40 Beste HRMS: Bewertet & Verglichen im Jahr 2026
10 Die beste HRMS Software: Shortlist
Die beste HRMS (Human Resource Management System) Software vereint sämtliche Aspekte des Personalmanagements auf einer integrierten Plattform.
Die manuelle Verwaltung von Personalangelegenheiten oder deren Bearbeitung mit voneinander getrennten Tools führt zu Ineffizienzen und Fehlern, die wertvolle Zeit und Energie kosten. Das richtige HRMS automatisiert wiederkehrende Aufgaben, zentralisiert Mitarbeiterdaten und liefert Ihnen Echtzeit-Einblicke, um fundiertere und strategischere Entscheidungen zu treffen.
Nach der Prüfung dutzender Plattformen habe ich die besten HRMS-Lösungen für 2025 ausgewählt, die intuitiv, skalierbar und für Teams jeder Größe geeignet sind.
Nutzen Sie diesen Ratgeber, um Preisgestaltung, Funktionen, Vor- und Nachteile sowie Anwendungsfälle einfach zu vergleichen, damit Sie die beste Entscheidung für Ihre Organisation treffen können.
Sie Können Unseren HR Software-Bewertungen Vertrauen
Wir testen und bewerten HR-Software seit 2019. Als HR-Expert:innen wissen wir, wie kritisch und schwierig es ist, die richtige Entscheidung bei der Auswahl von Software zu treffen.
Wir investieren viel Zeit in umfangreiche Recherchen, um unserer Leserschaft fundierte Kaufentscheidungen zu ermöglichen. Wir haben über 2.000 Tools für verschiedene HR-Anwendungsfälle getestet und mehr als 1.000 ausführliche Software-Bewertungen verfasst. Erfahren Sie, wie wir transparent bleiben, und werfen Sie einen Blick auf unsere Software-Bewertungsmethodik.
Table of Contents
- Besten HRMS-Software im Überblick
- Warum Sie uns vertrauen können
- Spezifikationen vergleichen
- Beste HRMS-Software im Test
- Weitere HRMS-Systeme
- Weitere HR-Software-Tests
- Auswahlkriterien
- Wie wählt man ein HRMS aus
- Wie implementiert man ein HRMS
- Trends bei HRMS-Software
- Was ist ein HRMS-System?
- Funktionen
- Vorteile
- Kosten & Preise
- FAQs
Beste HRMS Software: Preisvergleichstabelle
Diese Vergleichstabelle fasst die Preisinformationen meiner besten Human Resource Management System-Auswahlen zusammen und hilft Ihnen, das passende HR-System für Ihr Budget und Ihre geschäftlichen Anforderungen zu finden.
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Am besten geeignet, um HRIS und Gehaltsabrechnung weltweit zu vereinen | Kostenlose Demo verfügbar | Ab $5/Mitarbeiter/Monat | Website | |
| 2 | Am besten geeignet für Großunternehmen | Kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 3 | Am besten geeignet für integrierte Ausgabenmanagement-Tools | Keine kostenlose Testversion verfügbar | Ab $8/Nutzer/Monat + $50/Monat | Website | |
| 4 | Am besten geeignet für die Integration von Leistungsmanagement | Kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 5 | Am besten für anpassbare Berichte | Kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 6 | Am besten für People Analytics geeignet | Kostenlose Demo verfügbar | Preis auf Anfrage | Website | |
| 7 | Am besten geeignet für intuitiven Mitarbeiter-Self-Service | Kostenlose 7-Tage-Testversion | Ab $10/Nutzer/Monat | Website | |
| 8 | Am besten geeignet für internationales Auftragnehmermanagement | Kostenlose Demo + kostenloser Plan verfügbar | Ab $199/Angestellter/Monat | Website | |
| 9 | Am besten für die Bedürfnisse kleiner britischer Unternehmen | 14-tägige kostenlose Testphase | Ab $22/Nutzer/Monat | Website | |
| 10 | Am besten geeignet für persönliche HR-Betreuung | Kostenlose Testversion verfügbar | Ab $299/Monat | Website |
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Checkr
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Paycor
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Deel HR
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Beste HRMS Software: Bewertungen
Damit Sie das beste Human Resource Management System für sich finden, habe ich meine Top 10-Auswahlen ausführlich zusammengefasst. Mit jedem dieser Systeme können Sie Ihre Mitarbeiterdaten mühelos verwalten. Weiter unten finden Sie außerdem 20 weitere HRMS-Optionen, falls Sie noch mehr Auswahl benötigen.
Deel HR
Am besten geeignet, um HRIS und Gehaltsabrechnung weltweit zu vereinen
Deel HR ist ein cloudbasiertes HRMS, das für Unternehmen entwickelt wurde, die Mitarbeiter und Auftragnehmer in mehreren Ländern verwalten. Es unterstützt HR-Teams bei der Verwaltung von globaler Gehaltsabrechnung, Compliance, Onboarding und Dokumentenmanagement über eine einzige Plattform.
Für wen ist Deel HR am besten geeignet?
Deel HR eignet sich besonders für HR-Teams in mittelständischen bis großen Unternehmen, die international einstellen und eine einheitliche Lösung zur Verwaltung einer global verteilten Belegschaft benötigen.
Warum ich Deel HR ausgewählt habe
Deel HR hat es auf meine Auswahlliste geschafft, weil es speziell für das Management von Mitarbeitern über Ländergrenzen hinweg entwickelt wurde – ein Bereich, den die meisten HRMS-Lösungen nur nachrangig behandeln. Mir gefällt, dass Mitarbeiterprofile, Verträge und Compliance-Dokumente für Beschäftigte in über 150 Ländern zentral verwaltet werden können, sodass mein Team nicht mit verschiedenen Tools für unterschiedliche Regionen jonglieren muss. Die lokalisierten Onboarding-Workflows passen sich automatisch an die jeweiligen länderspezifischen Anforderungen an, sodass neue Mitarbeiter in Deutschland andere Dokumentationsprozesse durchlaufen als in Brasilien. Zusätzlich verlasse ich mich auf das integrierte globale Organigramm und die Workforce-Analysen, um jederzeit einen Überblick über die verteilte Belegschaft zu behalten.
Deel HR Schlüsselfunktionen
- Urlaubsverwaltung: Verfolgung und Genehmigung von Abwesenheitsanträgen mit integrierten, länderspezifischen Feiertagskalendern.
- Mitarbeiter-Self-Service-Portal: Mitarbeitende können persönliche Daten aktualisieren, Gehaltsabrechnungen einsehen und eigene Dokumente selbst verwalten.
- Leistungsmanagement: Ziele festlegen, Beurteilungszyklen durchführen und strukturiertes Feedback für die gesamte Belegschaft sammeln.
- HR-Berichte und Analysen: Erstellen Sie Berichte zu Mitarbeiterzahl, Fluktuation und Zusammensetzung der Belegschaft auf einem zentralen Dashboard.
Deel HR Integrationen
Integrationen umfassen FaceUp, Snowflake, DefensX, Microsoft Finance, Kintsugi, ReFresh OS, Revo.ai, Keeper, Human Interest und Everyminute.
Pros and Cons
Pros:
- Ermöglicht Zahlungen in mehreren Währungen über große Auszahlungsnetzwerke
- Zentralisiert das Compliance-Tracking für zahlreiche Rechtsräume
- Vereinfacht das Mitarbeiter-Management in über 150 Ländern
Cons:
- Keine kostenlose Testphase verfügbar
- Überlappende Tarifmerkmale erfordern individuelle Preisgestaltung
New Product Updates from Deel HR
Deel HR Introduces AI-Powered ATS for Hiring
Deel HR introduces an AI-powered ATS built into its platform. This update enhances hiring efficiency by automating sourcing, screening, and workflows across the recruitment process. For more information, visit Deel HR’s official site.
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Paycor ist ein cloudbasiertes HRMS, das für Organisationen konzipiert wurde, die komplexe HR-, Lohnabrechnungs- und Talentmanagement-Prozesse verwalten müssen. Es unterstützt HR-Teams dabei, das Personalmanagement zu optimieren, die Einhaltung von Vorschriften zu verbessern und die Mitarbeiterentwicklung in großem Maßstab zu fördern.
Für wen ist Paycor am besten geeignet?
Paycor eignet sich besonders für mittelgroße bis große Unternehmen, die eine einheitliche Plattform benötigen, um HR, Lohnabrechnung und Personalmanagement für große oder verteilte Teams zu steuern.
Warum ich Paycor ausgewählt habe
Paycor hat es auf meine Bestenliste geschafft, weil das System die Skalierung und Komplexität, mit der HR-Teams in Großunternehmen täglich konfrontiert sind, hervorragend bewältigt. Besonders gefällt mir die Suite für Workforce Analytics – sie sammelt Daten aus Lohnabrechnung, Zeiterfassung, Talentmanagement und Benefits in einer Übersicht, und die KI-gestützte prädiktive Kündigungsprognose ist hilfreich, um gefährdete Mitarbeitende frühzeitig zu identifizieren. Auch schätze ich, dass die Plattform gezielt für Führungskräfte entwickelt wurde und nicht nur für HR-Administratoren – das COR-Führungsrahmenwerk bietet Vorgesetzten strukturierte Entwicklungsaktivitäten zur Förderung von Führungskompetenzen, was in großen Unternehmen mit hunderten Führungskräften besonders wichtig ist. Zudem erleichtern vorgefertigte Konnektoren aus dem Marketplace die Anbindung von Paycor an bestehende Systeme, ohne dass Unternehmens-IT alles selbst entwickeln muss.
Wichtige Funktionen von Paycor
- Vergütungsmanagement: Planung, Verwaltung und Durchführung von Gehaltserhöhungen und Prämien für die gesamte Belegschaft in einem Modul.
- Lernmanagementsystem: Bereitstellung von selbstgesteuerten Trainings- und Zertifizierungsprogrammen, die auf die individuellen Entwicklungsbedürfnisse der Mitarbeitenden zugeschnitten sind.
- Pulsbefragungen: Einholung von Mitarbeiterfeedback durch konfigurierbare Umfragen und Bereitstellung umsetzbarer Erkenntnisse direkt in der Plattform.
- Smart Scheduler: Automatische Erstellung von Teamplänen auf Grundlage vordefinierter Kriterien wie Rolle, Verfügbarkeit und Abdeckungsbedarf.
Paycor-Integrationen
Zu den Integrationen gehören QuickBooks, JazzHR, 15Five, DailyPay, OrgChart, Mitratech AssureHire, Spark Hire, Procurify und Timeero.
