Die 10 besten HRIS-Systeme 2026: Bewertet & Verglichen
10 Beste HRIS-Systeme im Überblick
Das beste HRIS (Human Resources Information System) vereint alle zentralen HR-Funktionen, sodass Sie Mitarbeiterdaten, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Benefits und Compliance einfach über ein sicheres, zentrales System verwalten können.
Verteilte HR-Daten über Tabellenkalkulationen oder nicht verbundene Tools führen zu Ineffizienzen, Fehlern und unnötigem Zeitaufwand. Das richtige HRIS beseitigt diese Probleme, indem es eine zentrale Datenbank für Mitarbeiterinformationen bietet, repetitive Aufgaben automatisiert, die Datengenauigkeit verbessert und den Mitarbeitenden Self-Service-Zugang zu den benötigten Informationen ermöglicht.
Aus eigener Erfahrung beim Umstieg auf ein HRIS weiß ich, wie sehr das passende System die HR-Arbeit verändern kann – weniger manuelle Arbeit, optimierte Workflows und die Möglichkeit für Teams, sich stärker auf Strategie statt Verwaltung zu konzentrieren.
In diesem Leitfaden stelle ich die besten HRIS-Lösungen vor, die die Funktionalität, Zuverlässigkeit und Skalierbarkeit bieten, die Ihr Unternehmen für weiteres Wachstum benötigt.
Weshalb Sie unseren Software-Bewertungen vertrauen können
Wir testen und bewerten HR-Software-Systeme seit 2019. Als HR-Experten wissen wir, wie kritisch und schwierig es ist, bei der Softwareauswahl die richtige Entscheidung zu treffen. Wir investieren viel Zeit in gründliche Recherchen, um unserer Zielgruppe bei besseren Software-Kaufentscheidungen zu helfen. Wir haben mehr als 2.000 Tools für verschiedene Anwendungsfälle im HR-Management getestet und über 1.000 umfassende Software-Bewertungen verfasst. Erfahren Sie, wie wir Transparenz garantieren & unsere Methodik für Softwarebewertungen.
Beste HRIS-Systeme: Preisvergleichstabelle
Diese Vergleichstabelle für HR-Software fasst die grundlegenden Preisinformationen meiner Top-HRIS-Auswahl zusammen, damit Sie die beste Software für Ihr Budget und Ihre geschäftlichen Anforderungen finden.
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Optimal für HR, Lohnabrechnung und Integrationen in einem System | Kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 2 | Am besten für integrierte Zeiterfassung | Keine kostenlose Testversion verfügbar | Ab $8/Nutzer/Monat + $50/Monat | Website | |
| 3 | Bestes All-in-one-HRIS für internationale Teams | Kostenlose Demo verfügbar | Fester Preis auf Anfrage | Website | |
| 4 | Am besten geeignet für Leistungsmanagement und Personalentwicklung | Kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 5 | Am besten mit automatisierten Workforce-Planning-Tools | Kostenlose Demo verfügbar | Preis auf Anfrage | Website | |
| 6 | Am besten für kombinierte Lohnabrechnung und HR | Kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 7 | Am besten für anpassbare Mitarbeiterprofile | Kostenlose Testversion verfügbar | Ab $99/Monat | Website | |
| 8 | Am besten für globale Teams in über 170 Ländern geeignet | Kostenlose Demo + kostenloser Plan verfügbar | Ab $199/Mitarbeiter/Monat | Website | |
| 9 | Am besten geeignet für eSignatur-Funktionen | Kostenlose 21-tägige Testphase + kostenlose Demo verfügbar | Ab $2,93/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 10 | Am besten für kleine Unternehmen geeignet | Kostenlose Demo verfügbar | Ab $8/Benutzer/Monat | Website |
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Justworks
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Paycom
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HiBob
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Bewertungen der besten HRIS-Systeme
Nachfolgend finden Sie kurze Beschreibungen meiner Top 10 HRIS-Systeme, einschließlich der Gründe, weshalb ich sie ausgewählt habe. Für den Auswahlprozess habe ich den jeweiligen idealen Einsatzbereich, besondere Funktionen sowie einen Screenshot der Benutzeroberfläche hinzugefügt. Außerdem finden Sie unten weitere 20 HR-Systeme, um Ihnen zusätzliche Alternativen zur Verfügung zu stellen.
Optimal für HR, Lohnabrechnung und Integrationen in einem System
Paylocity ist ein Anbieter von HR- und Lohnabrechnungssoftware, der mittelständischen Unternehmen dabei hilft, zu wachsen, ihre Belegschaft zu verwalten und wichtige Aufgaben zu automatisieren.
Warum ich Paylocity ausgewählt habe: Sie können Mitarbeiterdetails verfolgen, Organigramme erstellen und Dokumente an einem Ort verwalten. Die Plattform unterstützt auch bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und ermöglicht es Ihnen, mit Funktionen wie automatischen Benachrichtigungen und Berichten stets auf dem neuesten Stand zu bleiben.
Mir gefällt außerdem die Self-Service-Funktionalität von Paylocity, die das Erlebnis für Mitarbeitende und Führungskräfte verbessert. Mitarbeitende können problemlos auf ihre eigenen Daten zugreifen, Informationen aktualisieren und sogar Anträge stellen, ohne HR einbinden zu müssen, während Führungskräfte die Leistung verfolgen, Ziele überprüfen und den Fortschritt des Teams überwachen können. Zusätzlich bietet Paylocity umfangreiche Integrationsmöglichkeiten, sodass Sie problemlos mit über 400 Drittanbietertools in den Bereichen Recruiting, Produktivität, Kommunikation und Benefits-Management verbinden können.
Paylocity herausragende Funktionen und Integrationen:
Herausragende Funktionen umfassen Werkzeuge für Lohnabrechnung, Benefits-Management, Zeiterfassung und Lernmanagement. Die Lohnabrechnungsfunktion sorgt für korrekte Zahlungen, während das Benefits-Management die Anmeldung und Verwaltung von Mitarbeitervorteilen vereinfacht. Auch die Zeiterfassung ist integriert, sodass Ihr Team per Mobilgerät oder Desktop ein- und ausstempeln kann.
Integrationen beinhalten ClearStar, Microsoft Dynamics 365, 7shifts, AirMason, APA Benefits, Azure, Atlassian, Asana, Box, ClearCompany, Dropbox, Freshdesk, Google Workspace, Greenhouse, HubSpot, Slack, Salesforce, Trakstar und Zoho People.
New Product Updates from Paylocity
Paylocity Introduces Ignite AI Across Its Platform
Paylocity introduced Ignite AI with purpose-built automation for recruiting, payroll, time, finance, reporting, and employee support. These capabilities reduce repetitive work, catch errors earlier, speed up hiring and financial processes, and give teams faster access to answers and analysis across the platform. For more information, visit Paylocity's official site.
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Justworks ist eine cloudbasierte HRIS-Plattform, die Lohn- und Gehaltsabrechnung, Verwaltung von Sozialleistungen, Compliance-Management und Mitarbeitereinstellung in einem System für Unternehmen vereint, die ihre HR-Prozesse verwalten.
Für wen ist Justworks am besten geeignet?
Justworks eignet sich gut für kleine bis mittelgroße Unternehmen, die eine einheitliche HR-, Lohn- und Gehaltsabrechnungs- sowie Benefits-Plattform mit integrierter Compliance-Unterstützung wünschen.
Warum habe ich Justworks ausgewählt?
Ich habe Justworks als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil ich HR, Gehaltsabrechnung und Sozialleistungen verwalten und gleichzeitig die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden direkt in der Plattform erfassen kann. Die integrierte Zeiterfassung ermöglicht es meinem Team, Arbeitszeiten zu erfassen, sie mit der Lohnabrechnung zu synchronisieren und Compliance einzuhalten, ohne verschiedene Tools verwenden zu müssen. Mir gefällt, dass ich Stundenzettel prüfen und Zeiten im selben System genehmigen kann, in dem ich auch das Onboarding und Benefits verwalte.
Wichtige Services von Justworks
- Automatisierte Lohn- und Gehaltsabrechnung: Lohnabrechnung für festangestellte und stundenweise Beschäftigte mit automatisierten Steuerabgaben durchführen.
- Benefits-Verwaltung: Gesundheits-, Zahn-, Augen- und 401(k)-Pläne über ein zentrales Dashboard verwalten.
- Dokumentenmanagement: Mitarbeiterdokumente und Compliance-Formulare sicher speichern und organisieren.
- Onboarding-Workflows: Neue Mitarbeitende digital mit anpassbaren Checklisten und E-Signatur-Funktion einstellen.
Justworks-Integrationen
Native Integrationen sind nicht klar dokumentiert. Das Tool unterstützt Integrationen über API für individuelle Anbindungen.
Pros and Cons
Pros:
- Große Auswahl an Gesundheits- und Wellnessleistungen
- Automatisierte Steuerabgaben bei der Lohnabrechnung und W-2-Formulare
- HR-Ressourcencenter mit Compliance-Vorlagen
Cons:
- Benefits-Optionen können sich je nach Standort unterscheiden
- Keine integrierten Tools für Leistungsbeurteilung
Deel ist für Unternehmen entwickelt, die Mitarbeitende in mehreren Ländern einstellen und ein zentrales System für das Management von Angestellten und Auftragnehmern weltweit benötigen. Es bündelt Einstellung, Lohnabrechnung und Compliance in über 150 Ländern, sodass Ihr Team global arbeiten kann, ohne lokale Niederlassungen gründen zu müssen.
