Was ist HR-Software und wie kann sie Ihrem Unternehmen nutzen?
HR-Software kam erstmals in den 1970er Jahren auf, als Unternehmen Mitarbeiterdaten auf großen Mainframe-Computern speichern mussten, um regulatorische Vorgaben zu erfüllen. Dies waren die ersten Personalinformationssysteme (HRIS), die dank bedeutender Fortschritte in der Computertechnik heutzutage deutlich leistungsfähiger sind.
Die Größe des HR-Software-Markts ist mittlerweile enorm und wird voraussichtlich weiter stark wachsen, da kontinuierlich neue Lösungen hinzukommen. Nutzen Sie diesen Leitfaden, um zu verstehen, was HR-Software ist und wie sie Ihrem Unternehmen zugutekommen kann.
Was ist HR-Software?
HR-Software bezeichnet jede Softwareanwendung, die wesentliche HR-Funktionen in einer Organisation unterstützt. Organisationen kaufen HR-Software, um HR-Prozesse effizienter und wirksamer zu gestalten und den Arbeitsplatz sowohl für HR- als auch Nicht-HR-Mitarbeitende zu verbessern.
Lesen Sie weiter – und führen Sie weiterhin intelligenter
Erstellen Sie ein kostenloses Konto, um diesen Beitrag fertigzulesen und Teil einer Community zukunftsorientierter Führungskräfte zu werden, die Werkzeuge, Leitfäden und Einblicke für den Erfolg im Zeitalter der KI erschließen.
Have an account? Log In
Typische Anwendungsfälle sind eine bessere Datenverwaltung und -sicherheit, die Automatisierung von Kernprozessen wie Gehaltsabrechnung sowie tiefere Einblicke in die Belegschaft für datengestützte Entscheidungen.
Vorteile von HR-Software
HR-Software kann Einzelpersonen und Teams in Ihrem Unternehmen auf vielfältige Weise zugutekommen.
Wie HR-Software HR-Abteilungen unterstützt
Hier sehen Sie, wie HR-Software HR-Abteilungen unterstützt:
- Automatisierung administrativer Aufgaben: HR-Software automatisiert Routinetätigkeiten wie Mitarbeiterdatenverwaltung, Anwesenheitserfassung und Gehaltsabrechnung. Das verringert den manuellen Aufwand, minimiert Fehler und verschafft dem HR-Team mehr Zeit für strategischere Aufgaben.
- Verbesserter Rekrutierungsprozess: Plattformen wie Bewerbermanagementsysteme und Recruiting-CRMs unterstützen bei der Stellenausschreibung, dem Screening von Bewerbungen sowie der Kommunikation mit Kandidaten. Das beschleunigt den Bewerbungsprozess, verbessert die Candidate Experience und erhöht die Einstellungsqualität.
- Optimiertes Onboarding von Mitarbeitenden: Spezielle Onboarding-Software oder -Module verschlanken den Onboarding-Prozess, indem sie beispielsweise Dokumentenübermittlung, Trainingspläne und erste Bewertungen automatisieren.
- Lernen und Entwicklung: Werkzeuge wie Lernmanagementsysteme helfen bei der Entwicklung von Trainingsprogrammen, dem einfachen Zugriff auf Schulungsmaterialien und der Messung des Erfolgs von Personalentwicklungsmaßnahmen.
- Self-Service-Portale für Mitarbeitende: Viele HR-Systeme bieten Self-Service-Portale, über die Mitarbeitende ihre persönlichen Daten, Benefits und andere HR-bezogene Aufgaben selbst verwalten können. Dies stärkt die Eigenverantwortung der Mitarbeitenden und verringert den Verwaltungsaufwand für die HR-Abteilung.
- Datenmanagement und Analytik: Werkzeuge wie HR-Analytics-Software liefern Einblicke in Belegschaftstrends, Leistungskennzahlen und Compliance-Fragen. Diese Daten sind für strategische Planung und Entscheidungen von großer Bedeutung.
