Digitale HR-Transformation: Leitfaden in 5 Schritten + Beispiele

Alex Link

on May 7, 2026

Da KI-Tools immer mehr in den Mainstream vordringen und Technologie zunehmend untrennbar mit der Arbeitswelt verknüpft ist, steht die digitale Transformation im HR-Bereich bei vielen Organisationen ganz oben auf der Agenda. Die Funktion von HR muss ähnlich „neu verdrahtet“ werden, um eine bessere Abstimmung zwischen den Bedürfnissen der Belegschaft und den strategischen Prioritäten des Unternehmens zu ermöglichen.

Strategisches HR-Management muss sicherstellen, dass digitale Transformationsinitiativen sowohl die Mitarbeitererfahrung verbessern als auch die Effizienz der Organisation steigern.

Als jemand, der sich tagtäglich damit beschäftigt, teile ich meinen Prozess, Praxisbeispiele und Best Practices, um Ihrem HR-Team zu helfen, neueste Technologien optimal zu nutzen und Einführungshürden zu überwinden.

Was ist die digitale Transformation im HR-Bereich?

Digitale Transformation im HR-Bereich bedeutet, digitale Technologien, Tools und Frameworks strategisch einzusetzen, um die Personalabteilung zu modernisieren und HR-Prozesse zu optimieren.

Das Ziel ist es, HR-Profis dazu zu befähigen, bessere Services anzubieten, die Mitarbeitererfahrung zu verbessern, die Effizienz zu steigern und strategische Entscheidungen innerhalb der Personalabteilung zu unterstützen, während eine stärkere Ausrichtung zwischen Personalstrategie und den übergeordneten Unternehmenszielen gefördert wird.

Dieser Prozess beinhaltet den Wechsel von traditionellen, manuellen HR-Prozessen hin zu automatisierten, datengetriebenen und technologiegestützten Lösungen wie KI im HR, die darauf ausgelegt sind, Bürokratie abzubauen und die Effektivität der HR-Funktion zu erhöhen.

Vorteile der digitalen HR-Transformation

Wird die digitale Transformation effektiv genutzt, sollte sie:

Effizienz steigern

Die Digitalisierung von HR-Prozessen sollte diese effizienter machen und Zeit sowie Ressourcen in allen Bereichen einsparen.

Ein Beispiel: Ein HR-Managementsystem (HRMS) verfügt meist über ein Self-Service-Portal, über das Mitarbeitende ihre Daten selbst einsehen und aktualisieren können. Das spart Zeit und verbessert die Employee Experience.

Verbessertes Datenmanagement

Digitale Tools ermöglichen eine bessere Datenerhebung, -speicherung und -analyse. Der Zugang zu Echtzeitdaten und fortschrittlichen People Analytics ermöglicht es HR-Fachleuten und Führungskräften, fundierte Entscheidungen auf Basis genauer und zeitnaher Informationen zu treffen, was die strategische Planung insgesamt verbessert.

Mitarbeitererfahrung verbessern

Effizientere Prozesse, die es Mitarbeitenden ermöglichen, persönliche Daten, Leistungen und andere HR-bezogene Aktivitäten selbstständig zu verwalten, sorgen für ein besseres Mitarbeitererlebnis und stärken den Ruf der Personalabteilung.

Beispiele hierfür sind ein Intranet mit HR-Chatbot-Funktion zur Beantwortung von Mitarbeiterfragen oder Onboarding-Software, mit der sich alle nötigen Onboarding-Dokumente einfach prüfen und unterzeichnen lassen und die einen klaren Rahmen für einen erfolgreichen Einstieg bietet.

Compliance und Risikomanagement

Automatisierte Compliance-Prüfungen und digitale Dokumentation helfen Organisationen, sich an die sich wandelnden gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen zu halten.

Beispiele für die digitale HR-Transformation

Der Einsatz moderner digitaler Technologien bietet HR-Profis enorme Vorteile in puncto Effizienz und Wirksamkeit in nahezu allen Bereichen der Personalarbeit.

Neue Technologien wie generative KI und maschinelles Lernen erweitern die Möglichkeiten von HR-Software, darunter HR-Informationssysteme (HRIS), Bewerbermanagementsysteme (ATS) und Talent-Marktplätze.

Automatisierung kann die administrative Last erheblich reduzieren und dem Personalteam ermöglichen, sich stärker auf strategische und wirkungsvollere Aufgaben zu konzentrieren.

Dies umfasst – aber beschränkt sich nicht darauf – die bessere Ausrichtung von HR an übergeordneten Unternehmenszielen sowie die Umsetzung von strategischen Personalinitiativen entlang des gesamten Employee Lifecycle.

