15 Methoden zur Automatisierung der Personalbeschaffung + bewährte Verfahren
Während ein großer Teil der Personalbeschaffung darin besteht, kreativ zu sein und auf persönlicher Ebene mit Kandidat:innen in Kontakt zu treten, gibt es eine beträchtliche Anzahl sich wiederholender Aufgaben und Ineffizienzen.
Die gute Nachricht ist, dass Sie viele dieser Aufgaben automatisieren können, damit Sie sich auf die Dinge konzentrieren können, die nicht automatisiert werden sollten, z. B. Gespräche mit Kandidat:innen und die Weiterentwicklung der Strategie. KI-Lösungen für die Personalbeschaffung ermöglichen es Unternehmen, eintönige, sich wiederholende Aufgaben wie das Parsen von Daten, die Berichterstattung und den Abgleich von Schlüsselwörtern zu automatisieren.
In diesem Artikel erkläre ich 15 Möglichkeiten, wie Sie Ihren Einstellungsprozess automatisieren können, um Zeit und Ressourcen zu sparen und Top-Talente zu gewinnen.
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15 Möglichkeiten zur Automatisierung Ihres Personalbeschaffungsprozesses
1. Stellenanzeigen verfassen und veröffentlichen
Sie benötigen gut formulierte Stellenausschreibungen, die Ihre Arbeitgebermarke widerspiegeln, und Tools wie ChatGPT können Sie beim Verfassen unterstützen.
Doch nach dem Verfassen bleibt noch die Aufgabe, sie auf verschiedenen Stellenbörsen und Social-Media-Plattformen zu veröffentlichen. Hier kommt weitere Automatisierung ins Spiel.
ATS (Bewerbermanagementsysteme) ermöglichen es Ihnen, eine Bibliothek von Stellenausschreibungen zu erstellen, die als Vorlagen dienen und wiederverwendet sowie an den jeweils besten Stellen veröffentlicht werden können. Bonus: Sie können die Qualität der Kandidat:innen aus jeder Quelle problemlos verfolgen.
2. Lebensläufe prüfen
Sie haben eine großartige Stellenbeschreibung für die offene Position erstellt und die Stellenausschreibung auf mehreren Plattformen veröffentlicht.
Als Nächstes folgt möglicherweise einer der zeitaufwendigsten Teile der Talentgewinnung: die Prüfung von Lebensläufen.
Das Durchlesen von Hunderten von Lebensläufen auf der Suche nach qualifizierten Kandidat:innen kann viel Zeit in Anspruch nehmen, und bestimmte Arten von Personalbeschaffungssoftware können Ihnen dabei helfen, die Warteschlange schneller zu sichten.
Automatisierte Systeme können Lebensläufe prüfen und bestimmte Schlüsselwörter, Fähigkeiten und Erfahrungsstufen hervorheben, wodurch sich der Prüfprozess beschleunigt.
Wenn Kandidat:innen bestimmte Anforderungen nicht erfüllen, beispielsweise hinsichtlich des Visastatus oder einer bestimmten Bestehensquote, kann das System automatisch eine Absagenachricht senden. Dies ist besonders in Szenarien mit hohem Bewerbungsaufkommen nützlich.
Wenn Ihr ATS keine Funktion zum Parsen von Lebensläufen umfasst, sollten Sie stattdessen ein eigenständiges System zur Lebenslaufprüfung verwenden.
Warnung: Wenn ein:e Bewerber:in einen bestimmten Punkt in Ihrem Einstellungsprozess überschritten hat, sollten Sie automatische Absagen vermeiden.
3. Kandidat:innen finden
Die Suche nach Kandidat:innen kann für Personalverantwortliche sehr viel Zeit in Anspruch nehmen.
Einige Softwarelösungen für die Talentgewinnung helfen Ihnen dabei, eine Kandidatendatenbank zu erstellen (im Grunde ein CRM für Kandidat:innen).
Wenn Sie eine neue Stelle veröffentlichen, kann die Software die Angaben in der Stellenbeschreibung mit den vorhandenen Daten abgleichen, um einen Talentpool der besten Kandidat:innen zu erstellen.
