10 beste Personalinformationssysteme für kleine Unternehmen im Jahr 2026

Factorial ist ein cloudbasiertes HRIS, das kleinen Unternehmen dabei hilft, ihre HR-Prozesse zu verwalten. Es bietet eine Komplettlösung für alle HR-bezogenen Aufgaben – von der Mitarbeiter-Einarbeitung und Zeiterfassung bis hin zum Leistungsmanagement und zur Verwaltung von Zusatzleistungen. Das Mitarbeiterportal ist besonders praktisch. Es ermöglicht den Mitarbeitenden, auf ihre persönlichen Daten zuzugreifen, Urlaubsanträge zu stellen und ihre Gehaltsabrechnungen einzusehen – alles an einem Ort. Auch die Zeiterfassung ist ein großes Plus: Sie erleichtert es, Arbeitszeiten, Überstunden und Abwesenheiten im Blick zu behalten. Und nicht zu vergessen: Das Leistungsmanagement. Hier können Ziele gesetzt, Fortschritte verfolgt und Rückmeldungen gegeben werden – alles in Echtzeit.

Factorial geht über klassische HR-Software hinaus, indem es eine intelligente Dokumentenverwaltung bereitstellt. Diese Funktion nutzt fortschrittliche optische Zeichenerkennung (OCR), um automatisch relevante Informationen aus verschiedenen HR-bezogenen Dokumenten wie Verträgen, Lebensläufen und Rechnungen auszulesen und zu extrahieren. Das reduziert nicht nur manuelle Dateneingabe, sondern sorgt auch für Datenkonsistenz und -genauigkeit. Das System kann Dokumente kategorisieren, wichtige Details herausziehen und sie den entsprechenden Mitarbeiterprofilen oder Projekten zuordnen.

Factorial setzt sich besonders für das Wohlbefinden der Mitarbeitenden ein und bietet dafür ein spezielles Modul an. In diesem können Mitarbeitende anonym Feedback geben, Bedenken melden und Verbesserungsvorschläge einreichen. Das Modul schafft einen sicheren Raum, um Meinungen ohne Angst vor Konsequenzen zu äußern, und fördert so eine offene und transparente Kommunikationskultur. Außerdem sind Funktionen zur Stimmungsanalyse integriert, die HR-Teams dabei unterstützen, Trends zu erkennen und potenzielle Probleme frühzeitig zu adressieren.

Zu den Integrationen gehören Sage, Gmail, Payflow, Dynamics 365, LinkedIn, TravelPerk, PowerBI, Indeed, Recruitee, Slack und weitere. 

Factorial kostet ab $6,50 pro Mitarbeiter und Monat und bietet eine 14-tägige kostenlose Testphase. Sie können außerdem eine kostenlose Demo anfordern, um zu prüfen, ob die Software Ihren individuellen Anforderungen entspricht.

Justworks ist eine HRIS-Plattform für kleine Unternehmen, die Lohn- und Gehaltsabrechnung, Verwaltung von Sozialleistungen, Compliance-Management, Zeiterfassung und HR-Support in einem System vereint.

Für wen ist Justworks am besten geeignet?

Justworks eignet sich für kleine Unternehmen und Start-ups, die ein einheitliches HRIS für Gehaltsabrechnung, Sozialleistungen und Compliance in mehreren Bundesstaaten benötigen.

Warum ich Justworks gewählt habe

Ich habe Justworks als eine der besten Optionen gewählt, weil mir gefällt, wie die Zeiterfassung direkt in die HRIS-Plattform integriert ist. Mein Team nutzt die integrierten Zeiterfassungstools, um die gearbeiteten Stunden zu erfassen und diese automatisch mit der Gehaltsabrechnung zu synchronisieren. Ich schätze auch, dass Mitarbeitende sich im selben System, das sie für Sozialleistungen und HR-Aufgaben nutzen, an- und abmelden können.

