Mitarbeitereinführung: Ein vollständiger Leitfaden + Vorlage

Was ist Onboarding?

Onboarding ist der Prozess, durch den eine neue Mitarbeiterin oder ein neuer Mitarbeiter in eine Organisation integriert wird. Dazu gehört, ihnen ausreichend Zeit, Informationen, Schulungen und Ressourcen zur Verfügung zu stellen, damit sie das Unternehmen, ihre Rolle darin sowie ihre Kolleginnen und Kollegen verstehen und Beziehungen zu ihnen aufbauen können.

Warum ist Onboarding wichtig?

Onboarding ist wichtig, weil es neuen Teammitgliedern hilft, bestmöglich zu starten. Ein effektives Onboarding kann:

Die Mitarbeiterbindung erhöhen

Ein angemessenes Onboarding verringert die Fluktuation, indem es neuen Mitarbeitenden das Gefühl gibt, willkommen zu sein und unterstützt zu werden.

Laut einer Studie der Brandon Hall Group können Unternehmen mit einem starken Onboarding-Prozess die Mitarbeiterbindung bei Neueinstellungen um 82 % verbessern.

Seien wir ehrlich: Wenn Sie am ersten Tag erscheinen und alle über Ihre Ankunft überrascht zu sein scheinen, schrillen die Alarmglocken. 

Die Produktivität steigern

Ein effektives Onboarding führt dazu, dass neue Mitarbeitende ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten besser und schneller kennenlernen und dadurch in kürzerer Zeit produktiv arbeiten.

Dieselbe Studie der Brandon Hall Group ergab, dass ein effektives Onboarding die Produktivität neuer Mitarbeitender um mehr als 70 % steigern kann.

Zu einer stärkeren Arbeitgebermarke beitragen

Wenn sich Mitarbeitende willkommen und unterstützt fühlen und die Voraussetzungen für ihren Erfolg erhalten, empfehlen sie Ihr Unternehmen in den sozialen Medien eher weiter und hinterlassen positive Bewertungen auf Plattformen wie Glassdoor.

Wie lange dauert Onboarding?

Onboarding dauert bei den meisten Positionen etwa 90 Tage, kann sich bei komplexeren Aufgaben oder Führungspositionen jedoch auf bis zu ein Jahr erstrecken.

„Viele Organisationen behandeln Onboarding fälschlicherweise als einmaliges Ereignis und nicht als fortlaufenden Prozess“, sagt die Beraterin für Personalthemen Rita Wittek. „Sie konzentrieren sich stark auf Papierkram und die organisatorische Einrichtung und vernachlässigen dabei die entscheidenden zwischenmenschlichen Aspekte, etwa den Aufbau von Beziehungen und die Einbindung neuer Mitarbeitender in die Unternehmenskultur.“

Die Dauer hängt von Faktoren wie der Komplexität der Tätigkeit, der Größe der Organisation und dem Umfang der angebotenen Unterstützung ab.

Ein gut strukturiertes 30-60-90-Tage-Onboarding-Programm umfasst in der Regel eine Preboarding-Phase, eine erste Orientierung (in der ersten Woche) sowie fortlaufende Unterstützung, Schulungen und regelmäßige Gespräche während der ersten Monate.

Typische Onboarding-Aktivitäten

Für ein erfolgreiches Onboarding gibt es einiges zu organisieren. Hier finden Sie einen Überblick über die verschiedenen Onboarding-Aktivitäten in den einzelnen Phasen des Onboarding-Prozesses.

Preboarding

• Willkommens-E-Mails oder -Pakete versenden.
• Notwendige Unterlagen bereitstellen (Verträge, Steuerformulare usw.).
• Einen Zeitplan für die erste Woche bereitstellen.
• Konten für E-Mail, Software und Systeme einrichten.

IT-Einrichtung und Schulung

• Arbeitsplätze, Software und notwendige Ausrüstung einrichten.
• Einführungsschulungen zu internen Tools, Software und Systemen durchführen.
• Schulungen zu Cybersicherheit und Datenschutz durchführen.

Orientierung

• Unternehmensüberblick: Mission, Vision und Werte.
• Einführung in die Unternehmensrichtlinien (Personalwesen, Sicherheit usw.).
• Büroführung (oder virtuelle Führung für Remote-Mitarbeitende).
• Kennenlernen der Teammitglieder oder wichtiger Kolleginnen und Kollegen.

Schulung zu Compliance und rechtlichen Bestimmungen

• Sicherheitsschulung (für bestimmte Branchen).
• Richtlinien gegen Belästigung sowie zu Diversität und Inklusion.
• Länder- oder branchenspezifische Schulungen zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

Aufgabenspezifische Schulung

• Rollenspezifische Prozesse und Erwartungen.
• Besprechung der Verantwortlichkeiten und Ziele für die Position.
• Mentoring oder Zusammenarbeit mit einer erfahrenen Kollegin oder einem erfahrenen Kollegen zur Unterstützung.