Hier sind einige Beispiele dafür, wie digitale Technologien die Personalfunktion verbessern können:

Workflow-Automatisierung

Automatisierungstechnologien sind darauf ausgelegt, sich wiederholende und zeitraubende Aufgaben im Personalwesen wie Lohn- und Gehaltsabrechnung, Anwesenheitserfassung und Verwaltung von Sozialleistungen zu beseitigen.

Beispielsweise ist Lohnabrechnungssoftware wie Gusto ideal für kleine Unternehmen, die Auftragnehmer beschäftigen, da sie die Erstellung von Rechnungen und den Zahlungsprozess automatisiert.

Erweiterte Datenanalysen

Die Nutzung von Mitarbeiterdaten ist entscheidend, um Einblicke in Trends der Belegschaft, Leistungskennzahlen, Mitarbeiterengagement und andere HR-Kennzahlen zu gewinnen.

People Analytics Software kann Personalverantwortliche dabei unterstützen, bessere Entscheidungen zu treffen und sogar zukünftige Unternehmensanforderungen vorherzusagen, wie den Bedarf an Talenten, Nachfolgeplanungen und Kompetenzlücken.

Mit dem Aufkommen von natürlicher Sprachverarbeitung, KI und maschinellem Lernen ist es inzwischen sogar möglich, große Mengen unstrukturierter Daten zu analysieren, um tiefere Einblicke zu gewinnen und die Stimmung der Mitarbeitenden zu bewerten.

Der Einsatz von KI für Datenanalysen kann außerdem helfen, Vorurteile zu beseitigen, Geschwindigkeit und Genauigkeit zu verbessern, Kosten zu senken und bessere Prognosefähigkeiten zu schaffen als herkömmliche Datenanalysepraktiken allein.

Zum Beispiel nutzt der große Einzelhändler Walmart KI, um den Personalbedarf vorherzusagen und die Zeitplanung zu optimieren, was zu einer Reduzierung der Arbeitskosten um 15 % geführt hat.

Featured Tools

Mitarbeiter-Self-Service

Die Technologie stellt Mitarbeitenden digitale Plattformen oder Portale zur Verfügung, auf denen sie ihre persönlichen Daten einsehen und aktualisieren, Urlaub beantragen, sich für Sozialleistungen anmelden und auf personalbezogene Ressourcen zugreifen können – ganz ohne Unterstützung durch eine HR-Fachkraft.

Es ist sogar möglich, Chatbots zu verwenden, um Mitarbeiter-Self-Service-Tools noch benutzerfreundlicher zu machen. Sie führen die Mitarbeitenden durch die Richtlinien und Prozesse Ihres Unternehmens, beantworten Fragen zu Sozialleistungen und bieten sogar ein Echtzeit-Coaching an.

Ein Praxisbeispiel dafür ist, dass der regionale Gesundheitsdienstleister Tower Health Dovetails Mitarbeiterportal eingeführt hat, um die HR-Dienstleistungen und die Kommunikation mit der Belegschaft zu verbessern.

Das Portal ermöglichte es den Mitarbeitenden, Informationen und Dienstleistungen eigenständig abzurufen, was zu mehr Effizienz und höherer Mitarbeiterzufriedenheit führte.

Talentgewinnung

Das Personalwesen kann Tools wie KI-basierte Recruiting-Software nutzen, um den Einstellungsprozess zu optimieren. Das umfasst das einfache Erstellen von Stellenbeschreibungen, das Suchen nach Talenten, das Screening von Bewerber:innen, Verwaltung von Bewerberdaten, Durchführung von Online-Assessments und Abstimmung von Vorstellungsgesprächen.

Fortschrittliche Bewerbermanagementsysteme können Lebensläufe, Bewerbungen und Datenbanken analysieren, um Bewerber:innen anhand vordefinierter Kriterien auf Shortlists zu setzen, was Personaler:innen hilft, intelligentere Einstellungsentscheidungen zu treffen. Der Pharmakonzern Unilever verwendet sogar KI, um Video-Interviews zu analysieren. Dadurch konnten offenbar 100.000 Stunden an Zeit im Recruiting gespart werden.

Digitale Technologien können zudem für eine bessere Bewerbungserfahrung bei Kandidat:innen sorgen. Zum Beispiel, indem sie sicherstellen, dass die Bewerbenden alle relevanten Informationen erhalten, um während des gesamten Prozesses informiert, vorbereitet und engagiert zu bleiben.

Ein Beispiel: Die Automationen von Recruit CRM konnten der Recruiting-Firma kpCompanies rund 10 Stunden pro Woche einsparen, indem sie Tabellenkalkulationen überflüssig machten und die Datenextraktion deutlich schneller und effizienter gestalteten.

