HR Digitale Transformation: 5-Schritte-Anleitung + Beispiele

Strategisches Personalmanagement muss sicherstellen, dass Initiativen zur digitalen Transformation sowohl die Mitarbeitererfahrung verbessern als auch die Effizienz der Organisation steigern.

Als jemand, der dies tagtäglich tut, teile ich meinen Prozess, Praxisbeispiele und Best Practices, um Ihrem HR-Team zu helfen, neueste Technologien zu nutzen und Herausforderungen bei der Einführung zu überwinden.

Was ist die digitale Transformation im Personalwesen?

Digitale HR-Transformation bedeutet, digitale Technologien, Tools und Frameworks strategisch einzusetzen, um die Personalabteilung zu modernisieren und HR-Prozesse zu optimieren.

Ziel ist es, HR-Fachleute zu befähigen, bessere Dienstleistungen anzubieten, die Mitarbeitererfahrung zu verbessern, die Effizienz zu steigern und strategische Entscheidungen innerhalb der HR-Abteilung zu unterstützen, während eine stärkere Ausrichtung zwischen der Personalstrategie und den übergeordneten Unternehmenszielen gefördert wird.

Dieser Prozess beinhaltet den Wandel von traditionellen, manuellen HR-Prozessen hin zu automatisierten, datengetriebenen und technologiegestützten Lösungen wie KI im Personalwesen, die darauf ausgelegt sind, Bürokratie abzubauen und die Effektivität der Funktion zu erhöhen.

Vorteile der digitalen HR-Transformation

Wenn sie effektiv genutzt wird, sollte die digitale Transformation Folgendes bewirken:

Effizienzsteigerung

Die Digitalisierung von HR-Prozessen sollte sie effizienter gestalten und Zeit sowie Ressourcen bereichsübergreifend sparen. 

Ein Personalmanagementsystem (HRMS) bietet zum Beispiel oft ein Self-Service-Portal, über das Mitarbeitende auf ihre Daten zugreifen und diese aktualisieren können, wodurch Zeit gespart und die Mitarbeitererfahrung verbessert wird.

Verbessertes Datenmanagement

Digitale Tools ermöglichen eine bessere Datenerfassung, -speicherung und -analyse. Der Zugang zu Echtzeitdaten und fortschrittlicher Personalanalytik ermöglicht es HR-Fachleuten und Führungskräften, fundierte Entscheidungen auf Grundlage aktueller und genauer Informationen zu treffen und so die strategische Planung insgesamt zu verbessern.

Verbesserung der Mitarbeitererfahrung

Effizientere Prozesse, in denen Mitarbeitende ihre persönlichen Daten, Leistungen und andere HR-bezogene Angelegenheiten selbst verwalten können, tragen dazu bei, die Mitarbeitererfahrung zu verbessern und das Ansehen der HR-Abteilung zu steigern.

Beispiele hierfür sind ein Intranet mit einer HR-Chatbot-Funktion, die Anfragen von Mitarbeitenden beantwortet, oder Onboarding-Software, die es einfach macht, notwendige Unterlagen für den Einstieg zu sichten und zu unterschreiben und einen Rahmen für einen erfolgreichen Onboarding-Prozess bietet.

Einhaltung von Vorschriften und Risikomanagement

Automatisierte Compliance-Prüfungen und digitale Dokumentation helfen Unternehmen, sich an die sich ändernde rechtliche und regulatorische Landschaft anzupassen.

Beispiele für die digitale Transformation im Personalwesen

Die Einführung fortschrittlicher digitaler Technologien bietet HR-Profis enorme Vorteile im Hinblick auf Effizienz und Wirksamkeit in nahezu jedem Aspekt der HR-Funktion. 

Neue Technologien wie generative KI und maschinelles Lernen erweitern die Möglichkeiten von HR-Software einschließlich HR-Informationssystemen (HRIS), Bewerbermanagementsystemen (ATS) und Talent-Marktplätzen.

Automatisierung kann den administrativen Aufwand deutlich verringern und HR-Profis Zeit verschaffen, sich auf wirkungsvollere, strategische Aufgaben zu konzentrieren.

Dies umfasst – aber beschränkt sich nicht darauf – die Verbesserung der Abstimmung zwischen HR und übergeordneten Unternehmenszielen sowie die Umsetzung von strategischen Personalinitiativen über den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus hinweg.

Hier sind einige Beispiele dafür, wie digitale Technologien die HR-Funktion verbessern können:

Workflow-Automatisierung 

Automatisierungstechnologien sind darauf ausgelegt, sich wiederholende und zeitaufwendige HR-Aufgaben wie Lohn- und Gehaltsabrechnung, Anwesenheitsverfolgung und Leistungsverwaltung zu eliminieren. 