Warum ich Deel ausgewählt habe
Ich habe mich für Deel entschieden, weil es Ihnen eine übersichtliche und praxisnahe Möglichkeit bietet, internationale Beschäftigung zentral zu steuern. Sie können Anstellungskosten nach Land vergleichen, sehen, welche Leistungen vorgeschrieben sind, und mit wenigen Klicks lokale Versicherungen oder Zuschüsse hinzufügen—all das sind entscheidende Details für globale Teams.
Lohnabzüge und Steuerabführungen werden automatisch berechnet, sodass Sie manuelle Fehler vermeiden und in jedem Land konform bleiben. Außerdem gefällt mir, dass Mitarbeitende über das Arbeitgebermodell von Deel die komplette Gehaltsabrechnung und Benefits erhalten, während Auftragnehmer rechtlich geprüfte Verträge und flexible Auszahlungsmöglichkeiten bekommen.
Wenn Ihr Team länderübergreifend arbeitet und Sie integrierte Rechtssicherheit benötigen, übernimmt Deel für Sie die Komplexität.
Deel – Die wichtigsten Funktionen
Hier sind einige herausragende Features, die besonders hervorzuheben sind:
- Vertragsmanagement: Erstellen, aktualisieren und speichern Sie Mitarbeiter- und Auftragnehmerverträge in einem einzigen Hub.
- Spesenabrechnung: Mitarbeitende können Ausgaben einreichen und diese werden mit der Lohnabrechnung ausgezahlt.
- Außerplanmäßige Anpassungen: Korrigieren Sie Fehler oder zahlen Sie Boni aus, ohne auf den nächsten Lohnlauf warten zu müssen.
- HR-Analysen: Verfolgen Sie die Anzahl der Mitarbeitenden, Kosten und Personaldaten für alle Ihre Länder.
Deel-Integrationen
Zu den Integrationen gehören BambooHR, Greenhouse, Hibob, Xero, QuickBooks, Netsuite, Workday, Okta, Ashby und Workable.
Pros and Cons
Pros:
- Verwaltet Lohnabrechnung, Steuern und Benefits in 150+ Ländern
- Berechnet gesetzliche Leistungen und notwendige Abzüge automatisch
- Slack-Tools ermöglichen Organigramme, Abwesenheitsanträge und Mitarbeiterselfservice
Cons:
- Reporting-Anpassungen können eingeschränkt wirken
- HR-Automatisierungen sind weniger detailliert als spezialisierte Workflow-Tools
New Product Updates from Deel HR
Deel Expands Payroll, HR, and IT Capabilities
Deel adds real-time payroll, workforce planning and AI-enabled HR tools, plus device, endpoint security, and access management capabilities. These updates help global teams manage payroll, workforce operations, and IT from a connected system. For more information, visit Deel’s official site.
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Leapsome
Am besten geeignet für Leistungsmanagement und Personalentwicklung
Leapsome ist ideal für Unternehmen, die an einem Ort Mitarbeiterdaten verwalten und gleichzeitig Leistung, Engagement und Entwicklung stärken möchten. Es eignet sich gut für Teams, die HR-Administrationswerkzeuge zusammen mit strukturierten Reviews, Zielvorgaben und Lernabläufen benötigen.
Warum ich Leapsome ausgewählt habe
Ich habe Leapsome ausgewählt, weil es als zentrales Drehkreuz für Mitarbeiterdaten dient und Ihrem Team zudem ermöglicht, Bewertungen, Ziele und laufendes Feedback effizient zu steuern. Sie können konsistente Leistungszyklen durch anpassbare Vorlagen und automatisierte Erinnerungen durchführen, was den manuellen Verwaltungsaufwand für HR reduziert.
Mir gefällt außerdem, dass Sie klare Entwicklungspfade festlegen können, die auf Ziele abgestimmt sind, sodass Führungskräfte praxisnahe Einblicke in den Fortschritt der Mitarbeitenden erhalten. Die Zeiterfassung, Onboarding-Tools und die für die Gehaltsabrechnung geeigneten Daten unterstützen die Erledigung der täglichen HR-Aufgaben, ohne dass Sie das System wechseln müssen. Diese Mischung aus Personalentwicklung und zentralen HR-Funktionen macht die Lösung besonders geeignet für Organisationen, die sowohl auf Genauigkeit als auch Wachstum Wert legen.
Leapsome Hauptfunktionen
Hier sind einige herausragende Funktionen, die es zu betonen gilt:
- Whistleblowing-Modul: Bietet vertrauliche Meldekanäle zur Förderung von Transparenz am Arbeitsplatz.
- Lernpfade: Ermöglicht das Zuweisen von strukturierten Kursen und Entwicklungsschritten, die auf jede Rolle zugeschnitten sind.
- Tools zur Zielausrichtung: Helfen Ihrem Team, individuelle Ziele an Abteilungs- oder Unternehmensprioritäten anzupassen.
- Eigene Bewertungs-Vorlagen: Ermöglichen einheitliche Leistungsbewertungen auf Basis Ihrer eigenen Kriterien.
Leapsome Integrationen
Zu den Integrationen zählen BambooHR, Workday, Personio, Slack, Microsoft Teams, Google Workspace, Jira, Azure Active Directory, SAP SuccessFactors und Rippling.
Pros and Cons
Pros:
- Lernpfade unterstützen die Mitarbeiterentwicklung
- Kombiniert HR-Verwaltung mit strukturierten Tools für Bewertungen und Ziele
- Eigene Bewertungs-Vorlagen unterstützen konsistente Leistungszyklen
Cons:
- Komplexe Einrichtung für kleinere Teams
- Begrenzte Automatisierung bei Zielaktualisierungen
New Product Updates from Leapsome
Leapsome Adds ADP Workforce Now Integration
Leapsome introduces ADP Workforce Now integration for payroll data synchronization. This update helps organizations keep employee data aligned between HR and payroll systems while reducing manual data transfers. For more information, visit Leapsome’s official site.
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HiBob ist eine modulare HRIS-Plattform namens Bob, die zentrale HR, Lohnabrechnung, Personalplanung, Vergütungsmanagement und People Analytics in einem einzigen System für mittelständische und globale Organisationen vereint.
Für wen ist HiBob am besten geeignet?
HiBob eignet sich besonders für mittelständische Unternehmen mit geografisch verteilten oder hybriden Teams, die ein skalierbares HR-System für mehrere Länder benötigen.
Warum ich HiBob ausgewählt habe
HiBob schafft es auf meine Auswahlliste, weil das Workforce-Planning-Modul Veränderungen beim Personalbestand in Echtzeit abbildet. Besonders gefallen mir die Tools für Positionsplanung und Change Management, mit denen ich Organisationsveränderungen modellieren und offene Stellen verfolgen kann, ohne mit separaten Tabellen jonglieren zu müssen. Die Szenarioplanungsfunktion ermöglicht es mir zudem, Einstellungen abteilungsübergreifend zu planen, bevor das Budget endgültig genehmigt ist.
HiBob Hauptfunktionen
- Self-Service-Portal für Mitarbeitende: Mitarbeitende können persönliche Daten aktualisieren, auf Dokumente zugreifen und Urlaub beantragen.
- Compliance-Management-Tools: Ermöglicht zentrale Dokumentenablage und länderspezifische regulatorische Nachverfolgung.
- Eigene Payroll-Module: Bietet integrierte Lohnabrechnungen für mehrere Länder und umfangreiche Payroll-Integrationen.
- Individuell anpassbare Analyse-Dashboards: Liefert konfigurierbare Berichte und Dashboards für Personalbestand, Fluktuation und Diversity-Analysen.
HiBob Integrationen
HiBob bietet native Integrationen mit ADP, Slack, Microsoft Teams, Greenhouse, DocuSign, Workable und Google Workspace. Eine offene API und ein Marketplace stehen für zusätzliche Integrationen zur Verfügung.
Pros and Cons
Pros:
- Starke Multi-Länder HR- und Payroll-Unterstützung
- Sehr flexibel konfigurierbare Workflows für Mitarbeitenden-Lebenszyklus
- Eingebaute Organisationsmodellierung und Szenarioplanung für Personalbedarf
Cons:
- Implementierung kann für kleinere Teams langwierig sein
- Individuelle Berichte erfordern einen aufwendigeren Einrichtungsprozess
Paycor unterstützt HR- und Gehaltsabrechnungsteams in kleinen bis mittelgroßen Unternehmen dabei, den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus zu verwalten – von der Einstellung über das Onboarding bis hin zur Gehaltsabrechnung und Arbeitszeiterfassung – alles auf einer cloudbasierten Plattform, die speziell für alltägliche Anwender entwickelt wurde.
Warum ich Paycor ausgewählt habe
Ich habe Paycor ausgewählt, weil eine nahtlose Verbindung zwischen HR und Gehaltsabrechnung geschaffen wird, die ideal für wachsende Teams ist. Sie können Stellenanzeigen veröffentlichen, Bewerber verfolgen und neue Mitarbeitende direkt im System einarbeiten, sodass Ihr HR-Team nicht zwischen verschiedenen Tools wechseln muss.