Pros and Cons
Pros:
- Modularer Aufbau für einfache Anpassungen
- Marketplace mit hunderten Konnektoren für Drittanbieter-Apps
- Starke Lohn- und Zeiterfassungsfunktionalität
Cons:
- Funktionen im Bereich Gesundheitsförderung sind relativ schwach
- Tiefe von Reporting und Analytics bleibt hinter spezialisierten Tools zurück
Justworks ist eine HR-Management-Plattform, die Gehaltsabrechnung, Verwaltung von Sozialleistungen, Compliance-Unterstützung, Onboarding, Nachverfolgung von bezahltem Urlaub (PTO) und integriertes Ausgabenmanagement für kleine und mittelständische Unternehmen kombiniert.
Für wen ist Justworks am besten geeignet?
Justworks eignet sich gut für kleine und mittelständische Unternehmen, die eine einheitliche HR-, Gehaltsabrechnungs- und Compliance-Lösung in mehreren US-Bundesstaaten benötigen.
Warum ich mich für Justworks entschieden habe
Ich habe Justworks in meine Top-Auswahl aufgenommen, weil die integrierten Ausgabenmanagement-Tools meinem Team ermöglichen, Ausgaben direkt in der HR-Plattform einzureichen, zu überprüfen und zu erstatten. Mir gefällt, dass ich benutzerdefinierte Genehmigungs-Workflows für Spesenberichte festlegen und Ausgaben nach Abteilung verfolgen kann. In der Praxis bedeutet das, dass ich kein separates System für das Ausgabenmanagement benötige.
Wichtige Dienstleistungen von Justworks
- Mitarbeiter-Onboarding: Dokumente digital erfassen und neue Mitarbeitende mit Gehaltsabrechnung und Sozialleistungen einrichten.
- PTO-Nachverfolgung: Bezahlte Urlaubsanträge zentral verwalten und genehmigen.
- Integriertes Ausgabenmanagement: Mitarbeiterausgaben innerhalb der Plattform einreichen, prüfen und erstatten.
- Verwaltung von Sozialleistungen: Gesundheits-, Dental-, Visions- und 401(k)-Pläne für Mitarbeitende anbieten und verwalten.
Justworks-Integrationen
Justworks bietet native Integrationen mit QuickBooks Online und Xero für die Buchhaltung und stellt eine API für individuelle Integrationen zur Verfügung.
Pros and Cons
Pros:
- Integriert das Ausgabenmanagement in der HR-Plattform
- Bietet Zugang zu zertifizierten HR-Beratern
- Unterstützt die Verwaltung von Sozialleistungen in allen 50 Bundesstaaten
Cons:
- Die Berichts-Funktionen sind weniger fortgeschritten als bei Mitbewerbern
- Der Onboarding-Prozess kann für neue Nutzer langwierig sein
Leapsome
Am besten geeignet für die Integration von Leistungsmanagement
Leapsome ist eine HR-Plattform, die für Organisationen entwickelt wurde, die Leistungsmanagement, Mitarbeiterengagement und Lernen an einem Ort verbinden möchten, um das Personalmanagement zu unterstützen und kontinuierliche Verbesserungen voranzutreiben.
Für wen ist Leapsome am besten geeignet?
Leapsome ist besonders passend für mittelgroße bis große Unternehmen, die möchten, dass HR- und Personalmanager von einer einzigen, vernetzten Plattform aus arbeiten.
Warum ich mich für Leapsome entschieden habe
Leapsome verdient seinen Platz auf meiner Auswahlliste, weil es das Leistungsmanagement so gut mit dem restlichen HR-Workflow verbindet. Ich schätze, dass Leistungsbeurteilungen nicht isoliert durchgeführt werden – sie fließen direkt in Zielverfolgung und Entwicklungspläne ein, sodass Manager und Mitarbeiter immer auf derselben Grundlage arbeiten. Besonders nützlich finde ich die Kalibrierungs-Tools für eine faire und konsistente Durchführung der Feedbackzyklen in allen Teams. Auch die OKR-Verfolgung knüpft individuelle Ziele an unternehmensweite Vorgaben, was es erleichtert, sinnvolle Leistungsgespräche auf Basis echter Daten zu führen.
Wichtige Funktionen von Leapsome
- Mitarbeiterbefragungen: Führen Sie Pulsbefragungen durch und sammeln Sie strukturierte Rückmeldungen, um Engagement-Trends im Zeitverlauf teamübergreifend zu verfolgen.
- Lernpfade: Erstellen und weisen Sie Onboarding- oder Entwicklungskurse direkt in der Plattform zu.
- Vergütungsmanagement: Überprüfen und verwalten Sie Gehaltszyklen mit integrierten Gehaltsbändern und Freigabe-Workflows.
- Meeting-Vorlagen: Strukturieren Sie 1:1- und Team-Meetings mit gemeinsamen Agenden und Gesprächspunkten, die an Mitarbeiterziele geknüpft sind.
Leapsome-Integrationen
Integrationen sind verfügbar für Slack, Microsoft Teams, Workday, BambooHR, Greenhouse, ADP Workforce Now, DATEV, Jira und Okta.
Pros and Cons
Pros:
- Umfangreiche HRIS- und Onboarding-Funktionen
- Leistungsstarke Tools für das Management von Leistungsbeurteilungen
- KI-Einblicke steigern die HR-Effizienz
Cons:
- Begrenzte erweiterte Lohn- und Gehaltsverwaltungsfunktionen
- Unterdurchschnittliche Zielbewertung
New Product Updates from Leapsome
Leapsome Adds ADP Workforce Now Integration
Leapsome introduces ADP Workforce Now integration for payroll data synchronization. This update helps organizations keep employee data aligned between HR and payroll systems while reducing manual data transfers. For more information, visit Leapsome’s official site.
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Paylocity ist eine HRMS-Plattform, die für HR-Teams und Geschäftsführer entwickelt wurde, die ein einheitliches System zur Verwaltung von Lohnabrechnung, Sozialleistungen, Talentmanagement und Mitarbeiterdaten benötigen, während sie gleichzeitig die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und die Mitarbeiterbindung unterstützt.
Für wen ist Paylocity am besten geeignet?
Paylocity eignet sich besonders für mittelständische Unternehmen, die eine All-in-One-Plattform für HR und Lohnabrechnung benötigen und die Flexibilität, mit wachsender Belegschaft zu skalieren.
Warum ich Paylocity ausgewählt habe
Ich habe Paylocity wegen der anpassbaren Berichtsfunktion als eines der besten Systeme ausgewählt, da die Tiefe der Analysewerkzeuge weit über das hinausgeht, was die meisten HRMS-Plattformen standardmäßig bieten. Mir gefällt, dass mein Team benutzerdefinierte Dashboards erstellen kann, die gleichzeitig auf HR-, Finanz- und Betriebsdaten zugreifen — wenn ich also Fluktuationstrends zusammen mit Abteilungsausgaben präsentiere, sehe ich alles in einer Ansicht. Besonders nützlich ist das Modern Workforce Index (MWI) Dashboard: Es basiert auf Paylocitys eigener KI und zeigt Engagement-Scores, Peer-Benchmarks im Vergleich zu ähnlich großen Unternehmen und Schritt-für-Schritt-Empfehlungen zur Dateninterpretation. Ich nutze auch regelmäßig die Workforce-Planungsdaten auf Positionsebene, um Personalveränderungen zu modellieren und aktive vs. ausgeschiedene Mitarbeiterzahlen im Zeitverlauf zu analysieren.
Wichtige Funktionen von Paylocity
- Lohnabrechnung: Führen Sie Gehaltsabrechnungen mit automatischer Steuerberechnung, Pfändungen und Verwaltung von Direktüberweisungen direkt in der Plattform durch.
- Verwaltung von Sozialleistungen: Steuern Sie offene Einschreibung, Anbindung an Versicherungsträger und Auswahl von Mitarbeiterleistungen direkt im HR-System.
- Talentmanagement: Verwalten Sie den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus vom Recruiting und Onboarding bis hin zu Leistungsbeurteilungen und Nachfolgeplanung.
- Self-Service-Portal für Mitarbeiter: Ermöglichen Sie es Ihren Mitarbeitern, eigenständig Lohnabrechnungen einzusehen, Urlaube zu beantragen, persönliche Daten zu aktualisieren und Aufgaben beim Onboarding abzuschließen.
Paylocity-Integrationen
Integrationen beinhalten Microsoft Entra, Google Workspace und Okta.
Pros and Cons
Pros:
- Enthält Leistungsmanagementfunktionen
- Auszahlungsoptionen auf Abruf
- Enthält Steuer-Compliance-Services
Cons:
- Keine Unterstützung für Zahlungen an unabhängige Auftragnehmer
- Die Einrichtung kann zeitaufwändig sein
HiBob ist eine moderne HR-Plattform, die für mittelgroße und schnell wachsende Unternehmen entwickelt wurde, die ihre HR-Prozesse zentralisieren, Mitarbeiterdaten verwalten und personalorientierte Entscheidungen unterstützen möchten.
Für wen ist HiBob am besten geeignet?
HiBob ist eine hervorragende Lösung für HR-Teams in wachsenden, mittelständischen Unternehmen, die eine moderne Personalmanagement-Plattform mit starken Analysefunktionen benötigen.
Warum ich HiBob gewählt habe
HiBob hat sich einen Platz ganz oben auf meiner Auswahlliste verdient, weil People Analytics bei dieser Plattform tief integriert ist – und nicht nur als Zusatzmodul angeboten wird. Besonders gut gefällt mir, dass sich die KPI-Dashboards so flexibel nutzen lassen: Ich kann Personalbestand, Mitarbeiterbindung und Fehlzeiten nach Abteilung, Vorgesetzten, Betriebszugehörigkeit oder Standort aufschlüsseln und so Muster erkennen, die ein Standard-HR-Bericht völlig übersehen würde. Die Fluktuationsrisiko-Anzeigen sind besonders nützlich: HiBob stuft einzelne Mitarbeitende als 'Geringes Risiko', 'Ein gewisses Risiko' oder 'Gefährdet' ein – basierend auf Faktoren wie Betriebszugehörigkeit und Karriereentwicklung. So kann ich eingreifen, bevor jemand kündigt. Die Proactive Insights-Engine hebt Trends automatisch hervor, ohne dass ich jedes Mal eine individuelle Abfrage erstellen muss.
Wichtige Funktionen von HiBob
- Onboarding-Workflows: Baue automatisierte, mehrstufige Onboarding-Prozesse mit Aufgabenvergaben, Willkommensnachrichten und Dokumentensammlungen für neue Mitarbeitende.
- Abwesenheitsverwaltung: Konfiguriere individuelle Abwesenheitsrichtlinien, Genehmigungsketten und Ansparregeln, mit einem gemeinsamen Kalender für Team-Transparenz.
