13 henkilöstöhallinnon ohjelmistotyyppiä: keskeiset ominaisuudet ja hyödyt

Jotkin HR-työkalut keskittyvät tiettyihin henkilöstöhallinnon toimintoihin, kuten suorituskyvyn hallintaan, kun taas toiset pyrkivät tarjoamaan kattavan HR-ratkaisun.

Löydät myös tietylle alueelle suunniteltuja ohjelmistoratkaisuja, kuten kanadalaisen HR-ratkaisun, tai tietyn kokoisille yrityksille tai tiettyyn budjettiin sopivia ratkaisuja, kuten pienyrityksille tarkoitettuja HR-järjestelmiä.

Tarkastellaan nyt eri tyyppejä yksityiskohtaisemmin.

HRIS-, HRMS- ja HCM-ohjelmistot

Epäilemättä tärkein HR-ohjelmistotyyppi on HR-tietokantojen luokka (josta käytetään joskus nimitystä HR-ydinohjelmisto), joka koostuu seuraavista:

• henkilöstötietojärjestelmät (HRIS)
• henkilöstöhallintojärjestelmät (HRMS)
• inhimillisen pääoman hallintajärjestelmät (HCM)

Kaikki kolme HR-järjestelmää tukevat samoja henkilöstöhallinnon ydintoimintoja:

• työntekijätietojen hallinta
• palkanlaskennan käsittelyä sisältävät HR-työkalut
• työntekijöiden koulutustietojen tallentaminen
• suorituskykytietojen seuranta
• työntekijöiden itsepalveluvaihtoehtojen tarjoaminen.

HRIS-, HCM- ja HRMS-työkalujen tärkein ero on niiden henkilöstöhallinnon kattavuuden laajuudessa ja syvyydessä. 

HRIS-järjestelmä käsittelee henkilöstöhallinnon ydintoimintoja, kun taas HCM-järjestelmät keskittyvät tarkemmin työntekijälähtöisiin prosesseihin ja HRMS-ohjelmistot tarjoavat vieläkin kattavampia ominaisuuksia.

• Henkilöstötietojärjestelmät (HRIS) kattavat kaikki henkilöstöhallinnon perustoiminnot tietojen hallinnan ja keräämisen näkökulmasta. Kaikki työntekijätietosi ovat yhdessä paikassa, mutta sinulla on vähemmän työkaluja tietojen hyödyntämiseen. Pienyritykset käyttävät niitä useammin, koska niiden hinnat ovat alhaisemmat. 
• Henkilöstöhallintojärjestelmät (HRMS) ovat kattavia HR-ratkaisuja, jotka tarjoavat yleensä enemmän ominaisuuksia kuin HRIS-järjestelmä. HRMS-ohjelmistot voivat tukea kaikkia lahjakkuuksien hallinnan toimintoja, kuten rekrytointia, etujen hallintaa, suorituskyvyn hallintaa, resurssien hallintaa ja työntekijöiden koulutusta. 
• Inhimillisen pääoman hallinta (HCM) -ohjelmisto mahdollistaa työntekijäkohtaisen keskittymisen esimerkiksi työntekijöiden suorituskykyyn, analytiikkaan ja perehdytykseen sekä tarjoaa työkaluja strategisempaan lähestymistapaan näillä HR-alueilla.

Kaikki nämä järjestelmät ovat pilvipohjaisia ja tarjoavat kokoelman integroituja moduuleja, jotka auttavat hallitsemaan henkilöstöhallinnon ydintietoja, toimintoja ja työnkulkuja. 

Hyödyt

HRIS-järjestelmän hyöty on se, että kaikki työntekijöidesi tiedot ovat keskitetyssä tietokannassa, jota on helppo käyttää ja päivittää. Tämä voidaan integroida muihin pilvipohjaisiin HR-järjestelmiin, jotta tietojen tarkkuus säilyy koko HR-teknologiakokonaisuudessasi.

HRMS-järjestelmän hyötyjä ovat parannetut tietojenhallintakäytännöt, automaattiset vaatimustenmukaisuuden valvontailmoitukset, tehostetut työntekijöiden itsepalvelu- ja sitouttamistyökalut sekä tuki paremmalle tietoon perustuvalle päätöksenteolle.

HCM-järjestelmän hyötyihin kuuluvat kehittyneemmät tiedot ja analytiikka, jotka tukevat parempaa työvoimasuunnittelua, sekä työntekijöiden tyytyväisyyden ja pysyvyyden paraneminen.