Beispielsweise eignet sich Gehaltsabrechnungssoftware wie Gusto hervorragend für kleine Unternehmen mit Auftragnehmern, da sie die Rechnungserstellung und den Zahlungsprozess automatisiert.

Fortgeschrittene Datenanalyse 

Die Nutzung von Mitarbeiterdaten ist entscheidend, um Einblicke in Trends der Belegschaft, Leistungskennzahlen, Mitarbeiterengagement und andere HR-Kennzahlen zu gewinnen.

People-Analytics-Software kann HR-Fachleute befähigen, bessere Entscheidungen zu treffen und sogar zukünftige Geschäftsbedarfe wie Personalbedarf, Nachfolgeplanung und Qualifikationslücken vorherzusagen.

Mit dem Aufkommen von Natural Language Processing, KI und maschinellem Lernen ist es jetzt sogar möglich, große Mengen unstrukturierter Daten zu analysieren, um tiefere Einblicke zu gewinnen und die Stimmung der Mitarbeitenden auszuwerten.

Der Einsatz von KI für die Datenanalyse kann zudem helfen, Vorurteile zu beseitigen, Geschwindigkeit und Genauigkeit zu verbessern, Kosten zu senken und bessere Vorhersagemöglichkeiten zu schaffen als mit traditionellen Methoden der Datenanalyse allein.

Beispielsweise nutzt der Einzelhandelsriese Walmart KI, um den Personalbedarf vorherzusagen und die Dienstpläne zu optimieren, was zu einer Senkung der Personalkosten um 15% geführt hat.

Featured Tools

1. 

   Native Teams

   This is an aggregated rating for this tool including ratings from Crozdesk users and ratings from other sites.

   4.6

   Visit Website
2. 

   Remote People

   This is an aggregated rating for this tool including ratings from Crozdesk users and ratings from other sites.

   5

   Visit Website
3. 

   Checkr

   This is an aggregated rating for this tool including ratings from Crozdesk users and ratings from other sites.

   4.5

   Visit Website

Mitarbeiter-Self-Service 

Technologie ermöglicht es Mitarbeitenden, über digitale Plattformen oder Portale selbstständig auf persönliche Informationen zuzugreifen und diese zu aktualisieren, Urlaub zu beantragen, sich für Zusatzleistungen anzumelden und HR-bezogene Ressourcen abzurufen – ganz ohne Unterstützung einer HR-Fachkraft.

Es ist sogar möglich, Chatbots einzusetzen, um die Nutzung von Self-Service-Tools für Mitarbeitende noch einfacher zu gestalten. Diese führen durch die Richtlinien und Prozesse der Organisation, beantworten Fragen zu Zusatzleistungen und bieten sogar Echtzeit-Coaching an.

Ein Beispiel aus der Praxis ist der regionale Gesundheitsdienstleister Tower Health, der Dovetails Mitarbeiterportal eingeführt hat, um HR-Services und die Kommunikation mit der Belegschaft zu verbessern. 

Das Portal ermöglichte Mitarbeitenden eigenständigen Zugriff auf Informationen und Dienstleistungen, was zu höherer Effizienz und Mitarbeiterzufriedenheit führte.

Talentgewinnung

HR kann Tools wie KI-Rekrutierungssoftware nutzen, um den Einstellungsprozess zu vereinfachen – zum Beispiel bei der Erstellung von Stellenbeschreibungen, der Talentsuche, der Kandidatenauswahl, der Verwaltung von Bewerberdaten, der Durchführung von Online-Eignungstests und der Terminplanung für Vorstellungsgespräche.

Fortschrittliche ATS können Lebensläufe, Bewerbungen und Datenbanken analysieren, um Kandidaten anhand vordefinierter Kriterien zu filtern und so HR-Mitarbeitenden zu ermöglichen, bessere Einstellungsentscheidungen zu treffen. Der Pharmakonzern Unilever setzt sogar KI ein, um Videointerviews zu analysieren – und konnte dadurch nach eigenen Angaben 100.000 Stunden im Recruiting einsparen.

Digitale Technologien können auch die Bewerbererfahrung verbessern, indem sichergestellt wird, dass Bewerbende sämtliche Informationen erhalten, um während des gesamten Prozesses informiert, vorbereitet und eingebunden zu bleiben.

Ein Beispiel: Die Automatisierungen von Recruit CRM haben der Personalberatung kpCompanies geholfen, rund 10 Stunden pro Woche einzusparen, indem sie die Nutzung von Tabellenkalkulationen überflüssig machten und die Datenerfassung schneller und effizienter gestalteten.

