Mitarbeitereinführung: Ein vollständiger Leitfaden + Vorlage

Was ist Onboarding?

Onboarding ist der Prozess, bei dem neue Mitarbeitende in ein Unternehmen integriert werden. Dazu gehört, ihnen die notwendige Zeit, Informationen, Schulungen und Ressourcen bereitzustellen, um das Unternehmen, ihre eigene Rolle darin und ihre Kolleg:innen kennenzulernen.

Warum ist Onboarding wichtig?

Onboarding ist wichtig, weil es neuen Teammitgliedern einen bestmöglichen Start ermöglicht. Ein effektives Onboarding kann:

Mitarbeiterbindung erhöhen

Ein gut durchgeführtes Onboarding reduziert Fluktuation, da sich neue Mitarbeitende willkommen und unterstützt fühlen.

Laut Forschung der Brandon Hall Group können Unternehmen mit einem starken Onboarding-Prozess die Bindung neuer Mitarbeitender um 82 % verbessern.

Seien wir ehrlich: Wenn man am ersten Tag erscheint und alle über die eigene Ankunft überrascht sind, läuten die Alarmglocken. 

Produktivität steigern

Effektives Onboarding sorgt dafür, dass neue Mitarbeitende ihre Rollen und Aufgaben schneller und besser kennenlernen und somit in kürzerer Zeit produktiv werden.

Die gleiche Studie der Brandon Hall Group zeigte, dass ein gutes Onboarding die Produktivität neuer Mitarbeitender um mehr als 70 % steigern kann.

Zu einer stärkeren Arbeitgebermarke beitragen

Wenn Mitarbeitende sich willkommen, unterstützt und gut vorbereitet fühlen, sind sie eher bereit, Ihr Unternehmen in sozialen Netzwerken zu empfehlen und positive Bewertungen auf Plattformen wie Glassdoor zu hinterlassen.

Wie lange dauert Onboarding?

Onboarding dauert für die meisten Positionen tatsächlich etwa 90 Tage, kann sich aber bei komplexeren Aufgaben oder Führungsrollen auf bis zu ein Jahr ausdehnen.

„Viele Unternehmen behandeln Onboarding fälschlicherweise als einmaliges Ereignis, statt als fortlaufenden Prozess“, sagt People-Ops-Beraterin Rita Wittek, „sie konzentrieren sich stark auf Papierkram und organisatorische Einrichtung und vernachlässigen die entscheidenden menschlichen Aspekte wie den Aufbau von Beziehungen und die Integration neuer Mitarbeitender in die Unternehmenskultur.“

Die Dauer hängt von Faktoren wie der Komplexität der Position, der Größe des Unternehmens und dem gebotenen Support ab.

Ein gut strukturiertes 30-60-90-Tage-Onboarding-Programm umfasst meist eine Preboarding-Phase, die anfängliche Orientierung (erste Woche) sowie kontinuierliche Unterstützung, Schulungen und Feedbackgespräche in den ersten Monaten.

Typische Onboarding-Aktivitäten

Für ein erfolgreiches Onboarding gibt es einiges zu organisieren. Hier erhalten Sie einen Überblick über die verschiedenen Aktivitäten in den einzelnen Phasen des Onboarding-Prozesses.

Preboarding

• Versenden von Willkommens-E-Mails oder -Paketen.
• Bereitstellung notwendiger Unterlagen (Verträge, Steuerformulare etc.).
• Weitergabe eines Zeitplans für die erste Woche.
• Einrichtung von E-Mail-, Software- und Systemkonten.

IT-Einrichtung und Schulung

• Einrichtung von Arbeitsplätzen, Software und benötigter Technik.
• Einführungsschulungen zu internen Tools, Software und Systemen.
• Schulungen zu Cybersicherheit und Datenschutz.

Orientierung

• Unternehmensüberblick: Mission, Vision und Werte.
• Einführung in Unternehmensrichtlinien (HR, Sicherheit etc.).
• Rundgang durch das Büro (oder virtueller Rundgang für Remote-Mitarbeitende).
• Kennenlernen von Teammitgliedern oder wichtigen Kolleg:innen.

Compliance und rechtliche Schulungen

• Sicherheitsschulung (für bestimmte Branchen).
• Richtlinien zu Antidiskriminierung, Vielfalt und Inklusion.
• Rechtsschulungen, die auf das jeweilige Land oder die jeweilige Branche zugeschnitten sind.