Außerdem gibt es eine integrierte Lohnabrechnung mit Steuerabwicklung, wodurch Ihr Team weniger Zeit für manuelle Compliance-Aufgaben aufwenden muss. Die Plattform unterstützt zudem mobile Arbeitszeiterfassung und Einsatzplanung, sodass Mitarbeitende per Smartphone darauf zugreifen können, während Führungskräfte vom Desktop aus den Überblick behalten. Gut gefällt mir auch die Integration mit Ausgaben- und Gehaltsnachweissystemen, was es Ihrem Team erleichtert, die Lohnabrechnung mit verbundenen Finanzabläufen zu synchronisieren.
Paycor Hauptfunktionen
Hier sind einige besondere Funktionen, die hervorzuheben sind:
- Bewerbermanagement & Onboarding: Verwalten Sie Stellenanzeigen, Bewerbungsprozesse und das Onboarding von neuen Mitarbeitenden zentral an einem Ort.
- Gehaltsabrechnung mit Steuerabwicklung: Verarbeiten Sie Gehaltsläufe und reichen Sie zugehörige Steuerformulare direkt über das System ein.
- Mobile Arbeitszeit- & Einsatzplanung: Mitarbeitende erfassen ihre Arbeitszeit und sehen Einsatzpläne über die mobile App ein, während Führungskräfte diese in Echtzeit überwachen können.
- Integration für Ausgaben- & Gehaltsnachweis: Verknüpft mit Systemen für Ausgabenmanagement und Gehaltsnachweis, um Gehaltsdaten konsistent zu halten.
Paycor-Integrationen
Zu den Integrationen zählen Certify, ESR, Payfactors, WageWorks sowie gängige Buchhaltungssysteme und Tools zur FMLA-Nachverfolgung.
Pros and Cons
Pros:
- Kombiniert Gehaltsabrechnung und HR auf einer Plattform für kleinere Unternehmen
- Eingebaute Steuerabwicklung senkt den Compliance-Aufwand
- Mobile App unterstützt Mitarbeitende bei Arbeitszeiterfassung und Einsatzplan-Ansicht
Cons:
- Die Mobile App enthält möglicherweise nicht alle Administratorfunktionen
- Integrationen außerhalb der Kernliste können zusätzlichen Aufwand oder spezielle Kanäle erfordern
Workable HR ist eine HRIS-Plattform, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Onboarding-Initiativen sowie ihre Prozesse zur Verwaltung von Mitarbeiterdaten zu organisieren, von der Dokumentation bis hin zu Organisationsstrukturen.
Warum ich Workable HR ausgewählt habe: Workable HR ermöglicht es Organisationen, Mitarbeiterinformationen sicher über eine konfigurierbare HRIS-Plattform zu verwalten. Diese Anpassungsfähigkeit erstreckt sich auf verschiedene Bereiche des Mitarbeitermanagements und erlaubt Unternehmen, Profile an spezifische organisatorische Anforderungen anzupassen. So können beispielsweise für verschiedene Standorte oder Abteilungen unterschiedliche Informationen gesammelt und unnötige oder irrelevante Dokumentation vermieden werden, um den Onboarding-Prozess zu beschleunigen.
Das Onboarding-Modul von Workable bietet zudem ein benutzerfreundliches HRIS-Portal für neue Mitarbeiter, komplett mit anpassbaren Vorlagen und Dashboards für HR-Teams. Diese Funktionalität verbessert das Dokumentenmanagement, die Erfassung von Unterschriften und die Workflows im Onboarding, wodurch ein reibungsloses und positives Erlebnis für neue Mitarbeitende gewährleistet wird.
Hervorstechende Funktionen und Integrationen von Workable HR:
Hervorstechende Funktionen umfassen ein Mitarbeiterverzeichnis zur zentralen Informationsverwaltung, Urlaubsmanagement und Funktionen zur Organisationsstrukturierung. Außerdem ist eine Integration mit der Recruiting-Suite möglich, die über ein Bewerbermanagementsystem (ATS) und Automatisierungsfunktionen verfügt.
Integrationen umfassen ADP, Xero, BambooHR, Greenhouse, Lever, Namely, Rippling, Sapling und Zenefits.
New Product Updates from Workable HR
Manage Time Off Policies Efficiently
Workable HR now allows bulk management of time-off policies via CSV import/export, enhancing control and efficiency. For more information, visit Workable HR's official site.
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Remofirst ist eine HRIS-Plattform, die sich auf das Management globaler Teams in über 170 Ländern spezialisiert hat. Sie bietet eine umfassende Suite von Tools, darunter globale Employer-of-Record-Dienste, internationales Lohn- und Rechnungsmanagement, Leistungsmanagement und Unterstützung bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Dadurch ist Remofirst eine ideale Lösung für Unternehmen, die Mitarbeiter in verschiedenen Ländern einstellen und verwalten möchten.
Warum ich Remofirst gewählt habe: Ich habe Remofirst ausgewählt, weil das umfassende Funktionsspektrum auf die Bedürfnisse moderner, global agierender Unternehmen zugeschnitten ist. Es bietet Funktionen wie Mitarbeiter-Self-Service, Lohneingabe und Spesenabrechnung, die für ein effizientes Personalmanagement unerlässlich sind. Was Remofirst besonders macht, ist der Fokus auf globale Gehaltsabrechnung und Compliance.
Die Plattform ist bekannt für ihren benutzerfreundlichen Onboarding-Prozess, persönlichen Kundensupport, wettbewerbsfähige Preise und Transparenz. Sie wird von einer Vielzahl von Unternehmen genutzt, von Start-ups bis hin zu Fortune-500-Konzernen, und ist eine zuverlässige Wahl für Unternehmen, die ihre Belegschaft global ausbauen möchten.
Herausragende Funktionen & Integrationen von Remofirst
Funktionen beinhalten die Bereitstellung internationaler Zusatzleistungen für Ihr Team. Die Plattform ermöglicht es Ihnen, Gehaltsabrechnung und Leistungen in einem Schritt einzurichten. Dazu können hochwertige Krankenversicherungen, Ausrüstung und finanzielle Vorteile gehören. Mir gefällt außerdem, dass ein eigenes Team aus Rechtsexperten und HR-Profis sich um Compliance-Angelegenheiten kümmert. Sie überwachen sorgfältig die für jeden Mitarbeiter geltenden lokalen Gesetze, bleiben bezüglich Vorschriften auf dem neuesten Stand und sorgen dafür, dass keine Verstöße auftreten.
Integrationen umfassen ADP.
New Product Updates from RemoFirst
RemoFirst Launches BambooHR Integration
RemoFirst has launched a BambooHR integration for enhanced global hiring and HR management. For more details, visit RemoFirst's official site.
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Agendrix ist eine vielseitige Mitarbeitereinsatzplanungssoftware, die speziell auf die Bedürfnisse kleiner Unternehmen und Schichtarbeiter zugeschnitten ist. Sie bietet eine Vielzahl von Tools, mit denen Sie Arbeitspläne für Ihr Team erstellen und verwalten können, sodass alle stets auf dem aktuellen Stand sind.
Warum ich Agendrix gewählt habe: Ich habe mich für Agendrix entschieden, weil es einen starken Fokus auf HR-Verwaltungsfunktionen legt. Mit Funktionen wie Mitarbeitereinführung und Verwaltung von Personaldaten können Sie alle mitarbeiterspezifischen Informationen übersichtlich und leicht zugänglich organisieren. Dies verbessert die Verwaltung Ihrer HR-Aufgaben erheblich und sorgt für effizientere Arbeitsabläufe. Zudem erleichtern das Dokumentenmanagement und die eSignatur-Funktionen die Bearbeitung von Papierkram und Genehmigungen, sodass manuelle Prozesse entfallen.
Ein weiteres herausragendes Merkmal von Agendrix als HRIS ist die Zeit- und Anwesenheitserfassung. Automatisierte Zeiterfassungsbögen und Lohnexporte ermöglichen es Ihnen, die Arbeitsstunden der Mitarbeitenden genau zu verfolgen und die Lohnabrechnung korrekt zu verarbeiten. Diese Funktion senkt das Fehlerrisiko und spart Zeit, die Sie für andere wichtige Aufgaben nutzen können.
Herausragende Funktionen und Integrationen von Agendrix
Herausragende Funktionen sind unter anderem verschiedene Stempeluhrmethoden wie Stechuhr-Kiosksysteme und geolokalisierte Stempeluhren, die Flexibilität beim Ein- und Ausstempeln der Mitarbeitenden bieten. Die professionelle Nachrichten- und Newsfeed-Funktionen verbessern die Teamkommunikation und sorgen dafür, dass alle informiert und verbunden bleiben.
Mobile Apps für iOS und Android ermöglichen es sowohl Managerinnen als auch Mitarbeitenden, jederzeit und überall auf den Dienstplan und weitere Funktionen zuzugreifen, was Komfort und Zugänglichkeit im Arbeitsalltag steigert.
Integrationen umfassen EmployerD, Nethris, Sage 50, Acomba, QuickBooks, Ceridian Powerpay, ADP Workforce Now, Payworks, Lightspeed, Azur, Easypay, BeLocum, Hopem und Folks HR.
Factorial ist ein umfassendes, All-in-One-Human-Resources-Informationssystem. Das System bietet zentrale Module für Talentmanagement, Lohnabrechnung, eine Abwesenheitsverwaltung, ein Dokumentenmanagement und einen Organigramm-Generator.
