15 Methoden zur Automatisierung der Personalbeschaffung + Beste Praktiken
Obwohl viel Arbeit im Recruiting mit Kreativität und dem persönlichen Kontakt zu Kandidaten verbunden ist, gibt es einen erheblichen Anteil an sich wiederholenden Aufgaben und Ineffizienzen.
Die gute Nachricht ist, dass Sie viele dieser Aufgaben automatisieren können, sodass Sie sich auf die Dinge konzentrieren können, die nicht automatisiert werden sollten, z. B. Gespräche mit Kandidaten führen und an Ihrer Strategie feilen. KI-Recruiting-Lösungen ermöglichen es Unternehmen, monotone, repetitive Aufgaben wie das Auslesen von Daten, Berichterstattung und das Abgleichen von Schlüsselwörtern zu automatisieren.
In diesem Artikel erkläre ich 15 Möglichkeiten, wie Sie Ihren Einstellungsprozess automatisieren können, um Zeit und Ressourcen zu sparen und Top-Talente zu gewinnen.
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15 Möglichkeiten, Ihren Recruiting-Prozess zu automatisieren
1. Formulieren und Veröffentlichen von Stellenanzeigen
Sie benötigen gut formulierte Stellenanzeigen, die Ihre Arbeitgebermarke widerspiegeln – und Tools wie ChatGPT können Sie beim Verfassen unterstützen.
Nachdem die Anzeige erstellt wurde, bleibt aber immer noch die Aufgabe, sie auf verschiedenen Jobbörsen und Social-Media-Plattformen zu veröffentlichen. Hier kommt weitere Automatisierung ins Spiel.
ATS (Bewerbermanagementsysteme) ermöglichen es Ihnen, eine Bibliothek mit Stellenanzeigen als Vorlagen zu erstellen, die Sie wiederverwenden und an den passenden Orten veröffentlichen können. Bonus: Sie können die Qualität der Kandidaten aus jeder Quelle leicht nachverfolgen.
2. Lebensläufe sichten
Sie haben eine hervorragende Stellenbeschreibung für die offene Position erstellt und die Anzeige auf mehreren Plattformen veröffentlicht.
Als Nächstes folgt einer der zeitintensivsten Teile des Talentmanagements: das Sichten von Lebensläufen.
Das Durchlesen von Hunderten von Lebensläufen auf der Suche nach passenden Kandidaten kann viel Zeit kosten, und manche Recruiting-Software kann Ihnen helfen, schneller die Warteschlange zu filtern.
Automatisierte Systeme können Lebensläufe screenen und bestimmte Schlüsselwörter, Kompetenzen und Erfahrungslevel hervorheben, sodass der Überprüfungsprozess schneller abläuft.
Wenn Bewerber bestimmte Anforderungen nicht erfüllen, zum Beispiel Visastatus oder eine bestimmte Bestehensquote, kann das System automatisch eine Absage verschicken. Das ist besonders hilfreich in Szenarien mit vielen Bewerbungen.
Falls Ihr ATS keine Funktion zum Parsen von Lebensläufen bietet, sollten Sie stattdessen ein eigenständiges Lebenslauf-Screening-Tool nutzen.
Achtung: Wenn ein Bewerber einen gewissen Punkt im Bewerbungsprozess überschritten hat, sollten automatische Absagen vermieden werden.
3. Kandidaten finden
Kandidatensuche kann für Recruiter sehr zeitaufwendig sein.
Manche Softwarelösungen für Talentmanagement helfen Ihnen beim Aufbau einer Kandidatendatenbank (im Grunde ein CRM für Kandidaten).
Wenn Sie eine neue Position ausschreiben, kann die Software die Details aus der Stellenbeschreibung mit den Daten abgleichen, um einen Talentpool mit den besten Kandidaten zu erstellen.
Kandidaten in der Datenbank können sich außerdem dafür anmelden, automatisch Updates zu erhalten, sobald eine Rolle veröffentlicht wird, für die sie benachrichtigt werden möchten – das ist ein wichtiger Vorteil von Talentmanagement-Software.
Darüber hinaus helfen spezialisierte Tools für die Kandidatensuche dabei, Kanäle zu identifizieren, Stellenanzeigen zu platzieren und die Effektivität der einzelnen Kanäle zu vergleichen.
4. Interne Prozesse aufsetzen
Recruiting ist Teamarbeit und Automatisierung kann dem internen Team helfen, synchron zu bleiben.
Die meisten Arten von Recruiting-Software ermöglichen es Ihnen, interne Workflows mit bestimmten Auslösern in jeder Phase zu erstellen, um Teammitglieder über anstehende Interviews zu benachrichtigen und daran zu erinnern sowie Feedback einzuholen.
Sie kann auch dabei helfen, Kandidat:innen zu bewerten, indem sie Interview-Feedback sammelt und analysiert.