Arbeitsplatzbezogene Schulungen

• Aufgabenspezifische Prozesse und Erwartungen.
• Überprüfung der Aufgabenbereiche sowie der Zielsetzungen für die Position.
• Mentoring oder Begleitung durch eine erfahrene Kollegin oder einen erfahrenen Kollegen zur Orientierung.

Erwartungen und Ziele festlegen

• Erstgespräch mit einer Führungskraft zur Durchsicht der kurz- und langfristigen Ziele.
• Festlegung von Schlüsselleistungsindikatoren (KPIs) für den Erfolg in dieser Rolle.

Soziale Integration

• Teamessen oder virtuelles Kaffeetreffen.
• Einführende soziale Veranstaltungen, um neuen Mitarbeitenden zu helfen, sich in die Unternehmenskultur einzufügen.
• Vorstellung von Mitarbeitenden-Netzwerken oder internen Gruppen.

Check-ins und Feedback

• Regelmäßige Gespräche mit der Führungskraft oder der Personalabteilung in den ersten Wochen oder Monaten.
• Einholung von Feedback, um das Onboarding zu optimieren.
• Überprüfung der Entwicklung neuer Mitarbeitenden und die Besprechung etwaiger Herausforderungen.

Profi-Tipp

Der erste Schritt ist eine Arbeitsplatzanalyse, um herauszufinden, welche Aufgaben die neue Arbeitskraft tatsächlich übernehmen wird – anstatt sich auf veraltete Tätigkeitsbeschreibungen oder das altbewährte “So wurde es immer gemacht” zu verlassen. Wenn es Ihre erste Einstellung ist, beginnen Sie damit, die Aufgaben aufzulisten, für die Ihnen die Zeit oder das Know-how fehlt. Das sorgt für mehr Klarheit über die Rolle und hilft, das Onboarding zielorientiert zu gestalten. – Lindsay Mastrogiovanni, People Strategist bei ConsciousHR

Onboarding-Prozess für neue Mitarbeitende

Onboarding dauert nur den ersten Tag oder die erste Woche, richtig? Falsch!

„Das Onboarding endet nicht am Ende des ersten Arbeitstags", sagt Alice Ferretti von HumansR. „In der Regel dauert es bis zu 3 Monate, bis neue Mitarbeitende vollständig eingearbeitet sind. Dazu gehört, dass sie alle Vorteile und Zusatzleistungen in Anspruch nehmen, Beziehungen zu ihren regelmäßigen Kolleg:innen aufbauen und sich schließlich mit ihrer Rolle und ihren Aufgaben vertraut machen.

Das bedeutet, dass die anfängliche Unterstützung, die neuen Mitarbeitenden gewährt wird, zwar zurückgefahren, aber dennoch weitergeführt werden sollte; regelmäßige Check-ins können hier einen echten Unterschied machen.“

Kein Onboarding-Prozess sieht wie der andere aus – und im Folgenden gebe ich noch ein sehr spezielles Beispiel –, doch viele Organisationen finden es hilfreich, das Onboarding in Phasen zu unterteilen, um die Entwicklung von Maßnahmen und die Messung des Fortschritts in jedem Abschnitt zu erleichtern.

Preboarding

Preboarding ist die Phase zwischen der Zusage eines neuen Jobs und dem ersten Arbeitstag. Sie hilft neuen Mitarbeitenden, sich willkommen und vorbereitet zu fühlen, und erleichtert so den Einstieg ins Unternehmen.

Typische Preboarding-Aufgaben umfassen:

1. Unterlagen: Versenden und Einsammeln von Einstellungsunterlagen wie Verträge, Steuerformulare und Bestätigungen von Unternehmensrichtlinien.
2. Willkommenskommunikation: Versand einer Willkommens-E-Mail oder eines Pakets mit Unternehmensinformationen, Vorstellung des Teams und Details zum ersten Arbeitstag.
3. Technische Ausstattung: Vorbereitung der benötigten Werkzeuge wie Arbeitscomputer, E-Mail-Konto, Softwarezugänge und Arbeitsplatz.
4. Unternehmensressourcen: Bereitstellung von Materialien wie einem Mitarbeitenden-Handbuch, Unternehmensrichtlinien und Organigrammen.
5. Vorstellungen: Übermittlung von Informationen zu Teammitgliedern, Vorgesetzten und wichtigen Kontaktpersonen, um neuen Mitarbeitenden das Kennenlernen der zukünftigen Kolleg:innen zu erleichtern.