- Leistungsbeurteilungen: Führe strukturierte Feedbackrunden mit Selbsteinschätzungen, Führungskraft-Feedback und Zielverfolgung in einem durchgängigen Prozess durch.
- Mitarbeiter-Self-Service: Ermögliche Mitarbeitenden, persönliche Daten zu aktualisieren, Gehaltsabrechnungen einzusehen, Urlaub zu beantragen und Unternehmensdokumente direkt über ihr Profil abzurufen.
HiBob Integrationen
Pros and Cons
Pros:
- Starke Analysen für Mitarbeiterengagement, Fluktuation und Workforce-Trends
- Saubere Datenerfassung durch strukturierte Onboarding-Prozesse und Workflows
- Detaillierte und exportierbare Berichte für Audits und Planung
Cons:
- End-to-End-Lohnabrechnung nur für Unternehmen im Vereinigten Königreich verfügbar
- Könnte mehr Konfigurationsmöglichkeiten bieten
BambooHR ist eine HRMS-Plattform, die für kleine und mittlere Unternehmen entwickelt wurde, die Mitarbeiterdaten zentralisieren, HR-Aufgaben automatisieren und das Mitarbeitererlebnis mit modernen, einfach zu bedienenden Tools verbessern möchten.
Für wen ist BambooHR am besten geeignet?
BambooHR ist ideal für HR-Teams in kleinen bis mittelständischen Unternehmen, die ein zentrales, einfach zu verwaltendes System für grundlegende HR-Aufgaben benötigen, ohne großen IT-Aufwand.
Warum ich BambooHR® ausgewählt habe
BambooHR verdient seinen Platz auf meiner Auswahlliste, weil es das Mitarbeiter-Self-Service hervorragend meistert, ohne dass viel Unterstützung notwendig ist. Besonders gefällt mir der Ask BambooHR KI-Assistent, der Mitarbeitenden ermöglicht, rund um die Uhr sofort Antworten auf Fragen zu Richtlinien und Leistungen zu erhalten, ohne jede Anfrage über die HR-Abteilung leiten zu müssen. Außerdem gewährt die mobile App den Mitarbeitenden direkten Zugriff auf ihre eigenen Unterlagen, Urlaubsanträge und Genehmigungen – von überall. Aus meiner Erfahrung verbringt das HR-Team deutlich weniger Zeit mit Routineanfragen und kann sich so stärker auf wirklich relevante Aufgaben konzentrieren, wenn Mitarbeitende diese Dinge selbst verwalten können.
Wesentliche Funktionen von BambooHR®
- Bewerbermanagementsystem: Schalten Sie Stellenanzeigen, verwalten Sie Kandidaten und koordinieren Sie mit Mitgliedern des Einstellungsteams über eine eigene Recruiting-Pipeline innerhalb der Plattform.
- Onboarding-Workflows: Weisen Sie neuen Mitarbeitenden bereits vor dem ersten Arbeitstag Pre-Boarding-Aufgaben zu und verfolgen Sie diese, damit nichts vergessen wird.
- Leistungsmanagement: Führen Sie Leistungsbeurteilungen durch, definieren Sie Ziele und sammeln Sie Peer-Feedback direkt auf der Plattform.
- Individuelle Dashboards und Analysen: Erstellen Sie Echtzeit-Dashboards mit Personaldaten, inklusive HR-Benchmarks, zur Unterstützung Ihrer Personalentscheidungen.
BambooHR® Integrationen
Zu den Integrationen gehören Checkr, Slack, Remote, Greenhouse, Lever, Okta, Indeed, Lattice, 15Five und Zapier.
Pros and Cons
Pros:
- Überprüfen, ob Ankündigungen gelesen wurden
- Engagement-Level und eNPS verfolgen
- Viele Integrationen verfügbar
Cons:
- Preisgestaltung ist nicht transparent
- Einige Funktionen sind kostenpflichtige Zusatzoptionen
New Product Updates from BambooHR®
BambooHR Expands HR Reporting and Benchmarking
BambooHR adds new Custom Report Builder datasets, benchmarking tools, and AI-powered benchmark matching to improve HR reporting and workforce analysis. For more information, visit BambooHR’s official site.
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Am besten geeignet für internationales Auftragnehmermanagement
RemoFirst ist eine globale HRMS-Plattform für Unternehmen, die Remote-Teams und internationale Talente verwalten. Sie unterstützt HR-Fachleute bei der Abwicklung von Onboarding, Gehaltsabrechnung und Compliance über mehrere Länder hinweg.
Für wen ist RemoFirst am besten geeignet?
RemoFirst ist besonders geeignet für HR-Teams kleiner bis mittelgroßer Unternehmen, die international wachsen und eine zentrale Plattform für das Management globaler Gehaltsabrechnung und Compliance benötigen.
Warum ich mich für RemoFirst entschieden habe
Ich habe RemoFirst als eines der besten Tools gewählt, weil es das Management internationaler Auftragnehmer erleichtert und rechtliche Unsicherheiten reduziert. Besonders gefällt mir, dass lokal rechtskonforme Verträge für Auftragnehmer erstellt werden, die auf jedes Land zugeschnitten sind, sodass mein Team nicht für jede Neueinstellung Verträge von Grund auf neu zusammenstellen muss. RemoFirst zentralisiert außerdem die Onboarding-Dokumente für Auftragnehmer und verfolgt den Status der Unterzeichnung an einem Ort, was meinem Team hilft, Auftragnehmer in verschiedenen Zeitzonen zu verwalten. Die integrierte Zahlungsabwicklung mit mehreren Währungen bedeutet, dass ich Auftragnehmer in ihrer lokalen Währung bezahlen kann, ohne ein separates Tool nutzen zu müssen.
Wichtige Funktionen von RemoFirst
- Zeiterfassung und Stundenzettelverwaltung: Auftragnehmer erfassen ihre Arbeitsstunden direkt in der Plattform und Sie können diese mit nur einem Klick freigeben, bevor die Zahlungen automatisch abgewickelt werden.
- Umwandlung von Auftragnehmenden in Festangestellte: Internationale Auftragnehmer können innerhalb derselben Plattform in festangestellte Mitarbeitende umgewandelt werden, wobei RemoFirst sowohl den Arbeitsvertrag als auch die Anmeldung beim EOR übernimmt.
- Urlaubsverwaltung: Überwachen und verwalten Sie Abwesenheitsanfragen direkt in der Plattform und im Einklang mit lokalen arbeitsrechtlichen Vorgaben.
- Hintergrundprüfungen: Führen Sie kostenlose Hintergrundüberprüfungen bei internationalen Auftragnehmern im Rahmen des Onboarding-Prozesses durch, um die Identität zu verifizieren und konforme Einstellungsentscheidungen zu unterstützen.
RemoFirst-Integrationen
Eigene Integrationen sind derzeit nicht gelistet.
Pros and Cons
Pros:
- Das Tool zur Vermeidung von Falscheinstufungen unterstützt internationale Einstellungen
- Compliance-Fragen werden von lokalen Experten weltweit betreut
- Deren EOR-Dienstleistungen sind in über 150 Ländern verfügbar
Cons:
- Keine kostenlose Testphase verfügbar
- Verfügt nicht über umfangreiche Integrationen
New Product Updates from RemoFirst
RemoFirst Launches BambooHR Integration
RemoFirst has launched a BambooHR integration for enhanced global hiring and HR management. For more details, visit RemoFirst's official site.
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Breathe HR ist ein cloudbasiertes HRMS, das für kleine Unternehmen entwickelt wurde, die einfache Werkzeuge zur Verwaltung von Mitarbeiterdaten, zur Nachverfolgung von Abwesenheiten und zur Durchführung von Leistungsbeurteilungen an einem Ort benötigen.
Für wen ist Breathe HR am besten geeignet?
Breathe HR eignet sich besonders für kleine Unternehmen mit Sitz im Vereinigten Königreich, die ein unkompliziertes HR-System suchen, das das tägliche Personalmanagement ohne die Komplexität von Enterprise-Plattformen abwickelt.
Warum habe ich Breathe HR ausgewählt?
Ich habe Breathe HR in meine Top-Auswahl aufgenommen, weil es eine der wenigen HRMS-Plattformen ist, die speziell für kleine Unternehmen im Vereinigten Königreich entwickelt wurde, und dieser Fokus zeigt sich auch in den Details. Mir gefällt, dass es die Abwesenheitserfassung mit integriertem Bradford-Faktor-Scoring ermöglicht – ein Werkzeug, auf das HR-Teams in Großbritannien setzen, um kurzfristige Krankheitsmuster frühzeitig zu erkennen und zu verwalten, ohne ein zusätzliches Tool zu benötigen. Die DSGVO-konforme Mitarbeiterdatenbank ermöglicht meinem Team, Verträge, Leistungsnotizen und vertrauliche Informationen sicher zu speichern, und das System erfüllt die britischen Datenschutzstandards. Die E-Signatur-Funktion erlaubt das Versenden und Unterzeichnen von Arbeitsverträgen und Angebotsbriefen direkt über die Plattform, was den hohen Abstimmungsbedarf für kleine HR-Teams ohne dedizierte Verwaltung erheblich reduziert.
Wesentliche Funktionen von Breathe HR
- Mitarbeiter-Self-Service-Portal: Mitarbeitende können ihre eigenen Daten einsehen und aktualisieren, Urlaub beantragen und Krankmeldungen direkt über die Plattform oder die mobile App erfassen.
- Onboarding und Dokumentenmanagement: Verträge zur elektronischen Unterzeichnung versenden, unbegrenzt viele HR-Dokumente speichern und wichtige Unterlagen für neue Mitarbeitende zentral bereitstellen.
- Berichte und Analysen: HR-Berichte erstellen, Trends verfolgen, das Engagement überwachen und exportfähige Daten für Gehaltsabrechnung und Compliance generieren.
- Bewerbermanagement: Stellenanzeigen veröffentlichen, Bewerbungen sammeln und Kandidat:innen Recruitern direkt in der Plattform zuweisen.
Breathe HR Integrationen
Integrationen umfassen Xero und Breathe Rota, und es steht eine API für individuelle Anbindungen zur Verfügung.
Pros and Cons
Pros:
- Für britische KMU entwickelt mit Unterstützung lokaler Feiertage und Arbeitsgesetze
- DSGVO-konforme Verwaltung von Mitarbeiterdaten
- Modularer Marktplatz mit Erweiterungen für Lernen, Gehaltsabrechnung, KI, Spesen und Benefits
Cons:
- Eingeschränkte Möglichkeiten bei erweiterten Analysen und Berichten
- Weniger umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten auf Enterprise-Niveau
Bambee bietet kleinen und mittelgroßen Unternehmen direkten Zugang zu HR-Expertise und Tools zur Verwaltung von Compliance, Mitarbeiterbeziehungen und HR-Richtlinien – ganz ohne die Notwendigkeit einer eigenen Personalabteilung.