Erwartungen und Ziele festlegen

• Erstes Treffen mit einer Führungskraft zur Besprechung kurz- und langfristiger Ziele.
• Festlegung von Leistungskennzahlen (KPIs) für den Erfolg in der Rolle.

Soziale Integration

• Team-Mittagessen oder virtuelles Kaffeetreffen.
• Einführungsveranstaltungen, die der neuen Arbeitskraft helfen, sich in die Unternehmenskultur zu integrieren.
• Vorstellung von Mitarbeitendennetzwerken oder internen Netzwerken.

Regelmäßige Gespräche und Feedback

• Regelmäßige Gespräche mit der Führungskraft oder der Personalabteilung während der ersten Wochen oder Monate.
• Einholen von Feedback, um die Einarbeitung zu optimieren.
• Überprüfung der Fortschritte der neuen Arbeitskraft und Bewältigung etwaiger Herausforderungen.

Profi-Tipp

Der erste Schritt besteht darin, eine Tätigkeitsanalyse durchzuführen, um festzustellen, welche Aufgaben die neue Arbeitskraft tatsächlich übernehmen wird, anstatt sich auf veraltete Aufgaben oder die „Art und Weise, wie es schon immer gemacht wurde“ zu verlassen. Wenn es sich um Ihre erste Einstellung handelt, beginnen Sie damit, die Aufgaben aufzulisten, für deren Erledigung Ihnen selbst die Zeit oder die Fähigkeiten fehlen. Dies hilft, die Rolle zu klären und stellt sicher, dass die Einarbeitung zielgerichtet erfolgt. – Lindsay Mastrogiovanni, Personalstrategin bei ConsciousHR

Einarbeitungsprozess für neue Mitarbeitende

Die Einarbeitung dauert nur den ersten Tag oder die erste Woche, richtig? Falsch!

„Die Einarbeitung endet nicht am Ende des ersten Arbeitstags“, sagt Alice Ferretti von HumansR. „In der Regel dauert es bis zu 3 Monate, bis neue Mitarbeitende vollständig in das Unternehmen eingearbeitet sind. Dazu gehört, dass sie vollständig in Zusatzleistungen und Sozialleistungen aufgenommen werden, Beziehungen zu den Menschen aufbauen, mit denen sie regelmäßig arbeiten, und schließlich mit ihrer Rolle und ihren Aufgaben vertraut sind.

Das bedeutet, dass die anfängliche Unterstützung für eine neue Arbeitskraft zwar zurückgefahren werden kann, aber weiterhin vorhanden sein sollte. Regelmäßige Gespräche mit der neuen Arbeitskraft können den entscheidenden Unterschied machen.“

Obwohl keine zwei Einarbeitungen gleich aussehen und ich später ein ziemlich einzigartiges Beispiel vorstellen werde, finden es die meisten Organisationen hilfreich, die Einarbeitung in Phasen aufzuteilen, um Aktivitäten zu entwickeln und den Fortschritt in jeder Phase zu messen.

Vorbereitung vor dem Arbeitsbeginn

Die Vorbereitung vor dem Arbeitsbeginn ist die Phase zwischen der Annahme eines Stellenangebots durch eine neue Arbeitskraft und ihrem ersten Arbeitstag. Sie hilft neuen Mitarbeitenden, sich willkommen und vorbereitet zu fühlen, und erleichtert ihnen den Übergang in das Unternehmen.

Zu den üblichen Aufgaben der Vorbereitung vor dem Arbeitsbeginn gehören:

1. Unterlagen: Versenden und Sammeln von Unterlagen für neue Mitarbeitende wie Verträgen, Steuerformularen und Bestätigungen zur Kenntnisnahme von Richtlinien.
2. Willkommenskommunikation: Versenden einer Willkommens-E-Mail oder eines Willkommenspakets mit Unternehmensinformationen, einer Vorstellung des Teams und Details zum ersten Arbeitstag.
3. Technische Einrichtung: Vorbereiten notwendiger Arbeitsmittel wie eines Arbeitscomputers, E-Mail-Kontos, Zugangs zu Software und eines Arbeitsplatzes.
4. Unternehmensressourcen: Bereitstellen von Materialien wie einem Mitarbeiterhandbuch, Unternehmensrichtlinien und Organigrammen.
5. Vorstellungen: Bereitstellen von Informationen über Teammitglieder, Führungskräfte und wichtige Ansprechpersonen, damit die neue Person ihre zukünftigen Kolleginnen und Kollegen kennenlernen kann.