Orientierung

Orientierung ist die Einstiegsphase des Onboardings, die am ersten Tag beginnt und die erste Woche umfasst. Hierbei geht es darum, die Mitarbeitenden mit dem Unternehmen, der Unternehmenskultur und den grundlegenden Abläufen vertraut zu machen.

Typische Aufgaben während der Orientierung sind:

1. Unternehmensübersicht: Vorstellung der Unternehmensgeschichte, Mission, Werte und Ziele, um dem neuen Mitarbeitenden ein Verständnis für die Identität und den Zweck der Organisation zu vermitteln.
2. Vorstellungen: Vorstellung des neuen Mitarbeitenden bei Teammitgliedern, Vorgesetzten und wichtigen Ansprechpartnern, um ein Zugehörigkeitsgefühl zu fördern.
3. Überprüfung der Richtlinien: Durchgehen der Unternehmensrichtlinien, Abläufe und Verhaltenskodex, einschließlich Themen wie Dresscode, Arbeitszeiten und Arbeitssicherheit.
4. Büro-Rundgang: Führung durch den Arbeitsplatz (oder virtueller Rundgang für Remote-Mitarbeitende), um den neuen Kollegen mit Einrichtungen, Besprechungsräumen und wichtigen Bereichen vertraut zu machen.
5. Leistungen und Vergütung: Erklärung der Mitarbeiterleistungen, Vergütungsstruktur und wie zugehörige Ressourcen erreichbar sind.
6. Überblick über die Stellenbeschreibung: Besprechung der Aufgabenbereiche, Teamstruktur und Erwartungen an die Leistung der neuen Mitarbeitenden.
7. Trainingsplan: Vorstellung der ersten Schulungen, Ressourcen und Werkzeuge, die in der neuen Rolle verwendet werden.

0-30 Tage

In den ersten 0-30 Tagen der Einarbeitung liegt der Fokus darauf, dem neuen Mitarbeitenden den Einstieg in seine Rolle zu erleichtern, Beziehungen aufzubauen und einen Beitrag zum Team zu leisten. Dieser Zeitraum ist entscheidend, um die Grundlagen für den Erfolg zu legen.

Zentrale Aktivitäten in dieser Phase sind:

1. Positionsspezifische Schulung: Detaillierte Trainings zu den besonderen Anforderungen der Position mit Schwerpunkt auf Tools, Software und Prozessen, die benötigt werden.
2. Zielvereinbarung: Besprechung von kurzfristigen Zielen und Erwartungen gemeinsam mit der Führungskraft, um dem Mitarbeitenden für die ersten Monate klare Orientierung zu geben.
3. Regelmäßige Gespräche: Häufige Treffen mit Vorgesetzten oder HR, um Fragen zu beantworten, Feedback zu geben und Unterstützung während der Eingewöhnung zu bieten.
4. Zuweisung eines Mentors/Buddys: Den neuen Mitarbeitenden einem Kollegen oder Mentor zur Seite stellen, der bei Fragen hilft und bei der Integration in die Unternehmenskultur unterstützt.
5. Teamintegration: Förderung der Teilnahme an Teambesprechungen, Projekten und informellen Zusammenkünften, um Beziehungen zu stärken und die Dynamik des Teams zu verstehen.
6. Feedback und Anpassungen: Rückmeldung zum Leistungsstand geben und bei Bedarf das Training oder die Arbeitsaufgaben anpassen, um Fortschritte zu fördern.

Das Ziel dieser Phase ist es, Selbstvertrauen aufzubauen, die Erwartungen zu klären und ein Zugehörigkeitsgefühl innerhalb des Teams zu fördern.

30-60 Tage

Während der 30-60 Tage in der Einarbeitungsphase liegt der Schwerpunkt darauf, ein tieferes Verständnis für die eigene Rolle zu entwickeln, einen größeren Beitrag zu leisten und die Integration in das Team und die Unternehmenskultur weiter zu vertiefen.

