Wie man das Personalmanagement in kleinen und mittleren Unternehmen angeht
Eine gute Idee braucht ein zufriedenes, funktionierendes Team, um umgesetzt zu werden. Und eines mit dem richtigen Kompetenzset. Das gilt sowohl für ein Projekt in einem 150.000-köpfigen Unternehmen wie Microsoft als auch für ein kleines oder mittleres Unternehmen (KMU) mit 25 fleißigen Mitarbeitenden.
Die Aufgabe der Personalabteilung besteht daher darin, die Mitarbeitenden gesund und motiviert zu halten und dem Unternehmen dabei zu helfen, seine Ziele zu erreichen, indem sichergestellt wird, dass die richtigen Personen zum richtigen Zeitpunkt auf den richtigen Positionen sind.
Lesen Sie weiter, wenn Sie wissen möchten, wie das Personalmanagement (Human Resource Management, HRM) in kleinen und mittleren Unternehmen angegangen werden kann. Natürlich können auch größere Unternehmen hiervon profitieren.
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Was ist Personalmanagement (HRM)?
Ganz kurz, bevor wir ins Detail gehen: HRM ist ein strategischer Ansatz, um die wertvolle Ressource Mensch zu managen. Das Ziel ist es letztlich, das Unternehmenswachstum durch ein effektives Talentmanagement nachhaltig zu sichern.
Personalmanager sind damit beauftragt, Probleme zu lösen sowie Kolleginnen und Kollegen zu beraten und anzuleiten. Zu den Funktionen des Personalmanagements gehören:
- Recruiting – neue Talente finden, ansprechen, einstellen und einarbeiten mit Recruiting-Software für kleine Unternehmen
- Schulung und Entwicklung – die Aus- und Weiterbildung der Mitarbeitenden fördern
- Mitarbeitenden-Erfahrung – die Grundlage für ein Umfeld schaffen, in dem Mitarbeitende sich entfalten, wachsen und entwickeln können und Unterstützung sowie Anerkennung erfahren
- Bindungsstrategien – strategische Maßnahmen zur Bindung von Mitarbeitenden
- Mitarbeitendenbeziehungen – dabei helfen, eine positive Beziehung zwischen Arbeitgeber und Mitarbeitenden aufrechtzuerhalten und als Vermittler bei Konflikten fungieren
- Compliance – sicherstellen, dass das Unternehmen im Einklang mit Arbeitsgesetzen agiert
- HR-Controlling – den finanziellen Einfluss von Personalmaßnahmen messen und analysieren, einschließlich Personalkosten, Produktivität und Return on Investment in Menschen.
Ja, HRM ist zum Teil Verwaltungsarbeit – doch besonders in Schlüsselbereichen wie Lohn- und Gehaltsabrechnung, Sozialleistungen und notwendiger HR-Dokumentation muss die Administration effizient ablaufen. Das ist das Mindestmaß, das Mitarbeitende erwarten!
Doch die Entwicklung des Personalmanagements heutzutage ist nicht mehr verwaltungsorientiert, sondern stärker analytisch geprägt. Es geht darum, Daten zu nutzen, um die Organisationsentwicklung aus Mitarbeitenden-Perspektive zu steuern.
Durch die Demokratisierung von HRMS und anderen Technologien kann ein Großteil der Verwaltungsaufgaben automatisiert oder von den Mitarbeitenden selbst erledigt werden. So bleibt den HR-Verantwortlichen mehr Kapazität für strategisches Denken und Experimente.
Worin unterscheidet sich Personalmanagement in kleinen und mittleren Unternehmen?
Auch wenn die übergeordneten Ziele des HRM in allen Organisationen gleich sind, unterscheiden sich die Umsetzungswege je nach Größe und Ressourcen.
Größe
Große Unternehmen benötigen Personalabteilungen mit Spezialisten für die verschiedenen Funktionen. In kleineren Unternehmen ist das Personalmanagement in der Regel die Aufgabe von einer bis fünf Personen. Die Aufgaben können auf Personen wie den CEO, die/den Betriebsleiter(in), Personalmanager(in), People-and-Culture-Manager(in) oder interne Recruiter aufgeteilt werden.
Allgemein haben HR-Teams in kleinen Unternehmen nicht dieselben Ressourcen wie große Organisationen. Sie müssen mit weniger auskommen und HR-Verantwortliche müssen kreativer sein und Strategien sowie Tools auswählen, die ihrem Budget entsprechen.