- Rechtliche Compliance: Mit Arbeitsgesetzen und Vorschriften Schritt zu halten, ist anspruchsvoll. HR-Compliance-Software oder -Module sorgen für Rechtssicherheit, indem sie Systeme an neue Gesetze anpassen und ordnungsgemäße Aufzeichnungen für Prüfungen führen.
- Verbesserte Kommunikation: Diese Systeme beinhalten oft Tools zur Förderung der Kommunikation zwischen Mitarbeitenden und der HR-Abteilung, beispielsweise Informationsdatenbanken, Messaging-Plattformen oder Feedback-Tools. Dadurch können HR-Anliegen schneller bearbeitet und das Engagement gesteigert werden.
- Leistungsmanagement: Leistungsmanagement-Tools unterstützen bei der Nachverfolgung von Mitarbeitendenleistung, der Zielsetzung und der Durchführung von Mitarbeitendengesprächen. So lassen sich Mitarbeitendenentwicklung effektiver steuern und individuelle Ziele besser auf die Unternehmensziele ausrichten.
Wie HR-Software Beschäftigten zugutekommt
Da ein Großteil der HR-Arbeit auf die Unterstützung der Beschäftigten ausgerichtet ist, ist es nur logisch, dass HR-Software auch für Mitarbeitende Vorteile bietet.
So verbessert HR-Software das gesamte Arbeitsplatzerlebnis:
- Verbesserte HR-Produkte und -Dienstleistungen: HR- und Personalabteilungen haben mehr Zeit und können Software nutzen, um Daten und Feedback zu sammeln und daraus bessere Produkte und Services zu entwickeln, die die Arbeitserfahrung verbessern.
- Einfacher Zugang zu Informationen: HR-Software beinhaltet in der Regel Self-Service-Portale für Mitarbeitende, über die sie einfach auf persönliche Informationen zugreifen und diese verwalten können. Das trägt zu einer besseren Mitarbeitenden-Erfahrung bei.
- Effizientes Onboarding: Für neue Mitarbeitende vereinfacht HR-Software den Onboarding-Prozess, macht ihn schneller und strukturierter. Beschäftigte erhalten Zugriff auf notwendige Dokumente, Schulungsunterlagen und Zeitpläne über das System und können sich so schneller und komfortabler in ihre neue Rolle einfinden.
- Verbesserte Kommunikation: Viele HR-Systeme fördern eine bessere Kommunikation im Unternehmen durch integrierte Messaging-Systeme, Ankündigungen und Updates. So bleiben Mitarbeitende informiert und fühlen sich ins Unternehmensgeschehen eingebunden.
- Besseres Leistungsmanagement: Tools wie Leistungsmanagement-Software helfen Mitarbeitenden, Ziele zu setzen, Leistungen zu verfolgen und regelmäßig Feedback von Vorgesetzten zu erhalten. Das fördert persönliches Wachstum und Karriereentwicklung und erleichtert das Erreichen beruflicher Ziele.
- Effizientes Zeitmanagement: Mit Funktionen wie Zeiterfassung und Abwesenheitsverwaltung können Mitarbeitende mühelos Urlaub beantragen, Arbeitszeiten erfassen und ihre Zeitpläne verwalten.
- Verbesserte Weiterbildung und Entwicklung: Teammitglieder können die genannten Learning Management Systeme nutzen, um Karrierepläne zu erstellen und ihre Weiterbildungsreise individuell zu gestalten.
Wie HR-Software dem gesamten Unternehmen nützt
Letztlich sollte jedes neue Tool dem Unternehmen in irgendeiner Weise Vorteile bringen. So kann HR-Software dazu beitragen, Wettbewerbsvorteile zu sichern:
- Zeiteinsparungen und Automatisierung: Automatisiert sich wiederholende Aufgaben wie Lohnabrechnung, Leistungsverwaltung und Compliance-Tracking und reduziert manuelle Arbeit.
- Verbesserte Genauigkeit: Minimiert menschliche Fehler bei Prozessen wie Lohnabrechnung, Dokumentation und Compliance-Aufzeichnungen.