Onboarding

Mit HR-Technologie kann der Onboarding-Prozess neuer Mitarbeitender erleichtert werden, indem zum Beispiel Onboarding-Workflows automatisiert werden wie die Registrierung von Mitarbeiterdaten, das Unterschreiben von Dokumenten, die Anmeldung zu Zusatzleistungen, Trainingspläne und Aufgabenverteilung.

KI kann sogar ein personalisiertes Onboarding-Erlebnis schaffen, indem Orientierungs- und Trainingsprogramme auf die jeweilige Rolle der Neueinstellung zugeschnitten werden.

Automatisierung kann zusätzlich unterstützen, indem Informationen über neue Mitarbeitende an Ihre IT-Abteilung weitergegeben werden, damit neue Mitarbeitende mit Computer, E-Mail-Adressen, Telefonsystemen und anderen für ihre Arbeit erforderlichen Tools ausgestattet werden.

Ein Beispiel hierfür ist der Einsatz von Onboarding-Software beim Werbeunternehmen Ooh! Media, um automatisch Preboarding-Kommunikation an neue Mitarbeitende zu senden und Führungskräfte an ihre Onboarding-Aufgaben zu erinnern.

Lernen und Entwicklung

Die Einführung von Lern- und Entwicklungsprogrammen bietet Mitarbeitenden Zugang zu Trainings- und Karriereentwicklungsangeboten, sodass sie sich in ihrem eigenen Tempo weiterbilden können.

Moderne Lernmanagementsysteme (LMS) können Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten basierend auf den aktuellen Kompetenzen und Karrierezielen der Mitarbeitenden empfehlen, und adaptive Bewertungen werden die Branche grundlegend verändern.

Kompetenzen werden zunehmend zur gemeinsamen Währung der Arbeitswelt, aber eine kompetenzbasierte Organisation zu werden, ist nicht einfach.

KI kann helfen, indem sie die Kompetenzen Ihrer Mitarbeitenden aus den absolvierten Kursen, Projekten und anderen Quellen ableitet, um detaillierte Kompetenzprofile Ihrer Belegschaft zu erstellen.

So können Sie Lern- und Entwicklungsprogramme der nächsten Generation entwickeln, die sowohl den aktuellen als auch den zukünftigen Anforderungen Ihrer Belegschaft und Ihres Unternehmens entsprechen.

Leistungsmanagement

Leistungsmanagement-Software hilft dabei, Zielsetzungen zu optimieren, Leistungen zu verfolgen, Bewertungen durchzuführen und Mitarbeitenden kontinuierliches Feedback zu geben. Sie kann zudem Abläufe im Leistungsmanagement vereinfachen.

Beispielsweise nutzt die Supermarktkette Tesco das Leistungsmanagement-Tool ETS, um 360-Grad-Feedback zu sammeln und auszuwerten und so die Leistung der Führungskräfte zu verbessern.

Talentmanagement und Nachfolgeplanung

Technologien wie HR-Analytik und Nachfolgeplanungs-Tools helfen dabei, Mitarbeitende mit hohem Potenzial zu identifizieren, zu halten und weiterzuentwickeln.

Einige wichtige Vorteile von Talentmanagement-Software sind, dass sie HR-Teams datenbasierte Entscheidungen ermöglicht, einzelnen Mitarbeitenden Entwicklungswege aufzeigt und detaillierte Nachfolgepläne für Schlüsselpositionen innerhalb des Unternehmens erstellt.

Mitarbeitenden-Engagement

Technologien wie Mitarbeitenden-Engagement-Software helfen, das Engagementniveau zu erfassen und die Prioritäten der Mitarbeitenden zu verstehen.

Außerdem können Tools zur Mitarbeitenden-Feedback-Erfassung Unternehmen datenbasierte Einblicke in die Erfahrungen der Mitarbeitenden liefern.

Wie bereits erwähnt, kann KI strukturierte und unstrukturierte Daten analysieren, um aussagekräftige Erkenntnisse für Ihr Führungsteam zu liefern, damit eine erstklassige Mitarbeitenden-Experience geschaffen werden kann.

So können Initiativen proaktiv umgesetzt werden, die dafür sorgen, dass sich Mitarbeitende unterstützt, wertgeschätzt und eingebunden fühlen, was Bindung und Produktivität verbessert.

Ein Praxisbeispiel hierfür ist das IT-Unternehmen Wasatch IT, das die Mitarbeitenden-Engagement-Software Motivosity verwendet, um eNPS-Umfragen durchzuführen und Mitarbeitendenanerkennung zu verstärken.

