Aufbau einer Personalabteilung: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung
Der Aufbau einer Personalabteilung ist eine spannende und herausfordernde Aufgabe, die Ihrem Unternehmen beim Wachstum und bei der Leistungssteigerung hilft. Das Verständnis der Rolle des Personalwesens in KMU und in großen Unternehmen ist unerlässlich, wenn Sie eine effektive Personalabteilung von Grund auf neu strukturieren möchten.
Hier erkläre ich, warum eine Personalabteilung wichtig ist und wie Sie eine aufbauen oder Ihre bestehende erweitern können.
Warum ist eine Personalabteilung wichtig?
Personalabteilungen sind für viele Aufgaben zuständig, einschließlich:
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- Rekrutierung
- Einarbeitung neuer Mitarbeitender
- Lernen und Entwicklung
- Erstellung und Aktualisierung von Unternehmensrichtlinien
- Lohn- und Gehaltsabrechnung (manchmal)
- Pflege der Mitarbeitendendaten
- Vergütung und Zusatzleistungen
- Leistungsmanagement
- Mitarbeiter- und Arbeitsbeziehungen
- Ethik und rechtliche Einhaltung
- Beratung zu Strategien zur Mitarbeiterbindung
- Offboarding.
Letztlich sorgt eine strategisch ausgerichtete Personalabteilung für mehr Effizienz und trägt dazu bei, dass das richtige Talent zur Erreichung der Unternehmensziele vorhanden ist (und die Mitarbeitenden alles haben, was sie für ihren Erfolg benötigen).
Wenn Talent das Lebensblut Ihrer Organisation ist, ist das Personalwesen wie Ihr Hämatologe bzw. Ihre Hämatologin!
Ob Sie gerade erst anfangen oder Ihre bestehende Personalabteilung verbessern möchten – so können Sie vorgehen.
Ihr Schritt-für-Schritt-Leitfaden für den Aufbau einer Personalabteilung
- Klären Sie Ihren Bedarf
- Analysieren Sie den aktuellen Stand des Personalwesens in Ihrem Unternehmen
- Stellen Sie die wichtigsten Rollen ein
- Systematisieren Sie die Mitarbeitendendaten
- Formalisieren Sie grundlegende HR-Richtlinien
- Entwickeln Sie grundlegende Rekrutierungs- und Onboarding-Prozesse
- Bestimmen und dokumentieren Sie Mitarbeitendenvergütung
- Bewerten Sie Ihre technische Infrastruktur
- Überprüfen Sie die Einhaltungsprotokolle
- Erstellen Sie ein Mitarbeiterhandbuch
- Entwickeln Sie Ihren L&D-Plan
1. Klären Sie Ihren Bedarf
In welcher Phase Sie sich auch befinden, es ist gute Praxis, sich zunächst einen klaren Überblick über Ihren unmittelbaren Bedarf zu verschaffen und zu prüfen, wie eine Personalabteilung dabei helfen kann, Ihre zukünftigen Ziele zu erreichen.
Allgemein gilt, dass Sie mindestens eine HR-Person pro 100 Mitarbeitende benötigen, aber letztendlich hängen die Anforderungen von den Bedürfnissen Ihrer Organisation ab.
Wenn Sie gerade erst starten, empfehle ich mindestens eine erfahrene HR-Generalistin oder einen Generalisten, die oder der Prozesse entwickeln, Richtlinien verfassen, Ihnen zur Einhaltung der Compliance verhilft und beim Durchführen der Lohnabrechnung unterstützt.
Als Nächstes folgt wahrscheinlich ein spezialisierter Recruiter mit Erfahrung in Ihrer Branche.
2. Analysieren Sie den aktuellen Stand des Personalwesens in Ihrem Unternehmen
Wenn Ihr Unternehmen bereits eine Personalabteilung hat und Sie diese erweitern möchten, beginnen Sie damit, die bestehenden Richtlinien, Initiativen, Abläufe und Strategien zu bewerten.
Bewerten Sie die folgenden Aufgabenbereiche des Personalwesens und deren Leistung auf einer Skala von 1–10.