- Zentralisierte Datenverwaltung: Speichert alle Mitarbeitendendaten an einem Ort, wodurch der Zugriff und die Aktualisierung erleichtert werden.
- Stärkere Einhaltung von Vorschriften: Unterstützt Unternehmen bei der Einhaltung von Arbeitsgesetzen, Steuerregelungen und Datenschutzrichtlinien.
- Besseres Talentmanagement: Optimiert Prozesse wie Recruiting, Onboarding sowie Leistungsüberwachung und verbessert so die Einstellung und Bindung von Mitarbeitenden.
- Verbesserte Mitarbeitenden-Erfahrung: Self-Service-Portale ermöglichen Mitarbeitenden, Gehaltsabrechnungen einzusehen, Urlaub zu beantragen und Zusatzleistungen zu verwalten.
- Datenbasierte Entscheidungsfindung: Liefert Analysen und Berichte für bessere Personalplanung, Fluktuationsanalysen und Leistungsbewertung.
- Skalierbarkeit: Unterstützt wachsende Unternehmen, indem es sich an veränderte HR-Anforderungen anpasst.
- Kosteneinsparungen: Reduziert Verwaltungskosten, die mit manuellen HR-Prozessen verbunden sind.
- Erhöhte Sicherheit: HR-Software kann sensible Mitarbeitendendaten durch Verschlüsselung und Zugriffskontrollen schützen.
Wer nutzt HR-Software?
Heutzutage gibt es zahlreiche verschiedene HR-Software-Lösungen, die den gesamten Bereich des Talentmanagements abdecken.
Alle Teammitglieder kommen mit Ihrer HR-Software in irgendeiner Form in Berührung – sei es beim Abrufen von Gehaltsabrechnungen über das Self-Service-Modul, beim Einreichen von Urlaubsanträgen oder bei der Teilnahme an Leistungsbeurteilungen.
Außerdem finden Sie HR-Software für große Firmen für große internationale Unternehmen genauso wie HR-Lösungen für kleine Unternehmen, die schnell wachsen.
Wie wir gleich noch eingehen werden, ist der Multi-User-Faktor bei der Wahl des richtigen Tools für Ihr Unternehmen ein wichtiger Aspekt.
Arten von HR-Software
Einige davon haben wir bereits erwähnt, aber hier sind die gängigsten Arten von HR-Software und ihre Anwendungsbereiche:
Human Resource Information System (HRIS)
Ein HRIS (Human Resource Information System) ist eine Art Kern-HR-Software, die in erster Linie hilft, Mitarbeitendendaten zu speichern und zu verwalten, aber üblicherweise mit zahlreichen weiteren grundlegenden HR-Funktionen ausgestattet ist.
Zu den wichtigsten Funktionen gehören die zentrale Verwaltung von Mitarbeiterdaten, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Leistungsverwaltung, Anwesenheitsverfolgung, Bewerbermanagement, Leistungsbewertung und Self-Service-Portale.
Schauen Sie sich unsere Auswahl der besten Personalinformationssysteme an, um Ihre HR-Prozesse zu vereinfachen und Ihre Mitarbeiterdaten effizient zu verwalten.
Personalmanagementsystem (HRMS)
Ähnlich wie Personalinformationssysteme sind HRMS fortschrittliche Softwarelösungen, die viele der zentralen und strategischen Funktionen des Personalmanagements abdecken. Die Fähigkeiten eines Personalmanagementsystems bestimmen, wie effektiv HR-Software die Ziele Ihres Teams unterstützt.
Ein HRMS umfasst Mitarbeiterdatenverwaltung, Gehalts- und Leistungsverwaltung, Rekrutierung und Onboarding, Leistungsbewertung, Zeit- und Anwesenheitserfassung, Lernmanagement und HR-Analytik.
Sehen Sie sich unsere Auswahl der besten Personalmanagementsysteme an, um mehr zu erfahren. Wenn Ihr Team klein ist oder Ihr Budget begrenzt, finden Sie vielleicht in dieser Liste von HRMS-Software für kleine Unternehmen eine bessere Lösung.