HRMS-alustojen olennaisten ominaisuuksien ja HCM-järjestelmien ymmärtäminen on tärkeää, jotta voit vertailla saatavilla olevia henkilöstöhallinnon ohjelmistoja ja valita niiden välillä paremmin. Tarkastellaan asiaa lähemmin:

Keskeiset ja edistyneet ominaisuudet

Keskeiset ominaisuudet

Henkilöstötietojärjestelmissä on tiettyjä perusominaisuuksia. Joitakin näistä keskeisistä ominaisuuksista ovat:

• Työntekijätietokanta
• Poissaolojen ja lomien hallinta
• Työsuhde-etujen hallinta
• Suoritusten hallintatyökalut
• Rekrytointi ja hakijoiden seuranta
• Rekrytointiprosessin automatisointi
• Raportointi ja analytiikka
• Työntekijöiden itsepalveluportaali
• Esihenkilöiden itsepalveluportaali
• Osaajapoolin hakutoiminnot
• Työntekijöiden perehdytys ja työsuhteen päättäminen
• Työntekijöiden kehittäminen
• Asiakirjojen hallinta ja tallennus
• Koulutusten hallinta
• Työvuorosuunnitteluohjelmisto
• Integraatiot muihin henkilöstöhallinnon ohjelmistoihin

Edistyneet ominaisuudet

• Työntekijöiden sitouttamisalusta 
• Työntekijöiden tyytyväisyyskyselyt
• Mukautetut työnkulkutyökalut
• Sisäänrakennetut koulutustyökalut

Hakijoiden seurantajärjestelmät

Hakijoiden seurantajärjestelmät (ATS-järjestelmät) ovat rekrytointiohjelmistojen muoto, joka on suunniteltu sujuvoittamaan rekrytointiprosessia. Ne auttavat yrityksiä etsimään osaajia ja hallitsemaan hakijoita hakemuksen, haastattelujen ja lopullisen työtarjouksen vaiheiden ajan.

Hyödyt

Rekrytointi- ja henkilöstöhankinta-alustat tehostavat rekrytointiprosessia sisäisten tiimien kannalta ja tarjoavat hakijoille paremman kokemuksen.

Ne voivat automatisoida monia rekrytointiin liittyviä toistuvia tehtäviä, kuten työpaikkailmoitusten julkaisemisen ja hallinnan, hakijoiden esikarsinnan, haastattelujen aikatauluttamisen sekä hakijoiden hylkäämisen tai etenemisen seuraavaan vaiheeseen.

Valitsemastasi rekrytointiohjelmiston tyypistä riippuen saatat voida käyttää myös edistyneitä rekrytointiominaisuuksia, kuten sosiaalisen median rekrytointia ja rekrytointimarkkinoinnin työkaluja.

Keskeiset ja edistyneet ominaisuudet

Keskeiset ominaisuudet

• Työpaikkailmoituksen laatiminen työnhakijoiden houkuttelemiseksi
• Hakijoiden seurantatyökalut
• Hakijoiden esikarsinta
• Ansioluetteloiden jäsentämistyökalut
• Pätevien hakijoiden järjestäminen paremmuusjärjestykseen ja lajittelu
• Haastatteluprosessin hallinta
• Haastattelujen aikatauluttaminen
• Rekrytointimallit ja -ohjeet
• Integraatio olemassa oleviin työpaikkasivustoihin ja niiden tuki
• Sisäisen arvioinnin ja arvostelun työkalut

Edistyneet ominaisuudet

• Rekrytointimarkkinoinnin työkalut
• Rekrytointiprosessin automatisointityökalut
• Hakijoiden sitouttamistyökalut
• Rekrytointi sosiaalisen median tai suoraviestien avulla
• Kaksisuuntaiset yritystason henkilöstöhallinnon ohjelmistojen integraatiot

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Perehdytysohjelmisto

Perehdytysohjelmisto tukee HR- ja rekrytointitiimejä uuden työntekijän aloittaessa ja auttaa varmistamaan, että hän pääsee mahdollisimman hyvään alkuun. Tähän kuuluu esimerkiksi kaikkien tarvittavien uuden työntekijän paperitöiden hoitaminen, kollegoiden tapaaminen ja tarvittavan koulutuksen suorittaminen.

