Wie man das Personalmanagement in kleinen und mittleren Unternehmen angeht

Was ist Personalmanagement?

Bevor wir näher darauf eingehen: HRM ist ein strategischer Ansatz zur Verwaltung der wertvollen Ressource Mensch. Letztlich besteht das Ziel darin, dem Unternehmen durch effektives Talentmanagement zu nachhaltigem Wachstum zu verhelfen.

Personalmanager sind dafür zuständig, Probleme zu lösen und ihren Kollegen Orientierung und Anleitung zu geben. Zu den Aufgaben des HRM gehören:

• Personalbeschaffung – Suche, Gewinnung, Einstellung und Einarbeitung neuer Talente mit Personalbeschaffungssoftware für kleine Unternehmen
• Schulung und Entwicklung – Unterstützung bei der Schulung und Entwicklung von Mitarbeitern
• Mitarbeitererfahrung – Schaffung der Grundlage für ein Umfeld, in dem Mitarbeiter sich entfalten, wachsen & entwickeln können und die Unterstützung und Anerkennung anderer erfahren
• Strategien zur Mitarbeiterbindung – strategische Maßnahmen zur Bindung von Mitarbeitern
• Mitarbeiterbeziehungen – Unterstützung bei der Aufrechterhaltung einer positiven Beziehung zwischen Arbeitgebern und Mitarbeitern sowie Vermittlung bei Konflikten zwischen Mitarbeitern
• Einhaltung von Vorschriften – Sicherstellung, dass eine Organisation die arbeitsrechtlichen Vorschriften einhält
• Personalbuchhaltung – Messung und Analyse der finanziellen Auswirkungen von Personalpraktiken, einschließlich Personalkosten, Produktivität und Rendite der Investitionen in Mitarbeiter.

Ja, HRM umfasst teilweise Verwaltungsaufgaben, aber es ist wichtig, dass die Verwaltung – in wichtigen Bereichen wie Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie Zusatzleistungen und die erforderliche Personaldokumentation – effizient erledigt wird. Das ist das Minimum, das Mitarbeiter erwarten!

Die Weiterentwicklung des Personalwesens ist heute jedoch nicht auf Verwaltungsaufgaben ausgerichtet, sondern stärker analytisch geprägt. Es geht darum, Daten zu nutzen, um die Organisationsentwicklung aus der Perspektive der Mitarbeiter zu steuern.

Durch die Demokratisierung von HRMS und anderen Technologien kann ein großer Teil der Verwaltungsaufgaben automatisiert oder von den Mitarbeitern selbst erledigt werden. Dadurch erhalten die für das Personalwesen Verantwortlichen mehr Kapazitäten für strategisches Denken und Experimentieren.

Wie unterscheidet sich das Personalmanagement in kleinen und mittleren Unternehmen?

Obwohl die übergeordneten Ziele des HRM in allen Organisationen gleich sind, unterscheiden sich die Methoden zur Erreichung dieser Ziele je nach Faktoren wie Größe und Ressourcen. 

Größe

Große Organisationen benötigen Personalabteilungen, die Spezialisten für die verschiedenen Aufgabenbereiche umfassen. In kleineren Unternehmen liegt das HRM im Allgemeinen in den Händen von einer bis fünf Personen. Die Aufgaben können zwischen dem CEO, dem Betriebsleiter, dem Personalmanager, dem Manager für Mitarbeiter und Unternehmenskultur oder einem internen Personalvermittler aufgeteilt sein.

Im Allgemeinen haben Personalteams in kleinen Unternehmen keinen Zugang zu denselben Ressourcen wie große Organisationen. Sie müssen mit weniger auskommen, und Personalmanager müssen etwas kreativ sein und Strategien und Tools auswählen, die ihrem Budget entsprechen.

Beispielsweise kann in kleinen bis mittleren Unternehmen die Lohn- und Gehaltsabrechnung zu den Aufgaben des Personalwesens gehören, um die Gemeinkosten niedrig zu halten; in größeren Unternehmen gibt es dagegen wahrscheinlich eine eigene Buchhaltungs- bzw. Lohnbuchhaltungsabteilung.

Verantwortlichkeiten

Wie oben angedeutet, werden Personalmanager in KMU aufgrund der kleineren Teamgröße wahrscheinlich mit einer Mischung aus Verantwortlichkeiten betraut, die manchmal nicht einmal mit dem Personalwesen zusammenhängen. In einer größeren Organisation ist die Rolle dagegen wahrscheinlich stärker spezialisiert.

Eine Studie zu portugiesischen KMU stellte fest, dass das HRM in kleinen Organisationen von einer „ständigen Informalität“ geprägt ist.

