Wie viel kostet ein Mitarbeiter pro Stunde?
Die Einstellung eines Mitarbeiters dreht sich nicht nur um dessen Stundenlohn oder Jahresgehalt. Arbeitgeber müssen ein ganzes Spektrum an Kosten berücksichtigen – von direkten Löhnen über Steuern und Zusatzleistungen bis hin zu Gemeinkosten –, um die tatsächlichen Kosten eines Mitarbeiters zu verstehen.
Das Verständnis der tatsächlichen Kosten pro Stunde für einen Mitarbeiter hilft Unternehmen, präzise zu budgetieren und fundierte Einstellungsentscheidungen zu treffen. Das gilt sowohl für die Einstellung des ersten Mitarbeiters als auch des 100. Mitarbeiters.
Wie viel kostet ein Mitarbeiter also tatsächlich pro Stunde?
Lesen Sie weiter – und führen Sie weiterhin intelligenter
Erstellen Sie ein kostenloses Konto, um diesen Beitrag fertigzulesen und Teil einer Community zukunftsorientierter Führungskräfte zu werden, die Werkzeuge, Leitfäden und Einblicke für den Erfolg im Zeitalter der KI erschließen.
Have an account? Log In
Schlüsseln wir es auf.
Die grundlegenden Bestandteile der Mitarbeiterkosten verstehen
Die Kosten für Mitarbeiter variieren abhängig davon, ob der Mitarbeiter in Vollzeit oder Teilzeit beschäftigt ist, ob er über die Nutzung eines Arbeitgeber-Dienstleisters (Employer of Record) angestellt ist und ob es sich um einen internen Mitarbeiter oder unabhängigen Auftragnehmer handelt.
Hier sind weitere wichtige Faktoren, die bei der Betrachtung der Kosten eines Mitarbeiters berücksichtigt werden sollten.
Direkte Löhne und Gehälter
Den Kern der Mitarbeiterkosten bildet der direkte Lohn oder das direkte Gehalt. Dabei handelt es sich um den Betrag, der dem Mitarbeiter unmittelbar für seine Arbeit gezahlt wird.
Bei Mitarbeitern mit Stundenlohn ist die Berechnung einfach: Multiplizieren Sie den Stundenlohn mit der Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden. Bei Mitarbeitern mit Gehalt teilen Sie das Grundgehalt des Mitarbeiters durch die Gesamtzahl der Arbeitsstunden pro Jahr (in der Regel etwa 2.080 Stunden bei Vollzeitbeschäftigten).
Beispiel:
- Stundenlohn: $20/Stunde
- Jahresgehalt: $50,000/Jahr ≈ $24/Stunde ($50,000 ÷ 2,080)
Arbeitgebersteuern und Beiträge
Arbeitgeber sind für mehrere verpflichtende Lohnnebenleistungen und Beiträge verantwortlich, die zu den Kosten für den Mitarbeiter hinzukommen:
- Sozialversicherung und Medicare (FICA): In der Regel leisten Arbeitgeber denselben Beitrag wie der Mitarbeiter: 6,2 % für die Sozialversicherung und 1,45 % für Medicare. Das Bundesgesetz über Versicherungsbeiträge (FICA) schreibt diese Beiträge vor.
- Arbeitslosenversicherung: Sie variiert je nach Bundesstaat, liegt aber im Allgemeinen bei etwa 1–2 % des Lohns des Mitarbeiters. Nach dem Bundesgesetz über die Arbeitslosensteuer (FUTA) müssen Arbeitgeber in der Regel 6 % Steuern auf die ersten $7,000 zahlen, die ein Mitarbeiter verdient.
- Bundesstaatenspezifische Steuern: Einige Bundesstaaten erheben zusätzliche Steuern, etwa für die Invaliditätsversicherung oder die berufliche Weiterbildung.
Diese Kosten variieren natürlich je nachdem, wo sich der Mitarbeiter befindet. Wenn er sich in einem anderen Land befindet, können die besten Dienste für Arbeitgeber-Dienstleister Ihnen dabei helfen, die Einhaltung lokaler Vorschriften und Steuergesetze zu gewährleisten und Ihr HR-Team zu entlasten.