5. Interviewplanung
Viele ATSs oder maßgeschneiderte Interview-Terminplanungssoftwares helfen, den Interviewplanungsprozess zu vereinfachen, indem sie automatische Einladungen versenden, mit denen Bewerber:innen einen passenden Interviewtermin auswählen können.
Dadurch entfällt für Recruiting-Teams ein zusätzlicher Schritt und es wird sichergestellt, dass keine Kandidat:innen durch das Raster fallen.
6. Einseitiges Videointerview
Wie auch bei der Vorauswahl sind einseitige Videointerviews eine hervorragende Möglichkeit, Bewerber:innen zu interviewen, und Sie können diesen Prozess durch das Erstellen von Vorlagen automatisieren.
Sie müssen die Interviewfragen nur einmal aufsetzen und die Kandidat:innen beantworten diese dann selbstständig zu einem für sie passenden Zeitpunkt.
Da Kandidat:innen so die Möglichkeit haben, ihre Antworten zu formulieren, sollten Sie darauf achten, welche Art von Fragen Sie stellen.
Beispielsweise sollten Sie keine Wissensfragen stellen, wenn die genutzte Software nicht ausgereift genug ist, um zu erkennen, ob jemand von der Seite wechselt, um eine Antwort nachzuschlagen.
Es gibt Video-Interview-Tools wie HireVue – oder auch einfachere Tools wie Loom – die bei dieser Art von Interviews helfen können.
Einige dieser Tools integrieren mittlerweile KI mit NLP-Funktionen (Natural Language Processing), um Gespräche zu transkribieren und zu analysieren.
Warnung: Wenn Sie diese Funktion nutzen, stellen Sie sicher, dass der Empfehlungs- oder Zusammenfassungsalgorithmus der KI abfragbar ist, d. h. Sie sollten nachvollziehen können, warum eine Antwort eines Kandidaten auf eine bestimmte Weise zusammengefasst wurde.
7. Kommunikation mit Bewerber:innen
Kommunikation kostet bei der Massenrekrutierung viel Zeit, und es ist leicht möglich, dass Menschen übersehen werden.
Zur Entlastung können Recruiter:innen automatisierte Nachrichten mithilfe von Vorlagen für Recruiting-E-Mails versenden, zum Beispiel für Absagen oder Terminvereinbarungen, zur Bestätigung von Bewerbungen, Erinnerungen an Interviews, Anfragen nach Referenzen sowie zur Mitteilung neuer Möglichkeiten.
Einige Tools bieten zudem Chatbots an, die Kandidat:innen selbstständig nach Informationen fragen können.
8. Hintergrundüberprüfungen
Hintergrundüberprüfungen sind entscheidend, damit Sie niemanden einstellen, der nicht in Ihrer Branche arbeiten darf. Besonders bei der Einstellung in großem Umfang können diese Prüfungen den Prozess verlangsamen.
Die besten Background-Checker, wie Checkr, bieten in der Regel Integrationen zu gängigen Recruiting-Software-Lösungen.
Nach der Integration kann der Background-Checker den Hintergrund eines Bewerbenden automatisch prüfen und die Ergebnisse in Ihre Recruiting-Software oder Personaleinsatzlösung einpflegen.
9. Onboarding
Sobald eine Kandidatin oder ein Kandidat ein Jobangebot annimmt, kommt das HR-/Onboarding-Team ins Spiel.
Oft verlangsamt das den Übergang von der Bewerbung zur Mitarbeit, denn 30 % der Neueinstellungen treten nie die neue Stelle an, weil es keine oder eine schlechte Nachverfolgung gibt.
Sie können das Onboarding-Erlebnis automatisieren, indem Sie Verträge digitalisieren, Termine und automatische Erinnerungen für wichtige Aufgaben einplanen, Workflows erstellen und weitere Self-Service-Funktionen anbieten.
Hier überschneiden sich ATS und HRIS/HRMS, daher ist es wichtig, dass die Systeme nahtlos integriert sind.
Stellen Sie sich den Ablauf vor: Sie markieren eine Kandidatin oder einen Kandidaten im ATS als eingestellt, und automatisch wird ihr/sein Profil einschließlich aller Unterlagen und der Lohnbuchhaltungsdaten im HRMS angelegt – alle weiteren Aufgaben im Onboarding-Workflow sind ebenfalls bereits vorbereitet.
Durch die Integration von HRMS und ATS sparen Sie Stunden, die Sie sonst für sich wiederholende Onboarding-Aufgaben aufwenden müssten, während die neue Kraft rasch mit der tatsächlichen Arbeit beginnen kann, für die Sie sie eingestellt haben.
10. Feedback einholen
Bewerber:innen sind eine wertvolle Informationsquelle, um Ihren Rekrutierungsprozess zu verbessern.