Für wen ist Bambee am besten geeignet?
Bambee eignet sich besonders für kleine Unternehmen mit weniger als 500 Mitarbeitern, die kein eigenes HR-Team beschäftigen.
Warum ich Bambee ausgewählt habe
Bambee steht auf meiner Auswahlliste, da hier HR-Software mit einem persönlichen HR-Manager kombiniert wird – ein Merkmal, das den meisten HRMS-Plattformen fehlt. Ich habe es wegen dieses Modells der persönlichen HR-Betreuung ausgewählt: Ein zugeteilter HR-Manager hilft dabei, konforme HR-Richtlinien zu erstellen, Mitarbeiterangelegenheiten zu klären und Änderungen im Bundes- sowie Landesarbeitsrecht zu überwachen. Die HR-Autopilot-Funktion automatisiert die Bestätigung von Richtlinien und hält einen dokumentierten Nachweis über Mitarbeiterbestätigungen fest. Für kleine Unternehmen ohne eigene HR-Expertise ist diese Kombination aus menschlicher Unterstützung und automatisierter Compliance-Überwachung mit reiner Software nur schwer abzubilden.
Wichtige Funktionen von Bambee
- HR-Audits: Bambee führt jährliche HR-Audits durch, um Compliance-Lücken zu identifizieren, und erstellt einen Maßnahmenplan, um Ihre Prozesse an aktuelle bundes- und landesrechtliche Vorschriften anzupassen.
- Employee Voices: Ein integrierter Kanal, über den Mitarbeiter Bedenken äußern, Probleme melden oder Feedback direkt – anonym oder öffentlich – an den HR-Manager weitergeben können.
- Smart Cabinet: Ein Dokumentenspeicher-System, das Mitarbeiterdokumente organisiert und die EEOC-Aufbewahrungspflichten erfüllt, sodass Sie immer wissen, wo sich unterschriebene Dokumente befinden.
- Pflichtschulungen und Zertifizierungen: Bambee bietet In-App-Schulungen zu Themen wie sexueller Belästigung und Arbeitssicherheit an und verfolgt den Abschlussfortschritt im gesamten Team.
Bambee Integrationen
Derzeit sind keine nativen Integrationen gelistet.
Pros and Cons
Pros:
- Individuelle Betreuung
- Einfach einzurichten
- Hervorragende mobile Erfahrung
Cons:
- Keine integrierte Lohnabrechnung
- Begrenzte Funktionen für größere Teams
Weitere HRMS Systeme
Hier sind noch einige weitere Optionen, die es nicht in die Liste der besten HRMS geschafft haben. Wenn Sie zusätzliche Empfehlungen für HR-Software benötigen, sehen Sie sich diese Alternativen an:
- Sloneek
Am besten geeignet für Zeiterfassung und Anwesenheit
- Gusto
Am besten geeignet für die Integration von Lohnabrechnung und Sozialleistungen
- Rippling
Am besten für einheitliches App- und Gerätemanagement
- HR Cloud
Am besten für Tools zum Mitarbeiterengagement
- GoCo
Am besten für Workflow-Anpassungen
- Oracle HCM Cloud
Am besten für unternehmensweite Analysen
- Workday
Am besten für einheitliche Finanz- und Personaldaten
- Kallidus Sapling
Am besten geeignet zur Automatisierung wiederkehrender Workflows
- Sage HR
Am besten für flexible Schichtplanung
- People HR
Ideal für eine schnelle Implementierung
- Arcoro
Am besten geeignet für branchenspezifische Compliance im Bauwesen
- Collage HR
Am besten für kanadische Unternehmen
- Transformify
Am besten geeignet für das Management von Remote-Belegschaften
- Trinet
Am besten geeignet für PEO- und Compliance-Unterstützung
- SAP SuccessFactors
Am besten geeignet für multinationale Personalverwaltung
- Keka HR
Am besten für Gehaltsabrechnung in Indien
- Insperity
Am besten geeignet für skalierbares HR-Outsourcing
- Dayforce HCM
E Lösung für Gehaltsabrechnung in Echtzeit
- Built For Teams
Am besten geeignet für Organigramme
- PeopleGuru
Am besten für mittelständische Unternehmen geeignet
- VAIRKKO
Am besten geeignet für Schulungs- und Zertifizierungsnachverfolgung
- monday.com
Am flexibelsten bei der Workflow-Automatisierung
- Connecteam
Am besten für Unternehmen mit schreibtischloser Belegschaft
- Justworks
Am besten für die Verwaltung von Mitarbeiterleistungen
- Mitratech Perform
Am besten geeignet für compliance-orientierte Organisationen
- UKG
Am besten für Personalprognosen geeignet
- Factorial
Am besten für die Automatisierung des Dokumentenmanagements
- ADP Workforce Now
Am besten geeignet für Skalierbarkeit in großen Unternehmen
Weitere HR Software-Bewertungen
Falls Sie hier noch nicht das passende gefunden haben, werfen Sie einen Blick auf diese weiteren getesteten und bewerteten Tools:
- HR-Software
- Lohnabrechnungssoftware
- Recruiting-Software
- Employer of Record Services
- Workforce Management Software
- HR-Dienstleistungen
Auswahlkriterien für Human Resources Management Systeme
Die Auswahl des richtigen HRMS setzt ein umfassendes Verständnis darüber voraus, wie diese Software typische Herausforderungen in der Personalverwaltung lindern kann. Mein Ansatz bei der Auswahl der besten HRMS für diese Liste basiert auf meiner persönlichen Erfahrung sowie ausgiebiger Recherche dazu, wie diese Softwaresysteme Bedürfnisse, Probleme und Ziele von HR-Fachleuten im realen Alltag adressieren.
Meine Expertise und Erfahrung
Um diese Liste zu erstellen, habe ich auf meine jahrelange persönliche Erfahrung als HR-Administratorin und leistungsstarke Nutzerin von HR-Software zurückgegriffen, um meine Bewertung mit zusätzlichem Fachwissen anzureichern. Als ich diese Position antrat, hatten wir kein HRMS im Einsatz, doch innerhalb meines ersten Jahres führten wir eines ein.
Als zentrales Mitglied unseres Implementierungsteams habe ich viel Zeit damit verbracht, Daten von papierbasierten Formularen in unser HRMS einzupflegen, um unsere Mitarbeiterakten stets aktuell zu halten. Daher weiß ich genau, wie wichtig ein gut ausgewähltes HRMS ist und wie viel Zeit es Ihnen sparen kann, wenn Sie es richtig einrichten.
Meine Methodik
Um diese Top-10-Liste zu erstellen, habe ich zunächst die aktuellsten Marktdaten zu HRMS-Systemen ausgewertet. Anschließend habe ich eine Vielzahl von Human-Resources-Management-Systemen mit positiven Nutzerbewertungen untersucht und verglichen, einschließlich einiger HRIS- und HCM-Plattformen.
Nachdem ich meine Longlist der besten Optionen zusammengestellt hatte, verfeinerte ich meine Auswahl weiter, indem ich die untenstehenden Auswahlkriterien nutzte, um herauszufinden, wie jedes HR-System im Vergleich abschneidet.
Hier ist eine Zusammenfassung der wichtigsten Funktionen, die ich bewertet habe, um diese Liste zu erstellen:
Kernfunktionen eines HRMS (25% der Bewertung): Damit ein HRMS-System auf dieser Liste landet, musste es zumindest die folgenden zentralen HR-Funktionen bieten:
- Die Möglichkeit, Mitarbeiterdaten elektronisch zu speichern, wobei Aktualisierungen über alle integrierten Module hinweg verknüpft sind
- Self-Service-Funktionen für Mitarbeitende und/oder Vorgesetzte, um die Zahl der Anfragen an das HR-Team zu reduzieren
- Die Fähigkeit, Arbeitszeiten und/oder Anwesenheit der Mitarbeitenden zu erfassen (Pluspunkte für Systeme, die Zeitdaten automatisch mit dem Lohnmodul abgleichen)
- Werkzeuge zur Erleichterung von Leistungsbeurteilungen und zur Schaffung kontinuierlicher Feedbackschleifen
- Funktionen, die alle wesentlichen Phasen des Mitarbeiterlebenszyklus abdecken – von Recruiting und Einstellung über Onboarding und Mitarbeiterentwicklung bis hin zum Offboarding
- Integrierte Compliance-Überwachungsfunktionen zur Kontrolle regulatorischer Anforderungen
- Automatisierungen zur Vereinfachung alltäglicher, aber zeitaufwändiger Verwaltungsprozesse und zur Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit des Systems
Wir stellen fest, dass Automatisierung der Schlüssel ist… Ob es darum geht, Empfehlungsprämien zu automatisieren oder Urlaubszeiten zu verfolgen – HR-Teams suchen nach Plattformen, die manuelle Arbeit reduzieren.
