Aufbau einer Personalabteilung: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung
Der Aufbau einer HR-Abteilung ist ein aufregendes und anspruchsvolles Vorhaben, das Ihrem Unternehmen dabei helfen wird, zu wachsen und bessere Leistungen zu erbringen. Das Verständnis der Rolle der Personalabteilung in kleinen und mittleren Unternehmen sowie in Großunternehmen ist entscheidend, wenn Sie eine effektive HR-Abteilung von Grund auf aufbauen.
Hier erläutere ich die Gründe, warum eine HR-Abteilung wichtig ist, und wie Sie eine solche Abteilung aufbauen oder Ihre bestehende erweitern können.
Warum ist eine HR-Abteilung wichtig?
HR-Abteilungen sind für vieles verantwortlich, darunter:
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- Personalbeschaffung
- Einarbeitung neuer Mitarbeitender
- Lernen und Entwicklung
- Erstellung und Aktualisierung von Unternehmensrichtlinien
- Gehaltsabrechnung (manchmal)
- Pflege von Personalakten
- Vergütung und Zusatzleistungen
- Leistungsmanagement
- Beziehungen zu Mitarbeitenden und Arbeitsbeziehungen
- Ethik und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
- Beratung zu Strategien zur Bindung von Mitarbeitenden
- Austrittsmanagement.
Letztendlich wird eine strategisch ausgerichtete HR-Abteilung Sie effizienter machen und dazu beitragen, dass die richtigen Talente vorhanden sind, um die Unternehmensziele zu erreichen (und dass sie über alles verfügen, was sie für ihren Erfolg benötigen).
Wenn Talente das Lebenselixier Ihres Unternehmens sind, dann ist die Personalabteilung so etwas wie Ihr Hämatologe bzw. Ihre Hämatologin!
Wenn Sie also gerade anfangen oder Ihre bestehende HR-Abteilung verbessern müssen, können Sie folgendermaßen vorgehen.
Ihre Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Aufbau einer HR-Abteilung
- Machen Sie sich Ihre Bedürfnisse klar
- Bewerten Sie den aktuellen Stand der HR in Ihrem Unternehmen
- Besetzen Sie vorrangige Positionen
- Systematisieren Sie die Personalakten
- Formalisieren Sie Ihre grundlegenden HR-Richtlinien
- Entwickeln Sie grundlegende Prozesse für Personalbeschaffung und Einarbeitung
- Legen Sie die Vergütung der Mitarbeitenden fest und dokumentieren Sie sie
- Bewerten Sie Ihre technologische Infrastruktur
- Bewerten Sie Ihre Compliance-Protokolle
- Erstellen Sie ein Mitarbeiterhandbuch
- Erstellen Sie Ihren L&D-Plan
1. Machen Sie sich Ihre Bedürfnisse klar
Unabhängig davon, in welcher Phase Sie sich befinden, ist es sinnvoll, zunächst ein klares Verständnis Ihrer unmittelbaren Bedürfnisse zu entwickeln und davon, wie eine HR-Abteilung Sie dabei unterstützen kann, Ihre Ziele in Zukunft zu erreichen.
Im Allgemeinen wird davon ausgegangen, dass Sie mindestens eine HR-Kraft pro 100 Mitarbeitende benötigen. Letztendlich hängt dies jedoch von den Bedürfnissen Ihres Unternehmens ab.
Wenn Sie gerade anfangen, würde ich mindestens eine erfahrene HR-Generalistin oder einen erfahrenen HR-Generalisten empfehlen, die bzw. der Prozesse aufbauen, Richtlinien verfassen, Sie bei der Einhaltung von Vorschriften unterstützen und Ihnen dabei helfen kann, die Gehaltsabrechnung selbst durchzuführen.
Als Nächstes kommt wahrscheinlich eine auf Ihre Branche spezialisierte Person für die Personalbeschaffung mit entsprechender Erfahrung hinzu.
2. Bewerten Sie den aktuellen Stand der HR in Ihrem Unternehmen
Wenn Ihr Unternehmen bereits über eine HR-Abteilung verfügt und Sie diese erweitern möchten, beginnen Sie damit, die Richtlinien, Initiativen, Verfahren und Strategien zu erfassen, die derzeit bei Ihnen umgesetzt sind.
Bewerten Sie die folgenden HR-Verantwortlichkeiten und deren Leistung auf einer Skala von 1 bis 10.
