Funktionen von Recruiting-Software, die Ihre Personalbeschaffung auf ein neues Niveau heben
Wenn Sie auf der Suche nach Recruiting-Software sind, stehen Sie wahrscheinlich vor den täglichen Herausforderungen, Top-Talente zu finden und anzuziehen.
Sie wissen, dass die richtige Software Ihre Arbeit erleichtern und Ihre Prozesse effizienter gestalten kann. Aber bei so vielen Optionen kann es schwierig sein, genau die Funktionen zu bestimmen, die für Sie und Ihr Team wirklich einen Unterschied machen.
Ob Bewerbungen verfolgen, Vorstellungsgespräche planen oder Rekrutierungskennzahlen analysieren – mit den richtigen Funktionen kann Ihr Arbeitsablauf transformiert werden. Lassen Sie uns gemeinsam diese entscheidenden Funktionen erkunden und sehen, wie sie Ihre Recruiting-Bemühungen unterstützen können.
Lesen Sie weiter – und führen Sie weiterhin intelligenter
Erstellen Sie ein kostenloses Konto, um diesen Beitrag fertigzulesen und Teil einer Community zukunftsorientierter Führungskräfte zu werden, die Werkzeuge, Leitfäden und Einblicke für den Erfolg im Zeitalter der KI erschließen.
Have an account? Log In
Was ist Recruiting-Software?
Recruiting-Software ist jedes Tool, das entwickelt wurde, um den Einstellungsprozess effizienter zu gestalten. Sie kann bei allem helfen – vom Finden geeigneter Kandidaten über die Planung von Vorstellungsgesprächen bis hin zum Versenden von Angeboten und dem Onboarding erfolgreicher Bewerber.
Wie wir noch sehen werden, gehören zu den gängigen Funktionen das Veröffentlichen von Stellenanzeigen, die Kandidatenverfolgung und das Kommunikationsmanagement sowie Analysefunktionen, die wertvolle Einblicke zur Optimierung des Einstellungsprozesses liefern.
Funktionen zur Ansprache und Gewinnung von Kandidaten
Der erste Schritt im Recruiting-Prozess ist, die geeigneten Talente entweder intern oder am Markt zu finden – hierfür steht Ihnen eine Reihe von Funktionen zur Verfügung.
Kandidatensuche
Kandidatensuche ist eine spezialisierte Funktion von Recruiting-Software zur Identifikation und Ansprache potenzieller Jobkandidaten.
Sie automatisiert die Suche nach Kandidat:innen, indem fortschrittliche Algorithmen verschiedene Online-Plattformen wie Stellenbörsen, soziale Netzwerke und professionelle Netzwerke durchsuchen.
Kandidatensuch-Tools ermöglichen es Personalverantwortlichen und Hiring-Managern, effizient einen Pool qualifizierter Kandidaten aufzubauen und somit Zeit und Aufwand in der Anfangsphase des Recruitings deutlich zu reduzieren.
Durch die Nutzung dieser Technologien können Unternehmen ihre Recruiting-Strategie verbessern, die Qualität ihres Bewerberpools steigern und den Einstellungsprozess beschleunigen.
Integration von Stellenanzeigen
Die Integration von Stellenanzeigen in Recruiting-Software dient dazu, Ihren Einstellungsprozess reibungsloser und effizienter zu gestalten, indem Ihre Stellenangebote mit verschiedenen Jobbörsen und sozialen Netzwerken verbunden werden.
Mit dieser Funktion können Sie offene Stellen mit nur wenigen Klicks auf mehreren Plattformen veröffentlichen – das spart Ihnen und Ihrem Team wertvolle Zeit.
Besonders vorteilhaft ist dies für Recruiter und HR-Manager, die schnell und ohne lästiges Einloggen auf jeder Plattform ein breites Publikum erreichen müssen.
Karriereportal-/Webseiten-Builder
Karriereportal-Hosting in Recruiting-Software ist ein wichtiger Bestandteil, um die Stellenangebote Ihres Unternehmens zu präsentieren und potenzielle Bewerberinnen und Bewerber anzusprechen.