4-Schritte-Prozess zur digitalen Transformation

Es ist klar, dass diese Welle der digitalen Transformation sowohl enormes Potenzial als auch erhebliche Herausforderungen birgt. 

Daher sollte jede Initiative zur digitalen Transformation im Personalwesen darauf abzielen, HR-Teams auf die bevorstehenden Veränderungen in der Arbeitswelt vorzubereiten.

Das bedeutet, dass sie HR-Teams sowohl befähigen sollte, die Chancen der Automatisierung zu nutzen als auch die damit verbundenen Risiken und Herausforderungen zu meistern.

1.  Klare Ziele für die Organisation definieren

Jedes Ziel der HR-Transformation muss sich aus einer übergeordneten, strategischen Unternehmenspriorität ableiten – sei es die Gewinnung neuer Talente zur Skalierung des Geschäftsbetriebs, die Umstrukturierung zur Anpassung an ein neues Geschäftsmodell oder der Ausbau von L&D-Initiativen zur Verbesserung der Mitarbeitendenbindung. 

Nutzen Sie die mehrjährige Unternehmensstrategie Ihres Führungsteams als Ihren Nordstern. 

Wenn Ihre digitale HR-Transformation Ihre Unternehmensstrategie nicht unterstützt, erfüllen Sie nicht die Anforderungen Ihres Unternehmens.

Bringen Sie alle wichtigen Stakeholder (idealerweise C-Level-Mitglieder oder deren Stellvertreter) gemeinsam mit der HR-Leitung in einen Raum, um die wichtigsten kurz- und langfristigen Ziele Ihres Unternehmens zu evaluieren und nutzen Sie diese Diskussionen, um zu bestimmen, wie Ihre HR-Digitalisierung diese Ziele unterstützen kann.

2. Definieren Sie Ihre Ziele

Egal, ob Sie ein bestimmtes Unternehmensziel unterstützen möchten (z. B. bessere Talente gewinnen), einen bestimmten Aspekt des Mitarbeitererlebnisses verbessern wollen (z. B. die Vereinfachung der Spesenabrechnung), oder einfach nur die HR-Bedürfnisse erfüllen möchten (z. B. die Produktivität innerhalb der HR-Abteilung selbst optimieren): Der Erfolg ist wahrscheinlicher, wenn Sie genau wissen, wie er aussieht. 

Erstellen Sie eine Roadmap für die HR-Transformation, in der Sie Ihre langfristigen und kurzfristigen Initiativen, einige KPIs zur Erfolgsmessung und wichtige Meilensteine festhalten, um auf Kurs zu bleiben.

Wenn Sie beispielsweise ein neues Bewerbermanagementsystem einführen, könnten Sie KPIs festlegen, die auf die Reduzierung Ihrer durchschnittlichen Besetzungszeit oder Ihrer SLAs bei der Rückmeldung an Kandidaten abzielen.

Um den ROI einer neuen Technologie zu bestimmen, ist Dan Georges Artikel zur HR-Finanzkompetenz eine hervorragende Ressource.

3. Wählen Sie technologische Lösungen aus

Das ist leichter gesagt als getan! 

Bei so vielen Arten von HR-Software, aus denen man wählen kann, ist die Auswahl der richtigen Technologieanbieter und -lösungen eine Herausforderung, insbesondere auf dem stark gesättigten Markt für HR-Software.

Es ist entscheidend, dass Unternehmen ihre Optionen sorgfältig prüfen und sicherstellen, dass das gewählte System 1) mit ihren HR-Zielen und Ressourcen übereinstimmt und 2) in ihren gesamten HR-Technologie-Stack integriert werden kann.

Die Anbieterauswahl wird durch Datenschutz- und Sicherheitsaspekte zusätzlich erschwert, da HR-Daten erhebliche Sicherheitsprotokolle erfordern, um Mitarbeiterdaten zu schützen und alle regulatorischen Anforderungen einzuhalten.

Nach meiner Erfahrung behaupten Anbieter oft, ihre Lösung könne alles, aber es ist normalerweise besser, verschiedene Lösungen zu kombinieren.

Sie können auch die Unterstützung eines externen Beratungsunternehmens in Betracht ziehen, wenn größere Transformationen anstehen und das eigene Team nicht über ausreichende technische Fachkenntnisse verfügt, um diese Besonderheiten ohne Risiko zu bewältigen. Der Leitfaden von PMP zur Argumentation für HR-Software ist ein hilfreicher Ausgangspunkt.

4. Neue Lösungen einführen

Sie haben sich für eine tolle neue Technologie entschieden, und jetzt kommt eine weitere Phase, die leichter gesagt als getan ist: die Implementierung.