Edut

Perehdytysohjelmisto auttaa varmistamaan, että uudet työntekijät tuntevat olonsa tervetulleiksi organisaatiossa ja että heillä on kaikki tarvittava työn aloittamiseen. Perehdytys on suhteellisen hallinnollisesti työläs prosessi, ja automaatio voi auttaa varmistamaan, että kaikki asiaankuuluvat paperit täytetään ja säilytetään turvallisesti. Ohjelmisto auttaa myös asettamaan tavoitteita, luomaan tarkistuslistoja ja varmistamaan, että perehdytysprosessin kaikki osa-alueet suoritetaan.

Keskeiset ja edistyneet ominaisuudet

Keskeiset ominaisuudet

• Paperitöiden automatisoitu käsittely
• Työntekijätietojen tallennus
• Tehtävien hallinta
• Perehdytyksen tarkistuslista
• Edistymisen seuranta

Edistyneet ominaisuudet

• Yksilöllinen koulutus
• Tavoitteiden asettaminen
• Urasuunnittelu.

Työntekijöiden sitouttamisohjelmisto

Ei liene kovin yllättävää, että työntekijöiden sitouttamistyökalut on suunniteltu varmistamaan, että tiimin jäsenet ovat sitoutuneita työhönsä. Tämä kattaa esimerkiksi osaamisen kehittämisen, työntekijöiden huomioimisohjelmat ja hyvinvointialoitteet.

Edut

Sitoutunut työntekijä suoriutuu paremmin kuin sitoutumaton työntekijä. Työntekijöiden sitouttamisohjelmisto auttaa seuraamaan työntekijöiden sitoutumisen tasoa ja luomaan aloitteita, jotka vahvistavat sitoutumista.

Keskeiset ja edistyneet ominaisuudet

Keskeiset ominaisuudet

Työntekijöiden sitouttamistyökalu sisältää seuraavat keskeiset ominaisuudet:

• Työntekijäkyselytyökalut
• Työntekijöiden huomioimistyökalut
• Sitoutumisen hallintapaneelit, pelillistäminen ja aktiviteettisyötteet
• Tavoitteiden asettamisen ja seurannan työkalut
• Työntekijöiden tavoitteiden visualisointi
• Koulutustyökalut

Edistyneet ominaisuudet

• Tunneanalyysi
• Hyvinvointiohjelmat

Suorituksenhallintaohjelmisto

Suorituksenhallintajärjestelmä keskittyy yksittäisten työntekijöiden suoritukseen ja auttaa mittaamaan ja seuraamaan suoriutumista sekä palkitsemaan työntekijöitä erinomaisesta suoriutumisesta.

Edut

Yksi näiden järjestelmien merkittävistä eduista on niiden kyky yhdenmukaistaa, virallistaa ja automatisoida työntekijöiden arvioinnit ja suoritusarviointiprosessi. Tästä hyötyvät HR-osasto, esihenkilöt ja työntekijät. 

Keskeiset ja edistyneet ominaisuudet

Keskeiset ominaisuudet

Suorituskyvyn hallintaohjelmisto sisältää seuraavat keskeiset ominaisuudet:

• Tavoitteiden asettaminen ja seuranta
• Suoritusarvioinnit
• Palautemekanismit
• Henkilökohtaisen kehityssuunnitelman laatiminen
• Raportointi ja analytiikka

Edistyneet ominaisuudet

• 360 asteen palaute
• Taitojen ja pätevyyksien hallinta

Työntekijöiden työvuorosuunnitteluohjelmisto

Työntekijöiden työvuorosuunnitteluohjelmisto auttaa yrityksiä hallitsemaan työntekijöidensä työvuoroja. Ohjelmistot tarjoavat esihenkilöille ja henkilöstölle helppokäyttöisen käyttöliittymän työvuorojen tarkasteluun ja hallintaan (tämä on yksi monista työntekijöiden työvuorosuunnitteluohjelmiston hyödyistä).

Hyödyt

Ohjelmisto tarjoaa näkyvyyden jokaisen työntekijän työvuoroihin sekä työkalut koko yrityksen henkilöstön työvuorojen hallintaan. Työntekijät voivat helposti tarkastella työvuorojaan ja tehdä niihin muutoksia, kun taas esihenkilöt voivat varmistaa työvuorojen kattavuuden.