Onboarding

Der Einsatz von HR-Technologie erleichtert das Onboarding neuer Mitarbeitender, indem Onboarding-Prozesse automatisiert werden – von der Erfassung der Mitarbeitendendaten und dem Unterzeichnen von Dokumenten über die Anmeldung zu Sozialleistungen, Trainingsplänen bis hin zur Zuweisung von Aufgaben.

KI kann sogar ein personalisiertes Onboarding-Erlebnis schaffen, indem Orientierungs- und Trainingsprogramme individuell auf die jeweilige Position der neuen Mitarbeitenden zugeschnitten werden.

Automatisierung kann zusätzlich helfen, indem die Informationen der neuen Mitarbeitenden an die IT-Abteilung weitergegeben werden, sodass neue Mitarbeitende mit ihrem Computer, E-Mail-Adressen, Telefonsystemen und weiteren Arbeitsmitteln ausgestattet werden.

Ein Beispiel hierfür ist der Einsatz von Onboarding-Software beim Werbeunternehmen Ooh! Media, um automatisch Preboarding-Kommunikation an neue Mitarbeitende zu versenden und Führungskräfte an ihre Onboarding-Aufgaben zu erinnern.

Lernen und Entwicklung

Die Implementierung von Lern- und Entwicklungsprogrammen verschafft Mitarbeitenden Zugang zu Trainings und Karriereentwicklungsmöglichkeiten, sodass sie sich in ihrem eigenen Tempo weiterbilden können.

Moderne Lernmanagementsysteme (LMS) können auf Grundlage der aktuellen Fähigkeiten und Karriereziele eines Mitarbeitenden Trainings- und Entwicklungsangebote empfehlen und adaptive Assessments werden gravierende Veränderungen bringen.

Kompetenzen werden zunehmend zur gemeinsamen Währung der Arbeitswelt, aber eine kompetenzbasierte Organisation aufzubauen, ist nicht einfach.

KI kann dabei helfen, indem sie die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeitenden aus abgeschlossenen Kursen, Projekten und weiteren Quellen ableitet, um detaillierte Kompetenzprofile für Ihre Belegschaft zu erstellen.

Dies ermöglicht es Ihnen, nächste Generationen von Lern- und Entwicklungsprogrammen zu entwickeln, die sowohl die aktuellen als auch die zukünftigen Anforderungen Ihrer Belegschaft und Ihres Unternehmens erfüllen.

Leistungsmanagement

Leistungsmanagement-Software hilft, die Zielsetzung zu optimieren, Leistungen zu verfolgen, Bewertungen durchzuführen und Mitarbeitenden kontinuierliches Feedback zu geben. Sie kann auch bei der Effizienzsteigerung von Aufgaben im Leistungsmanagement helfen.

Beispielsweise nutzt die Supermarktkette Tesco das Leistungsmanagement-Tool ETS, um 360-Grad-Feedback zu sammeln und auszuwerten und die Leistung der Führungskräfte zu verbessern.

Talentmanagement und Nachfolgeplanung

Technologien wie HR-Analytics und Nachfolgeplanungs -Tools helfen dabei, Mitarbeitende mit hohem Potenzial zu identifizieren, zu binden und weiterzuentwickeln.

Einige wichtige Vorteile von Talentmanagement-Software sind, dass sie HR-Teams datenbasierte Entscheidungen ermöglicht, einzelnen Mitarbeitenden Entwicklungspfade aufzeigt und detaillierte Nachfolgepläne für Schlüsselpositionen im Unternehmen ermöglicht.

Mitarbeiterengagement

Technologien wie Mitarbeiterengagement-Software helfen, das Engagementniveau der Belegschaft zu messen und die Prioritäten der Angestellten zu verstehen.

Auch Tools, die Mitarbeiterfeedback ermöglichen, liefern Organisationen datengestützte Einblicke in die Mitarbeitererfahrung.

Wie erwähnt, kann KI strukturierte und unstrukturierte Daten analysieren, um wertvolle Erkenntnisse für Ihr Führungsteam zur Gestaltung einer erstklassigen Mitarbeitererfahrung zu liefern.

So können frühzeitig Initiativen umgesetzt werden, die Mitarbeitende unterstützt, wertgeschätzt und eingebunden fühlen lassen – was Bindung und Produktivität verbessert.

Ein Praxisbeispiel hierfür ist das IT-Unternehmen Wasatch IT, das Mitarbeiterengagement-Software, Motivosity, nutzt, um eNPS-Umfragen durchzuführen und Mitarbeiteranerkennung zu fördern.