Zentrale Aktivitäten in dieser Phase sind:

1. Fortgeschrittene Rollenschulung: Vertiefende, auf die Rolle bezogene Trainings, um die Fähigkeiten und das Wissen des neuen Mitarbeitenden zu erweitern. Dies kann komplexere Aufgaben, Werkzeuge oder Systeme umfassen, die für die Position relevant sind.
2. Erweiterte Verantwortlichkeiten: Schrittweise Übertragung anspruchsvollerer Aufgaben oder Projekte, um das Selbstbewusstsein zu stärken und die Fähigkeiten sichtbar zu machen.
3. Laufende Gespräche: Fortsetzung regelmäßiger Treffen mit der Führungskraft, um Fortschritte zu besprechen, Herausforderungen zu adressieren und konstruktives Feedback zu geben. Durch solche Gespräche bleibt das Gefühl der Unterstützung und Wertschätzung erhalten.
4. Vernetzung: Förderung des Austauschs mit Kolleg:innen aus anderen Abteilungen, um die Gesamtzusammenhänge des Unternehmens zu verstehen und das berufliche Netzwerk auszubauen.
5. Zielüberprüfung und Anpassung: Überprüfung und Anpassung der ursprünglichen Ziele im Hinblick auf die bisherigen Fortschritte, um sie mit den individuellen und Teamzielen in Einklang zu bringen.
6. Kulturelle Integration: Teilnahme an Firmenevents, Teambuilding- oder sozialen Aktivitäten wird gefördert, um die Verbindung zur Unternehmenskultur zu stärken.
7. Feedback einholen: Den neuen Mitarbeitenden nach Rückmeldung zum bisherigen Onboarding-Prozess fragen, um Verbesserungspotenzial zu erkennen.

In dieser Phase werden Beziehungen gestärkt, das Verständnis für die eigene Rolle vertieft und gewährleistet, dass die Mitarbeitenden wissen, wo sie Informationen finden.

60-90 Tage

Während der 60-90 Tage im Einarbeitungsprozess liegt der Schwerpunkt darauf, die Eigenständigkeit des neuen Mitarbeitenden zu stärken, die vollständige Integration in die neue Rolle zu sichern und den Grundstein für einen langfristigen Erfolg im Unternehmen zu legen.

Zentrale Aktivitäten in dieser Phase sind:

1. Erhöhte Eigenverantwortung: Dem neuen Mitarbeiter wird schrittweise mehr Verantwortung für eigene Projekte und Aufgaben übertragen, was Vertrauen in seine Fähigkeiten und Entscheidungsstärke signalisiert.
2. Leistungsbewertung: Die Durchführung eines formellen Leistungsfeedbackgesprächs, um die Entwicklung, Stärken und Verbesserungsbereiche des neuen Mitarbeiters zu bewerten. Diese Überprüfung stimmt die Erwartungen ab und setzt einen Maßstab für zukünftige Leistungen.
3. Laufendes Feedback: Konstruktives, umsetzbares Feedback geben, um den neuen Mitarbeiter bei der Weiterentwicklung seiner Fähigkeiten zu unterstützen und bei der Bewältigung etwaiger Herausforderungen zu helfen.
4. Karriereentwicklungsgespräche: Gespräche über die Karriereziele des neuen Mitarbeiters und über potenzielle Entwicklungsmöglichkeiten im Unternehmen beginnen, um einen Weg aufzuzeigen.
5. Netzwerkausbau: Weitere Vernetzung mit bereichsübergreifenden Teams, Stakeholdern und anderen Abteilungen fördern, um das Verständnis für die Abläufe des Unternehmens und die eigene Rolle im größeren Kontext zu vertiefen.
6. Kompetenzerweiterung: Weitere Schulungs- oder Entwicklungsmöglichkeiten identifizieren, die auf Basis der bisherigen Leistungen und zukünftiger Karriereziele passen.
7. Projektbeteiligung: Den neuen Mitarbeiter in komplexere oder gemeinschaftliche Projekte einbinden, wodurch seine Integration und Einsatzbereitschaft auf einem höheren Niveau hervorgehoben werden.

Diese Phase festigt die Rolle des neuen Mitarbeiters im Unternehmen, unterstützt seine berufliche Entwicklung und sorgt dafür, dass er sich vollständig eingebunden und auf langfristigen Erfolg vorbereitet fühlt.