Warum ich Factorial ausgewählt habe: Ich habe das Tool in diese Liste aufgenommen, da es eine gute Option für kleine Unternehmen ist, die viele Funktionen zu einem erschwinglichen Preis erhalten möchten. Die HR-Management-Tools decken alle wichtigen Bereiche für ein effektives Personalmanagement ab, einschließlich Zeit- und Schichtmanagement für Mitarbeitende auf Stundenbasis. Darüber hinaus beinhaltet das HRIS auch Tools für Talentakquise, um neue Talente zu finden, sowie Onboarding-Workflows, um neue Mitarbeitende willkommen zu heißen und von Anfang an ein positives Mitarbeitererlebnis zu ermöglichen.
Hervorstechende Funktionen und Integrationen von Factorial:
Mit Factorial können Sie Abwesenheiten, Urlaubstage und Krankheitstage der Mitarbeitenden verwalten. Sie können die Vergütung überwachen und auf verschiedene Mitarbeitertypen zugeschnittene Pläne anbieten. Ebenso lassen sich Mitarbeiterleistung und Ziele & OKR (Objectives and Key Results) verfolgen, sodass Sie Ihre besten Teammitglieder fördern und die Erreichung der Unternehmensziele sicherstellen können.
Die Self-Service-Funktionen für Mitarbeitende ermöglichen es, Dokumente elektronisch zu unterschreiben und einzureichen, Urlaubsanträge zu stellen und Gehaltsabrechnungen einzusehen. Das Portal unterstützt Führungskräfte zudem dabei, mit Teammitgliedern zu kommunizieren und Ressourcen zu teilen.
Integrationen sind mit beliebten Plattformen wie Breezy HR, Gmail, Greenhouse, Indeed, Okta, Sage, Slack, Teamtailor, Zapier, Zucchetti und vielen anderen verfügbar. Es steht auch eine API zur Verfügung, falls Sie individuelle Integrationen erstellen möchten.
Weitere HRIS-Software
Hier sind einige weitere Optionen, die es nicht in die Liste der besten HRIS-Systeme geschafft haben. Wenn Sie weitere Empfehlungen zur Verwaltung Ihrer HR-Aufgaben benötigen, schauen Sie sich diese Alternativen an:
- BambooHR®
Es HRIS in einem umfassenden HR-System
- Gusto
Am besten für Lohnbuchhaltungs- und HR-Automatisierung
- Paychex Flex
Am besten geeignet für remotefreundliche HR-Tools
- Sloneek
Am besten geeignet für Leistungs- und Zielverfolgung
- GoCo
Am besten für benutzerfreundliches Onboarding
- HiBob
Am besten für Mitarbeiterengagement geeignet
- IntelliHR
Am besten für Performance- und People-Analytics
- Oracle HCM Cloud
Am besten geeignet für die Abdeckung des gesamten Mitarbeiterlebenszyklus
- ChartHop
Am besten geeignet für datengetriebenes HR-Management
- Workday
Am besten geeignet für die Unterstützung mehrerer Gerichtsbarkeiten
- Kallidus Sapling
Am besten für verteilte Belegschaften geeignet
- Sage HR
Am besten zur Unterstützung des Mitarbeiterlebenszyklus geeignet
- FoxHire
Am besten für Gehaltsabrechnung und Leistungen
- Arcoro
Am besten für Bauunternehmen geeignet
- PrimePay
Am besten geeignet für kleine und mittelständische Unternehmen
- Trinet
Am besten geeignet für Kundenservice und HR-Beratung
- SAP SuccessFactors
Am besten geeignet, um HR-Daten mit Geschäftsergebnissen zu verknüpfen
- Insperity
Am besten für Lohnabrechnung, Sozialleistungen und Leistungsmanagement
- Dayforce HCM
Am besten für tägliche Abläufe und langfristige Planung
- Built For Teams
Am besten für schnelles Onboarding
- Rippling
Am besten geeignet für Unternehmen mit Sitz in den USA und Kanada
- Lattice
Ideal für zentralisierte US-Mitarbeiterdaten
- monday AI Workspace
Am besten für individuelle HR-Workflows geeignet
- Connecteam
Am besten für mobile-first Mitarbeiterverwaltung
- Justworks
Am besten geeignet für 24/7 HR-Expertensupport
- Papaya Global
Am besten geeignet für die Bezahlung einer globalen Belegschaft
- Cezanne
Am besten für multinationale Organisationen mit Sitz im Vereinigten Königreich geeignet
- Oyster HR
Am besten für internationale Einstellungen
- Homebase
Am besten für Mitarbeitereinsatzplanung
- ADP HR Services
Am besten geeignet für den Zugang zu HR-Spezialisten
Weitere Bewertungen von HR-Software
Falls Sie hier noch nicht das Passende gefunden haben, finden Sie hier weitere relevante Tools, die wir getestet und bewertet haben:
- HR-Software
- Lohnabrechnungssoftware
- Employer of Record Dienstleistungen
- Bewerber-Management-Systeme
- Workforce-Management-Software
Wie ich Human Resource Information Systems bewerte
Wenn ein HR-Team eine zentrale Plattform benötigt, um Mitarbeiterzahlen zu erfassen, das Onboarding zu automatisieren und Compliance-Berichte zu erstellen, achte ich auf zwei Dinge: ob eine Plattform die grundlegenden Anforderungen erfüllt und was sie von anderen abhebt.
Kernfunktionen (Grundvoraussetzung für diese Liste)
Bei der Auswahl der Tools für meine Liste bewerte ich jede Lösung auf einer Skala von 0 (bietet die Funktion nicht) bis 5 (hervorragend in diesem Bereich) für jede der unten aufgeführten Kernfunktionen. Anschließend rechne ich die Gesamtpunktzahl des Tools in einen prozentualen Wert um. Jedes Tool muss eine Mindestgesamtpunktzahl von 75 % erreichen, um in die engere Auswahl zu kommen.
- Zentrale Mitarbeiterdatenbank: Ich suche nach einem einzigen System, das Beschäftigungsdaten, Vergütung und persönliche Daten mit rollenbasierter Zugriffskontrolle speichert, sodass das HR-Team steuern kann, wer was sieht.
- Automatisierung von HR-Workflows: Konfigurierbare Workflows für Onboarding, Offboarding und Stellenwechsel sind hier entscheidend – zum Beispiel automatisch ausgelöste Aufgabenlisten, sobald ein Einstiegsdatum eines neuen Mitarbeitenden ansteht.
- Organisations- & Stellenmanagement: Dynamische Organigramme, die sich anhand aktueller Personaldaten aktualisieren, sind Grundvoraussetzung. Außerdem prüfe ich, ob eine Plattform Stellenverfolgung und offene Stellenansicht unterstützt.
- Compliance- & Dokumentenmanagement: Jedes Tool sollte Dokumentenspeicherung, E-Signaturen und Compliance-Reporting für Audits abdecken – wie zum Beispiel das Erstellen von EEO- oder Headcount-Berichten auf Abruf.
- HR-Berichte & Analysen: Ich prüfe, ob die Plattform einen benutzerdefinierten Berichtsgenerator neben vorgefertigten Dashboards für Kennzahlen wie Fluktuationsrate, Mitarbeiterentwicklung oder Betriebszugehörigkeit bietet.
- Integration von Lohnabrechnung & Sozialleistungen: Starke Anbindungen an Lohn- und Leistungssysteme halten Mitarbeiterdaten synchron, daher achte ich auf native Integrationen, offenen API-Zugang und iPaaS-Unterstützung.
Habe ich eine Liste der Tools, die die Kriterien erfüllen, betrachte ich, was jede Plattform besonders macht.
Unterscheidungsmerkmale (Was Anbieter abhebt)
So vergleiche ich verschiedene Anbieter:
Herausragende Funktionen
Mitarbeiterselbstservices sind ein wichtiger Unterscheidungsfaktor – ich suche nach Plattformen, auf denen Mitarbeitende ihre Adressdaten selbst aktualisieren, Gehaltsabrechnungen herunterladen und Abwesenheitsanträge stellen können, ohne die HR-Abteilung zu bemühen. Unterstützung für globale Teams ist ebenfalls wichtig, wenn Ihr Unternehmen in mehreren Ländern vertreten ist, da lokalisierte Compliance und Gehaltsabrechnung in mehreren Währungen in einem System viel Aufwand spart. Außerdem schaue ich, ob eine Plattform Module für Talentmanagement wie Leistungsbeurteilungen oder Lernangebote beinhaltet, sodass Ihr HRIS mit Ihnen wachsen kann.
Mehr als Funktionen
Ich prüfe, ob eine Plattform zum Käufersegment passt – ein HRIS, das für Großunternehmen mit Tausenden Mitarbeitenden entwickelt wurde, ist für ein 50-Personen-Team oft überdimensioniert, und umgekehrt. Auch der Implementierungszeitraum ist relevant, da die Migration von jahrelangen Mitarbeiterdaten und -historien den Produktivstart verzögern kann, falls das Datenmigrations-Tool des Anbieters nicht ausgereift ist. Die Sicherheits- und Compliance-Ausrichtung rundet das Bild ab. Ich achte auf SOC 2 Typ II-Zertifizierung, SSO/MFA-Unterstützung und Audit-Logs, die während interner oder externer Prüfungen eine klare Nachvollziehbarkeit bieten.