Auch wenn es immer vorzuziehen ist, mit jemandem zu sprechen, insbesondere wenn diese Person ein Vorstellungsgespräch hatte, bleibt oft nicht die Zeit dafür. Daher kannst du auch einen Ablauf für den Rekrutierungsprozess erstellen, der Kandidaten nach Annahme oder Ablehnung im ATS automatisch eine Umfrage per E-Mail zusendet.
11. Berichterstattung und Analyse
Recruiting-Analysen und Berichte müssen keine mühsame Angelegenheit sein, bei der alle nötigen Daten und Berichte zusammengestellt werden müssen.
Du kannst Recruiting-Analyse-Software nutzen, die regelmäßig automatisch Berichte generiert und dir wertvolle Erkenntnisse liefert, wie du deinen Prozess verbessern kannst.
Recruiting-Dashboards bieten Zugang zu Echtzeitkennzahlen und identifizieren Teile des Prozesses, die angepasst werden müssen.
Diese können dann automatisch Berichte generieren und sie all jenen zustellen, die sie zur Strategieentwicklung benötigen.
12. Einhaltung von Vorschriften
Automatisierung kann dir helfen, die unzähligen Gesetze und Vorschriften rund um die Einstellung in folgenden Punkten einzuhalten:
- Sicherstellen, dass Kandidaten automatisch berufsspezifische Qualifikationen und rechtliche Anforderungen wie Zulassungsfähigkeit erfüllen.
- Dafür sorgen, dass keine wichtigen Dokumente übersehen oder verlegt werden und eine verlässliche Prüfhistorie besteht.
- Sicherstellen, dass personenbezogene Daten sicher gespeichert, Zugriffe auf befugte Personen beschränkt und Aufbewahrungsrichtlinien wie die DSGVO konsequent angewendet werden.
- Planen und Erinnern der Mitarbeitenden an verpflichtende Schulungen, Verfolgung der Teilnahmen sowie Verwaltung von Zertifikaten.
- Analysieren von Recruiting-Daten und Erstellen von Berichten, die potenzielle Compliance-Probleme wie Unterschiede in Einstellungspraktiken, Vergütung oder fehlender Dokumentation aufzeigen.
13. Angebotsschreiben erstellen
Wenn du dich entschieden hast, jemanden einzustellen, solltest du schnell handeln. ATS oder ähnliche Systeme können Angebotsschreiben generieren und mithilfe von Integrationen mit elektronischen Signaturplattformen wie DocuSign versenden.
14. Dokumentation
Automatisierte Systeme stellen sicher, dass alle Recruiting-Aktivitäten dokumentiert und in Übereinstimmung mit gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen ablaufen, was das Risiko von Fehlern und potenziellen Rechtsstreitigkeiten reduziert.
15. Referenzüberprüfung
Referenzprüfungssoftware kann den Prozess des Einholens und Verifizierens von Referenzen für Bewerber automatisieren. Hauptfunktionen sind automatisierte Anforderungs-E-Mails, anpassbare Fragebögen und Datenanalyse-Tools. Mehr dazu findest du in unserer Auswahl der besten Referenzprüfungssoftware.
15. Tests
Bewerberbewertungssoftware kann das Versenden von Assessments an Kandidaten sowie die automatische Auswertung und Berichterstattung automatisieren.
Beispiel für einen Automatisierungs-Workflow
Wenn du eine neue Recruiting-Software implementierst und die Automatisierungen testest, benötigst du einen Beispiel-Workflow zum Ausprobieren. Hier ist ein Standardablauf zum Einstieg.
- Stellenausschreibung: Erstelle eine Stellenbeschreibung und poste sie mit deinem ATS oder einem anderen Jobbörsensystem automatisch auf mehreren Plattformen.
- Bewerbungssichtung: Nutze Automatisierung, um Bewerbungen zu sichten, unqualifizierte Kandidaten herauszufiltern und Absagen oder Mails mit weiteren Schritten zu versenden.
- Interview-Terminvereinbarung: Gib Kandidaten die Möglichkeit, über ein automatisiertes Terminplanungstool Interviewtermine auszuwählen.
- Assessment: Führe automatisierte Pre-Employment-Assessment und Videointerviews durch.
- Angebot & Onboarding: Nutze automatisierte Tools zur Erstellung von Angebotsschreiben und zur Optimierung des Onboarding-Prozesses.
Vorteile der Automatisierung im Recruiting-Prozess
Wie Sie sicherlich schon erkannt haben, kann Automatisierung Ihren Einstellungsprozess auf verschiedene Weise verbessern:
- Zeitersparnis: Automatisierung reduziert manuelle Aufgaben und gibt den Teams im Recruiting mehr Zeit, sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren.