90+ Tage

Nach den ersten 90 Tagen liegt der Fokus auf langfristiger Integration, kontinuierlicher Weiterentwicklung und Leistungsmanagement. In diesem Zeitraum:

1. Übergang zu regulären Leistungsbeurteilungen: Der neue Mitarbeiter wechselt von häufigen Feedbackgesprächen zum standardisierten Leistungsbeurteilungszyklus des Unternehmens, mit Fokus auf Zielsetzung, kontinuierlichem Feedback und Karriereentwicklung.
2. Kompetenzausbau und Weiterbildung: Es werden fortlaufend Trainingsmöglichkeiten angeboten, um die Fähigkeiten des neuen Mitarbeiters zu erweitern und seine Entwicklung im Einklang mit den Unternehmenszielen zu fördern.
3. Tiefere Integration: Der neue Mitarbeiter wirkt vollständig bei Teamprojekten, abteilungsübergreifender Zusammenarbeit und unternehmensweiten Initiativen mit und festigt damit seine Rolle und seinen Beitrag innerhalb des Unternehmens.

9 Best Practices für das Onboarding von Mitarbeitern

Wir haben mit einigen HR-Expertinnen und -Experten gesprochen, um Best Practices für das Onboarding zusammenzustellen, die für einen effektiven und effizienten Prozess sorgen:

1. Vor dem ersten Tag beginnen (Pre-Boarding)

„Organisationen unterschätzen oft die Bedeutung des Pre-Boardings – der Zeit vor dem ersten Arbeitstag eines neuen Mitarbeiters“, sagt Wittek. „Wer schon im Vorfeld Ressourcen, Kontakte und Zugänge zu Tools bereitstellt, kann Ängste am ersten Tag deutlich reduzieren und dafür sorgen, dass sich neue Kollegen vorbereitet und selbstbewusst fühlen. Wenn der neue Mitarbeiter vor Ort ist, kann man ihn auch schon vor dem offiziellen Start zu einem Mittagessen oder Freitags-Drink einladen – das war immer eine willkommene Geste, egal wo ich gearbeitet habe.“

Und wenn Sie internationale Fachkräfte einstellen, ist die Preboarding-Phase noch wichtiger.

„Mir fällt dazu die Geschichte ein, als wir einen neuen Entwickler ins Team aufgenommen haben, der extra in ein neues Land gezogen war, um bei uns zu starten“, erinnert sich Tetiana Burda, CAO bei Syndicode. „Neben der üblichen Einführung haben wir ihm bei der Wohnungssuche, dem Transport und bei der Suche nach Freizeitmöglichkeiten fürs Wochenende geholfen. Diese zusätzlichen Bemühungen haben sich bei seiner Zufriedenheit und wie schnell er sich an unsere Arbeitsweise gewöhnt hat, mehr als ausgezahlt. Solche Momente zeigen mir immer wieder, wie wichtig gutes Onboarding wirklich ist.“

2. Einen teilstandardisierten Plan aufstellen

Ein teilstandardisierter 30-, 60- und 90-Tage-Plan, der die rollenspezifischen Aufgaben, Trainings, Ziele und wichtige Meetings in den einzelnen Phasen des Onboarding-Prozesses umreißt, ist hilfreich.

Es gibt einige Aktivitäten, z. B. Präsentationen, die alle neuen Kollegen absolvieren müssen, aber natürlich gibt es auch solche, die nur für bestimmte Rollen relevant sind.

Profi-Tipp: Rita Wittek

Erstellen Sie Onboarding-Checklisten, um für alle neuen Mitarbeitenden einheitliche Onboarding-Erlebnisse zu gewährleisten.

3. Administrative Aufgaben automatisieren und vereinfachen

„Wir haben Tools, mit denen wir Routineaufgaben wie das Versenden von Willkommens-E-Mails, die Organisation von Trainingsmodulen oder das digitale Unterzeichnen von Verträgen vor dem ersten Tag automatisieren“, sagt Burda. „Viele unterschätzen, wie viel Reibung durch einfache Automatisierung entfernt werden kann. Es verschafft der HR die Freiheit, sich auf den eigentlichen Menschen zu konzentrieren.“

Nutzen Sie HR- oder Onboarding-Software, um wiederkehrende Aufgaben wie Papierkram, die Anmeldung zu Mitarbeiterbenefits und Schulungen zu vereinfachen.