Beispiel
Für einen Mitarbeiter mit einem Verdienst von $50,000/Jahr:
- Sozialversicherung: $3,100/Jahr
- Medicare: $725/Jahr
- Arbeitslosenversicherung: $500/Jahr
- Gesamt: $4,325/Jahr ≈ $2.08/Stunde ($4,325 ÷ 2,080)
Mitarbeiterleistungen
Leistungen machen einen bedeutenden Teil der Gesamtkosten aus und können Folgendes umfassen:
- Krankenversicherung: Der Arbeitgeberanteil kann etwa $6,000/Jahr betragen.
- Altersvorsorge: Die Beiträge können variieren, aber ein gängiger Arbeitgeberzuschuss könnte 3 % des Gehalts betragen, also $1,500/Jahr bei einem Gehalt von $50,000.
- Bezahlte Freistellung (PTO): Wenn ein Mitarbeiter 2 Wochen bezahlten Urlaub erhält, entspricht das bei einem Gehalt von $50,000 ungefähr $1,923.
- Weitere Zusatzleistungen: Mitgliedschaften in Fitnessstudios, Erstattung von Studiengebühren usw., die sich summieren können.
Beispiel
- Krankenversicherung: $6,000/Jahr
- Altersvorsorge: $1,500/Jahr
- PTO: $1,923/Jahr
- Gesamt: $9,423/Jahr ≈ $4.53/Stunde ($9,423 ÷ 2,080)
Gemeinkosten
Gemeinkosten umfassen die Kosten für die Bereitstellung von Arbeitsplätzen, Ausrüstung und anderen Ressourcen, die Mitarbeiter für die Ausübung ihrer Tätigkeiten benötigen. Dazu gehören:
- Büroräume: Miete, Versorgungsleistungen und Instandhaltung.
- Ausrüstung: Computer, Software und andere Arbeitsmittel.
- Verwaltungskosten: Personalwesen, IT-Support usw.
- Arbeitsunfallversicherung: Bietet Mitarbeitern, die bei der Arbeit erkranken oder sich verletzen, medizinische Leistungen und Lohnersatz.
Beispiel
Nehmen wir der Einfachheit halber an, dass wir über ein Unternehmen mit einem Mitarbeiter auf der Gehaltsliste sprechen.
- Büroräume und Versorgungsleistungen: $3,000/Jahr
- Ausrüstung: $1,000/Jahr
- Verwaltungskosten: $2,000/Jahr
- Gesamt: $6,000/Jahr ≈ $2.88/Stunde ($6,000 ÷ 2,080)
Mitarbeiterkosten berechnen
Grundlagen der Berechnung von Arbeitskosten
Um die gesamten Arbeitskosten zu berechnen, addieren Sie alle direkten und indirekten Kosten, die mit einem Mitarbeiter verbunden sind. Die Formel lautet:
Direkte Kosten im Vergleich zu indirekten Kosten
- Direkte Kosten: Löhne, Steuern und Leistungen.
- Indirekte Kosten: Schulungen, Ausrüstung, Arbeitsplätze und andere Gemeinkosten.
In diesem Zusammenhang sollten Sie auch detaillierte Aufzeichnungen darüber führen, für welche Optionen sich Mitarbeiter entscheiden, beispielsweise über die Kosten unterschiedlicher Leistungspakete für Mitarbeiter oder über unterschiedliche Arbeitgeberbeiträge zu 401k-Plänen.
Beispiel für eine schrittweise Berechnung
Beispielberechnung:
- Direkte Löhne: $24/Stunde
- Steuern und Beiträge: $2.08/Stunde
- Leistungen: $4.53/Stunde
- Gemeinkosten: $2.88/Stunde
Gesamtkosten pro Stunde: $24 + $2.08 + $4.53 + $2.88 = $33.49/Stunde
Faktoren, die Mitarbeiterkosten beeinflussen
Branchen- und rollenspezifische Unterschiede
Die Kosten pro Stunde können je nach Branche und konkreter Tätigkeit erheblich variieren. In Hightech-Branchen können die Gemeinkosten beispielsweise aufgrund teurer Ausrüstung höher sein, während Dienstleistungsbranchen möglicherweise höhere Schulungskosten haben.
Geografischer Standort
Auch die Mitarbeiterkosten unterscheiden sich je nach Region. Mitarbeiter in New York City oder San Francisco erhalten aufgrund höherer Lebenshaltungskosten und lokaler Steuersätze in der Regel höhere Löhne und Leistungen als Mitarbeiter in ländlichen Gebieten.