Sie ermöglicht Ihnen, einen eigenen Bereich zu schaffen, in dem sich Jobsuchende über Ihre Karrieremöglichkeiten informieren können.
Im Grunde fungiert er als Brücke zwischen Ihrem Unternehmen und potenziellen Talenten – und präsentiert Ihre Arbeitgebermarke professionell.
Die Hauptfunktion besteht darin, die Inhalte Ihrer Karriereseite zu hosten und zu verwalten – häufig nahtlos integriert mit Ihrem Bewerbermanagement-System (ATS), um den Bewerbungsprozess zu vereinfachen.
Recruiting-Marketing
Recruiting-Marketing-Funktionen unterstützen Recruiter dabei, die Unternehmenskultur zu bewerben und gezielte Werbekampagnen zu erstellen, um hochwertige Kandidaten über zahlreiche digitale Plattformen – inklusive Social Media – anzusprechen.
Recruiting-Marketing-Software hilft Ihnen, hochwertige Kandidat:innen durch gezielte Kampagnen anzusprechen, die einen größeren Talentpool abdecken – einschließlich aktiver und passiver Kandidat:innen.
Sie verbessert zudem Ihren Einstellungsprozess, indem sie wiederkehrende Aufgaben automatisiert, mobile Bewerbungen unterstützt und eine bessere Candidate Experience durch automatisierte Kommunikation schafft. All das stärkt Ihre Arbeitgebermarke und das Interesse an Ihrem Unternehmen.
Kandidatenbeziehungsmanagement
Kandidatenbeziehungsmanagement (CRM) in Recruiting-Software hilft dabei, Beziehungen zu potenziellen Kandidaten in Ihrer Kandidatendatenbank zu pflegen und zu entwickeln – ähnlich wie das Kundenbeziehungsmanagement im Vertrieb.
Die Hauptfunktion besteht darin, Kandidat:innen während des gesamten Einstellungsprozesses eingebunden und informiert zu halten. Dies wird durch den Einsatz von Tools wie E-Mail-Benachrichtigungen, automatisierten Erinnerungen und personalisierten Kommunikationsstrategien erreicht.
Für Ihr Team kann ein CRM in Recruiting-Software ein echter Wendepunkt sein. Es hilft Recruitern und Personalmanager:innen dabei, einen Talentpool aufzubauen, Kandidateninteraktionen nachzuverfolgen und ein positives Kandidatenerlebnis zu gewährleisten.
Achten Sie auf Unterfunktionen wie die Integration mit E-Mail- und Kalender-Apps, Möglichkeiten zum Massenupload und fortschrittliche Kandidatenbindungs-Tools wie Videointerviews oder Chatbots.
Mitarbeiterempfehlungsprogramm
Viele Recruiting-Expert:innen sind sich einig, dass die besten Einstellungen durch Mitarbeiterempfehlungsprogramme erfolgen. Daher ist eine interne Jobbörsen-Erstellungsfunktion mit automatischen Benachrichtigungen, einfachen Einreichungsoptionen und Social-Sharing-Tools ein äußerst nützliches Recruiting-Feature.
Funktionen zur Kandidatenbewertung
Im nächsten Schritt geht es darum, Kandidat:innen sowohl anhand ihrer Lebensläufe als auch anhand von Vorstellungsgesprächen und anderen Assessments zu bewerten. Für diese Phase sind folgende Funktionen besonders hilfreich.
Lebenslauf-Parsing und Kandidatenabgleich
Lebenslauf-Parsing und Kandidatenabgleich arbeiten Hand in Hand, um den Einstellungsprozess zu optimieren, indem sie zwei entscheidende Schritte automatisieren: das Extrahieren von Kandidatendaten und die Erkennung der am besten passenden Bewerber:innen.
Das Lebenslauf-Parsing liest automatisch wichtige Details aus Lebensläufen heraus und organisiert sie – wie Kontaktinformationen, berufliche Stationen, Ausbildung und Fähigkeiten – wodurch Recruiter:innen Zeit beim manuellen Prüfen jedes Dokuments sparen.