Vierstufiger Prozess der digitalen Transformation

Es ist klar, dass diese Welle der digitalen Transformation sowohl enormes Potenzial als auch erhebliche Herausforderungen mit sich bringt.

Dementsprechend sollte jede HR-Digitalisierungsinitiative darauf abzielen, HR-Teams auf die bevorstehenden Veränderungen der Arbeitswelt vorzubereiten.

Das bedeutet, dass sie die Teams sowohl befähigen muss, Chancen der Automatisierung zu nutzen und die damit verbundenen Risiken und Herausforderungen zu meistern.

1. Klarheit über die Unternehmensziele schaffen

Jedes Ziel der HR-Transformation muss sich aus einer übergeordneten strategischen Unternehmenspriorität ableiten – sei es die Rekrutierung, um das Geschäft zu skalieren, eine Umstrukturierung für ein neues Geschäftsmodell oder die Förderung von L&D-Initiativen, um die Mitarbeiterbindung zu verbessern.

Nutzen Sie die mehrjährige Unternehmensstrategie Ihres Führungsteams als Nordenstern.

Wenn Ihre HR-Digitalisierung Ihre Geschäftsstrategie nicht unterstützt, erfüllen Sie nicht die Bedürfnisse Ihres Unternehmens.

Versammeln Sie alle wichtigen Stakeholder (idealerweise Mitglieder der Geschäftsleitung oder deren Beauftragte) gemeinsam mit der HR-Leitung in einem Raum, um die wichtigsten kurz- und langfristigen Ziele Ihres Unternehmens zu bewerten. Nutzen Sie diese Diskussionen, um festzulegen, wie Ihre digitale HR-Transformation diese Ziele ermöglichen kann.

2. Definieren Sie Ihre Ziele

Ob Sie nun ein bestimmtes Unternehmensziel unterstützen möchten (z. B. besseres Talent-Recruiting), einen bestimmten Aspekt der Employee Experience verbessern wollen (z. B. Vereinfachung der Spesenabrechnung) oder einfach die HR-Bedürfnisse besser erfüllen möchten (z. B. Produktivitätssteigerung in der HR-Abteilung selbst) – der Erfolg ist wahrscheinlicher, wenn Sie genau wissen, wie er aussieht.

Erstellen Sie eine HR-Transformations-Roadmap, die Ihre langfristigen und kurzfristigen Transformationsinitiativen, einige KPIs zur Erfolgsmessung und wichtige Meilensteine zum Dranbleiben enthält.

Wenn Sie beispielsweise ein neues Bewerbermanagementsystem einführen, könnten Ihre KPIs mit der Verkürzung der durchschnittlichen Besetzungszeit oder Ihren SLAs bei der Rückmeldung an Kandidat:innen zusammenhängen.

Um den ROI einer neuen Technologie zu bestimmen, ist Dan Georges Artikel zur HR-Finanzkompetenz eine hervorragende Ressource.

3. Wählen Sie Technologie-Lösungen aus

Leichter gesagt als getan!

Bei der Vielzahl an HR-Softwaretypen, aus denen Sie wählen können, ist die richtige Auswahl der Technologieanbieter und -lösungen eine Herausforderung – insbesondere auf dem stark gesättigten HR-Softwaremarkt.

Es ist entscheidend, dass Organisationen ihre Optionen sorgfältig evaluieren und sicherstellen, dass 1) das gewählte System mit ihren HR-Zielen und Ressourcen übereinstimmt und 2) sich in ihren gesamten HR-Technologie-Stack integrieren lässt.

Die Anbieterauswahl wird zusätzlich durch Datenschutz- und Sicherheitsaspekte erschwert, da HR-Daten erhebliche Sicherheitsprotokolle erfordern, um Mitarbeiterinformationen zu schützen und regulatorische Anforderungen einzuhalten.

Nach meiner Erfahrung behaupten Anbieter zwar, dass ihre Lösung alles kann, aber meistens ist eine Mischlösung die bessere Wahl.

Sie können auch die Unterstützung einer externen Beratungsfirma in Erwägung ziehen, wenn Sie nicht über eigenes technisches Know-how verfügen, um größere Transformationen ohne Risiko zu bewältigen. Der PMP-Leitfaden zur Erstellung eines Business Case für HR-Software ist ein hilfreicher Ausgangspunkt.

4. Neue Lösungen implementieren

Sie haben sich für glänzende neue Technologien entschieden, jetzt folgt ein weiterer Abschnitt, der leichter gesagt als getan ist: die Implementierung.