Weitere herausragende Funktionen (25% der Gesamtbewertung): Um aus den zahlreichen verfügbaren Optionen das beste HRMS zu finden, habe ich auch auf besondere Funktionen geachtet, darunter:
- Erweiterte Analyse- und Berichtswerkzeuge, die tiefere Einblicke in das Workforce-Management ermöglichen
- Innovative Lern- und Entwicklungsplattformen, die personalisierte Entwicklungswege für Mitarbeitende unterstützen
- Umfassende Mobil-Apps, die vollständige HRMS-Funktionalität für unterwegs über Android- und iOS-Geräte bieten
- Erweiterte Self-Service-Portale mit KI-gestützten Chatbots für sofortige Unterstützung der Mitarbeitenden
- Leistungsfähige Integrationsmöglichkeiten mit anderen Unternehmenssystemen für einen nahtlosen Datenfluss
- Einzigartige Anpassungsmöglichkeiten wie Daten-Dashboards, individuelle Workflows und Firmenbranding-Funktionen
Benutzerfreundlichkeit (10% der Gesamtbewertung): Zur Beurteilung der Benutzerfreundlichkeit jedes HRMS habe ich Folgendes betrachtet:
- Ein intuitives Design und eine Benutzeroberfläche, die leicht zu beherrschen sind und ein positives Nutzungserlebnis ermöglichen
- Eindeutige und prägnante Bildschirmhinweise und Tipps, um die Bedienung zu erleichtern und eine positive Nutzererfahrung zu schaffen
- Eine ansprechende mobile Nutzererfahrung oder spezielle Apps für Android- und iOS-Geräte, um die HR-Verwaltung auch unterwegs zu unterstützen
- Rollenbasierte Zugriffskontrollen, die einfach zu konfigurieren sind
Onboarding (10% der Gesamtbewertung): Um einen Eindruck vom Onboarding-Prozess des jeweiligen Softwareanbieters zu erhalten, habe ich folgende Faktoren berücksichtigt:
- Ein optimierter Einrichtungsprozess und klare Konfigurationsrichtlinien für neue Nutzer
- Die Verfügbarkeit von Schulungsmaterialien wie Videos oder interaktiven Tutorials
- Die Verfügbarkeit von Live-Support oder Chatbots für Soforthilfe während der Einrichtung
- Anpassbare Vorlagen, um den Onboarding-Prozess zu beschleunigen
- Unterstützung bei der Migration historischer Mitarbeiterdaten in die neue HR-Plattform
Kundensupport (10 % der Gesamtbewertung): Um das Serviceniveau der einzelnen Anbieter zu bewerten, habe ich Folgendes berücksichtigt:
- Die Verfügbarkeit mehrerer Support-Kanäle, darunter E-Mail, Telefon und Chat
- Ob ein engagierter Account-Manager für eine persönliche Betreuung zur Verfügung steht
- Das Vorhandensein einer Self-Service-Wissensdatenbank, eines FAQ-Bereichs oder anderer Selbsthilfe-Ressourcen zur schnelleren Problemlösung
- Die generelle Qualität, Reaktionsfähigkeit und Hilfsbereitschaft des Support-Teams während des Kunden-Onboardings und nach dem Kauf, abgeleitet aus Kundenbewertungen
Preis-Leistungs-Verhältnis (10 % der Gesamtbewertung): Um das Preis-Leistungs-Verhältnis der einzelnen Softwares einzuschätzen, habe ich folgende Faktoren berücksichtigt:
- Die Möglichkeit von kostenlosen Testversionen oder Demos zum Testen der Software vor dem Kauf
- Konkurrenzfähige und transparente Preisstrukturen, die den Funktionsumfang widerspiegeln und erläutern, welche Funktionen auf jeweiliger Ebene enthalten sind
- Gestaffelte Preismodelle, die für Unternehmen verschiedener Größen – von kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) bis hin zu Großunternehmen – geeignet sind
- Ein klar nachgewiesener, positiver ROI durch Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen
Kundenrezensionen (10 % der Gesamtbewertung): Die Auswertung von Kundenrezensionen ist das abschließende Element meines Auswahlprozesses und hilft mir zu verstehen, wie gut ein Produkt in der Praxis funktioniert. Das habe ich dabei besonders beachtet:
- Ob ein Produkt durchgehend hohe Bewertungen auf mehreren Bewertungsplattformen erhält – ein Zeichen für hohe Nutzerzufriedenheit
- Konkrete Lobeshymnen, Kritikpunkte oder Trends im Kundenfeedback, die auf die Stärken oder Schwächen der Software hinweisen
- Ob im Kundenfeedback gezielt auf Probleme mit der Benutzerfreundlichkeit, Reaktionsschnelligkeit des Supports oder fehlende Funktionen hingewiesen wird
- Alle Erfahrungsberichte, die erhebliche Verbesserungen bei HR-Prozessen oder im Personalmanagement hervorheben
Mit diesem Bewertungsrahmen konnte ich das HRMS identifizieren, das über grundlegende Anforderungen hinaus zusätzliche Werte bietet: durch einzigartige Funktionen, intuitive Bedienung, reibungsloses Onboarding, effektiven Support sowie ein insgesamt sehr gutes Preis-Leistungs-Verhältnis.
Wie man ein HRMS auswählt
Ein HRMS hilft dabei, alle zentralen HR-Funktionen in einem System zu bündeln – für maximale Effizienz. Um herauszufinden, welches HRMS am besten zu Ihren Bedürfnissen passt, sollten Sie zunächst die wichtigsten Nutzer identifizieren und deren spezifische Herausforderungen dokumentieren.
Wenn Sie Ihren eigenen Softwareauswahlprozess durchlaufen, behalten Sie bitte folgende Punkte im Hinterkopf:
- Welche HR-Herausforderungen möchten Sie lösen? Die Identifizierung Ihrer Herausforderungen hilft Ihnen dabei, das richtige HR-Management-System für Ihre Bedürfnisse zu bestimmen. Zu diesen Herausforderungen können gehören:
- viele sich wiederholende HR-Aufgaben, die eine manuelle Dateneingabe an mehreren Stellen erfordern,
- fragmentierte HR-Prozesse, die in mehreren internen HR-Systemen isoliert sind,
- keine Self-Service-Möglichkeiten für Mitarbeitende, wodurch einfache Anfragen eine große Verwaltungsbelastung für Ihr HR-Team darstellen, oder
- Software-Einschränkungen, die es erschweren, Remote- und internationale Teams zu unterstützen.
- Welche Ergebnisse sind wichtig und wie messen Sie den Erfolg? Von Anfang an klar definierte Zielsetzungen sind entscheidend, um keine wertvolle Zeit zu verschwenden. Wichtige Ergebnisse bei der Implementierung Ihres neuen HR-Management-Systems können sein:
- verbesserte Effizienz und Produktivität durch vollständige Digitalisierung Ihrer Personaldaten und neue automatisierte Arbeitsabläufe zur Automatisierung von Aufgaben,
- beseitigte Datensilos dank eines umfassenderen HRMS mit verknüpften Modulen und Integrationen zu anderen wichtigen HR-Plattformen,
- ein verbessertes HR- und Mitarbeitenden-Erlebnis durch erweiterte Self-Service-Funktionen für unkomplizierte HR-Anfragen,
- ausgebaute Software-Funktionen zur Unterstützung vielfältiger Teamstrukturen, einschließlich besserer Kommunikationstools und fortschrittlicher Gehaltsabrechnungsfunktionen wie globale Payroll-Funktionen.
- Wer sind Ihre Hauptnutzer? Überlegen Sie, wer die Software nutzt und wie viele Lizenzen Sie benötigen. Für ein HRMS benötigen Sie Mitarbeiterzugänge für die gesamte Belegschaft sowie spezielle Zugänge für Ihre HR-Administratoren und Führungskräfte.
- Als Nächstes sollten Sie die Bedürfnisse Ihrer verschiedenen Nutzergruppen (zum Beispiel Power-User, Führungskräfte und Mitarbeitende) priorisieren, um sicherzustellen, dass sie alle berücksichtigt werden.
- Benötigen Sie bestimmte Software-Integrationen? Stellen Sie klar, ob Ihre neue HRMS-Software bestehende Tools ersetzt oder mit diesen integriert werden soll.
- Wichtige Integrationen sind beispielsweise Single Sign-on-Anwendungen oder Arbeitsplattformen wie Microsoft 365 oder Google Workspace.
- Erfüllt die neue Software Ihre technischen Anforderungen? Berücksichtigen Sie die Auswahl der Software im Zusammenhang mit Ihren bestehenden Workflows und Systemen.
- Ist das neue HRMS cloudbasiert oder vor Ort installiert?
- Bietet das neue HRMS die gewünschten Sicherheitsmerkmale (z. B. Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA), biometrische IDs usw.)?
- Stellt die HRMS-Software eine kostenlose Mitarbeiter-App zur mobilen Nutzung bereit?
Denken Sie daran: Jedes Unternehmen ist anders – gehen Sie nicht davon aus, dass ein HRMS für Ihre Organisation passt, nur weil es beliebt ist.
Die Personalabteilung hat Zugriff auf genügend persönliche Informationen, um einen Mitarbeitenden dreimal zu duplizieren… Das ist sehr viel Vertrauen, und Unternehmen müssen das Thema Datensicherheit ernst nehmen. Man darf Sicherheit nicht für Effizienz opfern.
Wie implementiert man ein HRMS
Sobald Sie das optimale HRMS-System für Ihre Bedürfnisse ausgewählt haben, müssen Sie einen Implementierungsplan entwickeln, um die Software in die bestehenden Prozesse Ihres Unternehmens zu integrieren und Ihre Mitarbeitenden in der Nutzung zu schulen.
Es ist außerdem wichtig, ein Implementierungsteam zusammenzustellen, das alle wichtigen Interessengruppen und Benutzergruppen für Ihre neue HRMS-Software vertritt, um sicherzustellen, dass deren Bedürfnisse berücksichtigt werden.
Binden Sie während der Umsetzung auch andere Bereiche des Unternehmens ein und glauben Sie nicht, alles allein erledigen zu müssen. Verstehen Sie frühzeitig deren Bedürfnisse, beziehen Sie sie von Anfang an mit ein, um sie ins Boot zu holen, und identifizieren Sie schnelle Erfolge, etwa einen hilfreichen Bericht für Ihr Finanzteam oder ein informatives, übersichtliches Dashboard für die Geschäftsführung.
Wichtige Aspekte, die Sie in Ihren Umsetzungsplan aufnehmen sollten, sind:
- Entwicklung einer klaren Strategie und eines Zeitplans zur Steuerung des Implementierungsprozesses
- Einbindung der wichtigsten Interessengruppen zur Gewährleistung von Abstimmung und Unterstützung
- Entwurf eines Kommunikationsplans und Zuweisung von Zuständigkeiten für dessen Umsetzung
- Schrittweise Einführung, um den Übergang reibungsloser und besser handhabbar zu gestalten
- Organisation von Schulungen und Bereitstellung von Supportmaterial für interne Teams
- Förderung der Nutzerakzeptanz durch das Ansprechen von Bedenken und die Hervorhebung der Vorteile des neuen Systems
- Bereinigung, Vorbereitung und Übertragung Ihrer Daten in das neue System
- Durchführung von Testszenarien für kritische Prozesse wie z. B. Lohnabrechnungssimulationen oder Probe-Feedbackgespräche
- Feiern Sie den Go-live-Moment und bleiben Sie proaktiv bei der Beantwortung von Fragen, Rückmeldungen und der fortlaufenden Systempflege
Für weitere Tipps empfehlen wir Ihnen unseren ultimativen Leitfaden zur Einführung von HR-Software – dort finden Sie auch eine praktische Checkliste für die HRMS-Einführung!
Sie sollten zudem vermeiden, den Implementierungsprozess unnötig zu verkomplizieren, da dies schnell zu Frustration führen kann.
Oft beobachte ich, wie Menschen sich über die Einführung beschweren und gleichzeitig ihre Prozesse dadurch verkomplizieren, dass sie übermäßig komplexe Systeme anstreben, die womöglich gar nicht notwendig wären. Dieser Ansatz führt häufig zu Frustration.