Auch hier hilft PMP mit dem Leitfaden zur Implementierung von HR-Software. Hier sind jedoch einige bewährte Methoden, damit diese Phase so reibungslos wie möglich abläuft:

• Schaffen Sie Akzeptanz für die neue Lösung, indem Sie andere Unternehmensbereiche einbinden, ihre Bedürfnisse frühzeitig verstehen, sie von Anfang an involvieren und „Quick Wins“ identifizieren.
• Führen Sie die Software schrittweise ein, damit Anpassungen möglich sind und der Einfluss auf das Tagesgeschäft gering bleibt.
• Halten Sie während des gesamten Prozesses eine offene und transparente Kommunikation aufrecht, um alle informiert und auf Kurs zu halten.
• Erstellen Sie einen Change-Management-Plan, um die Akzeptanz zu fördern und Widerstände zu überwinden.
• Passen Sie Ihre Schulungen so an, dass sie größtmöglichen Bezug zu Ihrem Unternehmen haben.
• Arbeiten Sie eng mit den Anbietern zusammen und nutzen Sie jede verfügbare Unterstützung, vom Training bis zur Integration mit HR-Systemen.

5. Überwachen und anpassen

Jetzt, wo Ihre neuen Systeme und Prozesse laufen, sollten Sie deren Leistung anhand Ihrer definierten KPIs beobachten.

Sie können zudem Feedback von Anwendern sammeln, um Verbesserungen vorzunehmen. Scheuen Sie sich nicht, die Anbieter zu kontaktieren, wenn etwas nicht passt – gute Anbieter sind offen für Verbesserungen und Anpassungen.

Und schließlich: Überwachen Sie Ihre Prozesse stetig und bleiben Sie auf dem Laufenden über neue HR-Technologietrends, falls eine Innovation auf den Markt kommt, die für Sie ein echter Durchbruch sein könnte.

Best Practices für die digitale HR-Transformation

Vermeiden Sie Technik nur um der Technik willen

Ich war bisher ziemlich begeistert, aber neue Technologie ist nicht immer die Lösung.

Widerstehen Sie dem Drang, „digital zu werden“ und viel Geld für ein angesagtes Tool auszugeben, nur weil es in Ihrer Branche gerade jeder tut. 

Jede Technologie, die Sie implementieren, sollte die tatsächlichen Bedürfnisse Ihrer Organisation unterstützen – und das effektiv. Es bringt nichts, ein Tool einzuführen, das niemand nutzen möchte.

Ein guter Ansatz ist es, Ihre Mitarbeitenden an der Mitgestaltung des Prozesses zu beteiligen. 

Fokusgruppen, Mitarbeiterumfragen und andere Mitarbeiter-Feedback-Strategien helfen Ihnen dabei, die Wünsche und Bedürfnisse Ihrer Mitarbeitenden schon früh im Gestaltungsprozess zu erkennen.  

Darüber hinaus ist es wichtig, funktionsübergreifende Geschäftsbereiche in Ihre Projektteams einzubinden, um die Bedürfnisse aller Unternehmensbereiche zu repräsentieren.

So können Sie wichtige Rückmeldungen von Ihren Mitarbeitenden einholen und gleichzeitig deren Akzeptanz für das Projekt erhöhen sowie das Change Management anstoßen.

Nehmen Sie sich Zeit, verschiedene Lösungen zu evaluieren und deren Funktionen sowie Benutzerfreundlichkeit zu vergleichen – und zögern Sie nicht, kostenlose Testphasen zu nutzen.

Wenn Sie Unterstützung bei der Auswahl des richtigen Tools benötigen, lesen Sie unseren Leitfaden zur Auswahl von HR-Software.

Zuerst defekte Systeme beheben oder neu gestalten

Kleine Anpassungen können zwar kurzfristig die Effizienz steigern, aber das Automatisieren von grundlegend fehlerhaften Prozessen löst diese nicht. 

Stattdessen sollten HR-Verantwortliche, die einen deutlichen Produktivitätsschub anstreben, ihr Betriebsmodell gründlich überdenken und fehlerhafte Systeme von Grund auf neu gestalten (oder "neu verdrahten"), bevor sie neue Technologien einführen.

Wenn Sie beispielsweise die Einführung eines neuen HRIS oder Bewerbermanagementsystems planen, ist es entscheidend, zunächst Ihre Prozesse zu bewerten und zu modernisieren.

Wenn Sie veraltete Rollenbeschreibungen und Verantwortlichkeiten, überkomplizierte Abläufe, unklare Kommunikationswege oder nicht über die richtigen technischen Fähigkeiten für die neue Anwendung verfügen, sind Ihre Digitalisierungsbemühungen im HR-Bereich so effektiv wie ein Pflaster auf ein gebrochenes Bein.