So gehört beispielsweise in kleinen und mittleren Unternehmen die Gehaltsabrechnung oft zum Aufgabenbereich der HR, um die Gemeinkosten niedrig zu halten. In größeren Unternehmen hingegen gibt es meist eine eigene Buchhaltungs- bzw. Lohnbuchhaltungsabteilung.
Verantwortlichkeiten
Wie bereits angedeutet, übernehmen HR-Manager in KMU aufgrund kleinerer Teams meist ein breites Spektrum an Aufgaben (teils sogar außerhalb des Personalbereichs), wohingegen die Rolle in größeren Organisationen meist stärker spezialisiert ist.
Eine Studie zu portugiesischen KMU stellte fest, dass das Personalmanagement in kleinen Organisationen von einer "ständigen Informalität" geprägt ist.
Das ist ideal für HR-Profis, die Abwechslung mögen und gerne neue Rollen und Aufgaben übernehmen. In kleineren Unternehmen gibt es in der Regel mehr Freiraum für Kreativität, und es liegt an den Verantwortlichen, die Grundlagen für das Wachstum des Unternehmens zu legen.
Verwandte Lektüre: Wichtige Aufgaben im Personalbereich
Von Verwaltung zur Strategie
Mit dem Wachstum Ihrer Organisation wächst auch die Personalabteilung – zumindest sollte sie das.
Manchmal wächst eine Organisation und stellt eine HR-Fachkraft ein, die sich ausschließlich um die Verwaltung und die Einhaltung von Vorschriften kümmert. Wahrscheinlich übernimmt diese Person dann auch das Recruiting, das Workforce Management, Finanzen und vielleicht sogar das allgemeine Büromanagement.
Aber eine Unterinvestition in den HR-Bereich und die Überlastung des Teams bedeuten, dass Sie den strategischen Mehrwert verpassen, den fokussierte und erfahrene HR-Fachkräfte mitbringen können.
In gute HR-Mitarbeitende und -Prozesse zu investieren, heißt in Ihre gesamte Belegschaft zu investieren.
Sie helfen Ihnen und Ihrem Führungsteam dabei, Ihre Organisation zu skalieren und wichtige Bedürfnisse zu identifizieren, um die gesamten Unternehmensziele zu erreichen.
Möglicherweise lagern Sie die administrativen Aufgaben aus und stellen jemanden ein, der sich ausschließlich auf Personalentwicklung, Prozessoptimierung und die gewünschte Unternehmenskultur konzentriert.
Heute stelle ich fest, dass immer mehr HR-Fachkräfte einen agilen Ansatz verfolgen und dabei ähnlich wie Produktmanager für die Unternehmenskultur agieren.
Das bedeutet: Feedback einsammeln, etwas im kleinen Rahmen ausprobieren, weiteres Feedback einholen, anpassen und entweder erneut testen oder unternehmensweit einführen.
Personalmanagement in Ihrem kleinen oder mittelständischen Unternehmen: Worauf Sie achten sollten
Wenn Sie Führungskraft in einer Organisation sind und Personalverantwortung haben, ist Ihre Tätigkeit in gewisser Weise immer HR-bezogen.
Jede Organisation ist anders, aber egal, wie Ihre Personalabteilung aussieht, gibt es einige allgemeingültige HR Best Practices, von denen jedes Unternehmen profitiert.
Seien Sie proaktiv, nicht reaktiv
Oft wird HR als bürokratische Hürde – als Verwaltungs- und Kostenfaktor – wahrgenommen, die dem Umsatz im Weg steht. Deshalb wird sie häufig erst dann beachtet, wenn es bereits Probleme gibt.
Diese Wahrnehmung macht Unternehmen „HR-scheu“ und zögerlich, richtig zu investieren. Daher werden Sie als HR-Fachkraft vielleicht zustimmen, wenn jemand von einem „undankbaren Job“ spricht.
Aber wenn Sie frühzeitig in HR investieren, zahlt sich das später aus. Es ist wichtiger, proaktiv als reaktiv zu handeln. Wenn Sie die Mitarbeitenden zu spät berücksichtigen, zahlen sie am Ende mit fehlender Motivation und womöglich sogar mit gesundheitlichen Problemen.
Wenn Sie dies als frustrierte HR-Fachkraft lesen und Ihr Unternehmen einen schwierigen Umgang mit HR pflegt, dann können Sie mehr als nur Akten schieben!