Das ist ideal für Personalprofis, die Abwechslung genießen und gerne neue Rollen und Verantwortlichkeiten übernehmen. In einem kleineren Unternehmen gibt es im Allgemeinen mehr Raum für Kreativität, und es ist die Aufgabe der mit dem Personalwesen betrauten Personen, die Grundlagen für das Wachstum der Organisation zu schaffen.

Verwandte Lektüre: Zentrale Verantwortungsbereiche im Personalwesen

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Von der Verwaltung zur Strategie

Wenn Ihre Organisation wächst, wird auch die Personalabteilung wachsen. Zumindest sollte sie das. 

Manchmal wächst eine Organisation und stellt eine Person für das Personalwesen ein, die sich ausschließlich um die Verwaltung kümmert und dafür sorgt, dass alle Vorschriften eingehalten werden. Diese Person übernimmt wahrscheinlich auch die Personalbeschaffung, das Arbeitskräfte-Management, die Finanzen und vielleicht sogar die allgemeine Büroverwaltung. 

Wer jedoch zu wenig in das Personalwesen investiert und die Abteilung zu stark belastet, verzichtet auf den strategischen Mehrwert, den engagierte und erfahrene Personalverantwortliche bieten können.

Die Investition in gute Personalverantwortliche und -prozesse ist eine Investition in Ihre gesamte Belegschaft.

Sie helfen Ihnen und Ihrem Führungsteam dabei, Ihre Organisation zu skalieren und zentrale Anforderungen zu erkennen, um die übergeordneten Geschäftsziele zu erreichen.

Vielleicht lagern Sie die Verwaltungsfunktionen aus und stellen jemanden ein, der sich ausschließlich auf die Entwicklung von Mitarbeitenden und Prozessen sowie auf den Aufbau der gewünschten Unternehmenskultur konzentriert. 

Heute stelle ich fest, dass immer mehr Personalverantwortliche ihre Arbeit agil angehen und dabei gewissermaßen als Produktmanager für die Unternehmenskultur fungieren.

Das bedeutet, Feedback einzuholen, etwas im kleinen Rahmen auszuprobieren, weiteres Feedback einzuholen, Anpassungen vorzunehmen und es entweder erneut zu versuchen oder unternehmensweit einzuführen. 

HRM in Ihrem kleinen oder mittleren Unternehmen: Worauf Sie sich konzentrieren sollten

Wenn Sie innerhalb einer Organisation eine Führungsposition innehaben und für das Management von Mitarbeitenden verantwortlich sind, dann ist Ihre Tätigkeit in irgendeiner Form mit dem Personalwesen verbunden.

Jede Organisation ist anders. Unabhängig davon, wie Ihre Personalabteilung aussieht, gibt es einige allgemeingültige bewährte Verfahren im Personalwesen, von denen jede Organisation profitiert.

Agieren Sie proaktiv statt reaktiv

Es kann vorkommen, dass das Personalwesen als Bürokratie betrachtet wird – als administrative und finanzielle Belastung, die Vertrieb und Gewinn im Weg steht. Deshalb wird es oft bis zur letzten Minute vernachlässigt, wenn die Organisation sich aus einer schwierigen Lage befreien muss. 

Diese Wahrnehmung macht Organisationen „personalwesenscheu“ und führt dazu, dass sie nur zögerlich angemessene Investitionen tätigen. Das ist auch der Grund, warum Sie als Personalverantwortliche oder Personalverantwortlicher beim Lesen vielleicht zustimmen, wenn jemand sagt, es handle sich um eine „undankbare Aufgabe“. 

Doch eine frühzeitige Investition in das Personalwesen wird sich später auszahlen. Es geht darum, proaktiv statt reaktiv zu handeln. Wenn Sie sich nicht rechtzeitig mit den Mitarbeitenden beschäftigen, besteht die Konsequenz in unmotivierten und möglicherweise sogar ungesunden Beschäftigten.

Wenn Sie dies als frustrierte Personalverantwortliche oder frustrierter Personalverantwortlicher lesen und mit dem Umgang Ihrer Organisation mit dem Personalwesen unzufrieden sind, können Sie mehr sein als nur eine Person, die Papierkram erledigt!

Zeigen Sie Ihren Wert, indem Sie sich mit verschiedenen Bereichen des Unternehmens vertraut machen und aufzeigen, wie Sie mitarbeiterorientierten Lösungen zur Lösung geschäftlicher Probleme beitragen können.

Setzen Sie ein strategisches Ziel

Wenn Sie eine Person für das Personalwesen einstellen, die mehr als nur grundlegende Verwaltungsaufgaben übernehmen soll, oder wenn Sie selbst diese Person sind, die für das Personalwesen eingestellt wird, ist es wichtig, gemeinsam klare strategische Ziele für die Personalfunktion festzulegen.