Unternehmensgröße und -struktur
Größere Unternehmen können möglicherweise von Skaleneffekten profitieren und dadurch die Kosten pro Mitarbeiter senken. Kleinere Unternehmen haben aufgrund geringerer Ressourcen und einer schwächeren Verhandlungsposition gegenüber Leistungsanbietern möglicherweise höhere Kosten pro Mitarbeiter.
Einstellungsprozesse
Die Personalbeschaffung selbst ist kostspielig – von Stellenanzeigen über Vorstellungsgespräche bis hin zum Onboarding. Zu den internen Kosten der Personalbeschaffung gehören Ausgaben für die Vergütung von Personalverantwortlichen und Führungskräften für die Zeit, die sie für Aufgaben im Zusammenhang mit der Personalbeschaffung aufwenden.
Effiziente Einstellungsverfahren können sich erheblich auf die Gesamtkosten pro Mitarbeiter auswirken. Zu den externen Kosten der Personalbeschaffung gehören Ausgaben für Stellenanzeigen, Gebühren für Personalvermittlungsagenturen und weitere Kosten im Zusammenhang mit der Gewinnung von Bewerbern außerhalb des Unternehmens.
Strategien zur Optimierung der Mitarbeiterkosten
Effiziente Einstellungsverfahren
- Zeitarbeitsagenturen nutzen: Stellen vorübergehend besetzen, ohne langfristige Verpflichtungen einzugehen.
- Freiberufler einstellen: Für bestimmte Projekte bezahlen, ohne die zusätzlichen Kosten von Vollzeitmitarbeitern zu tragen (Plattformen zur Vermittlung von Freiberuflern sind hierfür eine gute Ressource).
- Remote-Arbeit: Kosten für Büroräume und damit verbundene Ausgaben sparen. Außerdem müssen Arbeitgeber für ihre Mitarbeiter Steuern und Arbeitslosenversicherungsbeiträge zahlen, einschließlich Sozialversicherung, Medicare sowie staatlicher und bundesstaatlicher Steuern.
Maximierung der Mitarbeiterproduktivität
- Schulung und Weiterentwicklung: In Schulungen investieren, um die Effizienz zu verbessern.
- Klare Ziele und Anreize: Die Ziele der Mitarbeiter an den Unternehmenszielen ausrichten und Anreize für herausragende Leistungen bieten.
Technologie und Automatisierung nutzen
- HR-Software: Lohnabrechnung und Verwaltung von Zusatzleistungen automatisieren, wenn Sie die Lohnabrechnung selbst durchführen.
- Produktivitätstools: Projektmanagement- und Kommunikationstools nutzen, um Arbeitsabläufe zu optimieren.
Können EOR-Services die Mitarbeiterkosten senken?
Ein offizieller Arbeitgeber im Auftrag eines Unternehmens ist ein hilfreicher Service zur Kontrolle der Mitarbeiterkosten, insbesondere wenn Sie international Mitarbeiter einstellen möchten. Abhängig von der Größe und den Anforderungen Ihres Unternehmens kann ein EOR auf verschiedene Weise dazu beitragen, Kosten zu senken.
Skaleneffekte
Vorteile durch Großeinkäufe: EORs verwalten häufig eine große Anzahl von Mitarbeitern für mehrere Kunden. Diese Einkaufsmacht bei größeren Mengen kann zu niedrigeren Kosten für Zusatzleistungen und Versicherungsprämien führen, die an den Arbeitgeber weitergegeben werden können.
Optimierte Prozesse: EORs verfügen über etablierte Systeme und Prozesse, die effizienter sein können als die kleinerer Unternehmen und dadurch möglicherweise die Verwaltungskosten senken.
Compliance und Risikomanagement
Vermeidung von Strafen: EORs sind auf Arbeitsrecht und Steuer-Compliance spezialisiert und verringern dadurch das Risiko kostspieliger Strafen bei Nichteinhaltung gesetzlicher Vorschriften.
Fachwissen: Ihr Fachwissen kann Fehler in der Lohnabrechnung und der Verwaltung von Zusatzleistungen verhindern und so langfristig Geld sparen.
Geringere Gemeinkosten
Verwaltungskosten: Durch die Auslagerung von HR-Funktionen an einen EOR können Unternehmen ihren internen HR-Personalbestand und die damit verbundenen Gemeinkosten reduzieren.
