11 Rekrutierungskosten und wie Sie sie berechnen
Recruiting ist eine entscheidende Geschäftsaufgabe, die sorgfältige Überwachung erfordert. Wenn sie nicht im Blick behalten wird, können die Rekrutierungskosten schnell ausufern. Nutzen Sie diesen Leitfaden, um diese im Griff zu behalten und Ihre Kapitalrendite zu maximieren.
Was sind Rekrutierungskosten?
Rekrutierungskosten umfassen alle Ausgaben, die mit dem Prozess der Gewinnung, Auswahl, Vorstellungsgespräche und Einstellung neuer Mitarbeiter verbunden sind. Diese Kosten können direkt oder indirekt sein und variieren stark, abhängig von Faktoren wie Branche, Positionsebene und den angewandten Einstellungsstrategien.
Werden alle Kosten addiert und durch die Anzahl der Einstellungen geteilt, ergibt sich der durchschnittliche Aufwand pro Einstellung. Selbstverständlich können Sie auch genauer berechnen, zum Beispiel die Kosten für bestimmte Rollen oder Abteilungen ermitteln.
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Welche Faktoren werden zur Berechnung der Rekrutierungskosten herangezogen?
Zur Berechnung der Rekrutierungskosten müssen verschiedene Faktoren berücksichtigt werden, die jeweils zu den Gesamtausgaben des Einstellungsprozesses beitragen. Welche Faktoren insbesondere Einfluss auf die Kosten haben, lässt sich über ein Recruitment Audit herausfinden.
Hier sind die wichtigsten Faktoren bei der Berechnung der Rekrutierungskosten:
1. Kosten für Werbung und Stellenausschreibungen
- Jobbörsen und Websites: Gebühren für die Veröffentlichung von Stellenausschreibungen auf Plattformen wie LinkedIn, Indeed, Glassdoor usw.
- Social-Media-Werbung: Kosten für die Schaltung von Stellenanzeigen auf Plattformen wie Facebook, Twitter und Instagram.
- Druckmedien: Kosten für Inserate in Zeitungen, Zeitschriften oder anderen Printmedien.
- Pflege der Karriereseite: Aufwendungen für die Wartung und Aktualisierung der Karriere-Webseite des Unternehmens.
2. Gebühren für Personalvermittlungsagenturen
- Agenturprovisionen: In der Regel ein Prozentsatz des ersten Jahresgehalts des neuen Mitarbeiters, wenn eine Personalagentur genutzt wird.
- Honorare für exklusive Suche: Für Executive Search Firmen, die im Voraus eine Gebühr für die Besetzung von Führungspositionen verlangen.
Durch die Zusammenarbeit mit RPO-Unternehmen können Unternehmen jedoch die Rekrutierungskosten deutlich senken und gleichzeitig hochwertige Einstellungen sicherstellen.
3. Kosten für Mitarbeiterempfehlungsprogramme
- Empfehlungsprämien: Zahlungen oder Anreize, die bestehenden Mitarbeitenden für erfolgreiche Empfehlungen angeboten werden (Plattformen für Mitarbeiterempfehlungen können dabei helfen, diese zu verfolgen).
4. Kosten für interne Rekrutierungsteams
- Gehälter und Sozialleistungen: Vergütung für Personal- und Recruitingmitarbeitende, die am Einstellungsprozess beteiligt sind.
- Schulung und Weiterbildung: Kosten für kontinuierliche Weiterbildung sowie berufliche Entwicklung des Rekrutierungsteams.
- Betriebskosten: Kosten für Büroräume, Betriebsmittel und andere Gemeinkosten für den Rekrutierungsbereich.
5. Kosten für Vorstellungsgespräche und Assessments
- Reise- und Übernachtungskosten: Ausgaben für die Anreise von Kandidaten zu Vorstellungsgesprächen, inklusive Hotelunterkunft, Verpflegung und Transport.
- Interviewzeit: Die Kosten der aufgewendeten Zeit von Führungskräften, HR und Teammitgliedern für die Durchführung von Interviews (oft berechnet auf Grundlage des Stundenlohns).
- Assessment-Tools: Gebühren für etwaige Eignungstests, psychometrische Verfahren oder Fertigkeitentests, die Bewerbenden durchgeführt werden.
6. Technologie und Rekrutierungs-Tools
- Bewerbermanagementsysteme (ATS): Kosten für Recruiting-Software wie Bewerbermanagementsysteme, die helfen, den Recruiting-Prozess zu verwalten und zu optimieren.
- Lebenslaufdatenbanken: Gebühren für den Zugriff auf Online-Datenbanken mit Kandidatenprofilen.