So wählen Sie HRIS-Software aus
Ein HRIS hilft Ihnen, alle wichtigen HR-Funktionen in einem System für maximale Effizienz zu bündeln. Damit Sie das beste HRIS für Ihre Anforderungen auswählen können, sollten Sie zuerst Ihre wichtigsten Nutzer identifizieren und deren spezifische Herausforderungen dokumentieren.
Bei der Auswahl eines HRIS sind Budget und Funktionalität entscheidende Überlegungen. Stellen Sie sicher, dass die Plattform wichtige Funktionen wie Berichterstattung, Datenanpassung und benutzerfreundliches Design unterstützt.
Wenn Sie Ihren eigenen, individuellen Softwareauswahlprozess durchlaufen, sollten Sie die folgenden Punkte beachten:
- Welches Problem möchten Sie lösen? Beginnen Sie damit, die Herausforderungen zu identifizieren, die Sie überwinden möchten. So können Sie die Funktionen und die Leistungsmerkmale klären, die das HRIS bieten muss. Zu diesen Herausforderungen zählen zum Beispiel:
- Die Digitalisierung aller Personaldaten, um Papierablagen abzuschaffen und Eingabefehler zu verringern,
- Die Verbesserung von Arbeitsabläufen für wichtige Prozesse wie Lohn- und Gehaltsabrechnung, Leistungsmanagement oder die Verwaltung von Sozialleistungen,
- Mitarbeitende zur Selbstverwaltung und zur Pflege ihrer eigenen Daten befähigen, oder
- Erweiterte Analysetools und Berichte bereitstellen, um datenbasierte HR-Entscheidungen zu unterstützen.
- Wer werden Ihre Hauptnutzer sein? Überlegen Sie, wer die Software nutzen wird und wie viele Lizenzen Sie benötigen. Ist dies geklärt, ist es auch sinnvoll, die Bedürfnisse Ihrer unterschiedlichen Nutzergruppen zu priorisieren, um die wichtigsten Anforderungen von Power Usern, Führungskräften und Mitarbeitenden sicherzustellen.
- Für eine HRIS-Softwarelösung benötigen Sie Zugriffsmöglichkeiten für Ihre gesamte Belegschaft auf Mitarbeiterebene sowie Sonderzugänge für Ihre HR-Administratoren, Lohnbuchhalter und Führungskräfte.
- Wie hoch ist Ihr Budget? Um die Kosten einzuschätzen, zählen Sie Ihre aktuelle Mitarbeiterzahl sowie Ihre Prognosen für die nächsten 5 bis 10 Jahre. Da die meisten HRIS-Anbieter eine monatliche Gebühr pro Mitarbeiter verlangen, hilft Ihnen das, Ihre monatlichen Kosten vorausschauend zu berechnen.
- Es ist wichtig, von Anfang an ein realistisches Budget für Ihr neues HRIS-System festzulegen, damit Sie keine Zeit mit Software verschwenden, die außerhalb Ihres Preisrahmens liegt.
- Welche Ergebnisse sind Ihnen wichtig? Überprüfen Sie, welche Fähigkeiten Sie gewinnen oder verbessern möchten und wie Sie den Erfolg messen wollen. Eine klare Definition der gewünschten Ergebnisse im Vorfeld ist entscheidend, um keine wertvolle Zeit zu verschwenden. Zu messende Schlüsselergebnisse können sein:
- Reduzierung des Verwaltungsaufwands für Ihr HR-Team durch verbesserte Self-Service-Funktionen für Mitarbeitende,
- Die Abschaffung papierbasierter oder Excel-basierter Verwaltungsprozesse nach vollständiger Digitalisierung, oder
- Verbesserte Personal-Analysen, die in Echtzeit verfügbar und aktualisiert werden.
- Benötigen Sie bestimmte Software-Integrationen? Klären Sie, ob Ihre neue HRIS-Software vorhandene Tools ersetzt oder ob sie mit bestehenden Systemen integriert werden muss. Zu den wichtigsten zu integrierenden Systemen zählen Lohnbuchhaltungsprogramme, Trainingsverwaltungssoftware und Single-Sign-On-Anwendungen.
- Können Sie Ihre monatlichen HRIS-SaaS-Kosten senken, indem Sie mehrere Tools durch eine All-in-One-HRIS-Lösung ersetzen?
- Sind alle benötigten Integrationen vorhanden, oder können sie mithilfe einer API individuell konfiguriert werden?
- Erfüllt das HRIS-System Ihre technischen Anforderungen? Betrachten Sie die Auswahl der Software im Zusammenhang mit Ihren bestehenden Arbeitsabläufen und Systemen. Prüfen Sie, was gut funktioniert und in welchen Bereichen es Verbesserungsbedarf gibt.
- Lässt sich das neue System in Ihre digitale Unternehmensumgebung (Microsoft SharePoint, Google Workspace usw.) integrieren?
- Bietet das neue System Sicherheitsfunktionen, die Ihre Anforderungen erfüllen (z.B. Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) usw.)?
Denken Sie daran: Jedes Unternehmen ist anders – gehen Sie nicht davon aus, dass ein HRIS-System für Ihr Unternehmen geeignet ist, nur weil es beliebt ist.
So implementieren Sie HRIS-Software
Nachdem Sie das für Ihre Anforderungen passende HRIS-System ausgewählt haben, müssen Sie einen Implementierungsplan entwickeln, um die Software in die bestehenden Prozesse Ihres Unternehmens zu integrieren und Ihre Mitarbeitenden in der Nutzung zu schulen.
Die Einführung eines HRIS ist eine Reise. Gehen Sie Schritt für Schritt vor, dokumentieren Sie jede Entscheidung und stellen Sie sicher, dass Ihr Team die notwendige Aufmerksamkeit und Zeit aufbringen kann, um erfolgreich zu sein.
Zu den wichtigsten Elementen, die Sie in Ihren Implementierungsplan aufnehmen sollten, gehören:
- Entwicklung einer Implementierungsstrategie und eines Zeitplans
- Förderung der Einbindung wichtiger Interessengruppen
- Erstellung eines Kommunikationsplans und Festlegung der Verantwortlichen
- Entwicklung eines schrittweisen Ansatzes, um den Rollout überschaubar zu gestalten
- Initiierung interner Schulungen und Supportprozesse
- Förderung der internen Nutzerakzeptanz (hilft, Mitarbeitende zu gewinnen, die Veränderungen gegenüber möglicherweise skeptisch sind)
- Daten vorbereiten, bereinigen und letztlich migrieren
- Testläufe mit Schlüsselfunktionen durchführen (z. B. mehrere Probeläufe für die Lohnabrechnung oder einen simulierten Performance-Review-Prozess)
- Den Start des Systems feiern und fortlaufend Fragen, Anliegen und die Systempflege im Blick behalten
Für weitere Tipps lesen Sie als Nächstes unseren ultimativen Leitfaden zur Implementierung von HR-Software. Dort finden Sie auch eine hilfreiche Checkliste für die HRIS-Einführung!
Es ist außerdem entscheidend, ein Implementierungsteam zusammenzustellen, das alle wichtigen Interessengruppen und Anwendergruppen Ihrer neuen HRIS-Software repräsentiert.
„Während der Implementierung sollten Sie auch mit anderen Abteilungen im Unternehmen zusammenarbeiten und sich nicht allein für alles verantwortlich fühlen“, sagt Mike Kealey, Geschäftsführer von Vero HR. „Verstehen Sie frühzeitig deren Bedürfnisse, binden Sie diese von Anfang an ein, um sie ins Boot zu holen, und identifizieren Sie schnelle Erfolge, wie zum Beispiel einen hilfreichen Bericht für Ihre Finanzabteilung oder ein informatives, übersichtliches Dashboard für die Geschäftsleitung.“
Sie sollten Ihren Implementierungsprozess auch nicht unnötig verkomplizieren, da dies zu Frustration führen kann.
Andrew Swiler, CEO des HR-Softwareunternehmens Lanteria, merkt dazu an: „Häufig beobachte ich, wie Menschen sich über die Implementierung beschweren und gleichzeitig die Prozesse erschweren, indem sie zu komplexe Systeme anstreben, die womöglich nicht notwendig wären. Dieser Ansatz führt oft zu Frustration.“
Weitere Tipps, wie Sie Ihre HRIS-Implementierung erfolgreich gestalten, finden Sie in unserem Podcast mit Andrew Swiler zum Thema „Wie Sie einen HR-Tech-Stack aufbauen und implementieren“.
Trends bei HRIS für 2025
HRIS-Anbieter entwickeln ihre Softwarelösungen stetig weiter, um den Anforderungen des modernen Arbeitsumfelds, sich wandelnden Organisationsstrukturen und technologischen Fortschritten wie künstlicher Intelligenz (KI) und maschinellem Lernen (ML) gerecht zu werden. Hier sind die wichtigsten Trends, die die Entwicklung von HRIS derzeit prägen:
- Erhöhte HRIS-Integration mit KI und maschinellem Lernen: Es gibt einen klaren Trend zur Nutzung von KI und ML, um Routineaufgaben zu automatisieren, prädiktive Analysen zu verbessern und fundiertere Entscheidungen zu unterstützen. KI-basierte HRIS werden eingesetzt, um personalisierte Mitarbeitererfahrungen zu bieten, HR-Prozesse zu optimieren und Compliance sicherzustellen. Darüber hinaus wird KI zunehmend genutzt, um Vorurteile im Recruiting zu verringern und potenzielle Risiken im Personalmanagement zu erkennen.