Nachdem die Daten strukturiert vorliegen, setzt der Kandidatenabgleich Filter, Suchbegriffe und KI-basierte Algorithmen ein, um Profile mit den Anforderungen der Stelle abzugleichen. So werden Top-Kandidaten schnell gefunden und Talentpotenziale nicht übersehen.
Diese Funktionen sparen nicht nur Zeit, sondern erhöhen zudem die Genauigkeit und Konsistenz im Auswahlprozess.
Suchen Sie nach Unterfunktionen wie Schlagwortabgleich, um relevante Qualifikationen hervorzuheben, anpassbaren Filtern (z. B. Zertifikate oder Berufsjahre), Formatierungsflexibilität zur Unterstützung verschiedener Dateitypen und KI-basiertem Fähigkeiten-Abgleich, um über einfache Stichwortsuchen hinauszugehen.
Bewerbermanagement
Die Hauptfunktion eines Applicant Tracking Systems (ATS) ist es, den gesamten Recruiting-Lebenszyklus zu verwalten – von der Stellenausschreibung bis zur Auswahl des finalen Kandidaten.
Kern eines ATS ist es, Informationen zu jedem Bewerber übersichtlich zu organisieren und leicht zugänglich zu machen, sodass Sie Kandidat:innen während des gesamten Einstellungsprozesses effizient managen können.
Das System sammelt und speichert Lebensläufe, Bewerbungen und Kandidateninformationen in einer zentralen Datenbank, die Sie anhand Ihrer eigenen Einstellungskriterien durchsuchen und filtern können.
Wichtige Unterfunktionen, auf die Sie bei einem ATS achten sollten, sind:
- Flexible Anpassung der Kandidaten-Pipelines, sodass Prozesse auf verschiedene Rollen oder Branchen abgestimmt werden können.
- Automatisierte Kommunikation mit Bewerbern, um sie mit Nachrichten automatisch auf dem Laufenden zu halten.
- Mehrsprachige Unterstützung für internationale Einstellungen
- Mobile Zugänglichkeit
- Integrationen mit anderen Tools wie E-Mail und Kalendern.
Interview-Terminplanung
Funktionen zur Interview-Terminplanung helfen Ihnen, Gesprächstermine mit Kandidat:innen zu koordinieren, ohne die übliche E-Mail- und Telefonabstimmung.
Das Feature integriert sich mit Ihrem Kalender und der Verfügbarkeit der Kandidat:innen, um die besten Zeitfenster für alle Beteiligten zu finden.
Eine Interview-Terminplanungssoftware im Recruiting-Toolkit ist wertvoll, da sie Ihnen mehr Zeit für die Auswahl der richtigen Talente verschafft, statt sich mit organisatorischen Details aufzuhalten.
Achten Sie auf Unterfunktionen wie automatische Erinnerungen, die Möglichkeit, verschiedene Interviewarten (z. B. Telefon, Video oder vor Ort) zu planen und die Option, mehrere Interviewende einzubinden. Diese Funktionen machen den Ablauf noch reibungsloser und effizienter.
Kollaborationstools
Kollaborationstools in Recruiting-Software sorgen dafür, dass Ihr Einstellungsteam auf dem gleichen Stand bleibt und der Entscheidungsprozess erleichtert wird.
Diese Tools fördern das kollaborative Einstellen, indem sie Teams ermöglichen, einfach zu kommunizieren und Informationen wie Interviewvorlagen und Feedback auszutauschen – so sind alle immer informiert.
Darüber hinaus sorgen Funktionen wie strukturierte Bewertungsbögen, empfohlene Fragen und einheitliche Feedback-Formate für weniger Verzerrungen und ein gleichberechtigteres Erlebnis für alle Kandidat:innen.
Assessment-Tools
Assessment-Tools zur Bewerberbewertung beurteilen die Fähigkeiten, Persönlichkeitsmerkmale und Eignung eines Bewerbenden für eine Position – über den Lebenslauf hinaus.