Einsparungen bei der Infrastruktur: Kleinere Unternehmen können Kosten für die HR-Infrastruktur wie HR-Software und Büroräume einsparen.
Wie offizielle Arbeitgeber die Kosten erhöhen können
Servicegebühren
Verwaltungsgebühren: EORs berechnen Gebühren für ihre Dienstleistungen, in der Regel als Prozentsatz der Lohnsumme oder als Gebühr pro Mitarbeiter. Diese Gebühren können die Gesamtkosten pro Stunde erhöhen.
Zusätzliche Gebühren: Je nach Kostenstruktur des EOR können für bestimmte Dienstleistungen oder Support zusätzliche Gebühren anfallen.
Mangelnde Anpassungsmöglichkeiten
Standardisierte Lösungen: Einige EORs bieten standardisierte Lösungen an, die möglicherweise nicht perfekt zu den Anforderungen jedes Unternehmens passen. Dies kann zu Ineffizienzen oder zusätzlichen Kosten für die Anpassung der Lösungen führen.
Einschränkungen beim Service: Bestimmte spezielle oder branchenspezifische Anforderungen sind möglicherweise nicht durch die standardmäßige EOR-Vereinbarung abgedeckt. Dadurch können Unternehmen zusätzliche Kosten auf sich nehmen müssen, um diese Anforderungen zu erfüllen.
Kosten-Nutzen-Analyse
Um festzustellen, ob ein EOR die Kosten pro Stunde für Mitarbeiter senkt oder erhöht, sollten Unternehmen eine detaillierte Kosten-Nutzen-Analyse durchführen. Dabei sind drei wesentliche Komponenten zu berücksichtigen.
Berechnung der Gesamtkosten: Vergleichen Sie die Gesamtkosten der internen Verwaltung der Personalangelegenheiten, einschließlich Gehältern, Zusatzleistungen, Compliance und Gemeinkosten, mit den Gesamtkosten für die Nutzung eines EOR einschließlich sämtlicher Servicegebühren.
Indirekte Einsparungen: Berücksichtigen Sie mögliche indirekte Einsparungen, beispielsweise durch geringere rechtliche Risiken, eine verbesserte Compliance und Effizienzgewinne durch optimierte Prozesse.
Servicequalität: Bewerten Sie die Qualität und den Umfang der vom EOR bereitgestellten Dienstleistungen, um sicherzustellen, dass sie den Anforderungen des Unternehmens entsprechen.
Die besten Dienste zur Übernahme der Arbeitgeberfunktion zur Kontrolle der Personalkosten
Klicks auf die untenstehenden Links können eine Provision einbringen, die unsere unabhängige Prüfung und Bewertung von Software und Dienstleistungen unterstützt. Erfahren Sie mehr darüber, wie wir Transparenz gewährleisten.
Die tatsächlichen Kosten eines Mitarbeiters gehen über seinen Stundenlohn oder sein Jahresgehalt hinaus: Arbeitgeber müssen direkte Löhne, Steuern, Zusatzleistungen und Gemeinkosten berücksichtigen, um ein genaues Bild der Gesamtkosten pro Arbeitsstunde eines Mitarbeiters zu erhalten.
Die Kosten von Mitarbeitern variieren erheblich abhängig von Faktoren wie Branche, geografischem Standort, Unternehmensgröße und Einstellungsverfahren: Diese Variablen können direkte und indirekte Kosten beeinflussen. Daher ist es für Unternehmen entscheidend, ihre individuellen Rahmenbedingungen bei der Berechnung der Arbeitskosten zu berücksichtigen.
Unternehmen können Mitarbeiterkosten durch effiziente Einstellungsverfahren, die Maximierung der Mitarbeiterproduktivität sowie den Einsatz von Technologie und Automatisierung optimieren: Darüber hinaus kann der Einsatz von Dienstleistungen wie Employer of Record (EOR) dazu beitragen, Kosten zu senken, da Skaleneffekte, optimierte Prozesse und Risikomanagement geboten werden. Allerdings können dadurch auch zusätzliche Servicegebühren entstehen.
Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Sie Kosten kontrollieren, effektiv auslagern und Ihr Budget optimal nutzen können?
Melden Sie sich für den People Managing People-Newsletter an und Sie erhalten die neuesten Erkenntnisse und innovativen Ideen von Führungskräften aus dem Personalwesen und der Personalführung.