Das bedeutet, zunächst eine Vision und eine Erklärung zu formulieren, die die Geschäftsziele und Kernwerte mit der Art von Unternehmenskultur verbindet, die Sie aufbauen möchten. 

Dies ist ein Beispiel für ein Leitbild des Personalwesens von Unilever:

Sobald das Personalwesen innerhalb der Organisation als strategische und gewinnfördernde Abteilung wahrgenommen wird, erhält es mehr Unterstützung, Budget usw.

Entwickeln und unterstützen Sie die Unternehmenswerte

Die Werte Ihres Unternehmens dienen als Leitprinzipien, die sowohl die Strategie als auch die Kultur beeinflussen. Sie helfen Teams dabei, gemeinsam auf ein geschäftliches Ziel hinzuarbeiten. Sie müssen nicht besonders einzigartig sein, sondern einfach das widerspiegeln, was Ihrem Team … nun ja … wichtig ist.

Der Vorteil eines kleinen Teams besteht darin, dass es einfacher ist, die Mitarbeitenden dazu zu befragen, wie diese Werte aussehen sollten. Wenn Sie diesen Prozess öffnen, kann dies zu deutlich engagierteren Mitarbeitenden führen, die sich mit der Mission der Organisation identifizieren. 

Sobald Ihre Werte feststehen, ist es die Aufgabe des Personalwesens, sicherzustellen, dass sie eingehalten und bei Funktionen wie der Einstellung und der Anerkennung von Mitarbeitenden berücksichtigt werden.

Sehen Sie sich diese Beispiele für Unternehmenswerte zur Inspiration an.

Erstellen und kommunizieren Sie Ihren Fahrplan

Es ist wichtig, dass Sie eine HR-Roadmap erstellen. Nicht nur zu Ihrem eigenen Vorteil, sondern auch damit Teammitglieder sehen können, an welchen Projekten Sie arbeiten und welchen Mehrwert diese Ihrer Meinung nach schaffen werden.

Nicht alle Entscheidungen, die Sie als HR-Team treffen, werden beliebt sein, insbesondere wenn es darum geht, „die übliche Vorgehensweise“ zu verändern. Deshalb ist es wichtig, den Grund für mögliche Änderungen klar zu kommunizieren und die Zustimmung der Mitarbeitenden einzuholen. Nehmen Sie sich die Zeit, Fragen zu beantworten und zu zeigen, wie Ihr neuer Prozess oder Ihre neue Strategie langfristig allen zugutekommen wird.

Darüber hinaus schafft eine offene und regelmäßige Kommunikation mit den Mitarbeitenden die Grundlage für eine kooperative Kultur, in der sich Mitarbeitende gehört und dazu befähigt fühlen, Ideen beizusteuern.

Regelmäßig Feedback einholen

Zur offenen Kommunikation gehört auch das Einholen von Feedback. Matt Gould, Autor, Leadership-Coach, Gründer des HTI Institute und kürzlich zu diesem Thema zu Gast in einem Podcast, hat es sehr treffend formuliert:

Das Einholen von positivem wie negativem Feedback mithilfe von Methoden wie Umfragen, Vorschlagskästen, Mitarbeiterversammlungen und Leistungsbeurteilungen ist wertvoll, um die Mitarbeitererfahrung zu verbessern.

Dies ist ein entscheidender Aspekt der Metapher „HR als Produktmanager“, die ich zuvor erwähnt habe.

Einen robusten Prozess für das Leistungsmanagement aufbauen

Unabhängig von der Teamgröße schätzen Mitarbeitende ein (gutes) Leistungsmanagement, weil es ihnen einen klaren Hinweis darauf gibt, was sie erreicht haben und woran sie arbeiten müssen. Dabei geht es um mehr als nur die jährliche Leistungsbeurteilung.

Idealerweise sollten Sie einen kontinuierlichen Prozess für das Leistungsmanagement einführen, der regelmäßiges Feedback umfasst und es Führungskräften ermöglicht, eher als Mentoren und Coaches zu agieren. Wichtig ist außerdem, auch die Entwicklung und Karriereplanung als Bestandteil davon einzubeziehen.

Hier finden Sie einen umfassenderen Leitfaden zur Entwicklung eines effektiven Systems für das Leistungsmanagement.

In Aus- und Weiterbildung investieren

Aus- und Weiterbildung (T&D) ist eng mit dem Leistungsmanagement verbunden. KMU investieren aufgrund fehlender Ressourcen seltener in T&D. In kleineren Organisationen und insbesondere in Start-ups können Mitarbeitende jedoch in die Situation kommen, Aufgaben – vor allem im Management – ohne vorherige Schulung zu übernehmen.