- Background-Check-Dienste: Kosten im Zusammenhang mit der Durchführung von Hintergrundprüfungen, Bonitätsprüfungen und Drogentests.
- IT-Infrastruktur: Gebühren für den Aufbau und die Wartung einer Karriereseite des Unternehmens, einschließlich Jobbörsen-Software.
Psst. Viele kleinere Unternehmen greifen auf kostenlose HR-Tools oder kostenfreie Recruiting-Systeme zurück um die Recruiting-Ausgaben im Rahmen zu halten.
7. Karrieremessen und Recruiting-Events
- Event-Teilnahmegebühren: Kosten für Standgebühren oder die Teilnahme an Jobmessen, Hochschul-Karrieretagen und anderen Recruiting-Events.
- Werbematerialien: Ausgaben für Broschüren, Banner und Werbegeschenke, die auf Veranstaltungen verteilt werden.
- Reisekosten: Kosten für die Reisen der Recruiter zu Veranstaltungen, einschließlich Transport, Unterkunft und Verpflegung.
9. Sonstige Kosten
- Rechtskosten: Ausgaben für die Erstellung von Arbeitsverträgen oder andere juristische Dienstleistungen.
- Umzugskosten: Kosten, die vom Unternehmen übernommen werden, um neue Mitarbeitende an den Arbeitsplatz umzuziehen.
- Austrittskosten: Beim Ersatz von Mitarbeitenden: Kosten für Abfindungen, Fortführung der Leistungen und sonstige mit der Beendigung des Arbeitsverhältnisses verbundene Ausgaben.
10. Zeit- und Effizienzkennzahlen
- Time-to-Hire: Die Zeitspanne, um eine Stelle von der ersten Ausschreibung bis zum Einstellungsdatum zu besetzen – häufig als Kostenfaktor wegen Produktivitätsverlust berücksichtigt.
- Kosten pro Einstellung: Ein Indikator, der die gesamten Recruiting-Ausgaben durch die Anzahl der Neueinstellungen teilt und so die durchschnittlichen Kosten pro neuen Mitarbeitenden angibt.
11. Externe wirtschaftliche Faktoren
- Marktsituation: Wirtschaftliche Rahmenbedingungen, Arbeitsmarktknappheit und branchenspezifische Faktoren können die Recruiting-Kosten beeinflussen.
- Wettbewerb um Talente: In Branchen mit hoher Nachfrage müssen Unternehmen unter Umständen mehr investieren, um Top-Talente zu gewinnen.
So berechnen Sie Ihre Recruiting-Kosten für die Budgetplanung
So können Sie Ihre gesamten Recruiting-Kosten abschätzen, wenn Sie Ihr Recruiting-Budget entwickeln.
1. Schätzen Sie Ihre Gesamtanzahl an Einstellungen
Bestimmen Sie zunächst, wie viele Positionen Sie innerhalb eines bestimmten Zeitraums (z. B. quartalsweise) in den einzelnen Fachbereichen besetzen müssen.
Im Idealfall erfolgt dies im Rahmen einer gemeinsamen Einstellungsplanung, die auch die zu erwartende Fluktuation berücksichtigt.
2. Schätzen Sie Ihre festen Kosten
- Interne Recruiting-Team-Kosten: Beinhaltet Gehälter, Sozialleistungen und weitere Vergütungen, die Ihr HR- und Recruiting-Team über einen bestimmten Zeitraum erhält. Sie können noch tiefer gehen und die Kosten für die Zeit von Führungskräften und anderen Teammitgliedern schätzen.
- Betriebliche Gemeinkosten: Berücksichtigen Sie die Kosten für Büroräume, Betriebskosten und Verbrauchsmaterialien, die das Recruiting-Team nutzt.
3. Variable Recruiting-Kosten
- Werbekosten: Schätzen Sie den Gesamtbetrag, den Sie für Stellenanzeigen, Online-Werbung, Social-Media-Promotionen und sonstige Marketingmaßnahmen ausgeben werden.
- Agenturgebühren: Schätzen Sie alle Gebühren, die Sie an externe Personalvermittlungsfirmen zahlen – zum Beispiel: Wenn Sie schwer zu besetzende Positionen einstellen, haben Sie vergangene Daten darüber, wie viele über Recruiter eingestellt wurden?
- Berücksichtigung von Prämien für Mitarbeiterempfehlungen: Auch hier können Sie, sofern vorhanden, vergangene Daten nutzen, um die Belohnungen zu schätzen, die Sie Mitarbeitenden für erfolgreiche Empfehlungen zahlen.
- LinkedIn und andere Plattformen: Kosten für Zugänge oder Abonnements für LinkedIn-Recruiting und andere Recruiting-Plattformen.