Weitere Tipps, wie Sie Ihre HRMS-Einführung zum Erfolg machen, erhalten Sie in unserem Podcast mit Andrew Swiler zum Thema Wie Sie ein HR-Tech-Stack entwickeln und implementieren – jetzt reinhören.
Trends bei HRMS-Software für 2025
Im Jahr 2025 zählen künstliche Intelligenz (KI), maschinelles Lernen (ML) und Big Data-Analysen zu den neuesten Trends im Bereich Software für das Personalmanagement.
- Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen: Viele Technikanalysten prognostizieren, dass KI- und ML-basierte Recruiting-Tools die Arbeitslast für die Personalabteilung senken werden, indem sie den Großteil der Routinetätigkeiten übernehmen. Dadurch werden zahlreiche Arbeitsstunden für wichtigere Aufgaben frei.
- Chatbots für Mitarbeitende: Chatbots für Mitarbeiter-Self-Service-Anfragen werden immer ausgereifter und übernehmen zunehmend komplexe Anfragen zu Themen wie Leistungen, Urlaubsstände und Unternehmensrichtlinien. Dies spiegelt den Trend zu Effizienz und Soforthilfe im Mitarbeitersupport wider.
- Blockchain-Technologie: Ein weiterer Trend ist die Integration von Blockchain-Technologie in HR-Software. Damit kann die Datensicherheit sowie Verifizierung verbessert werden; in naher Zukunft könnten damit beispielsweise Kandidatendaten wie Ausbildungsabschlüsse und Zertifikate verifiziert werden – Details, die im Rahmen einer üblichen Hintergrundprüfung nachzuweisen sind.
- Erweiterte Funktionalitäten für Leistungsmanagement: Der Wandel von jährlichen Mitarbeitergesprächen hin zu laufenden, leistungsbezogenen Dialogen setzt sich fort. Softwareentwickler konzentrieren sich auf Tools, die kontinuierliches Feedback ermöglichen, Zielvereinbarungen unterstützen und tiefere Analysen leistungsbezogener Kennzahlen bieten.
- Virtual Reality (VR) für Schulungen und Onboarding: VR-Anwendungen für immersive Trainings- und virtuelle Onboarding-Erlebnisse gehören zu den ungewöhnlichsten, aber auch am schnellsten wachsenden Funktionen und deuten auf einen zukunftsweisenden Ansatz in der Mitarbeiterentwicklung und -bindung hin.
Diese Trends verdeutlichen eine deutliche Entwicklung hin zu integrierten, intelligenten und mitarbeiterzentrierten Lösungen.
Wenn Sie erfahren möchten, wie Sie KI gezielt für Ihr Unternehmen nutzen können, empfehlen wir Ihnen unsere Artikel darüber, wie künstliche Intelligenz die Personalarbeit beeinflussen wird – dort erhalten Sie einen tieferen Einblick in die Auswirkungen dieser Technologien auf HR-Software.
Oder hören Sie sich diesen Podcast an, in dem erklärt wird, wie Sie KI nutzen können, um Ihre Mitarbeitenden zu stärken und Ihr Unternehmen zu transformieren.
Was ist ein HRMS-System?
Ein HRMS (Human Resource Management System) ist eine Software, die zentrale HR-Funktionen über den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus hinweg zentralisiert und automatisiert.
Sie enthält Tools zur Verwaltung von Mitarbeiterdaten, Lohnabrechnungen, Sozialleistungen, Einstellungen, Onboarding, Zeiterfassung, Leistungsbeurteilungen und HR-Berichten. HR-Teams nutzen HRMS-Software, um Zeit zu sparen, Fehler zu reduzieren und die Mitarbeitererfahrung zu verbessern.
Funktionen eines HRMS
Bei der Auswahl eines HRMS sollten Sie auf folgende Schlüsselfunktionen achten:
- Mitarbeiterdatenverwaltung: Verwalten Sie alle Ihre Mitarbeiterdaten an einem sicheren Ort. Sie können persönliche Informationen einfach aktualisieren, den beruflichen Werdegang verfolgen und wichtige Dokumente abrufen, ohne sich durch Papierstapel kämpfen zu müssen.
- Lohn- und Gehaltsabrechnung: Automatisieren Sie Gehaltsberechnungen, Steuerabzüge und Direktüberweisungen, sodass der Zahltag für Sie mühelos und für Ihr Team fehlerfrei abläuft.
- Arbeitszeiterfassung und Urlaubsmanagement: Überwachen Sie die Anwesenheit von Mitarbeitenden sowie Urlaubsanträge und deren Genehmigungen. Sie erhalten einen Echtzeit-Überblick, wer anwesend oder abwesend ist, und vermeiden Verwirrung bei den Abwesenheiten.
- Leistungsmanagement: Setzen Sie Ziele, führen Sie Beurteilungen durch und sammeln Sie Feedback. So fördern Sie das Wachstum Ihres Teams mithilfe klarer Kennzahlen und individueller Entwicklungspläne.
- Personalbeschaffung und Onboarding: Optimieren Sie Stellenausschreibungen, Kandidaten-Tracking und den gesamten Onboarding-Prozess. Neue Mitarbeitende können schnell eingearbeitet werden und fühlen sich vom ersten Tag an integriert.
- Verwaltung von Sozialleistungen: Steuern Sie Mitarbeiterleistungen wie Krankenversicherung und Altersvorsorge ohne die üblichen Komplikationen. Vereinfachte Anmeldung und Nachverfolgung sparen Zeit und unterstützen Mitarbeitende bei der Auswahl der besten Optionen.
- Compliance-Management: Bleiben Sie konform mit Arbeitsgesetzen und Vorschriften durch automatisierte Überwachung und Berichterstattung. Das senkt Risiken und hilft, teure Fehler zu vermeiden.
- Self-Service-Portal: Geben Sie Ihren Mitarbeitenden direkten Zugriff auf ihre Profile, Gehaltsabrechnungen und Urlaubskonten. Dies reduziert wiederkehrende HR-Anfragen und verschafft Ihnen mehr Zeit für andere Aufgaben.
- Berichtswesen und Analytik: Erstellen Sie individuelle Berichte und analysieren Sie Personaldaten, um Trends zu erkennen, KPIs zu verfolgen und schnellere, fundierte Entscheidungen zu treffen.
Häufige KI-Funktionen im HRMS
Neben den oben genannten Standardfunktionen implementieren viele dieser Lösungen KI in Bereichen wie:
- Automatisiertes Lebenslauf-Screening: KI scannt eingehende Lebensläufe, gleicht sie mit den Stellenanforderungen ab und präsentiert Ihnen die besten Kandidat:innen. So können Sie Hunderte von Bewerbungen in wenigen Minuten statt Tagen sichten.
- Prognose von Mitarbeiterfluktuation: KI analysiert historische Daten und Arbeitsplatztrends, um Mitarbeitende zu identifizieren, die möglicherweise kündigen könnten. So können Sie frühzeitig reagieren und die Bindung stärken.
- Chatbots für Mitarbeiteranfragen: KI-gestützte virtuelle Assistenten beantworten rund um die Uhr Standardfragen zu HR-Themen – von Urlaubsregelungen bis hin zur Adressänderung – damit Ihr Team schneller Antworten erhält, ohne warten zu müssen.
- Intelligente Leistungsanalyse: KI wertet Leistungsdaten aus und schlägt maßgeschneiderte Weiterentwicklungspläne oder Schulungsmaßnahmen vor, damit jedes Teammitglied sein Potenzial voll ausschöpfen kann.
- Intelligente Dienstplanung: KI berücksichtigt Verfügbarkeiten, Arbeitslasten und vergangene Zeitpläne, um automatisch Schichten zu erstellen, die für alle passen, Konflikte minimieren und die Produktivität steigern.
Vorteile eines HRMS
Ein HRMS kann die Effizienz Ihrer HR-Prozesse steigern und sorgt dafür, dass alle Mitglieder Ihres HR-Teams Zugriff auf die gleichen Mitarbeiterinformationen haben. Durch die Konsolidierung aller zentralen HR-Abläufe in einem System kann ein HRMS das Unternehmenswachstum und den Gesamterfolg maßgeblich beeinflussen.
Nachfolgend finden Sie einige der wichtigsten Vorteile, die Sie erwarten können, wenn Sie in das beste HRMS für Ihre individuellen Unternehmensbedürfnisse investieren:
- Verbesserte Datenverwaltung: Ein HRMS bietet eine zentrale, sichere Datenbank für alle Mitarbeiterunterlagen, was die Verwaltung, Aktualisierung und das Abrufen von Informationen erleichtert und so die Entscheidungsfindung sowie die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen verbessert.
- Steigerung der Effizienz: Durch die Automatisierung routinemäßiger Aufgaben reduziert ein HRMS den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Verwaltung von Personaldaten, die Lohnabrechnung und andere HR-Aufgaben erheblich und ermöglicht den Mitarbeitern, sich auf strategischere Tätigkeiten zu konzentrieren.
- Kosteneinsparungen: Durch die Automatisierung von HR-Prozessen und eine verbesserte Ressourcenzuweisung kann ein HRMS die Verwaltungskosten deutlich senken und den Bedarf an manuellen Eingriffen reduzieren, was über die Zeit zu erheblichen finanziellen Einsparungen führt.
- Umfassende Berichterstattung: Mit fortschrittlichen Analyse- und Berichtsfunktionen unterstützt ein HRMS Unternehmen dabei, wichtige HR-Kennzahlen zu verfolgen, Trends zu erkennen und fundierte Entscheidungen auf Basis von Echtzeitdaten zu treffen.
- Verbesserte Kommunikation: Über Self-Service-Portale und mobilen Zugriff können Mitarbeitende ihre persönlichen Daten selbst aktualisieren, Urlaubsanträge einreichen und auf wichtige Dokumente zugreifen, was eine transparentere und kommunikativere Unternehmenskultur fördert.
Wie Sie sehen, kann die Einführung eines HRMS die Verwaltung Ihrer Personalangelegenheiten grundlegend verändern, indem es eine Kombination aus betrieblicher Effizienz, strategischem Einblick und Kosteneffektivität bietet, sodass Sie in Ihrer Branche wettbewerbsfähig bleiben.
Kosten & Preise für HRMS
Oft entscheidet der Preis, daher sollten Sie bei Ihrer Recherche Ihr Budget im Auge behalten. Durch die modulare Struktur von HRMS-Systemen werden viele Preisinformationen nur auf Anfrage bereitgestellt. Der Vorteil dabei ist jedoch, dass Sie gezielt für die Module ein Angebot einholen können, die Sie tatsächlich benötigen – und kein Komplettpaket erwerben müssen, das womöglich nicht zu Ihnen passt.