- Verwandlung in globale HR-Systeme: Viele HRIS-Plattformen entwickeln sich zu globalen HR-Systemen, die multinationale Belegschaften unterstützen. Diese Tools bieten zum Beispiel Funktionen wie Lohnabrechnung in mehreren Währungen, Nachverfolgung von regulatorischen Vorschriften und lokalisierte Verwaltung von Sozialleistungen. Durch die Vereinheitlichung von HR-Prozessen über Landesgrenzen hinweg ermöglichen globale HRIS-Plattformen internationalen Unternehmen, rechtskonform zu bleiben und gleichzeitig auf die vielfältigen Bedürfnisse ihrer regionalen Teams einzugehen.
- Fokus auf Mitarbeiterwohlbefinden und Engagement: HRIS-Plattformen integrieren Funktionen, die das Mitarbeiterwohlbefinden und die Bindung fördern, darunter Anbindung an Gesundheitsprogramme, Unterstützung der psychischen Gesundheit und Echtzeit-Engagement-Umfragen. Dies spiegelt einen umfassenderen Wandel in Organisationen wider, der auf die Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit, Bindung und Produktivität abzielt – insbesondere in hybriden und remote-orientierten Arbeitsumgebungen.
- Verbesserte Benutzererfahrung (UX): Es werden kontinuierlich Anstrengungen unternommen, die Benutzerfreundlichkeit von HRIS-Plattformen zu steigern, um sie intuitiver und zugänglicher zu machen. Dazu gehören die Nutzung von natürlicher Sprachverarbeitung (NLP) für vereinfachte Navigation, benutzerfreundliche Dashboards und anpassbare Workflows, die sowohl für HR-Fachleute als auch für Mitarbeitende entworfen sind.
- Mobile Zugänglichkeit und Flexibilität: Da hybride und Remote-Arbeitsmodelle anhalten, sind mobil-optimierte HRIS-Plattformen stark gefragt. Cloud-basierte Systeme und mobile Apps ermöglichen es Mitarbeitern und Führungskräften, HR-Funktionen – von Urlaubsanträgen bis zu Leistungsbeurteilungen – jederzeit und überall abzurufen.
- Fortschrittliche Analytik und Berichterstattung: HRIS-Plattformen sind zunehmend mit ausgefeilter Analytik und individuell anpassbaren Berichtsfunktionen ausgestattet. Diese Tools ermöglichen es HR-Fachleuten, umsetzbare Erkenntnisse zu gewinnen, Trends in der Belegschaft zu überwachen und datenbasierte Entscheidungen zu treffen, die an den Unternehmenszielen ausgerichtet sind.
- Konsolidierung des HR-Technologie-Stacks: Um die Belastung durch mehrere Anbieter zu verringern und die Abläufe zu optimieren, bewegen sich Organisationen hin zu einheitlichen HR-Plattformen, die Lohnabrechnung, Leistungsmanagement, Recruiting, Lernen und mehr vereinen. Dieser Konsolidierungstrend bringt Anbieter dazu, Komplettlösungen zu entwickeln, die den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus unterstützen.
- Aufstieg von Talent Intelligence & Skill Mapping: Moderne HRIS-Plattformen beginnen, Talent-Intelligence-Funktionen wie Skill Mapping, Karriereplanung und Personalbedarfsvorhersage zu integrieren. Diese Tools helfen Unternehmen, Kompetenzlücken zu identifizieren, Lern- und Entwicklungsstrategien auszurichten und eine zukunftsfähige Belegschaft zu entwickeln.
- Mobile Zugänglichkeit und Flexibilität: Da Remote-Arbeit weiterhin verbreitet ist, sind HRIS-Funktionen mit mobiler Zugänglichkeit und Flexibilität besonders gefragt. Dazu gehören mobile Apps und cloud-basierte HR-Systeme, die es Mitarbeitenden und Führungskräften ermöglichen, HR-Funktionen von überall und jederzeit zu nutzen.
Diese Trends spiegeln einen grundlegenden Wandel hin zu effizienteren, mitarbeiterorientierten und datengetriebenen HR-Prozessen wider. Durch die Nutzung von KI, den Fokus auf das Mitarbeiterwohl, verbesserte Analytik und eine optimierte Benutzererfahrung tragen HRIS-Plattformen dazu bei, die aktuellen Bedürfnisse von Organisationen zu erfüllen und bereiten den Weg für die Zukunft des Personalmanagements.
Was sind HRIS-Systeme?
Ein HRIS (Human Resources Information System) ist eine HR-Software, die Unternehmen dabei hilft, Mitarbeiterdaten zu verwalten, zentrale HR-Aufgaben zu automatisieren und Compliance zu gewährleisten – alles in einer zentralisierten Plattform.
HR-Fachleute nutzen HRIS-Systeme, um Arbeitsabläufe wie Gehaltsabrechnung, Sozialleistungen, Urlaubsverwaltung, Recruiting und Leistungsmanagement zu optimieren. Durch die Integration dieser Funktionen reduziert ein HRIS den administrativen Aufwand, erhöht die Genauigkeit und ermöglicht den Mitarbeitern den Zugang zu Self-Service-Tools.
Funktionen von HRIS
Beim Vergleich von HRIS-Systemen sollten Sie auf folgende wichtige Funktionen achten:
- Mitarbeiterdatenverwaltung: Ein zentrales System zur Speicherung und Aktualisierung von Mitarbeiterdaten, sodass Sie wichtige Informationen – von Einstellungsdaten bis zu Rollenänderungen – leicht nachverfolgen können, ohne sich durch Papierstapel wühlen zu müssen.
- Lohn- und Gehaltsabrechnung: Automatisiert Gehaltsberechnungen, Abzüge und Steuererklärungen, damit Sie alle korrekt und pünktlich bezahlen und gesetzliche Anforderungen einhalten können.
- Verwaltung von Zusatzleistungen: Optimiert die Verwaltung von Mitarbeiterleistungen wie Krankenversicherung, Altersvorsorge und bezahltem Urlaub, was sowohl Ihnen als auch Ihrem Team erheblichen Aufwand erspart.
- Zeiterfassung und Anwesenheitskontrolle: Unterstützt Sie bei der Erfassung der Arbeitszeiten, Überstunden und Abwesenheiten von Mitarbeitern, sodass Sie bei der Verwaltung von Dienstplänen oder Urlaubskonten nicht raten müssen.
- Recruiting und Onboarding: Verwaltet Stellenausschreibungen, Bewerber-Tracking und den gesamten Onboarding-Prozess, damit Sie neue Mitarbeitende reibungslos begrüßen und direkt erfolgreich einarbeiten können.
- Leistungsmanagement: Bietet Werkzeuge zur Zielverfolgung, Leistungsbeurteilungen und Feedback, damit Sie den Fortschritt der Mitarbeitenden genau beobachten und die Entwicklung aller fördern können.
- Compliance-Management: Überwacht und stellt die Einhaltung regulatorischer Vorgaben sicher, hilft Ihnen teure Fehler zu vermeiden und regelt die Erfüllung von bundes-, landes- und branchenspezifischen Anforderungen.
- Berichtswesen und Analysen: Erstellt individuelle Berichte und Analysen, damit Sie mit Vertrauen datenbasierte Entscheidungen über Ihre Mitarbeitenden treffen können.
Typische HRIS KI-Funktionen
Über die oben genannten Standardfunktionen hinaus integrieren viele dieser Lösungen KI-gestützte Funktionen wie:
- KI-gestütztes Lebenslauf-Screening: Setzt maschinelles Lernen ein, um Bewerbende passenden offenen Stellen zuzuweisen, durchsucht schnell große Bewerberpools und hebt die besten Kandidaten für Sie hervor.
- Prädiktive Personal-Analytik: Analysiert Personaldaten, um Trends wie Fluktuation oder Einstellungsbedarf vorherzusagen, sodass Sie proaktiv statt reaktiv handeln können.
- Intelligenter Chatbot-Support: Bietet sofortige, KI-gestützte Antworten auf HR-Anfragen Ihrer Mitarbeitenden, was es allen erleichtert, schnell Informationen zu erhalten – ohne dass Ihr Posteingang überflutet wird.
- Automatisierte Compliance-Überwachung: Überprüft kontinuierlich HR-Daten auf regulatorische Risiken, informiert Sie, bevor Probleme auftreten, und unterstützt Sie dabei, Compliance-Änderungen stets einen Schritt voraus zu sein.
- Stimmungsanalyse: Nutzt KI, um Mitarbeitendenfeedback und Umfragen auszuwerten, sodass Sie die Stimmungslage Ihres Teams besser abschätzen und Probleme ansprechen können, bevor sie groß werden.
Typische HRIS KI-Funktionen
Über die oben genannten Standardfunktionen hinaus integrieren viele dieser Lösungen KI-gestützte Funktionen wie:
Stimmungsanalyse: Nutzt KI, um Mitarbeitendenfeedback und Umfragen auszuwerten, sodass Sie die Stimmung im Unternehmen beurteilen und Probleme angehen können, bevor sie größer werden.
KI-gestütztes Lebenslauf-Screening: Setzt maschinelles Lernen ein, um Bewerbende passenden offenen Stellen zuzuweisen, durchsucht schnell große Bewerberpools und hebt die besten Kandidaten für Sie hervor.
Prädiktive Personal-Analytik: Analysiert Personaldaten, um Trends wie Fluktuation oder Einstellungsbedarf vorherzusagen, sodass Sie vorausschauend statt nur reaktiv agieren können.