Bewerbermanagementsystem
ATS wurden entwickelt, um den Recruiting-Prozess für alle Beteiligten effizienter zu gestalten.
Zu den typischen Funktionen von Recruiting-Software gehören das Veröffentlichen von Stellenanzeigen auf mehreren Plattformen, das Planen von Vorstellungsgesprächen, Tools zur Lebenslaufprüfung und Analysefunktionen für das Recruiting.
Weitere Informationen finden Sie in unserer Auswahl der besten Bewerbermanagementsysteme oder in unserer Liste der besten Recruiting-Software für kleine Unternehmen.
Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware
Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware ist ein unverzichtbares Werkzeug für HR- und Finanzteams (es wird darüber diskutiert, wer) und hilft dabei, Mitarbeiterarbeitszeiten, Vergütungen, Urlaubsansprüche, bezahlte Abwesenheiten, Lohnsteuer, Gehaltsabzüge (wie staatliche und lokale Steuern) und vieles mehr zu verwalten.
Diese Tools automatisieren den Großteil der Gehaltsabrechnung und sorgen für eine genaue und pünktliche Auszahlung von Löhnen, Steuerabzügen und die Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorgaben.
Informieren Sie sich in unserer Auswahl der besten Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware für eine ausführlichere Betrachtung.
Leistungsmanagement-Software
Leistungsmanagement ist berüchtigt schwierig umzusetzen. Software für das Leistungsmanagement kann helfen, indem sie den Beurteilungsprozess digitalisiert, Ziele setzt und verfolgt, die Produktivität analysiert und Leistungen dokumentiert.
Sie integrieren außerdem moderne Ansätze wie das Sammeln von 360-Grad-Feedback von Teammitgliedern, kontinuierliche Feedbackschleifen und Tools für Einzel-Check-ins.
Zusätzlich können sie auch bei der Nachfolgeplanung unterstützen, indem Qualifikationslücken identifiziert werden, die für langfristige Strategien geschlossen werden müssen.
Informieren Sie sich in unserer Auswahl der besten Leistungsmanagement-Software für weitere Details.
Lernmanagementsystem (LMS)
Lernen und Entwicklung sind – ähnlich wie das Leistungsmanagement – einer dieser wichtigen Bereiche, die schwierig richtig umzusetzen sind.
LMS können helfen, indem sie einen zentralen Ort bieten, um Bildungsinhalte und Kurse zu erstellen, bereitzustellen und zu verfolgen.
Sie bieten Tools für Lehrkräfte zur Verwaltung von Kursmaterialien sowie für Lernende zum Zugriff auf und zur aktiven Nutzung dieser Ressourcen. Zweck ist es, den Bildungsprozess zu vereinfachen, zugänglicher und effektiver zu machen und eine Vielzahl von Lernbedürfnissen zu unterstützen.
Schauen Sie sich unsere Auswahl der besten Learning-Management-Systeme für weitere Informationen an.
Software für die Leistungsverwaltung
Ähnlich wie bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung sind diejenigen, die in einer Organisation für die Verwaltung von Sozialleistungen verantwortlich sind, meist sehr an ihre Software zur Leistungsverwaltung gebunden (es sei denn, diese ist natürlich nutzlos).
Das liegt daran, dass sie Administratoren für Sozialleistungen dabei hilft, laufende Aufgaben wie die Abstimmung monatlicher Kosten mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung zu erledigen, Mitarbeitende bei Änderungen von Plänen oder Angehörigen zu unterstützen und Berichte zu erstellen, um die gesetzliche Compliance sicherzustellen.
In der Regel beinhalten sie Mitarbeiter-Self-Service-Portale, die den Anmeldeprozess für neue Mitarbeitende vereinfachen und sie durch alle verfügbaren Optionen führen.
Sehen Sie sich unsere Auswahl der besten Software für die Leistungsverwaltung für weitere Details an.
Mitarbeiterbindungs-Software
Mitarbeiterbindung, Mitarbeiterzufriedenheit, Mitarbeitererfahrung – im Grunde genommen ist das alles dasselbe.