Wenn Sie einige Ressourcen für T&D zurücklegen, und sei es nur Zeit, in der sich Mitarbeitende selbst weiterbilden können, hilft ihnen das 1), ihre Arbeit effektiver zu erledigen, und 2) steigert es ihre Motivation. Nutzen Sie das Budget, um mit Experten wie Coaching-Plattformen oder externen Schulungsanbietern zusammenzuarbeiten.

Richtlinien und gemeinsam genutzte Dokumentation erstellen

Wenn Ihr Unternehmen wächst und gleichzeitig der zunehmende Trend zu Remote-Arbeit und internationalen Belegschaften anhält, spart es langfristig allen Zeit, wenn Sie sich die Zeit nehmen, einheitliche HR-Richtlinien und Prozesse für grundlegende Funktionen wie die Beantragung von Urlaub sowie die Verwaltung von Ausgaben und Zusatzleistungen zu erstellen.

Diese können in gemeinsam genutzten Arbeits-Apps wie Slite oder Notion hinterlegt werden, sodass alle problemlos darauf zugreifen können.

Eine gute Einarbeitung gestalten

Die Personalgewinnung in Start-ups kann teuer sein. Deshalb ist es wichtig, neuen Mitarbeitenden von Anfang an eine großartige Erfahrung zu bieten.

Unabhängig von der Größe der Organisation lohnt es sich, Zeit und Mühe in die Gestaltung einer Einarbeitung zu investieren, die neuen Mitarbeitenden hilft, schneller Fuß zu fassen, motiviert in ihre neue Rolle zu starten und die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass sie bleiben.

Idealerweise erstreckt sich Ihr Einarbeitungsprogramm von der Unterzeichnung des Angebots durch die neue Person bis zu ihren ersten 90 Tagen. Unsere Plattform für die Einarbeitung bei Ordergroove bietet ihnen bereits vor ihrem Start Aufgaben (alle unterhaltsam), damit sie die Organisation kennenlernen, ihr Team treffen und Dinge über sich selbst teilen können.

Lesen Sie mehr über die besten Vorgehensweisen für die Einarbeitung und darüber, wie Sie einen Plan für 30, 60 und 90 Tage erstellen.

Technologie nutzen

Früher waren HR-Technologien ausschließlich als Unternehmenspakete erhältlich, die nur für große Organisationen erschwinglich waren.

Heute sind die Vorteile von HR-Software jedoch für Unternehmen jeder Größe erreichbar, da viele Anbieter mit erschwinglichen, cloudbasierten HR-Lösungen und Apps den KMU-Markt bedienen.

Personalverwaltungssysteme (HRMS) können Ihnen dabei helfen, die administrativen Aufgaben im Personalwesen zu bewältigen und Prozesse wie das Leistungsmanagement zu unterstützen. Zu den üblichen Funktionen gehören:

• Zeit- und Anwesenheitsmanagement
• Bewerbermanagementsysteme
• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
• Verwaltung von Zusatzleistungen
• HR-Software mit Lohn- und Gehaltsabrechnung
• Prognoselösungen
• Arbeitszeitnachweise
• Mitarbeitereinführung
• Mitarbeiterplanung

Darüber hinaus gibt es eine Vielzahl moderner HR-Tools, die Sie bei weiteren wichtigen Aufgaben unterstützen, etwa beim Einholen von Mitarbeiterfeedback, bei der Förderung der Anerkennung durch Kollegen und beim Aufbau von Beziehungen.

Anstatt sich auf ein einziges Tool zu verlassen, das alles erledigt (trotz gegenteiliger Aussagen der Vertriebsmitarbeiter), ist es für die vollständige Nutzung der Vorteile von HR-Software oft am besten, Tools zu einer integrierten und flexiblen HR-Technologieumgebung zu kombinieren.

Auslagern

Ähnlich wie der Einsatz von Technologie dazu beitragen kann, den administrativen Aufwand zu verringern und Zeit für strategischere Aufgaben freizusetzen, kann auch das Auslagern von HR-Funktionen dabei helfen.

Dies könnte die Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung oder anderer administrativer Aufgaben an ein Lohnabrechnungsdienstleister, eine professionelle Arbeitgeberorganisation (PEO) oder einen rechtlichen Arbeitgeber (EOR, besonders geeignet für internationale Einstellungen) umfassen.

Hinweise zu den potenziellen Vorteilen und Überlegungen finden Sie in unseren Artikeln darüber, was eine PEO ist und was ein EOR ist.

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