Nochmal rettet PMP mit seinem Leitfaden zur Implementierung von HR-Software den Tag. Hier einige Best Practices, damit diese Phase möglichst reibungslos verläuft:

Erzeugen Sie Akzeptanz für die neue Lösung, indem Sie andere Bereiche früh einbeziehen, ihre Bedürfnisse verstehen, sie von Anfang an einbinden und erste schnelle Erfolge identifizieren
Implementieren Sie die Software schrittweise, um Anpassungen zu ermöglichen und die Auswirkungen auf den Tagesbetrieb zu minimieren.
Pflegen Sie während des gesamten Prozesses eine transparente Kommunikation, damit alle informiert und auf dem Stand bleiben.
Erstellen Sie einen Change Management Plan, um die Akzeptanz zu fördern und Widerstände abzubauen
Passen Sie Ihr Training so an, dass es maximale Relevanz für Ihr Unternehmen besitzt.
Arbeiten Sie eng mit den Anbietern zusammen und nutzen Sie jegliche Unterstützung, die sie anbieten – vom Training bis zur Integration mit HR-Systemen.

5. Überwachen und Anpassen

Jetzt sind die neuen Systeme und Prozesse in Betrieb: Überwachen Sie deren Leistung anhand der definierten KPIs.

Sie können auch Feedback der Nutzer:innen einholen, um Verbesserungen vorzunehmen. Scheuen Sie sich nicht, die Anbieter anzusprechen, falls etwas nicht stimmt – gute Anbieter sind offen für Verbesserungen und Anpassungen.

Und schließlich: Überwachen Sie weiterhin Ihre Prozesse und bleiben Sie bezüglich neuer HR-Tech-Trends auf dem Laufenden, falls eine Innovation auf den Markt kommt, die für Sie ein Game Changer sein könnte.

Best Practices für die digitale HR-Transformation

Vermeiden Sie Technologie um der Technologie willen

Bisher war ich recht überzeugt von neuer Technologie, aber nicht immer ist neue Technik die beste Lösung.

Widerstehe dem Drang, „digital zu werden“ und Geld in ein beliebtes Tool zu stecken, nur weil es alle anderen in deiner Branche tun.

Jede Technologie, die du einführst, sollte die tatsächlichen Bedürfnisse deiner Organisation unterstützen – und das effektiv. Es bringt auch nichts, ein Tool einzuführen, das niemand benutzen möchte.

Ein großartiger Ansatz ist es, deine Mitarbeitenden aktiv an der Mitgestaltung des Prozesses zu beteiligen.

Fokusgruppen, Mitarbeiterumfragen und andere Zuhörstrategien können dir frühzeitig im Gestaltungsprozess helfen, die Wünsche und Bedürfnisse deiner Mitarbeitenden zu verstehen.

Außerdem ist es wichtig, funktionsübergreifende unternehmerische Vertretungen in deine Projektteams einzubinden, um die Geschäftsbedürfnisse aller Unternehmensbereiche zu berücksichtigen.

Dies ermöglicht dir, kritisches Feedback von deinen Mitarbeitenden einzuholen und hilft zudem, ihre Zustimmung zu gewinnen und den Change-Management-Prozess zu starten.

Nimm dir die Zeit, verschiedene Lösungen zu prüfen und ihre Funktionen sowie Benutzerfreundlichkeit zu vergleichen. Zögere nicht, kostenlose Testversionen auszuprobieren.

Wenn du Hilfe bei der Entscheidungsfindung brauchst, welches Tool am besten zu dir passt, lies unseren Leitfaden zur Auswahl von HR-Software.

Repariere – oder gestalte – fehlerhafte Systeme zuerst neu

Auch wenn kleinere Anpassungen kurzfristig die Effizienz steigern können, wird die Automatisierung grundlegend fehlerhafter Prozesse diese nicht beheben.

Stattdessen sollten HR-Leitungen, die bedeutende Produktivitätssteigerungen anstreben, ihre Betriebsmodelle gründlich überdenken und defekte Systeme von Grund auf neu gestalten (oder „neu verdrahten“), bevor sie in neue Technologien investieren.

Wenn du beispielsweise planst, ein neues HRIS oder Bewerbermanagementsystem einzuführen, ist es unerlässlich, zuerst deine Prozesse zu bewerten und zu modernisieren.

Falls du veraltete Stellenbeschreibungen und Verantwortlichkeiten, überkomplizierte Abläufe, unklare Kommunikationsprotokolle hast oder gar die richtigen technischen Fähigkeiten fehlen, um die neue Anwendung zu unterstützen, werden deine Digitalisierungsanstrengungen für HR das Äquivalent eines Pflasters auf einem gebrochenen Bein sein.