Keskeiset ja edistyneet ominaisuudet

Keskeiset ominaisuudet

Monet työntekijöiden työvuorosuunnitteluohjelmistot sisältävät seuraavat keskeiset ominaisuudet:

• Työvuorosuunnittelumallit
• Työntekijöiden työvuorosuunnittelusovellus
• Työvuorojen jakaminen
• Työvuorojen vaihtaminen
• Työntekijäprofiilit
• Resurssien ennakointi 

Edistyneet ominaisuudet

• Läsnäolon seurantatyökalut
• Poissaolojen hallintatyökalut
• Integraatiot muiden liiketoimintajärjestelmien kanssa
• Monialustatuki, myös mobiililaitteille, eri laitteiden ja käyttöjärjestelmien käyttöä varten

Palkanmaksu- ja kirjanpito-ohjelmisto

Palkanmaksu- ja kirjanpito-ohjelmisto automatisoi palkanmaksuprosessin pienissä ja suurissa yrityksissä. Palkkojen käsittely voi ilman palkanmaksujärjestelmää olla hyvin työlästä ja monimutkaista.

Hyödyt

Palkanmaksutyökalun hyöty on sen tarjoama automaatio. Tämä säästää aikaa, vähentää virheitä ja voi auttaa vaatimustenmukaisuuden sekä palkanmaksuun liittyvien verojen kanssa.

Keskeiset ja edistyneet ominaisuudet

Keskeiset ominaisuudet

Palkanmaksu- ja henkilöstöhallinnon kirjanpito-ohjelmiston tulisi sisältää seuraavat keskeiset ominaisuudet:

• Palkkojen laskenta
• Työntekijöiden maksujen käsittely
• Integraatio työajanseurantajärjestelmien ja läsnäolosovellusten kanssa
• Verotusasiakirjojen tallennus

Edistyneet ominaisuudet

Palkanmaksuohjelmisto voi sisältää myös seuraavat edistyneet ominaisuudet:

• Vaatimustenmukaisuuden tuki
• Veroilmoitusten tekemiseen tarkoitetut työkalut ja tuki

Muista, että tarjolla on erilaisia palkanmaksuohjelmistoja, joten sinun on tutustuttava eri vaihtoehtoihin ja siihen, miten ne vastaavat yrityksesi tarpeita.

Etuuksien hallintaohjelmisto

Etuuksien hallintaohjelmisto auttaa organisaatioita hallitsemaan ryhmäetuussuunnitelmien kaikkia osa-alueita, kuten sairausvakuutuksia, eläkejärjestelyjä, henkivakuutuksia ja muita työntekijöille tarjottavia erityisetuja.

Hyödyt

Se tehostaa työntekijäetujen hallintaa, vähentää hallinnollista työmäärää ja varmistaa säädösten noudattamisen.

Se myös parantaa työntekijöiden tyytyväisyyttä tarjoamalla helpon pääsyn etuustietoihin sekä itsepalveluvaihtoehtoja ilmoittautumiseen ja tietojen päivittämiseen.

Keskeiset ja edistyneet ominaisuudet

Keskeiset ominaisuudet

• Ilmoittautumisen automatisointi
• Etuuksien hallinta
• Vaatimustenmukaisuuden hallinta
• Itsepalveluportaalit
• Raportointi ja analytiikka

Edistyneet ominaisuudet

• Henkilökohtaiset etuussuositukset
• Työntekijäkyselyt ja palaute
• Kustannusmallinnus- ja budjetointityökalut
• Palkitsemisen hallintatoiminnot

Henkilöstöanalytiikkaohjelmisto

Henkilöstöanalytiikkaohjelmisto ja henkilöstöhallinnon raportointiohjelmisto on suunniteltu tukemaan liiketoimintaasi tarjoamalla tietoa työvoimastasi. Tämänkaltaiset ohjelmistot auttavat keräämään ja analysoimaan liiketoimintaasi koskevia tietoja sekä esittämään ne helposti ymmärrettävässä muodossa strategisen suunnittelun tueksi.

Hyödyt

Tämänkaltaisten ohjelmistojen laskentatehon ansiosta ne pystyvät erottamaan tietomassoista malleja ja tuomaan esiin strategisia oivalluksia, joita paljaalla silmällä ei olisi mahdollista havaita.

Keskeiset ominaisuudet

• Tietojen ja asiakirjojen tallennus
• Palaute- ja arviointityökalut
• Tavoitekartat
• Henkilöstömittareiden ja raportoinnin analysointi

Edistyneet ominaisuudet

• Mukautetut koontinäytöt
• Integraatiot muiden henkilöstö- ja liiketoiminta-alustojen kanssa

Oppimisen hallintajärjestelmät

Oppimisen hallintajärjestelmät (LMS) ovat virtaviivaistettuja digitaalisia alustoja työntekijöiden oppimista ja kehittymistä varten. Ne tarjoavat keskitetyn tilan oppimissisältöjen ja kurssien luomiseen, tarjoamiseen ja seurantaan.