4. Lassen Sie neue Mitarbeitende sich vorstellen 

Jede:r möchte erkannt und wertgeschätzt werden, sagt Reid Walsh, Chief Human Resources Officer bei NEOGOV. „Ermöglichen Sie dies, indem Sie neuen Mitarbeitenden eine Gelegenheit geben, etwas über sich zu erzählen:

• Erstellen Sie ein Onboarding-Formular, in dem neue Mitarbeitende Fragen zu ihren Arbeitspräferenzen beantworten (z. B. Kommunikation per E-Mail, Telefon, persönlich oder Chat-Tool), zu Persönlichkeitseigenschaften, Lieblingsdingen (Kaffeebestellung, Snacks, Filme etc.) und Ähnlichem.
• Teilen Sie jede Woche Spotlights zu neuen Mitarbeitenden per E-Mail, in Meetings oder über Chat-Tools mit dem Team.
• Führen Sie eine Teambuilding-Übung durch, bei der die gesamte Abteilung einen Persönlichkeitstest wie StrengthsFinder oder den Enneagramm-Test macht und die Ergebnisse teilt.
• Lassen Sie neue Mitarbeitende (und deren Team) eine Präsentation mit Stichpunkten und Fotos zu ihren Interessen, Hobbys, Familie und ihrem Werdegang erstellen und vorstellen.“

5. Weisen Sie neuen Mitarbeitenden eine:n Büro-Buddy zu

Wenn neue Mitarbeitende einer erfahrenen Kollegin, einem Mentor oder Buddy zugeordnet werden, fühlen sie sich von Anfang an willkommen“, sagt Walsh. „Sie können neue Mitarbeitende sogar schon vor ihrem ersten Arbeitstag mit ihrem Buddy bekannt machen, damit sie am ersten Tag ein bekanntes Gesicht sehen.

Ein Büro-Buddy kann in den ersten Tagen eine Führung durch das Büro übernehmen und die Neulinge anderen Teammitgliedern vorstellen. Die Rolle kann sich aber über mehrere Wochen erstrecken. Haben Sie Eisbrecher-Fragen oder Gesprächseinstiege parat, um während dieser Vorstellungen das Eis zu brechen.

Buddys können auch im Remote-Setting wertvolle Unterstützung bieten, z. B. durch wöchentliche Anrufe zur Beantwortung von Fragen, die Erklärung der Rollen anderer Mitarbeitenden oder durch Bildschirmfreigabe, um wichtige Tools zu zeigen.“

6. Aufgaben teilen

Die Erstellung des Onboarding-Plans sollte eine Teamarbeit zwischen Abteilungen wie HR, IT, Finanzen, Führungskräften und manchmal auch oberen Managementebenen sein.

Auch die Umsetzung sollte teamorientiert gestaltet werden – und es bietet sich die Chance, bestehende Teammitglieder weiterzuentwickeln:

„Es gibt viele Mitarbeitende, die Möglichkeiten suchen, Projekte zu leiten oder zu managen. Neue Teammitglieder einzuarbeiten ist eine tolle Gelegenheit, eine Aufgabe an jemanden zu delegieren, der noch keine Führungsposition innehat, aber gerne mehr Verantwortung übernehmen würde“, sagt HR-Expertin Maggie Michaels DeCan. „Das gibt ihnen die Möglichkeit zu zeigen, dass sie mehr übernehmen und eine wichtige Verantwortung leiten können, während sie einer Führungskraft eine wichtige, oft übersehene Aufgabe abnehmen.“  

Dieser kollaborative Ansatz ist besonders wichtig bei der Entwicklung von globalen Onboarding-Strategien, die auf verschiedene Zeitzonen, kulturelle Eigenheiten und lokale Regulierungen abgestimmt sein müssen.

7. Regelmäßige Check-ins

Eine Studie von Microsoft zeigt, dass neue Mitarbeitende 3,5-mal wahrscheinlicher von Zufriedenheit berichten, wenn ihre Führungskraft eine aktive Rolle beim Onboarding spielt – eine Beobachtung, der DeCan zustimmt:

„Am Ende gibt es keinen Ersatz dafür, dass die zuständige Führungskraft sich einen Kalendervermerk macht, nach dem ersten Tag vorbeizuschauen – dann nach der ersten Woche, nach dem Monat und anschließend regelmäßig, um zu sehen, wie es läuft und zu zeigen, dass ihr am Übergang etwas liegt.“