HRMS-Systeme bieten verschiedene Tarifoptionen für unterschiedliche Unternehmensgrößen, darunter Pläne für Start-ups oder kleine Unternehmen, und skalierbare Lösungen für mittelständische und große Unternehmen. Ihre Anforderungen im Personalbereich werden mit der Zeit vermutlich wachsen und sich verändern – darum ist es wichtig, ein HRMS zu wählen, das flexibel mitwachsen kann.
Vergleichstabelle für HRMS-Tarife
| Tariftyp | Durchschnittlicher Preis | Durchschnittliche Grundgebühr pro Monat | Enthaltene Hauptfunktionen |
|---|---|---|---|
| Kostenlos | $0 | $0 | Grundlegende Mitarbeiterverwaltung, eingeschränkte Berichte und Zugang für eine begrenzte Anzahl an Nutzern |
| Basis | $2-8/Nutzer | $50-100 | Mitarbeiter-Self-Service, Lohnbuchhaltungsintegration sowie Zeiterfassung & Anwesenheit |
| Professional | $8-20/Nutzer | $100-500 | Leistungsmanagement, Benefits-Verwaltung, erweiterte Berichte und erhöhte Sicherheit |
| Premium | $20-40/Nutzer | $500-1,000 | Lernen und Entwicklung, Nachfolgeplanung, Analysen und Prognosen sowie dedizierter Support |
| Enterprise | Individuell | Individuell | Individuelle Integrationen, vollständiger Funktionszugang, persönliche Betreuung und Skalierbarkeitsoptionen |
| HRMS + globale Lohnabrechnung, EOR, oder PEO-Services | $199 - $500 pro Mitarbeiter, pro Monat | In der Regel Preis pro Mitarbeiter | Der Softwareanbieter übernimmt bestimmte rechtliche Verantwortlichkeiten, verwaltet internationale Zahlungen & Compliance-Überwachung, dedizierter Support + erforderliche Basisfunktionen oder höher. |
Sobald Sie bereit sind, sich für Ihr bevorzugtes HR-Tool zu registrieren, schließen Sie in der Regel einen SaaS-Vertrag (Software-as-a-Service) ab, mit der Möglichkeit einer monatlichen oder jährlichen Abrechnung basierend auf der Anzahl Ihrer Mitarbeitenden.
Um sicherzustellen, dass das System wirklich zu Ihnen passt, wählen Sie am besten eine Lösung mit kostenloser Testphase. So können Sie die Software zunächst ausgiebig ausprobieren.
Auch wenn verständlicherweise viele zunächst mit einem Basistarif starten möchten, gibt es verschiedene Gründe, warum sich auch ein fortgeschrittener Tarif lohnen kann, darunter:
- Wachstum bei Mitarbeiterzahlen und HR-Nutzern: Viele Basispläne beschränken die Anzahl der Admin-Nutzer und Mitarbeiterkonten. Hochpreisigere Pläne hingegen können größere Nutzerzahlen aufnehmen und bieten bessere Zugriffssteuerungen.
- Erweiterte Berichte & Analysen: Basispläne bieten häufig nur eingeschränkte Berichtsfunktionen und keinerlei Analysen. Erweiterte Pläne hingegen stellen umfassende Berichts- und Analysetools zur Verfügung, mit denen Sie Leistungen verfolgen, Trends erkennen und detaillierte Einblicke für bessere Entscheidungsfindung generieren können.
- Verbesserte Sicherheitsfunktionen: Während der Schutz sensibler Mitarbeiterdaten immer kritisch ist, bieten teurere Pläne in der Regel fortgeschrittenere Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung und Multi-Faktor-Authentifizierung, um Ihre Daten zu schützen.
- Integration mit anderen Systemen: Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens wird es notwendig, das HRMS mit anderen Geschäftssystemen wie Buchhaltungs- oder ERP-Software zu integrieren. Erweiterte Pläne bieten bessere Integrationsmöglichkeiten und sorgen für einen nahtlosen Datenfluss zwischen den Systemen.
- Umfassenderer Support und Schulungen: Mit einer wachsenden Belegschaft und komplexeren HR-Anforderungen werden zeitnaher Support und Trainings zunehmend wichtiger. Upgrades beinhalten meist besseren Kundensupport, inklusive dedizierter Account Manager und umfangreicher Schulungsressourcen.
Letztendlich ist es wichtig, einen Plan zu wählen, der die Funktionen enthält, die Sie zur Erfüllung Ihrer aktuellen Anforderungen und zur Lösung Ihrer Herausforderungen benötigen, ohne Ihr Budget zu überschreiten.
HRMS: Häufig gestellte Fragen
Hier finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen rund um HRMS-Software und deren Funktionsweise:
Gibt es verschiedene Arten von HRMS-Systemen?
Ja, es gibt viele verschiedene HRMS-Softwares, mit denen Sie HR-Prozesse verwalten können. Zudem gibt es drei Hauptabkürzungen, unter die diese Programme in der Regel fallen:
- HRIS = Personalinformationssystem
- HCM = [System zur] Verwaltung menschlichen Kapitals
- HRMS = Personalmanagementsystem
Im Allgemeinen sind HRIS-Systeme am günstigsten und decken nur die grundlegenden Funktionen ab. HCM-Software bietet in der Regel ein mittleres Funktionsspektrum und bewegt sich preislich im Mittelfeld. Echte HRMS-Systeme schließlich bieten in der Regel die meisten Funktionen und liegen preislich am oberen Ende.
Letztendlich sind jedoch alle drei dieser Systembezeichnungen — HRIS, HCM und HRMS — im Wesentlichen Synonyme für verschiedene Stufen von HR-Software. Das bedeutet, dass es eigentlich egal ist, unter welchem Namen Ihr bevorzugtes System läuft. Wichtig ist, dass es die nötigen Funktionen enthält, um Ihre internen HR-Prozesse zu optimieren.
Für weitere Details zur Entstehung von HRMS-Software sehen Sie sich unseren Artikel zur Erklärung eines HRMS-Systems oder diesen Vergleich zwischen HRIS- und HCM-Systemen an.
Oder nutzen Sie für gezieltere Software-Empfehlungen folgende Listen:
- Beste HRMS für kleine Unternehmen
- Beste HRIS für kleine Unternehmen
- Beste HR-Software für kleine Unternehmen
- Beste HCM-Software-Anbieter
- Beste HR-Softwaresysteme für Unternehmen
Gibt es spezielle Funktionen, auf die man bei der Bewertung eines HRMS achten sollte?
Fortgeschrittene Personalmanagement-Systeme verfügen gegebenenfalls auch über einige dieser spezielleren Funktionen:
- Verwaltung von Mitarbeitervorteilen
- erweiterte Tools zur Gehaltsanalyse
- Mitarbeiter-Engagement (z. B. Pulsbefragungen, Peer-Recognition, Gamification-Features)
- fortschrittliche Ein- und Ausstempel-Funktionen
- Tools zur Talentakquise (z. B. Funktionen zur Unterstützung des Recruiting-Prozesses, wie ein Bewerber-Tracking-System)
- Mitarbeiterkostenrechner
- Globale Lohn- und Gehaltsabrechnung für internationale Mitarbeitende (z. B. in mehreren Währungen)
- prädiktive Analysen (z. B. zur Verbesserung der Mitarbeiterbindung und Verringerung der Fluktuation)
- Schulungsmanagement-Tools (z. B. Nachverfolgung von Zertifikaten und Ablaufdaten)
- Lernmanagement-Tools (z. B. ein Lernmanagementsystem oder die Möglichkeit, interne Kurse zu erstellen, zu hosten und nachzuverfolgen)
- Dokumentenmanagementsystem (z. B. für die digitale Veröffentlichung Ihres Mitarbeiterhandbuchs und anderer HR-Ressourcen)
- Onboarding-Workflows für neue Mitarbeitende
- Offboarding-Workflows für scheidende Mitarbeitende
- Zugang über mobile Apps
Ausführlichere Informationen zu diesen Features und wie Sie deren Tiefe bewerten können, finden Sie in unserem Artikel über 32 wichtige HRMS-Funktionen und deren Bedeutung.
Wie kann ich feststellen, welches HRMS das richtige für mein Unternehmen ist?
Glücklicherweise ist die Bewertung von Software eine unserer Spezialitäten bei People Managing People. Hier ist ein einfacher Fünf-Schritte-Prozess, dem Sie bei Ihrer Kaufentscheidung folgen können.
- Ermitteln Sie Ihren Bedarf: Überdenken Sie Ihre aktuellen Prozesse und notieren Sie eine Liste der Herausforderungen oder Hürden, mit denen Ihr HR-Team derzeit zu kämpfen hat. Welche zeitintensiven Prozesse möchten Sie gerne automatisieren? Welche Funktionen fehlen in dem System, das Sie aktuell nutzen?
- Recherchieren Sie Anbieter: Genau dafür ist unsere Web-Community ausgelegt – schauen Sie sich als Erstes all unsere Speziallisten an. (Im Abschnitt Weitere Ressourcen unten finden Sie einige Links zur richtigen Orientierung.) Erstellen Sie bei Ihrer Recherche eine Wunschliste von Features, die Sie ansprechen. Das hilft Ihnen sicherzustellen, dass Ihre Favoriten alle wichtigen Anforderungen erfüllen.
- Erstellen Sie eine Shortlist für Ihr Team: Wenn Sie eine Auswahlliste zusammengestellt haben, teilen Sie diese mit Ihren HR-Kollegen, um deren Feedback einzuholen. Jede Person im Team hat möglicherweise andere Wünsche und Anforderungen entsprechend ihres Aufgabenbereichs, daher ist es wichtig, möglichst viele Teammitglieder einzubeziehen.
- Testen Sie eine kostenlose Probeversion: Dieser Schritt ist entscheidend, denn nur eine eigene Testversion gibt Ihnen einen echten und objektiven Eindruck von der Software. Eine Testversion ist immer besser als eine Demo, denn bei Demo-Präsentationen wirkt alles schnell und einfach – schließlich sind die Präsentatoren Experten für die Software. Sie wollen jedoch selbst mit der Maus und Tastatur ausprobieren, wie einfach die Bedienung wirklich ist.
- Implementieren und onboarden Sie: Wenn Sie mit Ihrer Testversion zufrieden sind und die Software alle Anforderungen Ihrer Wunschliste abdeckt, können Sie Ihren Vertrag abschließen. Nutzen Sie alle angebotenen Ressourcen für Onboarding und Schulung, damit Ihr Team schnell mit dem neuen System durchstartet.
Weitere Informationen zu den einzelnen Schritten dieses Auswahlprozesses finden Sie in unserem Artikel “Wie Sie HR-Software in 5 einfachen Schritten auswählen”.
