11 Rekrutierungskosten und wie man sie berechnet
Recruiting ist eine entscheidende Geschäftsfunktion, die sorgfältige Überwachung erfordert. Wenn sie nicht im Blick behalten wird, können die Recruiting-Kosten schnell aus dem Ruder laufen. Nutzen Sie diesen Leitfaden, um sie unter Kontrolle zu halten und Ihre Rendite zu maximieren.
Was sind Recruiting-Kosten?
Recruiting-Kosten beziehen sich auf alle Ausgaben, die mit dem Prozess der Gewinnung, Auswahl, Vorstellungsgespräche und Einstellung neuer Mitarbeitender verbunden sind. Diese Kosten können direkt oder indirekt sein und unterscheiden sich je nach Branche, Qualifikationsniveau der zu besetzenden Stelle und den eingesetzten Recruiting-Strategien erheblich.
Wenn alle Kosten zusammengefasst und durch die Anzahl der Einstellungen geteilt werden, erhalten Sie Ihre durchschnittlichen Kosten pro Einstellung. Natürlich können Sie noch detaillierter werden und die Kosten für eine bestimmte Rolle oder Abteilung berechnen.
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Welche Faktoren werden zur Berechnung von Recruiting-Kosten verwendet?
Die Berechnung der Recruiting-Kosten umfasst verschiedene Faktoren, die jeweils zu den Gesamtausgaben im Einstellungsprozess beitragen. Einen besseren Überblick darüber, welche Faktoren die Kosten verursachen, erhalten Sie durch ein Recruiting-Audit.
Hier sind die wichtigsten Faktoren zur Berechnung der Recruiting-Kosten:
1. Kosten für Werbung und Stellenanzeigen
- Jobportale und Webseiten: Gebühren für das Schalten von Stellenanzeigen auf Plattformen wie LinkedIn, Indeed, Glassdoor usw.
- Social-Media-Werbung: Kosten für das Bewerben von Stellenanzeigen auf Plattformen wie Facebook, Twitter und Instagram.
- Druckmedien: Ausgaben für Anzeigen in Zeitungen, Magazinen oder anderen Printmedien.
- Pflege der Karriereseite: Kosten für die Aktualisierung und Pflege der firmeneigenen Karriereseite.
2. Kosten für Personalvermittlungsagenturen
- Agenturprovisionen: Üblicherweise ein Prozentsatz des Jahresgehalts des/der Neueingestellten, wenn eine Personalvermittlungsagentur genutzt wird.
- Retainer-Gebühren für Executive-Search: Bei Personalberatungen, die bei der Suche nach Führungskräften eine Vorauszahlung verlangen.
Durch die Zusammenarbeit mit RPO-Unternehmen können Firmen die Kosten für das Recruiting unter Umständen deutlich senken und gleichzeitig hochwertige Einstellungen sicherstellen.
3. Kosten für Mitarbeiterempfehlungsprogramme
- Empfehlungsprämien: Zahlungen oder Anreize für bestehende Mitarbeitende bei einer erfolgreichen Kandidaten-Empfehlung (Mitarbeiterempfehlungsplattformen können bei der Nachverfolgung helfen).
4. Kosten für das interne Recruiting-Team
- Gehälter und Sozialleistungen: Vergütung von HR- und Recruiting-Mitarbeitenden, die am Einstellungsprozess beteiligt sind.
- Schulung und Weiterbildung: Kosten für laufende Schulungen und berufliche Entwicklung des Recruiting-Teams.
- Betriebskosten: Büroräume, Nebenkosten und andere Gemeinkosten, die der Recruiting-Abteilung zuzurechnen sind.
5. Kosten für Interviews und Eignungstests
- Reise- und Unterbringungskosten: Ausgaben für die Anreise von Kandidaten zu Vorstellungsgesprächen, einschließlich Hotelübernachtungen, Verpflegung und Transport.
- Interviewzeit: Der Zeitaufwand von Führungskräften, HR und Teammitgliedern während der Bewerbungsgespräche (oft berechnet anhand ihres Stundenlohns).
- Testverfahren und Assessment-Tools: Gebühren für Vor-Einstellungstests, psychometrische Assessments oder Kompetenztests für BewerberInnen.
6. Technologie und Recruiting-Tools
- Bewerbermanagementsysteme (ATS): Kosten für Recruiting-Software wie Bewerbermanagementsysteme, die den Rekrutierungsprozess organisieren und vereinfachen.
- Lebenslaufdatenbanken: Gebühren für den Zugriff auf Online-Datenbanken mit Bewerberlebensläufen.
- Überprüfungsdienste für Bewerberhintergründe: Kosten im Zusammenhang mit Hintergrundüberprüfungen, Bonitätsprüfungen und Drogentests.