Orientierung

Die Orientierung ist die erste Phase der Einarbeitung, die am ersten Arbeitstag einer neuen Person beginnt und sich über die erste Woche erstreckt. Sie konzentriert sich darauf, die neue Person mit dem Unternehmen, seiner Kultur und grundlegenden betrieblichen Abläufen vertraut zu machen.

Zu den üblichen Aufgaben der Orientierung gehören:

1. Unternehmensüberblick: Vermitteln der Geschichte, Mission, Werte und Ziele des Unternehmens, damit die neue Person dessen Identität und Zweck versteht.
2. Vorstellungen: Vorstellen der neuen Person bei Teammitgliedern, Führungskräften und wichtigen Mitarbeitenden, um ein Gefühl der Zugehörigkeit zu fördern.
3. Überprüfung der Richtlinien: Durchgehen der Unternehmensrichtlinien, Verfahren und des Verhaltenskodex, einschließlich Themen wie Kleiderordnung, Arbeitszeiten und Sicherheit am Arbeitsplatz.
4. Bürorundgang: Führen durch den Arbeitsplatz (oder durch eine virtuelle Besichtigung für im Homeoffice arbeitende Mitarbeitende), um die neue Person mit den Räumlichkeiten, Besprechungsräumen und wichtigen Bereichen vertraut zu machen.
5. Leistungen und Vergütung: Erklären der Mitarbeiterleistungen, der Vergütungsstruktur und des Zugriffs auf entsprechende Ressourcen.
6. Überblick über die Stelle: Besprechen der Aufgaben der neuen Person, der Teamstruktur und der Leistungserwartungen.
7. Schulungsplan: Darlegen der ersten Schulungen, Ressourcen und Hilfsmittel, die die neue Person in ihrer Rolle verwenden wird.

0–30 Tage

Während der Phase von 0 bis 30 Tagen der Einarbeitung liegt der Schwerpunkt darauf, der neuen Person zu helfen, sich in ihrer Rolle einzufinden, Beziehungen aufzubauen und mit ersten Beiträgen zum Team zu beginnen. Dieser Zeitraum ist entscheidend, um die Grundlage für ihren Erfolg zu schaffen.

Zu den wichtigsten Aktivitäten in dieser Phase gehören:

1. Rollenspezifische Schulung: Bereitstellen einer detaillierten Schulung für die spezifische Rolle der neuen Person, einschließlich der benötigten Werkzeuge, Software und Prozesse.
2. Zielsetzung: Besprechen kurzfristiger Ziele und Erwartungen mit der neuen Person, häufig gemeinsam mit ihrer Führungskraft, um ihr für die ersten Monate eine klare Orientierung zu geben.
3. Regelmäßige Gespräche: Planen regelmäßiger Gespräche mit Führungskräften oder der Personalabteilung, um Fragen zu klären, Rückmeldungen zu geben und während der Eingewöhnung Unterstützung zu bieten.
4. Zuweisung einer Mentorin, eines Mentors oder einer Ansprechperson: Zusammenbringen der neuen Person mit einer Kollegin, einem Kollegen oder einer Mentorin beziehungsweise einem Mentor, um Orientierung zu geben, Fragen zu beantworten und die Eingewöhnung in die Unternehmenskultur zu erleichtern.
5. Integration ins Team: Ermutigen zur Teilnahme an Teambesprechungen, Projekten und informellen Treffen, damit die neue Person Beziehungen aufbauen und die Teamdynamik verstehen kann.
6. Rückmeldungen und Anpassungen: Geben von Rückmeldungen zur Leistung und Vornehmen notwendiger Anpassungen an Schulung oder Arbeitsumfang, um die weitere Entwicklung zu unterstützen.

In dieser Phase sollen Selbstvertrauen aufgebaut, Erwartungen geklärt und ein Gefühl der Zugehörigkeit innerhalb des Teams gefördert werden.

30–60 Tage

Während der Phase von 30 bis 60 Tagen der Einarbeitung verlagert sich der Schwerpunkt darauf, das Verständnis der neuen Person für ihre Rolle zu vertiefen, ihre Beiträge zu steigern und sie weiter in das Team und die Unternehmenskultur zu integrieren.