Behalten Sie die Employee Experience stets im Blick und stellen Sie sicher, dass Sie für Einfachheit sorgen – ohne versehentlich den bürokratischen Aufwand zu erhalten, der sich negativ auf Mitarbeitende und Führungskräfte auswirken könnte.

Verfolgen Sie einen agilen Ansatz

Ein agiler Ansatz ermöglicht es Ihnen, Ihre gesamte HR-Transformationsstrategie in überschaubare Teilprojekte zu unterteilen.

Agile Methoden sind in der Technologiebranche sehr beliebt geworden und finden auch im Projektmanagement vieler anderer Bereiche, einschließlich HR, Anwendung.

Agilität bedeutet, den Fortschritt gegenüber Perfektion zu priorisieren, neue Funktionen iterativ für Endnutzer bereitzustellen und kontinuierlich Nutzerfeedback zu sammeln, um sich stetig weiterzuentwickeln.  

So können Sie sehr gezielt steuern, welche Funktionen oder Verbesserungen Sie nach und nach zur Unterstützung Ihrer Mitarbeitenden einführen.

Dies ermöglicht eine schnellere Bereitstellung von neuen Funktionalitäten an Kollegen und sorgt dafür, dass Sie die Employee Experience über den gesamten Veränderungsprozess bewusst im Blick behalten, indem Sie Ihre Mitarbeitenden nicht mit zu viel Veränderung auf einmal überfordern.

Lesen Sie für weitere Tipps meinen Artikel über agiles HR.

Herausforderungen bei der digitalen HR-Transformation

So spannend neue Technologien auch sein mögen, mit ihrer Einführung gehen für Organisationen auch potenzielle Risiken und Herausforderungen einher. 

Während Unternehmen die möglichen Vorteile der Automatisierung untersuchen, werden viele ihre Betriebsmodelle und Organisationsstrukturen neu gestalten, um die neuen strategischen Prioritäten besser zu unterstützen.

In diesem Prozess ist ein gewisses Maß an Destabilisierung unvermeidbar, insbesondere wenn Ressourcen neu verteilt werden und sich Aufgaben verändern.

Die HR-Teams müssen dazu beitragen, eine Unternehmenskultur zu fördern, die sich leicht an Veränderungen anpasst.

Gefahr für die Mitarbeitermotivation

Automatisierung sorgt für erhebliche Unsicherheit, etwa hinsichtlich der Arbeitsplatzsicherheit – was sich negativ auf die Arbeitsmoral und das Engagement der Mitarbeitenden auswirken kann. 

Viele Mitarbeitende werden neue oder deutlich veränderte Aufgaben übernehmen müssen. Daraus ergibt sich das Risiko, dass ihr Gefühl für die eigene Wertschöpfung im Unternehmen leidet – ein Gefühl der Sinnhaftigkeit, das eng mit dem Engagement verbunden ist.

Daher sind HR und Führungskräfte gefordert, alles zu tun, um eine unterstützende Umgebung zu schaffen, die Employee Experience im Zuge aller Veränderungen in den Mittelpunkt zu stellen. 

Kulturwandel

Die digitale Transformation im HR erfordert oft einen kulturellen Wandel im Unternehmen. Mitarbeitende müssen bereit sein, einen stärker datengetriebenen und agilen Denkansatz zu übernehmen. Dies bringt neue Kompetenzen und veränderte Erwartungen mit sich.  

Laut dem Arbinger Institute berichten „nahezu die Hälfte (46 %) aller Entscheidungsträger und Führungskräfte, dass Verbesserungen der Unternehmenskultur zu Fortschritten in für das Wachstum entscheidenden Bereichen führen – wie Mitarbeiterproduktivität, -bindung und -engagement, wenn sich die Kultur verbessert.“ 

Doch trotz eines hohen Return on Investment (ROI) ist es eine große Herausforderung, die Unternehmenskultur zu verändern.  

Eine wirkungsvolle Taktik zur Beeinflussung der Unternehmenskultur ist es, das Belohnungs- und Anerkennungsprogramm auf die zentralen Verhaltensweisen auszurichten, die Sie in Ihrem Unternehmen fördern möchten.  

Wenn Führungskräfte und Mitarbeitende, die diese Verhaltensweisen frühzeitig übernehmen, öffentlich anerkannt und Erfahrungsberichte von Anwender:innen geteilt werden, kann dies Ihren Mitarbeitenden positive Vorbilder für die sich ändernden Erwartungen im Unternehmen bieten.