- IT-Infrastruktur: Gebühren für den Aufbau und die Wartung einer Karriereseite des Unternehmens, einschließlich Jobbörsensoftware.
Psst. Viele kleine Unternehmen greifen auf kostenlose HR-Tools oder kostenlose Recruiting-Systeme zurück, um die Rekrutierungsausgaben im Rahmen zu halten.
7. Karrieremessen und Recruiting-Events
- Teilnahmegebühren für Events: Kosten für einen Stand oder eine Präsenz auf Jobmessen, Karrieretagen von Hochschulen und anderen Recruiting-Veranstaltungen.
- Werbematerialien: Ausgaben für Broschüren, Banner und Werbegeschenke, die auf den Veranstaltungen verteilt werden.
- Reisekosten: Kosten für die Teilnahme von Recruitern an Veranstaltungen, einschließlich Transport, Übernachtung und Verpflegung.
9. Sonstige Kosten
- Rechtskosten: Ausgaben im Zusammenhang mit der Ausarbeitung von Arbeitsverträgen oder anderen juristischen Leistungen.
- Umzugskosten: Kosten, die vom Unternehmen übernommen werden, um neue Mitarbeitende an den Arbeitsort umzuziehen.
- Ausstiegskosten: Beim Ersatz eines Mitarbeitenden: Kosten für Abfindung, Fortführung von Sozialleistungen und andere auf die Beendigung des Arbeitsverhältnisses bezogene Ausgaben.
10. Zeit- und Effizienzkennzahlen
- Time-to-Hire (Zeit bis zur Einstellung): Die Zeitspanne, um eine Stelle von der ersten Veröffentlichung bis zum tatsächlichen Einstellungstag zu besetzen, wird oft als Kostenfaktor in Bezug auf Produktivitätsverluste betrachtet.
- Kosten pro Einstellung: Eine Kennzahl, die die gesamten Rekrutierungskosten durch die Anzahl der Einstellungen teilt und damit den durchschnittlichen Aufwand pro neuer Arbeitskraft angibt.
11. Externe wirtschaftliche Faktoren
- Marktsituation: Wirtschaftliche Rahmenbedingungen, die Lage am Arbeitsmarkt und branchenspezifische Besonderheiten können die Rekrutierungskosten beeinflussen.
- Wettbewerb um Talente: In gefragten Branchen müssen Unternehmen häufig mehr für Recruiting-Maßnahmen ausgeben, um die besten Fachkräfte zu gewinnen.
So berechnen Sie Ihre Recruiting-Kosten für die Budgetplanung
So schätzen Sie Ihre gesamten Recruiting-Kosten ein, wenn Sie Ihr Rekrutierungsbudget erstellen.
1. Schätzen Sie Ihre Gesamtzahl an Einstellungen
Beginnen Sie damit, festzulegen, wie viele Stellen in welchem Zeitraum (z. B. pro Quartal) in den verschiedenen Abteilungen zu besetzen sind.
Idealerweise wird dies gemeinsam in einer kollaborativen Einstellungsplanung abgestimmt, die auch die erwartete Fluktuation berücksichtigt.
2. Schätzen Sie Ihre Fixkosten
- Kosten für internes Recruiting-Team: Enthält Gehälter, Sozialleistungen und andere Vergütungen, die an Ihr HR- und Recruiting-Team in einem bestimmten Zeitraum gezahlt werden. Eine noch detailliertere Schätzung kann die Kosten der Zeit von Führungskräften und anderen Team-Mitgliedern umfassen.
- Allgemeine Betriebskosten: Berücksichtigen Sie Kosten für Büroräume, laufende Nebenkosten und Materialien, die vom Recruiting-Team genutzt werden.
3. Variable Recruiting-Kosten
- Werbekosten: Schätzen Sie den Gesamtbetrag, den Sie für Stellenausschreibungen, Online-Anzeigen, Social Media Promotions und andere Marketingmaßnahmen ausgeben werden.
- Agenturgebühren: Schätzen Sie alle Gebühren, die Sie an externe Personalvermittlungsfirmen zahlen, z. B. wenn Sie schwer zu besetzende Positionen einstellen. Haben Sie Erfahrungswerte, wie viele Personen mithilfe von Personalvermittlern eingestellt wurden?
- Berücksichtigung von Empfehlungsprämien: Wenn Sie entsprechende Erfahrungswerte haben, schätzen Sie die Belohnungen ein, die Sie Mitarbeitenden für erfolgreiche Kandidatenempfehlungen zahlen werden.
- LinkedIn und andere Plattformen: Kosten für Lizenzen oder Abonnements für LinkedIn Recruiting und andere Recruiting-Plattformen.