Wie auch immer, Software zur Mitarbeiterbindung konzentriert sich auf die Verbesserung der Zufriedenheit und des Engagements der Mitarbeitenden durch Funktionen wie Feedback-Tools und Plattformen zur Mitarbeiteranerkennung.
Werfen Sie einen Blick auf unsere Auswahl der besten Mitarbeiterbindungs-Software oder KI-basierten Tools für Mitarbeiterengagement, wenn Sie tiefer einsteigen möchten.
Cloud-HR-Software
Es gibt einen zunehmenden Trend, dass Organisationen cloudbasierte Plattformen zur Verwaltung ihrer Personalwesen-Funktionen einsetzen und so traditionelle, lokale Systeme ersetzen.
Vor allem bei KMU und Start-ups beliebt, umfassen die Vorteile cloudbasierter HR-Lösungen eine höhere Zugänglichkeit und Skalierbarkeit sowie einen geringeren Wartungsaufwand – jedoch möglicherweise auf Kosten einer geringeren Datensicherheit und Anpassungsfähigkeit.
Weitere Informationen finden Sie in unserer Auswahl der besten cloudbasierten HR-Software.
Wie Sie HR-Software auswählen: 8-Schritte-Prozess
Wenn Sie denken, dass ein Upgrade der HR-Software oder die Investition in eine neue HR-Software-Lösung Ihrem Unternehmen zugutekommen könnte, besteht der nächste Schritt darin, die passende Lösung zu finden.
Hier finden Sie einen Schritt-für-Schritt-Prozess zur Auswahl der richtigen HR-Software für Sie:
1. Geschäftliche Anforderungen und Vision
Der erste Schritt besteht darin, die Vision für das Personalwesen schriftlich festzuhalten und sicherzustellen, dass sie mit der Geschäftsstrategie, der Richtung und Vision des Unternehmens übereinstimmt.
Der Vorteil davon ist, dass es letztlich hilft, die Unterstützung wichtiger Interessengruppen und Entscheidungsträger im Führungsteam zu gewinnen.
2. Schwachstellen identifizieren und Anforderungen erheben
Schwachstellen in diesem Zusammenhang sind die spezifischen Schwierigkeiten und Ineffizienzen, die ein Unternehmen in seinen derzeitigen HR-Management-Prozessen erlebt und die durch HR-Software angegangen und gemindert werden sollen.
Häufige Schwachstellen, auf die Sie achten sollten, sind beispielsweise Zeitaufwand für manuelle Prozesse und Dateninkonsistenzen.
Top Tipp: Holen Sie Rückmeldungen von allen wichtigen Beteiligten ein, einschließlich derjenigen, die für verschiedene Bereiche Ihrer HR-Funktionen zuständig sind, da sie alle unterschiedliche Bedürfnisse haben werden.
Das Kombinieren strategischer Anforderungen mit Schwachstellen hilft Ihnen dabei, Ihre HR-Software-Anforderungen zu identifizieren.
3. Aktuelle Prozessschritte
Aktuelle Prozessschritte sind die Wege, wie Sie die Dinge derzeit in Ihrer HR-Abteilung erledigen.
Dies sollte alle Ihre zentralen HR-Aufgaben abdecken, wie die Verwaltung von Mitarbeiterakten, Urlaubsanträgen, Einstellungen und Onboarding.
Beginnen Sie damit, die Hauptprozesse, die Schritte für jeden Prozess, die verantwortlichen Personen für jeden Schritt sowie die für jeden Prozess benötigte Zeit aufzulisten.
4. Definition von Erfolgskriterien
Sie sollten nun eine gute Vorstellung davon haben, was Sie von Ihrem neuen Tool benötigen.
Dies könnte effizientere Verwaltung, schnellere Besetzung von Stellen oder eine bessere Durchführung von Schulungen sein.
Wenn Sie durch die Einführung einer HR-Software Zeit und Ressourcen sparen können, lässt sich die Rendite nachweisen? Der ausgezeichnete Artikel von Dan George zur finanziellen Kompetenz im Personalwesen ist hier eine hilfreiche Ressource.