Zu den wichtigsten Aktivitäten in dieser Phase gehören:

1. Fortgeschrittene Rollenschulung: Bereitstellung einer umfassenderen, rollenspezifischen Schulung, um die Fähigkeiten und Kenntnisse der neuen Mitarbeiterin bzw. des neuen Mitarbeiters zu erweitern. Dies kann komplexe Aufgaben, Werkzeuge oder Systeme umfassen, die für die jeweilige Position relevant sind.
2. Erweiterte Verantwortlichkeiten: Schrittweise Übertragung anspruchsvollerer Aufgaben oder Projekte, damit die neue Mitarbeiterin bzw. der neue Mitarbeiter Vertrauen in die eigenen Fähigkeiten aufbauen und diese unter Beweis stellen kann.
3. Laufende Check-ins: Fortsetzung regelmäßiger Gespräche mit Führungskräften, um Fortschritte zu besprechen, Herausforderungen anzusprechen und konstruktives Feedback zu geben. Diese Gespräche tragen dazu bei, dass sich die neue Mitarbeiterin bzw. der neue Mitarbeiter unterstützt und wertgeschätzt fühlt.
4. Netzwerken: Ermutigung der neuen Mitarbeiterin bzw. des neuen Mitarbeiters, sich mit Kolleginnen und Kollegen aus anderen Abteilungen zu treffen, um die übergreifenden Abläufe des Unternehmens zu verstehen und ein berufliches Netzwerk aufzubauen.
5. Überprüfung und Anpassung der Ziele: Erneute Betrachtung der ursprünglichen Ziele und Anpassung auf Grundlage der Fortschritte der neuen Mitarbeiterin bzw. des neuen Mitarbeiters unter Berücksichtigung sowohl individueller als auch Teamziele.
6. Kulturelle Integration: Ermutigung zur Teilnahme an Unternehmensveranstaltungen, Teambuilding-Aktivitäten oder geselligen Zusammenkünften, um die Verbundenheit mit der Unternehmenskultur zu stärken.
7. Feedback einholen: Die neue Mitarbeiterin bzw. den neuen Mitarbeiter nach den bisherigen Erfahrungen mit der Einarbeitung fragen, um Verbesserungsmöglichkeiten im Prozess zu erkennen.

Dieser Zeitraum ist entscheidend, um Beziehungen aufzubauen, das Verständnis der eigenen Rolle zu festigen und sicherzustellen, dass die neue Mitarbeiterin bzw. der neue Mitarbeiter weiß, wo Informationen zu finden sind.

60–90 Tage

Während der 60–90 Tage der Einarbeitung liegt der Schwerpunkt darauf, die Selbstständigkeit der neuen Mitarbeiterin bzw. des neuen Mitarbeiters zu stärken, sicherzustellen, dass sie bzw. er vollständig in die Rolle integriert ist, und die Grundlage für langfristigen Erfolg im Unternehmen zu schaffen.

Zu den wichtigsten Aktivitäten in dieser Phase gehören:

1. Mehr Eigenständigkeit: Der neuen Mitarbeiterin bzw. dem neuen Mitarbeiter schrittweise ermöglichen, Verantwortung für eigene Projekte und Aufgaben zu übernehmen, und dadurch Vertrauen in ihre bzw. seine Fähigkeiten und Entscheidungsfindung zeigen.
2. Leistungsbewertung: Durchführung einer formellen Leistungsbeurteilung, um die Fortschritte, Stärken und Verbesserungsbereiche der neuen Mitarbeiterin bzw. des neuen Mitarbeiters zu bewerten. Diese Beurteilung hilft dabei, Erwartungen abzugleichen und einen Maßstab für die zukünftige Leistung festzulegen.
3. Laufendes Feedback: Bereitstellung konstruktiven und umsetzbaren Feedbacks, damit die neue Mitarbeiterin bzw. der neue Mitarbeiter ihre bzw. seine Fähigkeiten weiterentwickeln und sich an aufgetretene Herausforderungen anpassen kann.
4. Gespräche zur beruflichen Entwicklung: Beginn von Gesprächen über die beruflichen Ziele der neuen Mitarbeiterin bzw. des neuen Mitarbeiters und mögliche Entwicklungschancen im Unternehmen, um einen weiteren Weg aufzuzeigen.
5. Ausbau des Netzwerks: Ermutigung zu weiterem Netzwerken mit bereichsübergreifenden Teams, Stakeholdern und anderen Abteilungen, um das Verständnis der Unternehmensabläufe und der eigenen Rolle im größeren Zusammenhang zu vertiefen.
6. Erweiterung der Fähigkeiten: Ermittlung zusätzlicher Schulungs- oder Entwicklungsmöglichkeiten auf Grundlage der Leistung und der künftigen beruflichen Ziele.
7. Einbindung in Projekte: Einbindung der neuen Mitarbeiterin bzw. des neuen Mitarbeiters in komplexere oder kollaborative Projekte, um ihre bzw. seine Integration und Bereitschaft zu unterstreichen, auf höherem Niveau beizutragen.