- Kostenreduzierung: Durch die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben können Organisationen die administrativen Kosten im Zusammenhang mit der Rekrutierung senken. Außerdem verringert eine kürzere Time-to-Hire die Kosten für unbesetzte Stellen und den Produktivitätsverlust.
- Verbesserte Kandidatenqualität: Automatisierte Systeme können Lebensläufe und Bewerbungen sichten und Kandidat:innen automatisch ablehnen, die bestimmte Kriterien nicht erfüllen.
- Verbesserte Candidate Experience: Automatisierung sorgt für einen effizienteren Einstellungsprozess, gewährleistet eine zeitnahe und einheitliche Kommunikation mit Bewerber:innen und unterstützt dabei, besseres Feedback einzuholen – und trägt so insgesamt zu einer besseren Erfahrung bei.
- Datenbasierte Entscheidungen: Recruitment-Automatisierungstools verfügen häufig über Analyse- und Berichtsfunktionen, die dabei helfen, Recruiting-Strategien zu optimieren, Engpässe zu identifizieren und datenbasierte Entscheidungen zu treffen.
- Konsistenz und Standardisierung: Automatisierte Prozesse stellen sicher, dass alle Bewerber:innen gleich behandelt werden, wodurch das Risiko für Vorurteile sinkt und die Einhaltung rechtlicher sowie regulatorischer Anforderungen verbessert wird. Standardisierte Prozesse erhöhen zudem die Effizienz und Verlässlichkeit der Rekrutierung.
- Skalierbarkeit: Automatisierung erleichtert es, Recruiting-Maßnahmen je nach Bedarf hoch- oder herunterzufahren. In Wachstumsphasen oder während saisonaler Einstellungswellen können automatisierte Systeme höhere Volumina bewältigen, ohne Qualitätseinbußen.
- Verbesserte Zusammenarbeit: Automatisierungstools bieten häufig Funktionen, die die Zusammenarbeit beim Einstellungsprozess fördern, wie gemeinsame Kandidatendatenbanken, Feedbackmechanismen und Workflow-Management.
- Besseres Marketing: Automatisierungstools wie Recruiting-CRMs und Recruiting-Datenbank-Software versenden automatische Updates zu offenen Positionen etc. an bestimmte Segmente.
Achtung: Automatisierung mit Bedacht einsetzen
Wie besprochen, kann Automatisierung das Recruiting-Erlebnis in vielerlei Hinsicht deutlich verbessern. Aber Vorsicht: Setzen Sie diese mit Bedacht ein! Menschen sind keine Roboter und manchmal ist der persönliche Kontakt unabdingbar.
Hier sind ein paar Bereiche, in denen es ratsam ist, auf Automatisierung zu verzichten:
- Ablehnung eines Kandidaten, der bereits einen gewissen Teil des Automatisierungsprozesses durchlaufen hat, insbesondere nachdem er bereits persönlichen Kontakt hatte.
- Überprüfung von Lebensläufen: Auch wenn Automatisierung hierbei helfen kann, haben viele Recruiting-Plattformen für kleine Unternehmen Schwierigkeiten, grundlegende Informationen aus einem Lebenslauf korrekt zu erfassen. Daraus lässt sich extrapolieren, dass ein „KI-Lebenslauf-Ranking“ noch weiter entfernt ist. Zudem gibt es bereits zahlreiche Diskussionen über die Rechtmäßigkeit solcher Prozesse: In einigen Ländern gibt es Gesetze, die Bewerber:innen das Recht einräumen, dass ihre Lebensläufe nicht automatisiert durch KI-Recruiting-Software abgelehnt werden. Behalten Sie dies im Auge!
Generell kann eine zu starke Abhängigkeit von automatisierten Systemen und Algorithmen dazu führen, dass qualifizierte Kandidat:innen übersehen werden, wenn sie nicht exakt den Kriterien der Tools entsprechen.
Algorithmen können, wenn sie nicht sorgfältig überwacht und angepasst werden, bestehende Vorurteile ungewollt verstärken.
Recruiting mit Automatisierung optimieren
Wie in vielen anderen Berufen kann Automatisierung den Arbeitsalltag für Recruiting-Teams erleichtern und den Einstellungsprozess optimieren – aber denken Sie stets an einen bedachten Einsatz.
Sie möchten sicherlich nicht den Ruf erlangen, dass Ihr Unternehmen Kandidat:innen wie Nummern in einer Lotto-Trommel behandelt. Achten Sie also besonders darauf, gutes Feedback nach Vorstellungsgesprächen zu geben und aktiv das Feedback von Bewerber:innen einzuholen.
Der Markt für Recruiting-Software ist überschwemmt mit Tools, die behaupten, KI einzusetzen, aber oft nur wenig Belege für ihre Versprechen liefern. Mehr dazu finden Sie im ausgezeichneten Artikel von Mariya Hristova zu KI im Recruiting.