Wichtige Dienstleistungen von Justworks

• Lohn- und Gehaltsabrechnung für mehrere Bundesstaaten: Führen Sie die Gehaltsabrechnung für Mitarbeitende in mehreren Bundesstaaten von einem einzigen Dashboard aus.
• Verwaltung von Sozialleistungen: Verwalten Sie Krankenversicherung, 401(k) und andere Mitarbeiterleistungen an einem Ort.
• HR-Dokumentenablage: Speichern und organisieren Sie wichtige HR-Dokumente sicher innerhalb der Plattform.
• Compliance-Unterstützung: Nutzen Sie integrierte Tools und Ressourcen, um die Einhaltung von Vorschriften auf Bundes-, Landes- und Kommunalebene zu unterstützen.

Justworks-Integrationen

Native Integrationen sind nicht klar dokumentiert. Justworks bietet eine API für individuelle Integrationen an.

Paylocity bietet kleinen Unternehmen eine cloudbasierte HRIS-Plattform, die Lohnabrechnung, Sozialleistungen und zentrale HR-Aufgaben vereinfacht, sodass Teams das Personalmanagement an einem Ort steuern können.

Für wen ist Paylocity am besten geeignet?

Paylocity eignet sich gut für kleine bis mittelgroße Unternehmen, die eine einheitliche Plattform benötigen, um Lohnabrechnung, HR und Sozialleistungen ohne ein großes HR-Team zu verwalten.

Warum ich Paylocity ausgewählt habe

Paylocity hat einen Platz auf meiner Shortlist verdient, weil die Lohnabrechnungsautomatisierung die Details sorgfältig bearbeitet, an denen kleine HR-Teams oft scheitern. Besonders gut gefällt mir das Dashboard für die Lohnabrechnungsbereitschaft, das vor dem Abrechnungstag wichtige Aufgaben hervorhebt und Prüfungen durchführt, um Probleme wie unerwartete Lohnsprünge zu kennzeichnen, bevor Sie einreichen. Das bedeutet in der Praxis, dass mein Team Fehler proaktiv erkennen kann, anstatt sie im Nachhinein hektisch beheben zu müssen. Was die Integrationen angeht, verbindet sich Paylocity direkt mit 401(k)- und Sozialleistungsanbietern, ERP-Systemen und Hauptbuch-Plattformen, sodass Stunden und Arbeitsaufwände automatisch ohne manuelle Dateneingabe in die Lohnabrechnung übergehen.

Paylocity Hauptfunktionen

• Unterstützung bei der Sozialleistungswahl: Stellt Mitarbeitenden während der offenen Einschreibungsphase personalisierte Empfehlungen für Pläne auf Grundlage ihrer individuellen Vorlieben und Situationen zur Verfügung.
• Zahlung auf Abruf: Ermöglicht es Mitarbeitenden, auf bereits verdiente Löhne vor dem Zahltag zuzugreifen, wodurch Ihr Team eine Option für frühzeitigen Lohnzugriff erhält, ohne den Lohnabrechnungszyklus zu stören.
• Geolokalisierung für Steuern: Überprüft den Aufenthaltsort jedes Mitarbeitenden, um sicherzustellen, dass die korrekten Steuern gezahlt werden, wobei Paylocity als registrierter Reporting Agent beim IRS in allen 50 Bundesstaaten agiert.
• Mitarbeiter-Self-Service-Portal: Gibt Mitarbeitenden direkten Zugriff auf Gehaltsabrechnungen, Urlaubsanträge, Sozialleistungsanmeldung und Guthaben in Ausgabenkonten von jedem Gerät aus.

Paylocity Integrationen

Zu den Integrationen gehören QuickBooks, NetSuite, Xero, ADP, SAP Concur, Indeed, Slack, Microsoft Teams, Google Workspace und Airbase.

HiBob ist eine moderne HR-Plattform für kleine Unternehmen, die HR-Prozesse zentralisieren, Workflows automatisieren und das Mitarbeiterengagement über den gesamten Employee Lifecycle hinweg verbessern möchten.

Für wen ist HiBob am besten geeignet?

HiBob eignet sich hervorragend für kleine bis mittelgroße Unternehmen, die eine mitarbeiterorientierte HR-Plattform benötigen, um eine wachsende Belegschaft zu verwalten, ohne die HR-Infrastruktur zu verkomplizieren.

Warum ich HiBob gewählt habe

HiBob verdient seinen Platz auf meiner Bestenliste durch den durchdachten Aufbau der Onboarding-Automatisierung. Besonders gefällt mir, dass man unbegrenzt viele Onboarding-Prozesse einrichten und jeden einzelnen nach Team, Abteilung oder Standort anpassen kann. Das Preboarding-Feature ist besonders hilfreich: Neue Mitarbeitende können ihr Profil vervollständigen, Dokumente hochladen und Unternehmensunterlagen durchgehen – und das noch vor dem ersten Arbeitstag. So steht das Kennenlernen der Kolleginnen und Kollegen am ersten Tag im Vordergrund und nicht das Ausfüllen von Formularen. Praktisch finde ich auch, dass Aufgaben automatisch an Manager, IT und Teammitglieder zugewiesen werden, damit nichts untergeht und HR nicht hinterherlaufen muss.

HiBob Hauptfunktionen

• People Analytics Dashboard: Verfolgen Sie Mitarbeiterzahlen, Bindungsraten, Fehlzeiten und Wachstumskennzahlen mit Echtzeitdaten und stellen Sie Berichte direkt für die Führungsebene zusammen und bereit.
• 360-Grad-Feedbackgespräche: Führen Sie strukturierte Feedbackzyklen durch, inklusive Einschätzungen von Kolleg:innen, Führungskräften und Selbstbewertungen – mit Zielabgleich auf Team- und Unternehmensebene.
• Abwesenheitsverwaltung: Mitarbeitende können Urlaube, Krankheitstage und Feiertage direkt in der Plattform beantragen, Führungskräfte genehmigen diese.
• Mitarbeiterumfragen: Führen Sie Umfragen zum Employee Lifecycle oder Engagement zu wichtigen Zeitpunkten durch und sehen Sie die Ergebnisse im integrierten Analyse-Dashboard.

Zu den Integrationen gehören ADP, Breezy HR, Globalization Partners, Paylocity, Trinet, Xero, Sequoia, Greenhouse, Slack, Deel und NetSuite.

Deel HR bietet kleinen Unternehmen eine zentrale Plattform zur Verwaltung von Mitarbeiterdaten, Gehaltsabrechnung, Compliance und Onboarding für lokale und globale Teams. HR-Teams können so komplexe Prozesse bewältigen, ohne verschiedene Systeme einsetzen zu müssen.

Für wen ist Deel HR am besten geeignet?

Deel HR eignet sich ideal für kleine Unternehmen, die in mehreren Ländern einstellen und eine Plattform zur Verwaltung von HR, Gehaltsabrechnung und Compliance benötigen, ohne über ein eigenes HR-Team zu verfügen.

Warum ich Deel HR gewählt habe

Deel HR erhält seinen Platz auf meiner Bestenliste, weil es den gesamten HR-Lebenszyklus in einer Lösung abdeckt – etwas, das die meisten HRIS-Tools für kleine Unternehmen nur teilweise leisten. Besonders gefällt mir der modulare Aufbau: Sie können mit wichtigen HRIS-Funktionen wie Personaldaten, Abwesenheiten und Genehmigungen starten und je nach Wachstum des Teams Workforce-Planung, Leistungsbewertungen oder ein Bewerbermanagementsystem (ATS) hinzufügen. Jedes Modul arbeitet mit denselben zugrunde liegenden Daten – wenn ich also einen Mitarbeitereintrag aktualisiere, fließt die Änderung automatisch in die Bereiche Gehaltsabrechnung, Compliance und Reporting ein, ganz ohne manuelles Abgleichen. Eingebaute, länderspezifische Compliance-Regeln für über 150 Länder sorgen dafür, dass kleine Teams nicht jedes Mal lokale Arbeitsgesetze recherchieren müssen, wenn sie jemanden einstellen.

Deel HR Hauptfunktionen

• Workforce-Planung: Prognostizieren Sie Mitarbeiteranzahl, Rollen und Kosten mit aktuellen Personaldaten und Einstellungsdaten anstelle von Tabellenkalkulationen.
• Anonyme Berichterstattung: Ein integriertes Hinweisgebersystem, mit dem Mitarbeitende Bedenken sicher und anonym melden können.
• Bewerbermanagementsystem (ATS): Automatisieren Sie die Kandidatensuche, verwalten Sie Interviews und Angebote und führen Sie Neueinstellungen direkt ins Onboarding über.
• Leistungs- und Engagement-Tools: Führen Sie Bewertungszyklen durch, setzen Sie Ziele, erstellen Sie Lernpfade und messen Sie die Mitarbeiterbindung in einem einzigen System.

Deel HR Integrationen

Integrationen umfassen FaceUp, Snowflake, DefensX, Microsoft Finance, Kintsugi, ReFresh OS, Revo.ai, Keeper, Human Interest und Everyminute.

Leapsome bietet kleinen Unternehmen eine einheitliche HR-Plattform, die Mitarbeiterdaten, Leistungsmanagement und Engagement-Tools verbindet, um HR-Teams dabei zu unterstützen, Personalprozesse an einem Ort zu verwalten und die Entwicklung voranzutreiben.

Für wen ist Leapsome am besten geeignet?

Leapsome eignet sich besonders für kleine und mittelständische Unternehmen, die HR und Leistungsmanagement in einem einzigen, vernetzten System wünschen.

Warum ich Leapsome ausgewählt habe

Leapsome verdient seinen Platz auf meiner Auswahlliste, weil es HRIS-Daten so eng mit Leistungs-Workflows verknüpft – etwas, das die meisten HR-Tools für kleine Unternehmen als zwei separate Systeme behandeln. Mir gefällt, dass neue Mitarbeitende, sobald sie ins HRIS aufgenommen werden, automatisch in Onboarding-Lernpfade eingeschrieben und Teamzielen zugewiesen werden können, ohne manuelle Einrichtung. Die Verknüpfung von Rezensionen und Zielen ist besonders nützlich: Mein Team kann den OKR-Fortschritt direkt in Leistungsbewertungszyklen einbinden, sodass Führungskräfte Feedback nicht isoliert verfassen. Der KI-Review-Assistent bezieht außerdem Kontext aus früherem Feedback, Zielvorgaben und Meeting-Notizen ein, um konsistentere, evidenzbasierte Reviews zu unterstützen.

Leapsome Hauptfunktionen

• Mitarbeiterprofile und Organigramm: Speichern und verwalten Sie Mitarbeiterdaten, Berichtswege und Teamstrukturen in einem zentralen Verzeichnis.
• Engagement-Umfragen: Führen Sie Pulsbefragungen durch und verfolgen Sie Stimmungstrends in Teams mit anpassbaren Vorlagen.
• Vergütungsmanagement: Planen und dokumentieren Sie Gehaltsrunden mit integrierten Freigabeworkflows, die an Mitarbeiterakten geknüpft sind.
• Meeting-Management: Strukturieren Sie 1:1- und Teammeetings mit geteilten Agenden, Diskussionsthemen und Maßnahmenpunkten.

Leapsome Integrationen

Integrationen umfassen Slack, Microsoft Teams, Jira, BambooHR, Workday, Greenhouse, ADP Workforce Now, DATEV, Gusto und Okta.

Workable HR bietet kleinen Unternehmen eine zentrale Plattform, um Mitarbeiterdaten zu organisieren, das Onboarding zu automatisieren und HR-Prozesse ohne die Komplexität größerer Unternehmenssysteme zu verwalten.

Für wen ist Workable HR am besten geeignet?

Workable HR eignet sich gut für kleine und mittelständische Unternehmen, die eine unkomplizierte Lösung zur Verwaltung von HR-Aufgaben benötigen, ohne ein eigenes HR-Team zu haben.

Warum ich Workable HR ausgewählt habe

Ich habe Workable HR als eines der besten Tools gewählt, weil das System für Mitarbeiterdaten besonders gut für kleine HR-Teams geeignet ist. Jede Mitarbeiterakte speichert Rollenverlauf, Gehaltsänderungen und persönliche Details an einem Ort; außerdem gibt es ein automatisiertes Organigramm, das sich in Echtzeit an Teamänderungen anpasst. Besonders gefällt mir das digitale Dokumentenmanagement – Sie können Dokumente erstellen, verteilen und mit E-Signatur sowie automatisierten Erinnerungen nachverfolgen, was viel manuelles Nachfassen überflüssig macht. Im Self-Service-Portal aktualisieren Mitarbeiter ihre eigenen Daten direkt, sodass mein Team nicht ständig mit Anfragen nach einfachen Datenänderungen beschäftigt ist.

Workable HR Hauptfunktionen

• Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung: Richten Sie mehrere Abwesenheitsrichtlinien ein, passen Sie PTO-Regeln und Arbeitszeitmodelle an, steuern Sie Genehmigungsprozesse und verfolgen Sie Urlaubsstände.
• 360°-Feedback-Tools für Leistungsbeurteilungen: Führen Sie Selbst-, Manager-, Direktbericht- und Peer-Reviews mit anpassbaren Vorlagen, Fristen und Fortschrittsberichten durch.
• Zeiterfassung und Anwesenheitskontrolle: Erfassen Sie Arbeitszeiten mit standortspezifischer Ein-/Aus-Stempelung und Zeitnachweiserstellung, woraus dann Anwesenheitsberichte für Lohnabrechnung und Compliance generiert werden.
• Mobile HR-App: Mitarbeiter und Führungskräfte können Ein- und Ausstempeln, Abwesenheitsanträge und Freigaben direkt von iOS- oder Android-Geräten erledigen.

Workable HR Integrationen

Integrationen umfassen Indded, BambooHR, Xe und Zain.

Gusto ist eine All-in-One-HR-Plattform, die für kleine Unternehmen entwickelt wurde, die Lohnabrechnung, Sozialleistungen und zentrale HR-Aufgaben vereinfachen möchten, ohne mehrere Systeme verwalten zu müssen.

Für wen ist Gusto am besten geeignet?

Gusto eignet sich hervorragend für Kleinunternehmer und HR-Generalisten, die Lohnabrechnung, Einstellung und Mitarbeiterleistungen an einem Ort verwalten möchten, ohne ein eigenes HR-Team zu benötigen.

Warum ich Gusto ausgewählt habe

Ich habe Gusto ausgewählt, weil es die Lücke zwischen Lohnabrechnung und HR besser schließt als die meisten Tools für kleine Unternehmen. Wenn Sie die Lohnabrechnung in Gusto durchführen, werden Zeitverfolgung, PTO-Guthaben und Benefits-Anmeldung automatisch synchronisiert. So entfällt die manuelle Abstimmung zwischen verschiedenen Systemen. Besonders gefällt mir auch, dass die Mitarbeitereinführung direkt in die Einrichtung der Lohnabrechnung übergeht: Neue Mitarbeitende melden sich selbst an, geben ihre Daten ein und werden noch vor ihrem ersten Gehalt automatisch für Sozialleistungen angemeldet. Außerdem übernimmt Gusto für alle 50 US-Bundesstaaten automatisch die Steuererklärung bei jeder Lohnabrechnung, was die Compliance-Belastung für kleine Teams ohne eigene HR- oder Finanzabteilung deutlich reduziert.

Wichtige Funktionen von Gusto

• Verwaltung von Sozialleistungen: Verwalten Sie Gesundheits-, Zahn-, Seh- und 401(k)-Pläne direkt in der Plattform, mit integrierter Selbstanmeldung für Mitarbeitende.
• HR-Dokumentenspeicherung: Speichern Sie Arbeitsverträge, Angebote und unterzeichnete Richtlinien direkt im Mitarbeiterprofil für einen einfachen Zugriff und nachvollziehbare Aufbewahrung.
• Personalbeschaffung und Bewerbermanagement: Veröffentlichen Sie Stellenanzeigen und verwalten Sie Bewerber über einen integrierten Einstellungsprozess, der nahtlos an das Onboarding anschließt.
• Workforce-Reporting: Erstellen Sie Berichte zu Mitarbeiteranzahl, Vergütungen und Teamdemografie zur Unterstützung der Personalplanung und für Audits.

Gusto-Integrationen

Zu den Integrationen gehören unter anderem QuickBooks, Xero, FreshBooks, 7shifts, Asana, Box, Bench, Betterment at Work, ApplicantPro und 15Five.

Paycor ist eine HRIS-Plattform für kleine Unternehmen, die HR-, Lohn- und Gehaltsabrechnungs- sowie Compliance-Aufgaben verwalten müssen und sich zugleich an die sich ändernden Anforderungen ihrer Belegschaft anpassen möchten.

Für wen ist Paycor am besten geeignet?

Paycor eignet sich gut für Kleinunternehmer und HR-Generalisten, die eine einzige Plattform benötigen, um Lohnabrechnung, Compliance und Mitarbeiterverwaltung zu steuern, während ihr Team wächst.

Warum ich Paycor ausgewählt habe

Paycor steht auf meiner Auswahlliste, weil es sich optimal mit kleinen Unternehmen weiterentwickelt. Ich habe es speziell für Teams ausgewählt, die mit grundlegenden Gehalts- und HR-Anforderungen starten, aber wissen, dass sie später Recruiting-, Leistungs- oder Lernwerkzeuge benötigen – Paycors modulares HCM-System ermöglicht es, solche Funktionen jederzeit ohne Systemwechsel zu ergänzen. Besonders gut gefällt mir, wie die Lohnabrechnung mitwächst: Sie können Lohnläufe im Voraus planen, eigene Spalten hinzufügen und vom Brutto- zum Nettolohn rechnen, sodass der Prozess überschaubar bleibt. Die integrierten Compliance-Tools passen sich auch dem Wachstum an, inklusive automatischer Aktualisierungen der Steuergesetze in allen 50 Bundesstaaten und proaktiver Benachrichtigungen zu relevanten regulatorischen Änderungen in Ihrer Region und Branche.

Paycor-Hauptfunktionen

• Verwaltung von Sozialleistungen: Mitarbeitende können Leistungen eintragen, Pläne vergleichen und Verbindungen zu Anbietern direkt über die Plattform verwalten.
• Onboarding-Workflows: Automatisierte Onboarding-Checklisten und Dokumentenerfassung für neue Mitarbeitende vor ihrem ersten Arbeitstag einrichten.
• Erfassung von Arbeitszeit und Anwesenheit: Arbeitszeiten erfassen, Schichten verwalten sowie Überstunden oder verpasste Stempelzeiten in Echtzeit kennzeichnen.
• HR-Berichte und Analysen: Individuelle Berichte zu Mitarbeiterzahl, Fluktuation und Vergütung auf Basis von vorhandenen Personaldaten erstellen.

Paycor-Integrationen

Integrationen sind verfügbar für QuickBooks, JazzHR, 15Five, DailyPay, OrgChart, Procurify, Timeero, Spark Hire, LaborIQ und Globalization Partners.