- Umsetzung von Richtlinien
- Personalplanung
- Personalbeschaffung
- Verwaltungsaufgaben, z. B. Lohnabrechnung
- Leistungsmanagement
- Verwaltung von Vergütungsprogrammen
- Mitarbeiterschulung und -entwicklung
- Karriereplanung
- Bewertung der Mitarbeiterfunktionen
- Beziehungen zu Interessengruppen und Industrie
- HR-Compliance
- Mitarbeiterbindung und -kommunikation
- Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeiter
- Mitarbeiterwohlbefinden und -gesundheit.
Führen Sie als Nächstes eine Fähigkeitenlücken-Analyse durch, um einen klaren Überblick über Rollen, Positionen und Kompetenzlücken zu erhalten.
Die Erkenntnisse, die Sie aus diesem Prozess gewinnen, helfen Ihnen dabei festzulegen, wie viele Mitarbeitende Ihre neue HR-Abteilung rekrutieren sollte und welche Anforderungen sie erfüllen müssen.
3. Bevorzugte Rollen einstellen
Nun haben Sie einen Überblick über die Unternehmensprioritäten und bereits vorhandene Kompetenzen, jetzt ist es an der Zeit, etwaige Kompetenzlücken zu schließen.
Wenn Sie beispielsweise vor allem Ingenieur-Talente rekrutieren, wird ein technischer Recruiter für diese Stelle wahrscheinlich den größten Mehrwert bieten.
Neben den üblichen (Compliance, Rekrutierung usw.) sind hier einige wichtige HR-Kompetenzen, auf die Sie im Einstellungsprozess achten sollten und an die Sie vielleicht nicht gedacht haben:
- Unternehmensverständnis
- Datenanalyse und Berichterstattung
- Netzwerken
- Coaching.
4. Mitarbeitendendaten systematisieren und einen Dokumentationsprozess entwickeln
Nun, da die richtigen Kompetenzen vorhanden sind, ist es an der Zeit, Prozesse aufzubauen und sozusagen Ordnung ins Haus zu bringen.
Jede Arbeitskraft benötigt eine Personalakte. Früher war dies ein Papierdokument, doch die meisten Unternehmen speichern solche Unterlagen heute digital in einem HRIS/HRMS oder ähnlichem System.
Die folgenden Beispiele sind einige HR-Dokumente, die Sie besitzen sollten und die es Ihrer HR-Abteilung erleichtern, ihre Aufgaben zu erfüllen:
- Einstellungsunterlagen
- Formular zur Arbeitsberechtigung
- Lohn- und Gehaltsdokumente
- Mitarbeiterleistungsaufzeichnungen
- Kündigungsunterlagen
- Dokumentationen über absolvierte Schulungen und Weiterbildungen der Arbeitnehmenden
- Dokumente zu Disziplinarmaßnahmen.
Jede HR-Abteilung sollte diese Dokumente aufbewahren und unkomplizierten Zugriff darauf haben. Sie können dies mit Teamleitern und Bereichsverantwortlichen besprechen und genügend Daten sammeln, um die grundlegende Datenbasis aufzubauen.
Die Zusammenarbeit mit Ihrer IT-Abteilung zum Aufbau eines Online-Speichers für Mitarbeitendendaten ist ebenfalls erforderlich. Das stellt Zugänglichkeit und Datenschutz sicher.
5. Formulieren Sie Ihre grundlegenden HR-Richtlinien
Sie verfügen möglicherweise über keinerlei Informationen oder nur begrenzte Daten zu den Richtlinien, denen Ihre HR-Abteilung folgen sollte.
Folgende Punkte bilden die Ausgangsbasis, können aber mit dem Wachstum Ihres Unternehmens und steigendem Personalbedarf ergänzt werden.
- Mitarbeiteranwesenheit
- Arbeitszeiten
- Rekrutierung
- Leistungsmanagement der Mitarbeitenden
- Überstunden
- Kündigung von Mitarbeitenden
- Abwesenheitsregelungen
- Nachfolgeplanung
- Antidiskriminierungsrichtlinie
- Verhaltensregeln für Mitarbeitende
- Datenschutz und Vertraulichkeit
- Probezeit
- Gesundheits- und Arbeitssicherheitsrichtlinie
- Richtlinie zu verbotenen Substanzen
Mit der Zeit wirst du vielleicht feststellen, dass du zwei oder mehr Richtlinien zu einer zusammenfassen kannst. Als allgemeine Regel sollten sie immer prägnant, leicht verständlich und für alle Mitarbeitenden zugänglich sein.