Zudem müssen Führungskräfte die gewünschten Verhaltensweisen selbst vorleben, Unterstützung bieten und die strategische Bedeutung der Transformation kommunizieren.

Mitarbeitende und Führungskräfte könnten sich dagegen sträuben, neue digitale HR-Tools und Prozesse einzuführen.

Seien wir ehrlich: Auch wenn Veränderung das Einzige ist, was beständig bleibt, ist sie nie einfach – besonders dann nicht, wenn sie das Arbeiten der Menschen beeinflusst. Tatsächlich scheitern 70 % aller Change-Initiativen.

Widerstand gegen Veränderungen

Effektives Change Management beginnt mit der Klärung des „Warum“ sowie einem tiefen Verständnis für den Nutzen der Veränderung und deren Auswirkungen auf die tägliche Arbeit.

Lernen und Entwicklung sind ebenfalls ein entscheidender Teil Ihrer Change-Management-Strategie. Die digitale Transformation erfordert es von Mitarbeitenden, Führungskräften und HR-Teams, neue Tools und Prozesse zu erlernen.

Außerdem müssen sich HR-Teams häufig neue Kompetenzen aneignen, da sich die Erwartungen an ihre Rollen verändern und sie das Unternehmen auf eine andere Weise unterstützen sollen.

Eine hilfreiche Ressource ist PMPs Leitfaden zum Change Management im HR-Bereich.

Fachkräftemangel, Arbeitsplatzverlust und der Bedarf an Umschulungen

Während KI verspricht, viele menschliche Tätigkeiten zu übernehmen, erfordert die erfolgreiche Einführung dieser Technologie Fachkräfte mit besonderen Qualifikationen. Bislang kann der Arbeitsmarkt die Nachfrage nicht erfüllen. 

Laut einer aktuellen KI-Unternehmensumfrage von PwC verlangsamen 79 % der Unternehmen die Einführung von KI (oder beabsichtigen dies), weil es an Talenten im Bereich KI und Datenwissenschaft mangelt.

Umschulung ist eine Lösung für diese Herausforderung und dient doppelt – dem Abbau von Fachkräftemangel sowie der Abfederung von Arbeitsplatzverlusten durch die Verdrängung von Arbeitskräften durch KI. 

Führungskräfte schätzen laut IBMs Bericht Augmented Work von August 2023, dass durch KI-gesteuerte Automatisierung in den nächsten drei Jahren rund 40 % der Belegschaft umgeschult werden müssen.

Organisationsdesign

Wie erwähnt, ist digitale Transformation häufig dazu gedacht, Mitarbeitende von administrativen Aufgaben zu entlasten und ihren Fokus auf Strategie zu lenken.

Das kann bedeuten, dass Sie Ihr HR-Betriebsmodell neu gestalten müssen, um diese strategische Arbeit bestmöglich zu unterstützen.

Neue Kompetenzen führen zu neuen Aufgabenbereichen, was wiederum neue Organisationsstrukturen erfordert, die gezielt zur Unterstützung Ihrer neuen digitalen HR-Tools und Prozesse sowie der Zusammenarbeit des HR-Teams mit dem Unternehmen entwickelt werden.

Dies verlangt von Ihnen, Ihr Budget und Ihre Ressourceneinteilung sorgfältig zu prüfen und entsprechend der neuen Anforderungen Ihres Unternehmens anzupassen.  

Automatisierung geht oft mit einer Investition in strategische HR-Funktionen wie HR-Business-Partner einher, sodass HR-Profis mehr Zeit als strategische Partner anstatt als Administrator:innen verbringen können.

Reputationsschäden

Wenn Automatisierungsinitiativen im großen Stil eingeführt werden und damit verbundene Personalreduzierungen Schlagzeilen machen, drohen Unternehmen, die die sozialen Auswirkungen ihrer Automatisierungsprogramme nicht abfedern, öffentlicher Protest und Imageschäden. 

Obwohl gesetzliche Regelungen zum Schutz von Beschäftigten und zur Eindämmung von Schäden durch Automatisierung wohl unausweichlich sind, wird deren Umsetzung voraussichtlich hinter der Einführung herhinken. Das bedeutet, dass frühe Anwender die „ethische Automatisierung“ selbst steuern müssen. 

Dies kann z. B. bedeuten, Entlassungen durch Umschulungen zu minimieren, die interne Mobilität zu priorisieren und Outplacement-Maßnahmen zu nutzen, um die sozialen Folgen von Umstrukturierungen zu verringern. 