- Umsetzung von Richtlinien
- Personalplanung
- Personalbeschaffung
- Administrative Aufgaben, z. B. Lohn- und Gehaltsabrechnung
- Leistungsmanagement
- Vergütungsprogramm-Management
- Lernen und Entwicklung der Mitarbeitenden
- Karriereplanung
- Bewertung der Mitarbeiterfunktionen
- Beziehungen zu Stakeholdern und Arbeitsbeziehungen
- Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften
- Mitarbeiterengagement und Kommunikation
- Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeitenden
- Gesundheit und Wohlbefinden der Mitarbeitenden.
Führen Sie als Nächstes eine Analyse von Qualifikationslücken durch, um ein klares Verständnis der Rollen, Positionen und Qualifikationslücken zu erhalten.
Die Erkenntnisse, die Sie aus diesem Prozess gewinnen, helfen dabei zu bestimmen, wie viele Mitarbeitende Ihre neue Personalabteilung einstellen sollte und welche Anforderungen sie erfüllen sollten.
3. Vorrangige Positionen besetzen
Nachdem Sie nun einen Überblick über die geschäftlichen Prioritäten und die bereits vorhandenen Qualifikationen haben, ist es an der Zeit, Qualifikationslücken zu schließen.
Wenn Sie beispielsweise überwiegend Fachkräfte im Ingenieurwesen einstellen, wird ein technischer Personalvermittler diese Einstellung wahrscheinlich am stärksten unterstützen.
Zusätzlich zu den üblichen Kompetenzen (Compliance, Personalbeschaffung usw.) sollten Sie während des Einstellungsprozesses auf einige wichtige Personalmanagement-Kompetenzen achten, an die Sie vielleicht noch nicht gedacht haben:
- Geschäftssinn
- Datenanalyse und Berichterstattung
- Networking
- Coaching.
4. Mitarbeiterdaten systematisieren und einen Prozess zur Aufbewahrung von Unterlagen entwickeln
Da nun die richtigen Kompetenzen vorhanden sind, ist es an der Zeit, Prozesse aufzubauen und, sozusagen, Ordnung zu schaffen.
Jede Arbeitskraft benötigt eine Personalakte. Früher lag dieses Dokument in Papierform vor, heute verfügen die meisten Unternehmen jedoch über digitale Aufzeichnungen, die in einem HRIS/HRMS oder einem ähnlichen System gespeichert sind.
Die folgenden Beispiele gehören zu den HR-Dokumenten, über die Sie verfügen sollten und die es Ihrer Personalabteilung erleichtern, ihre Aufgaben zu erfüllen:
- Unterlagen zur Personalbeschaffung
- Formular zur Arbeitsberechtigung
- Unterlagen zur Lohn- und Gehaltsabrechnung
- Aufzeichnungen zur Mitarbeiterleistung
- Aufzeichnungen über die Beendigung von Arbeitsverhältnissen
- Nachweise über abgeschlossene Schulungs- und Entwicklungsmaßnahmen der Mitarbeitenden
- Unterlagen zu Disziplinarmaßnahmen.
Jede Personalabteilung sollte diese Dokumente aufbewahren und einfachen Zugriff darauf haben. Sie können dies mit Teamleitern und direkten Vorgesetzten besprechen und genügend Daten sammeln, um eine grundlegende Basis zu entwickeln.
Es ist außerdem notwendig, mit Ihrer IT-Abteilung zusammenzuarbeiten, um eine Online-Speicherung von Mitarbeiterdaten zu entwickeln. Dadurch werden Zugänglichkeit und Datenschutz gewährleistet. Ein Mitarbeiterinformationssystem kann dabei helfen, diese Aufzeichnungen zu zentralisieren und Mitarbeiterinformationen übersichtlich und zugänglich zu halten.
5. Ihre grundlegenden Personalrichtlinien formalisieren
Möglicherweise beginnen Sie ohne jegliche Informationen oder verfügen nur über begrenzte Daten zu den Richtlinien, die Ihre Personalabteilung befolgen sollte.
Die folgenden Punkte sollten die Grundlage bilden, aber Sie können weitere hinzufügen, wenn Ihr Unternehmen wächst und der Personalbedarf steigt.
- Anwesenheit der Mitarbeiter
- Arbeitszeiten
- Personalbeschaffung
- Leistungsmanagement der Mitarbeiter
- Überstunden der Mitarbeiter
- Beendigung des Arbeitsverhältnisses
- Urlaubsrichtlinien
- Nachfolgeplanung für Mitarbeiter
- Richtlinie zur Nichtdiskriminierung
- Verhalten der Mitarbeiter
- Datenschutz und Vertraulichkeit
- Probezeit
- Richtlinie zu Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz
- Richtlinie zu illegalen Substanzen
Mit der Zeit stellen Sie vielleicht fest, dass Sie zwei oder mehr Richtlinien zu einer einzigen zusammenfassen können. Als allgemeine Regel gilt, dass sie stets prägnant und leicht verständlich sein sowie allen Mitarbeitern zur Verfügung stehen sollten.
