeitgeberbezogene Aufgaben und Risiken übernimmt (mehr dazu in unserem Artikel Was ist eine PEO?).

So geht eine PEO typischerweise mit den Unterlagen für Neueinstellungen um:

Arbeitsverträge und Vereinbarungen: PEO-Unternehmen unterstützen beim Erstellen und Verwalten arbeitsrechtlich konformer Arbeitsverträge und stellen sicher, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind.
Verwaltung von Steuerformularen: Sie kümmern sich um wichtige steuerrelevante Dokumente, wie zum Beispiel W-4-Formulare für Steuerabzüge in den USA, und gewährleisten die Einhaltung aller föderalen, staatlichen und lokalen Steuervorschriften.
Leistungsadministration: PEOs übernehmen häufig die Anmeldung zu Krankenversicherung, Altersvorsorge und anderen Mitarbeitervorteilen und erledigen alle damit verbundenen Formalitäten.
Einhaltung von Arbeitsgesetzen: Die Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften ist eine zentrale Aufgabe einer PEO und gilt auch für das Management der Einstellungsdokumentation.
Onboarding-Prozess: PEOs begleiten typischerweise den Onboarding-Prozess, zu dem das Ausfüllen aller notwendigen Unterlagen sowie die Einführung in Unternehmensrichtlinien und -kultur gehört.
Lohnabrechnungsanmeldung: Sie melden neue Mitarbeitende im Lohnabrechnungssystem an, übernehmen alle Aspekte der Lohnadministration und gewährleisten eine genaue und pünktliche Auszahlung.
Datenschutz und Datensicherheit: PEOs verwalten sensible Mitarbeiterdaten, halten Datenschutzgesetze ein und sorgen für die Sicherheit und Vertraulichkeit persönlicher Informationen.
Schulungs- und Weiterbildungsprogramme: Einige PEOs helfen auch bei der Einrichtung von Schulungs- und Weiterbildungsmaßnahmen für Neueinstellungen, einschließlich der notwendigen Dokumentation und Nachverfolgung.

Wenn Sie sich über die Unterschiede noch unsicher sind, lesen Sie unseren Artikel über den Unterschied zwischen PEO und EOR.

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