8. Gespräche zur beruflichen Entwicklung beginnen

Laut Sasha Robinson, VP People bei Trainual, ist das Onboarding der perfekte Zeitpunkt, Mitarbeitende langfristig zu binden, indem Sie mit Gesprächen zur persönlichen Entwicklung starten:

„Mitarbeitende mit hohem Potenzial lassen sich früh erkennen, indem Sie ihnen Kontakt zu Führungskräften ermöglichen und Karrierechancen aufzeigen. Einzelgespräche während des Onboardings geben Neulingen die Chance, sich mit den Besten im Team zu vernetzen und Karrierewege zu erkennen. Kombiniert mit klarer Dokumentation zu Entwicklungspfaden, Aufstiegsmöglichkeiten und Führungserwartungen zeigt das, wohin sie gelangen können – und motiviert, hoch zu zielen.“

9. Daten nutzen, um den Prozess zu verfeinern

Abschließend lässt sich sagen: Mit den verfügbaren Tools können Sie problemlos Kennzahlen wie Time-to-Productivity, Aufgabenabschlussraten und Rückmeldungen der Beschäftigten erfassen, um Engpässe und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren – und so datenbasiert den Prozess optimieren.

• Zeit bis zur Produktivität: Misst, wie lange es dauert, bis eine neue Arbeitskraft volle Produktivität erreicht. Verfolgen Sie dies, indem Sie Meilensteine für wichtige Aufgaben festlegen und überwachen, wann neue Mitarbeitende ihre Arbeit eigenständig ausführen.
• Bindungsrate neuer Mitarbeitender: Der Prozentsatz der Neueinstellungen, die das Onboarding erfolgreich abschließen (das hängt natürlich auch davon ab, wie gut der Recruiting-Prozess ist).
• Zufriedenheit neuer Mitarbeitender: Beurteilt das Onboarding-Erlebnis neuer Teammitglieder mittels Onboarding-Umfragen oder Feedback-Formularen. Nutzen Sie regelmäßige Pulsbefragungen, um Einblicke in deren Erfahrungen, Engagement und eventuelle Herausforderungen zu erhalten.
• Abschlussquote der Onboarding-Aufgaben: Überwacht, ob neue Mitarbeitende die zugewiesenen Onboarding-Aktivitäten, wie Trainingsmodule und Formulare, abschließen.

Zeitaufwand für das vollständige Onboarding: Misst, wie lange der gesamte Onboarding-Prozess dauert. Erfassen Sie die Zeit vom Startdatum der neuen Mitarbeitenden bis zum Abschluss ihrer letzten Onboarding-Aktivität, um die Prozesseffizienz zu messen.

Onboarding-Tools

Auch wenn es beim Onboarding primär um Menschen geht, gibt es eine Reihe von Tools, die dabei helfen können, das Onboarding zu automatisieren und den Prozess angenehmer und effektiver zu gestalten.

• Onboarding-Software: Spezialisierte Onboarding-Tools, die helfen, einen strukturierten Onboarding-Prozess mit personalisierten Checklisten, Aufgabenautomatisierung und Feedbackmechanismen zu entwickeln.
• HR-Workflow-Lösungen: Automatisieren Sie alles – vom Versenden personalisierter Willkommens-E-Mails über die Nachverfolgung von Aufgaben bis hin zur Sicherstellung, dass alle Compliance-Dokumente eingereicht werden.
• HRMS/HRIS: Diese Plattformen bieten umfassende Onboarding-Module, die Dokumentation, Anmeldung zu Sozialleistungen und Compliance abdecken und gleichzeitig den Fortschritt neuer Mitarbeitender verfolgen. Für weitere Informationen finden Sie unsere Auswahl der besten HRMS und besten HRIS.
• Dokumentenmanagement: Dokumentenmanagementsysteme helfen, den Papierkram zu vereinfachen, indem neue Mitarbeitende Verträge, Richtlinien und andere notwendige Unterlagen elektronisch unterschreiben und einreichen können.
• Lernmanagementsysteme: Diese Systeme unterstützen die Durchführung von berufsbezogenem Training und Kompetenzentwicklung, sodass neue Mitarbeitende auf Schulungsinhalte zugreifen, Kurse absolvieren, individuelle Pläne entwickeln und Fortschritte nachverfolgen können.
• Mitarbeiterschulungssoftware: Training-Management-Software beinhaltet Module, um Schulungsinhalte zu erstellen, zu organisieren und bereitzustellen sowie zu überprüfen, welche Mitarbeitenden das Material wann durchgearbeitet haben.
• Umfragetools: Helfen dabei, Feedback zur Onboarding-Erfahrung zu sammeln und das Engagement neuer Mitarbeitender zu überwachen, um Verbesserungsbereiche zu identifizieren. Schauen Sie sich unsere Auswahl der besten Mitarbeitenden-Umfragetools an.
• Software für Lohn- und Sozialleistungsabrechnung: Entweder als Kombilösung oder einzeln bieten Lohnsoftware und Benefits-Management-Systeme neue Möglichkeiten für Mitarbeitende, persönliche Daten einzugeben, Sozialleistungen auszuwählen und Lohnvorlieben einzurichten. Diese Tools automatisieren die Compliance im Onboarding, vereinfachen die Anmeldung zu Sozialleistungen und bieten Self-Service-Portale für einfachen Zugang zu Gehalts- und Benefits-Informationen.
• Checklisten-Vorlage: Die Checklisten-Vorlage für neue Mitarbeitende von People Managing People.