Nutze unsere Liste mit Beispielen für HR-Richtlinien, um deine eigenen zu entwickeln und zu überarbeiten.
6. Entwickle grundlegende Rekrutierungs- und Onboarding-Prozesse
Du solltest einen formalen Rekrutierungsprozess einführen. Die meisten Auswahlverfahren bestehen aus denselben sieben grundlegenden Schritten:
- Entgegennahme von Bewerbungen/Recherche von Kandidaten
- Sichtung und Vorauswahl von Kandidaten
- Führen von Vorstellungsgesprächen
- Erstellung einer Shortlist der besten Kandidaten
- Durchführung von Background- und Referenzprüfungen
- Auswahl des passendsten Bewerbers
- Versenden eines Jobangebots.
Du solltest außerdem festlegen, wer an welchem Schritt beteiligt ist und welche Unterlagen und Rekrutierungs-Tools dabei eingesetzt werden.
Überlege dir, welche Fragen gestellt werden sollten und welche Dokumente in jeder Phase einzusammeln sind.
Im nächsten Schritt solltest du den Onboarding-Prozess sowie die einzelnen Phasen festlegen, die dein HR-Team betreuen sollte.
Zum Beispiel sollten sie wissen, wie das Preboarding in deinem Unternehmen abläuft, was am ersten Tag während der Orientierung passiert, welcher Umfang an Papierkram für neue Mitarbeiter*innen erforderlich ist und was für alle in der ersten Woche verpflichtend ist.
Darüber hinaus empfehle ich, für jede neue Person einen 30-60-90 Tage-Plan zu erstellen, der durch das Onboarding führt.
7. Bestimme und dokumentiere Gehalt und Benefits der Mitarbeitenden
Überprüfe deine Gehalts- und Benefits-Struktur für Mitarbeitende und treffe die letzten Schritte zur Formalisierung. Berücksichtige dabei Folgendes:
- Stundenlohn und Gehalt der Beschäftigten
- Altersvorsorge der Mitarbeitenden
- Krankenversicherung
- Fonds zur Förderung des Wohlbefindens von Mitarbeitenden
- Bezahlter Urlaub
- Gehaltserhöhungen und Boni.
Du kannst auch unterschiedliche finanzielle Anreize einbeziehen, zum Beispiel Aktienoptionen, Reisekostenerstattung, Gewinnbeteiligung, Bekleidung für Mitarbeitende und Umzugspakete.
Mitarbeitendenprämien müssen dabei nicht ausschließlich finanzieller Art sein. Du kannst auch umfassendere Pakete anbieten, die beispielsweise berufliche Weiterentwicklung, Firmenrabatte, flexible Arbeitszeiten, Anerkennung und Programme zur Mitarbeitendenanerkennung beinhalten.
Im Laufe der Zeit kannst du Daten auswerten und Feedback der Mitarbeitenden einholen, um dein gesamtes Vergütungsangebot zu optimieren. Am Anfang ist es am wichtigsten, das grundlegende Angebot festzulegen.
8. Prüfe deine technische Infrastruktur
Deine HR-Abteilung profitiert von spezialisierter HR-Software für kleine Unternehmen, die die Verwaltungsarbeit erleichtert und Prozesse automatisiert.
Das kann beispielsweise ein System zur Bewerberverwaltung zur Vereinfachung der Rekrutierung oder ein Learning Management System zur Unterstützung von Schulungen und Weiterbildungen sein.
Die Vorteile der passenden HR-Software sind unter anderem einfachere Lohnabrechnung, Personalverwaltung, Datenspeicherung, Leistungsmanagement, Screening/Tracking von Bewerbenden, Teamkommunikation sowie Lern- und Entwicklungsmanagement.
Beachte, dass diese Technologie rechtlich konform sein muss und zu den Bedürfnissen und Herausforderungen deines Unternehmens und der Personalabteilung passen sollte.
Weitere nützliche Tools:
- Personalverwaltungssoftware
- Onboarding-Software
- Lohnabrechnungssoftware für kleine Unternehmen
- Referenzprüfungssoftware
9. Compliance-Protokolle bewerten
Personalabteilungen sind eine der wichtigsten Instanzen, um die Unternehmensprozesse mit Arbeitsgesetzen und Vorschriften in Einklang zu bringen.