4. Schätzen Sie die Kosten für Recruiting-Technologie
- Bewerbermanagementsystem: Berücksichtigen Sie Gebühren für jedes ATS oder sonstige Recruiting-Software, das Sie nutzen.
- Assessment-Tools: Addieren Sie die Kosten für jede Art von Kandidatentest-Software oder Screening-Tools.
- Weitere technische Recruiting-Kosten: Berücksichtigen Sie zusätzliche technologiebezogene Ausgaben, wie zum Beispiel Zugang zu Lebenslaufdatenbanken oder Software zur Hintergrundüberprüfung.
5. Kosten pro Einstellung berechnen
Gesamte Recruiting-Kosten: Addieren Sie alle Kosten aus den vorherigen Schritten, um eine Schätzung Ihrer gesamten Recruiting-Ausgaben zu erhalten.
Kosten pro Einstellung: Teilen Sie die gesamten Recruiting-Kosten durch die Anzahl der Einstellungen.
Beispielrechnung
- Gesamtzahl der Einstellungen: 20
- Fixkosten: $80,000
- Variable Recruiting-Kosten: $20,000
- Technologiekosten für Recruiting: $10,000
Gesamte Recruiting-Kosten:
10,000 + 80,000 + 5,000 = 95,000
Kosten pro Einstellung:
95,000/20 = 4,750
In diesem Fall würden sich Ihre Kosten pro Einstellung auf $4,750 belaufen.
Mit dieser Methode bekommen Sie einen klaren Überblick darüber, wie viel es Ihr Unternehmen kostet, jede neue Arbeitskraft einzustellen. Außerdem können Sie Bereiche identifizieren, in denen Sie Kosten senken oder die Effizienz steigern können, zum Beispiel falls eine bestimmte Jobbörse hohe Kosten verursacht, aber keine Kandidaten liefert.
10 Best Practices zur Senkung und Kontrolle von Recruiting-Kosten
Natürlich möchten wir alle mehr für weniger erreichen – wie können Sie also Ihre Recruiting-Kosten senken und gleichzeitig andere Recruiting-Metriken wie die Qualität der Einstellungen verbessern?
1. Effektive Planung
Die Einstellung der richtigen Talente beginnt mit einer sorgfältigen Planung – und allein dass Sie diesen Artikel lesen, ist schon ein hervorragender Anfang!
Ein klar definierter Plan hilft, Ressourcen effektiv zuzuweisen, unnötige Ausgaben bei Recruiting und Onboarding neuer Mitarbeitender zu minimieren und führt zu einer besseren Kandidatenerfahrung. Zudem hilft er, Fehl- und Überbesetzungen zu vermeiden.
Ein gut umgesetzter Einstellungsplan berücksichtigt darüber hinaus nicht nur die Rekrutierung neuer Mitarbeitender, sondern auch deren langfristigen Erfolg und Bindung ans Unternehmen (wodurch der Rekrutierungsbedarf grundsätzlich sinken kann).
Beispielsweise kann er Rollen und Verantwortlichkeiten klar definieren und eröffnet Gespräche über interne Mobilität und Weiterentwicklung.
2. Stärken Sie Ihre Arbeitgebermarke
In Ihre Arbeitgebermarke zu investieren, hilft Ihnen, Kandidat:innen anzuziehen und den Bedarf an kostspieliger Werbung zu reduzieren – so erhalten Sie mehr qualitativ hochwertige Bewerbungen.
Kern Ihrer Arbeitgebermarke ist Ihr Employer Value Proposition (EVP) – also das, was Sie als Arbeitgeber im Austausch für Arbeit bieten.
Eine klar definierte EVP hilft Ihnen, aktuelle Mitarbeitende zu halten und die richtigen Kandidat:innen für Ihre Positionen zu gewinnen.
3. Automatisieren
Obwohl bei der Personalbeschaffung viel Kreativität und persönlicher Kontakt zu Kandidat:innen gefragt ist, gibt es auch eine erhebliche Menge an sich wiederholenden Aufgaben und Ineffizienzen.
Recruitment-Automatisierung automatisiert viele dieser Aufgaben, um Verwaltungsaufwand zu reduzieren und das Recruiting-Team zu entlasten, sodass mehr Zeit für wichtigere Dinge bleibt – wie Gespräche mit Kandidat:innen und die weitere Optimierung des Rekrutierungsprozesses.
Aufgaben, die sich besonders gut für Automatisierung eignen, sind zum Beispiel:
- Veröffentlichen von Stellenbeschreibungen
- Kommunikation, z. B. Absagen, Informationen oder Erinnerungen
- Terminplanung für Vorstellungsgespräche
- Erstellung von Berichten.