Dazu gehören beispielsweise technische Fähigkeitstests oder kognitive Eignungsdiagnostik, Persönlichkeitsfragebögen oder szenarienbasierte Entscheidungstests, die oft – wie bei Workable – wissenschaftlich fundiert sind.
Zu den wichtigsten Funktionen zählen meist anpassbare Testbibliotheken, rollenbezogene Assessments, automatische Auswertungen, Benchmarking mit anderen Kandidat:innen und Integrationen mit Video-Interview-Plattformen.
KI-Interview-Begleiter
Ein KI-Interview-Begleiter, wie beispielsweise in Lever, ist darauf ausgelegt, den Interviewprozess einfacher, schneller und konsistenter zu gestalten. Statt sich nur auf Notizen oder das Gedächtnis zu verlassen, nutzt das Tool Künstliche Intelligenz, um automatisch Transkripte zu erfassen, Zusammenfassungen zu generieren und Schlüsselmomente während Interviews hervorzuheben.
Dadurch werden Feedbackzyklen beschleunigt, die Interviewerleistungen verbessert und die Einblicke in die Eignung der Kandidat:innen klarer.
Abschluss- und Onboarding-Funktionen
Sie haben bereits viel Arbeit investiert, Bewerber:innen zu finden und zu bewerten – und schließlich „die eine Person“ gefunden. Nun geht es darum, sie für sich zu gewinnen und, sofern sie zusagen, möglichst schnell und effizient einzuarbeiten.
Gehaltsrechner
Ein Gehaltsrechner ist ein Werkzeug, das Recruiter:innen und Personalverantwortlichen hilft, eine faire und wettbewerbsfähige Vergütung für eine bestimmte Stelle zu bestimmen.
Durch die Analyse von Faktoren wie Berufsbezeichnung, Standort, Branchenbenchmarks und teils auch Erfahrung der Kandidat:innen trägt er dazu bei, Gehälter zu benchmarken und eine geschätzte Gehaltsspanne als Orientierung für Angebotsentscheidungen bereitzustellen.
So wird sichergestellt, dass Vergütungspakete den Markterwartungen und internen Gehaltsstrukturen entsprechen.
Tools zur Angebotserstellung
Die Funktion zur Erstellung von Angeboten vereinfacht das Erstellen von Jobangeboten, indem sie die Generierung von Arbeitsverträgen und zugehöriger Dokumentation automatisiert.
Recruiter:innen können zentrale Angaben – wie Jobtitel, Vergütung, Zusatzleistungen und Startdatum – eingeben, um schnell professionelle, genaue und individuell anpassbare Angebotspakete zu erstellen. Diese Tools sind häufig mit Bewerbermanagementsystemen gekoppelt, um eine konsistente und effiziente Abwicklung zu gewährleisten.
Zudem unterstützen sie die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, indem die richtigen juristischen Formulierungen und Unternehmensrichtlinien enthalten sind. So erhalten sowohl Recruiter:innen als auch Bewerber:innen zuverlässige finale Unterlagen.
Hintergrundüberprüfungen
Tools für Hintergrundprüfungen prüfen die Vergangenheit von Bewerber:innen, um deren Angaben zu bestätigen und potentielle Risiken einzuschätzen. Solche Checks umfassen häufig Strafregister, Berufserfahrung, Nachweise von Bildungsabschlüssen und je nach Position auch Bonitäts- oder Referenzprüfungen.
Sie lassen sich direkt in den Recruiting-Prozess einbinden, sodass das Anfordern und Nachverfolgen von Ergebnissen bequem aus der Recruiting-Plattform erfolgen kann.
Die Automatisierung der Hintergrundprüfungen spart dabei Zeit gegenüber manuellen Recherchen und sorgt dafür, dass alle Einstellungsprozesse einheitlich ablaufen.
Onboarding-Integration
Onboarding-Integrationen verbinden Recruiting-Software mit Onboarding-Systemen, sodass die Daten eines neuen Mitarbeitenden nach Annahme eines Angebots direkt in den Einarbeitungsprozess übernommen werden.
Dazu zählen das Anlegen von Lohnkonten, das Bereitstellen von Softwarezugängen, Trainingsplanung und das Management von Unterlagen wie Steuerformularen und Verträgen. Damit entfallen doppelte Dateneingaben und manuelle Übergaben.