Behalte stets das Mitarbeitererlebnis im Blick und stelle sicher, dass du Einfachheit schaffst, anstatt unbeabsichtigt bürokratische Hindernisse beizubehalten, die Mitarbeitende und Führungskräfte negativ beeinflussen könnten.

Setze auf einen agilen Ansatz

Ein agiler Ansatz ermöglicht es dir, deine Gesamtheit der Transformation im Personalbereich in handhabbare Teile zu untergliedern.

Agile Methoden sind besonders in der IT-Branche verbreitet, lassen sich aber auch auf das Projektmanagement in vielen Bereichen – etwa im HR – übertragen.

Agilität bedeutet, den Fortschritt vor Perfektion zu stellen, iterativ neue Funktionen für Endanwender bereitzustellen und kontinuierlich Nutzerfeedback einzusammeln, um fortlaufend Verbesserungen einzuführen.

Mit dieser Herangehensweise bist du sehr gezielt darin, welche Funktionen oder Verbesserungen du über die Zeit zur Unterstützung deiner Mitarbeitenden bereitstellst.

Dadurch wird eine schnellere Auslieferung neuer Funktionen für deine Kolleginnen und Kollegen möglich und du kannst bewusst auf die Employee Experience achten, indem du verhinderst, dass durch zu viele Veränderungen auf einmal Überforderung entsteht.

Für weitere Anregungen lies gerne meinen Beitrag zu agilem HR.

Herausforderungen der digitalen HR-Transformation

So spannend neue Technologien auch sind, birgt deren Einführung in Organisationen auch Risiken und Herausforderungen.

Während Unternehmen die Vorteile der Automatisierung ausloten, werden viele ihre Betriebsmodelle und Organisationsstrukturen neugestalten, um ihren neuen strategischen Prioritäten gerecht zu werden.

In diesem Prozess ist in einem gewissen Maße Instabilität unvermeidbar, insbesondere wenn Ressourcen neu verteilt und Verantwortlichkeiten neu definiert werden.

HR-Teams sind dann dafür verantwortlich, eine Unternehmenskultur zu fördern, die sich leicht auf Veränderungen einstellen kann.

Gefahr für die Mitarbeitermoral

Automatisierung sorgt für erhebliche Unsicherheit in Bezug auf Fragen wie die Arbeitsplatzsicherheit, was zu einem Rückgang der Arbeitsmoral und des Engagements führen kann.

Viele Mitarbeitende werden mit neuen Rollen oder stark veränderten Aufgaben konfrontiert. Dies birgt das Risiko, ihr Gefühl für den eigenen Beitrag zum Unternehmen – und damit auch ihren Sinn für die eigene Arbeit – zu schwächen, was eng mit Mitarbeiterengagement zusammenhängt.

Daher müssen HR-Funktionen und Führungskräfte alles in ihrer Macht Stehende tun, um ein unterstützendes Umfeld zu schaffen, das das Mitarbeitererlebnis auch in Zeiten großer Veränderungen in den Mittelpunkt rückt.

Kulturwandel

Die digitale Transformation im Personalwesen erfordert häufig einen kulturellen Wandel in der Organisation. Die Mitarbeitenden müssen vermutlich eine stärker datengesteuerte und agilere Denkweise annehmen. Das bringt neue Fähigkeiten und neue Erwartungen mit sich.

Laut dem Arbinger Institute berichten „fast die Hälfte (46 %) aller Entscheider und Führungskräfte, dass sich durch Verbesserungen der Unternehmenskultur die Leistungen in für das Wachstum kritischen Bereichen wie Produktivität, Mitarbeiterbindung und Engagement verbessern.”

Doch trotz eines starken Return on Investment kann es eine große Herausforderung sein, die Kultur zu verändern.

Eine gute Taktik, um die Kultur in Ihrem Unternehmen zu beeinflussen, ist es, Ihr Belohnungs- und Anerkennungsprogramm gezielt auf die Schlüsselverhaltensweisen auszurichten, die Sie in Ihrer Organisation fördern möchten.

Die öffentliche Anerkennung von Führungskräften und Mitarbeitenden, die diese Verhaltensweisen frühzeitig übernehmen, sowie Anwenderberichte können Ihren Beschäftigten Vorbilder für die sich wandelnden Erwartungen im Unternehmen bieten.

Darüber hinaus müssen Führungskräfte die gewünschten Verhaltensweisen vorleben, Unterstützung bieten und die strategische Bedeutung der Transformation kommunizieren.

Mitarbeitende und Führungskräfte könnten sich jedoch dagegen wehren, neue digitale HR-Tools und Prozesse zu übernehmen.