4. Schätzen Sie die Kosten für Recruiting-Technologien
- Bewerbermanagementsystem: Berücksichtigen Sie Gebühren für ein ATS oder andere Recruiting-Software, die Sie nutzen.
- Assessment-Tools: Fügen Sie Kosten für Testsoftware für Kandidaten oder Screening-Tools hinzu.
- Weitere Recruiting-Technologie-Kosten: Berücksichtigen Sie zusätzliche Technologieausgaben wie z. B. Zugriff auf Lebenslaufdatenbanken oder Software zur Überprüfung von Hintergrunddaten.
5. Berechnen Sie die Kosten pro Einstellung
Gesamteinstellungskosten: Addieren Sie alle Kosten aus den vorherigen Schritten, um eine Schätzung Ihrer gesamten Recruiting-Ausgaben zu erhalten.
Kosten pro Einstellung: Teilen Sie die gesamten Recruiting-Kosten durch die Gesamtanzahl der Einstellungen.
Beispielberechnung
- Gesamtanzahl der Einstellungen: 20
- Fixkosten: $80,000
- Variable Recruiting-Kosten: $20,000
- Recruiting-Technologiekosten: $10,000
Gesamteinstellungskosten:
10.000 + 80.000 + 5.000 = 95.000
Kosten pro Einstellung:
95.000/20 = 4.750
In diesem Fall lägen Ihre Kosten pro Einstellung bei $4.750.
Mit dieser Methode erhalten Sie ein klares Bild davon, wie viel es Ihr Unternehmen kostet, einen neuen Mitarbeitenden einzustellen. Zudem können Sie Bereiche erkennen, in denen Sie Kosten senken oder die Effizienz steigern können, z. B. wenn ein bestimmtes Jobportal hohe Kosten verursacht, aber kaum Kandidaten liefert.
10 Best Practices, um Recruiting-Kosten zu senken und zu kontrollieren
Natürlich wollen wir alle mehr für weniger. Wie können Sie also Ihre Recruiting-Kosten senken und gleichzeitig andere Recruiting-Kennzahlen wie die Qualität der Neueinstellungen verbessern?
1. Effektive Planung
Die Einstellung der richtigen Talente beginnt mit sorgfältiger Planung, und allein, dass Sie diesen Beitrag lesen, ist bereits ein großartiger Anfang!
Ein klar definierter Plan hilft dabei, Ressourcen effektiv zuzuweisen, unnötige Ausgaben für Recruiting und Onboarding neuer Mitarbeitender zu minimieren und sorgt für ein besseres Kandidaten-Erlebnis. Außerdem lassen sich Fehlbesetzungen und Überbesetzungen vermeiden.
Ein solider Einstellungsplan berücksichtigt nicht nur die Gewinnung neuer Mitarbeitender, sondern auch deren langfristigen Erfolg und Verbleib im Unternehmen (wodurch der erneute Recruiting-Bedarf sinkt).
Zum Beispiel hilft er, Aufgaben und Zuständigkeiten klar zu definieren und Gespräche über interne Mobilität und Entwicklung zu ermöglichen.
2. Stärken Sie Ihre Arbeitgebermarke
Investitionen in Ihre Arbeitgebermarke helfen Ihnen dabei, Kandidat:innen anzuziehen und den Bedarf an kostenintensiver Werbung zu reduzieren, was zu mehr qualitativ hochwertigen Bewerbungen führt.
Kern Ihrer Arbeitgebermarke ist Ihr Employer Value Proposition (EVP) – also das, was Sie als Arbeitgeber im Austausch für die Arbeitsleistung bieten.
Eine klar definierte EVP hilft Ihnen, bestehende Mitarbeitende zu halten und passende Kandidat:innen für Ihre Positionen zu begeistern.
3. Automatisierung
Obwohl ein Großteil der Rekrutierung Kreativität und persönliche Kontakte zu Kandidat:innen erfordert, gibt es auch eine beträchtliche Menge an sich wiederholenden Aufgaben und Ineffizienzen.
Rekrutierungsautomatisierung automatisiert viele dieser Aufgaben, um Verwaltungsaufwand zu reduzieren und Rekrutierungsteams den Rücken freizuhalten, damit sie sich auf wichtigere Dinge wie Gespräche mit Kandidat:innen und die weitere Optimierung des Rekrutierungsprozesses konzentrieren können.
Besonders gut für die Automatisierung geeignet sind:
- Veröffentlichung von Stellenbeschreibungen
- Kommunikation, z. B. Absagen, Informationen oder Erinnerungen
- Terminvereinbarung für Vorstellungsgespräche
- Erstellung von Berichten.