Hyödyt

LMS-järjestelmät mahdollistavat tehokkaan oppimisen tarjoamalla kouluttajille työkaluja kurssimateriaalien hallintaan ja oppijoille mahdollisuuden käyttää näitä resursseja ja osallistua niihin. Tarkoituksena on yksinkertaistaa koulutusprosessia, tehdä siitä helpommin saavutettava ja vaikuttavampi sekä tukea monenlaisia oppimistarpeita.

Keskeiset ja edistyneet ominaisuudet

Vuosien mittaan LMS-järjestelmät ovat kehittyneet sisältämään laajan valikoiman keskeisiä ja edistyneitä ominaisuuksia, joiden tarkoituksena on parantaa sekä opettajien että oppijoiden oppimiskokemusta. Tässä on joitakin näistä ominaisuuksista:

Keskeiset ominaisuudet

• Kurssien hallinta
• Käyttäjien hallinta
• Sisällön tarjoaminen useissa muodoissa
• Arviointi- ja testaustyökalut
• Seuranta ja raportointi

Edistyneet ominaisuudet

• Henkilökohtaiset oppimispolut
• Sosiaalinen oppiminen
• Mukautuva oppiminen

Lisätietoja saat tutustumalla valintaamme: parhaat oppimisen hallintajärjestelmät.

Työajan ja läsnäolon seurantaohjelmistot

Työajan ja läsnäolon seurantaohjelmisto on tehokas digitaalinen alusta työntekijöiden työtuntien, läsnäolon ja työvuorojen seuraamiseen. Se tarjoaa keskitetyn paikan työaikamerkintöjen tallentamiseen, työvuorojen hallintaan ja työlainsäädännön noudattamisen varmistamiseen.

Hyödyt

Työajan ja läsnäolon seurantaohjelmisto automatisoi työvoiman seurannan, vähentää manuaalisia virheitä ja parantaa palkanlaskennan tarkkuutta. Se auttaa yrityksiä optimoimaan työvuorosuunnittelua, seuraamaan ylityötunteja ja varmistamaan työlainsäädännön noudattamisen. 

Keskeisiä hyötyjä ovat toiminnan tehostuminen, työajan väärinkäytösten ehkäiseminen ja reaaliaikaisten työvoimaa koskevien tietojen tarjoaminen.

Keskeiset ja edistyneet ominaisuudet

Vuosien mittaan työajan ja läsnäolon seurantaohjelmistot ovat kehittyneet sisältämään laajan valikoiman keskeisiä ja edistyneitä ominaisuuksia, joiden tarkoituksena on parantaa työvoiman hallintaa ja varmistaa työajan tarkka seuranta. Tässä on joitakin näistä ominaisuuksista:

Keskeiset ominaisuudet

• Työajan sisään- ja uloskirjautumisen seuranta (verkon, mobiililaitteen tai biometristen järjestelmien kautta)
• Automaattiset työaikakirjanpidot
• Työvuorosuunnittelu
• Ylitöiden ja taukojen seuranta
• Integraatio palkanlaskentajärjestelmiin

Edistyneet ominaisuudet

• Maantieteellinen rajaaminen ja GPS-seuranta
• Kasvojentunnistus ja biometrinen tunnistautuminen
• Tekoälyyn perustuva läsnäolon poikkeamien havaitseminen
• Automaattiset vaatimustenmukaisuushälytykset
• Työntekijöiden itsepalveluportaalit

Lisätietoja saat tutustumalla valintaamme: parhaat työajan ja läsnäolon seurantaohjelmistot.

Ratkaistavien ongelmien ymmärtäminen auttaa määrittämään HR-ohjelmistovaatimuksesi ja löytämään oikean alustan tai työkalun. Jos kuitenkin tarvitset vielä apua, olemme täällä sinua varten.

Ratkaistavien ongelmien ymmärtäminen auttaa määrittämään HR-ohjelmistovaatimuksesi ja valitsemaan tarpeisiisi sopivan HR-ratkaisun.

Kaiken lisäksi prosessissa ei ole mitään haittaa avun pyytämisestä.

Apua HR-ohjelmiston valintaan

Tilaa People Managing People -uutiskirje

Pysyäksesi ajan tasalla HR-ohjelmistomaailman kehityksestä tilaa viikoittainen uutiskirjeemme HR- ja yritysjohtajille. Saat kaiken uusimman sisältömme, joka auttaa sinua kehittymään urallasi ja saavuttamaan suuremman vaikutuksen organisaatiossasi.