Diese Phase festigt die Rolle der neuen Mitarbeiterin bzw. des neuen Mitarbeiters im Unternehmen, unterstützt die berufliche Entwicklung und stellt sicher, dass sie bzw. er sich vollständig eingebunden und auf langfristigen Erfolg vorbereitet fühlt.

Mehr als 90 Tage

Nach den ersten 90 Tagen verlagert sich der Schwerpunkt auf die langfristige Integration, kontinuierliche Entwicklung und Leistungssteuerung. Während dieses Zeitraums:

1. Übergang zu regelmäßigen Leistungsbeurteilungen: Die neue Mitarbeiterin bzw. der neue Mitarbeiter wechselt von häufigen Check-ins zum standardmäßigen Zyklus der Leistungsbeurteilungen des Unternehmens. Dabei stehen Zielsetzung, laufendes Feedback und Gespräche zur beruflichen Entwicklung im Mittelpunkt.
2. Kompetenzentwicklung und Schulungen: Es werden fortlaufend Schulungsmöglichkeiten angeboten, um die Fähigkeiten der neuen Mitarbeiterin bzw. des neuen Mitarbeiters zu erweitern und sie auf die berufliche Entwicklung sowie die langfristigen Unternehmensziele auszurichten.
3. Tiefere Integration: Die neue Mitarbeiterin bzw. der neue Mitarbeiter nimmt vollständig an Teamprojekten, abteilungsübergreifenden Kooperationen und Unternehmensinitiativen teil und festigt dadurch die eigene Rolle und den eigenen Beitrag innerhalb der Organisation.

9 bewährte Methoden für die Einarbeitung von Mitarbeitenden

Wir haben mit einigen Expertinnen und Experten aus dem Personalwesen gesprochen, um bewährte Methoden für die Einarbeitung zusammenzutragen, die einen effektiven und effizienten Prozess unterstützen:

1. Vor dem ersten Tag beginnen (Vorbereitung)

„Unternehmen unterschätzen die Bedeutung der Vorbereitung – des Zeitraums vor dem ersten Arbeitstag einer neuen Mitarbeiterin bzw. eines neuen Mitarbeiters“, sagt Wittek. „Wenn Ressourcen, Vorstellungen und Zugänge zu Werkzeugen bereits im Vorfeld bereitgestellt werden, kann dies die Ängste am ersten Tag deutlich verringern und dazu beitragen, dass sich neue Mitarbeitende vorbereitet und selbstbewusst fühlen. Wenn die neue Mitarbeiterin bzw. der neue Mitarbeiter aus der Umgebung kommt, könnten Sie sie bzw. ihn auch vor dem Startdatum zum Mittagessen oder auf einen Drink am Freitag einladen. Das war bei meiner bisherigen Arbeit immer eine willkommene Einladung.“

Und wenn internationale Arbeitskräfte eingestellt werden, wird die Preboarding-Phase noch wichtiger.

„Eine Geschichte, die mir in den Sinn kommt, ist die Aufnahme eines neuen Entwicklers, der gerade in ein anderes Land gezogen war, um bei uns anzufangen“, erinnert sich Tetiana Burda, CAO bei Syndicode. „Zusätzlich zur üblichen Einrichtung halfen wir ihm dabei, eine Unterkunft und Transportmöglichkeiten zu finden sowie schöne Orte zu entdecken, die er an den Wochenenden erkunden konnte. Dieser zusätzliche Einsatz zahlte sich in seiner Zufriedenheit und darin aus, wie schnell er sich an unsere Arbeitskultur anpasste. Momente wie diese erinnern mich daran, warum das Onboarding so wichtig ist.“

2. Erstelle einen teilweise standardisierten Plan

Erstelle einen teilweise standardisierten 30-, 60- und 90-Tage-Plan, der berufsspezifische Aufgaben, Schulungen, Ziele und wichtige Besprechungen für jede Phase des Onboarding-Ablaufs enthält.

Bestimmte Aktivitäten, z. B. Präsentationen, müssen alle neuen Mitarbeitenden absolvieren, aber selbstverständlich gibt es auch einige, die rollenspezifisch sind.

3. Automatisiere und optimiere Verwaltungsaufgaben

„Wir haben Tools, mit denen sich wiederkehrende Aufgaben wie das Versenden von Willkommens-E-Mails, das Organisieren von Schulungsmodulen oder das digitale Unterzeichnen von Verträgen vor dem ersten Arbeitstag automatisieren lassen“, sagt Burda. „Die Menschen unterschätzen oft, wie viel Reibung sich durch unkomplizierte Automatisierung beseitigen lässt. Dadurch kann sich die Personalabteilung auf das Wesentliche konzentrieren: die menschliche Verbindung.“

Nutze Personal- oder Onboarding-Software, um wiederkehrende Aufgaben wie Papierkram, die Anmeldung zu Leistungen und Schulungen zu vereinfachen.