Zeigen Sie Ihren Mehrwert, indem Sie sich mit anderen Unternehmensbereichen vertraut machen und aufzeigen, wie Sie mit mitarbeiterorientierten Lösungen zur Problemlösung im Unternehmen beitragen können.
Legen Sie ein strategisches Ziel fest
Wenn Sie eine HR-Fachkraft nicht nur für Verwaltungsaufgaben einstellen oder Sie selbst die Person sind, die sich künftig um HR kümmert, ist es wichtig, gemeinsam klare strategische Zielsetzungen für die HR-Funktion zu definieren.
Das bedeutet zunächst, eine Vision und ein Statement zu entwickeln, das Geschäftsziele, Kernwerte und die gewünschte Unternehmenskultur miteinander verbindet.
Hier ein Beispiel für eine HR-Mission von Unilever:
Sobald HR innerhalb der Organisation als strategische, ertragsbringende Abteilung wahrgenommen wird, steigen Zustimmung, Budget usw.
Unternehmenswerte entwickeln und stärken
Die Werte Ihres Unternehmens sind leitende Prinzipien, die sowohl die Strategie als auch die Kultur beeinflussen. Sie helfen Teams dabei, gemeinsam auf Unternehmensziele hinzuarbeiten. Sie müssen nicht einzigartig sein, sondern einfach widerspiegeln, was Ihrem Team wichtig ist.
Der Vorteil eines kleinen Teams ist, dass es einfacher ist, Feedback von Mitarbeitenden einzuholen, welche Werte ihnen wichtig sind. Wenn Sie diesen Prozess öffnen, können Mitarbeitende mehr eingebunden werden und sich stärker an der Mission Ihres Unternehmens beteiligen.
Sobald Ihre Werte definiert sind, ist es Aufgabe der HR, dafür zu sorgen, dass sie eingehalten und zum Beispiel bei der Einstellung sowie bei der Anerkennung von Mitarbeitenden berücksichtigt werden.
Schauen Sie sich diese Beispiele für Unternehmenswerte zur Inspiration an.
Erstellen und kommunizieren Sie Ihre Roadmap
Es ist wichtig, eine HR-Roadmap zu erstellen. Nicht nur zu Ihrem eigenen Vorteil, sondern auch damit alle Teammitglieder sehen können, an welchen Projekten Sie arbeiten und welchen Mehrwert Sie davon erwarten.
Nicht alle Entscheidungen, die Ihr HR-Team trifft, werden beliebt sein – vor allem, wenn sie bestehende „Gewohnheiten“ infrage stellen. Deshalb ist es wichtig, den Grund für Veränderungen klar zu kommunizieren und die Mitarbeitenden ins Boot zu holen. Nehmen Sie sich die Zeit, Fragen zu beantworten und zeigen Sie auf, wie neue Prozesse oder Strategien langfristig für alle von Vorteil sein werden.
Offene und regelmäßige Kommunikation mit den Mitarbeitenden schafft zudem einen Präzedenzfall für eine kollaborative Unternehmenskultur, in der sie sich gehört fühlen und ermutigt werden, Ideen einzubringen.
Feedback regelmäßig einholen
Im Sinne der offenen Kommunikation sollten Sie auch Feedback einholen. Matt Gould, Autor, Leadership Coach, Gründer des HTI Institute und zuletzt Podcast-Gast zu diesem Thema, bringt es schön auf den Punkt:
Feedback einzuholen – positives wie negatives – durch Methoden wie Umfragen, Vorschlagsboxen, Town Halls und Leistungsbeurteilungen ist wertvoll, um die Mitarbeitererfahrung kontinuierlich zu verbessern.
Dies ist ein entscheidender Aspekt der Metapher „HR als Produktmanager“, die ich zuvor erwähnt habe.
Ein robustes Performance Management etablieren
Unabhängig von der Teamgröße schätzen Mitarbeitende ein (gutes) Performance Management, da es ihnen klare Indikatoren dafür gibt, was sie erreicht haben und woran sie noch arbeiten sollten. Das geht weit über das jährliche Mitarbeitergespräch hinaus.
Setzen Sie möglichst auf einen kontinuierlichen Performance-Management-Prozess mit regelmäßigem Feedback, damit Führungskräfte mehr als Mentor:innen und Coach:innen agieren können. Auch Entwicklungs- und Karriereplanung sollten Teil dieses Prozesses sein.
Hier finden Sie einen umfassenden Leitfaden zur Entwicklung eines effektiven Performance-Management-Systems.