Nutzen Sie unsere Liste mit Beispielen für HR-Richtlinien, um Ihre eigenen Richtlinien zu entwickeln und zu aktualisieren.
6. Entwickeln Sie grundlegende Prozesse für Personalbeschaffung und Einarbeitung
Sie müssen eine Art formellen Personalbeschaffungsprozess einführen. Die meisten Auswahlverfahren umfassen dieselben sieben grundlegenden Schritte:
- Entgegennahme von Bewerbungen/Identifizierung von Kandidaten
- Prüfung und Vorauswahl der Kandidaten
- Durchführung von Vorstellungsgesprächen
- Erstellung einer Auswahlliste der besten Kandidaten
- Durchführung von Hintergrund- und Referenzprüfungen
- Auswahl des am besten geeigneten Bewerbers
- Unterbreitung eines Stellenangebots.
Sie sollten außerdem wissen, wer an den einzelnen Schritten beteiligt sein wird und welche Dokumente und Werkzeuge für die Personalbeschaffung diese Personen verwenden werden.
Überlegen Sie, welche Fragen sie in jeder Phase stellen und welche Unterlagen sie sammeln sollten.
Im nächsten Schritt skizzieren Sie den Einarbeitungsprozess und die Phasen, die Ihre HR-Abteilungen abdecken sollten.
Beispielsweise sollten sie wissen, wie die Vorbereitung vor dem Arbeitsantritt in Ihrem Unternehmen abläuft, was während der Einführung am ersten Tag geschieht, welcher Umfang an Unterlagen für neue Mitarbeiter erforderlich ist und was für alle während der ersten Woche verpflichtend ist.
Darüber hinaus empfehle ich, dass jeder neue Mitarbeiter einen 30-60-90-Tage-Plan erhält, der ihn bei der Einarbeitung unterstützt.
7. Vergütung und Zusatzleistungen der Mitarbeiter festlegen und dokumentieren
Überprüfen Sie die Struktur der Gehälter und Zusatzleistungen Ihrer Mitarbeiter und unternehmen Sie die letzten Schritte zu ihrer Formalisierung. Berücksichtigen Sie Folgendes:
- Stundenlohn und Gehalt der Mitarbeiter
- Altersvorsorge der Mitarbeiter
- Krankenversicherung
- Fonds für das Wohlbefinden der Mitarbeiter
- Bezahlter Urlaub
- Gehaltserhöhungen und Boni für Mitarbeiter.
Sie können auch verschiedene finanzielle Anreize wie Aktienoptionen, die Erstattung von Reisekosten, Gewinnbeteiligungen, Mitarbeiterbekleidung und Umzugspakete berücksichtigen.
Belohnungen für Mitarbeiter müssen nicht unbedingt finanzieller Art sein. Sie können umfassendere Pakete anbieten, die berufliche Weiterentwicklung, Unternehmensrabatte, flexible Arbeitszeiten, die Anerkennung von Mitarbeitern und Anerkennungsprogramme umfassen.
Mit der Zeit können Sie Daten überprüfen und Rückmeldungen von Mitarbeitern einholen, um Ihr Gesamtvergütungsangebot zu optimieren. Zu Beginn ist es am wichtigsten, ein grundlegendes Angebot bereitzustellen.
8. Bewerten Sie Ihre technologische Infrastruktur
Ihre HR-Abteilung profitiert von spezialisierter HR-Software für kleine Unternehmen, die den Verwaltungsaufwand reduziert und dabei hilft, Prozesse zu automatisieren.
Dies könnte ein Bewerbermanagementsystem sein, das die Personalbeschaffung effizienter gestaltet, oder ein Lernmanagementsystem, das Schulung und Entwicklung unterstützt.
Vorteile der richtigen HR-Software umfassen eine einfachere Lohnabrechnung, Personalverwaltung, Datenpflege, Leistungsmanagement, die Vorauswahl und Nachverfolgung von Bewerbern, Teamkommunikation sowie Lernen und Entwicklung.
Denken Sie daran, dass diese Technologie gesetzeskonform sein und zu den Anforderungen und Herausforderungen Ihres Unternehmens und Ihrer HR-Abteilung passen muss.
Weitere nützliche Tools:
- Software für die Personalbeschaffung
- Onboarding-Software
- Lohnabrechnungssoftware für kleine Unternehmen
- Software zur Prüfung von Referenzen
9. Bewerten Sie die Compliance-Richtlinien
HR-Abteilungen gehören zu den wichtigsten Akteuren, wenn es darum geht, die Abläufe Ihres Unternehmens an Arbeitsgesetze und -vorschriften anzupassen.