4. Lass neue Mitarbeitende etwas über sich erzählen 

Jeder möchte bekannt und wertgeschätzt werden, sagt Reid Walsh, Leiter der Personalabteilung bei NEOGOV. „Ermögliche dies, indem du neuen Mitarbeitenden die Gelegenheit gibst, etwas über sich zu erzählen:

• Erstelle ein Onboarding-Formular, in dem neue Mitarbeitende Fragen zu ihren Arbeitspräferenzen beantworten (z. B. Kommunikation per E-Mail, Telefon, persönlich oder über ein Chat-Tool), zu ihren Persönlichkeitseigenschaften, Lieblingsdingen (Kaffeebestellung, Snacks, Filme usw.) und mehr.
• Teile jede Woche per E-Mail, in Besprechungen oder über Chat-Tools Vorstellungen neuer Mitarbeitender mit dem Team.
• Führe eine teambildende Übung durch, bei der die gesamte Abteilung einen Persönlichkeitstest wie StrengthsFinder oder das Enneagramm absolviert und die Ergebnisse teilt.
• Lass neue Mitarbeitende (und ihr Team) eine Präsentation mit Stichpunkten und Fotos zu ihren Interessen, Hobbys, ihrer Familie und ihrem bisherigen Werdegang erstellen und vorstellen.“

5. Weise neuen Mitarbeitenden eine Ansprechperson im Büro zu

„Wenn neue Mitarbeitende mit einem erfahrenen Kollegen, Mentor oder einer Ansprechperson zusammengebracht werden, können sie sich vom ersten Tag an willkommen fühlen“, sagt Walsh. „Du kannst neue Mitarbeitende sogar schon im Vorfeld mit ihrer Ansprechperson verbinden, damit sie am ersten Tag ein vertrautes Gesicht sehen.

Eine Ansprechperson im Büro kann ihnen in den ersten Tagen das Büro zeigen und sie anderen Teammitgliedern vorstellen, aber die Rolle kann sich über mehrere Wochen erstrecken. Wenn Fragen zum Auflockern oder Gesprächseinstiege vorbereitet sind, kann dies helfen, bei diesen Vorstellungen das Eis zu brechen.

Ansprechpersonen können auch in einer Remote-Umgebung wertvolle Unterstützung bieten, z. B. durch wöchentliche Gespräche zur Beantwortung von Fragen, Erklärungen zu den Rollen anderer Mitarbeitender oder durch die gemeinsame Nutzung des Bildschirms, um wichtige Tools zu präsentieren.“

6. Teile Aufgaben auf

Die Erstellung des Onboarding-Plans sollte eine gemeinsame Aufgabe von Abteilungen wie Personalwesen, IT und Finanzen sowie von Führungskräften und manchmal auch leitenden Führungskräften sein.

Auch die Umsetzung sollte eine gemeinsame Aufgabe sein und bietet zudem die Möglichkeit, bestehende Teammitglieder weiterzuentwickeln:

„Viele Mitarbeitende ohne Führungsverantwortung suchen nach Möglichkeiten, Projekte zu leiten oder zu managen. Die Einarbeitung neuer Teammitglieder ist eine hervorragende Gelegenheit, eine solche Aufgabe an jemanden zu delegieren, der noch keine Führungskraft oder kein Manager ist, aber eine solche Rolle übernehmen möchte“, sagt HR-Expertin Maggie Michaels DeCan. „Dies gibt der Person die Möglichkeit zu zeigen, dass sie zusätzliche Aufgaben übernehmen und eine wichtige Verantwortung leiten kann, während sie einer Führungskraft eine wichtige, aber oft übersehene Aufgabe abnimmt.  

Dieser kollaborative Ansatz ist besonders wichtig bei der Entwicklung von globalen Einarbeitungsstrategien, die unterschiedliche Zeitzonen, kulturelle Aspekte und lokale Vorschriften berücksichtigen müssen.

7. Regelmäßige Gespräche

Eine Studie von Microsoft ergab, dass neue Mitarbeitende 3,5-mal häufiger von Zufriedenheit berichten, wenn ihre Führungskräfte eine aktive Rolle bei ihrer Einarbeitung spielen – eine Erkenntnis, der DeCan zustimmt:

„Letztendlich gibt es keinen Ersatz dafür, dass die einstellende Führungskraft einen Termin in ihrem Kalender einträgt, um am ersten Tag vorbeizuschauen, sich danach erneut zu melden und dann nach der ersten Woche, dem ersten Monat und anschließend regelmäßig nachzufragen, wie es läuft, und zu zeigen, dass ihr der Übergang wichtig ist.“

8. Gespräche über die berufliche Entwicklung beginnen

Laut Sasha Robinson, VP für Personal bei Trainual, ist die Einarbeitung der perfekte Zeitpunkt, um die Mitarbeiterbindung zu stärken, indem Gespräche über die berufliche Entwicklung begonnen werden:

„Mitarbeitende mit hohem Potenzial können früh erkannt werden, indem man ihnen Zugang zu Führungskräften ermöglicht und Entwicklungsmöglichkeiten aufzeigt. Wenn während der Einarbeitung 1:1-Gespräche mit Teamleitungen angesetzt werden, erhalten neue Mitarbeitende die Gelegenheit, sich mit den Besten und Leistungsstärksten in ihrem Team zu vernetzen und sich die ihnen offenstehenden Wege vorzustellen. In Kombination mit einer klaren Dokumentation zu Karrierepfaden, Entwicklungsperspektiven und Erwartungen an Führungskräfte zeigt ihnen dies, welche Möglichkeiten ihnen offenstehen, und motiviert sie, hohe Ziele anzustreben.“

9. Daten nutzen, um den Prozess zu optimieren

Schließlich ist es mithilfe der verfügbaren Tools recht einfach, Kennzahlen wie die Zeit bis zur Produktivität, Abschlussquoten von Aufgaben und Rückmeldungen von Mitarbeitenden zu verfolgen. So lassen sich Engpässe und Verbesserungsbereiche erkennen, datenbasierte Entscheidungen treffen und der Prozess optimieren.

• Zeit bis zur Produktivität: Misst, wie lange es dauert, bis neue Mitarbeitende ihre volle Produktivität erreichen. Verfolgen lässt sich dies, indem Meilensteine für wichtige Aufgaben festgelegt und die Zeitpunkte erfasst werden, ab denen neue Mitarbeitende ihre Aufgaben selbstständig ausführen.
• Bindungsrate neuer Mitarbeitender: Der Prozentsatz der neuen Mitarbeitenden, die die Einarbeitung erfolgreich abschließen (dies wird natürlich auch davon beeinflusst, wie gut der Rekrutierungsprozess ist).
• Zufriedenheit neuer Mitarbeitender: Bewertet die Einarbeitungserfahrung neuer Mitarbeitender durch Einarbeitungsumfragen oder Feedbackformulare. Regelmäßige kurze Umfragen liefern Erkenntnisse über ihre Erfahrungen, ihr Engagement und etwaige Herausforderungen.
• Abschlussquote der Einarbeitungsaufgaben: Verfolgt, ob neue Mitarbeitende die ihnen zugewiesenen Einarbeitungsaktivitäten wie Schulungsmodule und Formalitäten abschließen.

Dauer der Einarbeitung: Misst, wie lange der gesamte Einarbeitungsprozess dauert. Erfassen Sie die Zeit vom Startdatum der neuen Mitarbeitenden bis zum Abschluss ihrer letzten Einarbeitungsaktivität, um die Effizienz des Prozesses zu verfolgen.

Werkzeuge für die Einarbeitung

Auch wenn es bei der Einarbeitung vor allem um Menschen geht, gibt es eine Reihe von Werkzeugen, die dabei helfen können, die Einarbeitung zu automatisieren und den Prozess angenehmer und effektiver zu gestalten.

• Onboarding-Software: Spezialisierte Onboarding-Tools, die dabei helfen, einen strukturierten Onboarding-Prozess mit personalisierten Checklisten, Aufgabenautomatisierung und Feedbackmechanismen zu entwickeln.
• HR-Workflow-Lösung: Automatisieren Sie alles – vom Versand personalisierter Willkommens-E-Mails über die Nachverfolgung der Aufgabenerledigung bis hin zur Sicherstellung, dass alle Compliance-Dokumente eingereicht werden.
• HRMS/HRIS: Diese Plattformen bieten umfassende Onboarding-Module, die Dokumentation, Anmeldung zu Zusatzleistungen und Compliance abwickeln und gleichzeitig den Fortschritt neuer Mitarbeitender verfolgen. Weitere Informationen finden Sie in unserer Auswahl der besten HRMS und besten HRIS.
• Dokumentenverwaltung: Dokumentenverwaltungssysteme helfen dabei, den Papierkram zu vereinfachen, sodass neue Mitarbeitende Verträge, Richtlinien und andere erforderliche Dokumente elektronisch unterzeichnen und einreichen können.
• Lernmanagementsysteme: Diese Systeme erleichtern berufsspezifische Schulungen und die Entwicklung von Kompetenzen. Neue Mitarbeitende können auf Lerninhalte zugreifen, Kurse absolvieren, personalisierte Pläne entwickeln und ihren Fortschritt verfolgen.
• Mitarbeiterschulungssoftware: Schulungsverwaltungssoftware umfasst Module zum Erstellen, Organisieren und Bereitstellen von Schulungsinhalten sowie zur Überwachung, welche Mitarbeitenden das Material wann durchgesehen haben.
• Umfragetools: Helfen dabei, Feedback zur Onboarding-Erfahrung zu sammeln und das Engagement neuer Mitarbeitender zu überwachen, um Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. Sehen Sie sich unsere Auswahl der besten Mitarbeiterumfragetools an.
• Software für die Verwaltung von Zusatzleistungen und Gehaltsabrechnung: Kombinierte oder eigenständige Software für die Gehaltsabrechnung und Systeme zur Verwaltung von Zusatzleistungen ermöglichen es neuen Mitarbeitenden, persönliche Informationen einzugeben, Zusatzleistungen auszuwählen und Präferenzen für die Gehaltsabrechnung festzulegen. Diese Tools automatisieren die Onboarding-Compliance, vereinfachen die Anmeldung zu Zusatzleistungen und bieten Selbstbedienungsportale für den einfachen Zugriff auf Angaben zu Vergütung und Zusatzleistungen.
• Checklisten-Vorlage: Die Checklisten-Vorlage für neue Mitarbeitende von People Managing People.

Und wenn Sie von den vielen Optionen etwas überwältigt sind, können wir Ihnen ebenfalls Ratschläge zur Auswahl von Onboarding-Software geben.

Interessante Onboarding-Fallstudie: Zappos

Zappos ist ein Online-Bekleidungshändler mit einem interessanten Onboarding-Prozess, der sich auf Werte und Kultur konzentriert, insbesondere auf den Kundenservice.

In der Praxis bedeutet das, dass ALLE neuen Mitarbeitenden, sogar Ingenieure, die ersten 4 Wochen im Kundenbindungsteam verbringen und Kundenanfragen beantworten. 

Das ist eine beträchtliche Investition, wenn man darüber nachdenkt, aber Zappos hält sie für lohnenswert, damit alle Mitarbeitenden im Unternehmen ihre Kunden verstehen und erkennen, dass ihr Engagement für den Kundenservice den Kern des Unternehmens bildet.

Der Einsatz im Kundenservice wird durch Sitzungen zur Unternehmensgeschichte, Kundenphilosophie, Kultur und zu den Prozessen sowie durch Frage-und-Antwort-Runden mit erfahrenen Mitarbeitenden ergänzt. 

Außerdem sorgen sie mit Schnitzeljagden, Eierwürfen und geselligen Stunden für spielerische Elemente und etwas Spaß (all dies soll in den sozialen Medien geteilt werden, um die Arbeitgebermarke zu stärken).

Creating a Memorable Onboarding Experience | Zappos Stories

Nach diesem Zeitraum bietet Zappos den neuen Mitarbeitenden $4000 für den Ausstieg an, um Zweifler auszusortieren – ein Test ihres Engagements für die Vision und Kultur.

Wenn sie bleiben, gibt es eine Abschlussfeier, und sie absolvieren weitere Schulungen in ihren jeweiligen Teams.

Der Onboarding-Prozess von Zappos verkörpert die Werte des Unternehmens in Bezug auf Kundenservice und Spaß und stellt sicher, dass neue Mitarbeitende sowohl auf Unternehmens- als auch auf Teamebene angemessen eingearbeitet werden.

Die Onboarding-Romanze

Wenn man darüber nachdenkt, ist Onboarding in der Beziehung zwischen Mitarbeitenden und Unternehmen sehr stark mit der Flitterwochenphase vergleichbar. 

Sie haben entschieden, dass Sie einander genug mögen, um es miteinander zu versuchen, und freuen sich darauf, einander besser kennenzulernen.

Onboarding ist ein Spiegelbild Ihrer Kultur – seien Sie also nicht zurückhaltend! Es gibt unzählige Möglichkeiten, wie sich diese in Ihrem Prozess zeigen kann.

Google schickt beispielsweise neuen Mitarbeitenden, die „Noogler“ genannt werden, noch immer die berühmte Noogler-Mütze.

Ihr Einarbeitungsprozess wird sich im Laufe der Zeit anhand Ihrer Erfolgskennzahlen und des Feedbacks neuer Mitarbeitender weiterentwickeln. 

Es lohnt sich, eine gewisse Struktur mit standardisierten Elementen zu haben, aber je nach Rolle Raum für Anpassungen zu lassen.

Mit unserer Vorlage für 30, 60 und 90 Tage können Sie mit der Gestaltung Ihrer eigenen Vorlage beginnen.

Vorlage für die Einarbeitung in den ersten 30, 60 und 90 Tagen

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