5. Erste Zustimmung und Freigabe erhalten
Stellen Sie Ihre Erkenntnisse aus den vorangegangenen Schritten vor, um herauszufinden, ob Sie das Einverständnis Ihrer HR-Leitung haben, weiterzumachen, oder ob Sie den Prozess stoppen müssen. Wenn Sie eine mündliche Zustimmung haben, machen Sie weiter!
6. Anbieter kontaktieren
Vergleichen Sie verschiedene Anbieter, fordern Sie einige Demos an und teilen Sie Ihre Anforderungen im Vorfeld mit jedem Softwareanbieter, mit dem Sie sprechen. So können diese Ihnen zeigen, wie ihre Software Ihre HR-Funktion entsprechend Ihren Bedürfnissen verbessern kann.
Falls die von Ihnen favorisierte Plattform nicht alle gewünschten Funktionen bietet, wie einfach lässt sie sich mit anderen HR-Systemen integrieren? Wie stehen die Gesamtkosten der HR-Software im Vergleich zum Nutzen?
Noch einige weitere anbieterbezogene Fragen, die Sie stellen können:
- Wer sind die besten Anbieter für Ihren Anwendungsfall?
- Welche werden in ihrer Kategorie am besten bewertet?
- Was ist das am höchsten bewertete Merkmal jedes Tools?
- Was sagen Kundenbewertungen und Referenzen aus? Was sind die am häufigsten genannten Vorteile und Nachteile?
- Welche Art von Onboarding, Schulungen, Support und weiteren Ressourcen bietet der Anbieter?
- Gibt es eine ausführliche Dokumentation?
- Benutzeroberfläche: Ist sie optisch ansprechend?
- Benutzererlebnis: Ist sie intuitiv zu bedienen und einfach zu handhaben?
- Ist dieses Tool für Ihre Anforderungen im Personalmanagement ausreichend einfach oder komplex?
- Bietet es die Flexibilität oder Anpassbarkeit, die Sie benötigen?
- Bietet es robuste Sicherheitsstandards und erfüllt Datenschutzvorgaben und Best Practices? Gibt es eine On-Premise-Option?
- Entspricht die Preisgestaltung Ihrem Budget? Ist die Preisstruktur transparent? Ist der Preis angesichts der Möglichkeiten der Software gerechtfertigt? Sind bestimmte Schlüsselfunktionen nur in teureren Preismodellen verfügbar?
- Wird eine Demo oder kostenlose Testversion angeboten?
7. Den Business Case erstellen und Freigabe erhalten
Mit den oben gesammelten Daten ist es Zeit, Ihren Business Case zu schreiben.
Das muss kein zehnseitiges Dokument sein – eine Seite als Memo reicht oft aus.
Es muss kein zehnseitiges Dokument sein – ein kurzes Memo auf einer Seite genügt oft. Entscheidungsträger suchen Antworten auf folgende Fragen:
- Wie viel kostet es?
- Welche Probleme löst die Software?
- Was passiert, wenn wir nicht in die Software investieren?
- Wie lange dauert die Implementierung?
- Warum sollten wir jetzt investieren?
- Wie sieht der ROI bei der Einführung dieser Software aus?
Für einen tieferen Einblick empfehlen wir unseren Artikel wie Sie einen Business Case für HR-Software erstellen.
8. Entscheidung treffen
Glückwunsch! Sie haben die Freigabe, mit dem gewählten Anbieter fortzufahren. Als nächstes folgt die Implementierung Ihrer HR-Software sowie Onboarding und Training. Viel Erfolg!
Die nächsten Schritte meistern
HR-Software ist kein Allheilmittel, kann aber Ihre Datenverwaltungsprozesse deutlich verbessern und Ihre Personalprozesse effizienter machen.
Wir ermutigen Sie, die Welt der Personal-Software weiter zu erkunden.
Glücklicherweise hat People Managing People bereits seit Jahren verschiedene Teilbereiche von HR-Software bewertet, sodass wir Ihnen schon viele Vorarbeiten abgenommen haben.