Kandidat:innen in der Datenbank können sich außerdem dafür entscheiden, automatische Benachrichtigungen zu erhalten, sobald eine Stelle veröffentlicht wird, über die sie informiert werden möchten – dies ist ein wichtiger Vorteil von Software für die Talentgewinnung.
Darüber hinaus können spezialisierte Tools zur Kandidatensuche Ihnen helfen, Kanäle zu identifizieren, Anzeigen zu veröffentlichen und die Wirksamkeit der einzelnen Kanäle zu vergleichen.
4. Interne Prozesse einrichten
Personalbeschaffung ist Teamarbeit, und Automatisierung kann internen Teams dabei helfen, synchron zu bleiben.
Die meisten Arten von Recruiting-Software ermöglichen es Ihnen, interne Arbeitsabläufe mit bestimmten Auslösern in jeder Phase zu erstellen, um Teammitglieder zu benachrichtigen und daran zu erinnern, sich auf Vorstellungsgespräche vorzubereiten und ihr Feedback abzugeben.
Sie kann außerdem dabei helfen, Kandidat:innen zu beurteilen, indem sie Feedback zu Vorstellungsgesprächen zusammenführt und analysiert.
5. Planung von Vorstellungsgesprächen
Viele ATS oder speziell entwickelte Software zur Planung von Vorstellungsgesprächen helfen dabei, den Planungsprozess zu optimieren, indem sie automatische Einladungen versenden und Kandidat:innen die Möglichkeit geben, einen passenden Termin für das Vorstellungsgespräch auszuwählen.
Dadurch wird den Einstellungsteams ein zusätzlicher Arbeitsschritt abgenommen und es wird sichergestellt, dass keine Kandidat:innen übersehen werden.
6. Einseitiges Videointerview
Genau wie die Vorauswahl sind einseitige Videos eine hervorragende Möglichkeit, Kandidat:innen zu interviewen, und Sie können diesen Prozess durch die Erstellung von Vorlagen automatisieren.
Sie müssen die Fragen für das Vorstellungsgespräch nur einmal formulieren und können die Kandidat:innen sie in ihrer eigenen Zeit beantworten lassen.
Da dies den Kandidat:innen die Möglichkeit gibt, ihre Antworten zu formulieren, müssen Sie darauf achten, welche Art von Fragen Sie stellen.
Vermeiden Sie beispielsweise alle Fragen, die darauf ausgelegt sind, Wissen zu testen, wenn die von Ihnen verwendete Software nicht ausgereift genug ist, um zu erkennen, ob jemand die Seite verlassen hat, um die Antworten nachzuschlagen.
Es gibt Tools für Videointerviews wie HireVue – oder sogar ein einfacheres Tool wie Loom –, die bei solchen Vorauswahlen helfen können.
Einige dieser Tools haben damit begonnen, KI mit NLP-Funktionen (Verarbeitung natürlicher Sprache) zu integrieren, um Gespräche zu transkribieren und zu analysieren.
Warnung: Wenn Sie diese Funktion nutzen, stellen Sie sicher, dass der Empfehlungs- oder Zusammenfassungsalgorithmus der KI abfragbar ist, d. h., dass Sie überprüfen können, warum er die Antwort einer:eines Kandidat:in auf eine bestimmte Weise zusammengefasst hat.
7. Kommunikation mit Kandidat:innen
Die Kommunikation ist zeitaufwendig, wenn in großem Umfang eingestellt wird, und es kann leicht passieren, dass Personen übersehen werden.
Um die Belastung zu verringern, können Recruiter:innen automatisierte Mitteilungen erstellen, die E-Mail-Vorlagen für das Recruiting optimal nutzen, etwa die bereits erwähnten Absage-E-Mails und die Planung von Vorstellungsgesprächen sowie Bestätigungen des Bewerbungseingangs, Erinnerungen an Vorstellungsgespräche, Anfragen nach Referenzen und Hinweise auf neue Möglichkeiten.
Einige Tools verfügen außerdem über Chatbots, bei denen Kandidat:innen Informationen abfragen können.
8. Hintergrundüberprüfungen
Hintergrundüberprüfungen sind unerlässlich, um sicherzustellen, dass Sie nicht jemanden einstellen, der in Ihrer Branche nicht arbeiten darf. Wenn Sie in großem Umfang rekrutieren, können Hintergrundüberprüfungen den Prozess verlangsamen.