Diese Funktion ist nützlich, weil sie sowohl für HR-Teams als auch für neue Mitarbeitende ein reibungsloseres Erlebnis bietet. Durch die Automatisierung administrativer Aufgaben können sich Personalverantwortliche und Führungskräfte auf das Begrüßen und Einbinden neuer Kolleg:innen konzentrieren.
Für Mitarbeitende sorgt die Integration im Onboarding für einen positiven ersten Eindruck, indem der Einstieg ins Unternehmen einfach und strukturiert gestaltet wird – was wiederum die Bindung und die allgemeine Zufriedenheit steigert.
Funktionen zur Verbesserung des Einstellungsprozesses
Wie jeder andere Prozess sollte auch die Personalgewinnung ständig weiterentwickelt und optimiert werden, um wettbewerbsfähig und rechtskonform zu bleiben. Nachfolgend einige hilfreiche Funktionen, mit denen Sie Ihr Recruiting verbessern können.
Berichtswesen und Analysen
Funktionen für Berichtswesen und Analysen verschaffen Ihnen Einblick in die Leistung Ihres Einstellungsprozesses.
Wichtige Kennzahlen wie Time-to-Fill, Kosten pro Einstellung, Herkunft der Bewerbenden und Konversionsquoten der Pipeline werden nachverfolgt und verwandeln Rohdaten des Recruitings in umsetzbare Erkenntnisse.
Zum Beispiel können Sie durch die Analyse sehen, welche Jobbörsen oder Kampagnen die besten Bewerber:innen bringen, an welchen Stellen Kandidat:innen abspringen oder wie lange die einzelnen Phasen dauern. Berichtsfunktionen und Analysen helfen dabei, Recruiting-Strategien zu optimieren.
Wichtige Funktionen umfassen anpassbare Dashboards, automatisierte Berichte, visuelle Datendiagramme sowie Integrationen mit Bewerbermanagementsystemen und HR-Plattformen, um alle Recruiting-Kennzahlen an einem Ort zu bündeln.
Compliance-Management
Compliance-Management konzentriert sich vor allem darauf, Fairness und Rechtmäßigkeit im Recruiting sicherzustellen – einschließlich Datenschutzgesetzen (wie DSGVO, CCPA) sowie Richtlinien zur Chancengleichheit (EEOC).
Durch die Integration von Compliance-Management in Ihr Bewerbermanagementsystem lässt sich der Einstellungsprozess unter Einhaltung gesetzlicher Vorgaben steuern.
Zu den wichtigsten Funktionen im Compliance-Management gehören:
- Automatisierte Berichtslegung: erstellt Compliance-Berichte zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
- Kontrollen zum Datenschutz: schützt Bewerberdaten und sorgt für die Einhaltung von Einwilligungen.
- Werkzeuge zur Bias-Reduzierung: helfen, Bewerberdaten zu anonymisieren, um Diskriminierung vorzubeugen.
- Updates zu gesetzlichen Vorgaben: hält das System auf dem neuesten Stand der rechtlichen Anforderungen.
Umfragen unter Bewerbenden
Das Erlebnis der Bewerbenden ist entscheidend. Umfragetools ermöglichen es, Feedback von Bewerbenden in verschiedenen Phasen des Einstellungsverfahrens zu erfassen, um Zufriedenheit zu messen, Problemstellen herauszufiltern und Bewerbenden die Möglichkeit zu geben, Lob oder Kritik zum Prozess zu äußern.
Zu den Kernfunktionen gehören oft anpassbare Umfragevorlagen, die Möglichkeit für anonymes Feedback, automatisierte Umfrageauslöser sowie integrierte Analysefunktionen, um Trends und Verbesserungspotenziale zu identifizieren.
Weitere nützliche Funktionen
Nicht zuletzt gibt es einige Funktionen, die in keiner Recruiting-Software fehlen dürfen.