Intelligenter Chatbot-Support: Bietet sofortige, KI-basierte Antworten auf HR-Anfragen Ihrer Mitarbeitenden, wodurch alle leichter an Informationen gelangen – ohne Ihr E-Mail-Postfach zu überlasten.
Automatisierte Compliance-Überwachung: Überprüft fortlaufend HR-Daten auf regulatorische Risiken, alarmiert Sie rechtzeitig bei Problemen und hilft Ihnen, ständig auf dem neuesten Stand der Regelkonformität zu bleiben.
Vorteile eines HRIS
Ein HRIS erhöht die Effizienz Ihrer HR-Funktionen, indem es sicherstellt, dass alle Mitglieder Ihrer HR-Abteilung Zugriff auf dieselben aktuellen Mitarbeitendeninformationen haben. In Kombination mit digitalen Dokumentenmanagement-Tools können HRIS-Plattformen das Organisieren und Auffinden von Dokumenten erheblich verbessern.
Wenn Sie in das beste HRIS für Ihre HR-Anforderungen investieren, können Sie mit folgenden Hauptvorteilen rechnen:
- Verbesserte Datenverwaltung: Die Zentralisierung Ihrer Mitarbeiterdaten verbessert die Genauigkeit und Konsistenz der Mitarbeiterinformationen. Dies kann die Datensicherheit erhöhen, die Berichterstellung und Analysen vereinfachen und bessere Entscheidungsfindung ermöglichen.
- Gesteigerte Effizienz: Durch die Automatisierung von Aufgaben wie Lohnabrechnung, Arbeitszeiterfassung und Verwaltung von Sozialleistungen reduziert ein HRIS den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Verwaltung dieser Prozesse erheblich. So kann sich das HR-Team auf strategischere Aktivitäten konzentrieren.
- Verbesserte Mitarbeiter-Selbstauskunft: Self-Service-Funktionen ermöglichen es Mitarbeitenden, ihre persönlichen Daten selbst zu aktualisieren, Urlaubsanträge zu stellen und Gehaltsabrechnungen einzusehen – ganz ohne Eingreifen der Personalabteilung. Das fördert Eigenständigkeit und Zufriedenheit und entlastet Ihr HR-Team.
- Optimiertes Recruiting und Onboarding: Durch die Automatisierung und Organisation des Bewerbungsprozesses erleichtert ein HRIS die Gewinnung, Einstellung und Einarbeitung neuer Mitarbeitender und verbessert so das gesamte Kandidaten- und Mitarbeitererlebnis.
- Erhöhte Compliance: Ein HRIS hilft Unternehmen dabei, den Überblick über arbeitsrechtliche Vorschriften und Compliance-Anforderungen zu behalten und so das Risiko von Strafen und rechtlichen Problemen im Zusammenhang mit Nichtkonformität zu senken.
Die Einführung eines HRIS kann die Verwaltung von Human Resources in Unternehmen grundlegend verändern und bietet Vorteile, die über reine operative Effizienz hinausgehen. Für eine detaillierte Analyse werfen Sie einen Blick auf unsere Zusammenfassung der verschiedenen Möglichkeiten, wie ein HRIS Ihrem Unternehmen Nutzen bringen kann.
Kosten & Preise für HRIS
Hand aufs Herz – oft entscheidet am Ende der Preis. Deshalb ist es wichtig, ein realistisches Verständnis für Ihr Budget zu haben, bevor Sie viel Zeit in die Suche nach der passenden Lösung investieren.
HRIS-Software wird in verschiedenen Tarifen angeboten, um den unterschiedlichen Bedürfnissen und Größen von Unternehmen – von Start-ups bis hin zu Großunternehmen – gerecht zu werden. Viele Anbieter stellen außerdem kostenlose Testphasen oder Demos zur Verfügung, damit Sie sich vor Abschluss eines Vertrags einen praktischen Eindruck von der Benutzerfreundlichkeit verschaffen können.
Im Folgenden habe ich die typischen Tarifoptionen und ihre ungefähren Preise aufgeführt.
Tarifvergleichstabelle für HRIS
| Tarif | Durchschnittlicher Preis | Häufig enthaltene Funktionen |
|---|---|---|
| Kostenlos | $0 | Mitarbeiterdatenbank und grundlegende Berichte |
| Standard | $5-8 pro Mitarbeiter pro Monat | Kernfunktionen HR, Arbeitszeiterfassung, Mitarbeiter-Self-Service-Portal und Urlaubsverwaltung |
| Erweitert | $8-12 pro Mitarbeiter pro Monat | Standardfunktionen plus Leistungsmanagement und Recruiting-Tools |
| Enterprise | Individuelle Preisgestaltung | Anpassbare HRIS-Lösungen, erweiterte Analysen und API-Integrationen |
Manche HRIS-Anbieter machen Preisangaben nur auf Anfrage, da ihr System modular aufgebaut ist. Dennoch können Sie sich meist auf den jeweiligen Websites einen guten Überblick über die Tarife und die enthaltenen Funktionen verschaffen.
Wenn die Kosten Ihr größter Entscheidungsfaktor sind: Dieser Artikel beleuchtet die Kosten von HR-Software und wie Sie die passende Lösung für Ihr Unternehmen finden können.
Auch wenn es naheliegend erscheint, zunächst mit einem Basistarif zu beginnen, gibt es mehrere Gründe, weshalb sich ein Umstieg auf einen erweiterten Tarif lohnen kann, zum Beispiel:
- Erweiterte Berichte & Analysen: Basistarife bieten meist nur eingeschränkte Reporting-Optionen und keine Analysen. Erweiterte Tarife umfassen umfangreiche Reporting- und Analysetools, die es ermöglichen, Leistungen zu überwachen, Trends zu erkennen und detaillierte Einblicke für bessere Entscheidungen zu gewinnen.
- Verbesserte Mitarbeiter-Selbstauskunft: Viele Basistarife enthalten überhaupt keine Self-Service-Funktionen, was die Verwaltungslast für Ihr HR-Team erhöht. Mit einem erweiterten Tarif schalten Sie diese Funktionen frei und befähigen Ihre Mitarbeitenden, ihre eigenen HR-Daten und -Aufgaben selbst zu managen.
- Verbesserter Support und Schulungen: Basistarife bieten oft nur begrenzten Support. Mit dem Upgrade erhalten Sie Zugang zu Premium-Support und umfangreichen Trainingsressourcen, sodass Ihr Team das gesamte Potenzial des HRIS für das Unternehmenswachstum ausschöpfen kann.
- Mobiler Zugriff: Da immer mehr Menschen mobil oder remote arbeiten, bieten erweiterte Tarife bessere mobile Zugriffsfunktionen. So können Ihre HR-Prozesse von überall aus verwaltet und gesteuert werden.
- HRIS-Integration mit anderen Systemen: Integrationen sind oft erst in höherpreisigen Tarifen enthalten. Mit einem erweiterten HRIS können Sie Ihre HRIS-Datenbank mit anderen Geschäftsanwendungen verbinden und so die Gesamteffizienz steigern.
Am Ende ist es wichtig, einen Tarif zu wählen, der die benötigten Funktionen bietet, um Ihre aktuellen Anforderungen zu erfüllen und Ihre Herausforderungen zu lösen, ohne Ihr Budget zu überschreiten.
HRIS FAQ
Hier finden Sie einige häufig gestellte Fragen und Antworten zu Mitarbeiterinformationssystemen. Diese FAQs beantworten einige Punkte, die HR-Fachleute oft im Zusammenhang mit HRIS beschäftigen.
Wie unterstützt ein HRIS das Mitarbeiter-Management?
Ein HRIS unterstützt HR-Mitarbeitende, Führungskräfte und die Mitarbeitenden selbst bei der Verwaltung von Informationen, indem es sämtliche Personaldaten in einer zentralen Datenquelle bündelt.
Auf Mitarbeiterebene erhalten Ihre Angestellten die Möglichkeit, ihre grundlegenden persönlichen Daten bei Bedarf selbst zu aktualisieren (dies wird als Employee Self-Service bezeichnet). Dies ist hilfreich, da es den Aufwand für Ihre HR-Abteilungen senkt, Daten manuell zu erfassen oder papierbasierte Ablagesysteme zu aktualisieren. Um die Sicherheit zu gewährleisten, können Mitarbeitende dabei meist nur grundlegende Angaben wie ihre Kontaktdaten, Notfallkontakte und manchmal auch Bankverbindungen ändern.
Auch das Management und die HR-Teams können Personaldaten je nach Bedarf nach Teams, Abteilungen oder eigenen Kategorien organisieren, um detaillierte Einblicke in die Belegschaft zu erhalten. Die Digitalisierung aller Personaldaten ermöglicht Ihrer HR-Abteilung, zentrale HR-Kennzahlen per Mausklick zu erstellen – und das, ohne auf schwer pflegbare Tabellenkalkulationen oder sogar manuell berechnete HR-Analysen angewiesen zu sein.
Sie fragen sich, welche nächsten Schritte sinnvoll sind? Werfen Sie einen Blick auf unsere Zusammenfassung zu den Best Practices der Mitarbeiterdatenverwaltung, um einen Eindruck der Möglichkeiten zu gewinnen.
Gibt es verschiedene Arten von Personalinformationssystemen?