Die besten Anbieter für Hintergrundüberprüfungen wie Checkr verfügen in der Regel über Integrationen für beliebte Softwarelösungen für das Recruiting.
Nach der Integration kann der Anbieter für Hintergrundüberprüfungen den Hintergrund einer:eines Kandidat:in automatisch überprüfen und die Ergebnisse in Ihre Recruiting- oder Softwarelösung für die Personalvermittlung übertragen.
9. Einarbeitung
Sobald ein:e Kandidat:in eine Stelle annimmt, ist es Zeit für das HR-/Einarbeitungsteam, einzuspringen.
Dadurch wird der Übergang von der Bewerbung zur Beschäftigung oft verlangsamt – 30 % der neu eingestellten Mitarbeitenden treten eine neue Stelle aufgrund einer mangelhaften oder fehlenden Nachbereitung nie an.
Sie können die Einarbeitung automatisieren, indem Sie Verträge digitalisieren, die Planung und automatische Erinnerungen für wichtige Aufgaben einrichten, Arbeitsabläufe erstellen und weitere Self-Service-Funktionen anbieten.
Hier gibt es gewisse Überschneidungen zwischen dem ATS und HRIS/HRMS, daher ist es wichtig, dass die Systeme ordnungsgemäß integriert sind.
Stellen Sie sich den Ablauf vor: Sie markieren die Person im ATS als eingestellt, und dadurch werden ihr Profil, ihre Unterlagen und ihre Angaben zur Lohnabrechnung automatisch in Ihrem HRMS erstellt, während alle anderen Aufgaben eines Einarbeitungsablaufs bereits vorbereitet sind.
Durch die Integration Ihres HRMS in Ihr ATS sparen Sie Stunden, die Sie sonst für wiederkehrende Einarbeitungsaufgaben aufwenden müssten, während die neu eingestellte Person schnell mit der Arbeit beginnen kann, für die Sie sie eingestellt haben.
10. Feedback sammeln
Kandidat:innen sind eine wertvolle Quelle für Erkenntnisse, die zur Verbesserung Ihres Recruiting-Prozesses beitragen können.
Obwohl es stets vorzuziehen ist, mit jemandem zu sprechen, insbesondere wenn diese Person ein Vorstellungsgespräch geführt hat, ist dafür nicht immer genügend Zeit vorhanden. Daher können Sie auch einen Ablauf für den Rekrutierungsprozess erstellen, der Kandidaten per E-Mail eine Umfrage sendet, nachdem Sie sie in Ihrem ATS als angenommen oder abgelehnt markiert haben.
11. Berichterstattung und Analysen
Rekrutierungsanalysen und Berichterstattung müssen kein mühsames Zusammenstellen aller erforderlichen Daten und Berichte sein.
Sie können Software für Rekrutierungsanalysen verwenden, um regelmäßig automatisch Berichte für Sie zu erstellen, die wertvolle Erkenntnisse darüber liefern, wie Sie Ihren Prozess verbessern können.
Rekrutierungs-Dashboards bieten Zugriff auf Kennzahlen in Echtzeit und identifizieren Bereiche des Prozesses, die angepasst werden müssen.
Diese können anschließend automatisch Berichte erstellen und sie an die Personen übermitteln, die sie benötigen, um die Strategie voranzutreiben.
12. Einhaltung von Vorschriften
Automatisierung kann Ihnen dabei helfen, die zahlreichen Gesetze und Vorschriften rund um die Einstellung von Mitarbeitern auf folgende Weise einzuhalten:
- Automatisch sicherstellen, dass Kandidaten die stellenspezifischen Qualifikationen und gesetzlichen Anforderungen wie die Beschäftigungsberechtigung erfüllen.
- Sicherstellen, dass keine wichtigen Dokumente übersehen oder verlegt werden, und so eine verlässliche Prüfspur bereitstellen.
- Sicherstellen, dass personenbezogene Daten sicher gespeichert werden, der Zugriff auf autorisiertes Personal beschränkt ist und Richtlinien zur Datenaufbewahrung wie die DSGVO konsequent angewendet werden.