Datensicherheit
Datensicherheitstools in Recruiting-Software sind darauf ausgelegt, sensible Bewerber- und Unternehmensdaten zu schützen. Funktionen wie Single Sign-On (SSO) sorgen für einen sicheren Zugang, indem sich Nutzende mit bestehenden Unternehmensdaten anmelden können. Compliance-Rahmenwerke wie die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) regeln, wie Bewerberdaten erfasst, gespeichert und geteilt werden. Weitere Maßnahmen umfassen meist rollenbasierte Zugriffskontrolle, Datenverschlüsselung und sichere Prüfpfade.
Integrationen (z. B. Eignungstests, Background Checks, HRIS)
Integrationsmöglichkeiten ermöglichen Recruiting-Software die Verbindung mit anderen HR- und Geschäftssystemen.
Dies kann die Anbindung von Testplattformen für Fähigkeitsprüfungen, Anbieter für Background Checks zur Kandidatenüberprüfung und HRIS-Systeme für einen nahtlosen Datentransfer beim Einstellungsvorgang umfassen.
Dank dieser Integrationen können Personalverantwortliche alles zentral verwalten, ohne Daten manuell zwischen Tools übertragen zu müssen.
Wichtige Funktionen sind vorgefertigte Integrationen mit führenden HR-Tech-Anbietern, offene APIs zur Anpassung, Echtzeit-Datensynchronisierung und zentrale Dashboards, die Bewerberdaten plattformübergreifend bündeln.
Funktionen von Recruiting-Software nach Unternehmenstyp
Ihr Bedarf an Recruiting-Software variiert je nach Unternehmensgröße. Im Folgenden finden Sie einige Richtlinien, die Sie beim Kauf einer Recruiting-Software für Ihren Unternehmenstyp berücksichtigen sollten.
Kleine Unternehmen
Kleine Unternehmen verfügen oft nur über begrenzte Ressourcen und benötigen Recruiting-Software, die Effizienz maximiert, ohne zu komplex zu sein. Zu den wichtigsten Funktionen für kleine Unternehmen gehören:
- Benutzerfreundliche Oberfläche
- Automatisierung
- Anpassbare Workflows
- Mobile Zugänglichkeit
- Erschwingliche Preismodelle
- Grundlegende Berichte und Analysen
Mittlere Unternehmen
Mittlere Unternehmen benötigen robustere Funktionen, um das steigende Bewerberaufkommen und komplexere Einstellungsprozesse zu bewältigen. Zu den wichtigsten Funktionen für mittlere Unternehmen gehören:
- Erweiterte Analysen
- Integrationsmöglichkeiten
- Kandidatenbeziehungsmanagement (CRM)
- Flexibles Job-Posting-Management
- Erweiterte Zusammenarbeitstools
- Compliance-Management
Große Unternehmen
Große Unternehmen bearbeiten eine große Anzahl von Bewerbungen und benötigen hochentwickelte Tools, um komplexe Einstellungsanforderungen über mehrere Abteilungen hinweg zu managen. Zu den wichtigsten Funktionen für große Unternehmen gehören:
- Skalierbarkeit
- Umfassende Berichte und Analysen
- Erweiterte Automatisierung
- Anpassbare Dashboards
- Integration mit mehreren Systemen
- Globale Compliance
Internationale Unternehmen
Internationale Unternehmen benötigen Recruiting-Software, die das Recruiting in mehreren Regionen und Sprachen unterstützt und weltweit Konsistenz sowie Compliance gewährleistet.
Zu den wichtigsten Funktionen für internationale Unternehmen gehören:
- Mehrsprachige Unterstützung
- Globales Compliance-Management
- Internationale Kandidatensuche
- Zeitzonen-Management
- Tools zur Beurteilung der kulturellen Passung
- Zentrale Verwaltung des Talentpools
Abonnieren Sie den People Managing People Newsletter
Weitere Informationen zur Auswahl der richtigen Recruiting-Software erhalten Sie, wenn Sie den People Managing People Newsletter abonnieren. Sie erhalten all unsere neuesten Inhalte, um Ihre Karriere voranzubringen und mehr Wirkung in Ihrer Organisation zu entfalten.