Lesen Sie unsere Zusammenfassung der besten automatisierten Recruiting-Softwares für Systeme, die in diesem Bereich überzeugen.
4. Vorhandene Mitarbeiter:innen nutzen
Bestehende Mitarbeiter:innen sind eine hervorragende Quelle für Kandidat:innen, denn sie kennen Ihre Positionen und Ihr Unternehmen am besten.
Wenn Ihre Arbeitgebermarke und Ihr EVP stark sind, sollte das nicht allzu schwierig sein. Sie können aber auch Anreize schaffen und es den Mitarbeitenden erleichtern, indem Sie sie über offene Stellen mit Stellenbeschreibungen informieren, die sie weitergeben können.
Sie können aktuelle Beschäftigte auch in Ihre Recruitment-Marketing-Aktivitäten einbinden und Erfahrungsberichte sowie Geschichten auf Ihrer Website und in sozialen Medien teilen, um Ihre Unternehmenskultur hervorzuheben.
5. Gute Datenhygiene umsetzen
Rekrutierungskosten zu senken bedeutet, Ihren Rekrutierungsprozess zu beobachten und Ineffizienzen sichtbar zu machen. Dafür brauchen Sie hochwertige Daten, die die Realität abbilden.
Der beste Weg dazu ist, regelmäßig nachzuhaken und mit Ihrem Team und den einstellenden Führungskräften im Austausch zu bleiben, um ihnen zu helfen, die Gewohnheit zu entwickeln, Daten einzugeben und zu aktualisieren.
Um zum Beispiel sicherzustellen, dass Screening-Gespräche ins System eingetragen werden, setzen Sie einen KPI dafür und kontrollieren Sie regelmäßig.
Wenn Sie sicherstellen möchten, dass Führungskräfte ihr Feedback eintragen, fragen Sie nach jedem Vorstellungsgespräch nach und stellen Sie sicher, dass es qualitativ hochwertiges Feedback ist.
6. Stellenanzeigen optimieren
Sie möchten Ihre Stellenanzeigen möglichst vielen potenziellen Kandidat:innen zugänglich machen. Die Entwicklung einer guten SEO-Strategie für Recruiting trägt wesentlich dazu bei, das meiste aus jeder Veröffentlichung herauszuholen.
Auch das Verfassen klarer, zielgerichteter Stellenbeschreibungen hilft, die passendsten Bewerber:innen anzuziehen und die Anzahl ungeeigneter Bewerbungen zu verringern.
Als Orientierung empfiehlt sich der ausgezeichnete Leitfaden von Mariya Hristova Wie man eine Stellenbeschreibung schreibt.
7. Schulungen
Investieren Sie in Schulungen für interne Teams, um deren Fähigkeiten in Bereichen wie Kandidatensuche, Interviews und Verhandlungsführung zu verbessern. Das sollte sich hoffentlich langfristig auszahlen.
8. Intern einstellen
Das Talent, das Sie benötigen, könnte bereits in Ihrer Organisation vorhanden sein – und damit entfällt die Notwendigkeit, extern zu suchen.
Eine Möglichkeit, interne Talentbedarfe zu decken, ist die Implementierung effektiver Lern- und Entwicklungsstrategien und der Aufbau einer kompetenzbasierten Organisation.
Statt sich auf Jobtitel und Positionen zu konzentrieren, stehen die individuellen Fähigkeiten und Kompetenzen Ihrer Mitarbeitenden im Vordergrund – und wie diese am sinnvollsten entwickelt und eingesetzt werden können, um den geschäftlichen Bedarf zu decken.
9. Auslagern
Recruitment Process Outsourcing kann dabei helfen, Kosten zu senken, indem Zeit und Ressourcen bei der Kandidatensuche eingespart werden. In der Regel unterstützen die Recruiter:innen auch beim Interviewprozess, sodass beide Seiten feststellen können, ob es wirklich passt.
Mögliche Optionen sind ein professioneller Recruiting-Service, eine Professional Employer Organization oder ein Employer of Record.
10. Kostenlose/günstige Tools nutzen
Der Einsatz kostenloser oder kostengünstiger Tools kann die Rekrutierungsausgaben erheblich senken, ohne dabei an Effizienz einzubüßen. Beispielsweise können Sie mit einer kostenlosen Lohnabrechnungslösung Ihre Gesamtkosten senken und gleichzeitig die Lohn- und Gehaltsabrechnung zusammen mit den Recruiting-Maßnahmen optimieren.
Durch die Nutzung von Online-Plattformen und Software mit keinen oder geringen Gebühren können Unternehmen die Kosten für Personalvermittlungsagenturen, Marketingausgaben und administrative Aufgaben senken und das Recruiting auch mit begrenztem Budget effizienter gestalten.