Lesen Sie unsere Zusammenstellung der besten automatisierten Recruiting-Softwares für Systeme, die in diesem Bereich besonders überzeugen.
4. Bestehende Mitarbeitende einbinden
Bestehende Mitarbeitende sind eine großartige Quelle zur Gewinnung neuer Kandidat:innen, da sie Ihre Rollen und Ihr Unternehmen kennen.
Wenn Ihre Arbeitgebermarke und Ihr EVP stark sind, sollte dies nicht allzu schwierig sein. Sie können aber immer Anreize schaffen und es den Menschen erleichtern, indem Sie sie über offene Stellen mit zugehörigen Beschreibungen zum Teilen auf dem Laufenden halten.
Sie können aktuelle Mitarbeitende zudem in Ihre Recruitment-Marketing-Maßnahmen einbeziehen und Erfahrungsberichte sowie Geschichten auf Ihrer Website und in sozialen Medien teilen, um Ihre Unternehmenskultur zu präsentieren.
5. Gute Datenhygiene umsetzen
Die Senkung der Recruiting-Kosten hängt maßgeblich davon ab, Ihren Recruiting-Prozess zu überwachen und Ineffizienzen sichtbar zu machen. Dafür brauchen Sie qualitativ hochwertige Daten, die die Realität abbilden.
Am besten gelingt dies, indem Sie regelmäßig nachfassen und Ihr Team sowie die Führungskräfte im Recruiting dazu motivieren, die Daten konsequent einzutragen und zu aktualisieren.
Um zum Beispiel sicherzustellen, dass Screening-Gespräche im System erfasst werden, legen Sie dafür eine KPI fest und überprüfen den Status regelmäßig.
Wenn Sie sicherstellen möchten, dass Führungskräfte ihr Feedback nach Vorstellungsgesprächen eingeben, fragen Sie nach jedem Gespräch aktiv nach und achten Sie auf qualitativ hochwertiges Feedback.
6. Stellenanzeigen optimieren
Sie möchten Ihre Stellenanzeigen so vielen potenziellen Kandidat:innen wie möglich präsentieren. Eine gute SEO-Strategie für das Recruiting hilft Ihnen dabei, das Beste aus jeder Veröffentlichung herauszuholen.
Klar und gezielt formulierte Stellenbeschreibungen helfen zudem, die am besten passenden Bewerber:innen anzuziehen und die Anzahl ungeeigneter Bewerbungen zu reduzieren.
Empfehlungen dazu finden Sie im exzellenten Leitfaden von Mariya Hristova Wie Sie eine Stellenbeschreibung verfassen.
7. Schulung
Investieren Sie in die Weiterbildung interner Teams, um deren Kompetenzen in Bereichen wie aktive Suche, Interviews und Verhandlungsführung zu stärken. Das zahlt sich langfristig aus.
8. Intern rekrutieren
Das Talent, das Sie benötigen, ist unter Umständen bereits in Ihrem Unternehmen vorhanden, sodass eine Suche auf dem externen Markt nicht nötig ist.
Eine Möglichkeit, interne Talente gezielt zu fördern, besteht darin, effektive Strategien zur Personalentwicklung einzuführen und eine kompetenzbasierte Organisation aufzubauen.
Statt sich auf Positionen und Funktionsbezeichnungen zu konzentrieren, rücken die individuellen Fähigkeiten und Kompetenzen Ihrer Mitarbeitenden in den Fokus – und wie diese optimal weiterentwickelt und eingesetzt werden können, um die Unternehmensziele zu erreichen.
9. Outsourcing
Outsourcing des Recruiting-Prozesses kann dabei helfen, Kosten durch Zeiteinsparungen und Ressourcenschonung bei der Kandidat:innen-Suche zu reduzieren. Üblicherweise unterstützen externe Recruiter:innen auch beim Interviewprozess und helfen beiden Seiten dabei zu prüfen, ob es ein gutes Match ist.
Mögliche Optionen sind professionelle Recruiting-Dienstleister, Professional Employer Organizations oder ein Employer of Record.
10. Kostenlose/günstige Tools nutzen
Mit kostenfreien oder preiswerten Tools lassen sich Recruiting-Ausgaben deutlich senken, ohne an Effizienz zu verlieren. Zum Beispiel können Sie Ihre Gesamtkosten mit einer kostenlosen Payroll-Lösung verringern, die die Lohnabrechnung parallel zu den Recruiting-Prozessen optimiert.
Durch die Nutzung von Online-Plattformen und Software mit keinen oder niedrigen Gebühren können Unternehmen Agenturhonorare, Marketingkosten und administrative Aufgaben reduzieren. So lässt sich das Recruiting auch mit einem knappen Budget einfacher verwalten.