Erleichtern Sie ihnen die Arbeit, indem Sie die Compliance-Richtlinien und Ihre aktuellen Vorgehensweisen überprüfen.
Vergleichen Sie Ihre bestehenden Richtlinien mit den neuesten gesetzlichen Bestimmungen und passen Sie Verfahren an oder führen Sie solche ein, die sicherstellen, dass Sie Ihre Belegschaft gesetzeskonform rekrutieren und verwalten.
10. Erstellen Sie ein Mitarbeiterhandbuch
Erstellen Sie ein Mitarbeiterhandbuch, nehmen Sie die grundlegenden Richtlinien für Ihre Belegschaft auf und teilen Sie es mit Ihrer neuen HR-Abteilung und Ihren Mitarbeitern.
Dieses Dokument sollte außerdem Informationen über die Unternehmenskultur, Vision, Mission, den Hintergrund des Unternehmens sowie die Rechte und Pflichten der Mitarbeiter enthalten.
Sie können Software für Mitarbeiterhandbücher verwenden, um Ihr Handbuch zu erstellen und zu aktualisieren.
Um neue Mitarbeiter am ersten Tag nicht mit zu vielen Informationen zu überfordern, erstellen viele HR-Teams verkürzte Mitarbeiterhandbücher für neue Mitarbeiter, die nur die wichtigsten Richtlinien enthalten.
11. Erstellen Sie Ihren L&D-Plan
HR-Teams unterstützen Mitarbeiter dabei, neue Fähigkeiten und Kenntnisse zu erwerben und in ihrer beruflichen Laufbahn voranzukommen.
Daher sollten Sie bereits beim Aufbau einer HR-Abteilung mit der Entwicklung Ihres Lern- und Entwicklungsprogramms (L&D) beginnen.
Berücksichtigen Sie Ihre L&D-Ziele, die Kompetenzlücken im Unternehmen und die Kompetenzen, die zum Erreichen Ihrer strategischen Geschäftsziele erforderlich sind.
Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern über deren Ambitionen und Interessen, denn dies hilft Ihnen dabei, ihre Karrierewege zu skizzieren.
Entwickeln Sie ein umfassendes Schulungskonzept einschließlich der Inhalte und Materialien für Lernen und Entwicklung.
Hier finden Sie einen hilfreichen Artikel zur Entwicklung Ihrer Lern- und Entwicklungsstrategie.
Auslagern oder nicht auslagern?
Einige Unternehmen entscheiden sich dafür, ihre Personalfunktion ganz oder teilweise auszulagern.
Das Outsourcing der HR wird häufig in den frühen Phasen des Aufbaus eines HR-Teams geprüft. Beauftragen wir für bestimmte Aufgaben eine professionelle Arbeitgeberorganisation (PEO) oder ein Lohnabrechnungsunternehmen?
Die Antwort hängt von der Erfahrung und dem Zuständigkeitsbereich Ihres internen HR-Teams sowie von der Strategie, den Zielen und dem Zeitplan Ihres Unternehmens ab.
Wenn Sie beispielsweise internationale Mitarbeiter einstellen möchten, ist es wahrscheinlich sinnvoll, sich damit zu befassen, wie ein registrierter Arbeitgeber (EOR) Sie unterstützen kann.
Manchmal können Budgetbeschränkungen auftreten. In diesem Fall können Sie einen Partner für das HR-Outsourcing beauftragen, der Sie bei verschiedenen Aufgaben unterstützt, die schlicht Bestandteil einer Dienstleistung oder eines Produkts sind.
Ein gutes Beispiel hierfür ist die Beauftragung eines Versicherungsmaklers für Mitarbeiterleistungen, der als Erweiterung Ihrer Funktion für Mitarbeiterleistungen agiert.
Der Aufbau einer HR-Abteilung wird sich auszahlen
Der Aufbau eines HR-Teams ist eine spannende und herausfordernde Aufgabe, die Ihrem Unternehmen helfen wird, zu wachsen und bessere Leistungen zu erbringen.
Auch wenn Sie ein kleines Unternehmen oder ein Startup in der Frühphase sind, wird sich eine Personalabteilung auszahlen, indem sie dafür sorgt, dass Sie die gesetzlichen Vorschriften einhalten, Ihre Anforderungen an Talente erfüllt werden und Sie eine beneidenswerte Arbeitgebermarke entwickeln können.
Wenn Sie über eine Auslagerung nachdenken, sehen Sie sich unsere Auswahl der besten PEOs und besten EORs an, um den Einstieg zu erleichtern.
Ein paar nützliche Artikel, die Sie auf Ihrem Weg unterstützen:
