HR-Technologie-Stack: Leitfaden eines Experten’s

Was ist eine HR-Technologieumgebung?

Eine HR-Technologieumgebung ist eine Sammlung integrierter digitaler Werkzeuge und Software, die eine Organisation zur Verwaltung ihrer Personalaufgaben einsetzt. Sie hilft dabei, Prozesse wie Verwaltung, Personalbeschaffung, Einarbeitung, Lohnabrechnung, Verwaltung von Zusatzleistungen, Leistungsmanagement, Lernen und Entwicklung sowie die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zu optimieren.

Gründe für eine HR-Technologieumgebung

Entgegen dem, was Ihnen der Vertriebsmitarbeiter des Anbieters vielleicht erzählt, ist kein System in allem hervorragend.

So kann beispielsweise ein „Komplettlösung“-Personalinformationssystem (HRIS) nachträglich um ein Bewerbermanagementsystem ergänzt worden sein.

Beim Aufbau Ihrer HR-Technologieumgebung geht es darum, Werkzeuge zu kombinieren, die Ihre HR-Abläufe unterstützen und sich problemlos miteinander integrieren lassen (äußerst wichtig).

Unterm Strich könnten Sie zwar nach dem Prinzip „eine HR-Plattform, die alles beherrscht“ vorgehen, aber meistens ist eine Kombination die beste Lösung. Auf diese Weise können Sie außerdem Geld sparen.

7 Vorteile einer HR-Technologieumgebung

1. Effizienz und Automatisierung

Eine HR-Technologieumgebung automatisiert sich wiederholende, zeitaufwendige HR-Aufgaben wie die Verarbeitung der Lohnabrechnung, das Veröffentlichen von Stellenanzeigen und die Dateneingabe und verringert dadurch den Verwaltungsaufwand und die Fehlerquote.

Ebenso ermöglichen Selbstbedienungsportale den Mitarbeitenden, auf ihre Informationen zuzugreifen und diese zu aktualisieren, wodurch die Anzahl der HR-Anfragen sinkt.

Dadurch haben HR-Teams mehr Zeit, sich auf strategische Initiativen wie Talententwicklung und Mitarbeiterengagement zu konzentrieren.

2. Kosteneinsparungen

Durch die Automatisierung von HR-Funktionen reduzieren Unternehmen den Bedarf an zusätzlichem HR-Personal und minimieren kostspielige menschliche Fehler. Außerdem hilft dies, Strafen wegen mangelnder Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zu vermeiden, indem eine korrekte Lohnabrechnung und Steueranmeldung sichergestellt werden.

Author's Tip

Je mehr Aufgaben Sie automatisieren können, desto weniger Zeit müssen Sie für Routineaufgaben aufwenden. Bedenken Sie Ihr Gehalt und wie viele Stunden Sie mit Routineaufgaben verbringen. Der ROI könnte sich bei Gesprächen mit den Entscheidungsträgern zu Ihren Gunsten auswirken.

3. Verbesserte Personalbeschaffung und Einarbeitung

Die richtige Umgebung optimiert die Personalbeschaffung, indem sie Bewerbungen organisiert, die Terminplanung für Vorstellungsgespräche automatisiert und den Fortschritt von Bewerbenden verfolgt.

Einarbeitungssoftware sorgt dafür, dass neue Mitarbeitende dank digitaler Unterlagen, Schulungsmodule und strukturierter Arbeitsabläufe eine reibungslose Erfahrung machen.

4. Bessere Mitarbeitererfahrung

Mit den bereits erwähnten Selbstbedienungsportalen können Mitarbeitende Zusatzleistungen verwalten, Urlaub beantragen und Gehaltsabrechnungen abrufen, ohne die HR-Abteilung einzuschalten. Einige Werkzeuge verfügen möglicherweise sogar über HR-Chatbots, die Fragen beantworten.

Werkzeuge zur Förderung des Engagements schaffen durch kontinuierliches Feedback, Anerkennungsprogramme und Initiativen für das Wohlbefinden eine positive Arbeitskultur.

5. Datenbasierte Entscheidungsfindung

Eine ordnungsgemäß integrierte Umgebung liefert umfassende Einblicke in Trends der Belegschaft, etwa Fluktuationsraten und Leistungskennzahlen, und hilft Führungskräften so, fundierte Entscheidungen zu treffen. 

Diese datenbasierten Erkenntnisse unterstützen die langfristige Planung und proaktive Strategien für das Talentmanagement.

6. Skalierbarkeit

Eine gut integrierte HR-Technologieumgebung wächst mit dem Unternehmen, sodass sich neue Teammitglieder problemlos hinzufügen, Prozesse zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben automatisieren und die HR-Funktion erweitern lassen.

Dies ist besonders wertvoll für Start-ups und verteilte Teams, die an mehreren Standorten tätig sind.

Profi-Tipp: Mark Wei

Je kleiner die Personalabteilung, desto besser ist es, weniger Systeme zu verwenden. Daher sollten Sie zu Beginn möglicherweise ein All-in-One-Personalsystem einsetzen und dieses dann mit weiteren spezialisierten Werkzeugen erweitern, wenn sich Ihre Anforderungen entwickeln. Deshalb ist die Möglichkeit einer guten Integration – idealerweise über offene APIs oder integrierte Konnektoren – entscheidend. — Mark Wei, Gründer, PropertySensor

7. Rechtskonformität und Sicherheit

HR-Software trägt zur Sicherstellung der Rechtskonformität bei, indem sie Steuerberechnungen, die Einhaltung des Arbeitsrechts und die Verwaltung von HR-Dokumenten automatisiert. Außerdem schützt sie sensible Mitarbeiterdaten durch Verschlüsselung, sichere Speicherung und rollenbasierte Zugriffskontrollen.

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HR-Technologiestack: Häufige Komponenten

Obwohl sich die Zusammensetzung von Organisation zu Organisation unterscheidet, gibt es einige gängige Arten von HR-Werkzeugen, die von den meisten Organisationen in unterschiedlichem Umfang genutzt werden.

Zentrale HR-Software

Der Begriff zentrale HR-Software bezeichnet eine Untergruppe von HR-Programmen, die als Mitarbeiterdatenbanken fungieren. In dieser Kategorie gibt es zahlreiche Optionen, die die meisten HR-Fachleute als „zentrale HR-Software“ betrachten würden, darunter Werkzeuge zur Verwaltung wichtiger Kernprozesse wie Lohnabrechnung, Verwaltung von Zusatzleistungen und Anwesenheitserfassung.

HRIS/HRMS/HCM

Diese Werkzeuge bilden das Rückgrat Ihres Technologiestacks. Sie sind Ihre zentrale und verlässliche Quelle für Mitarbeiterdaten wie Verträge, Anwesenheit, Zusatzleistungen, Lohnabrechnung und persönliche Informationen. Viele bieten außerdem Selbstbedienungsfunktionen, die das Aktualisieren dieser Informationen erleichtern.

Viele dieser Werkzeuge verfügen über Funktionen zur Datenberichterstattung, mit denen sich wichtige HR-Kennzahlen wie Mitarbeiterzahl und Fluktuation einfach verfolgen lassen.

Weitere Informationen finden Sie in unserer Auswahl der besten Personalverwaltungssysteme.

Lohnabrechnung

Der Zweck von Lohnabrechnungssoftware besteht darin, sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter rechtzeitig und effizient für ihre Arbeit entlohnt werden. Während alle HRMS und einige HRIS über eine Lohnabrechnungsfunktion verfügen, ist dies nicht immer der Fall. Daher müssen Sie möglicherweise eine separate Lohnabrechnungssoftware erwerben.

Obwohl ich empfehle, beide Systeme zu kombinieren, um Datenabweichungen zu minimieren, sprechen folgende Gründe auch für separate Systeme:

1. Sie haben ein globales Team, und die vorhandene Lohnabrechnungsfunktion Ihres HRMS deckt dies möglicherweise in Bezug auf die Rechtskonformität nicht ab.
2. Sie sind ein kleines Team und können die Kosten für ein teures HRMS-Produkt nicht rechtfertigen.

Weitere Informationen finden Sie in unserer Auswahl der besten Lohnabrechnungssoftware.

Software zur Verwaltung von Zusatzleistungen

Software zur Verwaltung von Zusatzleistungen vereinfacht den Verwaltungsprozess, indem sie die Anmeldung zu Zusatzleistungen automatisiert, die Rechtskonformität verwaltet und Mitarbeitern Selbstbedienungszugriff auf ihre Leistungen bietet. 

Viele Plattformen lassen sich in Lohnabrechnungs- und HR-Systeme integrieren, bieten Werkzeuge zur Entscheidungsunterstützung und gewährleisten eine genaue Berichterstattung über Zusatzleistungen.

Dies trägt dazu bei, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren, das Engagement der Mitarbeiter für Leistungsprogramme zu steigern und die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen sicherzustellen.

Zu den beliebten Plattformen gehören Thatch für Gesundheitsleistungen und Remofirst für globale Teams.

Weitere Optionen finden Sie in unserer Auswahl der besten Software zur Verwaltung von Zusatzleistungen.

Rekrutierungssoftware

Software zur Personalgewinnung gibt es in verschiedenen Ausführungen, daher gebe ich einen kurzen Überblick über jede davon. Es gibt auch verschiedene Systeme für die Einstellung von Mitarbeitenden in kleinen Unternehmen oder für den Bedarf an Personalgewinnung in Großunternehmen.

Bewerbermanagementsysteme

In den meisten Organisationen kommt irgendwann der Zeitpunkt, an dem die Verwaltung des Personalgewinnungsprozesses mit Tabellenkalkulationen nicht mehr ausreicht.

Bewerbermanagementsysteme helfen Ihnen dabei, den Fortschritt von Bewerbenden in Ihrem Einstellungsprozess zu verwalten, wichtige Kennzahlen zur Personalgewinnung auszuwerten sowie Stellen zu veröffentlichen und Bewerbende zu finden.

Zu den beliebten Plattformen gehören Breezy HR für Start-ups und KMU sowie Greenhouse für mittelgroße und größere Unternehmen.

Für einen tieferen Einblick sehen Sie sich unsere Auswahl der besten Bewerbermanagementsysteme an. 

Tools zur Bewerbergewinnung

Die Suche nach Bewerbenden kann zu den zeitaufwendigsten Aspekten der Talentgewinnung gehören. Daher gibt es zunehmend spezialisierte Tools, die den Prozess beschleunigen.

Zu den gängigen Funktionen gehören Bewerberdatenbanken, direkte Integrationen mit Jobbörsen und sozialen Netzwerken sowie fortschrittliche Tools zur Talentfindung.

Von einigen Tools, über die ich Gutes gehört habe, sind Fetcher.AI und Amazing Hiring zu nennen, die beide umfangreich auf KI setzen.

Weitere Informationen finden Sie in unserer Auswahl der besten Tools zur Bewerbergewinnung.

Software für Videointerviews

Da heute so viele Vorstellungsgespräche online geführt werden, nutzen viele Organisationen Software für Videointerviews, um Videointerviews durchzuführen und zu bewerten.

Zu den wichtigsten Funktionen gehören einseitige und zweiseitige Videointerviews, Tools für die Zusammenarbeit, eingehende Analysen und anpassbare Vorlagen. 

Zu den beliebten Anbietern gehören Jobma für Großunternehmen und Willo für Start-ups. Außerdem können Sie sich meine Auswahl der besten Plattformen für Videointerviews ansehen.

Software für Mitarbeitendenempfehlungen

Empfehlungen durch Mitarbeitende gehören zu den effektivsten Möglichkeiten, qualifizierte Bewerbende zu gewinnen, doch viele Unternehmen haben Schwierigkeiten, Empfehlungsprogramme effizient zu verwalten.

Software für Mitarbeitendenempfehlungen vereinfacht und automatisiert den Empfehlungsprozess, sodass Personen problemlos Empfehlungen einreichen, den Fortschritt verfolgen und Prämien erhalten können.

HR-Teams können die Leistung des Programms überwachen, die Teilnahme fördern und die Auswirkungen von Empfehlungen auf den Einstellungserfolg messen.

Zu den beliebten Lösungen gehören Eqo für Beschäftigte im direkten Kundenkontakt und das leicht integrierbare Erin.

Weitere Informationen finden Sie in unserer Auswahl der besten Software für Mitarbeitendenempfehlungen.

Marketingplattformen zur Personalgewinnung

Marketingplattformen zur Personalgewinnung helfen Unternehmen dabei, ihre Arbeitgebermarke zu präsentieren und potenzielle Bewerbende proaktiv anzusprechen.

Diese Plattformen bieten Funktionen wie die Optimierung der Karriereseite, zielgerichtete Stellenwerbung, Werbung in sozialen Medien und Bewerberbeziehungsmanagement (CRM).

Durch den Einsatz von Marketingtools zur Personalgewinnung können Organisationen ihre Talentansprache verbessern, Bewerbende bereits vor ihrer Bewerbung gezielt begleiten und ein überzeugenderes Bewerbungserlebnis schaffen.

Zu den beliebten Lösungen gehören Workable (auch ein Bewerbermanagementsystem) und Talentreef für Personalgewinnung in großem Umfang

Weitere Informationen finden Sie in unserer Auswahl der besten Marketingplattformen zur Personalgewinnung.

Einarbeitungssoftware

Einarbeitungssoftware hilft Unternehmen dabei, den Prozess zu optimieren, indem sie administrative Aufgaben automatisiert, eine digitale Dokumentenverwaltung bereitstellt und strukturierte Einarbeitungsabläufe anbietet. 

Viele Plattformen umfassen Self-Service-Portale, Aufgabenerinnerungen und interaktive Schulungsmodule, die neuen Mitarbeitenden helfen, sich schnell und selbstbewusst zu integrieren.

Durch den Einsatz von Onboarding-Technologie können Unternehmen die Bindung neuer Mitarbeitender verbessern, die Produktivität vom ersten Tag an steigern und einen reibungsloseren Übergang in die Organisation schaffen.

Viele HRMSs verfügen über einen Onboarding-Workflow, aber es gibt auch andere Möglichkeiten, Onboarding außerhalb dieser Systeme durchzuführen, darunter spezialisierte Onboarding-Software.

Lernmanagementsysteme

Lernmanagementsysteme (LMS) helfen Unternehmen dabei, Mitarbeiterschulungen strukturiert und skalierbar bereitzustellen, zu verfolgen und zu verwalten. 

Diese Plattformen bieten Funktionen wie Kursbibliotheken, interaktive Lernmodule, automatisierte Fortschrittsverfolgung und Zertifikatsverwaltung. 

Durch den Einsatz eines LMS können Organisationen die berufliche Entwicklung fördern, die Kompetenzen der Belegschaft verbessern und die Einhaltung branchenspezifischer Schulungsanforderungen sicherstellen – und gleichzeitig ein ansprechenderes Lernerlebnis schaffen.

Es ist oft schwierig, den ROI von L&D-Programmen zu verfolgen, und LMSs unterstützen dies, indem sie Daten erfassen, die Ihnen helfen, Ihre L&D-Kennzahlen zu ermitteln. 

Zu den beliebten Plattformen gehört 360 Learning, das kollaboratives Lernen fördert, oder Workleap für ein LMS mit integrierten Funktionen für das Leistungsmanagement.

Für einen tieferen Einblick sehen Sie sich unsere Auswahl der besten Lernmanagementsysteme oder unseren Leitfaden zur Auswahl eines LMS an.

Software für das Leistungsmanagement

Leistungsmanagement richtig umzusetzen, ist schwierig. Software für das Leistungsmanagement hilft dabei, den Prozess der Leistungsbeurteilung zu vereinfachen, Ziele festzulegen und zu verfolgen, die Produktivität zu analysieren, Erfolge zu dokumentieren und für die Zukunft zu planen.

Zu den wichtigsten Funktionen gehören Vorlagen für 1:1-Check-ins, Tools zum Einholen von 360-Grad-Feedback und Beurteilungstools.

Zu den beliebten Tools gehören ThriveSparrow für KI-gestützte Einblicke in die Leistung und Primalogik für 360-Grad-Beurteilungen.

Weitere Informationen finden Sie in unserer Auswahl der besten Software für das Leistungsmanagement.

Software für das Mitarbeitererlebnis

Plattformen zur Mitarbeiteranerkennung

Auch wenn sie nicht das einzig Entscheidende ist, ist es kein Geheimnis, dass Mitarbeiteranerkennung die Motivation der Mitarbeitenden steigert und zur Bindung und Gewinnung von Mitarbeitenden beitragen kann.

Es gibt Möglichkeiten, Mitarbeitende über Beförderungen und Gehaltserhöhungen hinaus anzuerkennen, und hier kann Software zur Mitarbeiteranerkennung helfen. Die Integration eines effizienten HR-Tech-Stacks kann die Verwaltung von Leistungspaketen für Mitarbeitende vereinfachen und dabei Zeit und Aufwand sparen.

Zu den Funktionen gehören Bestenlisten, eine öffentliche Anerkennungswand, Prämien und automatisierte Anerkennung (zum Beispiel für Geburtstage und Arbeitsjubiläen).

Zu den beliebten Softwarelösungen zur Mitarbeiteranerkennung gehören Nectar für die Anerkennung unter Kolleginnen und Kollegen sowie Mo für hybride und Remote-Arbeit.

Weitere Informationen finden Sie in unserer Auswahl der besten Software zur Mitarbeiteranerkennung.

Tools für Mitarbeiterbefragungen

Das Sammeln von Feedback der Mitarbeitenden ist entscheidend für die Verbesserung des Mitarbeitererlebnisses, und Mitarbeiterbefragungen sind eine hervorragende Methode dafür.

Tools für Mitarbeiterbefragungen helfen bei der Gestaltung und Verbreitung von Umfragen sowie bei der Analyse der Ergebnisse. Zu den beliebten Anbietern gehören Perceptyx für zusätzliche Beratungsleistungen; alternativ können Sie einfach Typeform verwenden.

Zu den wichtigsten Funktionen gehören Umfrage-Builder, Umfrageberichte und Benchmarking-Daten. Weitere Informationen finden Sie in unserer Liste der besten Tools für Mitarbeiterbefragungen.

Software für HR-Analysen

Da die HR-Abteilung zunehmend den Status eines strategischen Partners erlangt, wird die Nutzung von Daten zur Unterstützung von Strategien und zur Umsetzung von Veränderungen immer wichtiger.

HR-Analyse-Software hilft Ihnen dabei, umfangreiche HR-Daten zu erschließen und sie so aufzubereiten, dass sie für Ihre Zielgruppe relevant und leicht verständlich sind.

Zu den wichtigsten Funktionen gehören prädiktive Analysen, anpassbare Dashboards und Echtzeitberichte. Welche Optionen infrage kommen, hängt von Ihren Fähigkeiten und davon ab, wie tiefgehend Sie vorgehen möchten. Zu den beliebten Tools gehören jedoch das mächtige Excel und Workday HCM.

Weitere Informationen finden Sie in unserer Auswahl der besten HR-Analyse-Software.

So bauen Sie einen HR-Technologie-Stack auf: Ein Prozess in 5 Schritten

Mit der Zeit werden Sie Ihre HR-Software aktualisieren und neue Komponenten hinzufügen, um den sich ändernden geschäftlichen Anforderungen gerecht zu werden.

Hier ist ein Prozess, mit dem Sie entscheiden können, ob ein neues Tool für Sie geeignet ist, und bei Bedarf eine geschäftliche Begründung für die Software erstellen können:

1. Ermitteln Sie Ihren Bedarf

Zu Beginn der Auswahl eines HR-Technologie-Stacks sollten Sie zunächst eine interne Prüfung Ihrer HR-Prozesse durchführen, um Ineffizienzen und Schwachstellen zu identifizieren. Für diesen Teil möchten Sie möglicherweise mit einem Berater für HR-Technologie zusammenarbeiten, damit Sie von dessen Anleitung zur effektiven Ermittlung Ihres Bedarfs profitieren können.

Wenn Sie verstehen, welche Aufgaben am meisten Zeit beanspruchen und wo Automatisierung oder Selbstbedienung für mehr Effizienz sorgen können, hilft Ihnen das, die richtigen Tools zu priorisieren.

Darüber hinaus ist es unerlässlich, Feedback von mehreren Stakeholdern einzuholen – darunter der Führungsebene (einschließlich des Budgets), Abteilungen wie IT und Finanzen sowie der gesamten Belegschaft –, um sicherzustellen, dass jedes neue System den Anforderungen der gesamten Organisation entspricht und die Grundlage für einen gut strukturierten HR-Technologie-Stack bildet.

Außerdem sollten Sie sicherstellen, dass Sie über eine klar definierte Organisationsstruktur verfügen und dass Ihre Gehaltsabrechnung mit Ihrer Buchhaltungseinrichtung usw. übereinstimmt.

Author's Tip

Ein hilfreicher Ansatz besteht darin, wesentliche Funktionen getrennt von optionalen Funktionen aufzulisten, damit Sie sich auf das konzentrieren, was Ihrem Unternehmen unmittelbar einen Mehrwert bringt.

2. Nehmen Sie Kontakt zu Anbietern auf

Nun ist es an der Zeit, sich eingehender mit der Recherche zu HR-Softwareanbietern zu befassen, indem Sie Bewertungen, Fallstudien und Vergleiche von Experten lesen.

Es ist außerdem sinnvoll, nach Tools zu suchen, die speziell für Ihre Branche oder Ihren Standort entwickelt wurden, z. B. kanadische Lohnabrechnungssoftware, da diese möglicherweise Funktionen enthalten, die auf Ihre spezifischen HR-Anforderungen zugeschnitten sind. 

Neben den Funktionen ist es wichtig, die Qualität des Kundensupports zu bewerten, da ein starkes Supportteam bei der Fehlerbehebung oder der Einführung neuer Prozesse einen erheblichen Unterschied machen kann.

Zusätzlich zur Online-Recherche können Sie sich an Kollegen in ähnlichen Wachstumsphasen oder Branchen wenden, um Erfahrungen aus erster Hand mit verschiedenen Tools zu erhalten.

Wenn Sie aus ihren Erfolgen und Herausforderungen lernen, können Sie häufige Fehler vermeiden und einen besseren Auswahlprozess sicherstellen.

Sie können auch mit einem unserer Berater sprechen, der Ihnen dabei hilft, die Lösungen einzugrenzen:

3. Erstellen Sie eine Vorauswahl und nehmen Sie Kontakt auf

Nachdem Sie einige wahrscheinliche Anbieter identifiziert haben, ist es an der Zeit, etwas tiefer einzusteigen und einige Demotermine zu vereinbaren.

1. Senden Sie jedem Anbieter eine Informationsanfrage (RFI), damit Sie Ihre Optionen Punkt für Punkt vergleichen können
2. Wenn Sie besonders gründlich vorgehen möchten, senden Sie jedem Anbieter Ihrer Vorauswahl eine Angebotsanfrage (RFP). Diese enthält wichtige Informationen über Ihr Unternehmen, Ihre spezifischen Anforderungen, einen Anbieterfragebogen sowie spezielle Regeln für die Einreichung des Angebots, beispielsweise Einreichungsfristen.
3. Vereinbaren Sie einen Termin mit dem Vertriebsmitarbeiter und gehen Sie Ihre Fragen durch.

Diese Gespräche, die idealerweise Vorführungen des Produkts im Einsatz beinhalten sollten, um Funktionen und Benutzererfahrung beurteilen zu können, helfen Ihnen auch dabei, ein Gefühl für den Anbieter zu bekommen und einzuschätzen, ob Sie eine gute Partnerschaft aufbauen können.

Um Anbieter zu vergleichen, verwenden Sie diese praktische Bewertungsvorlage.

Author's Tip

Hüten Sie sich vor den Versprechungen der Vertriebsmitarbeiter! Wenn etwas „auf der Roadmap steht“, wird es wahrscheinlich nicht umgesetzt. Stellen Sie vor der Auswahl sicher, dass Sie das Implementierungsteam bzw. die Implementierungsteams und die Serviceberater kennenlernen, die Ihre Anrufe entgegennehmen würden. Besuchen Sie, wenn möglich, sogar deren Servicezentrum!

4. Die geschäftliche Begründung erstellen

Nachdem Sie all diese Daten zusammengetragen haben, ist es an der Zeit, Ihre geschäftliche Begründung für HR-Software auszuarbeiten. Dabei muss es sich nicht um ein zehnseitiges Dokument handeln; es kann auch einfach ein einseitiges Memo sein (denn wer hat schon Zeit, zehn Seiten zu lesen?).

Entscheidungsträger suchen Antworten auf die folgenden Fragen:

• Wie viel kostet die HR-Software?
• Welche Probleme wird die Software lösen?
• Was passiert, wenn wir nicht in die Software investieren?
• Wie lange wird die Implementierung dauern?
• Warum müssen wir jetzt investieren?
• Wie hoch ist der ROI der Implementierung von HR-Software (denken Sie an meinen obigen Hinweis dazu oder verwenden Sie Dans Georges Leitfaden in seinem Artikel über finanzielle Kompetenz im HR-Bereich).

Möglicherweise kennen Sie die Antwort auf die Kostenfrage nicht; die Genehmigung in dieser Phase einzuholen, wird Sie jedoch auf Erfolgskurs bringen. Ein klares Verständnis der Preismodelle für HRIS hilft Ihnen, den Stakeholdern genaue Budgetanforderungen vorzulegen.

Author's Tip

Holen Sie unbedingt sehr klare Informationen zu den Supportkosten ein. Viele Anbieter verlangen hohe Gebühren für Support der Stufe L2.

Hier ist eine Vorlage für eine geschäftliche Begründung, die Sie für HR-Software verwenden können

• Zusammenfassung für die Geschäftsleitung: Kurzer Überblick über den Vorschlag, die wichtigsten Vorteile und die Schlussfolgerungen.
• Aktuelle Situation und Problembeschreibung: Beschreibung des aktuellen Zustands sowie der konkreten Herausforderungen oder Probleme, die angegangen werden sollen.
• Vorgeschlagene Lösung und Vorteile: Detaillierte Beschreibung der vorgeschlagenen Lösung und ihrer erwarteten Vorteile, einschließlich einer Kosten-Nutzen-Analyse.
• Implementierungsplan und Risikobewertung: Schrittweise Implementierungsstrategie, Zeitrahmen und eine Zusammenfassung potenzieller Risiken mit Maßnahmen zu deren Minimierung.
• Fazit und Empfehlungen: Prägnante Zusammenfassung der geschäftlichen Begründung mit abschließenden Empfehlungen für die Entscheidungsträger.

5. Implementieren und einführen

Jetzt kommt der schwierige Teil! Der Hauptgrund, warum Unternehmen meiner Erfahrung nach keinen ROI aus Softwarekäufen erzielen, ist, dass sie die Implementierung nicht konsequent abschließen und ihr glänzendes neues Tool nicht richtig in die täglichen Abläufe integrieren.

Effektives Veränderungsmanagement ist entscheidend. Damit die Menschen Ihre neue Software nutzen möchten, müssen sie verstehen, welchen Nutzen sie ihnen bringt (z. B. dass sie Zeit spart oder ihre PTO-Anträge schneller genehmigt werden), und wissen, wie sie sie verwenden.

Hier sind einige Tipps, die Ihnen dabei helfen: 

• Kommunizieren Sie klar, dass Sie eine neue HR-Software einführen und was dies für die Mitarbeitenden bedeutet (laden Sie sie ein, Fragen zu stellen).
• Nutzen Sie alle vom Anbieter angebotenen Einführungs- und Schulungsmaßnahmen und machen Sie es zur Pflicht, dass Mitarbeitende diese Schulung innerhalb eines realistischen Zeitrahmens absolvieren.
• Übertragen Sie einer Person die Verantwortung, die Implementierung voranzutreiben und als Ansprechpartner für alle Fragen (und Rückmeldungen) der Mitarbeitenden zu fungieren.
• Machen Sie die Mitarbeitenden auf verfügbare Ressourcen zur Selbstbedienung aufmerksam und stellen Sie sicher, dass sie wissen, wie sie ein Support-Ticket erstellen, wenn sie auf Schwierigkeiten stoßen.

Profi-Tipp: Funktioniert Ihr Tool?

Wenn ein System nicht genutzt wird oder Mitarbeiter immer wieder Umgehungslösungen finden, erfüllt es wahrscheinlich seinen Zweck nicht besonders gut. Die Personalabteilung, Führungskräfte und Mitarbeiter werden Ihnen schnell sagen, was frustrierend oder unnötig ist. Auch die Überwachung von Nutzungsdaten kann viele Erkenntnisse liefern.

Beispiele für HR-Technologie-Stacks

Zum Schluss finden Sie hier einige Beispiele, die Ihnen einen Eindruck davon vermitteln sollen, wie ein HR-Technologie-Stack für Unternehmen unterschiedlicher Größe aussehen könnte.

Kleine Start-ups (0–50 Mitarbeiter)

💡 Fokus: Einfachheit, Kosteneffizienz und Automatisierung

✅ HRIS/Gehaltsabrechnung: Gusto, Rippling, Justworks (bei Nutzung eines EOR)
✅ Recruiting/ATS: BreezyHR, Lever, Workable
✅ Leistungsmanagement: Lattice (Light-Version), 15Five, Culture Amp
✅ Mitarbeiterengagement & Feedback: Officevibe, Peakon, TinyPulse
✅ Lernen & Entwicklung (LMS): Trainual, Lessonly
✅ Zusatzleistungen & Compliance: Gusto, Rippling oder Deel (für globale Compliance)

(Vielleicht hilft Ihnen auch diese Auswahlliste mit kostenloser HR-Software.)

Mittelständische Unternehmen (50–200 Mitarbeiter)

💡 Fokus: Skalierbarkeit, Compliance und strukturierte Prozesse

✅ HRIS/Gehaltsabrechnung: BambooHR, HiBob, Paycor, Rippling
✅ Recruiting/ATS: Greenhouse, Lever, Workable
✅ Leistungsmanagement: Lattice, 15Five, Culture Amp
✅ Mitarbeiterengagement & Feedback: Peakon, Officevibe, Quantum Workplace
✅ Lernen & Entwicklung (LMS): Lessonly, LearnUpon, Docebo
✅ Zusatzleistungen & Compliance: Rippling, Zenefits, Sequoia One (PEO)

Wachsende, globale Start-ups (200–500 Mitarbeiter)

💡 Fokus: Internationale Gehaltsabrechnung, strukturierte Personalarbeit und aussagekräftige Analysen

✅ HRIS/Gehaltsabrechnung: HiBob, Workday (Core), ADP Workforce Now, Rippling (für globale Nutzung geeignet)
✅ Recruiting/ATS: Greenhouse, Lever, SmartRecruiters
✅ Leistungsmanagement: Lattice, Culture Amp, 15Five
✅ Mitarbeiterengagement & Feedback: Peakon, Culture Amp, Qualtrics
✅ Lernen & Entwicklung (LMS): Docebo, Lessonly, SAP Litmos
✅ Globale Gehaltsabrechnung & Compliance: Deel, Papaya Global, Remote, Velocity Global

Größere Organisationen/Unternehmen (500+ Mitarbeiter)

💡 Fokus: Compliance, Automatisierung und Integrationen auf Unternehmensniveau

✅ HRIS/Gehaltsabrechnung: Workday, SAP SuccessFactors, Oracle HCM, UKG
✅ Recruiting/ATS: Greenhouse (Enterprise), iCIMS, SmartRecruiters, Avature
✅ Leistungsmanagement: Workday, Lattice (Enterprise), Culture Amp, SuccessFactors PM
✅ Mitarbeiterengagement & Feedback: Qualtrics, Glint, Culture Amp
✅ Lernen & Entwicklung (LMS): Cornerstone OnDemand, Docebo, SAP Litmos
✅ Globale Gehaltsabrechnung & Compliance: ADP GlobalView, Deel, Papaya Global, CloudPay

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