Welche Berichte oder Analysen kann ich mit einem HRMS erstellen?
Mit einem HRMS können Sie in der Regel Berichte zu Mitarbeiterzahl, Fluktuation, Compliance, Anwesenheit und Gehalt erstellen. Viele Plattformen beinhalten anpassbare Dashboards, sodass Sie die für Ihre Organisation wichtigsten Kennzahlen im Blick behalten. Erweiterte Analysen helfen, Trends zu erkennen und unterstützen bessere Personalentscheidungen.
Wie gehen HRMS-Systeme mit der Datenmigration aus Altsystemen um?
Viele HRMS-Systeme unterstützen die Datenmigration durch einen strukturierten Prozess, um einen reibungslosen Übergang von Alt-Systemen zu gewährleisten. Dabei werden Datenfelder zwischen altem und neuem System zugeordnet, Daten bereinigt (z. B. Dubletten oder Fehler entfernt) und die Daten anschließend sicher importiert.
Durch die angebotenen Supportleistungen helfen HRMS-Anbieter, Ausfallzeiten zu minimieren und Datenintegrität zu sichern. Es handelt sich meist um eine gemeinschaftliche Aufgabe zwischen Ihrem IT-Team und dem HRMS-Anbieter, um den Übergang möglichst reibungslos und ohne Verlust wichtiger HR-Daten zu gestalten.
Wie kann man den ROI der Einführung eines HRMS berechnen?
Die Berechnung des ROI bei der Einführung eines HRMS erfolgt durch den Vergleich von erzielten Vorteilen mit den anfallenden Kosten. Dabei sollten Sie nicht nur den erstmaligen Einrichtungs- und Abonnementpreis berücksichtigen, sondern auch langfristige Vorteile wie gesteigerte Effizienz, weniger manuelle Fehler und Zeitersparnis bei HR-Aufgaben. Eine einfache Anfangsformel lautet:
ROI = (Gewinn aus Investition – Kosten der Investition) / Kosten der Investition
Sie müssen konkrete Bereiche identifizieren, in denen das HRMS Mehrwert bringt – z. B. weniger Zeitaufwand für manuelle Aufgaben, verbesserte Mitarbeiterzufriedenheit oder niedrigere Fluktuation, was jeweils mit Kostenersparnissen oder Umsatzsteigerungen verbunden ist. Während diese Rechnung einen ersten Einblick verschafft, kann der tatsächliche ROI auch schwer messbare, qualitative Vorteile beinhalten, wie eine verbesserte Unternehmenskultur oder Mitarbeiterbindung.
Ausführlichere Hinweise zur ROI-Berechnung finden Sie im Artikel zu den wichtigsten Faktoren beim Kauf von HR-Software, einschließlich Kosten.
Was sind bewährte Methoden für die Datensicherheit in HRMS?
HRMS setzen verschiedene bewährte Verfahren ein, um sensible Mitarbeiterdaten vor unbefugtem Zugriff, Datenlecks und anderen Sicherheitsrisiken zu schützen. Zentrale Maßnahmen umfassen üblicherweise die Datenverschlüsselung sowohl bei Speicherung als auch bei Übertragung, die Implementierung starker Benutzer-Authentifizierung, regelmäßige Updates und Patches zur Behebung von Sicherheitslücken sowie regelmäßige Audits und Compliance-Prüfungen.
Bei Cloud-Lösungen übernimmt dies alles üblicherweise Ihr Software-Anbieter. Falls Sie jedoch ein lokales, selbst gehostetes HRMS nutzen, benötigen Sie ausreichende hausinterne IT-Ressourcen, um diese Aufgaben intern zu managen.
Ein weiterer Schlüssel zur Datensicherheit ist die Schulung des HR-Teams und der Nutzer hinsichtlich Phishing oder anderer Social-Engineering-Angriffe. So erhöhen Sie das digitale Sicherheitsbewusstsein Ihrer Mitarbeitenden und schützen Ihr Unternehmen vor digitalen Betrugsversuchen.
Gibt es versteckte Kosten bei der Einführung eines HRMS?
Versteckte Kosten im Zusammenhang mit einer HRMS-Einführung sollte man auf jeden Fall berücksichtigen. Dazu zählen zum Beispiel zusätzliche Gebühren für Sonderanpassungen, Schulungen außerhalb des Standardpakets, fortlaufender Support oder Wartung sowie spätere Upgrades. Datenmigration und Integration mit bestehenden Systemen können die Kosten ebenfalls in die Höhe treiben – insbesondere, wenn Ihre aktuelle Systemlandschaft komplex ist.
Sprechen Sie alle potenziellen Zusatzkosten möglichst frühzeitig mit Ihrem Anbieter ab, um Überraschungen zu vermeiden. Bitten Sie immer um eine detaillierte Kostenaufstellung für die Einführung und den laufenden Betrieb.
Können HRMS-Tools mit bestehender Lohn- oder Recruitingsoftware integriert werden?
Ja, die meisten HRMS-Tools bieten API-Integrationen oder vorgefertigte Schnittstellen zu bekannten Lohn-, Recruiting- und Buchhaltungsprogrammen. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Anbieter nach konkreten Beispielen und prüfen Sie, ob für Integrationen zusätzliche Kosten oder Individualentwicklungen notwendig sind. Eine reibungslose Integration spart dem HR-Team viel Zeit und verringert manuelle Eingabefehler.
Wie passen sich HRMS-Plattformen an sich ändernde Arbeitsgesetze an?
HRMS-Plattformen bleiben durch regelmäßige Updates und flexible Konfigurationseinstellungen auf dem Laufenden, was sich ändernde Arbeitsgesetze betrifft. Dazu gehören die Aktualisierung von Steuersätzen, die Überarbeitung von Arbeitsstandards und die Integration neuer gesetzlicher Anforderungen in die Systemfunktionen. Anbieter beobachten gesetzliche Änderungen aufmerksam und spielen Updates in ihre Systeme ein, wobei sie manchmal eine Anleitung anbieten, wie diese Änderungen innerhalb der Plattform umgesetzt werden können. Dieser proaktive Ansatz hilft Unternehmen, regelkonform zu bleiben und das Risiko von Strafen zu minimieren.
Wie können Sie die Nutzerakzeptanz eines neuen HRMS fördern?
Um die Nutzerakzeptanz eines neuen HRMS zu gewährleisten, ist ein umfassender Ansatz notwendig, der effektives Change Management, Schulungen und fortlaufende Unterstützung beinhaltet. Hier sind die wichtigsten Schritte, die Sie befolgen sollten:
- Beginnen Sie damit, die Vorteile und Verbesserungen, die das neue System für die tägliche Arbeit der Benutzer mit sich bringt, klar zu kommunizieren.
- Beziehen Sie wichtige Stakeholder frühzeitig in den Auswahlprozess mit ein, um deren Zustimmung zu gewinnen und eine reibungslosere Einführung zu ermöglichen.
- Bieten Sie umfassende Schulungen an, die auf verschiedene Benutzerrollen zugeschnitten sind, damit jeder versteht, wie das neue System effektiv genutzt wird.
- Bieten Sie nach der Einführung des HRMS fortlaufende Unterstützung an und stellen Sie verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, um Feedback einzuholen und potenzielle Verbesserungen umzusetzen. Beide Aspekte sind entscheidend, um ein hohes Maß an Benutzerzufriedenheit und Akzeptanz zu gewährleisten.
Die Implementierung von HR-Software sollte sich darauf konzentrieren, ein positives Nutzererlebnis zu schaffen, das die Mitarbeitenden dazu motiviert, das neue HRMS als wertvolles Arbeitsmittel zu akzeptieren.
Bevor Sie Ihren Implementierungsplan erstellen, lesen Sie diesen Artikel, um herauszufinden, wie bereit Ihre Organisation für neue HR-Technologie ist.
Welche Vorteile bietet die Nutzung eines cloudbasierten HRMS im Vergleich zu einer On-Premise-Lösung?
Ein cloudbasiertes HRMS bietet gegenüber einer On-Premise-Lösung verschiedene Vorteile, insbesondere in Bezug auf Zugänglichkeit, Kosteneffizienz und Skalierbarkeit.
Im Gegensatz zu On-Premise-Systemen, die eine Anwesenheit vor Ort erfordern, sind cloudbasierte Systeme von überall mit einer Internetverbindung erreichbar und eignen sich daher ideal für remote oder verteilte Teams.
Zusätzlich arbeiten diese Systeme mit einem Abonnementmodell, wodurch die Anfangsinvestitionen reduziert werden und keine teure IT-Infrastruktur oder interne Wartung erforderlich ist.
Zusammenfassend bieten cloudbasierte HRMS folgende Hauptvorteile:
- Überall-Zugriff: Nutzung des Systems von jedem internetfähigen Gerät aus und dadurch Echtzeit-Zusammenarbeit und Flexibilität.
- Kosteneffizienz: Abonnementbasierte Preisgestaltung senkt die Anfangsinvestitionen und beinhaltet Software-Updates sowie Support.
- Skalierbarkeit: Das System kann problemlos an das Wachstum Ihres Unternehmens angepasst werden, ohne zusätzliche Hardware.
- Automatische Updates: Anbieter kümmern sich um Updates und Sicherheitspatches, sodass das System immer auf dem neuesten Stand bleibt.
- Geringerer Wartungsaufwand: Es ist kein internes IT-Team für die Wartung von Hardware oder Software erforderlich.
Dank dieses effizienten Ansatzes kann sich das HR-Team auf strategische Initiativen anstatt auf IT-Management konzentrieren.
Weitere Software-Bewertungen
Suchen Sie eine andere Art von spezialisierter HR-Software? Diese Listen könnten besser zu Ihren Bedürfnissen passen:
- Mitarbeiterverwaltungssysteme <stärkerer Fokus auf das Workforce-Management
- Onboarding-Software-Lösungen <um neue Mitarbeitende effizient zu begrüßen und einzuarbeiten
- Urlaubsmanagement-Software <zur Verwaltung von bezahltem Urlaub und anderen Abwesenheitsanfragen
Nutzen Sie Ihre HR-Daten optimal
Zunehmend nutzen Unternehmen HRMS, um durch die Analyse von Mustern in Mitarbeiterdaten tiefere Einblicke in ihre Belegschaft zu gewinnen. HRMS-Analysten, eine relativ neue Rolle, sind für die Implementierung und Wartung von HRMS verantwortlich und geben Empfehlungen auf Basis von Daten.
Falls Sie nach spezialisiertem oder spezifischem Softwarebedarf suchen, nutzen Sie einfach unser Suchfeld oben auf der Seite. Sicherlich haben wir bereits die passende Liste für Sie vorbereitet.
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