Seien wir ehrlich: Veränderung ist vielleicht „die einzige Konstante“, aber sie ist nie einfach – besonders, wenn sie die Arbeitsweise beeinflusst. Tatsächlich scheitern 70 % aller Veränderungsinitiativen letztlich.

Widerstand gegen Veränderungen

Effektives Change Management beginnt mit dem „Warum“ und einem tiefen Verständnis für die Vorteile der Transformation und deren Auswirkungen auf die Arbeit.

Weiterbildung und Entwicklung sind zudem ein zentraler Bestandteil der Change-Management-Strategie. Die digitale Transformation erfordert, dass Ihre Mitarbeitenden, Führungskräfte und HR-Teams neue Werkzeuge und Prozesse erlernen.

Darüber hinaus müssen sich HR-Teams möglicherweise neue Kompetenzen aneignen, da sich die Anforderungen an ihre Rolle entwickeln, um das Unternehmen künftig anders zu unterstützen.

Eine nützliche Ressource ist der PMP-Leitfaden zum HR-Change-Management.

Fachkräftemangel, Arbeitsplatzverlust und der Bedarf an Umschulung

Obwohl Künstliche Intelligenz viele menschliche Aufgaben übernehmen soll, erfordert die erfolgreiche Einführung dieser Technologie Fachkräfte mit speziellen Qualifikationen. Der Arbeitsmarkt kann den Bedarf bislang jedoch nicht decken.

Laut einer aktuellen KI-Business-Umfrage von PwC verlangsamen 79 % der Unternehmen ihre Einführung von KI (oder beabsichtigen dies), weil es an Fachkräften für Künstliche Intelligenz und Data Science mangelt.

Umschulung ist eine Lösung für diese Herausforderung und dient gleichzeitig dazu, den Fachkräftemangel zu bekämpfen und die Auswirkungen von Arbeitsplatzverlusten infolge der KI-bedingten Verdrängung von Arbeitsplätzen abzumildern.

Führungskräfte schätzen, dass die Einführung von KI-gestützter Automatisierung in den nächsten drei Jahren eine Umschulung von etwa 40 % ihrer Belegschaft erforderlich machen wird, so der Augmented Work Bericht von IBM vom August 2023.

Organisationsgestaltung

Wie bereits erwähnt, soll die digitale Transformation Ihre Mitarbeitenden entlasten, sodass sie weniger Verwaltungsaufwand haben und sich mehr auf die Strategie konzentrieren können.

Dies kann bedeuten, dass Sie Ihr Personalbetriebsmodell neu gestalten müssen, um die strategische Arbeit angemessen zu unterstützen.

Neue Qualifikationen führen zu neuen Rollen und diese wiederum zu neuen Organisationsstrukturen, die gezielt darauf ausgerichtet sind, Ihre neuen digitalen Personal-Tools und -Prozesse sowie die Zusammenarbeit des HR-Teams mit dem Unternehmen zu unterstützen.

Dafür müssen Sie Ihr Budget und Ihre Ressourcenaufteilung sorgfältig prüfen und entsprechend den neuen Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen.

Automatisierung ist oft mit Investitionen in strategische HR-Rollen wie HR-Business-Partner verknüpft. So können Ihre HR-Profis einen größeren Teil ihrer Arbeitszeit als strategische Partner des Unternehmens nutzen statt für administrative Tätigkeiten.

Reputationsschäden

Wenn Automatisierungsinitiativen in großem Maßstab umgesetzt werden und Personalabbau infolge von Automatisierung die Nachrichten dominiert, müssen Unternehmen, die die sozialen Auswirkungen ihrer Initiativen nicht abfedern, mit öffentlichem Gegenwind und Reputationsverlust rechnen.

Während Gesetze zur Sicherung von Arbeitnehmerrechten und zur Regulierung von Automatisierung Schäden künftig zwangsläufig geschaffen werden, werden sie der eigentlichen Einführung vermutlich hinterherhinken. Das heißt: Frühe Anwender müssen selbst einen Weg für „ethische Automatisierung“ finden.

Dies kann beinhalten, Entlassungen durch Umschulung zu minimieren, interne Mobilität zu priorisieren und Mechanismen wie Outplacement zu nutzen, um die sozialen Auswirkungen von Umstrukturierungen abzumildern.

Toxische Produktivitätserwartungen

In einem aktuellen What Works-Essay beleuchtet Tara McMullin die Idee, dass „arbeitsersparende Geräte uns in der Regel weder Arbeit noch Zeit ersparen.“

Sie verweist auf die Arbeiten der Historikerin Ruth Schwartz Cowan, die untersucht, wie arbeitsersparende Erfindungen des 19. Jahrhunderts – wie Schneebesen und Waschmaschinen – zwar dazu gedacht waren, die Zeit von Hausangestellten zu entlasten, stattdessen aber die Maßstäbe verschoben, indem sie neu definierten, was in der gleichen Zeit möglich zu erreichen war.