Ja! Das allgemeine Verständnis von HRIS bezieht sich auf Personalmanagementsysteme, die üblicherweise in drei Preiskategorien angeboten werden. Der Preis und die enthaltenen Funktionen bestimmen dabei die jeweilige Stufe. Diese drei Stufen (von geringsten zu höchsten Kosten und Funktionen) sind:
- Personalinformationssystem (HRIS): Dies ist die grundlegendste Art von HR-Datenbank für Mitarbeitendeninformationen und verfügt über Module für grundlegende Personalaufgaben (z. B. Zeiterfassung, Sozialleistungen und manchmal (aber nicht immer!) Lohnabrechnung).
- Human Resources Management System (HRMS): Diese Systeme bieten in der Regel zusätzliche Module für komplexere Aufgaben wie Recruiting, Leistungsbeurteilung und Mitarbeitendenbindung.
- Human Capital Management (HCM) [System]: Diese Systeme setzen einen stärkeren Fokus auf strategische Personalplanung und verfügen häufig über einen etwas breiteren Umfang als HRMS-Software (wenngleich nicht immer). Solche Systeme integrieren oft Features wie Mitarbeitendenplanung oder native Schnittstellen zu ERP-Software.
Solange das von Ihnen gewählte System die benötigten Funktionen abdeckt, spielt es keine Rolle, ob es sich HRIS, HRMS oder HCM-Lösung nennt.
Benötigen Sie weitere Unterstützung? Lesen Sie unseren Artikel, der die wichtigsten Unterschiede zwischen HRIS, HRMS und HCM erläutert.
Können Personalinformationssysteme individuell angepasst werden?
Bestimmte Aspekte von HR-Informationssystemen lassen sich an die individuellen Anforderungen eines Unternehmens oder auch an das Corporate Design anpassen. Hier eine Übersicht typischer Möglichkeiten zur Personalisierung in HRIS-Softwaresystemen:
- Module hinzufügen oder entfernen: HRIS-Systeme sind modular aufgebaut. Dadurch lassen sich Module, die Ihr Unternehmen nicht benötigt, abwählen, um die Benutzeroberfläche übersichtlich zu halten. Zwei HRIS-Beispiele für modulare Systeme sind GoCo und BambooHR, bei denen Kund:innen frei wählen können, welche Module sie verwenden möchten, anstatt eine Einheitslösung zu bekommen.
- Corporate Branding: Die meisten HR-Systeme bieten Anpassungsmöglichkeiten für das Design der Benutzeroberfläche, z.B. Integration von Firmenlogo, Farben und anderen Marken-Elementen.
- Dashboard-Gestaltung: Viele HRIS bieten die Möglichkeit, anzuzeigen, welche Kennzahlen auf dem Dashboard erscheinen, oder mehrere Dashboards für verschiedene Zwecke oder Benutzergruppen zu erstellen. Beispiele hierfür sind Workday und Dayforce, bei denen Nutzer:innen die Datenanzeige mit unterschiedlichen KPIs individuell gestalten können.
- Workflow-Automatisierungen: Viele HR-Systeme erlauben es Unternehmen, automatisierte Arbeitsprozesse zu definieren. Besonders beliebt sind dabei Regelabläufe für Genehmigungsprozesse, zum Beispiel für Urlaubsanträge oder Spesenabrechnungen.
- Berichte: Viele Systeme ermöglichen das Erstellen individueller Berichte, um geschäftsrelevante Daten gezielt auszuwerten. Manche Systeme erlauben sogar, Berichte zu automatisierten, festen Zeiten (z. B. Monats- oder Quartalsende) zu generieren.
- Integrationen und APIs: Die meisten Personalinformationssysteme bieten von Haus aus Integrationsmöglichkeiten zu anderen Systemen. Über APIs können außerdem unternehmensspezifische Spezial-Integrationen realisiert werden.
- Rollenbasierte Nutzerrechte: Im Backend eines HRIS lässt sich individuell einstellen, welche Funktionen für welche Benutzergruppen zugänglich sind. Sie können unterschiedliche Nutzergruppen für Mitarbeitende, Vorgesetzte, Lohnbuchhaltung, HR-Admins, IT-Admins und leitende HRIS-Manager:innen oder Key-User anlegen.
- Lokalisierung: Fortgeschrittene HR-Systeme bieten häufig die Möglichkeit, systemweite Grundeinstellungen nach geografischer Region der Nutzer:innen anzupassen. In internationalen Unternehmen ist zudem oft eine Mehrsprachigkeit des Systems von Vorteil.
Die Einrichtung eines eigenen HRIS von Grund auf kann etwas komplex sein – HRIS-Zertifizierungskurse sind hilfreich, um Ihre technischen Kompetenzen auszubauen.
Wie lange dauert die Implementierung eines HRIS durchschnittlich?
Die durchschnittliche Implementierungsdauer eines HRIS variiert je nach Komplexität des Systems, Unternehmensgröße und gewünschtem Anpassungsgrad zum Teil erheblich. In der Regel liegt sie zwischen wenigen Wochen und mehreren Monaten. Kleine bis mittelgroße Unternehmen können meist mit einem schnelleren Rollout von etwa 1 bis 3 Monaten rechnen, während große Unternehmen oder sehr komplexe Anforderungen eine Umsetzungsdauer von 6 Monaten bis zu einem Jahr oder länger bedeuten können.
Falls Ihr HRIS eine Lohnabrechnungsfunktion enthält, empfiehlt es sich, vor der endgültigen Umstellung zwei Testläufe der Abrechnung durchzuführen. So gehen Sie sicher, dass beim Umstieg auf das neue System keine Probleme auftreten.
Lesen Sie weiter für weitere Tipps und Tricks rund um die HRIS-Einführung und prüfen Sie, wie bereit Ihr Team für neue HRIS-Technologie ist.
Welche Schulungen benötigen HRIS-Anwender:innen?
Der Trainingsbedarf für HRIS-Anwender:innen hängt stark von der Komplexität des Systems und der Rolle der jeweiligen Nutzer:innen ab. Basisanwender:innen benötigen meist nur ein paar Stunden Einführung, um sich im System zurecht zu finden. HRIS-Administratoren oder Personen, die für die Einrichtung und Pflege zuständig sind, benötigen dagegen mehrtägige, intensive Schulungen.
Viele HRIS-Anbieter offerieren unterschiedliche Schulungsformate, darunter Online-Tutorials, Live-Webinare oder sogar Präsenztrainings vor Ort, um eine sichere Anwendung zu garantieren.
Wie unterstützen HR-Informationssysteme die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben?
Personalinformationssysteme sind mit Funktionen ausgestattet, die Unternehmen helfen, verschiedene arbeitsrechtliche Vorgaben, wie Steuerregelungen, Arbeitsgesetze oder Datenschutzvorgaben, einzuhalten. Diese Systeme umfassen häufig automatische Updates, um immer auf dem neuesten Stand der Gesetzgebung zu bleiben, Berichtsoptionen für Prüfpfade sowie sichere Datenmanagement-Praktiken. Viele HRIS-Anbieter führen zudem länderspezifisch angepasste Software-Versionen, die auf die jeweiligen gesetzlichen Anforderungen ausgelegt sind.
Suchen Sie nach fortschrittlichen Tools zur Einhaltung regulatorischer Vorgaben? Unsere Liste der besten Compliance-Software für HR-Teams ist ein guter Einstiegspunkt.
Was ist eine HRIS-Zertifizierung?
Eine HRIS-Zertifizierung belegt die Fachkompetenz einer Person im Umgang mit Personalinformationssystemen zur Verwaltung von Gehaltsabrechnung, Sozialleistungen und Personaldaten. Der Erwerb einer solchen Zertifizierung vermittelt HR-Fachkräften fortgeschrittene Fähigkeiten im Einsatz von HR-Technologie und der Effizienzsteigerung von HR-Prozessen.
Weitere Infos zu den besten HRIS-Zertifizierungen sowie Tipps, wie diese Ihrer Karriere nutzen können, finden Sie im empfohlenen Beitrag.
Weitere HR-Software-Bewertungen
Möchten Sie wissen, welche anderen Arten von HRIS-Systemen es gibt? Dann sind Sie hier genau richtig! Hier finden Sie hilfreiche Links, die Ihnen einen Überblick verschaffen und Sie in die richtige Richtung führen:
- Mitarbeitermanagement-Systeme
- HR-Management-Software
- HR-Fallmanagement-Software für das Management von Problemen & Risiken
- HRMS für kleine Unternehmen
- HRIS für kleine Unternehmen
- HR-Software für kleine Unternehmen
Abschließende Gedanken
Ich hoffe, dieser Artikel hat Sie einen Schritt näher daran gebracht, das passende HRIS für sich zu finden. Falls Sie sich all diese Optionen angeschaut haben und dennoch unsicher sind, ob Sie es alleine schaffen können, könnte ein HRIS-Analyst eventuell weiterhelfen?
Suchen Sie eine Software speziell für den Recruiting-Prozess? In meiner Liste der besten Recruiting-Software werden Sie mit Sicherheit fündig.
Ist Mitarbeitereinsatzplanung Ihr Hauptanliegen? Dann lesen Sie unsere Auswahl der besten Softwarelösungen zur Mitarbeiterschichtplanung, oder schauen Sie sich diese Open-Source-Systeme zur Mitarbeitereinsatzplanung an, falls Sie etwas suchen, das Sie intern anpassen können.
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