- Mitarbeiter an verpflichtende Schulungen erinnern und diese planen, den Abschluss verfolgen und Zertifizierungen verwalten. Teams können Software für Schulungsmanagement verwenden, um Sitzungen zu organisieren und die Teilnahme zu verfolgen.
- Rekrutierungsdaten analysieren und Berichte erstellen, die potenzielle Probleme bei der Einhaltung von Vorschriften wie Ungleichheiten bei Einstellungsverfahren, Vergütung oder Lücken in der Dokumentation hervorheben.
13. Angebotsschreiben erstellen
Wenn Sie sich entschieden haben, jemanden einzustellen, lohnt es sich, schnell zu handeln. ATSs oder ähnliche Systeme können Angebotsschreiben über Integrationen mit Plattformen für elektronische Signaturen wie DocuSign erstellen und versenden.
14. Aufzeichnungen führen
Automatisierte Systeme stellen sicher, dass alle Rekrutierungsaktivitäten dokumentiert werden und den gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen entsprechen, wodurch das Risiko von Fehlern und potenziellen rechtlichen Problemen verringert wird.
15. Referenzprüfungen
Software zur Referenzprüfung kann den Prozess der Einholung und Überprüfung von Referenzen für Stellenkandidaten automatisieren. Zu den wichtigsten Komponenten gehören automatisierte E-Mail-Anfragen, anpassbare Fragebögen und Datenanalysetools. Weitere Informationen finden Sie in unserer Auswahl der besten Software zur Referenzprüfung.
15. Tests
Software zur Bewertung von Kandidaten kann den Versand von Bewertungen an Kandidaten sowie die automatische Auswertung und Berichterstattung automatisieren.
Beispiel für einen Automatisierungsablauf
Wenn Sie neue Rekrutierungssoftware implementieren und die Automatisierungen testen, benötigen Sie einen Beispiel-Workflow zum Testen. Hier ist ein standardmäßiger Workflow für den Einstieg.
- Stellenausschreibung: Erstellen Sie eine Stellenbeschreibung und verwenden Sie Ihr ATS oder ein anderes System zur Stellenausschreibung, um sie automatisch auf mehreren Plattformen zu veröffentlichen.
- Prüfung von Bewerbungen: Nutzen Sie Automatisierung, um Bewerbungen zu prüfen, ungeeignete Kandidaten herauszufiltern und Absagen oder E-Mails mit den nächsten Schritten zu versenden.
- Planung von Vorstellungsgesprächen: Ermöglichen Sie Kandidaten, über ein automatisiertes Planungstool Gesprächstermine auszuwählen.
- Beurteilung: Führen Sie automatisierte Beurteilungen und Videointerviews vor der Einstellung durch.
- Angebot und Einarbeitung: Nutzen Sie automatisierte Werkzeuge, um Angebotsschreiben zu erstellen und den Einarbeitungsprozess zu optimieren.
Vorteile der Automatisierung des Personalbeschaffungsprozesses
Wie Sie sicherlich bereits vermutet haben, kann Automatisierung Ihren Einstellungsprozess auf verschiedene Weise verbessern:
- Zeit sparen: Automatisierung reduziert manuelle Aufgaben und gibt Personalbeschaffungsteams mehr Zeit, sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren.
- Kostensenkung: Durch die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben können Unternehmen die administrativen Kosten im Zusammenhang mit der Personalbeschaffung senken. Darüber hinaus reduziert eine kürzere Zeit bis zur Einstellung die Kosten, die durch unbesetzte Stellen und Produktivitätsverluste entstehen.
- Höhere Qualität der Kandidaten: Automatisierte Systeme können dabei helfen, Lebensläufe und Bewerbungen zu prüfen und Kandidaten, die bestimmte Kriterien nicht erfüllen, automatisch abzulehnen.
- Verbesserte Kandidatenerfahrung: Automatisierung schafft einen effizienteren Einstellungsprozess, gewährleistet eine zeitnahe und konsistente Kommunikation mit Kandidaten und hilft dabei, besseres Feedback einzuholen, was zu einer besseren Kandidatenerfahrung beiträgt.
- Datenbasierte Entscheidungsfindung: Werkzeuge zur Automatisierung der Personalbeschaffung verfügen häufig über Analyse- und Berichtsfunktionen, die Unternehmen nutzen können, um ihre Personalbeschaffungsstrategien zu verfeinern, Engpässe zu identifizieren und auf Grundlage von Daten fundierte Entscheidungen zu treffen.