Giftige Produktivitätserwartungen

In einem kürzlich erschienenen What Works-Essay beleuchtet Tara McMullin die Idee, dass „arbeitszeitsparende Geräte uns in der Regel weder Arbeit noch Zeit sparen.“ 

Sie verweist auf die Arbeiten der Historikerin Ruth Schwartz Cowan, welche erforschte, wie im 19. Jahrhundert erfundene arbeitszeitsparende Geräte—wie Rührgeräte und Waschmaschinen—eigentlich dazu gedacht waren, Hausangestellten Zeit zu ersparen, letztlich jedoch die Maßstäbe verschoben, indem sie neu definierten, was in der gleichen Zeit möglich war zu erreichen.

McMullin macht einen wichtigen Punkt: Es besteht die reale Gefahr, dass Automatisierung, anstatt uns Zeit zurückzugeben, indem sie unsere Arbeitslast reduziert, die ohnehin schon unrealistisch hohen Produktivitätserwartungen weiter anhebt und zu Burnout beiträgt. 

Überbeschäftigung und Bindung außergewöhnlicher Talente

Während einige HR-Vordenker dafür plädieren, Wege zu finden, wie Unternehmen Mitarbeitende dazu motivieren können, Automatisierung einzusetzen (z. B. freitags frei; Boni), automatisiert eine wachsende Gruppe von Beschäftigten bereits einen Großteil ihrer Arbeit ohne das Wissen ihrer Arbeitgeber. 

Während manche die gewonnene Zeit nutzen, um zusätzlichen Wert zu schaffen oder ihre Work-Life-Balance zu verbessern, nutzen andere ihre gesteigerte Effizienz, um mehrere Jobs gleichzeitig auszuüben.

In Überbeschäftigungs-Forendiskussionen ist zunehmend die Tendenz erkennbar, Arbeitgeber ähnlich wie freiberufliche Auftraggeber zu betrachten.   

Abgesehen von ethischen und rechtlichen Bedenken spricht die Tatsache, dass einige Personen dies unentdeckt schaffen—mitunter über Jahre hinweg—für eine ergebnisbasierte Vergütung. 

Wenn eine hochwirksame Arbeitskraft die Anforderungen ihrer Rolle konstant erfüllt oder übertrifft, sollte sie möglicherweise durch auf KI-Fähigkeiten basierende Vergütung besser entlohnt werden als weniger effiziente Kolleg:innen in derselben Position.

Organisationen sollten alles in ihrer Macht stehende tun, um solche außergewöhnlich effektiven Talente zu halten und deren volle Aufmerksamkeit durch angemessene Vergütung zu sichern. 

Wenn sie voll engagiert sind, können solche Mitarbeitenden von unschätzbarem Wert sein, wenn es darum geht, Organisationsmodelle neu zu gestalten, um den vollen Nutzen der Automatisierung zu realisieren. 

Andererseits führt das Versäumnis, solche Talente zu erkennen (und zu fördern), zu erheblichen Opportunitätskosten im Bereich Humankapital und Innovationsfähigkeit.

Was die digitale HR-Transformation für Personalverantwortliche bedeutet

Da sich Technologien rasant weiterentwickeln und immer stärker in die Arbeitsweise von Organisationen eingreifen, müssen sich HR-Systeme ebenso schnell weiterentwickeln, um die Menschen bestmöglich zu unterstützen. 

Während sich Geschäftsmodelle und Organisationsstrukturen im Zuge der voranschreitenden technischen Möglichkeiten verändern, werden viele Unternehmen neue HR-Betriebsmodelle umsetzen, die diesen Wandel nutzen können.

Laut Deloitte geht es bei digitalem HR nicht nur darum, die HR-Operationen zu transformieren, sondern auch darum, „die Belegschaft und die Art, wie Arbeit erledigt wird, zu verändern“. Das heißt, es geht nicht nur um das Automatisieren von HR-Prozessen, sondern auch um die Gestaltung neuer Systeme, die die sich wandelnde Realität am Arbeitsplatz widerspiegeln.

HR-Führungskräfte stehen damit vor der Aufgabe, nicht nur Wege zu finden, die Vorteile dieser Werkzeuge voll auszuschöpfen, sondern auch die Risiken und Herausforderungen für das Unternehmen durch technologische Fortschritte wie Künstliche Intelligenz zu meistern—und idealerweise vorauszusehen.

Jetzt den People Managing People-Newsletter abonnieren

Für weitere Unterstützung rund um die digitale HR-Transformation abonnieren Sie unseren wöchentlichen Newsletter für HR- und Unternehmensleitungen. Sie erhalten alle unsere aktuellen Inhalte, um Ihre Karriere voranzubringen und einen größeren Einfluss in Ihrer Organisation zu erzielen.