Sollten Sie von den vielen Optionen überfordert sein, geben wir Ihnen auch Tipps zur Auswahl der passenden Onboarding-Software.

Interessante Fallstudie zum Onboarding: Zappos

Zappos ist ein Online-Bekleidungshändler mit einem spannenden Onboarding-Prozess, der den Fokus auf Werte und Unternehmenskultur, insbesondere auf Kundenservice, legt.

In der Praxis bedeutet das, dass ALLE neuen Mitarbeitenden, sogar Ingenieur:innen, die ersten 4 Wochen im Kundenbindungsteam verbringen und Kundenanfragen beantworten. 

Das ist eine beachtliche Investition, wenn man darüber nachdenkt. Aber Zappos ist überzeugt, dass es sich lohnt, damit jede:r im Unternehmen die Kund:innen versteht und erkennt, dass die Hingabe zum Kundenservice das Herzstück des Betriebs ist.

Der Einsatz im Kundenservice wird ergänzt durch Einheiten zur Unternehmensgeschichte, Kundenphilosophie, Unternehmenskultur, Arbeitsprozessen und Fragerunden mit Führungskräften. 

Sie gamifizieren den Prozess außerdem und bringen mit Schnitzeljagden, Eierwurf-Wettbewerben und Happy Hours Spaß hinein (all dies wird zudem gerne auf Social Media geteilt, um die Arbeitgebermarke zu stärken).

Creating a Memorable Onboarding Experience | Zappos Stories

Nach dieser Phase bietet Zappos Neuankömmlingen 4.000 $ an, damit sie kündigen—ein Test für ihre Verpflichtung gegenüber Vision und Unternehmenskultur.

Entscheiden sie sich zu bleiben, gibt es eine Abschlussfeier und anschließend eine weitere Einarbeitung im jeweiligen Team.

Der Onboarding-Prozess bei Zappos steht für die Werte des Unternehmens in Sachen Kundenservice und Spaß und stellt sicher, dass neue Mitarbeitende sowohl auf Unternehmens- als auch auf Teamebene ordentlich eingearbeitet werden.

Die Onboarding-Romanze

Wenn man darüber nachdenkt, ist das Onboarding tatsächlich die Flitterwochen-Phase in der Beziehung zwischen Mitarbeitenden und Unternehmen. 

Man hat sich dafür entschieden, einander eine Chance zu geben und ist gespannt darauf, sich besser kennenzulernen.

Onboarding spiegelt eure Unternehmenskultur wider—also versteckt euch nicht! Es gibt unzählige Möglichkeiten, dies in eurem Prozess sichtbar zu machen.

Zum Beispiel schickt Google neuen Mitarbeitenden, den sogenannten „Nooglern", immer noch den berühmten Noogler-Hut.

Euer Onboarding-Prozess wird sich im Laufe der Zeit entsprechend eurer Erfolgskennzahlen und dem Feedback neuer Mitarbeitender weiterentwickeln. 

Es lohnt sich, eine gewisse Struktur mit Standard-Elementen zu haben und dennoch Raum für Anpassungen je nach Rolle zu lassen.

Ihr könnt unsere 30-60-90-Tage-Vorlage verwenden, um mit der Gestaltung eures Prozesses zu beginnen.

30-60-90-Tage-Onboarding-Vorlage

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