McMullin macht auf einen wichtigen Punkt aufmerksam: Es besteht die reale Gefahr, dass Automatisierung uns nicht mehr Zeit verschafft, indem sie unsere Arbeitsbelastung reduziert, sondern vielmehr die ohnehin schon unsinnigen Produktivitätserwartungen weiter erhöht und so zum Burnout beiträgt.

Überbeschäftigung und Bindung außergewöhnlicher Talente

Während einige HR-Vordenker Organisationen dazu anregen, Wege zu finden, wie Mitarbeitende für die Einführung von Automatisierung belohnt werden können (z. B. freie Freitage; Boni), automatisiert eine wachsende Zahl von Beschäftigten bereits einen Großteil ihrer Arbeit, ohne dies ihren Arbeitgebern mitzuteilen.

Einige nutzen die gewonnene Zeit, um zusätzlichen Mehrwert zu schaffen oder ihre Work-Life-Balance zu verbessern, während andere durch die erhöhte Effizienz mehrere Jobs gleichzeitig ausüben.

In Online-Foren zum Thema Überbeschäftigung ist zunehmend zu beobachten, dass Arbeitgebende ähnlich betrachtet werden wie Freelancer-Kunden.

Ungeachtet ethischer und rechtlicher Vorbehalte unterstreicht die Tatsache, dass es einigen Personen gelingt, dies teilweise über Jahre hinweg unbemerkt zu tun, die Argumentation für eine ergebnisbasierte Vergütung.

Wenn eine hoch wirksame Mitarbeiterin oder ein hoch wirksamer Mitarbeiter die Anforderungen ihrer oder seiner Rolle konsequent erfüllt oder übertrifft, sollte sie oder er vielleicht durch eine auf KI-Kompetenzen basierende Vergütung höher entlohnt werden als weniger effiziente Kolleg:innen in derselben Rolle.

Organisationen sollten alles daransetzen, solch außergewöhnlich leistungsfähige Talente zu halten und sich deren ungeteilte Aufmerksamkeit durch eine angemessene Vergütung zu sichern.

Wenn diese Mitarbeitenden voll eingebunden sind, könnten sie für die Neugestaltung von Organisationsmodellen, um die Vorteile der Automatisierung voll auszuschöpfen, von unschätzbarem Wert sein.

Andererseits kann es erhebliche Opportunitätskosten für das Humankapital und das Innovationspotenzial mit sich bringen, wenn solch herausragende Talente nicht anerkannt (und gefördert) werden.

Was die digitale HR-Transformation für HR-Profis bedeutet

Da sich die Technologie rasant weiterentwickelt und immer stärker in die Abläufe von Organisationen eingebettet wird, müssen sich auch HR-Systeme im gleichen Tempo weiterentwickeln, um ihre Mitarbeitenden weiterhin bestmöglich zu unterstützen.

Da sich Geschäftsmodelle und Organisationsstrukturen weiterentwickeln, um auf die fortschreitenden Möglichkeiten der Technik zu reagieren, werden viele Unternehmen neue HR-Betriebsmodelle implementieren, mit denen sie diese Veränderungen nutzen können.

Laut Deloitte geht es bei digitalem HR nicht nur darum, HR-Operationen zu transformieren, sondern auch darum, „die Belegschaft und die Art und Weise, wie gearbeitet wird, zu verändern." Das bedeutet, dass es nicht nur um die Automatisierung von HR-Prozessen geht, sondern auch darum, neue Systeme zu gestalten, die die veränderte Realität der Arbeitswelt widerspiegeln.

HR-Führungskräfte stehen somit vor der Aufgabe, nicht nur Wege zu finden, den vollen Nutzen aus diesen Tools zu ziehen, sondern auch die Risiken und Herausforderungen, die etwa technologische Fortschritte wie KI mit sich bringen, vorherzusehen und zu navigieren.

Für weitere Unterstützung rund um die digitale HR-Transformation abonnieren Sie unseren wöchentlichen Newsletter für HR- und Unternehmensverantwortliche. Sie erhalten alle aktuellen Inhalte, um Ihre Karriere voranzubringen und mehr Wirkung in Ihrer Organisation zu erzielen.

Digitale HR-Transformation: Leitfaden in 5 Schritten + Beispiele

Lesen Sie weiter – und führen Sie weiterhin intelligenter

Was ist die digitale Transformation im HR-Bereich?