In Training und Entwicklung investieren
Training und Entwicklung (T&D) sind eng mit dem Performance Management verbunden. KMU investieren seltener in T&D, da oft Ressourcen fehlen. Gerade in kleineren Unternehmen und besonders Startups übernehmen Mitarbeitende – insbesondere in Führungsrollen – häufig Aufgaben, für die sie keine Ausbildung erhalten haben.
Wenn Sie wenigstens einige Mittel für T&D reservieren – selbst wenn es nur Zeit für Selbstlernen ist – hilft das 1) bei der effektiveren Arbeit und 2) steigert die Motivation. Investieren Sie das Budget in Kooperationen mit Expert:innen wie Coaching-Plattformen oder externe Weiterbildungsangebote.
Richtlinien und gemeinsame Dokumentation aufsetzen
Im Zuge des Unternehmenswachstums und im Zusammenhang mit dem Trend zu Remote- und internationalen Teams spart es langfristig Zeit, frühzeitig einheitliche HR-Richtlinien und Prozesse für grundlegende Funktionen wie Urlaubsbuchungen, Spesen- und Vorteilmanagement zu erstellen.
Diese lassen sich in gemeinsamen Workplace-Apps wie Slite oder Notion ablegen und sind für alle leicht zugänglich.
Ein gutes Onboarding gestalten
Recruiting für Startups ist teuer – umso wichtiger ist es, neuen Mitarbeitenden von Anfang an ein positives Erlebnis zu bieten.
Unabhängig von der Unternehmensgröße ist es lohnenswert, Zeit und Mühe in ein Onboarding zu investieren, das den Einstieg erleichtert, für die neue Rolle motiviert und die Bleibewahrscheinlichkeit erhöht.
Optimalerweise erstreckt sich Ihr Onboarding-Programm vom Zeitpunkt der Vertragsunterschrift bis zum Ende der ersten 90 Tage. Unsere Onboarding-Plattform bei Ordergroove enthält Aufgaben für die neuen Mitarbeitenden (alle mit Spaß), damit sie das Unternehmen und das Team kennenlernen und sich selbst vorstellen können – schon vor dem ersten Arbeitstag.
Lesen Sie mehr über die besten Onboarding-Praktiken und wie Sie einen 30-, 60- und 90-Tage-Plan erstellen.
Technologie nutzen
Früher waren HR-Technologien ausschließlich als Unternehmenslösungen erhältlich und nur für große Firmen bezahlbar.
Heute sind die Vorteile von HR-Software für Unternehmen aller Größen zugänglich – viele Anbieter richten sich mit erschwinglichen, cloud-basierten HR-Lösungen und Apps speziell an den KMU-Markt.
Human Resource Management Systeme (HRMS) können Sie bei der Administration unterstützen und Prozesse wie das Performance Management begleiten. Zu den typischen Funktionen gehören:
- Zeit- und Anwesenheitsmanagement
- Bewerbermanagementsysteme
- Compliance
- Leistungsverwaltung
- HR-Software mit Lohnabrechnung
- Forecasting-Lösungen
- Stundenzettel
- Onboarding
- Mitarbeiterplanung
Es gibt zudem eine Vielzahl moderner HR-Tools, die Sie bei weiteren wichtigen Aufgaben unterstützen, z. B. beim Einholen von Mitarbeiterfeedback, beim Fördern von kollegialer Wertschätzung und beim Aufbau von Beziehungen.
Statt sich auf ein einziges Tool zu verlassen (egal was die Verkäufer erzählen), ist es oft am besten, verschiedene Tools zu einem integrierten und flexiblen HR-Tech-Stack zu kombinieren, um die vollen Vorteile von HR-Software zu nutzen.
Auslagerung
Genauso wie der Einsatz von Technologie den administrativen Aufwand verringern und mehr Zeit für strategische Aufgaben schaffen kann, kann auch das Outsourcing von HR-Funktionen unterstützen.
Dies kann das Auslagern der Lohnabrechnung oder anderer administrativer Aufgaben an eine Lohnabrechnungsfirma, eine Professional Employer Organization (PEO) oder einen Employer of Record (EOR, ideal für internationale Einstellungen) bedeuten.
Für Hinweise zu möglichen Vorteilen und Punkten, die es zu beachten gilt, werfen Sie einen Blick auf unsere Artikel Was ist eine PEO? und Was ist ein Employer of Record (EOR)?.
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