- Konsistenz und Standardisierung: Automatisierte Prozesse stellen sicher, dass alle Kandidaten einheitlich behandelt werden, wodurch das Risiko von Voreingenommenheit reduziert und die Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Anforderungen verbessert wird. Standardisierte Prozesse steigern außerdem die allgemeine Effizienz und Zuverlässigkeit der Personalbeschaffung.
- Skalierbarkeit: Automatisierung erleichtert die Anpassung der Personalbeschaffungsaktivitäten an den jeweiligen Bedarf des Unternehmens. In Zeiten starken Wachstums oder saisonaler Einstellungen können automatisierte Systeme größere Mengen bewältigen, ohne dass die Qualität beeinträchtigt wird.
- Verbesserte Zusammenarbeit: Werkzeuge zur Automatisierung enthalten häufig Funktionen, die die Zusammenarbeit bei Einstellungsprozessen erleichtern, etwa gemeinsam genutzte Kandidatendatenbanken, Rückmeldungsfunktionen und die Verwaltung von Arbeitsabläufen.
- Besseres Personalmarketing: Werkzeuge zur Automatisierung, Personalbeschaffungs-CRMs und Software für Personalbeschaffungsdatenbanken versenden automatische Aktualisierungen zu offenen Stellen usw. an bestimmte Segmente.
Vorsicht: Automatisierung mit Bedacht einsetzen
Wie bereits erwähnt, kann Automatisierung die Erfahrung im Einstellungsprozess auf zahlreiche Weise deutlich verbessern. Setzen Sie sie jedoch mit Bedacht ein! Menschen sind keine Roboter, und manchmal ist eine persönliche Note erforderlich.
In einigen Bereichen ist es ratsam, auf Automatisierung zu verzichten:
- Ablehnung eines Kandidaten, der im Automatisierungsprozess bereits eine bestimmte Stufe erreicht hat, normalerweise nachdem er mit jemandem gesprochen hat.
- Prüfung von Lebensläufen: Obwohl Automatisierung hilfreich sein kann, haben viele Personalbeschaffungsplattformen für kleine Unternehmen weiterhin Schwierigkeiten, grundlegende Informationen zu Kandidaten aus einem Lebenslauf auszulesen. Daraus lässt sich schließen, dass eine „KI-Bewertung von Lebensläufen“ noch weiter entfernt ist. Es gibt bereits zahlreiche Diskussionen über die Rechtmäßigkeit, wobei in einigen Ländern Gesetze eingeführt wurden, die besagen, dass Kandidaten das Recht haben, dass ihre Lebensläufe nicht von automatisierter KI-Einstellungssoftware automatisch abgelehnt werden. Behalten Sie diese Entwicklung also im Auge!
Generell kann ein zu starkes Vertrauen auf automatisierte Systeme und Algorithmen dazu führen, dass qualifizierte Kandidaten übersehen werden, die möglicherweise nicht exakt den von den Automatisierungswerkzeugen festgelegten Kriterien entsprechen.
Algorithmen können außerdem unbeabsichtigt bestehende Vorurteile verstärken, wenn sie nicht sorgfältig überwacht und aktualisiert werden.
Personalbeschaffung mit Automatisierung verbessern
Wie in vielen Berufen kann Automatisierung den Alltag von Personalbeschaffungsteams erleichtern und den Einstellungsprozess optimieren. Denken Sie jedoch daran, sie mit Bedacht einzusetzen.
Sie möchten nicht den Ruf entwickeln, dass Ihr Unternehmen Bewerber wie Zahlen in einer Lottoziehungsmaschine behandelt. Achten Sie daher unbedingt auf Bereiche wie die Bereitstellung guten Interview-Feedbacks und darauf, mit Bewerbern zu sprechen, um deren Feedback einzuholen.
Der Markt für Recruiting-Software ist voll von Tools, die behaupten, KI zu nutzen, aber nur sehr wenig zur Untermauerung ihrer Behauptungen vorweisen können. Weitere Informationen finden Sie in Mariya Hristovas hervorragendem Artikel über KI-Recruiting.