Erleichtern Sie ihnen die Arbeit, indem Sie die Compliance-Richtlinien und Ihre derzeitigen Abläufe bewerten.
Vergleichen Sie Ihre bestehenden Richtlinien mit den neuesten gesetzlichen Regelungen und passen Sie Verfahren an oder führen Sie diese ein, um sicherzustellen, dass Sie die Belegschaft gesetzeskonform rekrutieren und verwalten.
10. Erstellung eines Mitarbeiterhandbuchs
Erstellen Sie ein Mitarbeiterhandbuch, fügen Sie die grundlegenden Richtlinien für die Belegschaft hinzu und teilen Sie es mit Ihrer neuen Personalabteilung sowie den Mitarbeitenden.
Dieses Dokument sollte auch Informationen wie die Unternehmenskultur, Vision, Missionen, den Kontext des Unternehmens, Mitarbeiterrechte und -pflichten enthalten.
Sie können Mitarbeiterhandbuch-Software verwenden, um Ihr Handbuch zu erstellen und zu aktualisieren.
Um neue Mitarbeitende am ersten Tag nicht mit zu viel Information zu überfordern, erstellen viele HR-Teams verkürzte Mitarbeiterhandbücher für Neueinstellungen, die nur die wichtigsten Richtlinien enthalten.
11. Entwicklungs- und Lernplan aufstellen
HR-Teams unterstützen Mitarbeitende beim Erwerb neuer Fähigkeiten und Kenntnisse und begleiten sie auf ihrem Karriereweg.
Daher sollten Sie mit dem Aufbau Ihres Entwicklungs- und Lernprogramms (L&D) beginnen, wenn Sie eine Personalabteilung aufbauen.
Berücksichtigen Sie Ihre L&D-Ziele, die Qualifikationslücken im Unternehmen und welche Kompetenzen erforderlich sind, um Ihre strategischen Geschäftsziele zu erreichen.
Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitenden über deren Ambitionen und Interessen, da dies hilft, individuelle Karrierewege zu planen.
Entwickeln Sie ein abgerundetes Trainingskonzept, einschließlich passenden L&D-Inhalten und Materialien.
Hier finden Sie einen hilfreichen Beitrag, um Ihre Lern- und Entwicklungsstrategie zu entwickeln.
Outsourcen oder nicht outsourcen?
Einige Unternehmen entscheiden sich dafür, entweder alle oder einen Teil ihrer HR-Aufgaben auszulagern.
HR-Outsourcing wird oft in den frühen Phasen beim Aufbau des Personalteams erwogen. Beauftragen wir eine Professional Employer Organization (PEO) oder ein Lohnbuchhaltungsunternehmen für bestimmte Aufgaben?
Die Antwort hängt von der Erfahrung und dem Aufgabenbereich Ihres internen Personalteams sowie von Ihrer Strategie, Ihren Zielen und dem Zeitrahmen des Unternehmens ab.
Wenn Sie zum Beispiel planen, international Mitarbeitende einzustellen, dann ist es sinnvoll, sich damit zu beschäftigen, wie ein Employer of Record (EOR) unterstützen kann.
Mitunter treten Budgetbeschränkungen auf. In diesem Fall können Sie einen HR-Outsourcing-Partner beauftragen, um Sie bei verschiedenen Aufgaben zu unterstützen, die einfach Teil einer Service- oder Produktleistung sind.
Ein Beispiel hierfür ist die Zusammenarbeit mit einem Benefits-Broker, der als Erweiterung Ihrer Benefits-Funktion agiert.
Der Aufbau einer Personalabteilung zahlt sich aus
Der Aufbau eines HR-Teams ist eine spannende und herausfordernde Aufgabe, die Ihrem Unternehmen dabei helfen wird, zu wachsen und bessere Leistungen zu erzielen.
Auch als kleines Unternehmen oder Early-Stage-Startup zahlt sich eine Personalabteilung aus, indem sie Ihnen hilft, gesetzeskonform zu bleiben, Ihre Talentbedürfnisse zu erfüllen und eine beneidenswerte Arbeitgebermarke zu entwickeln.
Wenn Sie über Outsourcing nachdenken, schauen Sie sich unsere Empfehlungen für die besten PEOs und besten EORs an, um einen guten Start zu haben.
Hier sind einige hilfreiche Artikel für Ihren weiteren Weg:
